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Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zuletzt geändert von Daniel Herrmann am 2026/02/22 21:17
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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/25 15:49
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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/10/24 18:48
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Zusammenfassung

Details

Icon Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -7,8 +7,12 @@
7 7  
8 8  zu diesem Zweck schaffen wir eine Platform basierend auf mehreren Open Source Software Produkten sowie einigen Hardware Produkten (NAS Speicher, Dokumentenscanner, PC Arbeitsplatz für die Mitgliederverwaltung).
9 9  
10 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Hintergrundinformationen"/}}Hintergrundinformationen =
10 += Inhaltsverzeichnis =
11 11  
12 +{{toc/}}
13 +
14 += Hintergrundinformationen =
15 +
12 12  Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Partien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als beispielsweise ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
13 13  
14 14  In Deutschland – und in der gesamten EU nach der eIDAS-Verordnung – gibt es **drei Stufen elektronischer Signaturen**: die **einfache elektronische Signatur (EES**), die **fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)** und die **qualifizierte elektronische Signatur (QES)**.
... ... @@ -19,7 +19,7 @@
19 19  
20 20  Kurz gesagt: Die EES ist schnell und unkompliziert, aber unsicher und nur für risikofreie Vorgänge geeignet. Die FES ist technisch sicherer, rechtlich belastbarer und für wichtige, aber formfreie Vereinbarungen ideal. Die QES ist rechtlich vollwertig wie eine handschriftliche Unterschrift und für alle Schriftformerfordernisse zwingend notwendig. Zusammenfassung:
21 21  
22 -(% class="wrapped" style="text-decoration: none;" %)
26 +(% class="wrapped" style="text-decoration:none" %)
23 23  |=(((
24 24  Signaturtyp
25 25  )))|=(((
... ... @@ -57,27 +57,27 @@
57 57  Mehrfaktor, über einen zugelassenen Vertrauensdienstleister
58 58  )))
59 59  
60 -\\
61 61  
65 +
62 62  {{confluence_tip title="Zusammenfassung"}}
63 63  Für uns im Makerspace bedeutet das, dass wir die EES und FES (über DocuSeal) einsetzen können. Wir haben keine Partnerschaft mit einem Anbieter, der die QES und damit die Schriftformerfordernis abdecken würde, sodass wir alle Dokumente, für die die Schriftform erforderlich ist, weiterhin handschriftlich unterschreiben lassen.
64 64  {{/confluence_tip}}
65 65  
66 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-DokumenteundWorkflow"/}}Dokumente und Workflow =
70 += Dokumente und Workflow =
67 67  
68 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenten-Arten"/}}Dokumenten-Arten ==
72 +== Dokumenten-Arten ==
69 69  
70 70  Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
71 71  
72 72  (% class="wrapped" %)
73 -|=(% scope="col" %)(((
77 +|=(((
74 74  Dokumenten-Typ
75 -)))|=(% scope="col" %)(((
79 +)))|=(((
76 76  Vollständig
77 77  digitalisieren
78 -)))|=(% scope="col" %)(((
82 +)))|=(((
79 79  Prozess heute
80 -)))|=(% scope="col" %)(((
84 +)))|=(((
81 81  Notwendige Änderungen
82 82  )))
83 83  |(((
... ... @@ -160,7 +160,7 @@
160 160  )))|(((
161 161  Notwendig für Funktionäre, Einweisende, und so weiter.
162 162  
163 -Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird.
167 +Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird.
164 164  Danach wird ein Flag für das jeweilige Mitglied gesetzt, dass die Erklärung abgegeben wurde.
165 165  )))|(((
166 166  **Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
... ... @@ -282,19 +282,19 @@
282 282  **Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
283 283  )))
284 284  
285 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-WorkflowBeschreibung"/}}Workflow Beschreibung ==
289 +== Workflow Beschreibung ==
286 286  
287 287  Grundsätzlich teilt sich der Umgang mit Dokumenten in folgende Phasen auf:
288 288  
289 289  {{confluence_drawio border="true" diagramName="Prozess Allgemein" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="991" height="221" revision="2"/}}
290 290  
291 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Trigger/StartendesWorkflows"/}}Trigger / Starten des Workflows ===
295 +=== Trigger / Starten des Workflows ===
292 292  
293 293  Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, dass mindestens ein QR Code vorhanden ist, der später eine automatische Verarbeitung in Paperless möglich macht. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
294 294  
295 295  In seltenen Fällen (Haftungsauschluss oder der Nutzungsvereinbarung für Schulungsinhalte) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
296 296  
297 -==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-StartüberdieHomepage"/}}Start über die Homepage ====
301 +==== Start über die Homepage ====
298 298  
299 299  Ein Prozess kann über die Homepage eingeleitet werden, entweder durch
300 300  
... ... @@ -302,24 +302,24 @@
302 302  * **remote, explizit durch den Use**r für sich selbst (Self-Service, beispielsweise der Lager-Vertrag)
303 303  * **remote, explizit durch einen Funktionär** für einen andere User (Datenschutzvereinbarung, Übungsleitervertrag, ...)
304 304  
305 -==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-LokalimMakerspace"/}}Lokal im Makerspace ====
309 +==== Lokal im Makerspace ====
306 306  
307 307  Alternativ kann der Prozess lokal im Makerspace angestoßen werden, beispielsweise wenn die lokale Präsenz des Mitglieds notwendig ist (Schlüsselausgabe) oder nach einer Vor-Ort Einweisung. In diesem Fall wird der Prozess beispielsweise ein Tablet im Space verwendet.
308 308  
309 309  * **lokal, explizit durch einen Funktionär** (Einweisungsleiter:in, Mitgliederverwaltung, Vorstand), beispielsweise Einweisungszettel oder Schlüsselausgabeformular
310 310  
311 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenterstellen"/}}Dokument erstellen ===
315 +=== Dokument erstellen ===
312 312  
313 313  Im zweiten Schritt wird nun ein oder mehrere personalisierte Dokumente erstellt. Hier gibt es eine Entscheidungsmatrix:
314 314  
315 315  (% class="wrapped" %)
316 -|=(% scope="col" %)(((
320 +|=(((
317 317  Remote / Lokal
318 -)))|=(% scope="col" %)(((
322 +)))|=(((
319 319  Schriftformerfordernis
320 -)))|=(% scope="col" %)(((
324 +)))|=(((
321 321  Beispiel
322 -)))|=(% scope="col" %)(((
326 +)))|=(((
323 323  Beschreibung
324 324  )))
325 325  |(((
... ... @@ -357,7 +357,7 @@
357 357  )))|(((
358 358  Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
359 359  )))|(((
360 -Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF auf das Tablet heruntergeladen.\\
364 +Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF auf das Tablet heruntergeladen.
361 361  )))
362 362  
363 363  {{error title="Docuseal Lizenz"}}
... ... @@ -364,7 +364,7 @@
364 364  Das genannte Feature "One-Off" Submission ist ein DocuSeal Pro Feature, welches uns nicht zur Verfügung steht. Eventuell müssen wir
365 365  {{/error}}
366 366  
367 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Unterschriftleisten"/}}Unterschrift leisten ===
371 +=== Unterschrift leisten ===
368 368  
369 369  Im dritten Schritt müssen eine oder mehrere Parteien das Dokument unterschreiben. Wie viele Parteien ist abhängig vom Dokument. So muss beispielsweise der Mitgliedsantrag nur vom werdenden Mitglied unterschrieben werden, während das Schlüsselausgabeformular vom ausgebenen Funktionär und dem Mitglied unterschrieben werden muss. Analog zur Erstellung des Dokuments wird hier unterschieden, ob das Dokument zuhause unterschrieben werden kann oder ob es vor Ort im Makerspace passiert.
370 370  
... ... @@ -416,19 +416,19 @@
416 416  Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
417 417  )))|(((
418 418  Auf dem Makerspace Tablet wird das Dokument vor Ort ausgedruckt (AirPrint oder CUPS) und **handschriftlich** unterschrieben.
419 -\\
423 +
420 420  )))
421 421  
422 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AblegenundVerarbeiten"/}}Ablegen und Verarbeiten ===
426 +=== Ablegen und Verarbeiten ===
423 423  
424 -Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Meta-Daten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
428 +Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Metadaten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
425 425  
426 426  (% class="wrapped" %)
427 -|=(% scope="col" %)(((
431 +|=(((
428 428  Signatur über
429 -)))|=(% scope="col" %)(((
433 +)))|=(((
430 430  Paperless Ingest
431 -)))|=(% scope="col" %)(((
435 +)))|=(((
432 432  Ablauf
433 433  )))
434 434  |(((
... ... @@ -460,11 +460,11 @@
460 460  Das Dokument wird von der Mitgliederverwaltung eingescannt und dann von Paperless verarbeitet
461 461  )))
462 462  
463 -In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Meta-Daten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
467 +In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Metadaten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
464 464  
465 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesDesign"/}}Technisches Design =
469 += Technisches Design =
466 466  
467 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-VorhandeneKomponenten"/}}Vorhandene Komponenten ==
471 +== Vorhandene Komponenten ==
468 468  
469 469  Der Verein hat in den letzten Jahren bereits einige Systeme aufgebaut, die uns den Alltag erleichtern und eine gewisse Automatisierung ermöglichen. Dazu gehören:
470 470  
... ... @@ -476,25 +476,25 @@
476 476  * [[DocuSeal>>url:http://docuseal.com||shape="rect"]] - Eine Open Source Lösung für das Signieren von Dokumenten. Wir betreiben unsere eigene Instanz unter [[https:~~/~~/sign.makerspace-darmstadt.de>>url:https://sign.makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]]. DocuSeal ist für die Lagerverträge in die Homepage integriert - ein Mitglied kann die Unterschrift dort anfragen und erhält dann per Mail (=Authentifizierung) eine Einladung, den Vertrag zu unterschreiben. Der Vertrag wird anschließend kryptographisch gegen Veränderungen geschützt und per Mail an das Mitglied und die Mitgliederverwaltung geschickt.
477 477  * [[Vikunja>>url:https://vikunja.io||shape="rect"]] - Ein Open Source System für die Todo-Verwaltung und einfaches Projekt-Tracking. Wir nutzen es stand heute ohne jegliche Integration für die Aufgabenverwaltung im Vorstand, in der Vereins-IT sowie in einigen Bereichen.
478 478  
479 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-NeueKomponenten"/}}Neue Komponenten ==
483 +== Neue Komponenten ==
480 480  
481 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX ===
485 +=== Paperless NGX ===
482 482  
483 -(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)Paperless-NGX ist ein freies, quelloffenes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das als aktiv gepflegter Community-Fork des eingestellten „paperless-ng“ entstanden ist. Die Software läuft unter Linux, ist in Python und TypeScript geschrieben, unter der GPL-3.0 lizenziert und wird üblicherweise containerisiert mit Docker betrieben. In unserem Fall wird sie vor Ort im Makerspace auf dem vorhandenen Kubernetes-Cluster betrieben.
487 +Paperless-NGX ist ein freies, quelloffenes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das als aktiv gepflegter Community-Fork des eingestellten „paperless-ng“ entstanden ist. Die Software läuft unter Linux, ist in Python und TypeScript geschrieben, unter der GPL-3.0 lizenziert und wird üblicherweise containerisiert mit Docker betrieben. In unserem Fall wird sie vor Ort im Makerspace auf dem vorhandenen Kubernetes-Cluster betrieben.
484 484  
485 -(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %) Sie dient dazu, Papierdokumente und digitale Dateien zentral zu erfassen, automatisch zu verarbeiten, strukturiert zu archivieren und komfortabel wiederzufinden. Die Dokumente können über verschiedene Wege ins System gelangen – etwa durch einen speziellen „consume“-Ordner, per E-Mail-Import oder via Drag-and-drop im Webinterface. Bei der Verarbeitung wird eine leistungsfähige Texterkennung (OCR) auf Basis von Tesseract eingesetzt, die über 100 Sprachen unterstützt und auch gescannte Dokumente durchsuchbar macht. Zusätzlich werden Metadaten wie Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen oder benutzerdefinierte Felder erfasst; diese lassen sich automatisiert per Machine-Learning oder durch definierte Workflows zuweisen, die auch externe Aktionen wie E-Mails oder Webhooks auslösen können.
489 +Sie dient dazu, Papierdokumente und digitale Dateien zentral zu erfassen, automatisch zu verarbeiten, strukturiert zu archivieren und komfortabel wiederzufinden. Die Dokumente können über verschiedene Wege ins System gelangen – etwa durch einen speziellen „consume“-Ordner, per E-Mail-Import oder via Drag-and-drop im Webinterface. Bei der Verarbeitung wird eine leistungsfähige Texterkennung (OCR) auf Basis von Tesseract eingesetzt, die über 100 Sprachen unterstützt und auch gescannte Dokumente durchsuchbar macht. Zusätzlich werden Metadaten wie Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen oder benutzerdefinierte Felder erfasst; diese lassen sich automatisiert per Machine-Learning oder durch definierte Workflows zuweisen, die auch externe Aktionen wie E-Mails oder Webhooks auslösen können.
486 486  
487 -(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)Die Speicherung erfolgt in einem standardisierten PDF/A-Format für die Langzeitarchivierung, wobei stets auch die Originaldateien erhalten bleiben. Metadaten werden in einer Datenbank (PostgreSQL) verwaltet, während die eigentlichen Dateien im Dateisystem (über Kubernetes CSI direkt auf dem NAS) liegen. Über das Webinterface stehen Funktionen wie Volltextsuche mit Auto-Completion, Hervorhebung von Treffern, Filterung und „Ähnliche Dokumente“-Vorschläge zur Verfügung. Mehrbenutzerfähigkeit, fein abgestufte Rechtevergabe und ein anpassbares Dashboard erleichtern die Zusammenarbeit.
491 +Die Speicherung erfolgt in einem standardisierten PDF/A-Format für die Langzeitarchivierung, wobei stets auch die Originaldateien erhalten bleiben. Metadaten werden in einer Datenbank (PostgreSQL) verwaltet, während die eigentlichen Dateien im Dateisystem (über Kubernetes CSI direkt auf dem NAS) liegen. Über das Webinterface stehen Funktionen wie Volltextsuche mit Auto-Completion, Hervorhebung von Treffern, Filterung und „Ähnliche Dokumente“-Vorschläge zur Verfügung. Mehrbenutzerfähigkeit, fein abgestufte Rechtevergabe und ein anpassbares Dashboard erleichtern die Zusammenarbeit.
488 488  
489 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-N8n"/}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)N8n(%%) ===
493 +=== N8n ===
490 490  
491 491  n8n ist ein **Open-Source-Tool zur Workflow-Automatisierung**, das man selbst hosten kann. Über eine **visuelle Oberfläche** baut man Workflows per Drag-and-drop aus sogenannten „Nodes“, die verschiedene Dienste und Aktionen miteinander verbinden. Es gibt Hunderte vorgefertigte Integrationen, z. B. für Slack, Mail oder MQTT. Ebenfalls gibt es eine große Auswahl an für uns relevante Community Nodes (Vikunja, Listmonk, und so weiter) sowie die Möglichkeit, eigene Nodes zu schreiben (beispielsweise Paperless oder NATS).
492 492  
493 493  Workflows können automatisch getriggert werden – etwa per Webhook, Zeitplan oder NATS Ereignis – und lassen sich mit Bedingungen, Schleifen und Verzweigungen komplex gestalten. n8n speichert Ausführungsverläufe, meldet Fehler und erlaubt es, einzelne Schritte neu zu starten oder zu ändern.
494 494  
495 -In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist.
499 +In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist. Das Setup und die Konfiguration von N8n ist auf einer eigenen Wiki-Seite beschrieben.
496 496  
497 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-NATS"/}}NATS ===
501 +=== NATS ===
498 498  
499 499  Für den Transport von Events zwischen der Homepage (insbesondere dem Backend) und N8n wird **NATS** vorgeschlagen. **NATS** ist ein leichtgewichtiges, schnelles **Messaging-System** für Event-Streaming und -Queues, das auf dem **Publish/Subscribe-Prinzip** basiert. Es eignet sich besonders für verteilte Systeme, bei denen verschiedene Dienste über Events miteinander kommunizieren.
500 500  
... ... @@ -502,7 +502,7 @@
502 502  
503 503  NATS entkoppelt Backend und Automatisierungslogik, sorgt für sehr geringe Latenz, zuverlässige Zustellung und ermöglicht horizontale Skalierung, ohne dass FastAPI oder n8n direkt voneinander abhängig sind.
504 504  
505 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Systemübersicht"/}}Systemübersicht ==
509 +== Systemübersicht ==
506 506  
507 507  Das folgende Kapitel gibt eine Übersicht über die vorgeschlagene Systemarchitektur basierend auf den oben vorgestellten Komponenten. Zusätzlich werden für die oben analysierten Dokumente und Workflows die technischen Ablaufdiagramme dargestellt.
508 508  
... ... @@ -511,13 +511,13 @@
511 511  Im Wesentlichen teilt sich die Architektur in zwei Zonen, die **öffentliche** und die **interne** Zone:
512 512  
513 513  * **Paperless** ist das maßgebliche System, welches ausschließlich **intern** erreichbar ist. Es enthält alle Dokumente und somit sehr viele Mitglieder-Daten. Weiterhin ist es auf ein Teil der Infrastruktur im Makerspace (NAS, Drucker, Scanner) angewiesen, sodass es im Netzwerk des Makerspaces laufen muss. Aus Sicherheitsgründen ist Paperless ausschließlich im lokalen Netzwerk des Makerspaces oder per VPN erreichbar.
514 -* Alle den **Mitgliedern gegenüber sichtbare Systeme (Homepage, Backend, ...) sind öffentlich **und auf einem gemieteten Server beim deutschen Anbieter Hetzner gehostet. [[Details dazu finden sich im Wiki>>confluencePage:page:IN.Public Server Infrastruktur]]. Die meiste bestehende Automatisierung wird aktuell im Backend durchgeführt, ist dort allerdings in Python Logic fest einprogrammiert. Die meiste Logik soll in Zukunft über N8n realisiert werden.
518 +* Alle den **Mitgliedern gegenüber sichtbare Systeme (Homepage, Backend, ...) sind öffentlich **und auf einem gemieteten Server beim deutschen Anbieter Hetzner gehostet. [[Details dazu finden sich im Wiki>>doc:xwiki:IN.IT Infrastruktur.Public Server Infrastruktur.WebHome]]. Die meiste bestehende Automatisierung wird aktuell im Backend durchgeführt, ist dort allerdings in Python Logic fest einprogrammiert. Die meiste Logik soll in Zukunft über N8n realisiert werden.
515 515  
516 516  Für die Kommunikation zwischen beiden Zonen kommt eine **Event Queue** zum Einsatz, wir nutzen hier NATS. NATS wird ebenfalls **auf dem öffentlichen Server installiert. **Der Makerspace selbst ist nur über eine reguläre DSL Leitung an das Internet angebunden, sodass wir hier keine hohe Verfügbarkeit voraussetzen können. Durch die Installation der NATS Services auf dem öffentlichen Server können die dort laufenden Services wie das Backend jederzeit (auch wenn die Internet-Verbindung im Makerspace nicht zur Verfügung steht) die Events veröffentlichen. Die Events werden dann bis zu 7 Tage in der NATS EventQueue persistent gespeichert, und nach Wiederherstellung der Verbindung abgearbeitet.
517 517  
518 518  **In N8n** werden dann für die **verschiedenen Events Workflows** definiert. Jeder Workflow beginnt mit einem Trigger (genauer: ein NATS JetStream Trigger), der bei auf definierbare Events in der NATS Queue lauscht. Wird ein solches Event gefunden wird es konsumiert und die im Workflow definierten Aktionen werden abgearbeitet. Weiterhin kann auch **Paperless Events in N8n triggern**, dies passiert allerdings direkt über **Webhooks**. Hier nutzen wir NATS nicht, da der NATS Server in der öffentlichen Zone läuft und dann erneut eine Abhängigkeit zur Internet-Anbindung bestehen würde.
519 519  
520 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokument-Workflows"/}}Dokument-Workflows ==
524 +== Dokument-Workflows ==
521 521  
522 522  Die beiden entscheidenden Faktoren für den Workflow:
523 523  
... ... @@ -533,12 +533,12 @@
533 533  (% class="wrapped" %)
534 534  |=(% scope="row" %)(((
535 535  Workflow
536 -)))|=(% scope="col" %)(((
540 +)))|=(((
537 537  Schriftform erforderlich
538 -)))|=(% scope="col" %)(((
542 +)))|=(((
539 539  Lokal / Remote
540 540  )))
541 -|=(% scope="row" %)(((
545 +|=(((
542 542  Fall 1: Digital Remote
543 543  )))|(((
544 544  Nein
... ... @@ -545,7 +545,7 @@
545 545  )))|(((
546 546  Remote
547 547  )))
548 -|=(% scope="row" %)(((
552 +|=(((
549 549  Fall 2: Digital Makerspace
550 550  )))|(((
551 551  Nein
... ... @@ -552,7 +552,7 @@
552 552  )))|(((
553 553  Lokal
554 554  )))
555 -|=(% scope="row" %)(((
559 +|=(((
556 556  Fall 3: Handschriftlich Remote
557 557  )))|(((
558 558  Ja
... ... @@ -559,7 +559,7 @@
559 559  )))|(((
560 560  Remote
561 561  )))
562 -|=(% scope="row" %)(((
566 +|=(((
563 563  Fall 4: Handschriftlich Makerspace
564 564  )))|(((
565 565  Ja
... ... @@ -567,7 +567,7 @@
567 567  Lokal
568 568  )))
569 569  
570 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall1:Digital+Remote"/}}Fall 1: Digital + Remote ===
574 +=== Fall 1: Digital + Remote ===
571 571  
572 572  Alle diese Fälle haben gemein, dass der Prozess **remote ausgelöst und abgeschlossen** wird. In diesem Fall wird nie ein ausgedrucktes Dokument erzeugt, das Dokument wird **ausschließlich digital** verwaltet.
573 573  
... ... @@ -594,7 +594,7 @@
594 594  11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
595 595  1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
596 596  
597 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall2:Digital+Makerspace"/}}Fall 2: Digital + Makerspace ===
601 +=== Fall 2: Digital + Makerspace ===
598 598  
599 599  In diesem Fall kann die Unterschrift digital erfolgen, allerdings findet die Unterschrift im Makerspace statt. Beispiel hier ist die Ausgabe eines Schlüssels und das Schlüsselausgabeformular.
600 600  
... ... @@ -613,7 +613,7 @@
613 613  11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
614 614  11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
615 615  11. (((
616 -Die URL für das Dokument werden als Antwort des API Requests an das Tablet zurück geschickt. Dies enthält die Embed-URL, die direkt auf dem Tablet angezeigt werden kann. Beispiel:\\
620 +Die URL für das Dokument werden als Antwort des API Requests an das Tablet zurück geschickt. Dies enthält die Embed-URL, die direkt auf dem Tablet angezeigt werden kann. Beispiel:
617 617  
618 618  {{expand}}
619 619  {{code language="json"}}
... ... @@ -648,7 +648,7 @@
648 648  11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
649 649  1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
650 650  
651 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall3:Handschriftlich+Remote"/}}Fall 3: Handschriftlich + Remote ===
655 +=== Fall 3: Handschriftlich + Remote ===
652 652  
653 653  In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **remote ausgelöst, benötigt allerdings die Schriftform.** In diesem Fall wird dem Benutzer ein vorausgefülltes und mit QR Code versehenes Dokument zum Download angeboten, welches dann heruntergeladen, ausgedruckt, unterschrieben und eingereicht werden muss.
654 654  
... ... @@ -674,7 +674,7 @@
674 674  1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
675 675  1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
676 676  
677 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall4:Handschriftlich+Makerspace"/}}Fall 4: Handschriftlich + Makerspace ===
681 +=== Fall 4: Handschriftlich + Makerspace ===
678 678  
679 679  In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **im Makerspace ausgelöst und benötigt Schriftform.** In diesem Fall wird das Dokument im Makerspace erzeugt (soweit wie möglich vorausgefüllt und mit QR Code versehen) und direkt vor Ort ausgedruckt. Dort wird es dann unterschrieben und eingeworfen.
680 680  
... ... @@ -698,11 +698,11 @@
698 698  1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
699 699  1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
700 700  
701 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX =
705 += Paperless NGX =
702 702  
703 -Das Herzstück der digitalen Mitgliederakte bildet Paperless NGX. Es wird im Makerspace lokal betrieben und ist daher nur aus dem Netzwerk des Makerspaces oder [[per VPN>>confluencePage:page:IN.[HOWTO] Makerspace VPN]] erreichbar. Der Zugang zu Paperless ist über OpenID Connect an [[confluencePage:page:IN.Keycloak]] gekoppelt, Zugang besteht nur für Mitglieder der Gruppen **Vorstand** und **Mitgliederverwaltung**.
707 +Das Herzstück der digitalen Mitgliederakte bildet Paperless NGX. Es wird im Makerspace lokal betrieben und ist daher nur aus dem Netzwerk des Makerspaces oder [[per VPN>>doc:xwiki:IN.IT Infrastruktur.IT im Makerspace.[HOWTO] Makerspace VPN.WebHome]] erreichbar. Der Zugang zu Paperless ist über OpenID Connect an [[doc:xwiki:IN.IT Infrastruktur.Services.Keycloak.WebHome]] gekoppelt, Zugang besteht nur für Mitglieder der Gruppen **Vorstand** und **Mitgliederverwaltung**.
704 704  
705 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessÜbersicht"/}}Paperless Übersicht ==
709 +== Paperless Übersicht ==
706 706  
707 707  **Dokumente** sind die primären Ressourcen in Paperless. Ein Dokument kann über mehrere Wege in Paperless aufgenommen werden (der Prozess wird **Ingestion** genannt):
708 708  
... ... @@ -712,8 +712,17 @@
712 712  * **Per Ordner**: Auf unserem NAS gibt es einen speziellen Ordner, der in Paperless eingebunden ist. Alle Dokumente, die in diesen Ordner gelegt werden, werden automatisch von Paperless verarbeitet. Dieser Ordner wird hauptsächlich vom Dokumentenscanner verwendet, der die gescannten Dokumente ablegt. Dies ermöglicht einen einfachen Scan mit einem einfachen Button, die Dokumente werden dann automatisch in Paperless erkannt
713 713  * **Per Weboberfläche**: Es ist ebenfalls möglich, Dokumente manuell über die Weboberfläche hinzuzufügen.
714 714  
715 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Meta-Daten"/}}Meta-Daten ==
719 +Die folgenden Grafik gibt eine Übersicht:
716 716  
721 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Ingest Diagram" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1016" height="451" revision="3"/}}
722 +
723 +Die Konfiguration des Scanners ist so eingerichtet, dass nur zwei Buttons auf dem Display sichtbar sind:
724 +
725 +* **SCAN Vorstand** - Platziert das Dokument in dem Consumption Ordner für den Vorstand, Rechte und Tags werden dann automatisch gesetzt
726 +* **SCAN MV** - Platziert das Dokument in dem Consumption Ordner für die Mitgliederverwaltung, Rechte und Tags werden dann automatisch gesetzt
727 +
728 +== Übersicht der Metadaten ==
729 +
717 717  Dokumente werden dann Meta-Daten zugeordnet, die eine spätere Suche und Zuordnung erleichtern. Diese Meta-Daten sind:
718 718  
719 719  * **Korrespondent**: Im Prinzip der "Gesprächspartner", beispielsweise der Absender eines Briefs. Im Falle der Mitgliederverwaltung wird für jedes Mitglied und jeden registrierten Gast automatisch im Hintergrund ein Korrespondent angelegt. Die Korrespondenten heißen:
... ... @@ -736,23 +736,72 @@
736 736  ** Einweisungszettel
737 737  ** Lagervertrag Kistenlager
738 738  ** Lagervertrag Projektlager
739 -* **Storage Path**: Speicherpfade sind ein etwas fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
752 +* (((
753 +**Storage Path**: Speicherpfade sind ein fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
740 740  \\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[
741 741  
742 742  {{code language="none"}}
743 743  document renamer
744 744  {{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}}
745 -TODO: Define Storage Path
759 +In unserem Fall kommen die folgenden Speicherpfade zum Einsatz:
760 +\\
746 746  
747 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AutomatischeZuordnungvonMetadaten"/}}Automatische Zuordnung von Metadaten ==
762 +|=(% scope="col" %)(((
763 +Name
764 +)))|=(% scope="col" %)(((
765 +Definition
766 +)))|=(% scope="col" %)(((
767 +Sichtbar für
768 +)))|=(% scope="col" %)(((
769 +Anwendung
770 +)))
771 +|(((
772 +Mitglieder Einweisungszettel
773 +)))|(((
774 +(% class="code" %)
775 +(((
776 +~{~{ correspondent }}/Einweisungen/~{~{ document_type }}-~{~{ tag_list }}-~{~{ created }}-~{~{ doc_pk }}
777 +)))
778 +)))|(((
779 +Mitgliederverwaltung
780 +)))|(((
781 +Einweisungszettel
782 +)))
783 +|(((
784 +Mitglieder Unterlagen
785 +)))|(((
786 +(% class="code" %)
787 +(((
788 +~{~{ correspondent }}/~{~{ document_type }}-~{~{ created }}-~{~{ doc_pk }}
789 +)))
790 +)))|(((
791 +Mitgliederverwaltung
792 +)))|(((
793 +Alle anderen Mitgliederdokumente
794 +)))
795 +|(((
796 +Vorstand Dokumente
797 +)))|(((
798 +(% class="code" %)
799 +(((
800 +~{~{ created_year }}/~{~{ correspondent }}/~{~{ title }}
801 +)))
802 +)))|(((
803 +Vorstand
804 +)))|(((
805 +Alle Vorstandsdokumente
806 +)))
807 +)))
748 748  
809 +== Automatische Zuordnung von Metadaten ==
810 +
749 749  Paperless unterstützt die automatische Zuordnung von Metadaten basierend auf festen Strings. So kann man beispielsweise angeben, dass ein Dokumententyp "Haftungsausschluss" zugewiesen werden soll, wenn der String "Haftungsausschluss" irgendwo im Dokument vorkommt. Dies ist allerdings auf eine korrekte Funktion der Texterkennung angewiesen und funktioniert erfahrungsgemäß nur in manchen Fällen, sodass mindestens eine manuelle Überprüfung trotzdem notwendig kommt. Wenn beispielsweise ein Brief mit dem Satz "ich dachte, ich hätte den Haftungsausschluss bereits abgegeben, könntet ihr dies bitte prüfen" erfasst wird, würde der basierend auf der Regel ebenfalls kategorisiert werden.
750 750  
751 751  **Aus diesem Grund wird auf jedes Dokument einen spezieller QR Code aufgedruckt**. Der QR code wird vom Post-Consume Script verwendet um die Metadaten in Paperless zuzuordnen. Weiterhin können Daten übermittelt werden, die dann mittels Webhook an N8n übermittelt werden und dort im Workflow verwendet werden können. Der Aufbau orientiert sich an dem Aufbau eines **JSON Web Tokens (JWT).**
752 752  
753 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Barcodeerzeugen"/}}(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Barcode erzeugen(%%) ===
815 +=== (% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63)" %)Barcode erzeugen(%%) ===
754 754  
755 -(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Der Prozess zur Erzeugung eines QR Codes ist wie folgt:
817 +(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63)" %)Der Prozess zur Erzeugung eines QR Codes ist wie folgt:
756 756  
757 757  * **Payload (Daten) festlegen**. Einige Werte sind verpflichtend, andere können nach Bedarf optional hinzugefügt werden.
758 758  * JWT erzeugen und signieren. der JWT besteht aus drei Teilen:
... ... @@ -761,15 +761,15 @@
761 761  ** **Signature**: Mit Hilfe eines Secrets und wird die Signatur erzeugt und automatisch angehängt.
762 762  * PDF417 code erzeugen: ein JWT ist per Definition URL safe und kann daher einfach in ein QR code umgewandelt werden.
763 763  
764 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Header"/}}Header ===
826 +=== Header ===
765 765  
766 766  Der Header enthält wichtige Meta-Daten, diese werden von der JWT Library automatisch erzeugt und beschreiben in der Regel den verwendeten Key-Typ.
767 767  
768 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Body"/}}Body ===
830 +=== Body ===
769 769  
770 -Die folgenden Claims sind im Body verfügbar:
832 +Die folgenden Claims sind im Body verfügbar.
771 771  
772 -(% class="" %)|=(((
834 +|=(((
773 773  Claim
774 774  )))|=(((
775 775  Type
... ... @@ -805,7 +805,7 @@
805 805  )))|(((
806 806  UTC Linux-Timestamp der angibt, bis wann das Dokument gültig ist.
807 807  )))
808 -(% class="" %)|(((
870 +|(((
809 809  (% class="code" %)
810 810  (((
811 811  typ
... ... @@ -817,7 +817,8 @@
817 817  )))|(((
818 818  Typ des Dokuments basierend auf der unten definierten Liste.
819 819  )))
820 -(% class="" %)|(((
882 +|mode|String|✅️ |Kann entweder "digital" oder "manual" sein und bestimmt, ob N8n den unterschriebenen Vertrag ans Backend meldet.
883 +|(((
821 821  (% class="code" %)
822 822  (((
823 823  cor
... ... @@ -829,7 +829,7 @@
829 829  )))|(((
830 830  Optional: Name des Korrespondenten, dem das Dokument zugeordnet werden soll
831 831  )))
832 -(% class="" %)|(((
895 +|(((
833 833  tags
834 834  )))|(((
835 835  List[String]
... ... @@ -867,29 +867,29 @@
867 867  Für diesen Anwendungsfall nutzen wir (% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)**HS256** (HMAC mit SHA-256 Algorithmus).
868 868  {{/confluence_tip}}
869 869  
870 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AuswahlderLibrary"/}}Auswahl der Library ===
933 +=== Auswahl der Library ===
871 871  
872 872  Die Implementierung für die Erzeugung und das Validieren erfolgt in Python. Dies hat den Hintergrund, dass sowohl unser Backend als auch Paperless NGX (und damit das Post-Consumption Script) in Python implementiert ist. Es gibt verschiedene Libraries, die betrachtet wurden:
873 873  
874 -|=(% scope="col" %)(((
937 +|=(((
875 875  Name
876 -)))|=(% scope="col" %)(((
939 +)))|=(((
877 877  CVE
878 -)))|=(% scope="col" %)(((
941 +)))|=(((
879 879  Github
880 -)))|=(% scope="col" %)(((
943 +)))|=(((
881 881  GH⭐
882 -)))|=(% scope="col" %)(((
945 +)))|=(((
883 883  Letztes Release
884 -)))|=(% scope="col" %)(((
947 +)))|=(((
885 885  Offene Issues
886 -)))|=(% scope="col" %)(((
949 +)))|=(((
887 887  Dokumentation
888 -)))|=(% scope="col" %)(((
951 +)))|=(((
889 889  Qualität Dokumentation
890 -)))|=(% scope="col" %)(((
953 +)))|=(((
891 891  In Backend vorhanden?
892 -)))|=(% scope="col" %)(((
955 +)))|=(((
893 893  In Paperless vorhanden?
894 894  )))
895 895  |(((
... ... @@ -960,23 +960,27 @@
960 960  
961 961  Unsere bevorzugte Library ist **pyjwt**. Diese ist auch in **paperless nativ vorhanden**, sodass wir uns für die Implementierung mittels **pyjwt** entschieden haben.
962 962  
963 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PDF417Code"/}}PDF417 Code ===
1026 +=== PDF417 Code ===
964 964  
965 -Als Format für den Code wurde PDF417 ausgewählt, da dieser mehr Platz und Fehlerkorrektur bietet. Weiterhin gibt es eine einfach zu nutzende Library für Python (Erzeugung) und PDF417 wird von (% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)ZXING unterstützt, welches in Paperless eingebettet ist. Ein solcher Barcode sieht beispielsweise so aus:
1028 +Als Format für den Code wurde PDF417 ausgewählt, da dieser mehr Platz und Fehlerkorrektur bietet. Weiterhin gibt es eine einfach zu nutzende Library für Python (Erzeugung) und PDF417 wird von (% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63); text-decoration:none" %)ZXING unterstützt, welches in Paperless eingebettet ist. Ein solcher Barcode sieht beispielsweise so aus:
966 966  
967 -(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)[[image:attach:barcode.jpg||height="250"]]
1030 +(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63); text-decoration:none" %)[[image:attach:barcode.jpg||height="250"]]
968 968  
969 -(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Daraus kann dann eine Base64 basierte Repräsentation berechnet werden, die einfach in Docuseal hochgeladen werden kann.
1032 +(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63); text-decoration:none" %)Daraus kann dann eine Base64 basierte Repräsentation berechnet werden, die einfach in Docuseal hochgeladen werden kann.
970 970  
971 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Referenz-Implementierung"/}}Referenz-Implementierung ===
1034 +=== Referenz-Implementierung ===
972 972  
973 -Eine Referenz-Implementierung befindet sich im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/paperless-pdf417-reference>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/paperless-pdf417-reference||shape="rect"]]
1036 +Eine Referenz-Implementierung befindet sich im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-pdf417-reference>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-pdf417-reference||shape="rect"]]
974 974  
975 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessBerechtigungen"/}}Paperless Berechtigungen ==
1038 +=== Post Consumption Script ===
976 976  
1040 +Die eigentliche Zuordnung der Meta-Daten erfolgt über ein so genanntes Post Consumption Script. Dieses befindet sich ebenfalls im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-post-consumption-script#>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-post-consumption-script||shape="rect"]]
1041 +
1042 +== Paperless Berechtigungen ==
1043 +
977 977  Paperless NGX hat ein Berechtigungssystem, welches sich über fast alle Ressourcen erstreckt. Grundsätzlich gibt es **Benutzer** und **Gruppen**. Berechtigungen können dann global vergeben werden (Sichtbarkeit von Features) und zusätzlich auf Objektebene vergeben werden.
978 978  
979 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-BenutzerundGruppen"/}}Benutzer und Gruppen ===
1046 +=== Benutzer und Gruppen ===
980 980  
981 981  Paperless NGX ist so konfiguriert, dass sich Benutzer mit ihrem zentralen Makerspace Login anmelden können (OIDC über Keycloak). Eine Anmeldung mit lokalen Zugangsdaten ist nicht möglich. Bei der Anmeldung werden ebenfalls die Gruppen aus Keycloak übernommen, aber nur die folgenden:
982 982  
... ... @@ -986,24 +986,24 @@
986 986  
987 987  Nutzer, die keine dieser Gruppen angehören haben keine Rechte in Paperless. Sie können sich zwar anmelden, aber selbst die Willkommens-Seite erzeugt eine "Permission Denied" Fehlermeldung.
988 988  
989 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-GlobaleBerechtigungen"/}}Globale Berechtigungen ===
1056 +=== Globale Berechtigungen ===
990 990  
991 991  Berechtigungen werden grundsätzlich nicht auf Benutzerebene konfiguriert, sondern ausschließlich auf Gruppenebene. So wird sichergestellt, dass bei der Änderung einer Gruppenzugehörigkeit auch die damit verbundenen Rechte entzogen oder gewährt werden, ohne dass eine manuelle Änderung notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt eine Übersicht der konfigurierten globalen Berechtigungen pro Gruppe:
992 992  
993 993  |=(% scope="row" %)(((
994 994  Berechtigung
995 -)))|=(% scope="col" %)(((
1062 +)))|=(((
996 996  Beschreibung
997 -)))|=(% scope="col" %)(((
1064 +)))|=(((
998 998  Mitgliederverwaltung
999 -)))|=(% scope="col" %)(((
1066 +)))|=(((
1000 1000  Vorstand
1001 -)))|=(% scope="col" %)(((
1068 +)))|=(((
1002 1002  IT Admin
1003 -)))|=(% scope="col" %)(((
1070 +)))|=(((
1004 1004  Notiz
1005 1005  )))
1006 -|=(% scope="row" %)(((
1073 +|=(((
1007 1007  Document
1008 1008  )))|(((
1009 1009  Sehen und bearbeiten von Dokumenten.
... ... @@ -1016,7 +1016,7 @@
1016 1016  )))|(((
1017 1017  Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1018 1018  )))
1019 -|=(% scope="row" %)(((
1086 +|=(((
1020 1020  Tag
1021 1021  )))|(((
1022 1022  Sehen und bearbeiten von Tags.
... ... @@ -1029,7 +1029,7 @@
1029 1029  )))|(((
1030 1030  Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1031 1031  )))
1032 -|=(% scope="row" %)(((
1099 +|=(((
1033 1033  Correspondent
1034 1034  )))|(((
1035 1035  Sehen und bearbeiten von Korrespondenten
... ... @@ -1042,7 +1042,7 @@
1042 1042  )))|(((
1043 1043  Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1044 1044  )))
1045 -|=(% scope="row" %)(((
1112 +|=(((
1046 1046  DocumentType
1047 1047  )))|(((
1048 1048  Sehen und bearbeiten von Dokument-Typen
... ... @@ -1055,7 +1055,7 @@
1055 1055  )))|(((
1056 1056  Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1057 1057  )))
1058 -|=(% scope="row" %)(((
1125 +|=(((
1059 1059  StoragePath
1060 1060  )))|(((
1061 1061  Sehen und bearbeiten von Speicherpfaden
... ... @@ -1068,7 +1068,7 @@
1068 1068  )))|(((
1069 1069  Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1070 1070  )))
1071 -|=(% scope="row" %)(((
1138 +|=(((
1072 1072  SavedView
1073 1073  )))|(((
1074 1074  Ansichten erzeugen und speichern
... ... @@ -1079,9 +1079,9 @@
1079 1079  )))|(((
1080 1080  KEINE
1081 1081  )))|(((
1082 -\\
1149 +
1083 1083  )))
1084 -|=(% scope="row" %)(((
1151 +|=(((
1085 1085  PaperlessTask
1086 1086  )))|(((
1087 1087  Dateiaufgaben einsehen und löschen
... ... @@ -1092,9 +1092,9 @@
1092 1092  )))|(((
1093 1093  ALLE
1094 1094  )))|(((
1095 -\\
1162 +
1096 1096  )))
1097 -|=(% scope="row" %)(((
1164 +|=(((
1098 1098  AppConfig
1099 1099  )))|(((
1100 1100  Konfiguration von Paperless NGX selbst
... ... @@ -1105,9 +1105,9 @@
1105 1105  )))|(((
1106 1106  ALLE
1107 1107  )))|(((
1108 -\\
1175 +
1109 1109  )))
1110 -|=(% scope="row" %)(((
1177 +|=(((
1111 1111  UISettings
1112 1112  )))|(((
1113 1113  Persönliche Anzeigeeinstellungen ändern
... ... @@ -1118,9 +1118,9 @@
1118 1118  )))|(((
1119 1119  ALLE
1120 1120  )))|(((
1121 -\\
1188 +
1122 1122  )))
1123 -|=(% scope="row" %)(((
1190 +|=(((
1124 1124  History
1125 1125  )))|(((
1126 1126  Dokumenten-Audit Log anzeigen oder ändern
... ... @@ -1133,7 +1133,7 @@
1133 1133  )))|(((
1134 1134  Nur für Dokumente, auf die Zugriff gewährt wurde.
1135 1135  )))
1136 -|=(% scope="row" %)(((
1203 +|=(((
1137 1137  Note
1138 1138  )))|(((
1139 1139  Notizen zu Dokumenten einsehen oder ändern
... ... @@ -1146,7 +1146,7 @@
1146 1146  )))|(((
1147 1147  Nur für Dokumente, auf die Zugriff gewährt wurde.
1148 1148  )))
1149 -|=(% scope="row" %)(((
1216 +|=(((
1150 1150  MailAccount
1151 1151  )))|(((
1152 1152  Mail-Accounts verwalten
... ... @@ -1157,9 +1157,9 @@
1157 1157  )))|(((
1158 1158  ALLE
1159 1159  )))|(((
1160 -\\
1227 +
1161 1161  )))
1162 -|=(% scope="row" %)(((
1229 +|=(((
1163 1163  MailRule
1164 1164  )))|(((
1165 1165  Verarbeitungsregeln für eingehende Mails bearbeiten
... ... @@ -1170,9 +1170,9 @@
1170 1170  )))|(((
1171 1171  ALLE
1172 1172  )))|(((
1173 -\\
1240 +
1174 1174  )))
1175 -|=(% scope="row" %)(((
1242 +|=(((
1176 1176  User
1177 1177  )))|(((
1178 1178  Benutzer einsehen oder verwalten
... ... @@ -1183,9 +1183,9 @@
1183 1183  )))|(((
1184 1184  ALLE
1185 1185  )))|(((
1186 -\\
1253 +
1187 1187  )))
1188 -|=(% scope="row" %)(((
1255 +|=(((
1189 1189  Group
1190 1190  )))|(((
1191 1191  Gruppen einsehen oder verwalten
... ... @@ -1196,9 +1196,9 @@
1196 1196  )))|(((
1197 1197  ALLE
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1199 -\\
1266 +
1200 1200  )))
1201 -|=(% scope="row" %)(((
1268 +|=(((
1202 1202  ShareLink
1203 1203  )))|(((
1204 1204  Öffentliche Share-Links erstellen oder verwalten
... ... @@ -1209,9 +1209,9 @@
1209 1209  )))|(((
1210 1210  KEINE
1211 1211  )))|(((
1212 -\\
1279 +
1213 1213  )))
1214 -|=(% scope="row" %)(((
1281 +|=(((
1215 1215  CustomField
1216 1216  )))|(((
1217 1217  Custom Fields einsehen oder verwalten
... ... @@ -1222,9 +1222,9 @@
1222 1222  )))|(((
1223 1223  ALLE
1224 1224  )))|(((
1225 -\\
1292 +
1226 1226  )))
1227 -|=(% scope="row" %)(((
1294 +|=(((
1228 1228  Workflow
1229 1229  )))|(((
1230 1230  Workflows für neue Dokumente einsehen oder verwalten
... ... @@ -1235,10 +1235,10 @@
1235 1235  )))|(((
1236 1236  ALLE
1237 1237  )))|(((
1238 -\\
1305 +
1239 1239  )))
1240 1240  
1241 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Objekt-Berechtigungen"/}}Objekt-Berechtigungen ===
1308 +=== Objekt-Berechtigungen ===
1242 1242  
1243 1243  Zusätzlich zu den globalen Berechtigungen können für alle Objekte noch Berechtigungen auf Objekt-Level konfiguriert werden. Dabei werden globale Regeln zuerst geprüft, danach zusätzlich die Objekt-Berechtigungen. Jedes Objekt (egal ob Dokument, Korrespondent, Tag, Dokumenten-Typ) hat zwei wichtige Einstellungen:
1244 1244  
... ... @@ -1254,13 +1254,13 @@
1254 1254  {{info title="Berechtigungen"}}
1255 1255  Es sind grundsätzlich sowohl globale als auch objekt-spezifische Berechtigungen notwendig. Wenn ein Benutzer ein Objekt bearbeiten ansehen oder bearbeiten möchte ergibt sich daher die folgende Matrix:
1256 1256  
1257 -|=(% scope="col" %)(((
1324 +|=(((
1258 1258  Globale Berechtigung
1259 -)))|=(% scope="col" %)(((
1326 +)))|=(((
1260 1260  Owner
1261 -)))|=(% scope="col" %)(((
1328 +)))|=(((
1262 1262  Objekt-Berechtigung
1263 -)))|=(% scope="col" %)(((
1330 +)))|=(((
1264 1264  Ergebnis
1265 1265  )))
1266 1266  |(((
... ... @@ -1303,45 +1303,45 @@
1303 1303  Mit anderen Worten, um eine Aktion auszuführen, muss ein Benutzer (a) die globale Berechtigung haben **UND** (b) Owner sein **ODER** Objekt-Berechtigungen haben.
1304 1304  {{/info}}
1305 1305  
1306 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-LokaleOwner"/}}Lokale Owner ===
1373 +=== Lokale Owner ===
1307 1307  
1308 1308  Jedes Objekt in Paperless muss einen Owner haben. Damit der Owner nicht ein realer Benutzer ist, der gegebenenfalls den Vorstand / Mitgliederverwaltung oder Verein verlassen könnte, werden lokale Benutzer angelegt. Diese halten lediglich die Owner Rolle für die Ressourcen, können aber nicht für den Login verwendet werden.
1309 1309  
1310 1310  |=(% scope="row" %)(((
1311 1311  Benutzer
1312 -)))|=(% scope="col" %)(((
1379 +)))|=(((
1313 1313  Verwendet für
1314 1314  )))
1315 -|=(% scope="row" %)(((
1382 +|=(((
1316 1316  mksp-mv-owner
1317 1317  )))|(((
1318 1318  Alle Objekte (Dokumente, Dokumenttypen, Tags, Korrespondenten und Speicherpfade), die dem Use-Case **Mitgliederverwaltung** zugewiesen sind
1319 1319  )))
1320 -|=(% scope="row" %)(((
1387 +|=(((
1321 1321  mksp-vs-owner
1322 1322  )))|(((
1323 1323  Alle Objekte (Dokumente, Dokumenttypen, Tags, Korrespondenten und Speicherpfade), die dem Use-Case **Vorstandspost** zugewiesen sind
1324 1324  )))
1325 1325  
1326 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Standard-Objekt-Berechtigungen"/}}Standard-Objekt-Berechtigungen ===
1393 +=== Standard-Objekt-Berechtigungen ===
1327 1327  
1328 1328  Basierend auf den hier beschrieben Regeln werden für Objekte die folgenden Berechtigungen gesetzt:
1329 1329  
1330 1330  |=(% rowspan="2" scope="rowgroup" %)(((
1331 1331  Objekt
1332 -\\
1399 +
1333 1333  )))|=(% colspan="3" scope="colgroup" %)(((
1334 1334  Mitgliederverwaltung
1335 1335  )))|=(% rowspan="7" scope="rowgroup" %)(((
1336 -\\
1403 +
1337 1337  )))|=(% colspan="3" scope="colgroup" %)(((
1338 1338  Vorstandspost
1339 1339  )))
1340 1340  |=(% scope="col" %)(((
1341 1341  Owner
1342 -)))|=(% scope="col" %)(((
1409 +)))|=(((
1343 1343  Anzeigen
1344 -)))|=(% scope="col" %)(((
1411 +)))|=(((
1345 1345  Bearbeiten
1346 1346  )))|=(((
1347 1347  Owner
... ... @@ -1350,7 +1350,7 @@
1350 1350  )))|=(((
1351 1351  Bearbeiten
1352 1352  )))
1353 -|=(% scope="row" %)(((
1420 +|=(((
1354 1354  Dokument
1355 1355  )))|(((
1356 1356  mksp-mv-owner
... ... @@ -1365,7 +1365,7 @@
1365 1365  )))|(((
1366 1366  Vorstand
1367 1367  )))
1368 -|=(% scope="row" %)(((
1435 +|=(((
1369 1369  Dokumenttyp
1370 1370  )))|(((
1371 1371  mksp-mv-owner
... ... @@ -1380,7 +1380,7 @@
1380 1380  )))|(((
1381 1381  Vorstand
1382 1382  )))
1383 -|=(% scope="row" %)(((
1450 +|=(((
1384 1384  Tag
1385 1385  )))|(((
1386 1386  mksp-mv-owner
... ... @@ -1395,7 +1395,7 @@
1395 1395  )))|(((
1396 1396  Vorstand
1397 1397  )))
1398 -|=(% scope="row" %)(((
1465 +|=(((
1399 1399  Korrespondent
1400 1400  )))|(((
1401 1401  mksp-mv-owner
... ... @@ -1410,7 +1410,7 @@
1410 1410  )))|(((
1411 1411  Vorstand
1412 1412  )))
1413 -|=(% scope="row" %)(((
1480 +|=(((
1414 1414  Speicherpfad
1415 1415  )))|(((
1416 1416  mksp-mv-owner
... ... @@ -1426,7 +1426,14 @@
1426 1426  IT Admin
1427 1427  )))
1428 1428  
1429 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-OffenePunkte"/}}Offene Punkte =
1496 +== Workflows ==
1430 1430  
1498 +Paperless Workflows können zur Automatisierung verschiedener Tasks eingesetzt werden. In diesem Fall werden zwei Fälle damit abgedeckt:
1499 +
1500 +* Beim Hinzufügen der Dokumente via Webinterface **wird standardmäßig der angemeldete Nutzer als Owner des Dokuments festgelegt**. Damit haben andere Mitglieder der gleichen Gruppe (Beispielsweise Vorstand oder Mitgliederverwaltung) kein Zugriff auf die so hinzugefügten Dokumente. Aus diesem Grund setzt einer der Workflow die entsprechend notwendigen Berechtigungen.
1501 +* Einscannen von Dokumenten soll sowohl für die Mitgliederverwaltung als auch für den Vorstand möglich sein und der richtigen Gruppe zugeordnet werden. Wir haben dafür zwei unterschiedliche Ordner aus dem NAS angelegt. Der Dokumentenscanner kann Dokumente in einen der beiden Ordner legen, wir nutzen Workflows um auch hier die richtigen Berechtigungen zu setzen.
1502 +
1503 += Offene Punkte =
1504 +
1431 1431  * Docuseal Logging + Monitoring
1432 1432  * N8n Error Handling
Icon Fall 1 Ablaufdiagramm
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@
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Icon Fall 1 Ablaufdiagramm.png
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Icon Fall 2 Ablaufdiagramm
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Icon Fall 2 Ablaufdiagramm.png
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Icon Fall 3 Ablaufdiagramm
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Icon Fall 3 Ablaufdiagramm.png
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Icon Fall 3 Ablaufdiagramm_
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Icon Fall 4 Ablaufdiagramm
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Icon Ingest Diagram
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Icon Prozess Allgemein
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40 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-16" value="Digitale Unterschrift in Docuseal (Zuhause)" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#d5e8d4;strokeColor=#82b366;" parent="1" vertex="1">
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58 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-23" value="&lt;b&gt;Papierform&lt;/b&gt;&lt;div&gt;Einscannen mit ScanSnap&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#f8cecc;strokeColor=#b85450;" parent="1" vertex="1">
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Icon System Architecture
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Icon ~Fall 3 Ablaufdiagramm.tmp
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Icon ~Fall 3 Ablaufdiagramm_.tmp
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Icon ~Fall 4 Ablaufdiagramm.tmp
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