Zum Inhalt springen

Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zuletzt geändert von Daniel Herrmann am 2026/02/22 21:17
Von Version Icon 34.1 Icon
bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/22 18:14
Änderungskommentar: Es gibt keinen Kommentar für diese Version
Auf Version Icon 31.1 Icon
bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/22 17:53
Änderungskommentar: Es gibt keinen Kommentar für diese Version

Zusammenfassung

Details

Icon Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -78,7 +78,7 @@
78 78  )))|=(% scope="col" %)(((
79 79  Prozess heute
80 80  )))|=(% scope="col" %)(((
81 -Notwendige Änderungen
81 +Prozess Zukunft
82 82  )))
83 83  |(((
84 84  Mitgliedsantrag
... ... @@ -92,7 +92,7 @@
92 92  * Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn
93 93  * Mitgliederakte wird angelegt, der Antrag wird in der Akte abgeheftet
94 94  )))|(((
95 -Der Antrag soll komplett **digital unterschrieben** werden. Vorgehen:
95 +Der Antrag kann komplett **digital unterschrieben** werden. Vorgehen:
96 96  
97 97  * Interessent:in füllt den Online-Antrag auf der Homepage aus
98 98  * Nach Bestätigung der E-Mail Adresse wird ein Vorgang zur digitalen Unterschrift ausgelöst
... ... @@ -163,7 +163,11 @@
163 163  Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird.
164 164  Danach wird ein Flag für das jeweilige Mitglied gesetzt, dass die Erklärung abgegeben wurde.
165 165  )))|(((
166 -**Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
166 +**Vollständig digital**.
167 +
168 +* Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage)
169 +* Mitglied erhält die Aufforderung per Mail das Dokument zu unterschreiben
170 +* Nach Unterschrift wird das Flag automatisch gesetzt und das Dokument wird zu Paperless NGX hochgeladen.
167 167  )))
168 168  |(((
169 169  Übungsleitervertrag
... ... @@ -177,9 +177,12 @@
177 177  * Bestätigung dass der Vertrag vorliegt
178 178  * Ein Flag ob das Mitglied die Übungsleiterpauschale an den Verein spendet oder nicht
179 179  )))|(((
180 -**Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
184 +**Vollständig digital**.
181 181  
182 -Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
186 +* Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage)
187 +* Mitglied erhält die Aufforderung per Mail das Dokument zu unterschreiben
188 +* Nach Unterschrift wird das erste automatisch gesetzt und das Dokument wird zu Paperless NGX hochgeladen.
189 +* Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
183 183  )))
184 184  |(((
185 185  Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
... ... @@ -190,7 +190,7 @@
190 190  
191 191  Urheberrecht, Übertragung von Nutzungsrechten sollte in Schriftform erfolgen
192 192  )))|(((
193 -Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
200 +Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner Einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
194 194  )))
195 195  |(((
196 196  Bestellung eines Einweisers
... ... @@ -251,7 +251,7 @@
251 251  ** Muss für den Einweisenden eine Auszahlung veranlasst werden?
252 252  * Danach wird der Zettel in die jeweiligen Akten einsortiert.
253 253  )))|(((
254 -Der Einweisungszettel ist das bei weitem komplizierteste Dokument, hierfür wird ein separater Workshop stattfinden. Siehe weiter unten für Details.
261 +\\
255 255  )))
256 256  |(((
257 257  Lagervertrag Kistenlager
... ... @@ -265,7 +265,7 @@
265 265  
266 266  Nach Erfassen kann die Person eine Kiste beantragen, die dann monatliche Kosten auslöst
267 267  )))|(((
268 -**Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
275 +\\
269 269  )))
270 270  |(((
271 271  Lagervertrag Projektlager
... ... @@ -279,7 +279,7 @@
279 279  
280 280  Nach Erfassen kann die Person das Projektlager automatisch nutzen.
281 281  )))|(((
282 -**Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
289 +\\
283 283  )))
284 284  
285 285  == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-WorkflowBeschreibung"/}}Workflow Beschreibung ==
... ... @@ -656,48 +656,12 @@
656 656  
657 657  {{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 3 Ablaufdiagramm_" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1159" height="467" revision="2"/}}
658 658  
659 -Die einzelnen Schritte hierbei sind:
660 -
661 -1. User löst eine Aktion auf der Homepage aus, die ein Dokument erfordert. Beispielsweise hat der User eine Online-Einweisung beendet und muss dafür nun den Einweisungszettel unterschreiben.
662 -1. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Hierbei werden sowohl die Rechte geprüft (Lager kann nur von Mitgliedern verwendet werden, der ein neuer Übungsleitervertrag kann nur von Vorstand oder Mitgliederverwaltung angestoßen werden). Danach
663 -11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
664 -11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
665 -11. Das vorausgefüllte Dokument wird im PDF Format heruntergeladen und die Submission wird direkt wieder archived.
666 -1. Das vorausgefüllte PDF wird als Antwort auf die Anfrage an die Website zum Download angeboten. Der Benutzer druckt das PDF aus.
667 -1. (Optional): Ein regelmäßig laufender Cronjob prüft die laufenden Verfahren. Nach einer Woche Inaktivität wird der Unterschriftprozess abgebrochen, 48 Stunden vorher wird eine Erinnerung verschickt
668 -1. Das ausgedruckte Dokument wird vom Benutzer unterschrieben, wenn weitere Parteien notwendig sind, auch diesen zur Unterschrift vorgelegt.
669 -1. Ein Mitglied der Mitgliederverwaltung prüft das Dokument auf Korrektheit (dokumentenechte Unterschrift, vollständig ausgefüllt) und scannt es mit Hilfe des ScanSnap Scanners ein.
670 -1. Das Dokument landet automatisch auf einem Netzwerklaufwerk auf dem Makerspace NAS. Dort wird es von Paperless erkannt und automatisch verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
671 -1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
672 -11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
673 -11. Es wird ein N8n Webhook ausgelöst
674 -1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
675 -1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
676 -
677 677  === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall4:Handschriftlich+Makerspace"/}}Fall 4: Handschriftlich + Makerspace ===
678 678  
679 -In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **im Makerspace ausgelöst und benötigt Schriftform.** In diesem Fall wird das Dokument im Makerspace erzeugt (soweit wie möglich vorausgefüllt und mit QR Code versehen) und direkt vor Ort ausgedruckt. Dort wird es dann unterschrieben und eingeworfen.
668 +ToDo
680 680  
681 -**Beispiele**: Einweisungszettel für Vor-Ort Online-Einweisungen
670 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 4 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="499" revision="1"/}}
682 682  
683 -{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 4 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1208" height="523" revision="3"/}}
684 -
685 -Die einzelnen Schritte hierbei sind:
686 -
687 -1. Ein autorisierter User meldet sich am Tablet an einer App an, entweder per Makerspace Login (Keycloak) oder per Keyfob. Dort hat der Benutzer dann mehrere Optionen, beispielsweise die Erfassung von Einweisungs-Teilnehmer:innen.
688 -1. Tablet sendet im Namen des angemeldeten Benutzers eine Anfrage ans Backend. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Danach...
689 -11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
690 -11. Erstellt mit Hilfe einer Docuseal Submission ein PDF Dokument. Dieses basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber den signierten QR Code (siehe unten).
691 -1. Das Tablet druckt das oder die heruntergeladenen PDF Datei(en) aus.
692 -1. Die Parteien unterschreiben das Dokument handschriftlich und werfen es in den Briefkasten.
693 -1. Ein Mitglied der Mitgliederverwaltung prüft das Dokument auf Korrektheit (dokumentenechte Unterschrift, vollständig ausgefüllt) und scannt es mit Hilfe des ScanSnap Scanners ein.
694 -1. Das Dokument landet automatisch auf einem Netzwerklaufwerk auf dem Makerspace NAS. Dort wird es von Paperless erkannt und automatisch verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
695 -1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
696 -11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
697 -11. Es wird ein N8n Webhook ausgelöst
698 -1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
699 -1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
700 -
701 701  = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX =
702 702  
703 703  Das Herzstück der digitalen Mitgliederakte bildet Paperless NGX. Es wird im Makerspace lokal betrieben und ist daher nur aus dem Netzwerk des Makerspaces oder [[per VPN>>confluencePage:page:IN.[HOWTO] Makerspace VPN]] erreichbar. Der Zugang zu Paperless ist über OpenID Connect an [[confluencePage:page:IN.Keycloak]] gekoppelt, Zugang besteht nur für Mitglieder der Gruppen **Vorstand** und **Mitgliederverwaltung**.
Icon Confluence.Code.ConfluencePageClass[0]
Id
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -202867281
1 +202867226
URL
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202867281/Digitale Mitgliederverwaltung
1 +https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202867226/Digitale Mitgliederverwaltung