Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zusammenfassung

• Seiteneigenschaften (1 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
• Objekte (1 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
  • Confluence.Code.ConfluencePageClass[0]

Details

Seiteneigenschaften

Inhalt

...	...	@@ -19,7 +19,7 @@
19	19
20	20	Kurz gesagt: Die EES ist schnell und unkompliziert, aber unsicher und nur für risikofreie Vorgänge geeignet. Die FES ist technisch sicherer, rechtlich belastbarer und für wichtige, aber formfreie Vereinbarungen ideal. Die QES ist rechtlich vollwertig wie eine handschriftliche Unterschrift und für alle Schriftformerfordernisse zwingend notwendig. Zusammenfassung:
21	21
22		-(% class="wrapped" style="text-decoration: none;" %)
	22	+(% style="text-decoration: none;" %)
23	23	|=(((
24	24	Signaturtyp
25	25	)))|=(((
...	...	@@ -69,7 +69,6 @@
69	69
70	70	Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
71	71
72		-(% class="wrapped" %)
73	73	|=(% scope="col" %)(((
74	74	Dokumenten-Typ
75	75	)))|=(% scope="col" %)(((
...	...	@@ -78,7 +78,7 @@
78	78	)))|=(% scope="col" %)(((
79	79	Prozess heute
80	80	)))|=(% scope="col" %)(((
81		-Notwendige Änderungen
	80	+Prozess Zukunft
82	82	)))
83	83	|(((
84	84	Mitgliedsantrag
...	...	@@ -92,7 +92,7 @@
92	92	* Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn
93	93	* Mitgliederakte wird angelegt, der Antrag wird in der Akte abgeheftet
94	94	)))|(((
95		-Der Antrag soll komplett **digital unterschrieben** werden. Vorgehen:
	94	+Der Antrag kann komplett **digital unterschrieben** werden. Vorgehen:
96	96
97	97	* Interessent:in füllt den Online-Antrag auf der Homepage aus
98	98	* Nach Bestätigung der E-Mail Adresse wird ein Vorgang zur digitalen Unterschrift ausgelöst
...	...	@@ -163,7 +163,11 @@
163	163	Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird.
164	164	Danach wird ein Flag für das jeweilige Mitglied gesetzt, dass die Erklärung abgegeben wurde.
165	165	)))|(((
166		-**Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
	165	+**Vollständig digital**.
	166	+
	167	+* Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage)
	168	+* Mitglied erhält die Aufforderung per Mail das Dokument zu unterschreiben
	169	+* Nach Unterschrift wird das Flag automatisch gesetzt und das Dokument wird zu Paperless NGX hochgeladen.
167	167	)))
168	168	|(((
169	169	Übungsleitervertrag
...	...	@@ -177,9 +177,12 @@
177	177	* Bestätigung dass der Vertrag vorliegt
178	178	* Ein Flag ob das Mitglied die Übungsleiterpauschale an den Verein spendet oder nicht
179	179	)))|(((
180		-**Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
	183	+**Vollständig digital**.
181	181
182		-Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
	185	+* Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage)
	186	+* Mitglied erhält die Aufforderung per Mail das Dokument zu unterschreiben
	187	+* Nach Unterschrift wird das erste automatisch gesetzt und das Dokument wird zu Paperless NGX hochgeladen.
	188	+* Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
183	183	)))
184	184	|(((
185	185	Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
...	...	@@ -190,7 +190,7 @@
190	190
191	191	Urheberrecht, Übertragung von Nutzungsrechten sollte in Schriftform erfolgen
192	192	)))|(((
193		-Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
	199	+Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner Einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
194	194	)))
195	195	|(((
196	196	Bestellung eines Einweisers
...	...	@@ -251,7 +251,7 @@
251	251	** Muss für den Einweisenden eine Auszahlung veranlasst werden?
252	252	* Danach wird der Zettel in die jeweiligen Akten einsortiert.
253	253	)))|(((
254		-Der Einweisungszettel ist das bei weitem komplizierteste Dokument, hierfür wird ein separater Workshop stattfinden. Siehe weiter unten für Details.
	260	+\\
255	255	)))
256	256	|(((
257	257	Lagervertrag Kistenlager
...	...	@@ -265,7 +265,7 @@
265	265
266	266	Nach Erfassen kann die Person eine Kiste beantragen, die dann monatliche Kosten auslöst
267	267	)))|(((
268		-**Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
	274	+\\
269	269	)))
270	270	|(((
271	271	Lagervertrag Projektlager
...	...	@@ -279,7 +279,7 @@
279	279
280	280	Nach Erfassen kann die Person das Projektlager automatisch nutzen.
281	281	)))|(((
282		-**Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
	288	+\\
283	283	)))
284	284
285	285	== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-WorkflowBeschreibung"/}}Workflow Beschreibung ==
...	...	@@ -312,7 +312,6 @@
312	312
313	313	Im zweiten Schritt wird nun ein oder mehrere personalisierte Dokumente erstellt. Hier gibt es eine Entscheidungsmatrix:
314	314
315		-(% class="wrapped" %)
316	316	|=(% scope="col" %)(((
317	317	Remote / Lokal
318	318	)))|=(% scope="col" %)(((
...	...	@@ -368,8 +368,7 @@
368	368
369	369	Im dritten Schritt müssen eine oder mehrere Parteien das Dokument unterschreiben. Wie viele Parteien ist abhängig vom Dokument. So muss beispielsweise der Mitgliedsantrag nur vom werdenden Mitglied unterschrieben werden, während das Schlüsselausgabeformular vom ausgebenen Funktionär und dem Mitglied unterschrieben werden muss. Analog zur Erstellung des Dokuments wird hier unterschieden, ob das Dokument zuhause unterschrieben werden kann oder ob es vor Ort im Makerspace passiert.
370	370
371		-(% class="wrapped" %)
372		-|=(((
	376	+(% class="" %)|=(((
373	373	Remote / Lokal
374	374	)))|=(((
375	375	Schriftformerfordernis
...	...	@@ -378,7 +378,7 @@
378	378	)))|=(((
379	379	Beschreibung
380	380	)))
381		-|(((
	385	+(% class="" %)|(((
382	382	Remote
383	383	)))|(((
384	384	Nein
...	...	@@ -387,7 +387,7 @@
387	387	)))|(((
388	388	Unterschrift über DocuSeal. Parteien werden nacheinander per Mail zur Unterschrift aufgefordert
389	389	)))
390		-|(((
	394	+(% class="" %)|(((
391	391	Remote
392	392	)))|(((
393	393	Ja
...	...	@@ -396,7 +396,7 @@
396	396	)))|(((
397	397	Das Mitglied muss das Dokument ausdrucken, **handschriftlich** unterschreiben und in den Makerspace mitbringen.
398	398	)))
399		-|(((
	403	+(% class="" %)|(((
400	400	Lokal
401	401	)))|(((
402	402	Nein
...	...	@@ -408,7 +408,7 @@
408	408	* Direkt auf dem Tablet in Docuseal ([[Docuseal In-Person Signing>>url:https://www.docuseal.com/resources/sign-documents-in-person||shape="rect"]])
409	409	* PDF erzeugen, in der App unterschreiben, PDF danach in Paperless hochladen
410	410	)))
411		-|(((
	415	+(% class="" %)|(((
412	412	Lokal
413	413	)))|(((
414	414	Ja
...	...	@@ -423,7 +423,6 @@
423	423
424	424	Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Meta-Daten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
425	425
426		-(% class="wrapped" %)
427	427	|=(% scope="col" %)(((
428	428	Signatur über
429	429	)))|=(% scope="col" %)(((
...	...	@@ -462,7 +462,7 @@
462	462
463	463	In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Meta-Daten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
464	464
465		-= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesDesign"/}}Technisches Design =
	468	+= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischeÜbersicht"/}}Technische Übersicht =
466	466
467	467	== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-VorhandeneKomponenten"/}}Vorhandene Komponenten ==
468	468
...	...	@@ -504,200 +504,12 @@
504	504
505	505	== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Systemübersicht"/}}Systemübersicht ==
506	506
507		-Das folgende Kapitel gibt eine Übersicht über die vorgeschlagene Systemarchitektur basierend auf den oben vorgestellten Komponenten. Zusätzlich werden für die oben analysierten Dokumente und Workflows die technischen Ablaufdiagramme dargestellt.
	510	+Das folgende Kapitel gibt eine Übersicht über die vorgeschlagene Systemarchitektur basierend auf den oben vorgestellten Komponenten. Zusätzlich werden einige Beispiel-Worksflows vorgestellt, eine detailliertere Übersicht der oben vorgestellten Use-Cases für die Dokumente folgt weiter unten.
508	508
509	509	{{confluence_drawio border="true" diagramName="System Architecture" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1034" height="578" revision="5"/}}
510	510
511		-Im Wesentlichen teilt sich die Architektur in zwei Zonen, die **öffentliche** und die **interne** Zone:
	514	+TODO: Genauere Beschreibung der Komponenten
512	512
513		-* **Paperless** ist das maßgebliche System, welches ausschließlich **intern** erreichbar ist. Es enthält alle Dokumente und somit sehr viele Mitglieder-Daten. Weiterhin ist es auf ein Teil der Infrastruktur im Makerspace (NAS, Drucker, Scanner) angewiesen, sodass es im Netzwerk des Makerspaces laufen muss. Aus Sicherheitsgründen ist Paperless ausschließlich im lokalen Netzwerk des Makerspaces oder per VPN erreichbar.
514		-* Alle den **Mitgliedern gegenüber sichtbare Systeme (Homepage, Backend, ...) sind öffentlich **und auf einem gemieteten Server beim deutschen Anbieter Hetzner gehostet. [[Details dazu finden sich im Wiki>>confluencePage:page:IN.Public Server Infrastruktur]]. Die meiste bestehende Automatisierung wird aktuell im Backend durchgeführt, ist dort allerdings in Python Logic fest einprogrammiert. Die meiste Logik soll in Zukunft über N8n realisiert werden.
515		-
516		-Für die Kommunikation zwischen beiden Zonen kommt eine **Event Queue** zum Einsatz, wir nutzen hier NATS. NATS wird ebenfalls **auf dem öffentlichen Server installiert. **Der Makerspace selbst ist nur über eine reguläre DSL Leitung an das Internet angebunden, sodass wir hier keine hohe Verfügbarkeit voraussetzen können. Durch die Installation der NATS Services auf dem öffentlichen Server können die dort laufenden Services wie das Backend jederzeit (auch wenn die Internet-Verbindung im Makerspace nicht zur Verfügung steht) die Events veröffentlichen. Die Events werden dann bis zu 7 Tage in der NATS EventQueue persistent gespeichert, und nach Wiederherstellung der Verbindung abgearbeitet.
517		-
518		-**In N8n** werden dann für die **verschiedenen Events Workflows** definiert. Jeder Workflow beginnt mit einem Trigger (genauer: ein NATS JetStream Trigger), der bei auf definierbare Events in der NATS Queue lauscht. Wird ein solches Event gefunden wird es konsumiert und die im Workflow definierten Aktionen werden abgearbeitet. Weiterhin kann auch **Paperless Events in N8n triggern**, dies passiert allerdings direkt über **Webhooks**. Hier nutzen wir NATS nicht, da der NATS Server in der öffentlichen Zone läuft und dann erneut eine Abhängigkeit zur Internet-Anbindung bestehen würde.
519		-
520		-== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokument-Workflows"/}}Dokument-Workflows ==
521		-
522		-Die beiden entscheidenden Faktoren für den Workflow:
523		-
524		-1. **Erfordernis der Schriftform**
525		-11. **Ja** - auf Grund der Haftungshöhe oder anderer gesetzlichen Anforderungen ist die **Schriftform** erforderlich. Da wir stand heute keine Qualifizierte elektronische Signatur (QeS) umsetzen können, ist dies eine **handschriftliche** Unterschrift
526		-11. **Nein** - eine Fortgeschrittene elektronische Signatur (FeS) ist ausreichend.
527		-1. Ort der Unterschrift
528		-11. **Remote** - Der Prozess wird typischerweise über die Homepage angestoßen und
529		-11. **Lokal (Makerspace)** - Der Prozess wird als Reaktion auf ein In-Person Event im Makerspace ausgelöst, beispielsweise einer Einweisung oder einer Schlüsselausgabe
530		-
531		-Daraus ergeben sich vier verschiedene Kombinationen (Workflows), die nachstehend genauer beschrieben sind.
532		-
533		-(% class="wrapped" %)
534		-|=(% scope="row" %)(((
535		-Workflow
536		-)))|=(% scope="col" %)(((
537		-Schriftform erforderlich
538		-)))|=(% scope="col" %)(((
539		-Lokal / Remote
540		-)))
541		-|=(% scope="row" %)(((
542		-Fall 1: Digital Remote
543		-)))|(((
544		-Nein
545		-)))|(((
546		-Remote
547		-)))
548		-|=(% scope="row" %)(((
549		-Fall 2: Digital Makerspace
550		-)))|(((
551		-Nein
552		-)))|(((
553		-Lokal
554		-)))
555		-|=(% scope="row" %)(((
556		-Fall 3: Handschriftlich Remote
557		-)))|(((
558		-Ja
559		-)))|(((
560		-Remote
561		-)))
562		-|=(% scope="row" %)(((
563		-Fall 4: Handschriftlich Makerspace
564		-)))|(((
565		-Ja
566		-)))|(((
567		-Lokal
568		-)))
569		-
570		-=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall1:Digital+Remote"/}}Fall 1: Digital + Remote ===
571		-
572		-Alle diese Fälle haben gemein, dass der Prozess **remote ausgelöst und abgeschlossen** wird. In diesem Fall wird nie ein ausgedrucktes Dokument erzeugt, das Dokument wird **ausschließlich digital** verwaltet.
573		-
574		-**Beispiele**: Lagerverträge, Mitgliedsantrag, SEPA Lastschriftmandat, Übungsleitervertrag, ...
575		-
576		-Die folgende Grafik zeigt den Prozessablauf:
577		-
578		-{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 1 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="515" revision="4"/}}
579		-
580		-Die einzelnen Schritte hierbei sind:
581		-
582		-1. User löst eine Aktion auf der Homepage aus, die ein Dokument erfordert. Beispielsweise stellt die Person einen Mitgliedsantrag, beantragt die Nutzung des Lagers oder ähnliches
583		-1. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Hierbei werden sowohl die Rechte geprüft (Lager kann nur von Mitgliedern verwendet werden, der ein neuer Übungsleitervertrag kann nur von Vorstand oder Mitgliederverwaltung angestoßen werden). Danach
584		-11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
585		-11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
586		-1. Docuseal informiert die beteiligten Parteien automatisch und bittet um eine Unterschrift. Die Parteien können über das Webinterface unterschreiben, entweder mit der Haus auf dem Computer oder mit Hilfe des Handys.
587		-1. (Optional): Ein regelmäßig laufender Cronjob prüft die laufenden Verfahren. Nach einer Woche Inaktivität wird der Unterschriftprozess abgebrochen, 48 Stunden vorher wird eine Erinnerung verschickt
588		-1. Nachdem alle Parteien unterschrieben haben informiert Docuseal das Backend über ein Webhook. Beide Systeme laufen auf dem gleichen Server, weiterhin können fehlgeschlagene Webhooks bei Bedarf wiederholt werden. Das Backend markiert den Prozess als abgeschlossen und führt gegebenenfalls interne Schritte aus (Berechtigungen für ein User anlegen oder ähnliches)
589		-1. Das Backend erstellt ein NATS Event mksp.backend.signature.completed, welches dann in N8n einen Workflow auslöst
590		-1. N8n lädt das von allen Parteien unterschriebene Dokument von Docuseal herunter
591		-1. N8n lädt das Dokument zu Paperless hoch. Dort wird es wie alle anderen Dokumente verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
592		-1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
593		-11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
594		-11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
595		-1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
596		-
597		-=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall2:Digital+Makerspace"/}}Fall 2: Digital + Makerspace ===
598		-
599		-In diesem Fall kann die Unterschrift digital erfolgen, allerdings findet die Unterschrift im Makerspace statt. Beispiel hier ist die Ausgabe eines Schlüssels und das Schlüsselausgabeformular.
600		-
601		-Wir können nicht davon ausgehen, dass alle Personen ein mobiles Endgerät dabei haben, mit dem sie E-Mails abrufen und Unterschriften leisten können. Außerdem ist die Unterschrift Voraussetzung dafür, dass der Schlüssel auch tatsächlich eingebunden wird, die Unterschrift ist also mittig in einem Prozess eingebunden und erfordert ein unmittelbares Feedback ähnlich einer handschriftlichen Unterschrift.
602		-
603		-**Beispiele**: Ausgabeformular Schlüsselkarte / RFID Token
604		-
605		-Die folgende Grafik zeigt den Prozessablauf:
606		-
607		-{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 2 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="499" revision="2"/}}
608		-
609		-Die einzelnen Schritte hierbei sind:
610		-
611		-1. Ein autorisierter User meldet sich am Tablet an einer App an, entweder per Makerspace Login (Keycloak) oder per Keyfob. Dort hat der Benutzer dann mehrere Optionen, beispielsweise die Ausgabe eines Schlüssels. Dies erfordert irgendwo im Prozess, dass direkt vor Ort ein Dokument unterschrieben werden muss.
612		-1. Tablet sendet im Namen des angemeldeten Benutzers eine Anfrage ans Backend. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Danach...
613		-11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
614		-11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
615		-11. (((
616		-Die URL für das Dokument werden als Antwort des API Requests an das Tablet zurück geschickt. Dies enthält die Embed-URL, die direkt auf dem Tablet angezeigt werden kann. Beispiel:\\
617		-
618		-{{expand}}
619		-{{code language="json"}}
620		-[
621		- {
622		- "id": 430,
623		- "uuid": "3845d527-ea14-402a-bd05-e85cd4b28a68",
624		- "name": "Vorname Nachname",
625		- ...
626		- "role": "Mitglied",
627		- "embed_src": "https://sign.makerspace-darmstadt.de/s/mMUEBY6Knz1vap"
628		- },
629		- {
630		- "id": 431,
631		- "uuid": "04cbbf45-e3eb-4956-b104-01c0315adc94",
632		- "name": null,
633		- ...
634		- "role": "Verein",
635		- "embed_src": "https://sign.makerspace-darmstadt.de/s/k5gvGuBjW5fkb1"
636		- }
637		-]
638		-{{/code}}
639		-{{/expand}}
640		-)))
641		-1. Die beteiligten Personen unterschreiben direkt auf dem Tablet.
642		-1. Nachdem alle Parteien unterschrieben haben informiert Docuseal das Backend über ein Webhook. Das Backend markiert den Prozess als abgeschlossen und führt gegebenenfalls interne Schritte aus (Berechtigungen für ein User anlegen oder ähnliches). Der Vorgang kann auf dem Tablet direkt weitergeführt werden.
643		-1. Das Backend erstellt ein NATS Event mksp.backend.signature.completed, welches dann in N8n einen Workflow auslöst
644		-1. N8n lädt das von allen Parteien unterschriebene Dokument von Docuseal herunter
645		-1. N8n lädt das Dokument zu Paperless hoch. Dort wird es wie alle anderen Dokumente verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
646		-1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
647		-11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
648		-11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
649		-1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
650		-
651		-=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall3:Handschriftlich+Remote"/}}Fall 3: Handschriftlich + Remote ===
652		-
653		-In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **remote ausgelöst, benötigt allerdings die Schriftform.** In diesem Fall wird dem Benutzer ein vorausgefülltes und mit QR Code versehenes Dokument zum Download angeboten, welches dann heruntergeladen, ausgedruckt, unterschrieben und eingereicht werden muss.
654		-
655		-**Beispiele**: Einweisungszettel für reine Online-Einweisungen
656		-
657		-{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 3 Ablaufdiagramm_" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1159" height="467" revision="2"/}}
658		-
659		-Die einzelnen Schritte hierbei sind:
660		-
661		-1. User löst eine Aktion auf der Homepage aus, die ein Dokument erfordert. Beispielsweise hat der User eine Online-Einweisung beendet und muss dafür nun den Einweisungszettel unterschreiben.
662		-1. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Hierbei werden sowohl die Rechte geprüft (Lager kann nur von Mitgliedern verwendet werden, der ein neuer Übungsleitervertrag kann nur von Vorstand oder Mitgliederverwaltung angestoßen werden). Danach
663		-11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
664		-11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
665		-11. Das vorausgefüllte Dokument wird im PDF Format heruntergeladen und die Submission wird direkt wieder archived.
666		-1. Das vorausgefüllte PDF wird als Antwort auf die Anfrage an die Website zum Download angeboten. Der Benutzer druckt das PDF aus.
667		-1. (Optional): Ein regelmäßig laufender Cronjob prüft die laufenden Verfahren. Nach einer Woche Inaktivität wird der Unterschriftprozess abgebrochen, 48 Stunden vorher wird eine Erinnerung verschickt
668		-1. Das ausgedruckte Dokument wird vom Benutzer unterschrieben, wenn weitere Parteien notwendig sind, auch diesen zur Unterschrift vorgelegt.
669		-1. Ein Mitglied der Mitgliederverwaltung prüft das Dokument auf Korrektheit (dokumentenechte Unterschrift, vollständig ausgefüllt) und scannt es mit Hilfe des ScanSnap Scanners ein.
670		-1. Das Dokument landet automatisch auf einem Netzwerklaufwerk auf dem Makerspace NAS. Dort wird es von Paperless erkannt und automatisch verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
671		-1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
672		-11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
673		-11. Es wird ein N8n Webhook ausgelöst
674		-1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
675		-1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
676		-
677		-=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall4:Handschriftlich+Makerspace"/}}Fall 4: Handschriftlich + Makerspace ===
678		-
679		-In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **im Makerspace ausgelöst und benötigt Schriftform.** In diesem Fall wird das Dokument im Makerspace erzeugt (soweit wie möglich vorausgefüllt und mit QR Code versehen) und direkt vor Ort ausgedruckt. Dort wird es dann unterschrieben und eingeworfen.
680		-
681		-**Beispiele**: Einweisungszettel für Vor-Ort Online-Einweisungen
682		-
683		-{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 4 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1208" height="523" revision="3"/}}
684		-
685		-Die einzelnen Schritte hierbei sind:
686		-
687		-1. Ein autorisierter User meldet sich am Tablet an einer App an, entweder per Makerspace Login (Keycloak) oder per Keyfob. Dort hat der Benutzer dann mehrere Optionen, beispielsweise die Erfassung von Einweisungs-Teilnehmer:innen.
688		-1. Tablet sendet im Namen des angemeldeten Benutzers eine Anfrage ans Backend. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Danach...
689		-11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
690		-11. Erstellt mit Hilfe einer Docuseal Submission ein PDF Dokument. Dieses basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber den signierten QR Code (siehe unten).
691		-1. Das Tablet druckt das oder die heruntergeladenen PDF Datei(en) aus.
692		-1. Die Parteien unterschreiben das Dokument handschriftlich und werfen es in den Briefkasten.
693		-1. Ein Mitglied der Mitgliederverwaltung prüft das Dokument auf Korrektheit (dokumentenechte Unterschrift, vollständig ausgefüllt) und scannt es mit Hilfe des ScanSnap Scanners ein.
694		-1. Das Dokument landet automatisch auf einem Netzwerklaufwerk auf dem Makerspace NAS. Dort wird es von Paperless erkannt und automatisch verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
695		-1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
696		-11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
697		-11. Es wird ein N8n Webhook ausgelöst
698		-1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
699		-1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
700		-
701	701	= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX =
702	702
703	703	Das Herzstück der digitalen Mitgliederakte bildet Paperless NGX. Es wird im Makerspace lokal betrieben und ist daher nur aus dem Netzwerk des Makerspaces oder [[per VPN>>confluencePage:page:IN.[HOWTO] Makerspace VPN]] erreichbar. Der Zugang zu Paperless ist über OpenID Connect an [[confluencePage:page:IN.Keycloak]] gekoppelt, Zugang besteht nur für Mitglieder der Gruppen **Vorstand** und **Mitgliederverwaltung**.
...	...	@@ -723,710 +723,181 @@
723	723	* **Tags**: Einem Dokument können beliebig viele Tags zugewiesen werden. **Tags** dienen der einfacheren **Zuordnung** und dem **Wiederfinden** von Dokumenten. Es gibt allerdings auch spezielle Tags für Dokumente die eingelesen aber noch nicht bearbeitet wurden, so genannte "Inbox Tags":
724	724	** (% style="color:var(--ds-icon-success,#22a06b);" %)**Inbox Mitgliederverwaltung**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Mitgliederverwaltung** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
725	725	** (% style="color:var(--ds-icon-accent-blue,#1d7afc);" %)**Inbox Vorstand**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Vorstand** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
726		-* **Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Liste festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden.
727		-** Mitgliedsantrag
728		-** SEPA Lastschriftmandat
729		-** Studienbescheinigung
730		-** Bestätigung Schlüsselausgabe
731		-** Verpflichtungserklärung Datenschutz
732		-** Übungsleitervertrag
733		-** Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
734		-** Bestellung als Einweiser:in
735		-** Haftungsausschluss
736		-** Einweisungszettel
737		-** Lagervertrag Kistenlager
738		-** Lagervertrag Projektlager
739		-* **Storage Path**: Speicherpfade sind ein etwas fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
740		-\\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[
	541	+* (((
	542	+**Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Tabelle festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden. Neben einem Namen haben die Dokumente einen Match String. Kommt dieser eindeutig (exakter Match) irgendwo im Dokument vor, wird der Typ automatisch zugewiesen.
	543	+\\
741	741
742		-{{code language="none"}}
743		-document renamer
744		-{{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}}
745		-TODO: Define Storage Path
746		-
747		-== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AutomatischeZuordnungvonMetadaten"/}}Automatische Zuordnung von Metadaten ==
748		-
749		-Paperless unterstützt die automatische Zuordnung von Metadaten basierend auf festen Strings. So kann man beispielsweise angeben, dass ein Dokumententyp "Haftungsausschluss" zugewiesen werden soll, wenn der String "Haftungsausschluss" irgendwo im Dokument vorkommt. Dies ist allerdings auf eine korrekte Funktion der Texterkennung angewiesen und funktioniert erfahrungsgemäß nur in manchen Fällen, sodass mindestens eine manuelle Überprüfung trotzdem notwendig kommt. Wenn beispielsweise ein Brief mit dem Satz "ich dachte, ich hätte den Haftungsausschluss bereits abgegeben, könntet ihr dies bitte prüfen" erfasst wird, würde der basierend auf der Regel ebenfalls kategorisiert werden.
750		-
751		-**Aus diesem Grund wird auf jedes Dokument einen spezieller QR Code aufgedruckt**. Der QR code wird vom Post-Consume Script verwendet um die Metadaten in Paperless zuzuordnen. Weiterhin können Daten übermittelt werden, die dann mittels Webhook an N8n übermittelt werden und dort im Workflow verwendet werden können. Der Aufbau orientiert sich an dem Aufbau eines **JSON Web Tokens (JWT).**
752		-
753		-=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Barcodeerzeugen"/}}(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Barcode erzeugen(%%) ===
754		-
755		-(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Der Prozess zur Erzeugung eines QR Codes ist wie folgt:
756		-
757		-* **Payload (Daten) festlegen**. Einige Werte sind verpflichtend, andere können nach Bedarf optional hinzugefügt werden.
758		-* JWT erzeugen und signieren. der JWT besteht aus drei Teilen:
759		-** **Header**: **alg** (Algorithmus) und **typ** (JWT) sind verpflichtend. Zusätzlich fügen wir einen Timestamp, eine eindeutige ID und eine Gültigkeitsdauer hinzu.
760		-** **Body**: beinhaltet die eigentlichen Daten.
761		-** **Signature**: Mit Hilfe eines Secrets und wird die Signatur erzeugt und automatisch angehängt.
762		-* PDF417 code erzeugen: ein JWT ist per Definition URL safe und kann daher einfach in ein QR code umgewandelt werden.
763		-
764		-=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Header"/}}Header ===
765		-
766		-Der Header enthält wichtige Meta-Daten, diese werden von der JWT Library automatisch erzeugt und beschreiben in der Regel den verwendeten Key-Typ.
767		-
768		-=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Body"/}}Body ===
769		-
770		-Die folgenden Claims sind im Body verfügbar:
771		-
772		-(% class="" %)|=(((
773		-Claim
774		-)))|=(((
775		-Type
776		-)))|=(((
777		-Pflicht
778		-)))|=(((
779		-Beschreibung
780		-)))
781		-|(((
782		-id
783		-)))|(((
784		-UUID4
785		-)))|(((
786		-✅️
787		-)))|(((
788		-Eindeutige ID dieses Dokuments
789		-)))
790		-|(((
791		-time
792		-)))|(((
793		-Zahl
794		-)))|(((
795		-✅️
796		-)))|(((
797		-UTC Linux-Timestamp an dem das Dokument und der QR Code erzeugt wurden
798		-)))
799		-|(((
800		-exp
801		-)))|(((
802		-Zahl
803		-)))|(((
804		-✅️
805		-)))|(((
806		-UTC Linux-Timestamp der angibt, bis wann das Dokument gültig ist.
807		-)))
808		-(% class="" %)|(((
809		-(% class="code" %)
810		-(((
811		-typ
812		-)))
813		-)))|(((
814		-String
815		-)))|(((
816		-✅️
817		-)))|(((
818		-Typ des Dokuments basierend auf der unten definierten Liste.
819		-)))
820		-(% class="" %)|(((
821		-(% class="code" %)
822		-(((
823		-cor
824		-)))
825		-)))|(((
826		-String
827		-)))|(((
828		-❌️
829		-)))|(((
830		-Optional: Name des Korrespondenten, dem das Dokument zugeordnet werden soll
831		-)))
832		-(% class="" %)|(((
833		-tags
834		-)))|(((
835		-List[String]
836		-)))|(((
837		-❌️
838		-)))|(((
839		-Liste an Tags, die dem Dokument zugeordnet werden soll
840		-)))
841		-|(((
842		-spth
843		-)))|(((
844		-String
845		-)))|(((
846		-❌️
847		-)))|(((
848		-Storage Path, das dem Dokument zugeordnet werden soll
849		-)))
850		-|(((
851		-opt
852		-)))|(((
853		-dict
854		-)))|(((
855		-❌️
856		-)))|(((
857		-Optionale Attribute, die mit eincodiert werden und dem N8n Workflow übergeben werden.
858		-)))
859		-
860		-=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Footer"/}}Footer ===
861		-
862		-Der Footer wird automatisch erzeugt und erhält eine Signatur über den Header und den Body, basierend auf einem Algorithmus und einer Signatur.
863		-
864		-{{confluence_tip title="Algorithmus"}}
865		-Von den meisten Libraries werden symmetrische und asymmetrische Signaturen unterstützt. Die Verwendung eines symmetrischen Algorithmus ist für uns einfacher.
866		-
867		-Für diesen Anwendungsfall nutzen wir (% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)**HS256** (HMAC mit SHA-256 Algorithmus).
868		-{{/confluence_tip}}
869		-
870		-=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AuswahlderLibrary"/}}Auswahl der Library ===
871		-
872		-Die Implementierung für die Erzeugung und das Validieren erfolgt in Python. Dies hat den Hintergrund, dass sowohl unser Backend als auch Paperless NGX (und damit das Post-Consumption Script) in Python implementiert ist. Es gibt verschiedene Libraries, die betrachtet wurden:
873		-
874	874	|=(% scope="col" %)(((
875	875	Name
876	876	)))|=(% scope="col" %)(((
877		-CVE
878		-)))|=(% scope="col" %)(((
879		-Github
880		-)))|=(% scope="col" %)(((
881		-GH⭐
882		-)))|=(% scope="col" %)(((
883		-Letztes Release
884		-)))|=(% scope="col" %)(((
885		-Offene Issues
886		-)))|=(% scope="col" %)(((
887		-Dokumentation
888		-)))|=(% scope="col" %)(((
889		-Qualität Dokumentation
890		-)))|=(% scope="col" %)(((
891		-In Backend vorhanden?
892		-)))|=(% scope="col" %)(((
893		-In Paperless vorhanden?
	548	+Exact Match String
894	894	)))
895	895	|(((
896		-python-jose
	551	+Mitgliedsantrag
897	897	)))|(((
898		-3/0
899		-)))|(((
900		-[[https:~~/~~/github.com/mpdavis/python-jose>>url:https://github.com/mpdavis/python-jose||shape="rect"]]
901		-)))|(((
902		-1.7k
903		-)))|(((
904		-28.05.2025
905		-)))|(((
906		-83
907		-)))|(((
908		-[[https:~~/~~/python-jose.readthedocs.io/en/latest/>>url:https://python-jose.readthedocs.io/en/latest/||shape="rect"]]
909		-)))|(((
910		-⛔ Wenige Bespiele, API Dokumentation fehlt komplett
911		-)))|(((
912		-❌️
913		-)))|(((
914		-❌️
	553	+mksp-doc-mitgliedsantrag
915	915	)))
916	916	|(((
917		-pyJWT
	556	+SEPA Lastschriftmandat
918	918	)))|(((
919		-4/0
920		-)))|(((
921		-[[https:~~/~~/github.com/jpadilla/pyjwt>>url:https://github.com/jpadilla/pyjwt||shape="rect"]]
922		-)))|(((
923		-5.4k
924		-)))|(((
925		-28.11.2024
926		-)))|(((
927		-30
928		-)))|(((
929		-[[https:~~/~~/pyjwt.readthedocs.io>>url:https://pyjwt.readthedocs.io||shape="rect"]]
930		-)))|(((
931		-➕️ Gute Dokumentation, API, Beispiele, Changelog
932		-)))|(((
933		-✅️ 2.10.1
934		-Dep von firebase
935		-)))|(((
936		-✅️ 2.10.1
	558	+mksp-doc-sepamandat
937	937	)))
938	938	|(((
939		-JWCrypto
	561	+Studienbescheinigung
940	940	)))|(((
941		-5/0
942		-)))|(((
943		-[[https:~~/~~/github.com/latchset/jwcrypto>>url:https://github.com/latchset/jwcrypto||shape="rect"]]
944		-)))|(((
945		-465
946		-)))|(((
947		-06.03.2024
948		-)))|(((
949		-8
950		-)))|(((
951		-[[https:~~/~~/jwcrypto.readthedocs.io>>url:https://jwcrypto.readthedocs.io||shape="rect"]]
952		-)))|(((
953		-➕️ API Doc, einige Beispiele
954		-)))|(((
955		-✅️ 1.5.6
956		-Dep von python-keycloak
957		-)))|(((
958		-❌️
	563	+mksp-doc-studienbescheinigung
959	959	)))
960		-
961		-Unsere bevorzugte Library ist **pyjwt**. Diese ist auch in **paperless nativ vorhanden**, sodass wir uns für die Implementierung mittels **pyjwt** entschieden haben.
962		-
963		-=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PDF417Code"/}}PDF417 Code ===
964		-
965		-Als Format für den Code wurde PDF417 ausgewählt, da dieser mehr Platz und Fehlerkorrektur bietet. Weiterhin gibt es eine einfach zu nutzende Library für Python (Erzeugung) und PDF417 wird von (% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)ZXING unterstützt, welches in Paperless eingebettet ist. Ein solcher Barcode sieht beispielsweise so aus:
966		-
967		-(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)[[image:attach:barcode.jpg||height="250"]]
968		-
969		-(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Daraus kann dann eine Base64 basierte Repräsentation berechnet werden, die einfach in Docuseal hochgeladen werden kann.
970		-
971		-=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Referenz-Implementierung"/}}Referenz-Implementierung ===
972		-
973		-Eine Referenz-Implementierung befindet sich im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/paperless-pdf417-reference>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/paperless-pdf417-reference||shape="rect"]]
974		-
975		-== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessBerechtigungen"/}}Paperless Berechtigungen ==
976		-
977		-Paperless NGX hat ein Berechtigungssystem, welches sich über fast alle Ressourcen erstreckt. Grundsätzlich gibt es **Benutzer** und **Gruppen**. Berechtigungen können dann global vergeben werden (Sichtbarkeit von Features) und zusätzlich auf Objektebene vergeben werden.
978		-
979		-=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-BenutzerundGruppen"/}}Benutzer und Gruppen ===
980		-
981		-Paperless NGX ist so konfiguriert, dass sich Benutzer mit ihrem zentralen Makerspace Login anmelden können (OIDC über Keycloak). Eine Anmeldung mit lokalen Zugangsdaten ist nicht möglich. Bei der Anmeldung werden ebenfalls die Gruppen aus Keycloak übernommen, aber nur die folgenden:
982		-
983		-* **Vorstand**: Für die Mitglieder des Vorstands
984		-* **Mitgliederverwaltung**: Alle Personen, die mit der Verwaltung der Mitglieder betraut sind
985		-* **IT Admin**: IT Administratoren im Makerspace
986		-
987		-Nutzer, die keine dieser Gruppen angehören haben keine Rechte in Paperless. Sie können sich zwar anmelden, aber selbst die Willkommens-Seite erzeugt eine "Permission Denied" Fehlermeldung.
988		-
989		-=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-GlobaleBerechtigungen"/}}Globale Berechtigungen ===
990		-
991		-Berechtigungen werden grundsätzlich nicht auf Benutzerebene konfiguriert, sondern ausschließlich auf Gruppenebene. So wird sichergestellt, dass bei der Änderung einer Gruppenzugehörigkeit auch die damit verbundenen Rechte entzogen oder gewährt werden, ohne dass eine manuelle Änderung notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt eine Übersicht der konfigurierten globalen Berechtigungen pro Gruppe:
992		-
993		-|=(% scope="row" %)(((
994		-Berechtigung
995		-)))|=(% scope="col" %)(((
996		-Beschreibung
997		-)))|=(% scope="col" %)(((
998		-Mitgliederverwaltung
999		-)))|=(% scope="col" %)(((
1000		-Vorstand
1001		-)))|=(% scope="col" %)(((
1002		-IT Admin
1003		-)))|=(% scope="col" %)(((
1004		-Notiz
1005		-)))
1006		-|=(% scope="row" %)(((
1007		-Document
	565	+|(((
	566	+Formular Schlüsselausgabe
1008	1008	)))|(((
1009		-Sehen und bearbeiten von Dokumenten.
1010		-)))|(((
1011		-ALLE
1012		-)))|(((
1013		-ALLE
1014		-)))|(((
1015		-KEINE
1016		-)))|(((
1017		-Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
	568	+mksp-doc-schluesselausgabe
1018	1018	)))
1019		-|=(% scope="row" %)(((
1020		-Tag
	570	+|(((
	571	+Verpflichtungserklärung Datenschutz
1021	1021	)))|(((
1022		-Sehen und bearbeiten von Tags.
1023		-)))|(((
1024		-Anzeigen
1025		-)))|(((
1026		-ALLE
1027		-)))|(((
1028		-ALLE
1029		-)))|(((
1030		-Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1031		-)))
1032		-|=(% scope="row" %)(((
1033		-Correspondent
1034		-)))|(((
1035		-Sehen und bearbeiten von Korrespondenten
1036		-)))|(((
1037		-Anzeigen
1038		-)))|(((
1039		-ALLE
1040		-)))|(((
1041		-ALLE
1042		-)))|(((
1043		-Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1044		-)))
1045		-|=(% scope="row" %)(((
1046		-DocumentType
1047		-)))|(((
1048		-Sehen und bearbeiten von Dokument-Typen
1049		-)))|(((
1050		-Anzeigen
1051		-)))|(((
1052		-ALLE
1053		-)))|(((
1054		-ALLE
1055		-)))|(((
1056		-Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1057		-)))
1058		-|=(% scope="row" %)(((
1059		-StoragePath
1060		-)))|(((
1061		-Sehen und bearbeiten von Speicherpfaden
1062		-)))|(((
1063		-Anzeigen
1064		-)))|(((
1065		-Anzeigen
1066		-)))|(((
1067		-ALLE
1068		-)))|(((
1069		-Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1070		-)))
1071		-|=(% scope="row" %)(((
1072		-SavedView
1073		-)))|(((
1074		-Ansichten erzeugen und speichern
1075		-)))|(((
1076		-ALLE
1077		-)))|(((
1078		-ALLE
1079		-)))|(((
1080		-KEINE
1081		-)))|(((
1082	1082	\\
1083	1083	)))
1084		-|=(% scope="row" %)(((
1085		-PaperlessTask
	575	+|(((
	576	+Übungsleitervertrag
1086	1086	)))|(((
1087		-Dateiaufgaben einsehen und löschen
1088		-)))|(((
1089		-KEINE
1090		-)))|(((
1091		-KEINE
1092		-)))|(((
1093		-ALLE
1094		-)))|(((
1095	1095	\\
1096	1096	)))
1097		-|=(% scope="row" %)(((
1098		-AppConfig
	580	+|(((
	581	+Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
1099	1099	)))|(((
1100		-Konfiguration von Paperless NGX selbst
1101		-)))|(((
1102		-KEINE
1103		-)))|(((
1104		-KEINE
1105		-)))|(((
1106		-ALLE
1107		-)))|(((
1108	1108	\\
1109	1109	)))
1110		-|=(% scope="row" %)(((
1111		-UISettings
	585	+|(((
	586	+Bestellung eines Einweisers
1112	1112	)))|(((
1113		-Persönliche Anzeigeeinstellungen ändern
1114		-)))|(((
1115		-ALLE
1116		-)))|(((
1117		-ALLE
1118		-)))|(((
1119		-ALLE
1120		-)))|(((
1121	1121	\\
1122	1122	)))
1123		-|=(% scope="row" %)(((
1124		-History
	590	+|(((
	591	+Haftungsausschluss
1125	1125	)))|(((
1126		-Dokumenten-Audit Log anzeigen oder ändern
1127		-)))|(((
1128		-Anzeigen
1129		-)))|(((
1130		-Anzeigen
1131		-)))|(((
1132		-KEINE
1133		-)))|(((
1134		-Nur für Dokumente, auf die Zugriff gewährt wurde.
1135		-)))
1136		-|=(% scope="row" %)(((
1137		-Note
1138		-)))|(((
1139		-Notizen zu Dokumenten einsehen oder ändern
1140		-)))|(((
1141		-ALLE
1142		-)))|(((
1143		-ALLE
1144		-)))|(((
1145		-KEINE
1146		-)))|(((
1147		-Nur für Dokumente, auf die Zugriff gewährt wurde.
1148		-)))
1149		-|=(% scope="row" %)(((
1150		-MailAccount
1151		-)))|(((
1152		-Mail-Accounts verwalten
1153		-)))|(((
1154		-KEINE
1155		-)))|(((
1156		-Anzeigen
1157		-)))|(((
1158		-ALLE
1159		-)))|(((
1160	1160	\\
1161	1161	)))
1162		-|=(% scope="row" %)(((
1163		-MailRule
	595	+|(((
	596	+Einweisungszettel
1164	1164	)))|(((
1165		-Verarbeitungsregeln für eingehende Mails bearbeiten
1166		-)))|(((
1167		-KEINE
1168		-)))|(((
1169		-ALLE
1170		-)))|(((
1171		-ALLE
1172		-)))|(((
1173	1173	\\
1174	1174	)))
1175		-|=(% scope="row" %)(((
1176		-User
	600	+|(((
	601	+Lagervertrag Kistenlager
1177	1177	)))|(((
1178		-Benutzer einsehen oder verwalten
1179		-)))|(((
1180		-KEINE
1181		-)))|(((
1182		-Anzeigen
1183		-)))|(((
1184		-ALLE
1185		-)))|(((
1186	1186	\\
1187	1187	)))
1188		-|=(% scope="row" %)(((
1189		-Group
	605	+|(((
	606	+Lagervertrag Projektlager
1190	1190	)))|(((
1191		-Gruppen einsehen oder verwalten
1192		-)))|(((
1193		-KEINE
1194		-)))|(((
1195		-Anzeigen
1196		-)))|(((
1197		-ALLE
1198		-)))|(((
1199	1199	\\
1200	1200	)))
1201		-|=(% scope="row" %)(((
1202		-ShareLink
1203		-)))|(((
1204		-Öffentliche Share-Links erstellen oder verwalten
1205		-)))|(((
1206		-KEINE
1207		-)))|(((
1208		-KEINE
1209		-)))|(((
1210		-KEINE
1211		-)))|(((
1212		-\\
1213	1213	)))
1214		-|=(% scope="row" %)(((
1215		-CustomField
1216		-)))|(((
1217		-Custom Fields einsehen oder verwalten
1218		-)))|(((
1219		-Anzeigen
1220		-)))|(((
1221		-Anzeigen
1222		-)))|(((
1223		-ALLE
1224		-)))|(((
1225		-\\
1226		-)))
1227		-|=(% scope="row" %)(((
1228		-Workflow
1229		-)))|(((
1230		-Workflows für neue Dokumente einsehen oder verwalten
1231		-)))|(((
1232		-KEINE
1233		-)))|(((
1234		-KEINE
1235		-)))|(((
1236		-ALLE
1237		-)))|(((
1238		-\\
1239		-)))
	611	+* **Storage Path**: Speicherpfade sind ein etwas fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
	612	+\\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[
1240	1240
1241		-=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Objekt-Berechtigungen"/}}Objekt-Berechtigungen ===
	614	+{{code language="none"}}
	615	+document renamer
	616	+{{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}}
	617	+TODO: Define Storage Path
1242	1242
1243		-Zusätzlich zu den globalen Berechtigungen können für alle Objekte noch Berechtigungen auf Objekt-Level konfiguriert werden. Dabei werden globale Regeln zuerst geprüft, danach zusätzlich die Objekt-Berechtigungen. Jedes Objekt (egal ob Dokument, Korrespondent, Tag, Dokumenten-Typ) hat zwei wichtige Einstellungen:
	619	+== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AutomatischeZuordnungvonMetadaten"/}}Automatische Zuordnung von Metadaten ==
1244	1244
1245		-* Owner / Eigentümer: Das Objekt gehört diesem Benutzer. Der Owner hat immer alle Berechtigungen für das Objekt
1246		-* Zusätzliche Berechtigungen:
1247		-** Es können getrennt voneinander Berechtigungen zum Anzeigen und Bearbeiten vergeben werden
1248		-** Diese Berechtigungen können jeweils für einzelne Benutzer oder für Gruppen gewährt werden
	621	+Paperless unterstützt die automatische Zuordnung von Metadaten basierend auf festen Strings. So kann man beispielsweise angeben, dass ein Dokumententyp "Haftungsausschluss" zugewiesen werden soll, wenn der String "Haftungsausschluss" irgendwo im Dokument vorkommt. Dies ist allerdings auf eine korrekte Funktion der Texterkennung angewiesen und funktioniert erfahrungsgemäß nur in manchen Fällen, sodass mindestens eine manuelle Überprüfung trotzdem notwendig kommt. Wenn beispielsweise ein Brief mit dem Satz "ich dachte, ich hätte den Haftungsausschluss bereits abgegeben, könntet ihr dies bitte prüfen" erfasst wird, würde der basierend auf der Regel ebenfalls kategorisiert werden.
1249	1249
1250		-Das sieht im Frontend beispielsweise so aus:
	623	+Aus diesem Grund nutzen wir einen speziellen QR Code in einem für den Makerspace spezifischen Format, welches nachstehend detailliert beschrieben wird.
1251	1251
1252		-[[image:attach:image-2025-8-25_10-19-25.png||thumbnail="true" height="250"]]
	625	+{{code language="json"}}
	626	+{
	627	+ "payload": {
	628	+        "timestamp": "YYYY-MM-DDTHH:mm:ss",
	629	+ "correspondent": "Daniel Herrmann (#250)",
	630	+ "type": "mksp-doc-sepamandat",
	631	+ "tags": [
	632	+ "tag1",
	633	+ "tag2"
	634	+ ],
	635	+"storage_path": "Mitgliederverwaltung"
	636	+ },
	637	+ "sig": "signature over the entire payload block"
	638	+}
	639	+{{/code}}
1253	1253
1254		-{{info title="Berechtigungen"}}
1255		-Es sind grundsätzlich sowohl globale als auch objekt-spezifische Berechtigungen notwendig. Wenn ein Benutzer ein Objekt bearbeiten ansehen oder bearbeiten möchte ergibt sich daher die folgende Matrix:
	641	+Die beiden Einträge **payload** und **sig** sind **Pflichtfelder**. Innerhalb der Payload muss der **timestamp** **vorhanden** sein, alle anderen Felder sind optional, jedoch muss mindestens eins angegeben werden. Der QR Code kann dann - insbesondere bei der Digitalen Unterschrift oder bei Workflows, wo die Formulare ohnehin on demand erzeugt werden bereits mit allen Daten bestückt werden. In Paperless gibt es dann ein Postconsume Script, welches den QR Code ausliest, die Signatur prüft und - falls die Signatur korrekt ist - automatisch die Meta-Daten übernimmt.
1256	1256
1257		-|=(% scope="col" %)(((
1258		-Globale Berechtigung
1259		-)))|=(% scope="col" %)(((
1260		-Owner
1261		-)))|=(% scope="col" %)(((
1262		-Objekt-Berechtigung
1263		-)))|=(% scope="col" %)(((
1264		-Ergebnis
1265		-)))
1266		-|(((
1267		-❌️
1268		-)))|(((
1269		-Egal
1270		-)))|(((
1271		-Egal
1272		-)))|(((
1273		-❌️
1274		-)))
1275		-|(((
1276		-✅️
1277		-)))|(((
1278		-✅️
1279		-)))|(((
1280		-Egal
1281		-)))|(((
1282		-✅️
1283		-)))
1284		-|(((
1285		-✅️
1286		-)))|(((
1287		-❌️
1288		-)))|(((
1289		-❌️
1290		-)))|(((
1291		-❌️
1292		-)))
1293		-|(((
1294		-✅️
1295		-)))|(((
1296		-❌️
1297		-)))|(((
1298		-✅️
1299		-)))|(((
1300		-✅️
1301		-)))
	643	+=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Signatur"/}}Signatur ===
1302	1302
1303		-Mit anderen Worten, um eine Aktion auszuführen, muss ein Benutzer (a) die globale Berechtigung haben **UND** (b) Owner sein **ODER** Objekt-Berechtigungen haben.
1304		-{{/info}}
	645	+Die Signatur wird kryptographisch mit Hilfe asymmetrischen Verschlüsselung erzeugt. Wir erzeugen ein RSA 2048 Key Pair. Der öffentliche Schlüssel steht Paperless zur Verfügung, sodass Paperless die Signaturen verifizieren kann. Der private Teil des Schlüssels wird von den Makerspace-Systemem verwendet, welche die Formulare erzeugen. Im Detail:
1305	1305
1306		-=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-LokaleOwner"/}}Lokale Owner ===
	647	+* **Key-Pair**: 2048 bit Schlüssellänge, RSA, 65537 Exponent
	648	+* **Signatur**: SHA256 Signatur, PKCS1v15 Padding
	649	+* (((
	650	+**Payload**: Als Payload wird nur der Inhalt der Payload verwendet, als **JSON String ohne Whitespaces, byte encoded in UTF-8.** Das oben genannte Beispiel würde die Signatur über den folgenden String erstellen:
	651	+\\
1307	1307
1308		-Jedes Objekt in Paperless muss einen Owner haben. Damit der Owner nicht ein realer Benutzer ist, der gegebenenfalls den Vorstand / Mitgliederverwaltung oder Verein verlassen könnte, werden lokale Benutzer angelegt. Diese halten lediglich die Owner Rolle für die Ressourcen, können aber nicht für den Login verwendet werden.
	653	+{{code language="json"}}
	654	+{"payload":{"correspondent":"Daniel Herrmann (#250)","type":"SEPA Mandat","tags":["tag1","tag2"]},"timestamp":"YYYY-MM-DDTHH:mm:ss","sig":"this-would-be-the-signature-appended-to-the-data"}
	655	+{{/code}}
1309	1309
1310		-|=(% scope="row" %)(((
1311		-Benutzer
1312		-)))|=(% scope="col" %)(((
1313		-Verwendet für
	657	+
	658	+Als Referenz, die in Python wäre der Input der Signatur:
	659	+\\
	660	+
	661	+{{code language="python"}}
	662	+import json
	663	+
	664	+input_data = {'payload': {'correspondent': 'Daniel Herrmann (#250)', 'type': 'SEPA Mandat', 'tags': ['tag1', 'tag2']}, 'timestamp': 'YYYY-MM-DDTHH:mm:ss', 'sig': 'this-would-be-the-signature-appended-to-the-data'}
	665	+signature_data = json.dumps(input_data, separators=(',', ':')).encode('utf-8')
	666	+{{/code}}
1314	1314	)))
1315		-|=(% scope="row" %)(((
1316		-mksp-mv-owner
1317		-)))|(((
1318		-Alle Objekte (Dokumente, Dokumenttypen, Tags, Korrespondenten und Speicherpfade), die dem Use-Case **Mitgliederverwaltung** zugewiesen sind
1319		-)))
1320		-|=(% scope="row" %)(((
1321		-mksp-vs-owner
1322		-)))|(((
1323		-Alle Objekte (Dokumente, Dokumenttypen, Tags, Korrespondenten und Speicherpfade), die dem Use-Case **Vorstandspost** zugewiesen sind
1324		-)))
1325	1325
1326		-=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Standard-Objekt-Berechtigungen"/}}Standard-Objekt-Berechtigungen ===
	669	+\\
1327	1327
1328		-Basierend auf den hier beschrieben Regeln werden für Objekte die folgenden Berechtigungen gesetzt:
	671	+== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesSetup"/}}Technisches Setup ==
1329	1329
1330		-|=(% rowspan="2" scope="rowgroup" %)(((
1331		-Objekt
	673	+Owner: zwei Owner
	674	+Docs: Owner = grp owner, View + Edit jeweilige Gruppen
	675	+Correspondent: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
	676	+Tag: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
	677	+Doc Type: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
	678	+
	679	+TODO
	680	+
1332	1332	\\
1333		-)))|=(% colspan="3" scope="colgroup" %)(((
1334		-Mitgliederverwaltung
1335		-)))|=(% rowspan="7" scope="rowgroup" %)(((
1336		-\\
1337		-)))|=(% colspan="3" scope="colgroup" %)(((
1338		-Vorstandspost
1339		-)))
1340		-|=(% scope="col" %)(((
1341		-Owner
1342		-)))|=(% scope="col" %)(((
1343		-Anzeigen
1344		-)))|=(% scope="col" %)(((
1345		-Bearbeiten
1346		-)))|=(((
1347		-Owner
1348		-)))|=(((
1349		-Anzeigen
1350		-)))|=(((
1351		-Bearbeiten
1352		-)))
1353		-|=(% scope="row" %)(((
1354		-Dokument
1355		-)))|(((
1356		-mksp-mv-owner
1357		-)))|(((
1358		-Mitgliederverwaltung
1359		-)))|(((
1360		-Mitgliederverwaltung
1361		-)))|(((
1362		-mksp-vs-owner
1363		-)))|(((
1364		-Vorstand
1365		-)))|(((
1366		-Vorstand
1367		-)))
1368		-|=(% scope="row" %)(((
1369		-Dokumenttyp
1370		-)))|(((
1371		-mksp-mv-owner
1372		-)))|(((
1373		-Mitgliederverwaltung, IT Admin
1374		-)))|(((
1375		-IT Admin
1376		-)))|(((
1377		-mksp-vs-owner
1378		-)))|(((
1379		-Vorstand
1380		-)))|(((
1381		-Vorstand
1382		-)))
1383		-|=(% scope="row" %)(((
1384		-Tag
1385		-)))|(((
1386		-mksp-mv-owner
1387		-)))|(((
1388		-Mitgliederverwaltung, IT Admin
1389		-)))|(((
1390		-IT Admin
1391		-)))|(((
1392		-mksp-vs-owner
1393		-)))|(((
1394		-Vorstand
1395		-)))|(((
1396		-Vorstand
1397		-)))
1398		-|=(% scope="row" %)(((
1399		-Korrespondent
1400		-)))|(((
1401		-mksp-mv-owner
1402		-)))|(((
1403		-Mitgliederverwaltung, IT Admin
1404		-)))|(((
1405		-IT Admin
1406		-)))|(((
1407		-mksp-vs-owner
1408		-)))|(((
1409		-Vorstand
1410		-)))|(((
1411		-Vorstand
1412		-)))
1413		-|=(% scope="row" %)(((
1414		-Speicherpfad
1415		-)))|(((
1416		-mksp-mv-owner
1417		-)))|(((
1418		-Mitgliederverwaltung, IT Admin
1419		-)))|(((
1420		-IT Admin
1421		-)))|(((
1422		-mksp-vs-owner
1423		-)))|(((
1424		-Vorstand
1425		-)))|(((
1426		-IT Admin
1427		-)))
1428	1428
1429		-= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-OffenePunkte"/}}Offene Punkte =
	683	+=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AusFace2Faceam20.8(DH,YS)"/}}Aus Face 2 Face am 20.8  (DH,YS) ===
1430	1430
1431		-* Docuseal Logging + Monitoring
1432		-* N8n Error Handling
	685	+* Schritt 1: Einweisungszettel erzeugen
	686	+** Checkliste in Directus hinterlegen, eine pro Einweisung
	687	+** N8n Workflow, welches die Liste aus Directus herunterlädt und Template mit Puppetteer Script Node erzeugen
	688	+** Aus diesem Template dann ein DocuSeal Template erstellen
	689	+* Schritt 2: Zettel für Einweisungen generieren
	690	+** Tablet für Einweiser im makerspace
	691	+** Authentifizierung über Token an der Freigabebox
	692	+*** Neue Maschine, User schaltet die Maschine "Tablet" frei
	693	+*** Datenbank erzeugt JWT und signiert es mit einem RSA Priv Key
	694	+*** Wird als Payload in der MQTT unlock message mitgeschickt
	695	+** Tablet nutzt dieses Token für API Requests gegen Homepage Backend
	696	+** Backend wird um weitere Middleware angepasst, die dieses Token für manche Endpoints akzeptiert
	697	+** Einweiser:in bekommt aktive Einweisung angezeigt und kann Teilnehmer Entfernern (no-show) oder hinzufügen (spontan)
	698	+*** Option eine Einweisung ohne Rechnungsstellung vorzunehmen
	699	+** PDFs werden automatisch ausgedruckt
	700	+*** Tablet triggert einen Backend endpoint
	701	+**** übergibt teilnehmer als parameter (auth über token) und
	702	+**** erzeugt die entsprechenden PDFs in DocuSeal
	703	+**** Gibt PDF als Return
	704	+*** Tablet kann PDF über Netzwerk print drucken
	705	+* Schritt 3: Einweisungen erfassen
	706	+** QR code wird in Schritt 2 aufgedruckt und enthält:
	707	+*** Einweisung
	708	+*** Datum
	709	+*** Einweiser
	710	+*** Teilnehmer
	711	+*** Flag Rechnung
	712	+** Dokument wird über ScanSnap eingescannt und automatisch an paperless übergeben
	713	+** Paperless Post Consume erkennt den QR Code, validiert ihn und löst über einen Webook einen Flow in N8n aus
	714	+** N8n erstellt dann einen temporären Eintrag im Backend, ähnlich dem der heute bei "Einweisung erfassen" sichtbar ist
	715	+** Die Mitgliederverwaltung hat dann x Tage Zeit, die Einträge zu korrigieren und zu prüfen (beispielsweise ob Voraussetzungen erfüllt sind)
	716	+** Danach werden alle Schritte wie bisher ausgelöst (Berechtigung, Rechnung, Auszahlung an Einweiser, E-Mail Bestätigung, ...)
	717	+
	718	+\\

Confluence.Code.ConfluencePageClass[0]

Id

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-205586470
	1	+202866927

URL

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/205586470/Digitale Mitgliederverwaltung
	1	+https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202866927/Digitale Mitgliederverwaltung