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Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zuletzt geändert von Daniel Herrmann am 2026/02/22 21:17
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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/22 18:11
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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/10/19 18:50
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Zusammenfassung

Details

Icon Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -7,8 +7,12 @@
7 7  
8 8  zu diesem Zweck schaffen wir eine Platform basierend auf mehreren Open Source Software Produkten sowie einigen Hardware Produkten (NAS Speicher, Dokumentenscanner, PC Arbeitsplatz für die Mitgliederverwaltung).
9 9  
10 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Hintergrundinformationen"/}}Hintergrundinformationen =
10 += Inhaltsverzeichnis =
11 11  
12 +{{toc/}}
13 +
14 += Hintergrundinformationen =
15 +
12 12  Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Partien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als beispielsweise ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
13 13  
14 14  In Deutschland – und in der gesamten EU nach der eIDAS-Verordnung – gibt es **drei Stufen elektronischer Signaturen**: die **einfache elektronische Signatur (EES**), die **fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)** und die **qualifizierte elektronische Signatur (QES)**.
... ... @@ -63,9 +63,9 @@
63 63  Für uns im Makerspace bedeutet das, dass wir die EES und FES (über DocuSeal) einsetzen können. Wir haben keine Partnerschaft mit einem Anbieter, der die QES und damit die Schriftformerfordernis abdecken würde, sodass wir alle Dokumente, für die die Schriftform erforderlich ist, weiterhin handschriftlich unterschreiben lassen.
64 64  {{/confluence_tip}}
65 65  
66 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-DokumenteundWorkflow"/}}Dokumente und Workflow =
70 += Dokumente und Workflow =
67 67  
68 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenten-Arten"/}}Dokumenten-Arten ==
72 +== Dokumenten-Arten ==
69 69  
70 70  Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
71 71  
... ... @@ -78,7 +78,7 @@
78 78  )))|=(% scope="col" %)(((
79 79  Prozess heute
80 80  )))|=(% scope="col" %)(((
81 -Prozess Zukunft
85 +Notwendige Änderungen
82 82  )))
83 83  |(((
84 84  Mitgliedsantrag
... ... @@ -92,7 +92,7 @@
92 92  * Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn
93 93  * Mitgliederakte wird angelegt, der Antrag wird in der Akte abgeheftet
94 94  )))|(((
95 -Der Antrag kann komplett **digital unterschrieben** werden. Vorgehen:
99 +Der Antrag soll komplett **digital unterschrieben** werden. Vorgehen:
96 96  
97 97  * Interessent:in füllt den Online-Antrag auf der Homepage aus
98 98  * Nach Bestätigung der E-Mail Adresse wird ein Vorgang zur digitalen Unterschrift ausgelöst
... ... @@ -163,11 +163,7 @@
163 163  Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird.
164 164  Danach wird ein Flag für das jeweilige Mitglied gesetzt, dass die Erklärung abgegeben wurde.
165 165  )))|(((
166 -**Vollständig digital**.
167 -
168 -* Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage)
169 -* Mitglied erhält die Aufforderung per Mail das Dokument zu unterschreiben
170 -* Nach Unterschrift wird das Flag automatisch gesetzt und das Dokument wird zu Paperless NGX hochgeladen.
170 +**Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
171 171  )))
172 172  |(((
173 173  Übungsleitervertrag
... ... @@ -181,12 +181,9 @@
181 181  * Bestätigung dass der Vertrag vorliegt
182 182  * Ein Flag ob das Mitglied die Übungsleiterpauschale an den Verein spendet oder nicht
183 183  )))|(((
184 -**Vollständig digital**.
184 +**Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
185 185  
186 -* Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage)
187 -* Mitglied erhält die Aufforderung per Mail das Dokument zu unterschreiben
188 -* Nach Unterschrift wird das erste automatisch gesetzt und das Dokument wird zu Paperless NGX hochgeladen.
189 -* Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
186 +Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
190 190  )))
191 191  |(((
192 192  Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
... ... @@ -197,7 +197,7 @@
197 197  
198 198  Urheberrecht, Übertragung von Nutzungsrechten sollte in Schriftform erfolgen
199 199  )))|(((
200 -Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner Einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
197 +Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
201 201  )))
202 202  |(((
203 203  Bestellung eines Einweisers
... ... @@ -258,7 +258,7 @@
258 258  ** Muss für den Einweisenden eine Auszahlung veranlasst werden?
259 259  * Danach wird der Zettel in die jeweiligen Akten einsortiert.
260 260  )))|(((
261 -\\
258 +Der Einweisungszettel ist das bei weitem komplizierteste Dokument, hierfür wird ein separater Workshop stattfinden. Siehe weiter unten für Details.
262 262  )))
263 263  |(((
264 264  Lagervertrag Kistenlager
... ... @@ -272,7 +272,7 @@
272 272  
273 273  Nach Erfassen kann die Person eine Kiste beantragen, die dann monatliche Kosten auslöst
274 274  )))|(((
275 -\\
272 +**Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
276 276  )))
277 277  |(((
278 278  Lagervertrag Projektlager
... ... @@ -286,22 +286,22 @@
286 286  
287 287  Nach Erfassen kann die Person das Projektlager automatisch nutzen.
288 288  )))|(((
289 -\\
286 +**Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
290 290  )))
291 291  
292 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-WorkflowBeschreibung"/}}Workflow Beschreibung ==
289 +== Workflow Beschreibung ==
293 293  
294 294  Grundsätzlich teilt sich der Umgang mit Dokumenten in folgende Phasen auf:
295 295  
296 296  {{confluence_drawio border="true" diagramName="Prozess Allgemein" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="991" height="221" revision="2"/}}
297 297  
298 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Trigger/StartendesWorkflows"/}}Trigger / Starten des Workflows ===
295 +=== Trigger / Starten des Workflows ===
299 299  
300 300  Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, dass mindestens ein QR Code vorhanden ist, der später eine automatische Verarbeitung in Paperless möglich macht. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
301 301  
302 302  In seltenen Fällen (Haftungsauschluss oder der Nutzungsvereinbarung für Schulungsinhalte) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
303 303  
304 -==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-StartüberdieHomepage"/}}Start über die Homepage ====
301 +==== Start über die Homepage ====
305 305  
306 306  Ein Prozess kann über die Homepage eingeleitet werden, entweder durch
307 307  
... ... @@ -309,13 +309,13 @@
309 309  * **remote, explizit durch den Use**r für sich selbst (Self-Service, beispielsweise der Lager-Vertrag)
310 310  * **remote, explizit durch einen Funktionär** für einen andere User (Datenschutzvereinbarung, Übungsleitervertrag, ...)
311 311  
312 -==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-LokalimMakerspace"/}}Lokal im Makerspace ====
309 +==== Lokal im Makerspace ====
313 313  
314 314  Alternativ kann der Prozess lokal im Makerspace angestoßen werden, beispielsweise wenn die lokale Präsenz des Mitglieds notwendig ist (Schlüsselausgabe) oder nach einer Vor-Ort Einweisung. In diesem Fall wird der Prozess beispielsweise ein Tablet im Space verwendet.
315 315  
316 316  * **lokal, explizit durch einen Funktionär** (Einweisungsleiter:in, Mitgliederverwaltung, Vorstand), beispielsweise Einweisungszettel oder Schlüsselausgabeformular
317 317  
318 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenterstellen"/}}Dokument erstellen ===
315 +=== Dokument erstellen ===
319 319  
320 320  Im zweiten Schritt wird nun ein oder mehrere personalisierte Dokumente erstellt. Hier gibt es eine Entscheidungsmatrix:
321 321  
... ... @@ -371,7 +371,7 @@
371 371  Das genannte Feature "One-Off" Submission ist ein DocuSeal Pro Feature, welches uns nicht zur Verfügung steht. Eventuell müssen wir
372 372  {{/error}}
373 373  
374 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Unterschriftleisten"/}}Unterschrift leisten ===
371 +=== Unterschrift leisten ===
375 375  
376 376  Im dritten Schritt müssen eine oder mehrere Parteien das Dokument unterschreiben. Wie viele Parteien ist abhängig vom Dokument. So muss beispielsweise der Mitgliedsantrag nur vom werdenden Mitglied unterschrieben werden, während das Schlüsselausgabeformular vom ausgebenen Funktionär und dem Mitglied unterschrieben werden muss. Analog zur Erstellung des Dokuments wird hier unterschieden, ob das Dokument zuhause unterschrieben werden kann oder ob es vor Ort im Makerspace passiert.
377 377  
... ... @@ -426,9 +426,9 @@
426 426  \\
427 427  )))
428 428  
429 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AblegenundVerarbeiten"/}}Ablegen und Verarbeiten ===
426 +=== Ablegen und Verarbeiten ===
430 430  
431 -Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Meta-Daten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
428 +Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Metadaten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
432 432  
433 433  (% class="wrapped" %)
434 434  |=(% scope="col" %)(((
... ... @@ -467,11 +467,11 @@
467 467  Das Dokument wird von der Mitgliederverwaltung eingescannt und dann von Paperless verarbeitet
468 468  )))
469 469  
470 -In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Meta-Daten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
467 +In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Metadaten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
471 471  
472 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesDesign"/}}Technisches Design =
469 += Technisches Design =
473 473  
474 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-VorhandeneKomponenten"/}}Vorhandene Komponenten ==
471 +== Vorhandene Komponenten ==
475 475  
476 476  Der Verein hat in den letzten Jahren bereits einige Systeme aufgebaut, die uns den Alltag erleichtern und eine gewisse Automatisierung ermöglichen. Dazu gehören:
477 477  
... ... @@ -483,25 +483,25 @@
483 483  * [[DocuSeal>>url:http://docuseal.com||shape="rect"]] - Eine Open Source Lösung für das Signieren von Dokumenten. Wir betreiben unsere eigene Instanz unter [[https:~~/~~/sign.makerspace-darmstadt.de>>url:https://sign.makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]]. DocuSeal ist für die Lagerverträge in die Homepage integriert - ein Mitglied kann die Unterschrift dort anfragen und erhält dann per Mail (=Authentifizierung) eine Einladung, den Vertrag zu unterschreiben. Der Vertrag wird anschließend kryptographisch gegen Veränderungen geschützt und per Mail an das Mitglied und die Mitgliederverwaltung geschickt.
484 484  * [[Vikunja>>url:https://vikunja.io||shape="rect"]] - Ein Open Source System für die Todo-Verwaltung und einfaches Projekt-Tracking. Wir nutzen es stand heute ohne jegliche Integration für die Aufgabenverwaltung im Vorstand, in der Vereins-IT sowie in einigen Bereichen.
485 485  
486 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-NeueKomponenten"/}}Neue Komponenten ==
483 +== Neue Komponenten ==
487 487  
488 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX ===
485 +=== Paperless NGX ===
489 489  
490 -(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)Paperless-NGX ist ein freies, quelloffenes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das als aktiv gepflegter Community-Fork des eingestellten „paperless-ng“ entstanden ist. Die Software läuft unter Linux, ist in Python und TypeScript geschrieben, unter der GPL-3.0 lizenziert und wird üblicherweise containerisiert mit Docker betrieben. In unserem Fall wird sie vor Ort im Makerspace auf dem vorhandenen Kubernetes-Cluster betrieben.
487 +Paperless-NGX ist ein freies, quelloffenes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das als aktiv gepflegter Community-Fork des eingestellten „paperless-ng“ entstanden ist. Die Software läuft unter Linux, ist in Python und TypeScript geschrieben, unter der GPL-3.0 lizenziert und wird üblicherweise containerisiert mit Docker betrieben. In unserem Fall wird sie vor Ort im Makerspace auf dem vorhandenen Kubernetes-Cluster betrieben.
491 491  
492 -(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %) Sie dient dazu, Papierdokumente und digitale Dateien zentral zu erfassen, automatisch zu verarbeiten, strukturiert zu archivieren und komfortabel wiederzufinden. Die Dokumente können über verschiedene Wege ins System gelangen – etwa durch einen speziellen „consume“-Ordner, per E-Mail-Import oder via Drag-and-drop im Webinterface. Bei der Verarbeitung wird eine leistungsfähige Texterkennung (OCR) auf Basis von Tesseract eingesetzt, die über 100 Sprachen unterstützt und auch gescannte Dokumente durchsuchbar macht. Zusätzlich werden Metadaten wie Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen oder benutzerdefinierte Felder erfasst; diese lassen sich automatisiert per Machine-Learning oder durch definierte Workflows zuweisen, die auch externe Aktionen wie E-Mails oder Webhooks auslösen können.
489 +Sie dient dazu, Papierdokumente und digitale Dateien zentral zu erfassen, automatisch zu verarbeiten, strukturiert zu archivieren und komfortabel wiederzufinden. Die Dokumente können über verschiedene Wege ins System gelangen – etwa durch einen speziellen „consume“-Ordner, per E-Mail-Import oder via Drag-and-drop im Webinterface. Bei der Verarbeitung wird eine leistungsfähige Texterkennung (OCR) auf Basis von Tesseract eingesetzt, die über 100 Sprachen unterstützt und auch gescannte Dokumente durchsuchbar macht. Zusätzlich werden Metadaten wie Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen oder benutzerdefinierte Felder erfasst; diese lassen sich automatisiert per Machine-Learning oder durch definierte Workflows zuweisen, die auch externe Aktionen wie E-Mails oder Webhooks auslösen können.
493 493  
494 -(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)Die Speicherung erfolgt in einem standardisierten PDF/A-Format für die Langzeitarchivierung, wobei stets auch die Originaldateien erhalten bleiben. Metadaten werden in einer Datenbank (PostgreSQL) verwaltet, während die eigentlichen Dateien im Dateisystem (über Kubernetes CSI direkt auf dem NAS) liegen. Über das Webinterface stehen Funktionen wie Volltextsuche mit Auto-Completion, Hervorhebung von Treffern, Filterung und „Ähnliche Dokumente“-Vorschläge zur Verfügung. Mehrbenutzerfähigkeit, fein abgestufte Rechtevergabe und ein anpassbares Dashboard erleichtern die Zusammenarbeit.
491 +Die Speicherung erfolgt in einem standardisierten PDF/A-Format für die Langzeitarchivierung, wobei stets auch die Originaldateien erhalten bleiben. Metadaten werden in einer Datenbank (PostgreSQL) verwaltet, während die eigentlichen Dateien im Dateisystem (über Kubernetes CSI direkt auf dem NAS) liegen. Über das Webinterface stehen Funktionen wie Volltextsuche mit Auto-Completion, Hervorhebung von Treffern, Filterung und „Ähnliche Dokumente“-Vorschläge zur Verfügung. Mehrbenutzerfähigkeit, fein abgestufte Rechtevergabe und ein anpassbares Dashboard erleichtern die Zusammenarbeit.
495 495  
496 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-N8n"/}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)N8n(%%) ===
493 +=== N8n ===
497 497  
498 498  n8n ist ein **Open-Source-Tool zur Workflow-Automatisierung**, das man selbst hosten kann. Über eine **visuelle Oberfläche** baut man Workflows per Drag-and-drop aus sogenannten „Nodes“, die verschiedene Dienste und Aktionen miteinander verbinden. Es gibt Hunderte vorgefertigte Integrationen, z. B. für Slack, Mail oder MQTT. Ebenfalls gibt es eine große Auswahl an für uns relevante Community Nodes (Vikunja, Listmonk, und so weiter) sowie die Möglichkeit, eigene Nodes zu schreiben (beispielsweise Paperless oder NATS).
499 499  
500 500  Workflows können automatisch getriggert werden – etwa per Webhook, Zeitplan oder NATS Ereignis – und lassen sich mit Bedingungen, Schleifen und Verzweigungen komplex gestalten. n8n speichert Ausführungsverläufe, meldet Fehler und erlaubt es, einzelne Schritte neu zu starten oder zu ändern.
501 501  
502 -In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist.
499 +In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist. Das Setup und die Konfiguration von N8n ist auf einer eigenen Wiki-Seite beschrieben.
503 503  
504 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-NATS"/}}NATS ===
501 +=== NATS ===
505 505  
506 506  Für den Transport von Events zwischen der Homepage (insbesondere dem Backend) und N8n wird **NATS** vorgeschlagen. **NATS** ist ein leichtgewichtiges, schnelles **Messaging-System** für Event-Streaming und -Queues, das auf dem **Publish/Subscribe-Prinzip** basiert. Es eignet sich besonders für verteilte Systeme, bei denen verschiedene Dienste über Events miteinander kommunizieren.
507 507  
... ... @@ -509,7 +509,7 @@
509 509  
510 510  NATS entkoppelt Backend und Automatisierungslogik, sorgt für sehr geringe Latenz, zuverlässige Zustellung und ermöglicht horizontale Skalierung, ohne dass FastAPI oder n8n direkt voneinander abhängig sind.
511 511  
512 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Systemübersicht"/}}Systemübersicht ==
509 +== Systemübersicht ==
513 513  
514 514  Das folgende Kapitel gibt eine Übersicht über die vorgeschlagene Systemarchitektur basierend auf den oben vorgestellten Komponenten. Zusätzlich werden für die oben analysierten Dokumente und Workflows die technischen Ablaufdiagramme dargestellt.
515 515  
... ... @@ -518,13 +518,13 @@
518 518  Im Wesentlichen teilt sich die Architektur in zwei Zonen, die **öffentliche** und die **interne** Zone:
519 519  
520 520  * **Paperless** ist das maßgebliche System, welches ausschließlich **intern** erreichbar ist. Es enthält alle Dokumente und somit sehr viele Mitglieder-Daten. Weiterhin ist es auf ein Teil der Infrastruktur im Makerspace (NAS, Drucker, Scanner) angewiesen, sodass es im Netzwerk des Makerspaces laufen muss. Aus Sicherheitsgründen ist Paperless ausschließlich im lokalen Netzwerk des Makerspaces oder per VPN erreichbar.
521 -* Alle den **Mitgliedern gegenüber sichtbare Systeme (Homepage, Backend, ...) sind öffentlich **und auf einem gemieteten Server beim deutschen Anbieter Hetzner gehostet. [[Details dazu finden sich im Wiki>>confluencePage:page:IN.Public Server Infrastruktur]]. Die meiste bestehende Automatisierung wird aktuell im Backend durchgeführt, ist dort allerdings in Python Logic fest einprogrammiert. Die meiste Logik soll in Zukunft über N8n realisiert werden.
518 +* Alle den **Mitgliedern gegenüber sichtbare Systeme (Homepage, Backend, ...) sind öffentlich **und auf einem gemieteten Server beim deutschen Anbieter Hetzner gehostet. [[Details dazu finden sich im Wiki>>doc:xwiki:IN.IT Infrastruktur.Public Server Infrastruktur.WebHome]]. Die meiste bestehende Automatisierung wird aktuell im Backend durchgeführt, ist dort allerdings in Python Logic fest einprogrammiert. Die meiste Logik soll in Zukunft über N8n realisiert werden.
522 522  
523 523  Für die Kommunikation zwischen beiden Zonen kommt eine **Event Queue** zum Einsatz, wir nutzen hier NATS. NATS wird ebenfalls **auf dem öffentlichen Server installiert. **Der Makerspace selbst ist nur über eine reguläre DSL Leitung an das Internet angebunden, sodass wir hier keine hohe Verfügbarkeit voraussetzen können. Durch die Installation der NATS Services auf dem öffentlichen Server können die dort laufenden Services wie das Backend jederzeit (auch wenn die Internet-Verbindung im Makerspace nicht zur Verfügung steht) die Events veröffentlichen. Die Events werden dann bis zu 7 Tage in der NATS EventQueue persistent gespeichert, und nach Wiederherstellung der Verbindung abgearbeitet.
524 524  
525 525  **In N8n** werden dann für die **verschiedenen Events Workflows** definiert. Jeder Workflow beginnt mit einem Trigger (genauer: ein NATS JetStream Trigger), der bei auf definierbare Events in der NATS Queue lauscht. Wird ein solches Event gefunden wird es konsumiert und die im Workflow definierten Aktionen werden abgearbeitet. Weiterhin kann auch **Paperless Events in N8n triggern**, dies passiert allerdings direkt über **Webhooks**. Hier nutzen wir NATS nicht, da der NATS Server in der öffentlichen Zone läuft und dann erneut eine Abhängigkeit zur Internet-Anbindung bestehen würde.
526 526  
527 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokument-Workflows"/}}Dokument-Workflows ==
524 +== Dokument-Workflows ==
528 528  
529 529  Die beiden entscheidenden Faktoren für den Workflow:
530 530  
... ... @@ -574,7 +574,7 @@
574 574  Lokal
575 575  )))
576 576  
577 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall1:Digital+Remote"/}}Fall 1: Digital + Remote ===
574 +=== Fall 1: Digital + Remote ===
578 578  
579 579  Alle diese Fälle haben gemein, dass der Prozess **remote ausgelöst und abgeschlossen** wird. In diesem Fall wird nie ein ausgedrucktes Dokument erzeugt, das Dokument wird **ausschließlich digital** verwaltet.
580 580  
... ... @@ -601,7 +601,7 @@
601 601  11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
602 602  1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
603 603  
604 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall2:Digital+Makerspace"/}}Fall 2: Digital + Makerspace ===
601 +=== Fall 2: Digital + Makerspace ===
605 605  
606 606  In diesem Fall kann die Unterschrift digital erfolgen, allerdings findet die Unterschrift im Makerspace statt. Beispiel hier ist die Ausgabe eines Schlüssels und das Schlüsselausgabeformular.
607 607  
... ... @@ -655,7 +655,7 @@
655 655  11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
656 656  1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
657 657  
658 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall3:Handschriftlich+Remote"/}}Fall 3: Handschriftlich + Remote ===
655 +=== Fall 3: Handschriftlich + Remote ===
659 659  
660 660  In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **remote ausgelöst, benötigt allerdings die Schriftform.** In diesem Fall wird dem Benutzer ein vorausgefülltes und mit QR Code versehenes Dokument zum Download angeboten, welches dann heruntergeladen, ausgedruckt, unterschrieben und eingereicht werden muss.
661 661  
... ... @@ -681,7 +681,7 @@
681 681  1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
682 682  1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
683 683  
684 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall4:Handschriftlich+Makerspace"/}}Fall 4: Handschriftlich + Makerspace ===
681 +=== Fall 4: Handschriftlich + Makerspace ===
685 685  
686 686  In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **im Makerspace ausgelöst und benötigt Schriftform.** In diesem Fall wird das Dokument im Makerspace erzeugt (soweit wie möglich vorausgefüllt und mit QR Code versehen) und direkt vor Ort ausgedruckt. Dort wird es dann unterschrieben und eingeworfen.
687 687  
... ... @@ -705,11 +705,11 @@
705 705  1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
706 706  1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
707 707  
708 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX =
705 += Paperless NGX =
709 709  
710 -Das Herzstück der digitalen Mitgliederakte bildet Paperless NGX. Es wird im Makerspace lokal betrieben und ist daher nur aus dem Netzwerk des Makerspaces oder [[per VPN>>confluencePage:page:IN.[HOWTO] Makerspace VPN]] erreichbar. Der Zugang zu Paperless ist über OpenID Connect an [[confluencePage:page:IN.Keycloak]] gekoppelt, Zugang besteht nur für Mitglieder der Gruppen **Vorstand** und **Mitgliederverwaltung**.
707 +Das Herzstück der digitalen Mitgliederakte bildet Paperless NGX. Es wird im Makerspace lokal betrieben und ist daher nur aus dem Netzwerk des Makerspaces oder [[per VPN>>doc:xwiki:IN.IT Infrastruktur.IT im Makerspace.[HOWTO] Makerspace VPN.WebHome]] erreichbar. Der Zugang zu Paperless ist über OpenID Connect an [[doc:xwiki:IN.IT Infrastruktur.Services.Keycloak.WebHome]] gekoppelt, Zugang besteht nur für Mitglieder der Gruppen **Vorstand** und **Mitgliederverwaltung**.
711 711  
712 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessÜbersicht"/}}Paperless Übersicht ==
709 +== Paperless Übersicht ==
713 713  
714 714  **Dokumente** sind die primären Ressourcen in Paperless. Ein Dokument kann über mehrere Wege in Paperless aufgenommen werden (der Prozess wird **Ingestion** genannt):
715 715  
... ... @@ -719,8 +719,17 @@
719 719  * **Per Ordner**: Auf unserem NAS gibt es einen speziellen Ordner, der in Paperless eingebunden ist. Alle Dokumente, die in diesen Ordner gelegt werden, werden automatisch von Paperless verarbeitet. Dieser Ordner wird hauptsächlich vom Dokumentenscanner verwendet, der die gescannten Dokumente ablegt. Dies ermöglicht einen einfachen Scan mit einem einfachen Button, die Dokumente werden dann automatisch in Paperless erkannt
720 720  * **Per Weboberfläche**: Es ist ebenfalls möglich, Dokumente manuell über die Weboberfläche hinzuzufügen.
721 721  
722 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Meta-Daten"/}}Meta-Daten ==
719 +Die folgenden Grafik gibt eine Übersicht:
723 723  
721 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Ingest Diagram" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1016" height="451" revision="3"/}}
722 +
723 +Die Konfiguration des Scanners ist so eingerichtet, dass nur zwei Buttons auf dem Display sichtbar sind:
724 +
725 +* **SCAN Vorstand** - Platziert das Dokument in dem Consumption Ordner für den Vorstand, Rechte und Tags werden dann automatisch gesetzt
726 +* **SCAN MV** - Platziert das Dokument in dem Consumption Ordner für die Mitgliederverwaltung, Rechte und Tags werden dann automatisch gesetzt
727 +
728 +== Übersicht der Metadaten ==
729 +
724 724  Dokumente werden dann Meta-Daten zugeordnet, die eine spätere Suche und Zuordnung erleichtern. Diese Meta-Daten sind:
725 725  
726 726  * **Korrespondent**: Im Prinzip der "Gesprächspartner", beispielsweise der Absender eines Briefs. Im Falle der Mitgliederverwaltung wird für jedes Mitglied und jeden registrierten Gast automatisch im Hintergrund ein Korrespondent angelegt. Die Korrespondenten heißen:
... ... @@ -730,186 +730,771 @@
730 730  * **Tags**: Einem Dokument können beliebig viele Tags zugewiesen werden. **Tags** dienen der einfacheren **Zuordnung** und dem **Wiederfinden** von Dokumenten. Es gibt allerdings auch spezielle Tags für Dokumente die eingelesen aber noch nicht bearbeitet wurden, so genannte "Inbox Tags":
731 731  ** (% style="color:var(--ds-icon-success,#22a06b);" %)**Inbox Mitgliederverwaltung**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Mitgliederverwaltung** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
732 732  ** (% style="color:var(--ds-icon-accent-blue,#1d7afc);" %)**Inbox Vorstand**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Vorstand** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
739 +* **Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Liste festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden.
740 +** Mitgliedsantrag
741 +** SEPA Lastschriftmandat
742 +** Studienbescheinigung
743 +** Bestätigung Schlüsselausgabe
744 +** Verpflichtungserklärung Datenschutz
745 +** Übungsleitervertrag
746 +** Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
747 +** Bestellung als Einweiser:in
748 +** Haftungsausschluss
749 +** Einweisungszettel
750 +** Lagervertrag Kistenlager
751 +** Lagervertrag Projektlager
733 733  * (((
734 -**Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Tabelle festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden. Neben einem Namen haben die Dokumente einen Match String. Kommt dieser eindeutig (exakter Match) irgendwo im Dokument vor, wird der Typ automatisch zugewiesen.
753 +**Storage Path**: Speicherpfade sind ein fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
754 +\\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[
755 +
756 +{{code language="none"}}
757 +document renamer
758 +{{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}}
759 +In unserem Fall kommen die folgenden Speicherpfade zum Einsatz:
735 735  \\
736 736  
737 -(% class="wrapped" %)
738 738  |=(% scope="col" %)(((
739 739  Name
740 740  )))|=(% scope="col" %)(((
741 -Exact Match String
765 +Definition
766 +)))|=(% scope="col" %)(((
767 +Sichtbar für
768 +)))|=(% scope="col" %)(((
769 +Anwendung
742 742  )))
743 743  |(((
744 -Mitgliedsantrag
772 +Mitglieder Einweisungszettel
745 745  )))|(((
746 -mksp-doc-mitgliedsantrag
774 +(% class="code" %)
775 +(((
776 +~{~{ correspondent }}/Einweisungen/~{~{ document_type }}-~{~{ tag_list }}-~{~{ created }}-~{~{ doc_pk }}
747 747  )))
778 +)))|(((
779 +Mitgliederverwaltung
780 +)))|(((
781 +Einweisungszettel
782 +)))
748 748  |(((
749 -SEPA Lastschriftmandat
784 +Mitglieder Unterlagen
750 750  )))|(((
751 -mksp-doc-sepamandat
786 +(% class="code" %)
787 +(((
788 +~{~{ correspondent }}/~{~{ document_type }}-~{~{ created }}-~{~{ doc_pk }}
752 752  )))
790 +)))|(((
791 +Mitgliederverwaltung
792 +)))|(((
793 +Alle anderen Mitgliederdokumente
794 +)))
753 753  |(((
754 -Studienbescheinigung
796 +Vorstand Dokumente
755 755  )))|(((
756 -mksp-doc-studienbescheinigung
798 +(% class="code" %)
799 +(((
800 +~{~{ created_year }}/~{~{ correspondent }}/~{~{ title }}
757 757  )))
802 +)))|(((
803 +Vorstand
804 +)))|(((
805 +Alle Vorstandsdokumente
806 +)))
807 +)))
808 +
809 +== Automatische Zuordnung von Metadaten ==
810 +
811 +Paperless unterstützt die automatische Zuordnung von Metadaten basierend auf festen Strings. So kann man beispielsweise angeben, dass ein Dokumententyp "Haftungsausschluss" zugewiesen werden soll, wenn der String "Haftungsausschluss" irgendwo im Dokument vorkommt. Dies ist allerdings auf eine korrekte Funktion der Texterkennung angewiesen und funktioniert erfahrungsgemäß nur in manchen Fällen, sodass mindestens eine manuelle Überprüfung trotzdem notwendig kommt. Wenn beispielsweise ein Brief mit dem Satz "ich dachte, ich hätte den Haftungsausschluss bereits abgegeben, könntet ihr dies bitte prüfen" erfasst wird, würde der basierend auf der Regel ebenfalls kategorisiert werden.
812 +
813 +**Aus diesem Grund wird auf jedes Dokument einen spezieller QR Code aufgedruckt**. Der QR code wird vom Post-Consume Script verwendet um die Metadaten in Paperless zuzuordnen. Weiterhin können Daten übermittelt werden, die dann mittels Webhook an N8n übermittelt werden und dort im Workflow verwendet werden können. Der Aufbau orientiert sich an dem Aufbau eines **JSON Web Tokens (JWT).**
814 +
815 +=== (% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63)" %)Barcode erzeugen(%%) ===
816 +
817 +(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63)" %)Der Prozess zur Erzeugung eines QR Codes ist wie folgt:
818 +
819 +* **Payload (Daten) festlegen**. Einige Werte sind verpflichtend, andere können nach Bedarf optional hinzugefügt werden.
820 +* JWT erzeugen und signieren. der JWT besteht aus drei Teilen:
821 +** **Header**: **alg** (Algorithmus) und **typ** (JWT) sind verpflichtend. Zusätzlich fügen wir einen Timestamp, eine eindeutige ID und eine Gültigkeitsdauer hinzu.
822 +** **Body**: beinhaltet die eigentlichen Daten.
823 +** **Signature**: Mit Hilfe eines Secrets und wird die Signatur erzeugt und automatisch angehängt.
824 +* PDF417 code erzeugen: ein JWT ist per Definition URL safe und kann daher einfach in ein QR code umgewandelt werden.
825 +
826 +=== Header ===
827 +
828 +Der Header enthält wichtige Meta-Daten, diese werden von der JWT Library automatisch erzeugt und beschreiben in der Regel den verwendeten Key-Typ.
829 +
830 +=== Body ===
831 +
832 +Die folgenden Claims sind im Body verfügbar.
833 +
834 +|=(((
835 +Claim
836 +)))|=(((
837 +Type
838 +)))|=(((
839 +Pflicht
840 +)))|=(((
841 +Beschreibung
842 +)))
758 758  |(((
759 -Formular Schlüsselausgabe
844 +id
760 760  )))|(((
761 -mksp-doc-schluesselausgabe
846 +UUID4
847 +)))|(((
848 +✅️
849 +)))|(((
850 +Eindeutige ID dieses Dokuments
762 762  )))
763 763  |(((
764 -Verpflichtungserklärung Datenschutz
853 +time
765 765  )))|(((
766 -\\
855 +Zahl
856 +)))|(((
857 +✅️
858 +)))|(((
859 +UTC Linux-Timestamp an dem das Dokument und der QR Code erzeugt wurden
767 767  )))
768 768  |(((
769 -Übungsleitervertrag
862 +exp
770 770  )))|(((
771 -\\
864 +Zahl
865 +)))|(((
866 +✅️
867 +)))|(((
868 +UTC Linux-Timestamp der angibt, bis wann das Dokument gültig ist.
772 772  )))
773 773  |(((
774 -Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
871 +(% class="code" %)
872 +(((
873 +typ
874 +)))
775 775  )))|(((
776 -\\
876 +String
877 +)))|(((
878 +✅️
879 +)))|(((
880 +Typ des Dokuments basierend auf der unten definierten Liste.
777 777  )))
882 +|mode|String|✅️ |Kann entweder "online" oder "onsite" sein und bestimmt, ob N8n den unterschriebenen Vertrag ans Backend meldet.
778 778  |(((
779 -Bestellung eines Einweisers
884 +(% class="code" %)
885 +(((
886 +cor
887 +)))
780 780  )))|(((
781 -\\
889 +String
890 +)))|(((
891 +❌️
892 +)))|(((
893 +Optional: Name des Korrespondenten, dem das Dokument zugeordnet werden soll
782 782  )))
783 783  |(((
784 -Haftungsausschluss
896 +tags
785 785  )))|(((
786 -\\
898 +List[String]
899 +)))|(((
900 +❌️
901 +)))|(((
902 +Liste an Tags, die dem Dokument zugeordnet werden soll
787 787  )))
788 788  |(((
789 -Einweisungszettel
905 +spth
790 790  )))|(((
791 -\\
907 +String
908 +)))|(((
909 +❌️
910 +)))|(((
911 +Storage Path, das dem Dokument zugeordnet werden soll
792 792  )))
793 793  |(((
794 -Lagervertrag Kistenlager
914 +opt
795 795  )))|(((
796 -\\
916 +dict
917 +)))|(((
918 +❌️
919 +)))|(((
920 +Optionale Attribute, die mit eincodiert werden und dem N8n Workflow übergeben werden.
797 797  )))
922 +
923 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Footer"/}}Footer ===
924 +
925 +Der Footer wird automatisch erzeugt und erhält eine Signatur über den Header und den Body, basierend auf einem Algorithmus und einer Signatur.
926 +
927 +{{confluence_tip title="Algorithmus"}}
928 +Von den meisten Libraries werden symmetrische und asymmetrische Signaturen unterstützt. Die Verwendung eines symmetrischen Algorithmus ist für uns einfacher.
929 +
930 +Für diesen Anwendungsfall nutzen wir (% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)**HS256** (HMAC mit SHA-256 Algorithmus).
931 +{{/confluence_tip}}
932 +
933 +=== Auswahl der Library ===
934 +
935 +Die Implementierung für die Erzeugung und das Validieren erfolgt in Python. Dies hat den Hintergrund, dass sowohl unser Backend als auch Paperless NGX (und damit das Post-Consumption Script) in Python implementiert ist. Es gibt verschiedene Libraries, die betrachtet wurden:
936 +
937 +|=(((
938 +Name
939 +)))|=(((
940 +CVE
941 +)))|=(((
942 +Github
943 +)))|=(((
944 +GH⭐
945 +)))|=(((
946 +Letztes Release
947 +)))|=(((
948 +Offene Issues
949 +)))|=(((
950 +Dokumentation
951 +)))|=(((
952 +Qualität Dokumentation
953 +)))|=(((
954 +In Backend vorhanden?
955 +)))|=(((
956 +In Paperless vorhanden?
957 +)))
798 798  |(((
799 -Lagervertrag Projektlager
959 +python-jose
800 800  )))|(((
801 -\\
961 +3/0
962 +)))|(((
963 +[[https:~~/~~/github.com/mpdavis/python-jose>>url:https://github.com/mpdavis/python-jose||shape="rect"]]
964 +)))|(((
965 +1.7k
966 +)))|(((
967 +28.05.2025
968 +)))|(((
969 +83
970 +)))|(((
971 +[[https:~~/~~/python-jose.readthedocs.io/en/latest/>>url:https://python-jose.readthedocs.io/en/latest/||shape="rect"]]
972 +)))|(((
973 +⛔ Wenige Bespiele, API Dokumentation fehlt komplett
974 +)))|(((
975 +❌️
976 +)))|(((
977 +❌️
802 802  )))
979 +|(((
980 +pyJWT
981 +)))|(((
982 +4/0
983 +)))|(((
984 +[[https:~~/~~/github.com/jpadilla/pyjwt>>url:https://github.com/jpadilla/pyjwt||shape="rect"]]
985 +)))|(((
986 +5.4k
987 +)))|(((
988 +28.11.2024
989 +)))|(((
990 +30
991 +)))|(((
992 +[[https:~~/~~/pyjwt.readthedocs.io>>url:https://pyjwt.readthedocs.io||shape="rect"]]
993 +)))|(((
994 +➕️ Gute Dokumentation, API, Beispiele, Changelog
995 +)))|(((
996 +✅️ 2.10.1
997 +Dep von firebase
998 +)))|(((
999 +✅️ 2.10.1
803 803  )))
804 -* **Storage Path**: Speicherpfade sind ein etwas fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
805 -\\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[
1001 +|(((
1002 +JWCrypto
1003 +)))|(((
1004 +5/0
1005 +)))|(((
1006 +[[https:~~/~~/github.com/latchset/jwcrypto>>url:https://github.com/latchset/jwcrypto||shape="rect"]]
1007 +)))|(((
1008 +465
1009 +)))|(((
1010 +06.03.2024
1011 +)))|(((
1012 +8
1013 +)))|(((
1014 +[[https:~~/~~/jwcrypto.readthedocs.io>>url:https://jwcrypto.readthedocs.io||shape="rect"]]
1015 +)))|(((
1016 +➕️ API Doc, einige Beispiele
1017 +)))|(((
1018 +✅️ 1.5.6
1019 +Dep von python-keycloak
1020 +)))|(((
1021 +❌️
1022 +)))
806 806  
807 -{{code language="none"}}
808 -document renamer
809 -{{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}}
810 -TODO: Define Storage Path
1024 +Unsere bevorzugte Library ist **pyjwt**. Diese ist auch in **paperless nativ vorhanden**, sodass wir uns für die Implementierung mittels **pyjwt** entschieden haben.
811 811  
812 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AutomatischeZuordnungvonMetadaten"/}}Automatische Zuordnung von Metadaten ==
1026 +=== PDF417 Code ===
813 813  
814 -Paperless unterstützt die automatische Zuordnung von Metadaten basierend auf festen Strings. So kann man beispielsweise angeben, dass ein Dokumententyp "Haftungsausschluss" zugewiesen werden soll, wenn der String "Haftungsausschluss" irgendwo im Dokument vorkommt. Dies ist allerdings auf eine korrekte Funktion der Texterkennung angewiesen und funktioniert erfahrungsgemäß nur in manchen Fällen, sodass mindestens eine manuelle Überprüfung trotzdem notwendig kommt. Wenn beispielsweise ein Brief mit dem Satz "ich dachte, ich hätte den Haftungsausschluss bereits abgegeben, könntet ihr dies bitte prüfen" erfasst wird, würde der basierend auf der Regel ebenfalls kategorisiert werden.
1028 +Als Format für den Code wurde PDF417 ausgewählt, da dieser mehr Platz und Fehlerkorrektur bietet. Weiterhin gibt es eine einfach zu nutzende Library für Python (Erzeugung) und PDF417 wird von (% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63); text-decoration:none" %)ZXING unterstützt, welches in Paperless eingebettet ist. Ein solcher Barcode sieht beispielsweise so aus:
815 815  
816 -Aus diesem Grund nutzen wir einen speziellen QR Code in einem für den Makerspace spezifischen Format, welches nachstehend detailliert beschrieben wird.
1030 +(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63); text-decoration:none" %)[[image:attach:barcode.jpg||height="250"]]
817 817  
818 -{{code language="json"}}
819 -{
820 - "payload": {
821 -        "timestamp": "YYYY-MM-DDTHH:mm:ss",
822 - "uuid": "260171c3-c71c-4da2-b13e-bf1386fe9eac",
823 - "correspondent": "Daniel Herrmann (#250)",
824 - "type": "mksp-doc-sepamandat",
825 - "tags": [
826 - "tag1",
827 - "tag2"
828 - ],
829 -"storage_path": "Mitgliederverwaltung"
830 - },
831 - "sig": "signature over the entire payload block"
832 -}
833 -{{/code}}
1032 +(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63); text-decoration:none" %)Daraus kann dann eine Base64 basierte Repräsentation berechnet werden, die einfach in Docuseal hochgeladen werden kann.
834 834  
835 -Die beiden Einträge **payload** und **sig** sind **Pflichtfelder**. Innerhalb der Payload müssen der **timestamp** **und die UUID** **vorhanden** sein, alle anderen Felder sind optional, jedoch muss mindestens eins angegeben werden. Der QR Code kann dann - insbesondere bei der Digitalen Unterschrift oder bei Workflows, wo die Formulare ohnehin on demand erzeugt werden bereits mit allen Daten bestückt werden. In Paperless gibt es dann ein Postconsume Script, welches den QR Code ausliest, die Signatur prüft und - falls die Signatur korrekt ist - automatisch die Meta-Daten übernimmt.
1034 +=== Referenz-Implementierung ===
836 836  
837 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Signatur"/}}Signatur ===
1036 +Eine Referenz-Implementierung befindet sich im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-pdf417-reference>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-pdf417-reference||shape="rect"]]
838 838  
839 -Die Signatur wird kryptographisch mit Hilfe asymmetrischen Verschlüsselung erzeugt. Wir erzeugen ein RSA 2048 Key Pair. Der öffentliche Schlüssel steht Paperless zur Verfügung, sodass Paperless die Signaturen verifizieren kann. Der private Teil des Schlüssels wird von den Makerspace-Systemem verwendet, welche die Formulare erzeugen. Im Detail:
1038 +=== Post Consumption Script ===
840 840  
841 -* **Key-Pair**: 2048 bit Schlüssellänge, RSA, 65537 Exponent
842 -* **Signatur**: SHA256 Signatur, PKCS1v15 Padding
843 -* (((
844 -**Payload**: Als Payload wird nur der Inhalt der Payload verwendet, als **JSON String ohne Whitespaces, byte encoded in UTF-8.** Das oben genannte Beispiel würde die Signatur über den folgenden String erstellen:
845 -\\
1040 +Die eigentliche Zuordnung der Meta-Daten erfolgt über ein so genanntes Post Consumption Script. Dieses befindet sich ebenfalls im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-post-consumption-script#>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-post-consumption-script||shape="rect"]]
846 846  
847 -{{code language="json"}}
848 -{"payload":{"correspondent":"Daniel Herrmann (#250)","type":"SEPA Mandat","tags":["tag1","tag2"]},"timestamp":"YYYY-MM-DDTHH:mm:ss","sig":"this-would-be-the-signature-appended-to-the-data"}
849 -{{/code}}
1042 +== Paperless Berechtigungen ==
850 850  
1044 +Paperless NGX hat ein Berechtigungssystem, welches sich über fast alle Ressourcen erstreckt. Grundsätzlich gibt es **Benutzer** und **Gruppen**. Berechtigungen können dann global vergeben werden (Sichtbarkeit von Features) und zusätzlich auf Objektebene vergeben werden.
851 851  
852 -Als Referenz, die in Python wäre der Input der Signatur:
1046 +=== Benutzer und Gruppen ===
1047 +
1048 +Paperless NGX ist so konfiguriert, dass sich Benutzer mit ihrem zentralen Makerspace Login anmelden können (OIDC über Keycloak). Eine Anmeldung mit lokalen Zugangsdaten ist nicht möglich. Bei der Anmeldung werden ebenfalls die Gruppen aus Keycloak übernommen, aber nur die folgenden:
1049 +
1050 +* **Vorstand**: Für die Mitglieder des Vorstands
1051 +* **Mitgliederverwaltung**: Alle Personen, die mit der Verwaltung der Mitglieder betraut sind
1052 +* **IT Admin**: IT Administratoren im Makerspace
1053 +
1054 +Nutzer, die keine dieser Gruppen angehören haben keine Rechte in Paperless. Sie können sich zwar anmelden, aber selbst die Willkommens-Seite erzeugt eine "Permission Denied" Fehlermeldung.
1055 +
1056 +=== Globale Berechtigungen ===
1057 +
1058 +Berechtigungen werden grundsätzlich nicht auf Benutzerebene konfiguriert, sondern ausschließlich auf Gruppenebene. So wird sichergestellt, dass bei der Änderung einer Gruppenzugehörigkeit auch die damit verbundenen Rechte entzogen oder gewährt werden, ohne dass eine manuelle Änderung notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt eine Übersicht der konfigurierten globalen Berechtigungen pro Gruppe:
1059 +
1060 +|=(% scope="row" %)(((
1061 +Berechtigung
1062 +)))|=(% scope="col" %)(((
1063 +Beschreibung
1064 +)))|=(% scope="col" %)(((
1065 +Mitgliederverwaltung
1066 +)))|=(% scope="col" %)(((
1067 +Vorstand
1068 +)))|=(% scope="col" %)(((
1069 +IT Admin
1070 +)))|=(% scope="col" %)(((
1071 +Notiz
1072 +)))
1073 +|=(% scope="row" %)(((
1074 +Document
1075 +)))|(((
1076 +Sehen und bearbeiten von Dokumenten.
1077 +)))|(((
1078 +ALLE
1079 +)))|(((
1080 +ALLE
1081 +)))|(((
1082 +KEINE
1083 +)))|(((
1084 +Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1085 +)))
1086 +|=(% scope="row" %)(((
1087 +Tag
1088 +)))|(((
1089 +Sehen und bearbeiten von Tags.
1090 +)))|(((
1091 +Anzeigen
1092 +)))|(((
1093 +ALLE
1094 +)))|(((
1095 +ALLE
1096 +)))|(((
1097 +Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1098 +)))
1099 +|=(% scope="row" %)(((
1100 +Correspondent
1101 +)))|(((
1102 +Sehen und bearbeiten von Korrespondenten
1103 +)))|(((
1104 +Anzeigen
1105 +)))|(((
1106 +ALLE
1107 +)))|(((
1108 +ALLE
1109 +)))|(((
1110 +Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1111 +)))
1112 +|=(% scope="row" %)(((
1113 +DocumentType
1114 +)))|(((
1115 +Sehen und bearbeiten von Dokument-Typen
1116 +)))|(((
1117 +Anzeigen
1118 +)))|(((
1119 +ALLE
1120 +)))|(((
1121 +ALLE
1122 +)))|(((
1123 +Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1124 +)))
1125 +|=(% scope="row" %)(((
1126 +StoragePath
1127 +)))|(((
1128 +Sehen und bearbeiten von Speicherpfaden
1129 +)))|(((
1130 +Anzeigen
1131 +)))|(((
1132 +Anzeigen
1133 +)))|(((
1134 +ALLE
1135 +)))|(((
1136 +Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1137 +)))
1138 +|=(% scope="row" %)(((
1139 +SavedView
1140 +)))|(((
1141 +Ansichten erzeugen und speichern
1142 +)))|(((
1143 +ALLE
1144 +)))|(((
1145 +ALLE
1146 +)))|(((
1147 +KEINE
1148 +)))|(((
853 853  \\
1150 +)))
1151 +|=(% scope="row" %)(((
1152 +PaperlessTask
1153 +)))|(((
1154 +Dateiaufgaben einsehen und löschen
1155 +)))|(((
1156 +KEINE
1157 +)))|(((
1158 +KEINE
1159 +)))|(((
1160 +ALLE
1161 +)))|(((
1162 +\\
1163 +)))
1164 +|=(% scope="row" %)(((
1165 +AppConfig
1166 +)))|(((
1167 +Konfiguration von Paperless NGX selbst
1168 +)))|(((
1169 +KEINE
1170 +)))|(((
1171 +KEINE
1172 +)))|(((
1173 +ALLE
1174 +)))|(((
1175 +\\
1176 +)))
1177 +|=(% scope="row" %)(((
1178 +UISettings
1179 +)))|(((
1180 +Persönliche Anzeigeeinstellungen ändern
1181 +)))|(((
1182 +ALLE
1183 +)))|(((
1184 +ALLE
1185 +)))|(((
1186 +ALLE
1187 +)))|(((
1188 +\\
1189 +)))
1190 +|=(% scope="row" %)(((
1191 +History
1192 +)))|(((
1193 +Dokumenten-Audit Log anzeigen oder ändern
1194 +)))|(((
1195 +Anzeigen
1196 +)))|(((
1197 +Anzeigen
1198 +)))|(((
1199 +KEINE
1200 +)))|(((
1201 +Nur für Dokumente, auf die Zugriff gewährt wurde.
1202 +)))
1203 +|=(% scope="row" %)(((
1204 +Note
1205 +)))|(((
1206 +Notizen zu Dokumenten einsehen oder ändern
1207 +)))|(((
1208 +ALLE
1209 +)))|(((
1210 +ALLE
1211 +)))|(((
1212 +KEINE
1213 +)))|(((
1214 +Nur für Dokumente, auf die Zugriff gewährt wurde.
1215 +)))
1216 +|=(% scope="row" %)(((
1217 +MailAccount
1218 +)))|(((
1219 +Mail-Accounts verwalten
1220 +)))|(((
1221 +KEINE
1222 +)))|(((
1223 +Anzeigen
1224 +)))|(((
1225 +ALLE
1226 +)))|(((
1227 +\\
1228 +)))
1229 +|=(% scope="row" %)(((
1230 +MailRule
1231 +)))|(((
1232 +Verarbeitungsregeln für eingehende Mails bearbeiten
1233 +)))|(((
1234 +KEINE
1235 +)))|(((
1236 +ALLE
1237 +)))|(((
1238 +ALLE
1239 +)))|(((
1240 +\\
1241 +)))
1242 +|=(% scope="row" %)(((
1243 +User
1244 +)))|(((
1245 +Benutzer einsehen oder verwalten
1246 +)))|(((
1247 +KEINE
1248 +)))|(((
1249 +Anzeigen
1250 +)))|(((
1251 +ALLE
1252 +)))|(((
1253 +\\
1254 +)))
1255 +|=(% scope="row" %)(((
1256 +Group
1257 +)))|(((
1258 +Gruppen einsehen oder verwalten
1259 +)))|(((
1260 +KEINE
1261 +)))|(((
1262 +Anzeigen
1263 +)))|(((
1264 +ALLE
1265 +)))|(((
1266 +\\
1267 +)))
1268 +|=(% scope="row" %)(((
1269 +ShareLink
1270 +)))|(((
1271 +Öffentliche Share-Links erstellen oder verwalten
1272 +)))|(((
1273 +KEINE
1274 +)))|(((
1275 +KEINE
1276 +)))|(((
1277 +KEINE
1278 +)))|(((
1279 +\\
1280 +)))
1281 +|=(% scope="row" %)(((
1282 +CustomField
1283 +)))|(((
1284 +Custom Fields einsehen oder verwalten
1285 +)))|(((
1286 +Anzeigen
1287 +)))|(((
1288 +Anzeigen
1289 +)))|(((
1290 +ALLE
1291 +)))|(((
1292 +\\
1293 +)))
1294 +|=(% scope="row" %)(((
1295 +Workflow
1296 +)))|(((
1297 +Workflows für neue Dokumente einsehen oder verwalten
1298 +)))|(((
1299 +KEINE
1300 +)))|(((
1301 +KEINE
1302 +)))|(((
1303 +ALLE
1304 +)))|(((
1305 +\\
1306 +)))
854 854  
855 -{{code language="python"}}
856 -import json
1308 +=== Objekt-Berechtigungen ===
857 857  
858 -input_data = {'payload': {'correspondent': 'Daniel Herrmann (#250)', 'type': 'SEPA Mandat', 'tags': ['tag1', 'tag2']}, 'timestamp': 'YYYY-MM-DDTHH:mm:ss', 'sig': 'this-would-be-the-signature-appended-to-the-data'}
859 -signature_data = json.dumps(input_data, separators=(',', ':')).encode('utf-8')
860 -{{/code}}
1310 +Zusätzlich zu den globalen Berechtigungen können für alle Objekte noch Berechtigungen auf Objekt-Level konfiguriert werden. Dabei werden globale Regeln zuerst geprüft, danach zusätzlich die Objekt-Berechtigungen. Jedes Objekt (egal ob Dokument, Korrespondent, Tag, Dokumenten-Typ) hat zwei wichtige Einstellungen:
1311 +
1312 +* Owner / Eigentümer: Das Objekt gehört diesem Benutzer. Der Owner hat immer alle Berechtigungen für das Objekt
1313 +* Zusätzliche Berechtigungen:
1314 +** Es können getrennt voneinander Berechtigungen zum Anzeigen und Bearbeiten vergeben werden
1315 +** Diese Berechtigungen können jeweils für einzelne Benutzer oder für Gruppen gewährt werden
1316 +
1317 +Das sieht im Frontend beispielsweise so aus:
1318 +
1319 +[[image:attach:image-2025-8-25_10-19-25.png||thumbnail="true" height="250"]]
1320 +
1321 +{{info title="Berechtigungen"}}
1322 +Es sind grundsätzlich sowohl globale als auch objekt-spezifische Berechtigungen notwendig. Wenn ein Benutzer ein Objekt bearbeiten ansehen oder bearbeiten möchte ergibt sich daher die folgende Matrix:
1323 +
1324 +|=(% scope="col" %)(((
1325 +Globale Berechtigung
1326 +)))|=(% scope="col" %)(((
1327 +Owner
1328 +)))|=(% scope="col" %)(((
1329 +Objekt-Berechtigung
1330 +)))|=(% scope="col" %)(((
1331 +Ergebnis
861 861  )))
1333 +|(((
1334 +❌️
1335 +)))|(((
1336 +Egal
1337 +)))|(((
1338 +Egal
1339 +)))|(((
1340 +❌️
1341 +)))
1342 +|(((
1343 +✅️
1344 +)))|(((
1345 +✅️
1346 +)))|(((
1347 +Egal
1348 +)))|(((
1349 +✅️
1350 +)))
1351 +|(((
1352 +✅️
1353 +)))|(((
1354 +❌️
1355 +)))|(((
1356 +❌️
1357 +)))|(((
1358 +❌️
1359 +)))
1360 +|(((
1361 +✅️
1362 +)))|(((
1363 +❌️
1364 +)))|(((
1365 +✅️
1366 +)))|(((
1367 +✅️
1368 +)))
862 862  
863 -\\
1370 +Mit anderen Worten, um eine Aktion auszuführen, muss ein Benutzer (a) die globale Berechtigung haben **UND** (b) Owner sein **ODER** Objekt-Berechtigungen haben.
1371 +{{/info}}
864 864  
865 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesSetup"/}}Technisches Setup ==
1373 +=== Lokale Owner ===
866 866  
867 -Owner: zwei Owner
868 -Docs: Owner = grp owner, View + Edit jeweilige Gruppen
869 -Correspondent: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
870 -Tag: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
871 -Doc Type: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
1375 +Jedes Objekt in Paperless muss einen Owner haben. Damit der Owner nicht ein realer Benutzer ist, der gegebenenfalls den Vorstand / Mitgliederverwaltung oder Verein verlassen könnte, werden lokale Benutzer angelegt. Diese halten lediglich die Owner Rolle für die Ressourcen, können aber nicht für den Login verwendet werden.
872 872  
873 -TODO
1377 +|=(% scope="row" %)(((
1378 +Benutzer
1379 +)))|=(% scope="col" %)(((
1380 +Verwendet für
1381 +)))
1382 +|=(% scope="row" %)(((
1383 +mksp-mv-owner
1384 +)))|(((
1385 +Alle Objekte (Dokumente, Dokumenttypen, Tags, Korrespondenten und Speicherpfade), die dem Use-Case **Mitgliederverwaltung** zugewiesen sind
1386 +)))
1387 +|=(% scope="row" %)(((
1388 +mksp-vs-owner
1389 +)))|(((
1390 +Alle Objekte (Dokumente, Dokumenttypen, Tags, Korrespondenten und Speicherpfade), die dem Use-Case **Vorstandspost** zugewiesen sind
1391 +)))
874 874  
1393 +=== Standard-Objekt-Berechtigungen ===
1394 +
1395 +Basierend auf den hier beschrieben Regeln werden für Objekte die folgenden Berechtigungen gesetzt:
1396 +
1397 +|=(% rowspan="2" scope="rowgroup" %)(((
1398 +Objekt
875 875  \\
1400 +)))|=(% colspan="3" scope="colgroup" %)(((
1401 +Mitgliederverwaltung
1402 +)))|=(% rowspan="7" scope="rowgroup" %)(((
1403 +\\
1404 +)))|=(% colspan="3" scope="colgroup" %)(((
1405 +Vorstandspost
1406 +)))
1407 +|=(% scope="col" %)(((
1408 +Owner
1409 +)))|=(% scope="col" %)(((
1410 +Anzeigen
1411 +)))|=(% scope="col" %)(((
1412 +Bearbeiten
1413 +)))|=(((
1414 +Owner
1415 +)))|=(((
1416 +Anzeigen
1417 +)))|=(((
1418 +Bearbeiten
1419 +)))
1420 +|=(% scope="row" %)(((
1421 +Dokument
1422 +)))|(((
1423 +mksp-mv-owner
1424 +)))|(((
1425 +Mitgliederverwaltung
1426 +)))|(((
1427 +Mitgliederverwaltung
1428 +)))|(((
1429 +mksp-vs-owner
1430 +)))|(((
1431 +Vorstand
1432 +)))|(((
1433 +Vorstand
1434 +)))
1435 +|=(% scope="row" %)(((
1436 +Dokumenttyp
1437 +)))|(((
1438 +mksp-mv-owner
1439 +)))|(((
1440 +Mitgliederverwaltung, IT Admin
1441 +)))|(((
1442 +IT Admin
1443 +)))|(((
1444 +mksp-vs-owner
1445 +)))|(((
1446 +Vorstand
1447 +)))|(((
1448 +Vorstand
1449 +)))
1450 +|=(% scope="row" %)(((
1451 +Tag
1452 +)))|(((
1453 +mksp-mv-owner
1454 +)))|(((
1455 +Mitgliederverwaltung, IT Admin
1456 +)))|(((
1457 +IT Admin
1458 +)))|(((
1459 +mksp-vs-owner
1460 +)))|(((
1461 +Vorstand
1462 +)))|(((
1463 +Vorstand
1464 +)))
1465 +|=(% scope="row" %)(((
1466 +Korrespondent
1467 +)))|(((
1468 +mksp-mv-owner
1469 +)))|(((
1470 +Mitgliederverwaltung, IT Admin
1471 +)))|(((
1472 +IT Admin
1473 +)))|(((
1474 +mksp-vs-owner
1475 +)))|(((
1476 +Vorstand
1477 +)))|(((
1478 +Vorstand
1479 +)))
1480 +|=(% scope="row" %)(((
1481 +Speicherpfad
1482 +)))|(((
1483 +mksp-mv-owner
1484 +)))|(((
1485 +Mitgliederverwaltung, IT Admin
1486 +)))|(((
1487 +IT Admin
1488 +)))|(((
1489 +mksp-vs-owner
1490 +)))|(((
1491 +Vorstand
1492 +)))|(((
1493 +IT Admin
1494 +)))
876 876  
877 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AusFace2Faceam20.8(DH,YS)"/}}Aus Face 2 Face am 20.8  (DH,YS) ===
1496 +== Workflows ==
878 878  
879 -* Schritt 1: Einweisungszettel erzeugen 
880 -** Checkliste in Directus hinterlegen, eine pro Einweisung
881 -** N8n Workflow, welches die Liste aus Directus herunterlädt und Template mit Puppetteer Script Node erzeugen
882 -** Aus diesem Template dann ein DocuSeal Template erstellen
883 -* Schritt 2: Zettel für Einweisungen generieren
884 -** Tablet für Einweiser im makerspace
885 -** Authentifizierung über Token an der Freigabebox
886 -*** Neue Maschine, User schaltet die Maschine "Tablet" frei
887 -*** Datenbank erzeugt JWT und signiert es mit einem RSA Priv Key
888 -*** Wird als Payload in der MQTT unlock message mitgeschickt
889 -** Tablet nutzt dieses Token für API Requests gegen Homepage Backend
890 -** Backend wird um weitere Middleware angepasst, die dieses Token für manche Endpoints akzeptiert
891 -** Einweiser:in bekommt aktive Einweisung angezeigt und kann Teilnehmer Entfernern (no-show) oder hinzufügen (spontan)
892 -*** Option eine Einweisung ohne Rechnungsstellung vorzunehmen
893 -** PDFs werden automatisch ausgedruckt
894 -*** Tablet triggert einen Backend endpoint
895 -**** übergibt teilnehmer als parameter (auth über token) und
896 -**** erzeugt die entsprechenden PDFs in DocuSeal
897 -**** Gibt PDF als Return
898 -*** Tablet kann PDF über Netzwerk print drucken
899 -* Schritt 3: Einweisungen erfassen
900 -** QR code wird in Schritt 2 aufgedruckt und enthält:
901 -*** Einweisung
902 -*** Datum
903 -*** Einweiser
904 -*** Teilnehmer
905 -*** Flag Rechnung
906 -** Dokument wird über ScanSnap eingescannt und automatisch an paperless übergeben
907 -** Paperless Post Consume erkennt den QR Code, validiert ihn und löst über einen Webook einen Flow in N8n aus
908 -** N8n erstellt dann einen temporären Eintrag im Backend, ähnlich dem der heute bei "Einweisung erfassen" sichtbar ist
909 -** Die Mitgliederverwaltung hat dann x Tage Zeit, die Einträge zu korrigieren und zu prüfen (beispielsweise ob Voraussetzungen erfüllt sind)
910 -** Danach werden alle Schritte wie bisher ausgelöst (Berechtigung, Rechnung, Auszahlung an Einweiser, E-Mail Bestätigung, ...)
1498 +Paperless Workflows können zur Automatisierung verschiedener Tasks eingesetzt werden. In diesem Fall werden zwei Fälle damit abgedeckt:
911 911  
912 -TODO:
1500 +* Beim Hinzufügen der Dokumente via Webinterface **wird standardmäßig der angemeldete Nutzer als Owner des Dokuments festgelegt**. Damit haben andere Mitglieder der gleichen Gruppe (Beispielsweise Vorstand oder Mitgliederverwaltung) kein Zugriff auf die so hinzugefügten Dokumente. Aus diesem Grund setzt einer der Workflow die entsprechend notwendigen Berechtigungen.
1501 +* Einscannen von Dokumenten soll sowohl für die Mitgliederverwaltung als auch für den Vorstand möglich sein und der richtigen Gruppe zugeordnet werden. Wir haben dafür zwei unterschiedliche Ordner aus dem NAS angelegt. Der Dokumentenscanner kann Dokumente in einen der beiden Ordner legen, wir nutzen Workflows um auch hier die richtigen Berechtigungen zu setzen.
913 913  
1503 += Offene Punkte =
1504 +
914 914  * Docuseal Logging + Monitoring
915 915  * N8n Error Handling
Icon Fall 1 Ablaufdiagramm
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Icon System Architecture
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Inhalt
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1 +https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202866706/Digitale Mitgliederverwaltung