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Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zuletzt geändert von Daniel Herrmann am 2026/02/22 21:17
Von Version Icon 39.1 Icon
bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/25 09:35
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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/31 18:23
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Zusammenfassung

Details

Icon Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -7,6 +7,10 @@
7 7  
8 8  zu diesem Zweck schaffen wir eine Platform basierend auf mehreren Open Source Software Produkten sowie einigen Hardware Produkten (NAS Speicher, Dokumentenscanner, PC Arbeitsplatz für die Mitgliederverwaltung).
9 9  
10 += {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Inhaltsverzeichnis"/}}Inhaltsverzeichnis =
11 +
12 +{{toc/}}
13 +
10 10  = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Hintergrundinformationen"/}}Hintergrundinformationen =
11 11  
12 12  Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Partien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als beispielsweise ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
... ... @@ -421,7 +421,7 @@
421 421  
422 422  === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AblegenundVerarbeiten"/}}Ablegen und Verarbeiten ===
423 423  
424 -Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Meta-Daten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
428 +Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Metadaten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
425 425  
426 426  (% class="wrapped" %)
427 427  |=(% scope="col" %)(((
... ... @@ -460,7 +460,7 @@
460 460  Das Dokument wird von der Mitgliederverwaltung eingescannt und dann von Paperless verarbeitet
461 461  )))
462 462  
463 -In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Meta-Daten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
467 +In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Metadaten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
464 464  
465 465  = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesDesign"/}}Technisches Design =
466 466  
... ... @@ -492,8 +492,10 @@
492 492  
493 493  Workflows können automatisch getriggert werden – etwa per Webhook, Zeitplan oder NATS Ereignis – und lassen sich mit Bedingungen, Schleifen und Verzweigungen komplex gestalten. n8n speichert Ausführungsverläufe, meldet Fehler und erlaubt es, einzelne Schritte neu zu starten oder zu ändern.
494 494  
495 -In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist.
499 +In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist. Das Setup und die Konfiguration von N8n ist auf einer eigenen Wiki-Seite beschrieben.
496 496  
501 +\\
502 +
497 497  === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-NATS"/}}NATS ===
498 498  
499 499  Für den Transport von Events zwischen der Homepage (insbesondere dem Backend) und N8n wird **NATS** vorgeschlagen. **NATS** ist ein leichtgewichtiges, schnelles **Messaging-System** für Event-Streaming und -Queues, das auf dem **Publish/Subscribe-Prinzip** basiert. Es eignet sich besonders für verteilte Systeme, bei denen verschiedene Dienste über Events miteinander kommunizieren.
... ... @@ -712,8 +712,17 @@
712 712  * **Per Ordner**: Auf unserem NAS gibt es einen speziellen Ordner, der in Paperless eingebunden ist. Alle Dokumente, die in diesen Ordner gelegt werden, werden automatisch von Paperless verarbeitet. Dieser Ordner wird hauptsächlich vom Dokumentenscanner verwendet, der die gescannten Dokumente ablegt. Dies ermöglicht einen einfachen Scan mit einem einfachen Button, die Dokumente werden dann automatisch in Paperless erkannt
713 713  * **Per Weboberfläche**: Es ist ebenfalls möglich, Dokumente manuell über die Weboberfläche hinzuzufügen.
714 714  
715 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Meta-Daten"/}}Meta-Daten ==
721 +Die folgenden Grafik gibt eine Übersicht:
716 716  
723 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Ingest Diagram" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1016" height="451" revision="3"/}}
724 +
725 +Die Konfiguration des Scanners ist so eingerichtet, dass nur zwei Buttons auf dem Display sichtbar sind:
726 +
727 +* **SCAN Vorstand** - Platziert das Dokument in dem Consumption Ordner für den Vorstand, Rechte und Tags werden dann automatisch gesetzt
728 +* **SCAN MV** - Platziert das Dokument in dem Consumption Ordner für die Mitgliederverwaltung, Rechte und Tags werden dann automatisch gesetzt
729 +
730 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-ÜbersichtderMetadaten"/}}Übersicht der Metadaten ==
731 +
717 717  Dokumente werden dann Meta-Daten zugeordnet, die eine spätere Suche und Zuordnung erleichtern. Diese Meta-Daten sind:
718 718  
719 719  * **Korrespondent**: Im Prinzip der "Gesprächspartner", beispielsweise der Absender eines Briefs. Im Falle der Mitgliederverwaltung wird für jedes Mitglied und jeden registrierten Gast automatisch im Hintergrund ein Korrespondent angelegt. Die Korrespondenten heißen:
... ... @@ -723,85 +723,76 @@
723 723  * **Tags**: Einem Dokument können beliebig viele Tags zugewiesen werden. **Tags** dienen der einfacheren **Zuordnung** und dem **Wiederfinden** von Dokumenten. Es gibt allerdings auch spezielle Tags für Dokumente die eingelesen aber noch nicht bearbeitet wurden, so genannte "Inbox Tags":
724 724  ** (% style="color:var(--ds-icon-success,#22a06b);" %)**Inbox Mitgliederverwaltung**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Mitgliederverwaltung** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
725 725  ** (% style="color:var(--ds-icon-accent-blue,#1d7afc);" %)**Inbox Vorstand**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Vorstand** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
741 +* **Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Liste festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden.
742 +** Mitgliedsantrag
743 +** SEPA Lastschriftmandat
744 +** Studienbescheinigung
745 +** Bestätigung Schlüsselausgabe
746 +** Verpflichtungserklärung Datenschutz
747 +** Übungsleitervertrag
748 +** Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
749 +** Bestellung als Einweiser:in
750 +** Haftungsausschluss
751 +** Einweisungszettel
752 +** Lagervertrag Kistenlager
753 +** Lagervertrag Projektlager
726 726  * (((
727 -**Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Tabelle festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden. Neben einem Namen haben die Dokumente einen Match String. Kommt dieser eindeutig (exakter Match) irgendwo im Dokument vor, wird der Typ automatisch zugewiesen.
755 +**Storage Path**: Speicherpfade sind ein fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
756 +\\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[
757 +
758 +{{code language="none"}}
759 +document renamer
760 +{{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}}
761 +In unserem Fall kommen die folgenden Speicherpfade zum Einsatz:
728 728  \\
729 729  
730 -(% class="wrapped" %)
731 731  |=(% scope="col" %)(((
732 732  Name
733 733  )))|=(% scope="col" %)(((
734 -Exact Match String
767 +Definition
768 +)))|=(% scope="col" %)(((
769 +Sichtbar für
770 +)))|=(% scope="col" %)(((
771 +Anwendung
735 735  )))
736 736  |(((
737 -Mitgliedsantrag
774 +Mitglieder Einweisungszettel
738 738  )))|(((
739 -mksp-doc-mitgliedsantrag
776 +(% class="code" %)
777 +(((
778 +~{~{ correspondent }}/Einweisungen/~{~{ document_type }}-~{~{ tag_list }}-~{~{ created }}-~{~{ doc_pk }}
740 740  )))
741 -|(((
742 -SEPA Lastschriftmandat
743 743  )))|(((
744 -mksp-doc-sepamandat
745 -)))
746 -|(((
747 -Studienbescheinigung
781 +Mitgliederverwaltung
748 748  )))|(((
749 -mksp-doc-studienbescheinigung
783 +Einweisungszettel
750 750  )))
751 751  |(((
752 -Formular Schlüsselausgabe
786 +Mitglieder Unterlagen
753 753  )))|(((
754 -mksp-doc-schluesselausgabe
788 +(% class="code" %)
789 +(((
790 +~{~{ correspondent }}/~{~{ document_type }}-~{~{ created }}-~{~{ doc_pk }}
755 755  )))
756 -|(((
757 -Verpflichtungserklärung Datenschutz
758 758  )))|(((
759 -\\
760 -)))
761 -|(((
762 -Übungsleitervertrag
793 +Mitgliederverwaltung
763 763  )))|(((
764 -\\
795 +Alle anderen Mitgliederdokumente
765 765  )))
766 766  |(((
767 -Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
798 +Vorstand Dokumente
768 768  )))|(((
769 -\\
800 +(% class="code" %)
801 +(((
802 +~{~{ created_year }}/~{~{ correspondent }}/~{~{ title }}
770 770  )))
771 -|(((
772 -Bestellung eines Einweisers
773 773  )))|(((
774 -\\
775 -)))
776 -|(((
777 -Haftungsausschluss
805 +Vorstand
778 778  )))|(((
779 -\\
807 +Alle Vorstandsdokumente
780 780  )))
781 -|(((
782 -Einweisungszettel
783 -)))|(((
784 -\\
785 785  )))
786 -|(((
787 -Lagervertrag Kistenlager
788 -)))|(((
789 -\\
790 -)))
791 -|(((
792 -Lagervertrag Projektlager
793 -)))|(((
794 -\\
795 -)))
796 -)))
797 -* **Storage Path**: Speicherpfade sind ein etwas fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
798 -\\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[
799 799  
800 -{{code language="none"}}
801 -document renamer
802 -{{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}}
803 -TODO: Define Storage Path
804 -
805 805  == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AutomatischeZuordnungvonMetadaten"/}}Automatische Zuordnung von Metadaten ==
806 806  
807 807  Paperless unterstützt die automatische Zuordnung von Metadaten basierend auf festen Strings. So kann man beispielsweise angeben, dass ein Dokumententyp "Haftungsausschluss" zugewiesen werden soll, wenn der String "Haftungsausschluss" irgendwo im Dokument vorkommt. Dies ist allerdings auf eine korrekte Funktion der Texterkennung angewiesen und funktioniert erfahrungsgemäß nur in manchen Fällen, sodass mindestens eine manuelle Überprüfung trotzdem notwendig kommt. Wenn beispielsweise ein Brief mit dem Satz "ich dachte, ich hätte den Haftungsausschluss bereits abgegeben, könntet ihr dies bitte prüfen" erfasst wird, würde der basierend auf der Regel ebenfalls kategorisiert werden.
... ... @@ -827,7 +827,7 @@
827 827  
828 828  Die folgenden Claims sind im Body verfügbar:
829 829  
830 -(% class="" %)|=(((
836 +|=(((
831 831  Claim
832 832  )))|=(((
833 833  Type
... ... @@ -863,7 +863,7 @@
863 863  )))|(((
864 864  UTC Linux-Timestamp der angibt, bis wann das Dokument gültig ist.
865 865  )))
866 -(% class="" %)|(((
872 +|(((
867 867  (% class="code" %)
868 868  (((
869 869  typ
... ... @@ -875,7 +875,7 @@
875 875  )))|(((
876 876  Typ des Dokuments basierend auf der unten definierten Liste.
877 877  )))
878 -(% class="" %)|(((
884 +|(((
879 879  (% class="code" %)
880 880  (((
881 881  cor
... ... @@ -887,7 +887,7 @@
887 887  )))|(((
888 888  Optional: Name des Korrespondenten, dem das Dokument zugeordnet werden soll
889 889  )))
890 -(% class="" %)|(((
896 +|(((
891 891  tags
892 892  )))|(((
893 893  List[String]
... ... @@ -1028,8 +1028,12 @@
1028 1028  
1029 1029  === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Referenz-Implementierung"/}}Referenz-Implementierung ===
1030 1030  
1031 -Eine Referenz-Implementierung befindet sich im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/paperless-pdf417-reference>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/paperless-pdf417-reference||shape="rect"]]
1037 +Eine Referenz-Implementierung befindet sich im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-pdf417-reference>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-pdf417-reference||shape="rect"]]
1032 1032  
1039 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PostConsumptionScript"/}}Post Consumption Script ===
1040 +
1041 +Die eigentliche Zuordnung der Meta-Daten erfolgt über ein so genanntes Post Consumption Script. Dieses befindet sich ebenfalls im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-post-consumption-script#>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-post-consumption-script||shape="rect"]]
1042 +
1033 1033  == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessBerechtigungen"/}}Paperless Berechtigungen ==
1034 1034  
1035 1035  Paperless NGX hat ein Berechtigungssystem, welches sich über fast alle Ressourcen erstreckt. Grundsätzlich gibt es **Benutzer** und **Gruppen**. Berechtigungen können dann global vergeben werden (Sichtbarkeit von Features) und zusätzlich auf Objektebene vergeben werden.
... ... @@ -1038,13 +1038,13 @@
1038 1038  
1039 1039  Paperless NGX ist so konfiguriert, dass sich Benutzer mit ihrem zentralen Makerspace Login anmelden können (OIDC über Keycloak). Eine Anmeldung mit lokalen Zugangsdaten ist nicht möglich. Bei der Anmeldung werden ebenfalls die Gruppen aus Keycloak übernommen, aber nur die folgenden:
1040 1040  
1041 -* Vorstand: Für die Mitglieder des Vorstands
1042 -* Mitgliederverwaltung: Alle Personen, die mit der Verwaltung der Mitglieder betraut sind
1043 -* IT Admin: IT Administratoren im Makerspace
1051 +* **Vorstand**: Für die Mitglieder des Vorstands
1052 +* **Mitgliederverwaltung**: Alle Personen, die mit der Verwaltung der Mitglieder betraut sind
1053 +* **IT Admin**: IT Administratoren im Makerspace
1044 1044  
1045 1045  Nutzer, die keine dieser Gruppen angehören haben keine Rechte in Paperless. Sie können sich zwar anmelden, aber selbst die Willkommens-Seite erzeugt eine "Permission Denied" Fehlermeldung.
1046 1046  
1047 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Berechtigungen"/}}Berechtigungen ===
1057 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-GlobaleBerechtigungen"/}}Globale Berechtigungen ===
1048 1048  
1049 1049  Berechtigungen werden grundsätzlich nicht auf Benutzerebene konfiguriert, sondern ausschließlich auf Gruppenebene. So wird sichergestellt, dass bei der Änderung einer Gruppenzugehörigkeit auch die damit verbundenen Rechte entzogen oder gewährt werden, ohne dass eine manuelle Änderung notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt eine Übersicht der konfigurierten globalen Berechtigungen pro Gruppe:
1050 1050  
... ... @@ -1068,9 +1068,9 @@
1068 1068  )))|(((
1069 1069  ALLE
1070 1070  )))|(((
1071 -\\
1081 +ALLE
1072 1072  )))|(((
1073 -\\
1083 +KEINE
1074 1074  )))|(((
1075 1075  Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1076 1076  )))
... ... @@ -1081,9 +1081,9 @@
1081 1081  )))|(((
1082 1082  Anzeigen
1083 1083  )))|(((
1084 -\\
1094 +ALLE
1085 1085  )))|(((
1086 -\\
1096 +ALLE
1087 1087  )))|(((
1088 1088  Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1089 1089  )))
... ... @@ -1094,9 +1094,9 @@
1094 1094  )))|(((
1095 1095  Anzeigen
1096 1096  )))|(((
1097 -\\
1107 +ALLE
1098 1098  )))|(((
1099 -\\
1109 +ALLE
1100 1100  )))|(((
1101 1101  Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1102 1102  )))
... ... @@ -1107,9 +1107,9 @@
1107 1107  )))|(((
1108 1108  Anzeigen
1109 1109  )))|(((
1110 -\\
1120 +ALLE
1111 1111  )))|(((
1112 -\\
1122 +ALLE
1113 1113  )))|(((
1114 1114  Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1115 1115  )))
... ... @@ -1120,9 +1120,9 @@
1120 1120  )))|(((
1121 1121  Anzeigen
1122 1122  )))|(((
1123 -\\
1133 +Anzeigen
1124 1124  )))|(((
1125 -\\
1135 +ALLE
1126 1126  )))|(((
1127 1127  Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1128 1128  )))
... ... @@ -1133,9 +1133,9 @@
1133 1133  )))|(((
1134 1134  ALLE
1135 1135  )))|(((
1136 -\\
1146 +ALLE
1137 1137  )))|(((
1138 -\\
1148 +KEINE
1139 1139  )))|(((
1140 1140  \\
1141 1141  )))
... ... @@ -1146,9 +1146,9 @@
1146 1146  )))|(((
1147 1147  KEINE
1148 1148  )))|(((
1149 -\\
1159 +KEINE
1150 1150  )))|(((
1151 -\\
1161 +ALLE
1152 1152  )))|(((
1153 1153  \\
1154 1154  )))
... ... @@ -1159,9 +1159,9 @@
1159 1159  )))|(((
1160 1160  KEINE
1161 1161  )))|(((
1162 -\\
1172 +KEINE
1163 1163  )))|(((
1164 -\\
1174 +ALLE
1165 1165  )))|(((
1166 1166  \\
1167 1167  )))
... ... @@ -1172,9 +1172,9 @@
1172 1172  )))|(((
1173 1173  ALLE
1174 1174  )))|(((
1175 -\\
1185 +ALLE
1176 1176  )))|(((
1177 -\\
1187 +ALLE
1178 1178  )))|(((
1179 1179  \\
1180 1180  )))
... ... @@ -1185,9 +1185,9 @@
1185 1185  )))|(((
1186 1186  Anzeigen
1187 1187  )))|(((
1188 -\\
1198 +Anzeigen
1189 1189  )))|(((
1190 -\\
1200 +KEINE
1191 1191  )))|(((
1192 1192  Nur für Dokumente, auf die Zugriff gewährt wurde.
1193 1193  )))
... ... @@ -1198,9 +1198,9 @@
1198 1198  )))|(((
1199 1199  ALLE
1200 1200  )))|(((
1201 -\\
1211 +ALLE
1202 1202  )))|(((
1203 -\\
1213 +KEINE
1204 1204  )))|(((
1205 1205  Nur für Dokumente, auf die Zugriff gewährt wurde.
1206 1206  )))
... ... @@ -1211,9 +1211,9 @@
1211 1211  )))|(((
1212 1212  KEINE
1213 1213  )))|(((
1214 -\\
1224 +Anzeigen
1215 1215  )))|(((
1216 -\\
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1218 1218  \\
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... ... @@ -1224,9 +1224,9 @@
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1296 1296  \\
1297 1297  )))
1298 1298  
1309 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Objekt-Berechtigungen"/}}Objekt-Berechtigungen ===
1310 +
1311 +Zusätzlich zu den globalen Berechtigungen können für alle Objekte noch Berechtigungen auf Objekt-Level konfiguriert werden. Dabei werden globale Regeln zuerst geprüft, danach zusätzlich die Objekt-Berechtigungen. Jedes Objekt (egal ob Dokument, Korrespondent, Tag, Dokumenten-Typ) hat zwei wichtige Einstellungen:
1312 +
1313 +* Owner / Eigentümer: Das Objekt gehört diesem Benutzer. Der Owner hat immer alle Berechtigungen für das Objekt
1314 +* Zusätzliche Berechtigungen:
1315 +** Es können getrennt voneinander Berechtigungen zum Anzeigen und Bearbeiten vergeben werden
1316 +** Diese Berechtigungen können jeweils für einzelne Benutzer oder für Gruppen gewährt werden
1317 +
1318 +Das sieht im Frontend beispielsweise so aus:
1319 +
1320 +[[image:attach:image-2025-8-25_10-19-25.png||thumbnail="true" height="250"]]
1321 +
1322 +{{info title="Berechtigungen"}}
1323 +Es sind grundsätzlich sowohl globale als auch objekt-spezifische Berechtigungen notwendig. Wenn ein Benutzer ein Objekt bearbeiten ansehen oder bearbeiten möchte ergibt sich daher die folgende Matrix:
1324 +
1325 +|=(% scope="col" %)(((
1326 +Globale Berechtigung
1327 +)))|=(% scope="col" %)(((
1328 +Owner
1329 +)))|=(% scope="col" %)(((
1330 +Objekt-Berechtigung
1331 +)))|=(% scope="col" %)(((
1332 +Ergebnis
1333 +)))
1334 +|(((
1335 +❌️
1336 +)))|(((
1337 +Egal
1338 +)))|(((
1339 +Egal
1340 +)))|(((
1341 +❌️
1342 +)))
1343 +|(((
1344 +✅️
1345 +)))|(((
1346 +✅️
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1348 +Egal
1349 +)))|(((
1350 +✅️
1351 +)))
1352 +|(((
1353 +✅️
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1355 +❌️
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1362 +✅️
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1364 +❌️
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1366 +✅️
1367 +)))|(((
1368 +✅️
1369 +)))
1370 +
1371 +Mit anderen Worten, um eine Aktion auszuführen, muss ein Benutzer (a) die globale Berechtigung haben **UND** (b) Owner sein **ODER** Objekt-Berechtigungen haben.
1372 +{{/info}}
1373 +
1374 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-LokaleOwner"/}}Lokale Owner ===
1375 +
1376 +Jedes Objekt in Paperless muss einen Owner haben. Damit der Owner nicht ein realer Benutzer ist, der gegebenenfalls den Vorstand / Mitgliederverwaltung oder Verein verlassen könnte, werden lokale Benutzer angelegt. Diese halten lediglich die Owner Rolle für die Ressourcen, können aber nicht für den Login verwendet werden.
1377 +
1378 +|=(% scope="row" %)(((
1379 +Benutzer
1380 +)))|=(% scope="col" %)(((
1381 +Verwendet für
1382 +)))
1383 +|=(% scope="row" %)(((
1384 +mksp-mv-owner
1385 +)))|(((
1386 +Alle Objekte (Dokumente, Dokumenttypen, Tags, Korrespondenten und Speicherpfade), die dem Use-Case **Mitgliederverwaltung** zugewiesen sind
1387 +)))
1388 +|=(% scope="row" %)(((
1389 +mksp-vs-owner
1390 +)))|(((
1391 +Alle Objekte (Dokumente, Dokumenttypen, Tags, Korrespondenten und Speicherpfade), die dem Use-Case **Vorstandspost** zugewiesen sind
1392 +)))
1393 +
1394 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Standard-Objekt-Berechtigungen"/}}Standard-Objekt-Berechtigungen ===
1395 +
1396 +Basierend auf den hier beschrieben Regeln werden für Objekte die folgenden Berechtigungen gesetzt:
1397 +
1398 +|=(% rowspan="2" scope="rowgroup" %)(((
1399 +Objekt
1299 1299  \\
1401 +)))|=(% colspan="3" scope="colgroup" %)(((
1402 +Mitgliederverwaltung
1403 +)))|=(% rowspan="7" scope="rowgroup" %)(((
1404 +\\
1405 +)))|=(% colspan="3" scope="colgroup" %)(((
1406 +Vorstandspost
1407 +)))
1408 +|=(% scope="col" %)(((
1409 +Owner
1410 +)))|=(% scope="col" %)(((
1411 +Anzeigen
1412 +)))|=(% scope="col" %)(((
1413 +Bearbeiten
1414 +)))|=(((
1415 +Owner
1416 +)))|=(((
1417 +Anzeigen
1418 +)))|=(((
1419 +Bearbeiten
1420 +)))
1421 +|=(% scope="row" %)(((
1422 +Dokument
1423 +)))|(((
1424 +mksp-mv-owner
1425 +)))|(((
1426 +Mitgliederverwaltung
1427 +)))|(((
1428 +Mitgliederverwaltung
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1430 +mksp-vs-owner
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1432 +Vorstand
1433 +)))|(((
1434 +Vorstand
1435 +)))
1436 +|=(% scope="row" %)(((
1437 +Dokumenttyp
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1439 +mksp-mv-owner
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1441 +Mitgliederverwaltung, IT Admin
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1452 +Tag
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1467 +Korrespondent
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1477 +Vorstand
1478 +)))|(((
1479 +Vorstand
1480 +)))
1481 +|=(% scope="row" %)(((
1482 +Speicherpfad
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1484 +mksp-mv-owner
1485 +)))|(((
1486 +Mitgliederverwaltung, IT Admin
1487 +)))|(((
1488 +IT Admin
1489 +)))|(((
1490 +mksp-vs-owner
1491 +)))|(((
1492 +Vorstand
1493 +)))|(((
1494 +IT Admin
1495 +)))
1300 1300  
1301 -Owner: zwei Owner
1302 -Docs: Owner = grp owner, View + Edit jeweilige Gruppen
1303 -Correspondent: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
1304 -Tag: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
1305 -Doc Type: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
1497 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Workflows"/}}Workflows ==
1306 1306  
1499 +Paperless Workflows können zur Automatisierung verschiedener Tasks eingesetzt werden. In diesem Fall werden zwei Fälle damit abgedeckt:
1500 +
1501 +* Beim Hinzufügen der Dokumente via Webinterface **wird standardmäßig der angemeldete Nutzer als Owner des Dokuments festgelegt**. Damit haben andere Mitglieder der gleichen Gruppe (Beispielsweise Vorstand oder Mitgliederverwaltung) kein Zugriff auf die so hinzugefügten Dokumente. Aus diesem Grund setzt einer der Workflow die entsprechend notwendigen Berechtigungen.
1502 +* Einscannen von Dokumenten soll sowohl für die Mitgliederverwaltung als auch für den Vorstand möglich sein und der richtigen Gruppe zugeordnet werden. Wir haben dafür zwei unterschiedliche Ordner aus dem NAS angelegt. Der Dokumentenscanner kann Dokumente in einen der beiden Ordner legen, wir nutzen Workflows um auch hier die richtigen Berechtigungen zu setzen.
1503 +
1307 1307  = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-OffenePunkte"/}}Offene Punkte =
1308 1308  
1309 1309  * Docuseal Logging + Monitoring
Icon Fall 1 Ablaufdiagramm
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Icon ~Fall 2 Ablaufdiagramm.tmp
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Icon ~Fall 3 Ablaufdiagramm.tmp
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Icon ~Fall 3 Ablaufdiagramm_.tmp
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31 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-12" value="Docuseal AdHoc&lt;div&gt;(Ergebnis = PDF Dokument)&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#e1d5e7;strokeColor=#9673a6;" parent="1" vertex="1">
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37 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-14" value="&lt;font size=&quot;3&quot;&gt;Unterschrift&lt;/font&gt;" style="shape=step;perimeter=stepPerimeter;whiteSpace=wrap;html=1;fixedSize=1;fillColor=#d5e8d4;strokeColor=#82b366;" parent="1" vertex="1">
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40 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-16" value="Digitale Unterschrift in Docuseal (Zuhause)" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#d5e8d4;strokeColor=#82b366;" parent="1" vertex="1">
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1 +https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202866706/Digitale Mitgliederverwaltung