Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/25 10:40

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am 2025/08/27 20:14

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Zusammenfassung

Seiteneigenschaften (1 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
Objekte (1 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
- Confluence.Code.ConfluencePageClass[0]

Details

Seiteneigenschaften

Inhalt

@@ -7,6 +7,10 @@
  zu diesem Zweck schaffen wir eine Platform basierend auf mehreren Open Source Software Produkten sowie einigen Hardware Produkten (NAS Speicher, Dokumentenscanner, PC Arbeitsplatz für die Mitgliederverwaltung).
++= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Inhaltsverzeichnis"/}}Inhaltsverzeichnis =
++
++{{toc/}}
++
  = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Hintergrundinformationen"/}}Hintergrundinformationen =
  Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Partien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als beispielsweise ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
@@ -421,7 +421,7 @@
  === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AblegenundVerarbeiten"/}}Ablegen und Verarbeiten ===
--Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Meta-Daten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
++Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Metadaten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
  (% class="wrapped" %)
  |=(% scope="col" %)(((
@@ -460,7 +460,7 @@
  Das Dokument wird von der Mitgliederverwaltung eingescannt und dann von Paperless verarbeitet
  )))
--In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Meta-Daten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
++In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Metadaten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
  = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesDesign"/}}Technisches Design =
@@ -712,8 +712,17 @@
  * **Per Ordner**: Auf unserem NAS gibt es einen speziellen Ordner, der in Paperless eingebunden ist. Alle Dokumente, die in diesen Ordner gelegt werden, werden automatisch von Paperless verarbeitet. Dieser Ordner wird hauptsächlich vom Dokumentenscanner verwendet, der die gescannten Dokumente ablegt. Dies ermöglicht einen einfachen Scan mit einem einfachen Button, die Dokumente werden dann automatisch in Paperless erkannt
  * **Per Weboberfläche**: Es ist ebenfalls möglich, Dokumente manuell über die Weboberfläche hinzuzufügen.
--== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Meta-Daten"/}}Meta-Daten ==
++Die folgenden Grafik gibt eine Übersicht:
++{{confluence_drawio border="true" diagramName="Ingest Diagram" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1016" height="451" revision="3"/}}
++
++Die Konfiguration des Scanners ist so eingerichtet, dass nur zwei Buttons auf dem Display sichtbar sind:
++
++* **SCAN Vorstand** - Platziert das Dokument in dem Consumption Ordner für den Vorstand, Rechte und Tags werden dann automatisch gesetzt
++* **SCAN MV** - Platziert das Dokument in dem Consumption Ordner für die Mitgliederverwaltung, Rechte und Tags werden dann automatisch gesetzt
++
++== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-ÜbersichtderMetadaten"/}}Übersicht der Metadaten ==
++
  Dokumente werden dann Meta-Daten zugeordnet, die eine spätere Suche und Zuordnung erleichtern. Diese Meta-Daten sind:
  * **Korrespondent**: Im Prinzip der "Gesprächspartner", beispielsweise der Absender eines Briefs. Im Falle der Mitgliederverwaltung wird für jedes Mitglied und jeden registrierten Gast automatisch im Hintergrund ein Korrespondent angelegt. Die Korrespondenten heißen:
@@ -723,85 +723,76 @@
  * **Tags**: Einem Dokument können beliebig viele Tags zugewiesen werden. **Tags** dienen der einfacheren **Zuordnung** und dem **Wiederfinden** von Dokumenten. Es gibt allerdings auch spezielle Tags für Dokumente die eingelesen aber noch nicht bearbeitet wurden, so genannte "Inbox Tags":
  ** (% style="color:var(--ds-icon-success,#22a06b);" %)**Inbox Mitgliederverwaltung**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Mitgliederverwaltung** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
  ** (% style="color:var(--ds-icon-accent-blue,#1d7afc);" %)**Inbox Vorstand**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Vorstand** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
++* **Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Liste festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden.
++** Mitgliedsantrag
++** SEPA Lastschriftmandat
++** Studienbescheinigung
++** Bestätigung Schlüsselausgabe
++** Verpflichtungserklärung Datenschutz
++** Übungsleitervertrag
++** Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
++** Bestellung als Einweiser:in
++** Haftungsausschluss
++** Einweisungszettel
++** Lagervertrag Kistenlager
++** Lagervertrag Projektlager
  * (((
--**Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Tabelle festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden. Neben einem Namen haben die Dokumente einen Match String. Kommt dieser eindeutig (exakter Match) irgendwo im Dokument vor, wird der Typ automatisch zugewiesen.
++**Storage Path**: Speicherpfade sind ein fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
++\\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[
++
++{{code language="none"}}
++document renamer
++{{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}}
++In unserem Fall kommen die folgenden Speicherpfade zum Einsatz:
  \\
--(% class="wrapped" %)
  |=(% scope="col" %)(((
  Name
  )))|=(% scope="col" %)(((
--Exact Match String
++Definition
++)))|=(% scope="col" %)(((
++Sichtbar für
++)))|=(% scope="col" %)(((
++Anwendung
  )))
  |(((
--Mitgliedsantrag
++Mitglieder Einweisungszettel
  )))|(((
--mksp-doc-mitgliedsantrag
++(% class="code" %)
++(((
++~{~{ correspondent }}/Einweisungen/~{~{ document_type }}-~{~{ tag_list }}-~{~{ created }}-~{~{ doc_pk }}
  )))
--|(((
--SEPA Lastschriftmandat
  )))|(((
--mksp-doc-sepamandat
--)))
--|(((
--Studienbescheinigung
++Mitgliederverwaltung
  )))|(((
--mksp-doc-studienbescheinigung
++Einweisungszettel
  )))
  |(((
--Formular Schlüsselausgabe
++Mitglieder Unterlagen
  )))|(((
--mksp-doc-schluesselausgabe
++(% class="code" %)
++(((
++~{~{ correspondent }}/~{~{ document_type }}-~{~{ created }}-~{~{ doc_pk }}
  )))
--|(((
--Verpflichtungserklärung Datenschutz
  )))|(((
--\\
--)))
--|(((
--Übungsleitervertrag
++Mitgliederverwaltung
  )))|(((
--\\
++Alle anderen Mitgliederdokumente
  )))
  |(((
--Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
++Vorstand Dokumente
  )))|(((
--\\
++(% class="code" %)
++(((
++~{~{ created_year }}/~{~{ correspondent }}/~{~{ title }}
  )))
--|(((
--Bestellung eines Einweisers
  )))|(((
--\\
--)))
--|(((
--Haftungsausschluss
++Vorstand
  )))|(((
--\\
++Alle Vorstandsdokumente
  )))
--|(((
--Einweisungszettel
--)))|(((
--\\
  )))
--|(((
--Lagervertrag Kistenlager
--)))|(((
--\\
--)))
--|(((
--Lagervertrag Projektlager
--)))|(((
--\\
--)))
--)))
--* **Storage Path**: Speicherpfade sind ein etwas fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
--\\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[
--{{code language="none"}}
--document renamer
--{{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}}
--TODO: Define Storage Path
--
  == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AutomatischeZuordnungvonMetadaten"/}}Automatische Zuordnung von Metadaten ==
  Paperless unterstützt die automatische Zuordnung von Metadaten basierend auf festen Strings. So kann man beispielsweise angeben, dass ein Dokumententyp "Haftungsausschluss" zugewiesen werden soll, wenn der String "Haftungsausschluss" irgendwo im Dokument vorkommt. Dies ist allerdings auf eine korrekte Funktion der Texterkennung angewiesen und funktioniert erfahrungsgemäß nur in manchen Fällen, sodass mindestens eine manuelle Überprüfung trotzdem notwendig kommt. Wenn beispielsweise ein Brief mit dem Satz "ich dachte, ich hätte den Haftungsausschluss bereits abgegeben, könntet ihr dies bitte prüfen" erfasst wird, würde der basierend auf der Regel ebenfalls kategorisiert werden.
@@ -827,7 +827,7 @@
  Die folgenden Claims sind im Body verfügbar:
--(% class="" %)|=(((
++|=(((
  Claim
  )))|=(((
  Type
@@ -863,7 +863,7 @@
  )))|(((
  UTC Linux-Timestamp der angibt, bis wann das Dokument gültig ist.
  )))
--(% class="" %)|(((
++|(((
  (% class="code" %)
  (((
  typ
@@ -875,7 +875,7 @@
  )))|(((
  Typ des Dokuments basierend auf der unten definierten Liste.
  )))
--(% class="" %)|(((
++|(((
  (% class="code" %)
  (((
  cor
@@ -887,7 +887,7 @@
  )))|(((
  Optional: Name des Korrespondenten, dem das Dokument zugeordnet werden soll
  )))
--(% class="" %)|(((
++|(((
  tags
  )))|(((
  List[String]
@@ -1028,8 +1028,12 @@
  === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Referenz-Implementierung"/}}Referenz-Implementierung ===
--Eine Referenz-Implementierung befindet sich im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/paperless-pdf417-reference>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/paperless-pdf417-reference||shape="rect"]]
++Eine Referenz-Implementierung befindet sich im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-pdf417-reference>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-pdf417-reference||shape="rect"]]
++=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PostConsumptionScript"/}}Post Consumption Script ===
++
++Die eigentliche Zuordnung der Meta-Daten erfolgt über ein so genanntes Post Consumption Script. Dieses befindet sich ebenfalls im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-post-consumption-script#>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-post-consumption-script||shape="rect"]]
++
  == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessBerechtigungen"/}}Paperless Berechtigungen ==
  Paperless NGX hat ein Berechtigungssystem, welches sich über fast alle Ressourcen erstreckt. Grundsätzlich gibt es **Benutzer** und **Gruppen**. Berechtigungen können dann global vergeben werden (Sichtbarkeit von Features) und zusätzlich auf Objektebene vergeben werden.
@@ -1385,25 +1385,22 @@
  Basierend auf den hier beschrieben Regeln werden für Objekte die folgenden Berechtigungen gesetzt:
--|=(% scope="rowgroup" %)(((
++|=(% rowspan="2" scope="rowgroup" %)(((
  Objekt
++\\
  )))|=(% colspan="3" scope="colgroup" %)(((
  Mitgliederverwaltung
--)))|=(% scope="row" %)(((
++)))|=(% rowspan="7" scope="rowgroup" %)(((
  \\
  )))|=(% colspan="3" scope="colgroup" %)(((
  Vorstandspost
  )))
--|=(% scope="rowgroup" %)(((
--Objekt
--)))|=(% scope="col" %)(((
++|=(% scope="col" %)(((
  Owner
  )))|=(% scope="col" %)(((
  Anzeigen
  )))|=(% scope="col" %)(((
  Bearbeiten
--)))|=(% scope="row" %)(((
--\\
  )))|=(((
  Owner
  )))|=(((
@@ -1414,95 +1414,86 @@
  |=(% scope="row" %)(((
  Dokument
  )))|(((
--\\
++mksp-mv-owner
  )))|(((
--\\
++Mitgliederverwaltung
  )))|(((
--\\
--)))|=(% scope="row" %)(((
--\\
++Mitgliederverwaltung
  )))|(((
--\\
++mksp-vs-owner
  )))|(((
--\\
++Vorstand
  )))|(((
--\\
++Vorstand
  )))
  |=(% scope="row" %)(((
  Dokumenttyp
  )))|(((
--\\
++mksp-mv-owner
  )))|(((
--\\
++Mitgliederverwaltung, IT Admin
  )))|(((
--\\
--)))|=(% scope="row" %)(((
--\\
++IT Admin
  )))|(((
--\\
++mksp-vs-owner
  )))|(((
--\\
++Vorstand
  )))|(((
--\\
++Vorstand
  )))
  |=(% scope="row" %)(((
  Tag
  )))|(((
--\\
++mksp-mv-owner
  )))|(((
--\\
++Mitgliederverwaltung, IT Admin
  )))|(((
--\\
--)))|=(% scope="row" %)(((
--\\
++IT Admin
  )))|(((
--\\
++mksp-vs-owner
  )))|(((
--\\
++Vorstand
  )))|(((
--\\
++Vorstand
  )))
  |=(% scope="row" %)(((
  Korrespondent
  )))|(((
--\\
++mksp-mv-owner
  )))|(((
--\\
++Mitgliederverwaltung, IT Admin
  )))|(((
--\\
--)))|=(% scope="row" %)(((
--\\
++IT Admin
  )))|(((
--\\
++mksp-vs-owner
  )))|(((
--\\
++Vorstand
  )))|(((
--\\
++Vorstand
  )))
  |=(% scope="row" %)(((
  Speicherpfad
  )))|(((
--\\
++mksp-mv-owner
  )))|(((
--\\
++Mitgliederverwaltung, IT Admin
  )))|(((
--\\
--)))|=(% scope="row" %)(((
--\\
++IT Admin
  )))|(((
--\\
++mksp-vs-owner
  )))|(((
--\\
++Vorstand
  )))|(((
--\\
++IT Admin
  )))
--Owner: zwei Owner
--Docs: Owner = grp owner, View + Edit jeweilige Gruppen
--Correspondent: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
--Tag: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
--Doc Type: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
++== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Workflows"/}}Workflows ==
++Paperless Workflows können zur Automatisierung verschiedener Tasks eingesetzt werden. In diesem Fall werden zwei Fälle damit abgedeckt:
++
++* Beim Hinzufügen der Dokumente via Webinterface **wird standardmäßig der angemeldete Nutzer als Owner des Dokuments festgelegt**. Damit haben andere Mitglieder der gleichen Gruppe (Beispielsweise Vorstand oder Mitgliederverwaltung) kein Zugriff auf die so hinzugefügten Dokumente. Aus diesem Grund setzt einer der Workflow die entsprechend notwendigen Berechtigungen.
++* Einscannen von Dokumenten soll sowohl für die Mitgliederverwaltung als auch für den Vorstand möglich sein und der richtigen Gruppe zugeordnet werden. Wir haben dafür zwei unterschiedliche Ordner aus dem NAS angelegt. Der Dokumentenscanner kann Dokumente in einen der beiden Ordner legen, wir nutzen Workflows um auch hier die richtigen Berechtigungen zu setzen.
++
  = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-OffenePunkte"/}}Offene Punkte =
  * Docuseal Logging + Monitoring

Confluence.Code.ConfluencePageClass[0]

Id

@@ -1,1 +1,1 @@
--205586464
++205586522

URL

@@ -1,1 +1,1 @@
--https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/205586464/Digitale Mitgliederverwaltung
++https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/205586522/Digitale Mitgliederverwaltung