Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zusammenfassung

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  • Confluence.Code.ConfluencePageClass[0]

Details

Seiteneigenschaften

Inhalt

...	...	@@ -7,14 +7,6 @@
7	7
8	8	zu diesem Zweck schaffen wir eine Platform basierend auf mehreren Open Source Software Produkten sowie einigen Hardware Produkten (NAS Speicher, Dokumentenscanner, PC Arbeitsplatz für die Mitgliederverwaltung).
9	9
10		-= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Hintergrundinformationen"/}}Hintergrundinformationen =
11		-
12		-Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Partien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als beispielsweise ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
13		-
14		-Der Gesetzesgeber unterscheidet hier zwischen drei Arten der digitalen Unterschrift:
15		-
16		-* Arten und Stufen der digitalen Signatur
17		-
18	18	= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Anforderungen/Workshop"/}}Anforderungen / Workshop =
19	19
20	20	Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
...	...	@@ -41,7 +41,7 @@
41	41	* Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn
42	42	* Mitgliederakte wird angelegt, der Antrag wird in der Akte abgeheftet
43	43	)))|(((
44		-Der Antrag kann komplett **digital unterschrieben** werden. Vorgehen:
	36	+Der Antrag kann komplett digital signiert werden. Vorgehen:
45	45
46	46	* Interessent:in füllt den Online-Antrag auf der Homepage aus
47	47	* Nach Bestätigung der E-Mail Adresse wird ein Vorgang zur digitalen Unterschrift ausgelöst
...	...	@@ -57,7 +57,7 @@
57	57	)))|(((
58	58	Wird zeitgleich mit dem Mitgliedsantrag verschickt und folgt exakt dem gleichen Prozess
59	59	)))|(((
60		-**Gleicher Prozess **wie Mitgliedsantrag
	52	+Gleicher Prozess wie Mitgliedsantrag
61	61	)))
62	62	|(((
63	63	Studienbescheinigung
...	...	@@ -68,7 +68,7 @@
68	68
69	69	Diese prüft die Bescheinigung und verlängert die reduzierte Mitgliedschaft gemäß den Angaben auf dem Nachweis.
70	70	)))|(((
71		-**Neue Lösung** basierend auf der Homepage, N8n, Paperless und Vikunja, weitere Details unten
	63	+\\
72	72	)))
73	73	|(((
74	74	Ausweiskopie
...	...	@@ -75,11 +75,9 @@
75	75	)))|(((
76	76	❌️
77	77	)))|(((
78		-Bei der Ausgabe eines Schlüssels wird stand heute eine Ausweiskopie angefertigt und in der Akte abgelegt.
79		-
80		-Vermutlich dürfen wir das ohnehin nicht.
	70	+\\
81	81	)))|(((
82		-**Entfällt**. Siehe **Formular Schlüsselausgabe** für Details
	72	+\\
83	83	)))
84	84	|(((
85	85	Formular Schlüsselausgabe
...	...	@@ -86,21 +86,9 @@
86	86	)))|(((
87	87	⚠️
88	88	)))|(((
89		-Bei Ausgabe eines Schlüssels über die Schlüsselausgabebox wird das Formular vorausgefüllt und automatisch ausgedruckt
90		-
91		-Unterschrieben wird es dann an zwei Stellen vom Mitglied, einmal für die Abbuchung, einmal für die Regeln.
92		-
93		-Danach wird das Dokument zusammen mit der Ausweiskopie in der Akte abgelegt.
	79	+\\
94	94	)))|(((
95		-⚠️ Der Prozess findet immer persönlich und vor Ort im Makerspace statt.
96		-Es kann nicht vorausgesetzt werden, dass das Mitglied in allen Fällen ein Handy dabei hat um eine digitale Unterschrift in Docuseal zu leisten.
97		-
98		-Das Formular für die Schlüsselausgabe wird um zwei Felder erweitert:
99		-
100		-* Ausweisnummer (oder Nummer des Aufenthaltstitels, Reisepass, ...)
101		-* Unterschriftsfeld für Vereinsfunktionär:in, dass der Ausweis eingesehen wurde und gültig ist
102		-
103		-Bleibt ansonsten in Phase 1 erst einmal handschriftlich, kann dann in Phase 2 eventuell über das Tablet digital unterschrieben werden.
	81	+\\
104	104	)))
105	105	|(((
106	106	Verpflichtungserklärung Datenschutz
...	...	@@ -107,16 +107,9 @@
107	107	)))|(((
108	108	✅️
109	109	)))|(((
110		-Notwendig für Funktionäre, Einweisende, und so weiter.
111		-
112		-Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird.
113		-Danach wird ein Flag für das jeweilige Mitglied gesetzt, dass die Erklärung abgegeben wurde.
	88	+\\
114	114	)))|(((
115		-**Vollständig digital**.
116		-
117		-* Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage)
118		-* Mitglied erhält die Aufforderung per Mail das Dokument zu unterschreiben
119		-* Nach Unterschrift wird das Flag automatisch gesetzt und das Dokument wird zu Paperless NGX hochgeladen.
	90	+\\
120	120	)))
121	121	|(((
122	122	Übungsleitervertrag
...	...	@@ -123,19 +123,9 @@
123	123	)))|(((
124	124	✅️
125	125	)))|(((
126		-Notwendig für alle, die Einweisungen oder Workshops halten möchten.
127		-
128		-Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird. Danach werden zwei Flags gesetzt:
129		-
130		-* Bestätigung dass der Vertrag vorliegt
131		-* Ein Flag ob das Mitglied die Übungsleiterpauschale an den Verein spendet oder nicht
	97	+\\
132	132	)))|(((
133		-**Vollständig digital**.
134		-
135		-* Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage)
136		-* Mitglied erhält die Aufforderung per Mail das Dokument zu unterschreiben
137		-* Nach Unterschrift wird das erste automatisch gesetzt und das Dokument wird zu Paperless NGX hochgeladen.
138		-* Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
	99	+\\
139	139	)))
140	140	|(((
141	141	Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
...	...	@@ -142,11 +142,9 @@
142	142	)))|(((
143	143	❌️
144	144	)))|(((
145		-Handschriftliches Formular, kommt eher selten vor (< 10x pro Jahr)
146		-
147		-Urheberrecht, Übertragung von Nutzungsrechten sollte in Schriftform erfolgen
	106	+\\
148	148	)))|(((
149		-Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner Einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
	108	+\\
150	150	)))
151	151	|(((
152	152	Bestellung eines Einweisers
...	...	@@ -153,21 +153,9 @@
153	153	)))|(((
154	154	✅️
155	155	)))|(((
156		-**Formular existiert nicht**. Stand heute wird ein Einweisungszettel mit manuellen Notizen zweckentfremdet.
	115	+\\
157	157	)))|(((
158		-Im Prinzip sind vier Parteien involviert:
159		-
160		-1. Einweiser:in - die Person hat eine besondere Unterweisung für die/den neue(n) Einweiser:in durchgeführt - muss angegeben sein, muss aber nicht unterschreiben
161		-1. Bereichsleitung - schlägt vor und muss die Person zum Einweiser berufen
162		-1. Vorstand - bestätigt die Berufung
163		-1. Neue(r) Einweiser:in - unterschreibt, dass die Regelungen verstanden wurden.
164		-
165		-Wenn das Formular von allen Parteien unterschrieben wurde:
166		-
167		-* Automatisch In Paperless NGX der Akte hinzufügen
168		-* Flag auf der Homepage setzen
169		-* Es sind manuelle Aufgaben seitens der MV notwendig (Slack Channel hinzufügen) → Vikunja Task
170		-* Bei Bedarf kann der Prozess für den Übungsleitervertrag automatisch gestartet werden
	117	+\\
171	171	)))
172	172	|(((
173	173	Haftungsausschluss
...	...	@@ -174,20 +174,9 @@
174	174	)))|(((
175	175	❌️
176	176	)))|(((
177		-Wird sehr früh (schon beim ersten Besuch der offenen Werkstatt) unterschrieben und abgeheftet.
178		-
179		-Zu dem Zeitpunkt existiert weder eine Akte für das Mitglied noch eine Notwendigkeit für eine eigene Gäste-Akte
180		-
181		-Bisher:
182		-
183		-* Bei Beginn der Mitgliedschaft wird der Haftungsausschluss aus dem großen Stapel heraussortiert
	124	+\\
184	184	)))|(((
185		-Zwei Vorschläge:
186		-
187		-* Wie bisher Haftungsausschluss raussuchen, Einscannen und manuell in Paperless NGX zuweisen
188		-* Alternativ zusammen mit dem Mitgliederantrag noch einmal versenden
189		-
190		-Wird aber handschriftlich benötigt, muss also so oder so eingescannt werden
	126	+\\
191	191	)))
192	192	|(((
193	193	Einweisungszettel
...	...	@@ -194,18 +194,7 @@
194	194	)))|(((
195	195	❌️
196	196	)))|(((
197		-Müssen aus Haftungsgründen handschriftlich unterschrieben werden.
198		-Mit Abstand die meisten Zettel
199		-
200		-* Blanko-Zettel liegen im Aktenschrank am Eingang.
201		-* Nach einer Einweisung lässt der Einweisende die Teilnehmenden den Zettel ausfüllen und unterschreiben
202		-* Danach werden sie in den Briefkasten geworfen
203		-* Die Mitgliederverwaltung erfasst die Zettel. Dabei werden ebenfalls einige Dinge geprüft
204		-** Hat die Person notwendige Vorbedingungen erfüllt (beispielsweise einen LMS Kurs)?
205		-** Ist die einweisende Person überhaupt Berechtigt, diese Einweisung durchzuführen?
206		-** Muss für die Teilnehmenden eine Abbuchung veranlasst werden?
207		-** Muss für den Einweisenden eine Auszahlung veranlasst werden?
208		-* Danach wird der Zettel in die jeweiligen Akten einsortiert.
	133	+\\
209	209	)))|(((
210	210	\\
211	211	)))
...	...	@@ -214,12 +214,7 @@
214	214	)))|(((
215	215	✅️
216	216	)))|(((
217		-Kann digital über DocuSeal oder in Papierform unterschrieben werden.
218		-
219		-Wenn DocuSeal → geht in Kopie an die Mitgliederverwaltung
220		-Wenn Papierform → wird eingeworfen
221		-
222		-Nach Erfassen kann die Person eine Kiste beantragen, die dann monatliche Kosten auslöst
	142	+\\
223	223	)))|(((
224	224	\\
225	225	)))
...	...	@@ -228,12 +228,7 @@
228	228	)))|(((
229	229	✅️
230	230	)))|(((
231		-Kann digital über DocuSeal oder in Papierform unterschrieben werden.
232		-
233		-Wenn DocuSeal → geht in Kopie an die Mitgliederverwaltung
234		-Wenn Papierform → wird eingeworfen
235		-
236		-Nach Erfassen kann die Person das Projektlager automatisch nutzen.
	151	+\\
237	237	)))|(((
238	238	\\
239	239	)))

Confluence.Code.ConfluencePageClass[0]

Id

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-202866711
	1	+202866708

URL

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202866711/Digitale Mitgliederverwaltung
	1	+https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202866708/Digitale Mitgliederverwaltung