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Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zuletzt geändert von Daniel Herrmann am 2026/02/22 21:17
Von Version Icon 38.1 Icon
bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/23 16:13
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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/27 20:14
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Zusammenfassung

Details

Icon Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -7,6 +7,10 @@
7 7  
8 8  zu diesem Zweck schaffen wir eine Platform basierend auf mehreren Open Source Software Produkten sowie einigen Hardware Produkten (NAS Speicher, Dokumentenscanner, PC Arbeitsplatz für die Mitgliederverwaltung).
9 9  
10 += {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Inhaltsverzeichnis"/}}Inhaltsverzeichnis =
11 +
12 +{{toc/}}
13 +
10 10  = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Hintergrundinformationen"/}}Hintergrundinformationen =
11 11  
12 12  Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Partien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als beispielsweise ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
... ... @@ -421,7 +421,7 @@
421 421  
422 422  === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AblegenundVerarbeiten"/}}Ablegen und Verarbeiten ===
423 423  
424 -Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Meta-Daten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
428 +Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Metadaten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
425 425  
426 426  (% class="wrapped" %)
427 427  |=(% scope="col" %)(((
... ... @@ -460,7 +460,7 @@
460 460  Das Dokument wird von der Mitgliederverwaltung eingescannt und dann von Paperless verarbeitet
461 461  )))
462 462  
463 -In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Meta-Daten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
467 +In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Metadaten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
464 464  
465 465  = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesDesign"/}}Technisches Design =
466 466  
... ... @@ -712,8 +712,17 @@
712 712  * **Per Ordner**: Auf unserem NAS gibt es einen speziellen Ordner, der in Paperless eingebunden ist. Alle Dokumente, die in diesen Ordner gelegt werden, werden automatisch von Paperless verarbeitet. Dieser Ordner wird hauptsächlich vom Dokumentenscanner verwendet, der die gescannten Dokumente ablegt. Dies ermöglicht einen einfachen Scan mit einem einfachen Button, die Dokumente werden dann automatisch in Paperless erkannt
713 713  * **Per Weboberfläche**: Es ist ebenfalls möglich, Dokumente manuell über die Weboberfläche hinzuzufügen.
714 714  
715 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Meta-Daten"/}}Meta-Daten ==
719 +Die folgenden Grafik gibt eine Übersicht:
716 716  
721 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Ingest Diagram" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1016" height="451" revision="3"/}}
722 +
723 +Die Konfiguration des Scanners ist so eingerichtet, dass nur zwei Buttons auf dem Display sichtbar sind:
724 +
725 +* **SCAN Vorstand** - Platziert das Dokument in dem Consumption Ordner für den Vorstand, Rechte und Tags werden dann automatisch gesetzt
726 +* **SCAN MV** - Platziert das Dokument in dem Consumption Ordner für die Mitgliederverwaltung, Rechte und Tags werden dann automatisch gesetzt
727 +
728 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-ÜbersichtderMetadaten"/}}Übersicht der Metadaten ==
729 +
717 717  Dokumente werden dann Meta-Daten zugeordnet, die eine spätere Suche und Zuordnung erleichtern. Diese Meta-Daten sind:
718 718  
719 719  * **Korrespondent**: Im Prinzip der "Gesprächspartner", beispielsweise der Absender eines Briefs. Im Falle der Mitgliederverwaltung wird für jedes Mitglied und jeden registrierten Gast automatisch im Hintergrund ein Korrespondent angelegt. Die Korrespondenten heißen:
... ... @@ -723,85 +723,76 @@
723 723  * **Tags**: Einem Dokument können beliebig viele Tags zugewiesen werden. **Tags** dienen der einfacheren **Zuordnung** und dem **Wiederfinden** von Dokumenten. Es gibt allerdings auch spezielle Tags für Dokumente die eingelesen aber noch nicht bearbeitet wurden, so genannte "Inbox Tags":
724 724  ** (% style="color:var(--ds-icon-success,#22a06b);" %)**Inbox Mitgliederverwaltung**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Mitgliederverwaltung** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
725 725  ** (% style="color:var(--ds-icon-accent-blue,#1d7afc);" %)**Inbox Vorstand**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Vorstand** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
739 +* **Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Liste festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden.
740 +** Mitgliedsantrag
741 +** SEPA Lastschriftmandat
742 +** Studienbescheinigung
743 +** Bestätigung Schlüsselausgabe
744 +** Verpflichtungserklärung Datenschutz
745 +** Übungsleitervertrag
746 +** Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
747 +** Bestellung als Einweiser:in
748 +** Haftungsausschluss
749 +** Einweisungszettel
750 +** Lagervertrag Kistenlager
751 +** Lagervertrag Projektlager
726 726  * (((
727 -**Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Tabelle festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden. Neben einem Namen haben die Dokumente einen Match String. Kommt dieser eindeutig (exakter Match) irgendwo im Dokument vor, wird der Typ automatisch zugewiesen.
753 +**Storage Path**: Speicherpfade sind ein fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
754 +\\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[
755 +
756 +{{code language="none"}}
757 +document renamer
758 +{{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}}
759 +In unserem Fall kommen die folgenden Speicherpfade zum Einsatz:
728 728  \\
729 729  
730 -(% class="wrapped" %)
731 731  |=(% scope="col" %)(((
732 732  Name
733 733  )))|=(% scope="col" %)(((
734 -Exact Match String
765 +Definition
766 +)))|=(% scope="col" %)(((
767 +Sichtbar für
768 +)))|=(% scope="col" %)(((
769 +Anwendung
735 735  )))
736 736  |(((
737 -Mitgliedsantrag
772 +Mitglieder Einweisungszettel
738 738  )))|(((
739 -mksp-doc-mitgliedsantrag
774 +(% class="code" %)
775 +(((
776 +~{~{ correspondent }}/Einweisungen/~{~{ document_type }}-~{~{ tag_list }}-~{~{ created }}-~{~{ doc_pk }}
740 740  )))
741 -|(((
742 -SEPA Lastschriftmandat
743 743  )))|(((
744 -mksp-doc-sepamandat
745 -)))
746 -|(((
747 -Studienbescheinigung
779 +Mitgliederverwaltung
748 748  )))|(((
749 -mksp-doc-studienbescheinigung
781 +Einweisungszettel
750 750  )))
751 751  |(((
752 -Formular Schlüsselausgabe
784 +Mitglieder Unterlagen
753 753  )))|(((
754 -mksp-doc-schluesselausgabe
786 +(% class="code" %)
787 +(((
788 +~{~{ correspondent }}/~{~{ document_type }}-~{~{ created }}-~{~{ doc_pk }}
755 755  )))
756 -|(((
757 -Verpflichtungserklärung Datenschutz
758 758  )))|(((
759 -\\
760 -)))
761 -|(((
762 -Übungsleitervertrag
791 +Mitgliederverwaltung
763 763  )))|(((
764 -\\
793 +Alle anderen Mitgliederdokumente
765 765  )))
766 766  |(((
767 -Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
796 +Vorstand Dokumente
768 768  )))|(((
769 -\\
798 +(% class="code" %)
799 +(((
800 +~{~{ created_year }}/~{~{ correspondent }}/~{~{ title }}
770 770  )))
771 -|(((
772 -Bestellung eines Einweisers
773 773  )))|(((
774 -\\
775 -)))
776 -|(((
777 -Haftungsausschluss
803 +Vorstand
778 778  )))|(((
779 -\\
805 +Alle Vorstandsdokumente
780 780  )))
781 -|(((
782 -Einweisungszettel
783 -)))|(((
784 -\\
785 785  )))
786 -|(((
787 -Lagervertrag Kistenlager
788 -)))|(((
789 -\\
790 -)))
791 -|(((
792 -Lagervertrag Projektlager
793 -)))|(((
794 -\\
795 -)))
796 -)))
797 -* **Storage Path**: Speicherpfade sind ein etwas fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
798 -\\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[
799 799  
800 -{{code language="none"}}
801 -document renamer
802 -{{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}}
803 -TODO: Define Storage Path
804 -
805 805  == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AutomatischeZuordnungvonMetadaten"/}}Automatische Zuordnung von Metadaten ==
806 806  
807 807  Paperless unterstützt die automatische Zuordnung von Metadaten basierend auf festen Strings. So kann man beispielsweise angeben, dass ein Dokumententyp "Haftungsausschluss" zugewiesen werden soll, wenn der String "Haftungsausschluss" irgendwo im Dokument vorkommt. Dies ist allerdings auf eine korrekte Funktion der Texterkennung angewiesen und funktioniert erfahrungsgemäß nur in manchen Fällen, sodass mindestens eine manuelle Überprüfung trotzdem notwendig kommt. Wenn beispielsweise ein Brief mit dem Satz "ich dachte, ich hätte den Haftungsausschluss bereits abgegeben, könntet ihr dies bitte prüfen" erfasst wird, würde der basierend auf der Regel ebenfalls kategorisiert werden.
... ... @@ -827,7 +827,7 @@
827 827  
828 828  Die folgenden Claims sind im Body verfügbar:
829 829  
830 -(% class="" %)|=(((
834 +|=(((
831 831  Claim
832 832  )))|=(((
833 833  Type
... ... @@ -863,7 +863,7 @@
863 863  )))|(((
864 864  UTC Linux-Timestamp der angibt, bis wann das Dokument gültig ist.
865 865  )))
866 -(% class="" %)|(((
870 +|(((
867 867  (% class="code" %)
868 868  (((
869 869  typ
... ... @@ -875,7 +875,7 @@
875 875  )))|(((
876 876  Typ des Dokuments basierend auf der unten definierten Liste.
877 877  )))
878 -(% class="" %)|(((
882 +|(((
879 879  (% class="code" %)
880 880  (((
881 881  cor
... ... @@ -887,7 +887,7 @@
887 887  )))|(((
888 888  Optional: Name des Korrespondenten, dem das Dokument zugeordnet werden soll
889 889  )))
890 -(% class="" %)|(((
894 +|(((
891 891  tags
892 892  )))|(((
893 893  List[String]
... ... @@ -1028,16 +1028,473 @@
1028 1028  
1029 1029  === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Referenz-Implementierung"/}}Referenz-Implementierung ===
1030 1030  
1031 -Eine Referenz-Implementierung befindet sich im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/paperless-pdf417-reference>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/paperless-pdf417-reference||shape="rect"]]
1035 +Eine Referenz-Implementierung befindet sich im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-pdf417-reference>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-pdf417-reference||shape="rect"]]
1032 1032  
1033 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesSetup"/}}Technisches Setup ==
1037 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PostConsumptionScript"/}}Post Consumption Script ===
1034 1034  
1035 -Owner: zwei Owner
1036 -Docs: Owner = grp owner, View + Edit jeweilige Gruppen
1037 -Correspondent: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
1038 -Tag: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
1039 -Doc Type: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
1039 +Die eigentliche Zuordnung der Meta-Daten erfolgt über ein so genanntes Post Consumption Script. Dieses befindet sich ebenfalls im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-post-consumption-script#>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-post-consumption-script||shape="rect"]]
1040 1040  
1041 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessBerechtigungen"/}}Paperless Berechtigungen ==
1042 +
1043 +Paperless NGX hat ein Berechtigungssystem, welches sich über fast alle Ressourcen erstreckt. Grundsätzlich gibt es **Benutzer** und **Gruppen**. Berechtigungen können dann global vergeben werden (Sichtbarkeit von Features) und zusätzlich auf Objektebene vergeben werden.
1044 +
1045 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-BenutzerundGruppen"/}}Benutzer und Gruppen ===
1046 +
1047 +Paperless NGX ist so konfiguriert, dass sich Benutzer mit ihrem zentralen Makerspace Login anmelden können (OIDC über Keycloak). Eine Anmeldung mit lokalen Zugangsdaten ist nicht möglich. Bei der Anmeldung werden ebenfalls die Gruppen aus Keycloak übernommen, aber nur die folgenden:
1048 +
1049 +* **Vorstand**: Für die Mitglieder des Vorstands
1050 +* **Mitgliederverwaltung**: Alle Personen, die mit der Verwaltung der Mitglieder betraut sind
1051 +* **IT Admin**: IT Administratoren im Makerspace
1052 +
1053 +Nutzer, die keine dieser Gruppen angehören haben keine Rechte in Paperless. Sie können sich zwar anmelden, aber selbst die Willkommens-Seite erzeugt eine "Permission Denied" Fehlermeldung.
1054 +
1055 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-GlobaleBerechtigungen"/}}Globale Berechtigungen ===
1056 +
1057 +Berechtigungen werden grundsätzlich nicht auf Benutzerebene konfiguriert, sondern ausschließlich auf Gruppenebene. So wird sichergestellt, dass bei der Änderung einer Gruppenzugehörigkeit auch die damit verbundenen Rechte entzogen oder gewährt werden, ohne dass eine manuelle Änderung notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt eine Übersicht der konfigurierten globalen Berechtigungen pro Gruppe:
1058 +
1059 +|=(% scope="row" %)(((
1060 +Berechtigung
1061 +)))|=(% scope="col" %)(((
1062 +Beschreibung
1063 +)))|=(% scope="col" %)(((
1064 +Mitgliederverwaltung
1065 +)))|=(% scope="col" %)(((
1066 +Vorstand
1067 +)))|=(% scope="col" %)(((
1068 +IT Admin
1069 +)))|=(% scope="col" %)(((
1070 +Notiz
1071 +)))
1072 +|=(% scope="row" %)(((
1073 +Document
1074 +)))|(((
1075 +Sehen und bearbeiten von Dokumenten.
1076 +)))|(((
1077 +ALLE
1078 +)))|(((
1079 +ALLE
1080 +)))|(((
1081 +KEINE
1082 +)))|(((
1083 +Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1084 +)))
1085 +|=(% scope="row" %)(((
1086 +Tag
1087 +)))|(((
1088 +Sehen und bearbeiten von Tags.
1089 +)))|(((
1090 +Anzeigen
1091 +)))|(((
1092 +ALLE
1093 +)))|(((
1094 +ALLE
1095 +)))|(((
1096 +Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1097 +)))
1098 +|=(% scope="row" %)(((
1099 +Correspondent
1100 +)))|(((
1101 +Sehen und bearbeiten von Korrespondenten
1102 +)))|(((
1103 +Anzeigen
1104 +)))|(((
1105 +ALLE
1106 +)))|(((
1107 +ALLE
1108 +)))|(((
1109 +Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1110 +)))
1111 +|=(% scope="row" %)(((
1112 +DocumentType
1113 +)))|(((
1114 +Sehen und bearbeiten von Dokument-Typen
1115 +)))|(((
1116 +Anzeigen
1117 +)))|(((
1118 +ALLE
1119 +)))|(((
1120 +ALLE
1121 +)))|(((
1122 +Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1123 +)))
1124 +|=(% scope="row" %)(((
1125 +StoragePath
1126 +)))|(((
1127 +Sehen und bearbeiten von Speicherpfaden
1128 +)))|(((
1129 +Anzeigen
1130 +)))|(((
1131 +Anzeigen
1132 +)))|(((
1133 +ALLE
1134 +)))|(((
1135 +Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1136 +)))
1137 +|=(% scope="row" %)(((
1138 +SavedView
1139 +)))|(((
1140 +Ansichten erzeugen und speichern
1141 +)))|(((
1142 +ALLE
1143 +)))|(((
1144 +ALLE
1145 +)))|(((
1146 +KEINE
1147 +)))|(((
1148 +\\
1149 +)))
1150 +|=(% scope="row" %)(((
1151 +PaperlessTask
1152 +)))|(((
1153 +Dateiaufgaben einsehen und löschen
1154 +)))|(((
1155 +KEINE
1156 +)))|(((
1157 +KEINE
1158 +)))|(((
1159 +ALLE
1160 +)))|(((
1161 +\\
1162 +)))
1163 +|=(% scope="row" %)(((
1164 +AppConfig
1165 +)))|(((
1166 +Konfiguration von Paperless NGX selbst
1167 +)))|(((
1168 +KEINE
1169 +)))|(((
1170 +KEINE
1171 +)))|(((
1172 +ALLE
1173 +)))|(((
1174 +\\
1175 +)))
1176 +|=(% scope="row" %)(((
1177 +UISettings
1178 +)))|(((
1179 +Persönliche Anzeigeeinstellungen ändern
1180 +)))|(((
1181 +ALLE
1182 +)))|(((
1183 +ALLE
1184 +)))|(((
1185 +ALLE
1186 +)))|(((
1187 +\\
1188 +)))
1189 +|=(% scope="row" %)(((
1190 +History
1191 +)))|(((
1192 +Dokumenten-Audit Log anzeigen oder ändern
1193 +)))|(((
1194 +Anzeigen
1195 +)))|(((
1196 +Anzeigen
1197 +)))|(((
1198 +KEINE
1199 +)))|(((
1200 +Nur für Dokumente, auf die Zugriff gewährt wurde.
1201 +)))
1202 +|=(% scope="row" %)(((
1203 +Note
1204 +)))|(((
1205 +Notizen zu Dokumenten einsehen oder ändern
1206 +)))|(((
1207 +ALLE
1208 +)))|(((
1209 +ALLE
1210 +)))|(((
1211 +KEINE
1212 +)))|(((
1213 +Nur für Dokumente, auf die Zugriff gewährt wurde.
1214 +)))
1215 +|=(% scope="row" %)(((
1216 +MailAccount
1217 +)))|(((
1218 +Mail-Accounts verwalten
1219 +)))|(((
1220 +KEINE
1221 +)))|(((
1222 +Anzeigen
1223 +)))|(((
1224 +ALLE
1225 +)))|(((
1226 +\\
1227 +)))
1228 +|=(% scope="row" %)(((
1229 +MailRule
1230 +)))|(((
1231 +Verarbeitungsregeln für eingehende Mails bearbeiten
1232 +)))|(((
1233 +KEINE
1234 +)))|(((
1235 +ALLE
1236 +)))|(((
1237 +ALLE
1238 +)))|(((
1239 +\\
1240 +)))
1241 +|=(% scope="row" %)(((
1242 +User
1243 +)))|(((
1244 +Benutzer einsehen oder verwalten
1245 +)))|(((
1246 +KEINE
1247 +)))|(((
1248 +Anzeigen
1249 +)))|(((
1250 +ALLE
1251 +)))|(((
1252 +\\
1253 +)))
1254 +|=(% scope="row" %)(((
1255 +Group
1256 +)))|(((
1257 +Gruppen einsehen oder verwalten
1258 +)))|(((
1259 +KEINE
1260 +)))|(((
1261 +Anzeigen
1262 +)))|(((
1263 +ALLE
1264 +)))|(((
1265 +\\
1266 +)))
1267 +|=(% scope="row" %)(((
1268 +ShareLink
1269 +)))|(((
1270 +Öffentliche Share-Links erstellen oder verwalten
1271 +)))|(((
1272 +KEINE
1273 +)))|(((
1274 +KEINE
1275 +)))|(((
1276 +KEINE
1277 +)))|(((
1278 +\\
1279 +)))
1280 +|=(% scope="row" %)(((
1281 +CustomField
1282 +)))|(((
1283 +Custom Fields einsehen oder verwalten
1284 +)))|(((
1285 +Anzeigen
1286 +)))|(((
1287 +Anzeigen
1288 +)))|(((
1289 +ALLE
1290 +)))|(((
1291 +\\
1292 +)))
1293 +|=(% scope="row" %)(((
1294 +Workflow
1295 +)))|(((
1296 +Workflows für neue Dokumente einsehen oder verwalten
1297 +)))|(((
1298 +KEINE
1299 +)))|(((
1300 +KEINE
1301 +)))|(((
1302 +ALLE
1303 +)))|(((
1304 +\\
1305 +)))
1306 +
1307 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Objekt-Berechtigungen"/}}Objekt-Berechtigungen ===
1308 +
1309 +Zusätzlich zu den globalen Berechtigungen können für alle Objekte noch Berechtigungen auf Objekt-Level konfiguriert werden. Dabei werden globale Regeln zuerst geprüft, danach zusätzlich die Objekt-Berechtigungen. Jedes Objekt (egal ob Dokument, Korrespondent, Tag, Dokumenten-Typ) hat zwei wichtige Einstellungen:
1310 +
1311 +* Owner / Eigentümer: Das Objekt gehört diesem Benutzer. Der Owner hat immer alle Berechtigungen für das Objekt
1312 +* Zusätzliche Berechtigungen:
1313 +** Es können getrennt voneinander Berechtigungen zum Anzeigen und Bearbeiten vergeben werden
1314 +** Diese Berechtigungen können jeweils für einzelne Benutzer oder für Gruppen gewährt werden
1315 +
1316 +Das sieht im Frontend beispielsweise so aus:
1317 +
1318 +[[image:attach:image-2025-8-25_10-19-25.png||thumbnail="true" height="250"]]
1319 +
1320 +{{info title="Berechtigungen"}}
1321 +Es sind grundsätzlich sowohl globale als auch objekt-spezifische Berechtigungen notwendig. Wenn ein Benutzer ein Objekt bearbeiten ansehen oder bearbeiten möchte ergibt sich daher die folgende Matrix:
1322 +
1323 +|=(% scope="col" %)(((
1324 +Globale Berechtigung
1325 +)))|=(% scope="col" %)(((
1326 +Owner
1327 +)))|=(% scope="col" %)(((
1328 +Objekt-Berechtigung
1329 +)))|=(% scope="col" %)(((
1330 +Ergebnis
1331 +)))
1332 +|(((
1333 +❌️
1334 +)))|(((
1335 +Egal
1336 +)))|(((
1337 +Egal
1338 +)))|(((
1339 +❌️
1340 +)))
1341 +|(((
1342 +✅️
1343 +)))|(((
1344 +✅️
1345 +)))|(((
1346 +Egal
1347 +)))|(((
1348 +✅️
1349 +)))
1350 +|(((
1351 +✅️
1352 +)))|(((
1353 +❌️
1354 +)))|(((
1355 +❌️
1356 +)))|(((
1357 +❌️
1358 +)))
1359 +|(((
1360 +✅️
1361 +)))|(((
1362 +❌️
1363 +)))|(((
1364 +✅️
1365 +)))|(((
1366 +✅️
1367 +)))
1368 +
1369 +Mit anderen Worten, um eine Aktion auszuführen, muss ein Benutzer (a) die globale Berechtigung haben **UND** (b) Owner sein **ODER** Objekt-Berechtigungen haben.
1370 +{{/info}}
1371 +
1372 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-LokaleOwner"/}}Lokale Owner ===
1373 +
1374 +Jedes Objekt in Paperless muss einen Owner haben. Damit der Owner nicht ein realer Benutzer ist, der gegebenenfalls den Vorstand / Mitgliederverwaltung oder Verein verlassen könnte, werden lokale Benutzer angelegt. Diese halten lediglich die Owner Rolle für die Ressourcen, können aber nicht für den Login verwendet werden.
1375 +
1376 +|=(% scope="row" %)(((
1377 +Benutzer
1378 +)))|=(% scope="col" %)(((
1379 +Verwendet für
1380 +)))
1381 +|=(% scope="row" %)(((
1382 +mksp-mv-owner
1383 +)))|(((
1384 +Alle Objekte (Dokumente, Dokumenttypen, Tags, Korrespondenten und Speicherpfade), die dem Use-Case **Mitgliederverwaltung** zugewiesen sind
1385 +)))
1386 +|=(% scope="row" %)(((
1387 +mksp-vs-owner
1388 +)))|(((
1389 +Alle Objekte (Dokumente, Dokumenttypen, Tags, Korrespondenten und Speicherpfade), die dem Use-Case **Vorstandspost** zugewiesen sind
1390 +)))
1391 +
1392 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Standard-Objekt-Berechtigungen"/}}Standard-Objekt-Berechtigungen ===
1393 +
1394 +Basierend auf den hier beschrieben Regeln werden für Objekte die folgenden Berechtigungen gesetzt:
1395 +
1396 +|=(% rowspan="2" scope="rowgroup" %)(((
1397 +Objekt
1398 +\\
1399 +)))|=(% colspan="3" scope="colgroup" %)(((
1400 +Mitgliederverwaltung
1401 +)))|=(% rowspan="7" scope="rowgroup" %)(((
1402 +\\
1403 +)))|=(% colspan="3" scope="colgroup" %)(((
1404 +Vorstandspost
1405 +)))
1406 +|=(% scope="col" %)(((
1407 +Owner
1408 +)))|=(% scope="col" %)(((
1409 +Anzeigen
1410 +)))|=(% scope="col" %)(((
1411 +Bearbeiten
1412 +)))|=(((
1413 +Owner
1414 +)))|=(((
1415 +Anzeigen
1416 +)))|=(((
1417 +Bearbeiten
1418 +)))
1419 +|=(% scope="row" %)(((
1420 +Dokument
1421 +)))|(((
1422 +mksp-mv-owner
1423 +)))|(((
1424 +Mitgliederverwaltung
1425 +)))|(((
1426 +Mitgliederverwaltung
1427 +)))|(((
1428 +mksp-vs-owner
1429 +)))|(((
1430 +Vorstand
1431 +)))|(((
1432 +Vorstand
1433 +)))
1434 +|=(% scope="row" %)(((
1435 +Dokumenttyp
1436 +)))|(((
1437 +mksp-mv-owner
1438 +)))|(((
1439 +Mitgliederverwaltung, IT Admin
1440 +)))|(((
1441 +IT Admin
1442 +)))|(((
1443 +mksp-vs-owner
1444 +)))|(((
1445 +Vorstand
1446 +)))|(((
1447 +Vorstand
1448 +)))
1449 +|=(% scope="row" %)(((
1450 +Tag
1451 +)))|(((
1452 +mksp-mv-owner
1453 +)))|(((
1454 +Mitgliederverwaltung, IT Admin
1455 +)))|(((
1456 +IT Admin
1457 +)))|(((
1458 +mksp-vs-owner
1459 +)))|(((
1460 +Vorstand
1461 +)))|(((
1462 +Vorstand
1463 +)))
1464 +|=(% scope="row" %)(((
1465 +Korrespondent
1466 +)))|(((
1467 +mksp-mv-owner
1468 +)))|(((
1469 +Mitgliederverwaltung, IT Admin
1470 +)))|(((
1471 +IT Admin
1472 +)))|(((
1473 +mksp-vs-owner
1474 +)))|(((
1475 +Vorstand
1476 +)))|(((
1477 +Vorstand
1478 +)))
1479 +|=(% scope="row" %)(((
1480 +Speicherpfad
1481 +)))|(((
1482 +mksp-mv-owner
1483 +)))|(((
1484 +Mitgliederverwaltung, IT Admin
1485 +)))|(((
1486 +IT Admin
1487 +)))|(((
1488 +mksp-vs-owner
1489 +)))|(((
1490 +Vorstand
1491 +)))|(((
1492 +IT Admin
1493 +)))
1494 +
1495 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Workflows"/}}Workflows ==
1496 +
1497 +Paperless Workflows können zur Automatisierung verschiedener Tasks eingesetzt werden. In diesem Fall werden zwei Fälle damit abgedeckt:
1498 +
1499 +* Beim Hinzufügen der Dokumente via Webinterface **wird standardmäßig der angemeldete Nutzer als Owner des Dokuments festgelegt**. Damit haben andere Mitglieder der gleichen Gruppe (Beispielsweise Vorstand oder Mitgliederverwaltung) kein Zugriff auf die so hinzugefügten Dokumente. Aus diesem Grund setzt einer der Workflow die entsprechend notwendigen Berechtigungen.
1500 +* Einscannen von Dokumenten soll sowohl für die Mitgliederverwaltung als auch für den Vorstand möglich sein und der richtigen Gruppe zugeordnet werden. Wir haben dafür zwei unterschiedliche Ordner aus dem NAS angelegt. Der Dokumentenscanner kann Dokumente in einen der beiden Ordner legen, wir nutzen Workflows um auch hier die richtigen Berechtigungen zu setzen.
1501 +
1041 1041  = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-OffenePunkte"/}}Offene Punkte =
1042 1042  
1043 1043  * Docuseal Logging + Monitoring
Icon Confluence.Code.ConfluencePageClass[0]
Id
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -205586461
1 +205586522
URL
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/205586461/Digitale Mitgliederverwaltung
1 +https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/205586522/Digitale Mitgliederverwaltung