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Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zuletzt geändert von Daniel Herrmann am 2026/02/22 21:17
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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/23 12:05
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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2026/02/07 10:40
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Zusammenfassung

Details

Icon Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -7,10 +7,14 @@
7 7  
8 8  zu diesem Zweck schaffen wir eine Platform basierend auf mehreren Open Source Software Produkten sowie einigen Hardware Produkten (NAS Speicher, Dokumentenscanner, PC Arbeitsplatz für die Mitgliederverwaltung).
9 9  
10 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Hintergrundinformationen"/}}Hintergrundinformationen =
10 += Inhaltsverzeichnis =
11 11  
12 -Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Partien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als beispielsweise ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
12 +{{toc/}}
13 13  
14 += Hintergrundinformationen =
15 +
16 +Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Parteien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
17 +
14 14  In Deutschland – und in der gesamten EU nach der eIDAS-Verordnung – gibt es **drei Stufen elektronischer Signaturen**: die **einfache elektronische Signatur (EES**), die **fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)** und die **qualifizierte elektronische Signatur (QES)**.
15 15  
16 16  * Die **einfache elektronische Signatur (EES)** ist jede elektronische Form, mit der man einer Erklärung zustimmt, ohne besondere Sicherheitsmaßnahmen. Das kann zum Beispiel ein eingetippter Name in einer E-Mail, ein eingescanntes Bild einer Unterschrift in einem PDF oder das Anklicken eines „Ich stimme zu“-Buttons sein. Sie ist leicht zu erstellen, hat aber nur einen geringen Beweiswert, da weder die Identität des Unterzeichners sicher geprüft noch Manipulationen zuverlässig erkannt werden. Die EES eignet sich vor allem für alltägliche Geschäftsvorgänge mit geringem Risiko, wie interne Freigaben, einfache Auftragsbestätigungen oder unverbindliche Absprachen.
... ... @@ -19,7 +19,7 @@
19 19  
20 20  Kurz gesagt: Die EES ist schnell und unkompliziert, aber unsicher und nur für risikofreie Vorgänge geeignet. Die FES ist technisch sicherer, rechtlich belastbarer und für wichtige, aber formfreie Vereinbarungen ideal. Die QES ist rechtlich vollwertig wie eine handschriftliche Unterschrift und für alle Schriftformerfordernisse zwingend notwendig. Zusammenfassung:
21 21  
22 -(% class="wrapped" style="text-decoration: none;" %)
26 +(% class="wrapped" style="text-decoration:none" %)
23 23  |=(((
24 24  Signaturtyp
25 25  )))|=(((
... ... @@ -57,29 +57,29 @@
57 57  Mehrfaktor, über einen zugelassenen Vertrauensdienstleister
58 58  )))
59 59  
60 -\\
61 61  
65 +
62 62  {{confluence_tip title="Zusammenfassung"}}
63 63  Für uns im Makerspace bedeutet das, dass wir die EES und FES (über DocuSeal) einsetzen können. Wir haben keine Partnerschaft mit einem Anbieter, der die QES und damit die Schriftformerfordernis abdecken würde, sodass wir alle Dokumente, für die die Schriftform erforderlich ist, weiterhin handschriftlich unterschreiben lassen.
64 64  {{/confluence_tip}}
65 65  
66 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-DokumenteundWorkflow"/}}Dokumente und Workflow =
70 += Dokumente und Workflow =
67 67  
68 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenten-Arten"/}}Dokumenten-Arten ==
72 +== Dokumenten-Arten ==
69 69  
70 70  Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
71 71  
72 72  (% class="wrapped" %)
73 -|=(% scope="col" %)(((
77 +|=(((
74 74  Dokumenten-Typ
75 -)))|=(% scope="col" %)(((
79 +)))|=(((
76 76  Vollständig
77 77  digitalisieren
78 -)))|=(% scope="col" %)(((
82 +)))|=(((
79 79  Prozess heute
80 -)))|=(% scope="col" %)(((
84 +)))|=(((
81 81  Notwendige Änderungen
82 -)))
86 +)))|=Status
83 83  |(((
84 84  Mitgliedsantrag
85 85  )))|(((
... ... @@ -100,7 +100,7 @@
100 100  ** Nach 2 Wochen und 1 Woche vor Ablauf wird eine Erinnerung verschickt
101 101  * Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn
102 102  * Digitale Akte wird angelegt, Antrag wird automatisch hinzugefügt.
103 -)))
107 +)))|**Fertig** ✅️
104 104  |(((
105 105  SEPA Lastschriftmandat
106 106  )))|(((
... ... @@ -109,6 +109,10 @@
109 109  Wird zeitgleich mit dem Mitgliedsantrag verschickt und folgt exakt dem gleichen Prozess
110 110  )))|(((
111 111  **Gleicher Prozess **wie Mitgliedsantrag
116 +)))|(((
117 +**Fertig**
118 +
119 +✅️
112 112  )))
113 113  |(((
114 114  Studienbescheinigung
... ... @@ -120,7 +120,7 @@
120 120  Diese prüft die Bescheinigung und verlängert die reduzierte Mitgliedschaft gemäß den Angaben auf dem Nachweis.
121 121  )))|(((
122 122  **Neue Lösung** basierend auf der Homepage, N8n, Paperless und Vikunja, weitere Details unten
123 -)))
131 +)))|Offen
124 124  |(((
125 125  Ausweiskopie
126 126  )))|(((
... ... @@ -131,7 +131,7 @@
131 131  Vermutlich dürfen wir das ohnehin nicht.
132 132  )))|(((
133 133  **Entfällt**. Siehe **Formular Schlüsselausgabe** für Details
134 -)))
142 +)))|Offen
135 135  |(((
136 136  Formular Schlüsselausgabe
137 137  )))|(((
... ... @@ -152,7 +152,7 @@
152 152  * Unterschriftsfeld für Vereinsfunktionär:in, dass der Ausweis eingesehen wurde und gültig ist
153 153  
154 154  Bleibt ansonsten in Phase 1 erst einmal handschriftlich, kann dann in Phase 2 eventuell über das Tablet digital unterschrieben werden.
155 -)))
163 +)))|Offen
156 156  |(((
157 157  Verpflichtungserklärung Datenschutz
158 158  )))|(((
... ... @@ -160,10 +160,14 @@
160 160  )))|(((
161 161  Notwendig für Funktionäre, Einweisende, und so weiter.
162 162  
163 -Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird.
171 +Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird.
164 164  Danach wird ein Flag für das jeweilige Mitglied gesetzt, dass die Erklärung abgegeben wurde.
165 165  )))|(((
166 166  **Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
175 +)))|(((
176 +**Fertig**
177 +
178 +✅️
167 167  )))
168 168  |(((
169 169  Übungsleitervertrag
... ... @@ -180,6 +180,10 @@
180 180  **Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
181 181  
182 182  Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
195 +)))|(((
196 +**Fertig**
197 +
198 +✅️
183 183  )))
184 184  |(((
185 185  Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
... ... @@ -191,6 +191,10 @@
191 191  Urheberrecht, Übertragung von Nutzungsrechten sollte in Schriftform erfolgen
192 192  )))|(((
193 193  Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
210 +)))|(((
211 +**Fertig**
212 +
213 +✅️
194 194  )))
195 195  |(((
196 196  Bestellung eines Einweisers
... ... @@ -212,6 +212,10 @@
212 212  * Flag auf der Homepage setzen
213 213  * Es sind manuelle Aufgaben seitens der MV notwendig (Slack Channel hinzufügen) → Vikunja Task
214 214  * Bei Bedarf kann der Prozess für den Übungsleitervertrag automatisch gestartet werden
235 +)))|(((
236 +**Fertig**
237 +
238 +✅️
215 215  )))
216 216  |(((
217 217  Haftungsausschluss
... ... @@ -232,7 +232,7 @@
232 232  * Alternativ zusammen mit dem Mitgliederantrag noch einmal versenden
233 233  
234 234  Wird aber handschriftlich benötigt, muss also so oder so eingescannt werden
235 -)))
259 +)))|Offen
236 236  |(((
237 237  Einweisungszettel
238 238  )))|(((
... ... @@ -252,7 +252,7 @@
252 252  * Danach wird der Zettel in die jeweiligen Akten einsortiert.
253 253  )))|(((
254 254  Der Einweisungszettel ist das bei weitem komplizierteste Dokument, hierfür wird ein separater Workshop stattfinden. Siehe weiter unten für Details.
255 -)))
279 +)))|Teilweise
256 256  |(((
257 257  Lagervertrag Kistenlager
258 258  )))|(((
... ... @@ -266,6 +266,10 @@
266 266  Nach Erfassen kann die Person eine Kiste beantragen, die dann monatliche Kosten auslöst
267 267  )))|(((
268 268  **Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
293 +)))|(((
294 +**Fertig**
295 +
296 +✅️
269 269  )))
270 270  |(((
271 271  Lagervertrag Projektlager
... ... @@ -280,21 +280,25 @@
280 280  Nach Erfassen kann die Person das Projektlager automatisch nutzen.
281 281  )))|(((
282 282  **Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
311 +)))|(((
312 +**Fertig**
313 +
314 +✅️
283 283  )))
284 284  
285 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-WorkflowBeschreibung"/}}Workflow Beschreibung ==
317 +== Workflow Beschreibung ==
286 286  
287 287  Grundsätzlich teilt sich der Umgang mit Dokumenten in folgende Phasen auf:
288 288  
289 -{{confluence_drawio border="true" diagramName="Prozess Allgemein" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="991" height="221" revision="2"/}}
321 +[[image:Prozess Allgemein.png]]
290 290  
291 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Trigger/StartendesWorkflows"/}}Trigger / Starten des Workflows ===
323 +=== Trigger / Starten des Workflows ===
292 292  
293 -Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, dass mindestens ein QR Code vorhanden ist, der später eine automatische Verarbeitung in Paperless möglich macht. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
325 +Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, **dass mindestens ein QR Code vorhanden ist**, der **später eine automatische Verarbeitung ermöglicht**. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
294 294  
295 -In seltenen Fällen (Haftungsauschluss oder der Nutzungsvereinbarung für Schulungsinhalte) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
327 +In seltenen Fällen (Haftungsauschluss) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
296 296  
297 -==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-StartüberdieHomepage"/}}Start über die Homepage ====
329 +==== Start über die Homepage ====
298 298  
299 299  Ein Prozess kann über die Homepage eingeleitet werden, entweder durch
300 300  
... ... @@ -302,24 +302,24 @@
302 302  * **remote, explizit durch den Use**r für sich selbst (Self-Service, beispielsweise der Lager-Vertrag)
303 303  * **remote, explizit durch einen Funktionär** für einen andere User (Datenschutzvereinbarung, Übungsleitervertrag, ...)
304 304  
305 -==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-LokalimMakerspace"/}}Lokal im Makerspace ====
337 +==== Lokal im Makerspace ====
306 306  
307 -Alternativ kann der Prozess lokal im Makerspace angestoßen werden, beispielsweise wenn die lokale Präsenz des Mitglieds notwendig ist (Schlüsselausgabe) oder nach einer Vor-Ort Einweisung. In diesem Fall wird der Prozess beispielsweise ein Tablet im Space verwendet.
339 +Alternativ kann der Prozess lokal im Makerspace angestoßen werden, beispielsweise wenn die lokale Präsenz des Mitglieds notwendig ist (Schlüsselausgabe) oder nach einer Vor-Ort Einweisung. **In diesem Fall wird das neue Kiosk-Terminal im Space verwendet**.
308 308  
309 309  * **lokal, explizit durch einen Funktionär** (Einweisungsleiter:in, Mitgliederverwaltung, Vorstand), beispielsweise Einweisungszettel oder Schlüsselausgabeformular
310 310  
311 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenterstellen"/}}Dokument erstellen ===
343 +=== Dokument erstellen ===
312 312  
313 313  Im zweiten Schritt wird nun ein oder mehrere personalisierte Dokumente erstellt. Hier gibt es eine Entscheidungsmatrix:
314 314  
315 315  (% class="wrapped" %)
316 -|=(% scope="col" %)(((
348 +|=(((
317 317  Remote / Lokal
318 -)))|=(% scope="col" %)(((
350 +)))|=(((
319 319  Schriftformerfordernis
320 -)))|=(% scope="col" %)(((
352 +)))|=(((
321 321  Beispiel
322 -)))|=(% scope="col" %)(((
354 +)))|=(((
323 323  Beschreibung
324 324  )))
325 325  |(((
... ... @@ -338,9 +338,7 @@
338 338  Ja
339 339  )))|(((
340 340  Einweisungszettel Online-Einweisung
341 -)))|(((
342 -Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF zum Download angeboten.
343 -)))
373 +)))|Dokument wird direkt in der der Homepage erzeugt (HTML Templates und [[Gotenberg>>https://gotenberg.dev]]) und dem/der Benutzer:in zum Download angeboten
344 344  |(((
345 345  Lokal
346 346  )))|(((
... ... @@ -348,7 +348,7 @@
348 348  )))|(((
349 349  Schlüsselausgabe
350 350  )))|(((
351 -Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission oder ein Template erzeugt und auf das Tablet im Makerspace heruntergeladen.
381 +Dokument wird über die API der Homepage erzeugt (HTML Templates und [[Gotenberg>>https://gotenberg.dev]]) und auf das Tablet im Makerspace heruntergeladen.
352 352  )))
353 353  |(((
354 354  Lokal
... ... @@ -356,16 +356,10 @@
356 356  Ja
357 357  )))|(((
358 358  Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
359 -)))|(((
360 -Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF auf das Tablet heruntergeladen.\\
361 -)))
389 +)))|Dokument wird über die API der Homepage erzeugt (HTML Templates und [[Gotenberg>>https://gotenberg.dev]]) und auf das Tablet im Makerspace heruntergeladen.
362 362  
363 -{{error title="Docuseal Lizenz"}}
364 -Das genannte Feature "One-Off" Submission ist ein DocuSeal Pro Feature, welches uns nicht zur Verfügung steht. Eventuell müssen wir
365 -{{/error}}
391 +=== Unterschrift leisten ===
366 366  
367 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Unterschriftleisten"/}}Unterschrift leisten ===
368 -
369 369  Im dritten Schritt müssen eine oder mehrere Parteien das Dokument unterschreiben. Wie viele Parteien ist abhängig vom Dokument. So muss beispielsweise der Mitgliedsantrag nur vom werdenden Mitglied unterschrieben werden, während das Schlüsselausgabeformular vom ausgebenen Funktionär und dem Mitglied unterschrieben werden muss. Analog zur Erstellung des Dokuments wird hier unterschieden, ob das Dokument zuhause unterschrieben werden kann oder ob es vor Ort im Makerspace passiert.
370 370  
371 371  (% class="wrapped" %)
... ... @@ -416,19 +416,19 @@
416 416  Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
417 417  )))|(((
418 418  Auf dem Makerspace Tablet wird das Dokument vor Ort ausgedruckt (AirPrint oder CUPS) und **handschriftlich** unterschrieben.
419 -\\
443 +
420 420  )))
421 421  
422 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AblegenundVerarbeiten"/}}Ablegen und Verarbeiten ===
446 +=== Ablegen und Verarbeiten ===
423 423  
424 -Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Meta-Daten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
448 +Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Metadaten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
425 425  
426 426  (% class="wrapped" %)
427 -|=(% scope="col" %)(((
451 +|=(((
428 428  Signatur über
429 -)))|=(% scope="col" %)(((
453 +)))|=(((
430 430  Paperless Ingest
431 -)))|=(% scope="col" %)(((
455 +)))|=(((
432 432  Ablauf
433 433  )))
434 434  |(((
... ... @@ -436,10 +436,10 @@
436 436  )))|(((
437 437  N8n
438 438  )))|(((
439 -Docuseal sendet ein Webhook ans Backend
463 +Docuseal benachrichtigt die Homepage, dass alle Parteien unterschrieben haben. Dann:
440 440  
441 -* Backend setzt den Prozess auf abgeschlossen
442 -* Backend publisht ein Event auf N8n
465 +* Backend setzt den Prozess auf abgeschlossen und stößt eventuelle Automatisierungen an
466 +* Backend publisht ein Event auf NATS, welches von N8n verarbeitet wird
443 443  * N8n lädt das Dokument von Docuseal herunter und lädt es zu Paperless hoch
444 444  )))
445 445  |(((
... ... @@ -460,11 +460,11 @@
460 460  Das Dokument wird von der Mitgliederverwaltung eingescannt und dann von Paperless verarbeitet
461 461  )))
462 462  
463 -In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Meta-Daten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
487 +In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Metadaten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
464 464  
465 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesDesign"/}}Technisches Design =
489 += Technisches Design =
466 466  
467 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-VorhandeneKomponenten"/}}Vorhandene Komponenten ==
491 +== Vorhandene Komponenten ==
468 468  
469 469  Der Verein hat in den letzten Jahren bereits einige Systeme aufgebaut, die uns den Alltag erleichtern und eine gewisse Automatisierung ermöglichen. Dazu gehören:
470 470  
... ... @@ -476,25 +476,25 @@
476 476  * [[DocuSeal>>url:http://docuseal.com||shape="rect"]] - Eine Open Source Lösung für das Signieren von Dokumenten. Wir betreiben unsere eigene Instanz unter [[https:~~/~~/sign.makerspace-darmstadt.de>>url:https://sign.makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]]. DocuSeal ist für die Lagerverträge in die Homepage integriert - ein Mitglied kann die Unterschrift dort anfragen und erhält dann per Mail (=Authentifizierung) eine Einladung, den Vertrag zu unterschreiben. Der Vertrag wird anschließend kryptographisch gegen Veränderungen geschützt und per Mail an das Mitglied und die Mitgliederverwaltung geschickt.
477 477  * [[Vikunja>>url:https://vikunja.io||shape="rect"]] - Ein Open Source System für die Todo-Verwaltung und einfaches Projekt-Tracking. Wir nutzen es stand heute ohne jegliche Integration für die Aufgabenverwaltung im Vorstand, in der Vereins-IT sowie in einigen Bereichen.
478 478  
479 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-NeueKomponenten"/}}Neue Komponenten ==
503 +== Neue Komponenten ==
480 480  
481 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX ===
505 +=== Paperless NGX ===
482 482  
483 -(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)Paperless-NGX ist ein freies, quelloffenes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das als aktiv gepflegter Community-Fork des eingestellten „paperless-ng“ entstanden ist. Die Software läuft unter Linux, ist in Python und TypeScript geschrieben, unter der GPL-3.0 lizenziert und wird üblicherweise containerisiert mit Docker betrieben. In unserem Fall wird sie vor Ort im Makerspace auf dem vorhandenen Kubernetes-Cluster betrieben.
507 +Paperless-NGX ist ein freies, quelloffenes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das als aktiv gepflegter Community-Fork des eingestellten „paperless-ng“ entstanden ist. Die Software läuft unter Linux, ist in Python und TypeScript geschrieben, unter der GPL-3.0 lizenziert und wird üblicherweise containerisiert mit Docker betrieben. In unserem Fall wird sie vor Ort im Makerspace auf dem vorhandenen Kubernetes-Cluster betrieben.
484 484  
485 -(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %) Sie dient dazu, Papierdokumente und digitale Dateien zentral zu erfassen, automatisch zu verarbeiten, strukturiert zu archivieren und komfortabel wiederzufinden. Die Dokumente können über verschiedene Wege ins System gelangen – etwa durch einen speziellen „consume“-Ordner, per E-Mail-Import oder via Drag-and-drop im Webinterface. Bei der Verarbeitung wird eine leistungsfähige Texterkennung (OCR) auf Basis von Tesseract eingesetzt, die über 100 Sprachen unterstützt und auch gescannte Dokumente durchsuchbar macht. Zusätzlich werden Metadaten wie Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen oder benutzerdefinierte Felder erfasst; diese lassen sich automatisiert per Machine-Learning oder durch definierte Workflows zuweisen, die auch externe Aktionen wie E-Mails oder Webhooks auslösen können.
509 +Sie dient dazu, Papierdokumente und digitale Dateien zentral zu erfassen, automatisch zu verarbeiten, strukturiert zu archivieren und komfortabel wiederzufinden. Die Dokumente können über verschiedene Wege ins System gelangen – etwa durch einen speziellen „consume“-Ordner, per E-Mail-Import oder via Drag-and-drop im Webinterface. Bei der Verarbeitung wird eine leistungsfähige Texterkennung (OCR) auf Basis von Tesseract eingesetzt, die über 100 Sprachen unterstützt und auch gescannte Dokumente durchsuchbar macht. Zusätzlich werden Metadaten wie Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen oder benutzerdefinierte Felder erfasst; diese lassen sich automatisiert per Machine-Learning oder durch definierte Workflows zuweisen, die auch externe Aktionen wie E-Mails oder Webhooks auslösen können.
486 486  
487 -(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)Die Speicherung erfolgt in einem standardisierten PDF/A-Format für die Langzeitarchivierung, wobei stets auch die Originaldateien erhalten bleiben. Metadaten werden in einer Datenbank (PostgreSQL) verwaltet, während die eigentlichen Dateien im Dateisystem (über Kubernetes CSI direkt auf dem NAS) liegen. Über das Webinterface stehen Funktionen wie Volltextsuche mit Auto-Completion, Hervorhebung von Treffern, Filterung und „Ähnliche Dokumente“-Vorschläge zur Verfügung. Mehrbenutzerfähigkeit, fein abgestufte Rechtevergabe und ein anpassbares Dashboard erleichtern die Zusammenarbeit.
511 +Die Speicherung erfolgt in einem standardisierten PDF/A-Format für die Langzeitarchivierung, wobei stets auch die Originaldateien erhalten bleiben. Metadaten werden in einer Datenbank (PostgreSQL) verwaltet, während die eigentlichen Dateien im Dateisystem (über Kubernetes CSI direkt auf dem NAS) liegen. Über das Webinterface stehen Funktionen wie Volltextsuche mit Auto-Completion, Hervorhebung von Treffern, Filterung und „Ähnliche Dokumente“-Vorschläge zur Verfügung. Mehrbenutzerfähigkeit, fein abgestufte Rechtevergabe und ein anpassbares Dashboard erleichtern die Zusammenarbeit.
488 488  
489 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-N8n"/}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)N8n(%%) ===
513 +=== N8n ===
490 490  
491 491  n8n ist ein **Open-Source-Tool zur Workflow-Automatisierung**, das man selbst hosten kann. Über eine **visuelle Oberfläche** baut man Workflows per Drag-and-drop aus sogenannten „Nodes“, die verschiedene Dienste und Aktionen miteinander verbinden. Es gibt Hunderte vorgefertigte Integrationen, z. B. für Slack, Mail oder MQTT. Ebenfalls gibt es eine große Auswahl an für uns relevante Community Nodes (Vikunja, Listmonk, und so weiter) sowie die Möglichkeit, eigene Nodes zu schreiben (beispielsweise Paperless oder NATS).
492 492  
493 493  Workflows können automatisch getriggert werden – etwa per Webhook, Zeitplan oder NATS Ereignis – und lassen sich mit Bedingungen, Schleifen und Verzweigungen komplex gestalten. n8n speichert Ausführungsverläufe, meldet Fehler und erlaubt es, einzelne Schritte neu zu starten oder zu ändern.
494 494  
495 -In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist.
519 +In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist. Das Setup und die Konfiguration von N8n ist auf einer eigenen Wiki-Seite beschrieben.
496 496  
497 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-NATS"/}}NATS ===
521 +=== NATS ===
498 498  
499 499  Für den Transport von Events zwischen der Homepage (insbesondere dem Backend) und N8n wird **NATS** vorgeschlagen. **NATS** ist ein leichtgewichtiges, schnelles **Messaging-System** für Event-Streaming und -Queues, das auf dem **Publish/Subscribe-Prinzip** basiert. Es eignet sich besonders für verteilte Systeme, bei denen verschiedene Dienste über Events miteinander kommunizieren.
500 500  
... ... @@ -502,22 +502,22 @@
502 502  
503 503  NATS entkoppelt Backend und Automatisierungslogik, sorgt für sehr geringe Latenz, zuverlässige Zustellung und ermöglicht horizontale Skalierung, ohne dass FastAPI oder n8n direkt voneinander abhängig sind.
504 504  
505 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Systemübersicht"/}}Systemübersicht ==
529 +== Systemübersicht ==
506 506  
507 507  Das folgende Kapitel gibt eine Übersicht über die vorgeschlagene Systemarchitektur basierend auf den oben vorgestellten Komponenten. Zusätzlich werden für die oben analysierten Dokumente und Workflows die technischen Ablaufdiagramme dargestellt.
508 508  
509 -{{confluence_drawio border="true" diagramName="System Architecture" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1034" height="578" revision="5"/}}
533 +[[image:System Architecture.png]]
510 510  
511 511  Im Wesentlichen teilt sich die Architektur in zwei Zonen, die **öffentliche** und die **interne** Zone:
512 512  
513 513  * **Paperless** ist das maßgebliche System, welches ausschließlich **intern** erreichbar ist. Es enthält alle Dokumente und somit sehr viele Mitglieder-Daten. Weiterhin ist es auf ein Teil der Infrastruktur im Makerspace (NAS, Drucker, Scanner) angewiesen, sodass es im Netzwerk des Makerspaces laufen muss. Aus Sicherheitsgründen ist Paperless ausschließlich im lokalen Netzwerk des Makerspaces oder per VPN erreichbar.
514 -* Alle den **Mitgliedern gegenüber sichtbare Systeme (Homepage, Backend, ...) sind öffentlich **und auf einem gemieteten Server beim deutschen Anbieter Hetzner gehostet. [[Details dazu finden sich im Wiki>>confluencePage:page:IN.Public Server Infrastruktur]]. Die meiste bestehende Automatisierung wird aktuell im Backend durchgeführt, ist dort allerdings in Python Logic fest einprogrammiert. Die meiste Logik soll in Zukunft über N8n realisiert werden.
538 +* Alle den **Mitgliedern gegenüber sichtbare Systeme (Homepage, Backend, ...) sind öffentlich **und auf einem gemieteten Server beim deutschen Anbieter Hetzner gehostet. [[Details dazu finden sich im Wiki>>doc:xwiki:IN.IT Infrastruktur.Public Server Infrastruktur.WebHome]]. Die meiste bestehende Automatisierung wird aktuell im Backend durchgeführt, ist dort allerdings in Python Logic fest einprogrammiert. Die meiste Logik soll in Zukunft über N8n realisiert werden.
515 515  
516 516  Für die Kommunikation zwischen beiden Zonen kommt eine **Event Queue** zum Einsatz, wir nutzen hier NATS. NATS wird ebenfalls **auf dem öffentlichen Server installiert. **Der Makerspace selbst ist nur über eine reguläre DSL Leitung an das Internet angebunden, sodass wir hier keine hohe Verfügbarkeit voraussetzen können. Durch die Installation der NATS Services auf dem öffentlichen Server können die dort laufenden Services wie das Backend jederzeit (auch wenn die Internet-Verbindung im Makerspace nicht zur Verfügung steht) die Events veröffentlichen. Die Events werden dann bis zu 7 Tage in der NATS EventQueue persistent gespeichert, und nach Wiederherstellung der Verbindung abgearbeitet.
517 517  
518 518  **In N8n** werden dann für die **verschiedenen Events Workflows** definiert. Jeder Workflow beginnt mit einem Trigger (genauer: ein NATS JetStream Trigger), der bei auf definierbare Events in der NATS Queue lauscht. Wird ein solches Event gefunden wird es konsumiert und die im Workflow definierten Aktionen werden abgearbeitet. Weiterhin kann auch **Paperless Events in N8n triggern**, dies passiert allerdings direkt über **Webhooks**. Hier nutzen wir NATS nicht, da der NATS Server in der öffentlichen Zone läuft und dann erneut eine Abhängigkeit zur Internet-Anbindung bestehen würde.
519 519  
520 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokument-Workflows"/}}Dokument-Workflows ==
544 +== Dokument-Workflows ==
521 521  
522 522  Die beiden entscheidenden Faktoren für den Workflow:
523 523  
... ... @@ -533,12 +533,12 @@
533 533  (% class="wrapped" %)
534 534  |=(% scope="row" %)(((
535 535  Workflow
536 -)))|=(% scope="col" %)(((
560 +)))|=(((
537 537  Schriftform erforderlich
538 -)))|=(% scope="col" %)(((
562 +)))|=(((
539 539  Lokal / Remote
540 540  )))
541 -|=(% scope="row" %)(((
565 +|=(((
542 542  Fall 1: Digital Remote
543 543  )))|(((
544 544  Nein
... ... @@ -545,7 +545,7 @@
545 545  )))|(((
546 546  Remote
547 547  )))
548 -|=(% scope="row" %)(((
572 +|=(((
549 549  Fall 2: Digital Makerspace
550 550  )))|(((
551 551  Nein
... ... @@ -552,7 +552,7 @@
552 552  )))|(((
553 553  Lokal
554 554  )))
555 -|=(% scope="row" %)(((
579 +|=(((
556 556  Fall 3: Handschriftlich Remote
557 557  )))|(((
558 558  Ja
... ... @@ -559,7 +559,7 @@
559 559  )))|(((
560 560  Remote
561 561  )))
562 -|=(% scope="row" %)(((
586 +|=(((
563 563  Fall 4: Handschriftlich Makerspace
564 564  )))|(((
565 565  Ja
... ... @@ -567,7 +567,7 @@
567 567  Lokal
568 568  )))
569 569  
570 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall1:Digital+Remote"/}}Fall 1: Digital + Remote ===
594 +=== Fall 1: Digital + Remote ===
571 571  
572 572  Alle diese Fälle haben gemein, dass der Prozess **remote ausgelöst und abgeschlossen** wird. In diesem Fall wird nie ein ausgedrucktes Dokument erzeugt, das Dokument wird **ausschließlich digital** verwaltet.
573 573  
... ... @@ -575,10 +575,8 @@
575 575  
576 576  Die folgende Grafik zeigt den Prozessablauf:
577 577  
578 -{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 1 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="515" revision="4"/}}
602 +[[image:Fall 1 Ablaufdiagramm.png]]Die einzelnen Schritte hierbei sind:
579 579  
580 -Die einzelnen Schritte hierbei sind:
581 -
582 582  1. User löst eine Aktion auf der Homepage aus, die ein Dokument erfordert. Beispielsweise stellt die Person einen Mitgliedsantrag, beantragt die Nutzung des Lagers oder ähnliches
583 583  1. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Hierbei werden sowohl die Rechte geprüft (Lager kann nur von Mitgliedern verwendet werden, der ein neuer Übungsleitervertrag kann nur von Vorstand oder Mitgliederverwaltung angestoßen werden). Danach
584 584  11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
... ... @@ -594,7 +594,7 @@
594 594  11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
595 595  1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
596 596  
597 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall2:Digital+Makerspace"/}}Fall 2: Digital + Makerspace ===
619 +=== Fall 2: Digital + Makerspace ===
598 598  
599 599  In diesem Fall kann die Unterschrift digital erfolgen, allerdings findet die Unterschrift im Makerspace statt. Beispiel hier ist die Ausgabe eines Schlüssels und das Schlüsselausgabeformular.
600 600  
... ... @@ -604,16 +604,14 @@
604 604  
605 605  Die folgende Grafik zeigt den Prozessablauf:
606 606  
607 -{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 2 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="499" revision="2"/}}
629 +[[image:Fall 2 Ablaufdiagramm.png]]Die einzelnen Schritte hierbei sind:
608 608  
609 -Die einzelnen Schritte hierbei sind:
610 -
611 611  1. Ein autorisierter User meldet sich am Tablet an einer App an, entweder per Makerspace Login (Keycloak) oder per Keyfob. Dort hat der Benutzer dann mehrere Optionen, beispielsweise die Ausgabe eines Schlüssels. Dies erfordert irgendwo im Prozess, dass direkt vor Ort ein Dokument unterschrieben werden muss.
612 612  1. Tablet sendet im Namen des angemeldeten Benutzers eine Anfrage ans Backend. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Danach...
613 613  11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
614 614  11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
615 615  11. (((
616 -Die URL für das Dokument werden als Antwort des API Requests an das Tablet zurück geschickt. Dies enthält die Embed-URL, die direkt auf dem Tablet angezeigt werden kann. Beispiel:\\
636 +Die URL für das Dokument werden als Antwort des API Requests an das Tablet zurück geschickt. Dies enthält die Embed-URL, die direkt auf dem Tablet angezeigt werden kann. Beispiel:
617 617  
618 618  {{expand}}
619 619  {{code language="json"}}
... ... @@ -648,13 +648,13 @@
648 648  11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
649 649  1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
650 650  
651 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall3:Handschriftlich+Remote"/}}Fall 3: Handschriftlich + Remote ===
671 +=== Fall 3: Handschriftlich + Remote ===
652 652  
653 653  In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **remote ausgelöst, benötigt allerdings die Schriftform.** In diesem Fall wird dem Benutzer ein vorausgefülltes und mit QR Code versehenes Dokument zum Download angeboten, welches dann heruntergeladen, ausgedruckt, unterschrieben und eingereicht werden muss.
654 654  
655 655  **Beispiele**: Einweisungszettel für reine Online-Einweisungen
656 656  
657 -{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 3 Ablaufdiagramm_" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1159" height="467" revision="2"/}}
677 +[[image:Fall 3 Ablaufdiagramm.png]]
658 658  
659 659  Die einzelnen Schritte hierbei sind:
660 660  
... ... @@ -661,9 +661,8 @@
661 661  1. User löst eine Aktion auf der Homepage aus, die ein Dokument erfordert. Beispielsweise hat der User eine Online-Einweisung beendet und muss dafür nun den Einweisungszettel unterschreiben.
662 662  1. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Hierbei werden sowohl die Rechte geprüft (Lager kann nur von Mitgliedern verwendet werden, der ein neuer Übungsleitervertrag kann nur von Vorstand oder Mitgliederverwaltung angestoßen werden). Danach
663 663  11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
664 -11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
665 -11. Das vorausgefüllte Dokument wird im PDF Format heruntergeladen und die Submission wird direkt wieder archived.
666 -1. Das vorausgefüllte PDF wird als Antwort auf die Anfrage an die Website zum Download angeboten. Der Benutzer druckt das PDF aus.
684 +11. Der Eintrag in der Datenbank enthält alle für die Erzeugung des Dokuments notwendige Daten
685 +1. Auf der Website wird ein Download-Button angezeigt. Basierend auf den zuvor gespeicherten Daten und des Templates wird nun ein PDF erzeugt. Der Benutzer druckt das PDF aus.
667 667  1. (Optional): Ein regelmäßig laufender Cronjob prüft die laufenden Verfahren. Nach einer Woche Inaktivität wird der Unterschriftprozess abgebrochen, 48 Stunden vorher wird eine Erinnerung verschickt
668 668  1. Das ausgedruckte Dokument wird vom Benutzer unterschrieben, wenn weitere Parteien notwendig sind, auch diesen zur Unterschrift vorgelegt.
669 669  1. Ein Mitglied der Mitgliederverwaltung prüft das Dokument auf Korrektheit (dokumentenechte Unterschrift, vollständig ausgefüllt) und scannt es mit Hilfe des ScanSnap Scanners ein.
... ... @@ -674,21 +674,21 @@
674 674  1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
675 675  1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
676 676  
677 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall4:Handschriftlich+Makerspace"/}}Fall 4: Handschriftlich + Makerspace ===
696 +=== Fall 4: Handschriftlich + Makerspace ===
678 678  
679 679  In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **im Makerspace ausgelöst und benötigt Schriftform.** In diesem Fall wird das Dokument im Makerspace erzeugt (soweit wie möglich vorausgefüllt und mit QR Code versehen) und direkt vor Ort ausgedruckt. Dort wird es dann unterschrieben und eingeworfen.
680 680  
681 681  **Beispiele**: Einweisungszettel für Vor-Ort Online-Einweisungen
682 682  
683 -{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 4 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1208" height="523" revision="3"/}}
702 +[[image:Fall 4 Ablaufdiagramm.png]]
684 684  
685 685  Die einzelnen Schritte hierbei sind:
686 686  
687 687  1. Ein autorisierter User meldet sich am Tablet an einer App an, entweder per Makerspace Login (Keycloak) oder per Keyfob. Dort hat der Benutzer dann mehrere Optionen, beispielsweise die Erfassung von Einweisungs-Teilnehmer:innen.
688 688  1. Tablet sendet im Namen des angemeldeten Benutzers eine Anfrage ans Backend. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Danach...
689 -11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
690 -11. Erstellt mit Hilfe einer Docuseal Submission ein PDF Dokument. Dieses basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber den signierten QR Code (siehe unten).
691 -1. Das Tablet druckt das oder die heruntergeladenen PDF Datei(en) aus.
708 +11. speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank mit allen notwendigen Daten
709 +11. liefert dem Tablet eine Liste an erstellten Requests zurück.
710 +1. Das Tablet kann nun die Dokumente anfragen. Analog zum vorherigen Fall werden diese basierend auf dem Template und den zuvor gespeicherten Daten erzeugt. Dann druckt das Tablet die heruntergeladenen PDF Datei(en) aus.
692 692  1. Die Parteien unterschreiben das Dokument handschriftlich und werfen es in den Briefkasten.
693 693  1. Ein Mitglied der Mitgliederverwaltung prüft das Dokument auf Korrektheit (dokumentenechte Unterschrift, vollständig ausgefüllt) und scannt es mit Hilfe des ScanSnap Scanners ein.
694 694  1. Das Dokument landet automatisch auf einem Netzwerklaufwerk auf dem Makerspace NAS. Dort wird es von Paperless erkannt und automatisch verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
... ... @@ -698,346 +698,7 @@
698 698  1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
699 699  1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
700 700  
701 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX =
720 += Offene Punkte =
702 702  
703 -Das Herzstück der digitalen Mitgliederakte bildet Paperless NGX. Es wird im Makerspace lokal betrieben und ist daher nur aus dem Netzwerk des Makerspaces oder [[per VPN>>confluencePage:page:IN.[HOWTO] Makerspace VPN]] erreichbar. Der Zugang zu Paperless ist über OpenID Connect an [[confluencePage:page:IN.Keycloak]] gekoppelt, Zugang besteht nur für Mitglieder der Gruppen **Vorstand** und **Mitgliederverwaltung**.
704 -
705 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessÜbersicht"/}}Paperless Übersicht ==
706 -
707 -**Dokumente** sind die primären Ressourcen in Paperless. Ein Dokument kann über mehrere Wege in Paperless aufgenommen werden (der Prozess wird **Ingestion** genannt):
708 -
709 -* **Per E-Mail**: es sind zwei Mail-Adressen eingerichtet, eingehende Anhänge werden automatisch von Paperless verarbeitet. Die QR Code Verarbeitung (siehe unten) findet hier ebenfalls Anwendung.
710 -** Die Mitgliederverwaltung: [[mitglieder-dokumente@makerspace-darmstadt.de>>mailto:mitglieder-dokumente@makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]]
711 -** Den Vorstand: [[vorstand-dokumente@makerspace-darmstadt.de>>mailto:vorstand-dokumente@makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]]
712 -* **Per Ordner**: Auf unserem NAS gibt es einen speziellen Ordner, der in Paperless eingebunden ist. Alle Dokumente, die in diesen Ordner gelegt werden, werden automatisch von Paperless verarbeitet. Dieser Ordner wird hauptsächlich vom Dokumentenscanner verwendet, der die gescannten Dokumente ablegt. Dies ermöglicht einen einfachen Scan mit einem einfachen Button, die Dokumente werden dann automatisch in Paperless erkannt
713 -* **Per Weboberfläche**: Es ist ebenfalls möglich, Dokumente manuell über die Weboberfläche hinzuzufügen.
714 -
715 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Meta-Daten"/}}Meta-Daten ==
716 -
717 -Dokumente werden dann Meta-Daten zugeordnet, die eine spätere Suche und Zuordnung erleichtern. Diese Meta-Daten sind:
718 -
719 -* **Korrespondent**: Im Prinzip der "Gesprächspartner", beispielsweise der Absender eines Briefs. Im Falle der Mitgliederverwaltung wird für jedes Mitglied und jeden registrierten Gast automatisch im Hintergrund ein Korrespondent angelegt. Die Korrespondenten heißen:
720 -** Für **Mitglieder**: //Vorname Nachname (#Mitgliedsnummer)//, also beispielsweise "//Daniel Herrmann (#250)//"
721 -** Für **Gäste**: //Vorname Nachname (GEindeutigeNummer)//, also beispielsweise "//Max Mustermann (G1244)//"
722 -** Bei **Vereinseintritt** und **Vereinsaustritt** werden die Korrespondenten automatisch umbenannt, auch Namensänderungen werden automatisch verarbeitet.
723 -* **Tags**: Einem Dokument können beliebig viele Tags zugewiesen werden. **Tags** dienen der einfacheren **Zuordnung** und dem **Wiederfinden** von Dokumenten. Es gibt allerdings auch spezielle Tags für Dokumente die eingelesen aber noch nicht bearbeitet wurden, so genannte "Inbox Tags":
724 -** (% style="color:var(--ds-icon-success,#22a06b);" %)**Inbox Mitgliederverwaltung**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Mitgliederverwaltung** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
725 -** (% style="color:var(--ds-icon-accent-blue,#1d7afc);" %)**Inbox Vorstand**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Vorstand** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
726 -* (((
727 -**Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Tabelle festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden. Neben einem Namen haben die Dokumente einen Match String. Kommt dieser eindeutig (exakter Match) irgendwo im Dokument vor, wird der Typ automatisch zugewiesen.
728 -\\
729 -
730 -(% class="wrapped" %)
731 -|=(% scope="col" %)(((
732 -Name
733 -)))|=(% scope="col" %)(((
734 -Exact Match String
735 -)))
736 -|(((
737 -Mitgliedsantrag
738 -)))|(((
739 -mksp-doc-mitgliedsantrag
740 -)))
741 -|(((
742 -SEPA Lastschriftmandat
743 -)))|(((
744 -mksp-doc-sepamandat
745 -)))
746 -|(((
747 -Studienbescheinigung
748 -)))|(((
749 -mksp-doc-studienbescheinigung
750 -)))
751 -|(((
752 -Formular Schlüsselausgabe
753 -)))|(((
754 -mksp-doc-schluesselausgabe
755 -)))
756 -|(((
757 -Verpflichtungserklärung Datenschutz
758 -)))|(((
759 -\\
760 -)))
761 -|(((
762 -Übungsleitervertrag
763 -)))|(((
764 -\\
765 -)))
766 -|(((
767 -Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
768 -)))|(((
769 -\\
770 -)))
771 -|(((
772 -Bestellung eines Einweisers
773 -)))|(((
774 -\\
775 -)))
776 -|(((
777 -Haftungsausschluss
778 -)))|(((
779 -\\
780 -)))
781 -|(((
782 -Einweisungszettel
783 -)))|(((
784 -\\
785 -)))
786 -|(((
787 -Lagervertrag Kistenlager
788 -)))|(((
789 -\\
790 -)))
791 -|(((
792 -Lagervertrag Projektlager
793 -)))|(((
794 -\\
795 -)))
796 -)))
797 -* **Storage Path**: Speicherpfade sind ein etwas fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
798 -\\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[
799 -
800 -{{code language="none"}}
801 -document renamer
802 -{{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}}
803 -TODO: Define Storage Path
804 -
805 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AutomatischeZuordnungvonMetadaten"/}}Automatische Zuordnung von Metadaten ==
806 -
807 -Paperless unterstützt die automatische Zuordnung von Metadaten basierend auf festen Strings. So kann man beispielsweise angeben, dass ein Dokumententyp "Haftungsausschluss" zugewiesen werden soll, wenn der String "Haftungsausschluss" irgendwo im Dokument vorkommt. Dies ist allerdings auf eine korrekte Funktion der Texterkennung angewiesen und funktioniert erfahrungsgemäß nur in manchen Fällen, sodass mindestens eine manuelle Überprüfung trotzdem notwendig kommt. Wenn beispielsweise ein Brief mit dem Satz "ich dachte, ich hätte den Haftungsausschluss bereits abgegeben, könntet ihr dies bitte prüfen" erfasst wird, würde der basierend auf der Regel ebenfalls kategorisiert werden.
808 -
809 -**Aus diesem Grund wird auf jedes Dokument einen spezieller QR Code aufgedruckt**. Der QR code wird vom Post-Consume Script verwendet um die Metadaten in Paperless zuzuordnen. Weiterhin können Daten übermittelt werden, die dann mittels Webhook an N8n übermittelt werden und dort im Workflow verwendet werden können. Der Aufbau orientiert sich an dem Aufbau eines **JSON Web Tokens (JWT).**
810 -
811 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-QRcodeerzeugen"/}}(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)**QR **code erzeugen(%%) ===
812 -
813 -(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Der Prozess zur Erzeugung eines QR Codes ist wie folgt:
814 -
815 -* **Payload (Daten) festlegen**. Einige Werte sind verpflichtend, andere können nach Bedarf optional hinzugefügt werden.
816 -* JWT erzeugen und signieren. der JWT besteht aus drei Teilen:
817 -** **Header**: **alg** (Algorithmus) und **typ** (JWT) sind verpflichtend. Zusätzlich fügen wir einen Timestamp, eine eindeutige ID und eine Gültigkeitsdauer hinzu.
818 -** **Body**: beinhaltet die eigentlichen Daten.
819 -** **Signature**: Mit Hilfe eines Secrets und wird die Signatur erzeugt und automatisch angehängt.
820 -* QR code erzeugen: ein JWT ist per Definition URL safe und kann daher einfach in ein QR code umgewandelt werden.
821 -
822 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Header"/}}Header ===
823 -
824 -Der Header enthält wichtige Meta-Daten:
825 -
826 -|=(% scope="col" %)(((
827 -Claim
828 -)))|=(% scope="col" %)(((
829 -Type
830 -)))|=(% scope="col" %)(((
831 -Pflicht
832 -)))|=(% scope="col" %)(((
833 -Beschreibung
834 -)))
835 -|(((
836 -time
837 -)))|(((
838 -Timestamp
839 -Format: YYYY-MM-DDTHH:mm:ss
840 -)))|(((
841 -✅️
842 -)))|(((
843 -Timestamp an dem das Dokument und der QR Code erzeugt wurden
844 -)))
845 -|(((
846 -id
847 -)))|(((
848 -UUID4
849 -)))|(((
850 -✅️
851 -)))|(((
852 -Eindeutige ID dieses Dokuments
853 -)))
854 -|(((
855 -exp
856 -)))|(((
857 -Zahl
858 -)))|(((
859 -✅️
860 -)))|(((
861 -Dauer der Gültigkeit gemessen in Sekunden, beispielsweise 1209600 für 2 Wochen.
862 -)))
863 -
864 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Body"/}}Body ===
865 -
866 -Die folgenden Claims sind im Body verfügbar:
867 -
868 -(% class="" %)|=(((
869 -Claim
870 -)))|=(((
871 -Type
872 -)))|=(((
873 -Pflicht
874 -)))|=(((
875 -Beschreibung
876 -)))
877 -(% class="" %)|(((
878 -(% class="code" %)
879 -(((
880 -typ
881 -)))
882 -)))|(((
883 -String
884 -)))|(((
885 -✅️
886 -)))|(((
887 -Typ des Dokuments basierend auf der unten definierten Liste.
888 -)))
889 -(% class="" %)|(((
890 -(% class="code" %)
891 -(((
892 -cor
893 -)))
894 -)))|(((
895 -String
896 -)))|(((
897 -❌️
898 -)))|(((
899 -Optional: Name des Korrespondenten, dem das Dokument zugeordnet werden soll
900 -)))
901 -(% class="" %)|(((
902 -tags
903 -)))|(((
904 -List[String]
905 -)))|(((
906 -❌️
907 -)))|(((
908 -Liste an Tags, die dem Dokument zugeordnet werden soll
909 -)))
910 -|(((
911 -spth
912 -)))|(((
913 -String
914 -)))|(((
915 -❌️
916 -)))|(((
917 -Storage Path, das dem Dokument zugeordnet werden soll
918 -)))
919 -|(((
920 -opt
921 -)))|(((
922 -dict
923 -)))|(((
924 -❌️
925 -)))|(((
926 -Optionale Attribute, die mit eincodiert werden und dem N8n Workflow übergeben werden.
927 -)))
928 -
929 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Footer"/}}Footer ===
930 -
931 -Der Footer wird automatisch erzeugt und erhält eine Signatur über den Header und den Body, basierend auf einem Algorithmus und einer Signatur.
932 -
933 -{{confluence_tip title="Algorithmus"}}
934 -Von den meisten Libraries werden symmetrische und asymmetrische Signaturen unterstützt. Die Verwendung eines symmetrischen Algorithmus ist für uns einfacher.
935 -
936 -Für diesen Anwendungsfall nutzen wir (% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)**HS256** (HMAC mit SHA-256 Algorithmus).
937 -{{/confluence_tip}}
938 -
939 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AuswahlderLibrary"/}}Auswahl der Library ===
940 -
941 -Die Implementierung für die Erzeugung und das Validieren erfolgt in Python. Dies hat den Hintergrund, dass sowohl unser Backend als auch Paperless NGX (und damit das Post-Consumption Script) in Python implementiert ist. Es gibt verschiedene Libraries, die betrachtet wurden:
942 -
943 -|=(% scope="col" %)(((
944 -Name
945 -)))|=(% scope="col" %)(((
946 -CVE
947 -)))|=(% scope="col" %)(((
948 -Github
949 -)))|=(% scope="col" %)(((
950 -GH⭐
951 -)))|=(% scope="col" %)(((
952 -Letztes Release
953 -)))|=(% scope="col" %)(((
954 -Offene Issues
955 -)))|=(% scope="col" %)(((
956 -Dokumentation
957 -)))|=(% scope="col" %)(((
958 -Qualität Dokumentation
959 -)))|=(% scope="col" %)(((
960 -In Backend vorhanden?
961 -)))|=(% scope="col" %)(((
962 -In Paperless vorhanden?
963 -)))
964 -|(((
965 -python-jose
966 -)))|(((
967 -3/0
968 -)))|(((
969 -[[https:~~/~~/github.com/mpdavis/python-jose>>url:https://github.com/mpdavis/python-jose||shape="rect"]]
970 -)))|(((
971 -1.7k
972 -)))|(((
973 -28.05.2025
974 -)))|(((
975 -83
976 -)))|(((
977 -[[https:~~/~~/python-jose.readthedocs.io/en/latest/>>url:https://python-jose.readthedocs.io/en/latest/||shape="rect"]]
978 -)))|(((
979 -⛔ Wenige Bespiele, API Dokumentation fehlt komplett
980 -)))|(((
981 -❌️
982 -)))|(((
983 -❌️
984 -)))
985 -|(((
986 -pyJWT
987 -)))|(((
988 -4/0
989 -)))|(((
990 -[[https:~~/~~/github.com/jpadilla/pyjwt>>url:https://github.com/jpadilla/pyjwt||shape="rect"]]
991 -)))|(((
992 -5.4k
993 -)))|(((
994 -28.11.2024
995 -)))|(((
996 -30
997 -)))|(((
998 -[[https:~~/~~/pyjwt.readthedocs.io>>url:https://pyjwt.readthedocs.io||shape="rect"]]
999 -)))|(((
1000 -➕️ Gute Dokumentation, API, Beispiele, Changelog
1001 -)))|(((
1002 -✅️ 2.10.1
1003 -Dep von firebase
1004 -)))|(((
1005 -✅️ 2.10.1
1006 -)))
1007 -|(((
1008 -JWCrypto
1009 -)))|(((
1010 -5/0
1011 -)))|(((
1012 -[[https:~~/~~/github.com/latchset/jwcrypto>>url:https://github.com/latchset/jwcrypto||shape="rect"]]
1013 -)))|(((
1014 -465
1015 -)))|(((
1016 -06.03.2024
1017 -)))|(((
1018 -8
1019 -)))|(((
1020 -[[https:~~/~~/jwcrypto.readthedocs.io>>url:https://jwcrypto.readthedocs.io||shape="rect"]]
1021 -)))|(((
1022 -➕️ API Doc, einige Beispiele
1023 -)))|(((
1024 -✅️ 1.5.6
1025 -Dep von python-keycloak
1026 -)))|(((
1027 -❌️
1028 -)))
1029 -
1030 -Unsere bevorzugte Library ist **pyjwt**. Diese ist auch in **paperless nativ vorhanden**, sodass wir uns für die Implementierung mittels **pyjwt** entschieden haben.
1031 -
1032 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesSetup"/}}Technisches Setup ==
1033 -
1034 -Owner: zwei Owner
1035 -Docs: Owner = grp owner, View + Edit jeweilige Gruppen
1036 -Correspondent: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
1037 -Tag: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
1038 -Doc Type: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
1039 -
1040 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-OffenePunkte"/}}Offene Punkte =
1041 -
1042 1042  * Docuseal Logging + Monitoring
1043 1043  * N8n Error Handling
Icon Fall 1 Ablaufdiagramm
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1 +326.0 KB
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Icon Fall 1 Ablaufdiagramm.png
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Icon Fall 2 Ablaufdiagramm
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Icon Fall 3 Ablaufdiagramm
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Icon Fall 4 Ablaufdiagramm
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Icon Prozess Allgemein
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1 +<mxfile host="wiki.makerspace-darmstadt.de" agent="Mozilla/5.0 (Windows NT 10.0; Win64; x64; rv:142.0) Gecko/20100101 Firefox/142.0" version="28.0.5">
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13 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-6" value="&lt;font style=&quot;font-size: 16px;&quot;&gt;Vorgang&lt;/font&gt;&lt;div&gt;&lt;font style=&quot;font-size: 16px;&quot;&gt;starten&lt;/font&gt;&lt;/div&gt;" style="shape=step;perimeter=stepPerimeter;whiteSpace=wrap;html=1;fixedSize=1;fillColor=#dae8fc;strokeColor=#6c8ebf;" parent="1" vertex="1">
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24 + </mxCell>
25 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-9" value="&lt;font style=&quot;font-size: 16px;&quot;&gt;Dokument&lt;/font&gt;&lt;div&gt;&lt;font style=&quot;font-size: 16px;&quot;&gt;erstellen&lt;/font&gt;&lt;/div&gt;" style="shape=step;perimeter=stepPerimeter;whiteSpace=wrap;html=1;fixedSize=1;fillColor=#e1d5e7;strokeColor=#9673a6;" parent="1" vertex="1">
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28 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-11" value="Docuseal Submission&lt;div&gt;(Vorgang in Docuseal)&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#e1d5e7;strokeColor=#9673a6;" parent="1" vertex="1">
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30 + </mxCell>
31 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-12" value="Docuseal AdHoc&lt;div&gt;(Ergebnis = PDF Dokument)&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#e1d5e7;strokeColor=#9673a6;" parent="1" vertex="1">
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37 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-14" value="&lt;font size=&quot;3&quot;&gt;Unterschrift&lt;/font&gt;" style="shape=step;perimeter=stepPerimeter;whiteSpace=wrap;html=1;fixedSize=1;fillColor=#d5e8d4;strokeColor=#82b366;" parent="1" vertex="1">
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39 + </mxCell>
40 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-16" value="Digitale Unterschrift in Docuseal (Zuhause)" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#d5e8d4;strokeColor=#82b366;" parent="1" vertex="1">
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43 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-17" value="Unterschrift auf Tablet&lt;div&gt;(vor Ort im Verein)&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#d5e8d4;strokeColor=#82b366;" parent="1" vertex="1">
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46 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-18" value="Handschriftliche Unterschrift&lt;div&gt;(ausdrucken)&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#d5e8d4;strokeColor=#82b366;" parent="1" vertex="1">
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48 + </mxCell>
49 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-19" value="&lt;font size=&quot;3&quot;&gt;Ablegen und verarbeiten&lt;/font&gt;" style="shape=step;perimeter=stepPerimeter;whiteSpace=wrap;html=1;fixedSize=1;fillColor=#f8cecc;strokeColor=#b85450;" parent="1" vertex="1">
50 + <mxGeometry x="450" y="-120" width="210" height="60" as="geometry" />
51 + </mxCell>
52 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-21" value="&lt;b&gt;Docuseal Webhook&lt;/b&gt; Automatisch zu Paperless" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#f8cecc;strokeColor=#b85450;" parent="1" vertex="1">
53 + <mxGeometry x="450" y="-40" width="165" height="40" as="geometry" />
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55 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-22" value="&lt;b&gt;Tablet Unterschrift&lt;/b&gt;&lt;div&gt;Upload zu Paperless&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#f8cecc;strokeColor=#b85450;" parent="1" vertex="1">
56 + <mxGeometry x="450" y="10" width="165" height="40" as="geometry" />
57 + </mxCell>
58 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-23" value="&lt;b&gt;Papierform&lt;/b&gt;&lt;div&gt;Einscannen mit ScanSnap&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#f8cecc;strokeColor=#b85450;" parent="1" vertex="1">
59 + <mxGeometry x="450" y="60" width="165" height="40" as="geometry" />
60 + </mxCell>
61 + </root>
62 + </mxGraphModel>
63 + </diagram>
64 +</mxfile>
65 +
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