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Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zuletzt geändert von Daniel Herrmann am 2026/02/22 21:17
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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/23 12:05
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am 2025/10/24 14:49
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Zusammenfassung

Details

Icon Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -7,8 +7,12 @@
7 7  
8 8  zu diesem Zweck schaffen wir eine Platform basierend auf mehreren Open Source Software Produkten sowie einigen Hardware Produkten (NAS Speicher, Dokumentenscanner, PC Arbeitsplatz für die Mitgliederverwaltung).
9 9  
10 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Hintergrundinformationen"/}}Hintergrundinformationen =
10 += Inhaltsverzeichnis =
11 11  
12 +{{toc/}}
13 +
14 += Hintergrundinformationen =
15 +
12 12  Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Partien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als beispielsweise ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
13 13  
14 14  In Deutschland – und in der gesamten EU nach der eIDAS-Verordnung – gibt es **drei Stufen elektronischer Signaturen**: die **einfache elektronische Signatur (EES**), die **fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)** und die **qualifizierte elektronische Signatur (QES)**.
... ... @@ -19,54 +19,47 @@
19 19  
20 20  Kurz gesagt: Die EES ist schnell und unkompliziert, aber unsicher und nur für risikofreie Vorgänge geeignet. Die FES ist technisch sicherer, rechtlich belastbarer und für wichtige, aber formfreie Vereinbarungen ideal. Die QES ist rechtlich vollwertig wie eine handschriftliche Unterschrift und für alle Schriftformerfordernisse zwingend notwendig. Zusammenfassung:
21 21  
22 -(% class="wrapped" style="text-decoration: none;" %)
23 -|=(((
24 -Signaturtyp
25 -)))|=(((
26 -Sicherheitsniveau
27 -)))|=(((
28 -Rechtliche Wirkung
29 -)))|=(((
30 -Umsetzung
31 -)))
32 -|(((
33 -**EES**
34 -)))|(((
35 -niedrig
36 -)))|(((
37 -schwacher Beweiswert
38 -)))|(((
39 -Eingescannte Unterschrift, ein einfacher Button
40 -)))
41 -|(((
42 -**FES**
43 -)))|(((
44 -mittel
45 -)))|(((
46 -starker Beweiswert, aber kein Ersatz der Schriftform
47 -)))|(((
48 -Adobe Sign, DocuSign oder ähnliches
49 -)))
50 -|(((
51 -**QES**
52 -)))|(((
53 -hoch
54 -)))|(((
55 -gesetzlich Schriftformersatz
56 -)))|(((
57 -Mehrfaktor, über einen zugelassenen Vertrauensdienstleister
58 -)))
26 +~|
59 59  
60 -\\
28 +Signaturtyp |
61 61  
62 -{{confluence_tip title="Zusammenfassung"}}
63 -Für uns im Makerspace bedeutet das, dass wir die EES und FES (über DocuSeal) einsetzen können. Wir haben keine Partnerschaft mit einem Anbieter, der die QES und damit die Schriftformerfordernis abdecken würde, sodass wir alle Dokumente, für die die Schriftform erforderlich ist, weiterhin handschriftlich unterschreiben lassen.
64 -{{/confluence_tip}}
30 +Sicherheitsniveau |
65 65  
66 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-DokumenteundWorkflow"/}}Dokumente und Workflow =
32 +Rechtliche Wirkung |
67 67  
68 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenten-Arten"/}}Dokumenten-Arten ==
34 +|=Umsetzung
35 +|
69 69  
37 +**EES** |
38 +
39 +niedrig |
40 +
41 +schwacher Beweiswert |
42 +
43 +Eingescannte Unterschrift, ein einfacher Button | |
44 +
45 +**FES** |
46 +
47 +mittel |
48 +
49 +starker Beweiswert, aber kein Ersatz der Schriftform |
50 +
51 +Adobe Sign, DocuSign oder ähnliches | |
52 +
53 +**QES** |
54 +
55 +hoch |
56 +
57 +gesetzlich Schriftformersatz |
58 +
59 +Mehrfaktor, über einen zugelassenen Vertrauensdienstleister |
60 +
61 +~{~{confluence_tip title="Zusammenfassung"}} Für uns im Makerspace bedeutet das, dass wir die EES und FES (über DocuSeal) einsetzen können. Wir haben keine Partnerschaft mit einem Anbieter, der die QES und damit die Schriftformerfordernis abdecken würde, sodass wir alle Dokumente, für die die Schriftform erforderlich ist, weiterhin handschriftlich unterschreiben lassen. ~{~{/confluence_tip}}
62 +
63 += Dokumente und Workflow =
64 +
65 +== Dokumenten-Arten ==
66 +
70 70  Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
71 71  
72 72  (% class="wrapped" %)
... ... @@ -282,19 +282,19 @@
282 282  **Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
283 283  )))
284 284  
285 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-WorkflowBeschreibung"/}}Workflow Beschreibung ==
282 +== Workflow Beschreibung ==
286 286  
287 287  Grundsätzlich teilt sich der Umgang mit Dokumenten in folgende Phasen auf:
288 288  
289 289  {{confluence_drawio border="true" diagramName="Prozess Allgemein" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="991" height="221" revision="2"/}}
290 290  
291 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Trigger/StartendesWorkflows"/}}Trigger / Starten des Workflows ===
288 +=== Trigger / Starten des Workflows ===
292 292  
293 293  Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, dass mindestens ein QR Code vorhanden ist, der später eine automatische Verarbeitung in Paperless möglich macht. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
294 294  
295 295  In seltenen Fällen (Haftungsauschluss oder der Nutzungsvereinbarung für Schulungsinhalte) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
296 296  
297 -==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-StartüberdieHomepage"/}}Start über die Homepage ====
294 +==== Start über die Homepage ====
298 298  
299 299  Ein Prozess kann über die Homepage eingeleitet werden, entweder durch
300 300  
... ... @@ -302,13 +302,13 @@
302 302  * **remote, explizit durch den Use**r für sich selbst (Self-Service, beispielsweise der Lager-Vertrag)
303 303  * **remote, explizit durch einen Funktionär** für einen andere User (Datenschutzvereinbarung, Übungsleitervertrag, ...)
304 304  
305 -==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-LokalimMakerspace"/}}Lokal im Makerspace ====
302 +==== Lokal im Makerspace ====
306 306  
307 307  Alternativ kann der Prozess lokal im Makerspace angestoßen werden, beispielsweise wenn die lokale Präsenz des Mitglieds notwendig ist (Schlüsselausgabe) oder nach einer Vor-Ort Einweisung. In diesem Fall wird der Prozess beispielsweise ein Tablet im Space verwendet.
308 308  
309 309  * **lokal, explizit durch einen Funktionär** (Einweisungsleiter:in, Mitgliederverwaltung, Vorstand), beispielsweise Einweisungszettel oder Schlüsselausgabeformular
310 310  
311 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenterstellen"/}}Dokument erstellen ===
308 +=== Dokument erstellen ===
312 312  
313 313  Im zweiten Schritt wird nun ein oder mehrere personalisierte Dokumente erstellt. Hier gibt es eine Entscheidungsmatrix:
314 314  
... ... @@ -364,7 +364,7 @@
364 364  Das genannte Feature "One-Off" Submission ist ein DocuSeal Pro Feature, welches uns nicht zur Verfügung steht. Eventuell müssen wir
365 365  {{/error}}
366 366  
367 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Unterschriftleisten"/}}Unterschrift leisten ===
364 +=== Unterschrift leisten ===
368 368  
369 369  Im dritten Schritt müssen eine oder mehrere Parteien das Dokument unterschreiben. Wie viele Parteien ist abhängig vom Dokument. So muss beispielsweise der Mitgliedsantrag nur vom werdenden Mitglied unterschrieben werden, während das Schlüsselausgabeformular vom ausgebenen Funktionär und dem Mitglied unterschrieben werden muss. Analog zur Erstellung des Dokuments wird hier unterschieden, ob das Dokument zuhause unterschrieben werden kann oder ob es vor Ort im Makerspace passiert.
370 370  
... ... @@ -419,9 +419,9 @@
419 419  \\
420 420  )))
421 421  
422 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AblegenundVerarbeiten"/}}Ablegen und Verarbeiten ===
419 +=== Ablegen und Verarbeiten ===
423 423  
424 -Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Meta-Daten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
421 +Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Metadaten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
425 425  
426 426  (% class="wrapped" %)
427 427  |=(% scope="col" %)(((
... ... @@ -460,11 +460,11 @@
460 460  Das Dokument wird von der Mitgliederverwaltung eingescannt und dann von Paperless verarbeitet
461 461  )))
462 462  
463 -In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Meta-Daten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
460 +In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Metadaten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
464 464  
465 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesDesign"/}}Technisches Design =
462 += Technisches Design =
466 466  
467 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-VorhandeneKomponenten"/}}Vorhandene Komponenten ==
464 +== Vorhandene Komponenten ==
468 468  
469 469  Der Verein hat in den letzten Jahren bereits einige Systeme aufgebaut, die uns den Alltag erleichtern und eine gewisse Automatisierung ermöglichen. Dazu gehören:
470 470  
... ... @@ -476,25 +476,25 @@
476 476  * [[DocuSeal>>url:http://docuseal.com||shape="rect"]] - Eine Open Source Lösung für das Signieren von Dokumenten. Wir betreiben unsere eigene Instanz unter [[https:~~/~~/sign.makerspace-darmstadt.de>>url:https://sign.makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]]. DocuSeal ist für die Lagerverträge in die Homepage integriert - ein Mitglied kann die Unterschrift dort anfragen und erhält dann per Mail (=Authentifizierung) eine Einladung, den Vertrag zu unterschreiben. Der Vertrag wird anschließend kryptographisch gegen Veränderungen geschützt und per Mail an das Mitglied und die Mitgliederverwaltung geschickt.
477 477  * [[Vikunja>>url:https://vikunja.io||shape="rect"]] - Ein Open Source System für die Todo-Verwaltung und einfaches Projekt-Tracking. Wir nutzen es stand heute ohne jegliche Integration für die Aufgabenverwaltung im Vorstand, in der Vereins-IT sowie in einigen Bereichen.
478 478  
479 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-NeueKomponenten"/}}Neue Komponenten ==
476 +== Neue Komponenten ==
480 480  
481 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX ===
478 +=== Paperless NGX ===
482 482  
483 -(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)Paperless-NGX ist ein freies, quelloffenes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das als aktiv gepflegter Community-Fork des eingestellten „paperless-ng“ entstanden ist. Die Software läuft unter Linux, ist in Python und TypeScript geschrieben, unter der GPL-3.0 lizenziert und wird üblicherweise containerisiert mit Docker betrieben. In unserem Fall wird sie vor Ort im Makerspace auf dem vorhandenen Kubernetes-Cluster betrieben.
480 +Paperless-NGX ist ein freies, quelloffenes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das als aktiv gepflegter Community-Fork des eingestellten „paperless-ng“ entstanden ist. Die Software läuft unter Linux, ist in Python und TypeScript geschrieben, unter der GPL-3.0 lizenziert und wird üblicherweise containerisiert mit Docker betrieben. In unserem Fall wird sie vor Ort im Makerspace auf dem vorhandenen Kubernetes-Cluster betrieben.
484 484  
485 -(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %) Sie dient dazu, Papierdokumente und digitale Dateien zentral zu erfassen, automatisch zu verarbeiten, strukturiert zu archivieren und komfortabel wiederzufinden. Die Dokumente können über verschiedene Wege ins System gelangen – etwa durch einen speziellen „consume“-Ordner, per E-Mail-Import oder via Drag-and-drop im Webinterface. Bei der Verarbeitung wird eine leistungsfähige Texterkennung (OCR) auf Basis von Tesseract eingesetzt, die über 100 Sprachen unterstützt und auch gescannte Dokumente durchsuchbar macht. Zusätzlich werden Metadaten wie Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen oder benutzerdefinierte Felder erfasst; diese lassen sich automatisiert per Machine-Learning oder durch definierte Workflows zuweisen, die auch externe Aktionen wie E-Mails oder Webhooks auslösen können.
482 +Sie dient dazu, Papierdokumente und digitale Dateien zentral zu erfassen, automatisch zu verarbeiten, strukturiert zu archivieren und komfortabel wiederzufinden. Die Dokumente können über verschiedene Wege ins System gelangen – etwa durch einen speziellen „consume“-Ordner, per E-Mail-Import oder via Drag-and-drop im Webinterface. Bei der Verarbeitung wird eine leistungsfähige Texterkennung (OCR) auf Basis von Tesseract eingesetzt, die über 100 Sprachen unterstützt und auch gescannte Dokumente durchsuchbar macht. Zusätzlich werden Metadaten wie Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen oder benutzerdefinierte Felder erfasst; diese lassen sich automatisiert per Machine-Learning oder durch definierte Workflows zuweisen, die auch externe Aktionen wie E-Mails oder Webhooks auslösen können.
486 486  
487 -(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)Die Speicherung erfolgt in einem standardisierten PDF/A-Format für die Langzeitarchivierung, wobei stets auch die Originaldateien erhalten bleiben. Metadaten werden in einer Datenbank (PostgreSQL) verwaltet, während die eigentlichen Dateien im Dateisystem (über Kubernetes CSI direkt auf dem NAS) liegen. Über das Webinterface stehen Funktionen wie Volltextsuche mit Auto-Completion, Hervorhebung von Treffern, Filterung und „Ähnliche Dokumente“-Vorschläge zur Verfügung. Mehrbenutzerfähigkeit, fein abgestufte Rechtevergabe und ein anpassbares Dashboard erleichtern die Zusammenarbeit.
484 +Die Speicherung erfolgt in einem standardisierten PDF/A-Format für die Langzeitarchivierung, wobei stets auch die Originaldateien erhalten bleiben. Metadaten werden in einer Datenbank (PostgreSQL) verwaltet, während die eigentlichen Dateien im Dateisystem (über Kubernetes CSI direkt auf dem NAS) liegen. Über das Webinterface stehen Funktionen wie Volltextsuche mit Auto-Completion, Hervorhebung von Treffern, Filterung und „Ähnliche Dokumente“-Vorschläge zur Verfügung. Mehrbenutzerfähigkeit, fein abgestufte Rechtevergabe und ein anpassbares Dashboard erleichtern die Zusammenarbeit.
488 488  
489 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-N8n"/}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)N8n(%%) ===
486 +=== N8n ===
490 490  
491 491  n8n ist ein **Open-Source-Tool zur Workflow-Automatisierung**, das man selbst hosten kann. Über eine **visuelle Oberfläche** baut man Workflows per Drag-and-drop aus sogenannten „Nodes“, die verschiedene Dienste und Aktionen miteinander verbinden. Es gibt Hunderte vorgefertigte Integrationen, z. B. für Slack, Mail oder MQTT. Ebenfalls gibt es eine große Auswahl an für uns relevante Community Nodes (Vikunja, Listmonk, und so weiter) sowie die Möglichkeit, eigene Nodes zu schreiben (beispielsweise Paperless oder NATS).
492 492  
493 493  Workflows können automatisch getriggert werden – etwa per Webhook, Zeitplan oder NATS Ereignis – und lassen sich mit Bedingungen, Schleifen und Verzweigungen komplex gestalten. n8n speichert Ausführungsverläufe, meldet Fehler und erlaubt es, einzelne Schritte neu zu starten oder zu ändern.
494 494  
495 -In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist.
492 +In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist. Das Setup und die Konfiguration von N8n ist auf einer eigenen Wiki-Seite beschrieben.
496 496  
497 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-NATS"/}}NATS ===
494 +=== NATS ===
498 498  
499 499  Für den Transport von Events zwischen der Homepage (insbesondere dem Backend) und N8n wird **NATS** vorgeschlagen. **NATS** ist ein leichtgewichtiges, schnelles **Messaging-System** für Event-Streaming und -Queues, das auf dem **Publish/Subscribe-Prinzip** basiert. Es eignet sich besonders für verteilte Systeme, bei denen verschiedene Dienste über Events miteinander kommunizieren.
500 500  
... ... @@ -502,7 +502,7 @@
502 502  
503 503  NATS entkoppelt Backend und Automatisierungslogik, sorgt für sehr geringe Latenz, zuverlässige Zustellung und ermöglicht horizontale Skalierung, ohne dass FastAPI oder n8n direkt voneinander abhängig sind.
504 504  
505 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Systemübersicht"/}}Systemübersicht ==
502 +== Systemübersicht ==
506 506  
507 507  Das folgende Kapitel gibt eine Übersicht über die vorgeschlagene Systemarchitektur basierend auf den oben vorgestellten Komponenten. Zusätzlich werden für die oben analysierten Dokumente und Workflows die technischen Ablaufdiagramme dargestellt.
508 508  
... ... @@ -511,13 +511,13 @@
511 511  Im Wesentlichen teilt sich die Architektur in zwei Zonen, die **öffentliche** und die **interne** Zone:
512 512  
513 513  * **Paperless** ist das maßgebliche System, welches ausschließlich **intern** erreichbar ist. Es enthält alle Dokumente und somit sehr viele Mitglieder-Daten. Weiterhin ist es auf ein Teil der Infrastruktur im Makerspace (NAS, Drucker, Scanner) angewiesen, sodass es im Netzwerk des Makerspaces laufen muss. Aus Sicherheitsgründen ist Paperless ausschließlich im lokalen Netzwerk des Makerspaces oder per VPN erreichbar.
514 -* Alle den **Mitgliedern gegenüber sichtbare Systeme (Homepage, Backend, ...) sind öffentlich **und auf einem gemieteten Server beim deutschen Anbieter Hetzner gehostet. [[Details dazu finden sich im Wiki>>confluencePage:page:IN.Public Server Infrastruktur]]. Die meiste bestehende Automatisierung wird aktuell im Backend durchgeführt, ist dort allerdings in Python Logic fest einprogrammiert. Die meiste Logik soll in Zukunft über N8n realisiert werden.
511 +* Alle den **Mitgliedern gegenüber sichtbare Systeme (Homepage, Backend, ...) sind öffentlich **und auf einem gemieteten Server beim deutschen Anbieter Hetzner gehostet. [[Details dazu finden sich im Wiki>>doc:xwiki:IN.IT Infrastruktur.Public Server Infrastruktur.WebHome]]. Die meiste bestehende Automatisierung wird aktuell im Backend durchgeführt, ist dort allerdings in Python Logic fest einprogrammiert. Die meiste Logik soll in Zukunft über N8n realisiert werden.
515 515  
516 516  Für die Kommunikation zwischen beiden Zonen kommt eine **Event Queue** zum Einsatz, wir nutzen hier NATS. NATS wird ebenfalls **auf dem öffentlichen Server installiert. **Der Makerspace selbst ist nur über eine reguläre DSL Leitung an das Internet angebunden, sodass wir hier keine hohe Verfügbarkeit voraussetzen können. Durch die Installation der NATS Services auf dem öffentlichen Server können die dort laufenden Services wie das Backend jederzeit (auch wenn die Internet-Verbindung im Makerspace nicht zur Verfügung steht) die Events veröffentlichen. Die Events werden dann bis zu 7 Tage in der NATS EventQueue persistent gespeichert, und nach Wiederherstellung der Verbindung abgearbeitet.
517 517  
518 518  **In N8n** werden dann für die **verschiedenen Events Workflows** definiert. Jeder Workflow beginnt mit einem Trigger (genauer: ein NATS JetStream Trigger), der bei auf definierbare Events in der NATS Queue lauscht. Wird ein solches Event gefunden wird es konsumiert und die im Workflow definierten Aktionen werden abgearbeitet. Weiterhin kann auch **Paperless Events in N8n triggern**, dies passiert allerdings direkt über **Webhooks**. Hier nutzen wir NATS nicht, da der NATS Server in der öffentlichen Zone läuft und dann erneut eine Abhängigkeit zur Internet-Anbindung bestehen würde.
519 519  
520 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokument-Workflows"/}}Dokument-Workflows ==
517 +== Dokument-Workflows ==
521 521  
522 522  Die beiden entscheidenden Faktoren für den Workflow:
523 523  
... ... @@ -567,7 +567,7 @@
567 567  Lokal
568 568  )))
569 569  
570 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall1:Digital+Remote"/}}Fall 1: Digital + Remote ===
567 +=== Fall 1: Digital + Remote ===
571 571  
572 572  Alle diese Fälle haben gemein, dass der Prozess **remote ausgelöst und abgeschlossen** wird. In diesem Fall wird nie ein ausgedrucktes Dokument erzeugt, das Dokument wird **ausschließlich digital** verwaltet.
573 573  
... ... @@ -594,7 +594,7 @@
594 594  11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
595 595  1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
596 596  
597 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall2:Digital+Makerspace"/}}Fall 2: Digital + Makerspace ===
594 +=== Fall 2: Digital + Makerspace ===
598 598  
599 599  In diesem Fall kann die Unterschrift digital erfolgen, allerdings findet die Unterschrift im Makerspace statt. Beispiel hier ist die Ausgabe eines Schlüssels und das Schlüsselausgabeformular.
600 600  
... ... @@ -648,7 +648,7 @@
648 648  11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
649 649  1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
650 650  
651 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall3:Handschriftlich+Remote"/}}Fall 3: Handschriftlich + Remote ===
648 +=== Fall 3: Handschriftlich + Remote ===
652 652  
653 653  In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **remote ausgelöst, benötigt allerdings die Schriftform.** In diesem Fall wird dem Benutzer ein vorausgefülltes und mit QR Code versehenes Dokument zum Download angeboten, welches dann heruntergeladen, ausgedruckt, unterschrieben und eingereicht werden muss.
654 654  
... ... @@ -674,7 +674,7 @@
674 674  1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
675 675  1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
676 676  
677 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall4:Handschriftlich+Makerspace"/}}Fall 4: Handschriftlich + Makerspace ===
674 +=== Fall 4: Handschriftlich + Makerspace ===
678 678  
679 679  In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **im Makerspace ausgelöst und benötigt Schriftform.** In diesem Fall wird das Dokument im Makerspace erzeugt (soweit wie möglich vorausgefüllt und mit QR Code versehen) und direkt vor Ort ausgedruckt. Dort wird es dann unterschrieben und eingeworfen.
680 680  
... ... @@ -698,11 +698,11 @@
698 698  1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
699 699  1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
700 700  
701 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX =
698 += Paperless NGX =
702 702  
703 -Das Herzstück der digitalen Mitgliederakte bildet Paperless NGX. Es wird im Makerspace lokal betrieben und ist daher nur aus dem Netzwerk des Makerspaces oder [[per VPN>>confluencePage:page:IN.[HOWTO] Makerspace VPN]] erreichbar. Der Zugang zu Paperless ist über OpenID Connect an [[confluencePage:page:IN.Keycloak]] gekoppelt, Zugang besteht nur für Mitglieder der Gruppen **Vorstand** und **Mitgliederverwaltung**.
700 +Das Herzstück der digitalen Mitgliederakte bildet Paperless NGX. Es wird im Makerspace lokal betrieben und ist daher nur aus dem Netzwerk des Makerspaces oder [[per VPN>>doc:xwiki:IN.IT Infrastruktur.IT im Makerspace.[HOWTO] Makerspace VPN.WebHome]] erreichbar. Der Zugang zu Paperless ist über OpenID Connect an [[doc:xwiki:IN.IT Infrastruktur.Services.Keycloak.WebHome]] gekoppelt, Zugang besteht nur für Mitglieder der Gruppen **Vorstand** und **Mitgliederverwaltung**.
704 704  
705 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessÜbersicht"/}}Paperless Übersicht ==
702 +== Paperless Übersicht ==
706 706  
707 707  **Dokumente** sind die primären Ressourcen in Paperless. Ein Dokument kann über mehrere Wege in Paperless aufgenommen werden (der Prozess wird **Ingestion** genannt):
708 708  
... ... @@ -712,8 +712,17 @@
712 712  * **Per Ordner**: Auf unserem NAS gibt es einen speziellen Ordner, der in Paperless eingebunden ist. Alle Dokumente, die in diesen Ordner gelegt werden, werden automatisch von Paperless verarbeitet. Dieser Ordner wird hauptsächlich vom Dokumentenscanner verwendet, der die gescannten Dokumente ablegt. Dies ermöglicht einen einfachen Scan mit einem einfachen Button, die Dokumente werden dann automatisch in Paperless erkannt
713 713  * **Per Weboberfläche**: Es ist ebenfalls möglich, Dokumente manuell über die Weboberfläche hinzuzufügen.
714 714  
715 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Meta-Daten"/}}Meta-Daten ==
712 +Die folgenden Grafik gibt eine Übersicht:
716 716  
714 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Ingest Diagram" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1016" height="451" revision="3"/}}
715 +
716 +Die Konfiguration des Scanners ist so eingerichtet, dass nur zwei Buttons auf dem Display sichtbar sind:
717 +
718 +* **SCAN Vorstand** - Platziert das Dokument in dem Consumption Ordner für den Vorstand, Rechte und Tags werden dann automatisch gesetzt
719 +* **SCAN MV** - Platziert das Dokument in dem Consumption Ordner für die Mitgliederverwaltung, Rechte und Tags werden dann automatisch gesetzt
720 +
721 +== Übersicht der Metadaten ==
722 +
717 717  Dokumente werden dann Meta-Daten zugeordnet, die eine spätere Suche und Zuordnung erleichtern. Diese Meta-Daten sind:
718 718  
719 719  * **Korrespondent**: Im Prinzip der "Gesprächspartner", beispielsweise der Absender eines Briefs. Im Falle der Mitgliederverwaltung wird für jedes Mitglied und jeden registrierten Gast automatisch im Hintergrund ein Korrespondent angelegt. Die Korrespondenten heißen:
... ... @@ -723,94 +723,85 @@
723 723  * **Tags**: Einem Dokument können beliebig viele Tags zugewiesen werden. **Tags** dienen der einfacheren **Zuordnung** und dem **Wiederfinden** von Dokumenten. Es gibt allerdings auch spezielle Tags für Dokumente die eingelesen aber noch nicht bearbeitet wurden, so genannte "Inbox Tags":
724 724  ** (% style="color:var(--ds-icon-success,#22a06b);" %)**Inbox Mitgliederverwaltung**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Mitgliederverwaltung** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
725 725  ** (% style="color:var(--ds-icon-accent-blue,#1d7afc);" %)**Inbox Vorstand**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Vorstand** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
732 +* **Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Liste festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden.
733 +** Mitgliedsantrag
734 +** SEPA Lastschriftmandat
735 +** Studienbescheinigung
736 +** Bestätigung Schlüsselausgabe
737 +** Verpflichtungserklärung Datenschutz
738 +** Übungsleitervertrag
739 +** Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
740 +** Bestellung als Einweiser:in
741 +** Haftungsausschluss
742 +** Einweisungszettel
743 +** Lagervertrag Kistenlager
744 +** Lagervertrag Projektlager
726 726  * (((
727 -**Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Tabelle festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden. Neben einem Namen haben die Dokumente einen Match String. Kommt dieser eindeutig (exakter Match) irgendwo im Dokument vor, wird der Typ automatisch zugewiesen.
746 +**Storage Path**: Speicherpfade sind ein fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
747 +\\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[
748 +
749 +{{code language="none"}}
750 +document renamer
751 +{{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}}
752 +In unserem Fall kommen die folgenden Speicherpfade zum Einsatz:
728 728  \\
729 729  
730 -(% class="wrapped" %)
731 731  |=(% scope="col" %)(((
732 732  Name
733 733  )))|=(% scope="col" %)(((
734 -Exact Match String
758 +Definition
759 +)))|=(% scope="col" %)(((
760 +Sichtbar für
761 +)))|=(% scope="col" %)(((
762 +Anwendung
735 735  )))
736 736  |(((
737 -Mitgliedsantrag
765 +Mitglieder Einweisungszettel
738 738  )))|(((
739 -mksp-doc-mitgliedsantrag
767 +(% class="code" %)
768 +(((
769 +~{~{ correspondent }}/Einweisungen/~{~{ document_type }}-~{~{ tag_list }}-~{~{ created }}-~{~{ doc_pk }}
740 740  )))
741 -|(((
742 -SEPA Lastschriftmandat
743 743  )))|(((
744 -mksp-doc-sepamandat
745 -)))
746 -|(((
747 -Studienbescheinigung
772 +Mitgliederverwaltung
748 748  )))|(((
749 -mksp-doc-studienbescheinigung
774 +Einweisungszettel
750 750  )))
751 751  |(((
752 -Formular Schlüsselausgabe
777 +Mitglieder Unterlagen
753 753  )))|(((
754 -mksp-doc-schluesselausgabe
779 +(% class="code" %)
780 +(((
781 +~{~{ correspondent }}/~{~{ document_type }}-~{~{ created }}-~{~{ doc_pk }}
755 755  )))
756 -|(((
757 -Verpflichtungserklärung Datenschutz
758 758  )))|(((
759 -\\
760 -)))
761 -|(((
762 -Übungsleitervertrag
784 +Mitgliederverwaltung
763 763  )))|(((
764 -\\
786 +Alle anderen Mitgliederdokumente
765 765  )))
766 766  |(((
767 -Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
789 +Vorstand Dokumente
768 768  )))|(((
769 -\\
791 +(% class="code" %)
792 +(((
793 +~{~{ created_year }}/~{~{ correspondent }}/~{~{ title }}
770 770  )))
771 -|(((
772 -Bestellung eines Einweisers
773 773  )))|(((
774 -\\
775 -)))
776 -|(((
777 -Haftungsausschluss
796 +Vorstand
778 778  )))|(((
779 -\\
798 +Alle Vorstandsdokumente
780 780  )))
781 -|(((
782 -Einweisungszettel
783 -)))|(((
784 -\\
785 785  )))
786 -|(((
787 -Lagervertrag Kistenlager
788 -)))|(((
789 -\\
790 -)))
791 -|(((
792 -Lagervertrag Projektlager
793 -)))|(((
794 -\\
795 -)))
796 -)))
797 -* **Storage Path**: Speicherpfade sind ein etwas fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
798 -\\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[
799 799  
800 -{{code language="none"}}
801 -document renamer
802 -{{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}}
803 -TODO: Define Storage Path
802 +== Automatische Zuordnung von Metadaten ==
804 804  
805 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AutomatischeZuordnungvonMetadaten"/}}Automatische Zuordnung von Metadaten ==
806 -
807 807  Paperless unterstützt die automatische Zuordnung von Metadaten basierend auf festen Strings. So kann man beispielsweise angeben, dass ein Dokumententyp "Haftungsausschluss" zugewiesen werden soll, wenn der String "Haftungsausschluss" irgendwo im Dokument vorkommt. Dies ist allerdings auf eine korrekte Funktion der Texterkennung angewiesen und funktioniert erfahrungsgemäß nur in manchen Fällen, sodass mindestens eine manuelle Überprüfung trotzdem notwendig kommt. Wenn beispielsweise ein Brief mit dem Satz "ich dachte, ich hätte den Haftungsausschluss bereits abgegeben, könntet ihr dies bitte prüfen" erfasst wird, würde der basierend auf der Regel ebenfalls kategorisiert werden.
808 808  
809 809  **Aus diesem Grund wird auf jedes Dokument einen spezieller QR Code aufgedruckt**. Der QR code wird vom Post-Consume Script verwendet um die Metadaten in Paperless zuzuordnen. Weiterhin können Daten übermittelt werden, die dann mittels Webhook an N8n übermittelt werden und dort im Workflow verwendet werden können. Der Aufbau orientiert sich an dem Aufbau eines **JSON Web Tokens (JWT).**
810 810  
811 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-QRcodeerzeugen"/}}(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)**QR **code erzeugen(%%) ===
808 +=== (% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63)" %)Barcode erzeugen(%%) ===
812 812  
813 -(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Der Prozess zur Erzeugung eines QR Codes ist wie folgt:
810 +(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63)" %)Der Prozess zur Erzeugung eines QR Codes ist wie folgt:
814 814  
815 815  * **Payload (Daten) festlegen**. Einige Werte sind verpflichtend, andere können nach Bedarf optional hinzugefügt werden.
816 816  * JWT erzeugen und signieren. der JWT besteht aus drei Teilen:
... ... @@ -817,39 +817,42 @@
817 817  ** **Header**: **alg** (Algorithmus) und **typ** (JWT) sind verpflichtend. Zusätzlich fügen wir einen Timestamp, eine eindeutige ID und eine Gültigkeitsdauer hinzu.
818 818  ** **Body**: beinhaltet die eigentlichen Daten.
819 819  ** **Signature**: Mit Hilfe eines Secrets und wird die Signatur erzeugt und automatisch angehängt.
820 -* QR code erzeugen: ein JWT ist per Definition URL safe und kann daher einfach in ein QR code umgewandelt werden.
817 +* PDF417 code erzeugen: ein JWT ist per Definition URL safe und kann daher einfach in ein QR code umgewandelt werden.
821 821  
822 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Header"/}}Header ===
819 +=== Header ===
823 823  
824 -Der Header enthält wichtige Meta-Daten:
821 +Der Header enthält wichtige Meta-Daten, diese werden von der JWT Library automatisch erzeugt und beschreiben in der Regel den verwendeten Key-Typ.
825 825  
826 -|=(% scope="col" %)(((
823 +=== Body ===
824 +
825 +Die folgenden Claims sind im Body verfügbar.
826 +
827 +|=(((
827 827  Claim
828 -)))|=(% scope="col" %)(((
829 +)))|=(((
829 829  Type
830 -)))|=(% scope="col" %)(((
831 +)))|=(((
831 831  Pflicht
832 -)))|=(% scope="col" %)(((
833 +)))|=(((
833 833  Beschreibung
834 834  )))
835 835  |(((
836 -time
837 +id
837 837  )))|(((
838 -Timestamp
839 -Format: YYYY-MM-DDTHH:mm:ss
839 +UUID4
840 840  )))|(((
841 841  ✅️
842 842  )))|(((
843 -Timestamp an dem das Dokument und der QR Code erzeugt wurden
843 +Eindeutige ID dieses Dokuments
844 844  )))
845 845  |(((
846 -id
846 +time
847 847  )))|(((
848 -UUID4
848 +Zahl
849 849  )))|(((
850 850  ✅️
851 851  )))|(((
852 -Eindeutige ID dieses Dokuments
852 +UTC Linux-Timestamp an dem das Dokument und der QR Code erzeugt wurden
853 853  )))
854 854  |(((
855 855  exp
... ... @@ -858,23 +858,9 @@
858 858  )))|(((
859 859  ✅️
860 860  )))|(((
861 -Dauer der Gültigkeit gemessen in Sekunden, beispielsweise 1209600 für 2 Wochen.
861 +UTC Linux-Timestamp der angibt, bis wann das Dokument gültig ist.
862 862  )))
863 -
864 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Body"/}}Body ===
865 -
866 -Die folgenden Claims sind im Body verfügbar:
867 -
868 -(% class="" %)|=(((
869 -Claim
870 -)))|=(((
871 -Type
872 -)))|=(((
873 -Pflicht
874 -)))|=(((
875 -Beschreibung
876 -)))
877 -(% class="" %)|(((
863 +|(((
878 878  (% class="code" %)
879 879  (((
880 880  typ
... ... @@ -886,7 +886,8 @@
886 886  )))|(((
887 887  Typ des Dokuments basierend auf der unten definierten Liste.
888 888  )))
889 -(% class="" %)|(((
875 +|mode|String|✅️ |Kann entweder "digital" oder "manual" sein und bestimmt, ob N8n den unterschriebenen Vertrag ans Backend meldet.
876 +|(((
890 890  (% class="code" %)
891 891  (((
892 892  cor
... ... @@ -898,7 +898,7 @@
898 898  )))|(((
899 899  Optional: Name des Korrespondenten, dem das Dokument zugeordnet werden soll
900 900  )))
901 -(% class="" %)|(((
888 +|(((
902 902  tags
903 903  )))|(((
904 904  List[String]
... ... @@ -936,29 +936,29 @@
936 936  Für diesen Anwendungsfall nutzen wir (% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)**HS256** (HMAC mit SHA-256 Algorithmus).
937 937  {{/confluence_tip}}
938 938  
939 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AuswahlderLibrary"/}}Auswahl der Library ===
926 +=== Auswahl der Library ===
940 940  
941 941  Die Implementierung für die Erzeugung und das Validieren erfolgt in Python. Dies hat den Hintergrund, dass sowohl unser Backend als auch Paperless NGX (und damit das Post-Consumption Script) in Python implementiert ist. Es gibt verschiedene Libraries, die betrachtet wurden:
942 942  
943 -|=(% scope="col" %)(((
930 +|=(((
944 944  Name
945 -)))|=(% scope="col" %)(((
932 +)))|=(((
946 946  CVE
947 -)))|=(% scope="col" %)(((
934 +)))|=(((
948 948  Github
949 -)))|=(% scope="col" %)(((
936 +)))|=(((
950 950  GH⭐
951 -)))|=(% scope="col" %)(((
938 +)))|=(((
952 952  Letztes Release
953 -)))|=(% scope="col" %)(((
940 +)))|=(((
954 954  Offene Issues
955 -)))|=(% scope="col" %)(((
942 +)))|=(((
956 956  Dokumentation
957 -)))|=(% scope="col" %)(((
944 +)))|=(((
958 958  Qualität Dokumentation
959 -)))|=(% scope="col" %)(((
946 +)))|=(((
960 960  In Backend vorhanden?
961 -)))|=(% scope="col" %)(((
948 +)))|=(((
962 962  In Paperless vorhanden?
963 963  )))
964 964  |(((
... ... @@ -1029,15 +1029,484 @@
1029 1029  
1030 1030  Unsere bevorzugte Library ist **pyjwt**. Diese ist auch in **paperless nativ vorhanden**, sodass wir uns für die Implementierung mittels **pyjwt** entschieden haben.
1031 1031  
1032 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesSetup"/}}Technisches Setup ==
1019 +=== PDF417 Code ===
1033 1033  
1034 -Owner: zwei Owner
1035 -Docs: Owner = grp owner, View + Edit jeweilige Gruppen
1036 -Correspondent: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
1037 -Tag: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
1038 -Doc Type: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
1021 +Als Format für den Code wurde PDF417 ausgewählt, da dieser mehr Platz und Fehlerkorrektur bietet. Weiterhin gibt es eine einfach zu nutzende Library für Python (Erzeugung) und PDF417 wird von (% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63); text-decoration:none" %)ZXING unterstützt, welches in Paperless eingebettet ist. Ein solcher Barcode sieht beispielsweise so aus:
1039 1039  
1040 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-OffenePunkte"/}}Offene Punkte =
1023 +(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63); text-decoration:none" %)[[image:attach:barcode.jpg||height="250"]]
1041 1041  
1025 +(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63); text-decoration:none" %)Daraus kann dann eine Base64 basierte Repräsentation berechnet werden, die einfach in Docuseal hochgeladen werden kann.
1026 +
1027 +=== Referenz-Implementierung ===
1028 +
1029 +Eine Referenz-Implementierung befindet sich im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-pdf417-reference>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-pdf417-reference||shape="rect"]]
1030 +
1031 +=== Post Consumption Script ===
1032 +
1033 +Die eigentliche Zuordnung der Meta-Daten erfolgt über ein so genanntes Post Consumption Script. Dieses befindet sich ebenfalls im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-post-consumption-script#>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-post-consumption-script||shape="rect"]]
1034 +
1035 +== Paperless Berechtigungen ==
1036 +
1037 +Paperless NGX hat ein Berechtigungssystem, welches sich über fast alle Ressourcen erstreckt. Grundsätzlich gibt es **Benutzer** und **Gruppen**. Berechtigungen können dann global vergeben werden (Sichtbarkeit von Features) und zusätzlich auf Objektebene vergeben werden.
1038 +
1039 +=== Benutzer und Gruppen ===
1040 +
1041 +Paperless NGX ist so konfiguriert, dass sich Benutzer mit ihrem zentralen Makerspace Login anmelden können (OIDC über Keycloak). Eine Anmeldung mit lokalen Zugangsdaten ist nicht möglich. Bei der Anmeldung werden ebenfalls die Gruppen aus Keycloak übernommen, aber nur die folgenden:
1042 +
1043 +* **Vorstand**: Für die Mitglieder des Vorstands
1044 +* **Mitgliederverwaltung**: Alle Personen, die mit der Verwaltung der Mitglieder betraut sind
1045 +* **IT Admin**: IT Administratoren im Makerspace
1046 +
1047 +Nutzer, die keine dieser Gruppen angehören haben keine Rechte in Paperless. Sie können sich zwar anmelden, aber selbst die Willkommens-Seite erzeugt eine "Permission Denied" Fehlermeldung.
1048 +
1049 +=== Globale Berechtigungen ===
1050 +
1051 +Berechtigungen werden grundsätzlich nicht auf Benutzerebene konfiguriert, sondern ausschließlich auf Gruppenebene. So wird sichergestellt, dass bei der Änderung einer Gruppenzugehörigkeit auch die damit verbundenen Rechte entzogen oder gewährt werden, ohne dass eine manuelle Änderung notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt eine Übersicht der konfigurierten globalen Berechtigungen pro Gruppe:
1052 +
1053 +|=(% scope="row" %)(((
1054 +Berechtigung
1055 +)))|=(% scope="col" %)(((
1056 +Beschreibung
1057 +)))|=(% scope="col" %)(((
1058 +Mitgliederverwaltung
1059 +)))|=(% scope="col" %)(((
1060 +Vorstand
1061 +)))|=(% scope="col" %)(((
1062 +IT Admin
1063 +)))|=(% scope="col" %)(((
1064 +Notiz
1065 +)))
1066 +|=(% scope="row" %)(((
1067 +Document
1068 +)))|(((
1069 +Sehen und bearbeiten von Dokumenten.
1070 +)))|(((
1071 +ALLE
1072 +)))|(((
1073 +ALLE
1074 +)))|(((
1075 +KEINE
1076 +)))|(((
1077 +Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1078 +)))
1079 +|=(% scope="row" %)(((
1080 +Tag
1081 +)))|(((
1082 +Sehen und bearbeiten von Tags.
1083 +)))|(((
1084 +Anzeigen
1085 +)))|(((
1086 +ALLE
1087 +)))|(((
1088 +ALLE
1089 +)))|(((
1090 +Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1091 +)))
1092 +|=(% scope="row" %)(((
1093 +Correspondent
1094 +)))|(((
1095 +Sehen und bearbeiten von Korrespondenten
1096 +)))|(((
1097 +Anzeigen
1098 +)))|(((
1099 +ALLE
1100 +)))|(((
1101 +ALLE
1102 +)))|(((
1103 +Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1104 +)))
1105 +|=(% scope="row" %)(((
1106 +DocumentType
1107 +)))|(((
1108 +Sehen und bearbeiten von Dokument-Typen
1109 +)))|(((
1110 +Anzeigen
1111 +)))|(((
1112 +ALLE
1113 +)))|(((
1114 +ALLE
1115 +)))|(((
1116 +Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1117 +)))
1118 +|=(% scope="row" %)(((
1119 +StoragePath
1120 +)))|(((
1121 +Sehen und bearbeiten von Speicherpfaden
1122 +)))|(((
1123 +Anzeigen
1124 +)))|(((
1125 +Anzeigen
1126 +)))|(((
1127 +ALLE
1128 +)))|(((
1129 +Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1130 +)))
1131 +|=(% scope="row" %)(((
1132 +SavedView
1133 +)))|(((
1134 +Ansichten erzeugen und speichern
1135 +)))|(((
1136 +ALLE
1137 +)))|(((
1138 +ALLE
1139 +)))|(((
1140 +KEINE
1141 +)))|(((
1142 +\\
1143 +)))
1144 +|=(% scope="row" %)(((
1145 +PaperlessTask
1146 +)))|(((
1147 +Dateiaufgaben einsehen und löschen
1148 +)))|(((
1149 +KEINE
1150 +)))|(((
1151 +KEINE
1152 +)))|(((
1153 +ALLE
1154 +)))|(((
1155 +\\
1156 +)))
1157 +|=(% scope="row" %)(((
1158 +AppConfig
1159 +)))|(((
1160 +Konfiguration von Paperless NGX selbst
1161 +)))|(((
1162 +KEINE
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1164 +KEINE
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1166 +ALLE
1167 +)))|(((
1168 +\\
1169 +)))
1170 +|=(% scope="row" %)(((
1171 +UISettings
1172 +)))|(((
1173 +Persönliche Anzeigeeinstellungen ändern
1174 +)))|(((
1175 +ALLE
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1177 +ALLE
1178 +)))|(((
1179 +ALLE
1180 +)))|(((
1181 +\\
1182 +)))
1183 +|=(% scope="row" %)(((
1184 +History
1185 +)))|(((
1186 +Dokumenten-Audit Log anzeigen oder ändern
1187 +)))|(((
1188 +Anzeigen
1189 +)))|(((
1190 +Anzeigen
1191 +)))|(((
1192 +KEINE
1193 +)))|(((
1194 +Nur für Dokumente, auf die Zugriff gewährt wurde.
1195 +)))
1196 +|=(% scope="row" %)(((
1197 +Note
1198 +)))|(((
1199 +Notizen zu Dokumenten einsehen oder ändern
1200 +)))|(((
1201 +ALLE
1202 +)))|(((
1203 +ALLE
1204 +)))|(((
1205 +KEINE
1206 +)))|(((
1207 +Nur für Dokumente, auf die Zugriff gewährt wurde.
1208 +)))
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1210 +MailAccount
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1221 +)))
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1233 +\\
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1264 +Öffentliche Share-Links erstellen oder verwalten
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1275 +CustomField
1276 +)))|(((
1277 +Custom Fields einsehen oder verwalten
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1281 +Anzeigen
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1285 +\\
1286 +)))
1287 +|=(% scope="row" %)(((
1288 +Workflow
1289 +)))|(((
1290 +Workflows für neue Dokumente einsehen oder verwalten
1291 +)))|(((
1292 +KEINE
1293 +)))|(((
1294 +KEINE
1295 +)))|(((
1296 +ALLE
1297 +)))|(((
1298 +\\
1299 +)))
1300 +
1301 +=== Objekt-Berechtigungen ===
1302 +
1303 +Zusätzlich zu den globalen Berechtigungen können für alle Objekte noch Berechtigungen auf Objekt-Level konfiguriert werden. Dabei werden globale Regeln zuerst geprüft, danach zusätzlich die Objekt-Berechtigungen. Jedes Objekt (egal ob Dokument, Korrespondent, Tag, Dokumenten-Typ) hat zwei wichtige Einstellungen:
1304 +
1305 +* Owner / Eigentümer: Das Objekt gehört diesem Benutzer. Der Owner hat immer alle Berechtigungen für das Objekt
1306 +* Zusätzliche Berechtigungen:
1307 +** Es können getrennt voneinander Berechtigungen zum Anzeigen und Bearbeiten vergeben werden
1308 +** Diese Berechtigungen können jeweils für einzelne Benutzer oder für Gruppen gewährt werden
1309 +
1310 +Das sieht im Frontend beispielsweise so aus:
1311 +
1312 +[[image:attach:image-2025-8-25_10-19-25.png||thumbnail="true" height="250"]]
1313 +
1314 +{{info title="Berechtigungen"}}
1315 +Es sind grundsätzlich sowohl globale als auch objekt-spezifische Berechtigungen notwendig. Wenn ein Benutzer ein Objekt bearbeiten ansehen oder bearbeiten möchte ergibt sich daher die folgende Matrix:
1316 +
1317 +|=(% scope="col" %)(((
1318 +Globale Berechtigung
1319 +)))|=(% scope="col" %)(((
1320 +Owner
1321 +)))|=(% scope="col" %)(((
1322 +Objekt-Berechtigung
1323 +)))|=(% scope="col" %)(((
1324 +Ergebnis
1325 +)))
1326 +|(((
1327 +❌️
1328 +)))|(((
1329 +Egal
1330 +)))|(((
1331 +Egal
1332 +)))|(((
1333 +❌️
1334 +)))
1335 +|(((
1336 +✅️
1337 +)))|(((
1338 +✅️
1339 +)))|(((
1340 +Egal
1341 +)))|(((
1342 +✅️
1343 +)))
1344 +|(((
1345 +✅️
1346 +)))|(((
1347 +❌️
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1350 +)))|(((
1351 +❌️
1352 +)))
1353 +|(((
1354 +✅️
1355 +)))|(((
1356 +❌️
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1358 +✅️
1359 +)))|(((
1360 +✅️
1361 +)))
1362 +
1363 +Mit anderen Worten, um eine Aktion auszuführen, muss ein Benutzer (a) die globale Berechtigung haben **UND** (b) Owner sein **ODER** Objekt-Berechtigungen haben.
1364 +{{/info}}
1365 +
1366 +=== Lokale Owner ===
1367 +
1368 +Jedes Objekt in Paperless muss einen Owner haben. Damit der Owner nicht ein realer Benutzer ist, der gegebenenfalls den Vorstand / Mitgliederverwaltung oder Verein verlassen könnte, werden lokale Benutzer angelegt. Diese halten lediglich die Owner Rolle für die Ressourcen, können aber nicht für den Login verwendet werden.
1369 +
1370 +|=(% scope="row" %)(((
1371 +Benutzer
1372 +)))|=(% scope="col" %)(((
1373 +Verwendet für
1374 +)))
1375 +|=(% scope="row" %)(((
1376 +mksp-mv-owner
1377 +)))|(((
1378 +Alle Objekte (Dokumente, Dokumenttypen, Tags, Korrespondenten und Speicherpfade), die dem Use-Case **Mitgliederverwaltung** zugewiesen sind
1379 +)))
1380 +|=(% scope="row" %)(((
1381 +mksp-vs-owner
1382 +)))|(((
1383 +Alle Objekte (Dokumente, Dokumenttypen, Tags, Korrespondenten und Speicherpfade), die dem Use-Case **Vorstandspost** zugewiesen sind
1384 +)))
1385 +
1386 +=== Standard-Objekt-Berechtigungen ===
1387 +
1388 +Basierend auf den hier beschrieben Regeln werden für Objekte die folgenden Berechtigungen gesetzt:
1389 +
1390 +|=(% rowspan="2" scope="rowgroup" %)(((
1391 +Objekt
1392 +\\
1393 +)))|=(% colspan="3" scope="colgroup" %)(((
1394 +Mitgliederverwaltung
1395 +)))|=(% rowspan="7" scope="rowgroup" %)(((
1396 +\\
1397 +)))|=(% colspan="3" scope="colgroup" %)(((
1398 +Vorstandspost
1399 +)))
1400 +|=(% scope="col" %)(((
1401 +Owner
1402 +)))|=(% scope="col" %)(((
1403 +Anzeigen
1404 +)))|=(% scope="col" %)(((
1405 +Bearbeiten
1406 +)))|=(((
1407 +Owner
1408 +)))|=(((
1409 +Anzeigen
1410 +)))|=(((
1411 +Bearbeiten
1412 +)))
1413 +|=(% scope="row" %)(((
1414 +Dokument
1415 +)))|(((
1416 +mksp-mv-owner
1417 +)))|(((
1418 +Mitgliederverwaltung
1419 +)))|(((
1420 +Mitgliederverwaltung
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1426 +Vorstand
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1429 +Dokumenttyp
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1433 +Mitgliederverwaltung, IT Admin
1434 +)))|(((
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1444 +Tag
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1448 +Mitgliederverwaltung, IT Admin
1449 +)))|(((
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1451 +)))|(((
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1455 +)))|(((
1456 +Vorstand
1457 +)))
1458 +|=(% scope="row" %)(((
1459 +Korrespondent
1460 +)))|(((
1461 +mksp-mv-owner
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1463 +Mitgliederverwaltung, IT Admin
1464 +)))|(((
1465 +IT Admin
1466 +)))|(((
1467 +mksp-vs-owner
1468 +)))|(((
1469 +Vorstand
1470 +)))|(((
1471 +Vorstand
1472 +)))
1473 +|=(% scope="row" %)(((
1474 +Speicherpfad
1475 +)))|(((
1476 +mksp-mv-owner
1477 +)))|(((
1478 +Mitgliederverwaltung, IT Admin
1479 +)))|(((
1480 +IT Admin
1481 +)))|(((
1482 +mksp-vs-owner
1483 +)))|(((
1484 +Vorstand
1485 +)))|(((
1486 +IT Admin
1487 +)))
1488 +
1489 +== Workflows ==
1490 +
1491 +Paperless Workflows können zur Automatisierung verschiedener Tasks eingesetzt werden. In diesem Fall werden zwei Fälle damit abgedeckt:
1492 +
1493 +* Beim Hinzufügen der Dokumente via Webinterface **wird standardmäßig der angemeldete Nutzer als Owner des Dokuments festgelegt**. Damit haben andere Mitglieder der gleichen Gruppe (Beispielsweise Vorstand oder Mitgliederverwaltung) kein Zugriff auf die so hinzugefügten Dokumente. Aus diesem Grund setzt einer der Workflow die entsprechend notwendigen Berechtigungen.
1494 +* Einscannen von Dokumenten soll sowohl für die Mitgliederverwaltung als auch für den Vorstand möglich sein und der richtigen Gruppe zugeordnet werden. Wir haben dafür zwei unterschiedliche Ordner aus dem NAS angelegt. Der Dokumentenscanner kann Dokumente in einen der beiden Ordner legen, wir nutzen Workflows um auch hier die richtigen Berechtigungen zu setzen.
1495 +
1496 += Offene Punkte =
1497 +
1042 1042  * Docuseal Logging + Monitoring
1043 1043  * N8n Error Handling
Icon Fall 1 Ablaufdiagramm
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1 +<mxfile host="wiki.makerspace-darmstadt.de" agent="Mozilla/5.0 (Windows NT 10.0; Win64; x64; rv:142.0) Gecko/20100101 Firefox/142.0" version="28.0.5">
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Icon Prozess Allgemein.png
Author
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Icon System Architecture
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1 +XWiki.dherrman
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Inhalt Icon
Icon System Architecture.png
Author
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Icon barcode.jpg
Author
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Inhalt Icon
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Author
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Icon ~Fall 1 Ablaufdiagramm.tmp
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Icon ~Fall 2 Ablaufdiagramm.tmp
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Inhalt Icon
Icon ~Fall 3 Ablaufdiagramm.tmp
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Icon ~Fall 3 Ablaufdiagramm_.tmp
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Inhalt Icon
Icon ~Fall 4 Ablaufdiagramm.tmp
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Inhalt Icon
Icon ~Ingest Diagram.tmp
Author
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Icon ~Prozess Allgemein.tmp
Author
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1 +XWiki.dherrman
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Inhalt
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1 +<mxfile host="wiki.makerspace-darmstadt.de" agent="Mozilla/5.0 (Windows NT 10.0; Win64; x64; rv:142.0) Gecko/20100101 Firefox/142.0" version="28.0.5">
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13 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-6" value="&lt;font style=&quot;font-size: 16px;&quot;&gt;Vorgang&lt;/font&gt;&lt;div&gt;&lt;font style=&quot;font-size: 16px;&quot;&gt;starten&lt;/font&gt;&lt;/div&gt;" style="shape=step;perimeter=stepPerimeter;whiteSpace=wrap;html=1;fixedSize=1;fillColor=#dae8fc;strokeColor=#6c8ebf;" parent="1" vertex="1">
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16 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-7" value="Über Homepage&lt;div&gt;(durch Funktionär für Dritte)&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#dae8fc;strokeColor=#6c8ebf;" parent="1" vertex="1">
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19 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-8" value="Tablet im Makerspace" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#dae8fc;strokeColor=#6c8ebf;" parent="1" vertex="1">
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22 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-15" value="" style="edgeStyle=orthogonalEdgeStyle;rounded=0;orthogonalLoop=1;jettySize=auto;html=1;" parent="1" source="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-9" target="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-14" edge="1">
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25 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-9" value="&lt;font style=&quot;font-size: 16px;&quot;&gt;Dokument&lt;/font&gt;&lt;div&gt;&lt;font style=&quot;font-size: 16px;&quot;&gt;erstellen&lt;/font&gt;&lt;/div&gt;" style="shape=step;perimeter=stepPerimeter;whiteSpace=wrap;html=1;fixedSize=1;fillColor=#e1d5e7;strokeColor=#9673a6;" parent="1" vertex="1">
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28 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-11" value="Docuseal Submission&lt;div&gt;(Vorgang in Docuseal)&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#e1d5e7;strokeColor=#9673a6;" parent="1" vertex="1">
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30 + </mxCell>
31 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-12" value="Docuseal AdHoc&lt;div&gt;(Ergebnis = PDF Dokument)&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#e1d5e7;strokeColor=#9673a6;" parent="1" vertex="1">
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34 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-20" value="" style="edgeStyle=orthogonalEdgeStyle;rounded=0;orthogonalLoop=1;jettySize=auto;html=1;" parent="1" source="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-14" target="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-19" edge="1">
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37 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-14" value="&lt;font size=&quot;3&quot;&gt;Unterschrift&lt;/font&gt;" style="shape=step;perimeter=stepPerimeter;whiteSpace=wrap;html=1;fixedSize=1;fillColor=#d5e8d4;strokeColor=#82b366;" parent="1" vertex="1">
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40 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-16" value="Digitale Unterschrift in Docuseal (Zuhause)" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#d5e8d4;strokeColor=#82b366;" parent="1" vertex="1">
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52 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-21" value="&lt;b&gt;Docuseal Webhook&lt;/b&gt; Automatisch zu Paperless" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#f8cecc;strokeColor=#b85450;" parent="1" vertex="1">
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55 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-22" value="&lt;b&gt;Tablet Unterschrift&lt;/b&gt;&lt;div&gt;Upload zu Paperless&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#f8cecc;strokeColor=#b85450;" parent="1" vertex="1">
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58 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-23" value="&lt;b&gt;Papierform&lt;/b&gt;&lt;div&gt;Einscannen mit ScanSnap&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#f8cecc;strokeColor=#b85450;" parent="1" vertex="1">
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