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Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zuletzt geändert von Daniel Herrmann am 2026/02/22 21:17
Von Version Icon 41.1 Icon
bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/25 10:45
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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/27 19:13
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Zusammenfassung

Details

Icon Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -7,6 +7,10 @@
7 7  
8 8  zu diesem Zweck schaffen wir eine Platform basierend auf mehreren Open Source Software Produkten sowie einigen Hardware Produkten (NAS Speicher, Dokumentenscanner, PC Arbeitsplatz für die Mitgliederverwaltung).
9 9  
10 += {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Inhaltsverzeichnis"/}}Inhaltsverzeichnis =
11 +
12 +{{toc/}}
13 +
10 10  = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Hintergrundinformationen"/}}Hintergrundinformationen =
11 11  
12 12  Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Partien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als beispielsweise ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
... ... @@ -421,7 +421,7 @@
421 421  
422 422  === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AblegenundVerarbeiten"/}}Ablegen und Verarbeiten ===
423 423  
424 -Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Meta-Daten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
428 +Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Metadaten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
425 425  
426 426  (% class="wrapped" %)
427 427  |=(% scope="col" %)(((
... ... @@ -460,7 +460,7 @@
460 460  Das Dokument wird von der Mitgliederverwaltung eingescannt und dann von Paperless verarbeitet
461 461  )))
462 462  
463 -In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Meta-Daten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
467 +In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Metadaten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
464 464  
465 465  = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesDesign"/}}Technisches Design =
466 466  
... ... @@ -712,7 +712,7 @@
712 712  * **Per Ordner**: Auf unserem NAS gibt es einen speziellen Ordner, der in Paperless eingebunden ist. Alle Dokumente, die in diesen Ordner gelegt werden, werden automatisch von Paperless verarbeitet. Dieser Ordner wird hauptsächlich vom Dokumentenscanner verwendet, der die gescannten Dokumente ablegt. Dies ermöglicht einen einfachen Scan mit einem einfachen Button, die Dokumente werden dann automatisch in Paperless erkannt
713 713  * **Per Weboberfläche**: Es ist ebenfalls möglich, Dokumente manuell über die Weboberfläche hinzuzufügen.
714 714  
715 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Meta-Daten"/}}Meta-Daten ==
719 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-ÜbersichtderMetadaten"/}}Übersicht der Metadaten ==
716 716  
717 717  Dokumente werden dann Meta-Daten zugeordnet, die eine spätere Suche und Zuordnung erleichtern. Diese Meta-Daten sind:
718 718  
... ... @@ -723,85 +723,76 @@
723 723  * **Tags**: Einem Dokument können beliebig viele Tags zugewiesen werden. **Tags** dienen der einfacheren **Zuordnung** und dem **Wiederfinden** von Dokumenten. Es gibt allerdings auch spezielle Tags für Dokumente die eingelesen aber noch nicht bearbeitet wurden, so genannte "Inbox Tags":
724 724  ** (% style="color:var(--ds-icon-success,#22a06b);" %)**Inbox Mitgliederverwaltung**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Mitgliederverwaltung** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
725 725  ** (% style="color:var(--ds-icon-accent-blue,#1d7afc);" %)**Inbox Vorstand**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Vorstand** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
730 +* **Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Liste festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden.
731 +** Mitgliedsantrag
732 +** SEPA Lastschriftmandat
733 +** Studienbescheinigung
734 +** Bestätigung Schlüsselausgabe
735 +** Verpflichtungserklärung Datenschutz
736 +** Übungsleitervertrag
737 +** Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
738 +** Bestellung als Einweiser:in
739 +** Haftungsausschluss
740 +** Einweisungszettel
741 +** Lagervertrag Kistenlager
742 +** Lagervertrag Projektlager
726 726  * (((
727 -**Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Tabelle festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden. Neben einem Namen haben die Dokumente einen Match String. Kommt dieser eindeutig (exakter Match) irgendwo im Dokument vor, wird der Typ automatisch zugewiesen.
744 +**Storage Path**: Speicherpfade sind ein fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
745 +\\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[
746 +
747 +{{code language="none"}}
748 +document renamer
749 +{{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}}
750 +In unserem Fall kommen die folgenden Speicherpfade zum Einsatz:
728 728  \\
729 729  
730 -(% class="wrapped" %)
731 731  |=(% scope="col" %)(((
732 732  Name
733 733  )))|=(% scope="col" %)(((
734 -Exact Match String
756 +Definition
757 +)))|=(% scope="col" %)(((
758 +Sichtbar für
759 +)))|=(% scope="col" %)(((
760 +Anwendung
735 735  )))
736 736  |(((
737 -Mitgliedsantrag
763 +Mitglieder Einweisungszettel
738 738  )))|(((
739 -mksp-doc-mitgliedsantrag
765 +(% class="code" %)
766 +(((
767 +~{~{ correspondent }}/Einweisungen/~{~{ document_type }}-~{~{ tag_list }}-~{~{ created }}-~{~{ doc_pk }}
740 740  )))
741 -|(((
742 -SEPA Lastschriftmandat
743 743  )))|(((
744 -mksp-doc-sepamandat
745 -)))
746 -|(((
747 -Studienbescheinigung
770 +Mitgliederverwaltung
748 748  )))|(((
749 -mksp-doc-studienbescheinigung
772 +Einweisungszettel
750 750  )))
751 751  |(((
752 -Formular Schlüsselausgabe
775 +Mitglieder Unterlagen
753 753  )))|(((
754 -mksp-doc-schluesselausgabe
777 +(% class="code" %)
778 +(((
779 +~{~{ correspondent }}/~{~{ document_type }}-~{~{ created }}-~{~{ doc_pk }}
755 755  )))
756 -|(((
757 -Verpflichtungserklärung Datenschutz
758 758  )))|(((
759 -\\
760 -)))
761 -|(((
762 -Übungsleitervertrag
782 +Mitgliederverwaltung
763 763  )))|(((
764 -\\
784 +Alle anderen Mitgliederdokumente
765 765  )))
766 766  |(((
767 -Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
787 +Vorstand Dokumente
768 768  )))|(((
769 -\\
789 +(% class="code" %)
790 +(((
791 +~{~{ created_year }}/~{~{ correspondent }}/~{~{ title }}
770 770  )))
771 -|(((
772 -Bestellung eines Einweisers
773 773  )))|(((
774 -\\
775 -)))
776 -|(((
777 -Haftungsausschluss
794 +Vorstand
778 778  )))|(((
779 -\\
796 +Alle Vorstandsdokumente
780 780  )))
781 -|(((
782 -Einweisungszettel
783 -)))|(((
784 -\\
785 785  )))
786 -|(((
787 -Lagervertrag Kistenlager
788 -)))|(((
789 -\\
790 -)))
791 -|(((
792 -Lagervertrag Projektlager
793 -)))|(((
794 -\\
795 -)))
796 -)))
797 -* **Storage Path**: Speicherpfade sind ein etwas fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
798 -\\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[
799 799  
800 -{{code language="none"}}
801 -document renamer
802 -{{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}}
803 -TODO: Define Storage Path
804 -
805 805  == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AutomatischeZuordnungvonMetadaten"/}}Automatische Zuordnung von Metadaten ==
806 806  
807 807  Paperless unterstützt die automatische Zuordnung von Metadaten basierend auf festen Strings. So kann man beispielsweise angeben, dass ein Dokumententyp "Haftungsausschluss" zugewiesen werden soll, wenn der String "Haftungsausschluss" irgendwo im Dokument vorkommt. Dies ist allerdings auf eine korrekte Funktion der Texterkennung angewiesen und funktioniert erfahrungsgemäß nur in manchen Fällen, sodass mindestens eine manuelle Überprüfung trotzdem notwendig kommt. Wenn beispielsweise ein Brief mit dem Satz "ich dachte, ich hätte den Haftungsausschluss bereits abgegeben, könntet ihr dies bitte prüfen" erfasst wird, würde der basierend auf der Regel ebenfalls kategorisiert werden.
... ... @@ -827,7 +827,7 @@
827 827  
828 828  Die folgenden Claims sind im Body verfügbar:
829 829  
830 -(% class="" %)|=(((
825 +|=(((
831 831  Claim
832 832  )))|=(((
833 833  Type
... ... @@ -863,7 +863,7 @@
863 863  )))|(((
864 864  UTC Linux-Timestamp der angibt, bis wann das Dokument gültig ist.
865 865  )))
866 -(% class="" %)|(((
861 +|(((
867 867  (% class="code" %)
868 868  (((
869 869  typ
... ... @@ -875,7 +875,7 @@
875 875  )))|(((
876 876  Typ des Dokuments basierend auf der unten definierten Liste.
877 877  )))
878 -(% class="" %)|(((
873 +|(((
879 879  (% class="code" %)
880 880  (((
881 881  cor
... ... @@ -887,7 +887,7 @@
887 887  )))|(((
888 888  Optional: Name des Korrespondenten, dem das Dokument zugeordnet werden soll
889 889  )))
890 -(% class="" %)|(((
885 +|(((
891 891  tags
892 892  )))|(((
893 893  List[String]
... ... @@ -1028,8 +1028,12 @@
1028 1028  
1029 1029  === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Referenz-Implementierung"/}}Referenz-Implementierung ===
1030 1030  
1031 -Eine Referenz-Implementierung befindet sich im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/paperless-pdf417-reference>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/paperless-pdf417-reference||shape="rect"]]
1026 +Eine Referenz-Implementierung befindet sich im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-pdf417-reference>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-pdf417-reference||shape="rect"]]
1032 1032  
1028 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PostConsumptionScript"/}}Post Consumption Script ===
1029 +
1030 +Die eigentliche Zuordnung der Meta-Daten erfolgt über ein so genanntes Post Consumption Script. Dieses befindet sich ebenfalls im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-post-consumption-script#>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-post-consumption-script||shape="rect"]]
1031 +
1033 1033  == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessBerechtigungen"/}}Paperless Berechtigungen ==
1034 1034  
1035 1035  Paperless NGX hat ein Berechtigungssystem, welches sich über fast alle Ressourcen erstreckt. Grundsätzlich gibt es **Benutzer** und **Gruppen**. Berechtigungen können dann global vergeben werden (Sichtbarkeit von Features) und zusätzlich auf Objektebene vergeben werden.
... ... @@ -1484,6 +1484,13 @@
1484 1484  IT Admin
1485 1485  )))
1486 1486  
1486 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Workflows"/}}Workflows ==
1487 +
1488 +Paperless Workflows können zur Automatisierung verschiedener Tasks eingesetzt werden. In diesem Fall werden zwei Fälle damit abgedeckt:
1489 +
1490 +* Beim Hinzufügen der Dokumente via Webinterface **wird standardmäßig der angemeldete Nutzer als Owner des Dokuments festgelegt**. Damit haben andere Mitglieder der gleichen Gruppe (Beispielsweise Vorstand oder Mitgliederverwaltung) kein Zugriff auf die so hinzugefügten Dokumente. Aus diesem Grund setzt einer der Workflow die entsprechend notwendigen Berechtigungen.
1491 +* Einscannen von Dokumenten soll sowohl für die Mitgliederverwaltung als auch für den Vorstand möglich sein und der richtigen Gruppe zugeordnet werden. Wir haben dafür zwei unterschiedliche Ordner aus dem NAS angelegt. Der Dokumentenscanner kann Dokumente in einen der beiden Ordner legen, wir nutzen Workflows um auch hier die richtigen Berechtigungen zu setzen.
1492 +
1487 1487  = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-OffenePunkte"/}}Offene Punkte =
1488 1488  
1489 1489  * Docuseal Logging + Monitoring
Icon Confluence.Code.ConfluencePageClass[0]
Id
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -205586465
1 +205586515
URL
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/205586465/Digitale Mitgliederverwaltung
1 +https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/205586515/Digitale Mitgliederverwaltung