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Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zuletzt geändert von Daniel Herrmann am 2026/02/22 21:17
Von Version Icon 43.1 Icon
bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/26 21:55
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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/25 09:35
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Zusammenfassung

Details

Icon Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -723,19 +723,77 @@
723 723  * **Tags**: Einem Dokument können beliebig viele Tags zugewiesen werden. **Tags** dienen der einfacheren **Zuordnung** und dem **Wiederfinden** von Dokumenten. Es gibt allerdings auch spezielle Tags für Dokumente die eingelesen aber noch nicht bearbeitet wurden, so genannte "Inbox Tags":
724 724  ** (% style="color:var(--ds-icon-success,#22a06b);" %)**Inbox Mitgliederverwaltung**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Mitgliederverwaltung** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
725 725  ** (% style="color:var(--ds-icon-accent-blue,#1d7afc);" %)**Inbox Vorstand**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Vorstand** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
726 -* **Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Liste festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden.
727 -** Mitgliedsantrag
728 -** SEPA Lastschriftmandat
729 -** Studienbescheinigung
730 -** Bestätigung Schlüsselausgabe
731 -** Verpflichtungserklärung Datenschutz
732 -** Übungsleitervertrag
733 -** Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
734 -** Bestellung als Einweiser:in
735 -** Haftungsausschluss
736 -** Einweisungszettel
737 -** Lagervertrag Kistenlager
738 -** Lagervertrag Projektlager
726 +* (((
727 +**Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Tabelle festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden. Neben einem Namen haben die Dokumente einen Match String. Kommt dieser eindeutig (exakter Match) irgendwo im Dokument vor, wird der Typ automatisch zugewiesen.
728 +\\
729 +
730 +(% class="wrapped" %)
731 +|=(% scope="col" %)(((
732 +Name
733 +)))|=(% scope="col" %)(((
734 +Exact Match String
735 +)))
736 +|(((
737 +Mitgliedsantrag
738 +)))|(((
739 +mksp-doc-mitgliedsantrag
740 +)))
741 +|(((
742 +SEPA Lastschriftmandat
743 +)))|(((
744 +mksp-doc-sepamandat
745 +)))
746 +|(((
747 +Studienbescheinigung
748 +)))|(((
749 +mksp-doc-studienbescheinigung
750 +)))
751 +|(((
752 +Formular Schlüsselausgabe
753 +)))|(((
754 +mksp-doc-schluesselausgabe
755 +)))
756 +|(((
757 +Verpflichtungserklärung Datenschutz
758 +)))|(((
759 +\\
760 +)))
761 +|(((
762 +Übungsleitervertrag
763 +)))|(((
764 +\\
765 +)))
766 +|(((
767 +Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
768 +)))|(((
769 +\\
770 +)))
771 +|(((
772 +Bestellung eines Einweisers
773 +)))|(((
774 +\\
775 +)))
776 +|(((
777 +Haftungsausschluss
778 +)))|(((
779 +\\
780 +)))
781 +|(((
782 +Einweisungszettel
783 +)))|(((
784 +\\
785 +)))
786 +|(((
787 +Lagervertrag Kistenlager
788 +)))|(((
789 +\\
790 +)))
791 +|(((
792 +Lagervertrag Projektlager
793 +)))|(((
794 +\\
795 +)))
796 +)))
739 739  * **Storage Path**: Speicherpfade sind ein etwas fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
740 740  \\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[
741 741  
... ... @@ -970,12 +970,8 @@
970 970  
971 971  === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Referenz-Implementierung"/}}Referenz-Implementierung ===
972 972  
973 -Eine Referenz-Implementierung befindet sich im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-pdf417-reference>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-pdf417-reference||shape="rect"]]
1031 +Eine Referenz-Implementierung befindet sich im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/paperless-pdf417-reference>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/paperless-pdf417-reference||shape="rect"]]
974 974  
975 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PostConsumptionScript"/}}Post Consumption Script ===
976 -
977 -Die eigentliche Zuordnung der Meta-Daten erfolgt über ein so genanntes Post Consumption Script. Dieses befindet sich ebenfalls im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-post-consumption-script#>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-post-consumption-script||shape="rect"]]
978 -
979 979  == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessBerechtigungen"/}}Paperless Berechtigungen ==
980 980  
981 981  Paperless NGX hat ein Berechtigungssystem, welches sich über fast alle Ressourcen erstreckt. Grundsätzlich gibt es **Benutzer** und **Gruppen**. Berechtigungen können dann global vergeben werden (Sichtbarkeit von Features) und zusätzlich auf Objektebene vergeben werden.
... ... @@ -984,13 +984,13 @@
984 984  
985 985  Paperless NGX ist so konfiguriert, dass sich Benutzer mit ihrem zentralen Makerspace Login anmelden können (OIDC über Keycloak). Eine Anmeldung mit lokalen Zugangsdaten ist nicht möglich. Bei der Anmeldung werden ebenfalls die Gruppen aus Keycloak übernommen, aber nur die folgenden:
986 986  
987 -* **Vorstand**: Für die Mitglieder des Vorstands
988 -* **Mitgliederverwaltung**: Alle Personen, die mit der Verwaltung der Mitglieder betraut sind
989 -* **IT Admin**: IT Administratoren im Makerspace
1041 +* Vorstand: Für die Mitglieder des Vorstands
1042 +* Mitgliederverwaltung: Alle Personen, die mit der Verwaltung der Mitglieder betraut sind
1043 +* IT Admin: IT Administratoren im Makerspace
990 990  
991 991  Nutzer, die keine dieser Gruppen angehören haben keine Rechte in Paperless. Sie können sich zwar anmelden, aber selbst die Willkommens-Seite erzeugt eine "Permission Denied" Fehlermeldung.
992 992  
993 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-GlobaleBerechtigungen"/}}Globale Berechtigungen ===
1047 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Berechtigungen"/}}Berechtigungen ===
994 994  
995 995  Berechtigungen werden grundsätzlich nicht auf Benutzerebene konfiguriert, sondern ausschließlich auf Gruppenebene. So wird sichergestellt, dass bei der Änderung einer Gruppenzugehörigkeit auch die damit verbundenen Rechte entzogen oder gewährt werden, ohne dass eine manuelle Änderung notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt eine Übersicht der konfigurierten globalen Berechtigungen pro Gruppe:
996 996  
... ... @@ -1014,9 +1014,9 @@
1014 1014  )))|(((
1015 1015  ALLE
1016 1016  )))|(((
1017 -ALLE
1071 +\\
1018 1018  )))|(((
1019 -KEINE
1073 +\\
1020 1020  )))|(((
1021 1021  Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1022 1022  )))
... ... @@ -1027,9 +1027,9 @@
1027 1027  )))|(((
1028 1028  Anzeigen
1029 1029  )))|(((
1030 -ALLE
1084 +\\
1031 1031  )))|(((
1032 -ALLE
1086 +\\
1033 1033  )))|(((
1034 1034  Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1035 1035  )))
... ... @@ -1040,9 +1040,9 @@
1040 1040  )))|(((
1041 1041  Anzeigen
1042 1042  )))|(((
1043 -ALLE
1097 +\\
1044 1044  )))|(((
1045 -ALLE
1099 +\\
1046 1046  )))|(((
1047 1047  Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1048 1048  )))
... ... @@ -1053,9 +1053,9 @@
1053 1053  )))|(((
1054 1054  Anzeigen
1055 1055  )))|(((
1056 -ALLE
1110 +\\
1057 1057  )))|(((
1058 -ALLE
1112 +\\
1059 1059  )))|(((
1060 1060  Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1061 1061  )))
... ... @@ -1066,9 +1066,9 @@
1066 1066  )))|(((
1067 1067  Anzeigen
1068 1068  )))|(((
1069 -Anzeigen
1123 +\\
1070 1070  )))|(((
1071 -ALLE
1125 +\\
1072 1072  )))|(((
1073 1073  Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1074 1074  )))
... ... @@ -1079,9 +1079,9 @@
1079 1079  )))|(((
1080 1080  ALLE
1081 1081  )))|(((
1082 -ALLE
1136 +\\
1083 1083  )))|(((
1084 -KEINE
1138 +\\
1085 1085  )))|(((
1086 1086  \\
1087 1087  )))
... ... @@ -1092,9 +1092,9 @@
1092 1092  )))|(((
1093 1093  KEINE
1094 1094  )))|(((
1095 -KEINE
1149 +\\
1096 1096  )))|(((
1097 -ALLE
1151 +\\
1098 1098  )))|(((
1099 1099  \\
1100 1100  )))
... ... @@ -1105,9 +1105,9 @@
1105 1105  )))|(((
1106 1106  KEINE
1107 1107  )))|(((
1108 -KEINE
1162 +\\
1109 1109  )))|(((
1110 -ALLE
1164 +\\
1111 1111  )))|(((
1112 1112  \\
1113 1113  )))
... ... @@ -1118,9 +1118,9 @@
1118 1118  )))|(((
1119 1119  ALLE
1120 1120  )))|(((
1121 -ALLE
1175 +\\
1122 1122  )))|(((
1123 -ALLE
1177 +\\
1124 1124  )))|(((
1125 1125  \\
1126 1126  )))
... ... @@ -1131,9 +1131,9 @@
1131 1131  )))|(((
1132 1132  Anzeigen
1133 1133  )))|(((
1134 -Anzeigen
1188 +\\
1135 1135  )))|(((
1136 -KEINE
1190 +\\
1137 1137  )))|(((
1138 1138  Nur für Dokumente, auf die Zugriff gewährt wurde.
1139 1139  )))
... ... @@ -1144,9 +1144,9 @@
1144 1144  )))|(((
1145 1145  ALLE
1146 1146  )))|(((
1147 -ALLE
1201 +\\
1148 1148  )))|(((
1149 -KEINE
1203 +\\
1150 1150  )))|(((
1151 1151  Nur für Dokumente, auf die Zugriff gewährt wurde.
1152 1152  )))
... ... @@ -1157,9 +1157,9 @@
1157 1157  )))|(((
1158 1158  KEINE
1159 1159  )))|(((
1160 -Anzeigen
1214 +\\
1161 1161  )))|(((
1162 -ALLE
1216 +\\
1163 1163  )))|(((
1164 1164  \\
1165 1165  )))
... ... @@ -1170,9 +1170,9 @@
1170 1170  )))|(((
1171 1171  KEINE
1172 1172  )))|(((
1173 -ALLE
1227 +\\
1174 1174  )))|(((
1175 -ALLE
1229 +\\
1176 1176  )))|(((
1177 1177  \\
1178 1178  )))
... ... @@ -1183,9 +1183,9 @@
1183 1183  )))|(((
1184 1184  KEINE
1185 1185  )))|(((
1186 -Anzeigen
1240 +\\
1187 1187  )))|(((
1188 -ALLE
1242 +\\
1189 1189  )))|(((
1190 1190  \\
1191 1191  )))
... ... @@ -1196,9 +1196,9 @@
1196 1196  )))|(((
1197 1197  KEINE
1198 1198  )))|(((
1199 -Anzeigen
1253 +\\
1200 1200  )))|(((
1201 -ALLE
1255 +\\
1202 1202  )))|(((
1203 1203  \\
1204 1204  )))
... ... @@ -1209,9 +1209,9 @@
1209 1209  )))|(((
1210 1210  KEINE
1211 1211  )))|(((
1212 -KEINE
1266 +\\
1213 1213  )))|(((
1214 -KEINE
1268 +\\
1215 1215  )))|(((
1216 1216  \\
1217 1217  )))
... ... @@ -1222,9 +1222,9 @@
1222 1222  )))|(((
1223 1223  Anzeigen
1224 1224  )))|(((
1225 -Anzeigen
1279 +\\
1226 1226  )))|(((
1227 -ALLE
1281 +\\
1228 1228  )))|(((
1229 1229  \\
1230 1230  )))
... ... @@ -1235,201 +1235,21 @@
1235 1235  )))|(((
1236 1236  KEINE
1237 1237  )))|(((
1238 -KEINE
1292 +\\
1239 1239  )))|(((
1240 -ALLE
1294 +\\
1241 1241  )))|(((
1242 1242  \\
1243 1243  )))
1244 1244  
1245 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Objekt-Berechtigungen"/}}Objekt-Berechtigungen ===
1246 -
1247 -Zusätzlich zu den globalen Berechtigungen können für alle Objekte noch Berechtigungen auf Objekt-Level konfiguriert werden. Dabei werden globale Regeln zuerst geprüft, danach zusätzlich die Objekt-Berechtigungen. Jedes Objekt (egal ob Dokument, Korrespondent, Tag, Dokumenten-Typ) hat zwei wichtige Einstellungen:
1248 -
1249 -* Owner / Eigentümer: Das Objekt gehört diesem Benutzer. Der Owner hat immer alle Berechtigungen für das Objekt
1250 -* Zusätzliche Berechtigungen:
1251 -** Es können getrennt voneinander Berechtigungen zum Anzeigen und Bearbeiten vergeben werden
1252 -** Diese Berechtigungen können jeweils für einzelne Benutzer oder für Gruppen gewährt werden
1253 -
1254 -Das sieht im Frontend beispielsweise so aus:
1255 -
1256 -[[image:attach:image-2025-8-25_10-19-25.png||thumbnail="true" height="250"]]
1257 -
1258 -{{info title="Berechtigungen"}}
1259 -Es sind grundsätzlich sowohl globale als auch objekt-spezifische Berechtigungen notwendig. Wenn ein Benutzer ein Objekt bearbeiten ansehen oder bearbeiten möchte ergibt sich daher die folgende Matrix:
1260 -
1261 -|=(% scope="col" %)(((
1262 -Globale Berechtigung
1263 -)))|=(% scope="col" %)(((
1264 -Owner
1265 -)))|=(% scope="col" %)(((
1266 -Objekt-Berechtigung
1267 -)))|=(% scope="col" %)(((
1268 -Ergebnis
1269 -)))
1270 -|(((
1271 -❌️
1272 -)))|(((
1273 -Egal
1274 -)))|(((
1275 -Egal
1276 -)))|(((
1277 -❌️
1278 -)))
1279 -|(((
1280 -✅️
1281 -)))|(((
1282 -✅️
1283 -)))|(((
1284 -Egal
1285 -)))|(((
1286 -✅️
1287 -)))
1288 -|(((
1289 -✅️
1290 -)))|(((
1291 -❌️
1292 -)))|(((
1293 -❌️
1294 -)))|(((
1295 -❌️
1296 -)))
1297 -|(((
1298 -✅️
1299 -)))|(((
1300 -❌️
1301 -)))|(((
1302 -✅️
1303 -)))|(((
1304 -✅️
1305 -)))
1306 -
1307 -Mit anderen Worten, um eine Aktion auszuführen, muss ein Benutzer (a) die globale Berechtigung haben **UND** (b) Owner sein **ODER** Objekt-Berechtigungen haben.
1308 -{{/info}}
1309 -
1310 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-LokaleOwner"/}}Lokale Owner ===
1311 -
1312 -Jedes Objekt in Paperless muss einen Owner haben. Damit der Owner nicht ein realer Benutzer ist, der gegebenenfalls den Vorstand / Mitgliederverwaltung oder Verein verlassen könnte, werden lokale Benutzer angelegt. Diese halten lediglich die Owner Rolle für die Ressourcen, können aber nicht für den Login verwendet werden.
1313 -
1314 -|=(% scope="row" %)(((
1315 -Benutzer
1316 -)))|=(% scope="col" %)(((
1317 -Verwendet für
1318 -)))
1319 -|=(% scope="row" %)(((
1320 -mksp-mv-owner
1321 -)))|(((
1322 -Alle Objekte (Dokumente, Dokumenttypen, Tags, Korrespondenten und Speicherpfade), die dem Use-Case **Mitgliederverwaltung** zugewiesen sind
1323 -)))
1324 -|=(% scope="row" %)(((
1325 -mksp-vs-owner
1326 -)))|(((
1327 -Alle Objekte (Dokumente, Dokumenttypen, Tags, Korrespondenten und Speicherpfade), die dem Use-Case **Vorstandspost** zugewiesen sind
1328 -)))
1329 -
1330 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Standard-Objekt-Berechtigungen"/}}Standard-Objekt-Berechtigungen ===
1331 -
1332 -Basierend auf den hier beschrieben Regeln werden für Objekte die folgenden Berechtigungen gesetzt:
1333 -
1334 -|=(% rowspan="2" scope="rowgroup" %)(((
1335 -Objekt
1336 1336  \\
1337 -)))|=(% colspan="3" scope="colgroup" %)(((
1338 -Mitgliederverwaltung
1339 -)))|=(% rowspan="7" scope="rowgroup" %)(((
1340 -\\
1341 -)))|=(% colspan="3" scope="colgroup" %)(((
1342 -Vorstandspost
1343 -)))
1344 -|=(% scope="col" %)(((
1345 -Owner
1346 -)))|=(% scope="col" %)(((
1347 -Anzeigen
1348 -)))|=(% scope="col" %)(((
1349 -Bearbeiten
1350 -)))|=(((
1351 -Owner
1352 -)))|=(((
1353 -Anzeigen
1354 -)))|=(((
1355 -Bearbeiten
1356 -)))
1357 -|=(% scope="row" %)(((
1358 -Dokument
1359 -)))|(((
1360 -mksp-mv-owner
1361 -)))|(((
1362 -Mitgliederverwaltung
1363 -)))|(((
1364 -Mitgliederverwaltung
1365 -)))|(((
1366 -mksp-vs-owner
1367 -)))|(((
1368 -Vorstand
1369 -)))|(((
1370 -Vorstand
1371 -)))
1372 -|=(% scope="row" %)(((
1373 -Dokumenttyp
1374 -)))|(((
1375 -mksp-mv-owner
1376 -)))|(((
1377 -Mitgliederverwaltung, IT Admin
1378 -)))|(((
1379 -IT Admin
1380 -)))|(((
1381 -mksp-vs-owner
1382 -)))|(((
1383 -Vorstand
1384 -)))|(((
1385 -Vorstand
1386 -)))
1387 -|=(% scope="row" %)(((
1388 -Tag
1389 -)))|(((
1390 -mksp-mv-owner
1391 -)))|(((
1392 -Mitgliederverwaltung, IT Admin
1393 -)))|(((
1394 -IT Admin
1395 -)))|(((
1396 -mksp-vs-owner
1397 -)))|(((
1398 -Vorstand
1399 -)))|(((
1400 -Vorstand
1401 -)))
1402 -|=(% scope="row" %)(((
1403 -Korrespondent
1404 -)))|(((
1405 -mksp-mv-owner
1406 -)))|(((
1407 -Mitgliederverwaltung, IT Admin
1408 -)))|(((
1409 -IT Admin
1410 -)))|(((
1411 -mksp-vs-owner
1412 -)))|(((
1413 -Vorstand
1414 -)))|(((
1415 -Vorstand
1416 -)))
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