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Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zuletzt geändert von Daniel Herrmann am 2026/02/22 21:17
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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/22 17:53
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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/10/19 18:41
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Zusammenfassung

Details

Icon Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -7,6 +7,10 @@
7 7  
8 8  zu diesem Zweck schaffen wir eine Platform basierend auf mehreren Open Source Software Produkten sowie einigen Hardware Produkten (NAS Speicher, Dokumentenscanner, PC Arbeitsplatz für die Mitgliederverwaltung).
9 9  
10 += Inhaltsverzeichnis =
11 +
12 +{{toc/}}
13 +
10 10  = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Hintergrundinformationen"/}}Hintergrundinformationen =
11 11  
12 12  Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Partien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als beispielsweise ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
... ... @@ -78,7 +78,7 @@
78 78  )))|=(% scope="col" %)(((
79 79  Prozess heute
80 80  )))|=(% scope="col" %)(((
81 -Prozess Zukunft
85 +Notwendige Änderungen
82 82  )))
83 83  |(((
84 84  Mitgliedsantrag
... ... @@ -92,7 +92,7 @@
92 92  * Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn
93 93  * Mitgliederakte wird angelegt, der Antrag wird in der Akte abgeheftet
94 94  )))|(((
95 -Der Antrag kann komplett **digital unterschrieben** werden. Vorgehen:
99 +Der Antrag soll komplett **digital unterschrieben** werden. Vorgehen:
96 96  
97 97  * Interessent:in füllt den Online-Antrag auf der Homepage aus
98 98  * Nach Bestätigung der E-Mail Adresse wird ein Vorgang zur digitalen Unterschrift ausgelöst
... ... @@ -163,11 +163,7 @@
163 163  Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird.
164 164  Danach wird ein Flag für das jeweilige Mitglied gesetzt, dass die Erklärung abgegeben wurde.
165 165  )))|(((
166 -**Vollständig digital**.
167 -
168 -* Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage)
169 -* Mitglied erhält die Aufforderung per Mail das Dokument zu unterschreiben
170 -* Nach Unterschrift wird das Flag automatisch gesetzt und das Dokument wird zu Paperless NGX hochgeladen.
170 +**Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
171 171  )))
172 172  |(((
173 173  Übungsleitervertrag
... ... @@ -181,12 +181,9 @@
181 181  * Bestätigung dass der Vertrag vorliegt
182 182  * Ein Flag ob das Mitglied die Übungsleiterpauschale an den Verein spendet oder nicht
183 183  )))|(((
184 -**Vollständig digital**.
184 +**Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
185 185  
186 -* Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage)
187 -* Mitglied erhält die Aufforderung per Mail das Dokument zu unterschreiben
188 -* Nach Unterschrift wird das erste automatisch gesetzt und das Dokument wird zu Paperless NGX hochgeladen.
189 -* Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
186 +Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
190 190  )))
191 191  |(((
192 192  Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
... ... @@ -197,7 +197,7 @@
197 197  
198 198  Urheberrecht, Übertragung von Nutzungsrechten sollte in Schriftform erfolgen
199 199  )))|(((
200 -Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner Einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
197 +Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
201 201  )))
202 202  |(((
203 203  Bestellung eines Einweisers
... ... @@ -258,7 +258,7 @@
258 258  ** Muss für den Einweisenden eine Auszahlung veranlasst werden?
259 259  * Danach wird der Zettel in die jeweiligen Akten einsortiert.
260 260  )))|(((
261 -\\
258 +Der Einweisungszettel ist das bei weitem komplizierteste Dokument, hierfür wird ein separater Workshop stattfinden. Siehe weiter unten für Details.
262 262  )))
263 263  |(((
264 264  Lagervertrag Kistenlager
... ... @@ -272,7 +272,7 @@
272 272  
273 273  Nach Erfassen kann die Person eine Kiste beantragen, die dann monatliche Kosten auslöst
274 274  )))|(((
275 -\\
272 +**Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
276 276  )))
277 277  |(((
278 278  Lagervertrag Projektlager
... ... @@ -286,7 +286,7 @@
286 286  
287 287  Nach Erfassen kann die Person das Projektlager automatisch nutzen.
288 288  )))|(((
289 -\\
286 +**Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
290 290  )))
291 291  
292 292  == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-WorkflowBeschreibung"/}}Workflow Beschreibung ==
... ... @@ -428,7 +428,7 @@
428 428  
429 429  === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AblegenundVerarbeiten"/}}Ablegen und Verarbeiten ===
430 430  
431 -Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Meta-Daten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
428 +Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Metadaten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
432 432  
433 433  (% class="wrapped" %)
434 434  |=(% scope="col" %)(((
... ... @@ -467,7 +467,7 @@
467 467  Das Dokument wird von der Mitgliederverwaltung eingescannt und dann von Paperless verarbeitet
468 468  )))
469 469  
470 -In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Meta-Daten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
467 +In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Metadaten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
471 471  
472 472  = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesDesign"/}}Technisches Design =
473 473  
... ... @@ -499,8 +499,10 @@
499 499  
500 500  Workflows können automatisch getriggert werden – etwa per Webhook, Zeitplan oder NATS Ereignis – und lassen sich mit Bedingungen, Schleifen und Verzweigungen komplex gestalten. n8n speichert Ausführungsverläufe, meldet Fehler und erlaubt es, einzelne Schritte neu zu starten oder zu ändern.
501 501  
502 -In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist.
499 +In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist. Das Setup und die Konfiguration von N8n ist auf einer eigenen Wiki-Seite beschrieben.
503 503  
501 +\\
502 +
504 504  === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-NATS"/}}NATS ===
505 505  
506 506  Für den Transport von Events zwischen der Homepage (insbesondere dem Backend) und N8n wird **NATS** vorgeschlagen. **NATS** ist ein leichtgewichtiges, schnelles **Messaging-System** für Event-Streaming und -Queues, das auf dem **Publish/Subscribe-Prinzip** basiert. Es eignet sich besonders für verteilte Systeme, bei denen verschiedene Dienste über Events miteinander kommunizieren.
... ... @@ -663,12 +663,48 @@
663 663  
664 664  {{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 3 Ablaufdiagramm_" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1159" height="467" revision="2"/}}
665 665  
665 +Die einzelnen Schritte hierbei sind:
666 +
667 +1. User löst eine Aktion auf der Homepage aus, die ein Dokument erfordert. Beispielsweise hat der User eine Online-Einweisung beendet und muss dafür nun den Einweisungszettel unterschreiben.
668 +1. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Hierbei werden sowohl die Rechte geprüft (Lager kann nur von Mitgliedern verwendet werden, der ein neuer Übungsleitervertrag kann nur von Vorstand oder Mitgliederverwaltung angestoßen werden). Danach
669 +11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
670 +11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
671 +11. Das vorausgefüllte Dokument wird im PDF Format heruntergeladen und die Submission wird direkt wieder archived.
672 +1. Das vorausgefüllte PDF wird als Antwort auf die Anfrage an die Website zum Download angeboten. Der Benutzer druckt das PDF aus.
673 +1. (Optional): Ein regelmäßig laufender Cronjob prüft die laufenden Verfahren. Nach einer Woche Inaktivität wird der Unterschriftprozess abgebrochen, 48 Stunden vorher wird eine Erinnerung verschickt
674 +1. Das ausgedruckte Dokument wird vom Benutzer unterschrieben, wenn weitere Parteien notwendig sind, auch diesen zur Unterschrift vorgelegt.
675 +1. Ein Mitglied der Mitgliederverwaltung prüft das Dokument auf Korrektheit (dokumentenechte Unterschrift, vollständig ausgefüllt) und scannt es mit Hilfe des ScanSnap Scanners ein.
676 +1. Das Dokument landet automatisch auf einem Netzwerklaufwerk auf dem Makerspace NAS. Dort wird es von Paperless erkannt und automatisch verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
677 +1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
678 +11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
679 +11. Es wird ein N8n Webhook ausgelöst
680 +1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
681 +1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
682 +
666 666  === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall4:Handschriftlich+Makerspace"/}}Fall 4: Handschriftlich + Makerspace ===
667 667  
668 -ToDo
685 +In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **im Makerspace ausgelöst und benötigt Schriftform.** In diesem Fall wird das Dokument im Makerspace erzeugt (soweit wie möglich vorausgefüllt und mit QR Code versehen) und direkt vor Ort ausgedruckt. Dort wird es dann unterschrieben und eingeworfen.
669 669  
670 -{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 4 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="499" revision="1"/}}
687 +**Beispiele**: Einweisungszettel für Vor-Ort Online-Einweisungen
671 671  
689 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 4 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1208" height="523" revision="3"/}}
690 +
691 +Die einzelnen Schritte hierbei sind:
692 +
693 +1. Ein autorisierter User meldet sich am Tablet an einer App an, entweder per Makerspace Login (Keycloak) oder per Keyfob. Dort hat der Benutzer dann mehrere Optionen, beispielsweise die Erfassung von Einweisungs-Teilnehmer:innen.
694 +1. Tablet sendet im Namen des angemeldeten Benutzers eine Anfrage ans Backend. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Danach...
695 +11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
696 +11. Erstellt mit Hilfe einer Docuseal Submission ein PDF Dokument. Dieses basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber den signierten QR Code (siehe unten).
697 +1. Das Tablet druckt das oder die heruntergeladenen PDF Datei(en) aus.
698 +1. Die Parteien unterschreiben das Dokument handschriftlich und werfen es in den Briefkasten.
699 +1. Ein Mitglied der Mitgliederverwaltung prüft das Dokument auf Korrektheit (dokumentenechte Unterschrift, vollständig ausgefüllt) und scannt es mit Hilfe des ScanSnap Scanners ein.
700 +1. Das Dokument landet automatisch auf einem Netzwerklaufwerk auf dem Makerspace NAS. Dort wird es von Paperless erkannt und automatisch verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
701 +1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
702 +11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
703 +11. Es wird ein N8n Webhook ausgelöst
704 +1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
705 +1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
706 +
672 672  = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX =
673 673  
674 674  Das Herzstück der digitalen Mitgliederakte bildet Paperless NGX. Es wird im Makerspace lokal betrieben und ist daher nur aus dem Netzwerk des Makerspaces oder [[per VPN>>confluencePage:page:IN.[HOWTO] Makerspace VPN]] erreichbar. Der Zugang zu Paperless ist über OpenID Connect an [[confluencePage:page:IN.Keycloak]] gekoppelt, Zugang besteht nur für Mitglieder der Gruppen **Vorstand** und **Mitgliederverwaltung**.
... ... @@ -683,8 +683,17 @@
683 683  * **Per Ordner**: Auf unserem NAS gibt es einen speziellen Ordner, der in Paperless eingebunden ist. Alle Dokumente, die in diesen Ordner gelegt werden, werden automatisch von Paperless verarbeitet. Dieser Ordner wird hauptsächlich vom Dokumentenscanner verwendet, der die gescannten Dokumente ablegt. Dies ermöglicht einen einfachen Scan mit einem einfachen Button, die Dokumente werden dann automatisch in Paperless erkannt
684 684  * **Per Weboberfläche**: Es ist ebenfalls möglich, Dokumente manuell über die Weboberfläche hinzuzufügen.
685 685  
686 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Meta-Daten"/}}Meta-Daten ==
721 +Die folgenden Grafik gibt eine Übersicht:
687 687  
723 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Ingest Diagram" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1016" height="451" revision="3"/}}
724 +
725 +Die Konfiguration des Scanners ist so eingerichtet, dass nur zwei Buttons auf dem Display sichtbar sind:
726 +
727 +* **SCAN Vorstand** - Platziert das Dokument in dem Consumption Ordner für den Vorstand, Rechte und Tags werden dann automatisch gesetzt
728 +* **SCAN MV** - Platziert das Dokument in dem Consumption Ordner für die Mitgliederverwaltung, Rechte und Tags werden dann automatisch gesetzt
729 +
730 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-ÜbersichtderMetadaten"/}}Übersicht der Metadaten ==
731 +
688 688  Dokumente werden dann Meta-Daten zugeordnet, die eine spätere Suche und Zuordnung erleichtern. Diese Meta-Daten sind:
689 689  
690 690  * **Korrespondent**: Im Prinzip der "Gesprächspartner", beispielsweise der Absender eines Briefs. Im Falle der Mitgliederverwaltung wird für jedes Mitglied und jeden registrierten Gast automatisch im Hintergrund ein Korrespondent angelegt. Die Korrespondenten heißen:
... ... @@ -694,186 +694,770 @@
694 694  * **Tags**: Einem Dokument können beliebig viele Tags zugewiesen werden. **Tags** dienen der einfacheren **Zuordnung** und dem **Wiederfinden** von Dokumenten. Es gibt allerdings auch spezielle Tags für Dokumente die eingelesen aber noch nicht bearbeitet wurden, so genannte "Inbox Tags":
695 695  ** (% style="color:var(--ds-icon-success,#22a06b);" %)**Inbox Mitgliederverwaltung**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Mitgliederverwaltung** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
696 696  ** (% style="color:var(--ds-icon-accent-blue,#1d7afc);" %)**Inbox Vorstand**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Vorstand** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
741 +* **Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Liste festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden.
742 +** Mitgliedsantrag
743 +** SEPA Lastschriftmandat
744 +** Studienbescheinigung
745 +** Bestätigung Schlüsselausgabe
746 +** Verpflichtungserklärung Datenschutz
747 +** Übungsleitervertrag
748 +** Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
749 +** Bestellung als Einweiser:in
750 +** Haftungsausschluss
751 +** Einweisungszettel
752 +** Lagervertrag Kistenlager
753 +** Lagervertrag Projektlager
697 697  * (((
698 -**Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Tabelle festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden. Neben einem Namen haben die Dokumente einen Match String. Kommt dieser eindeutig (exakter Match) irgendwo im Dokument vor, wird der Typ automatisch zugewiesen.
755 +**Storage Path**: Speicherpfade sind ein fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
756 +\\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[
757 +
758 +{{code language="none"}}
759 +document renamer
760 +{{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}}
761 +In unserem Fall kommen die folgenden Speicherpfade zum Einsatz:
699 699  \\
700 700  
701 -(% class="wrapped" %)
702 702  |=(% scope="col" %)(((
703 703  Name
704 704  )))|=(% scope="col" %)(((
705 -Exact Match String
767 +Definition
768 +)))|=(% scope="col" %)(((
769 +Sichtbar für
770 +)))|=(% scope="col" %)(((
771 +Anwendung
706 706  )))
707 707  |(((
708 -Mitgliedsantrag
774 +Mitglieder Einweisungszettel
709 709  )))|(((
710 -mksp-doc-mitgliedsantrag
776 +(% class="code" %)
777 +(((
778 +~{~{ correspondent }}/Einweisungen/~{~{ document_type }}-~{~{ tag_list }}-~{~{ created }}-~{~{ doc_pk }}
711 711  )))
780 +)))|(((
781 +Mitgliederverwaltung
782 +)))|(((
783 +Einweisungszettel
784 +)))
712 712  |(((
713 -SEPA Lastschriftmandat
786 +Mitglieder Unterlagen
714 714  )))|(((
715 -mksp-doc-sepamandat
788 +(% class="code" %)
789 +(((
790 +~{~{ correspondent }}/~{~{ document_type }}-~{~{ created }}-~{~{ doc_pk }}
716 716  )))
792 +)))|(((
793 +Mitgliederverwaltung
794 +)))|(((
795 +Alle anderen Mitgliederdokumente
796 +)))
717 717  |(((
718 -Studienbescheinigung
798 +Vorstand Dokumente
719 719  )))|(((
720 -mksp-doc-studienbescheinigung
800 +(% class="code" %)
801 +(((
802 +~{~{ created_year }}/~{~{ correspondent }}/~{~{ title }}
721 721  )))
804 +)))|(((
805 +Vorstand
806 +)))|(((
807 +Alle Vorstandsdokumente
808 +)))
809 +)))
810 +
811 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AutomatischeZuordnungvonMetadaten"/}}Automatische Zuordnung von Metadaten ==
812 +
813 +Paperless unterstützt die automatische Zuordnung von Metadaten basierend auf festen Strings. So kann man beispielsweise angeben, dass ein Dokumententyp "Haftungsausschluss" zugewiesen werden soll, wenn der String "Haftungsausschluss" irgendwo im Dokument vorkommt. Dies ist allerdings auf eine korrekte Funktion der Texterkennung angewiesen und funktioniert erfahrungsgemäß nur in manchen Fällen, sodass mindestens eine manuelle Überprüfung trotzdem notwendig kommt. Wenn beispielsweise ein Brief mit dem Satz "ich dachte, ich hätte den Haftungsausschluss bereits abgegeben, könntet ihr dies bitte prüfen" erfasst wird, würde der basierend auf der Regel ebenfalls kategorisiert werden.
814 +
815 +**Aus diesem Grund wird auf jedes Dokument einen spezieller QR Code aufgedruckt**. Der QR code wird vom Post-Consume Script verwendet um die Metadaten in Paperless zuzuordnen. Weiterhin können Daten übermittelt werden, die dann mittels Webhook an N8n übermittelt werden und dort im Workflow verwendet werden können. Der Aufbau orientiert sich an dem Aufbau eines **JSON Web Tokens (JWT).**
816 +
817 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Barcodeerzeugen"/}}(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Barcode erzeugen(%%) ===
818 +
819 +(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Der Prozess zur Erzeugung eines QR Codes ist wie folgt:
820 +
821 +* **Payload (Daten) festlegen**. Einige Werte sind verpflichtend, andere können nach Bedarf optional hinzugefügt werden.
822 +* JWT erzeugen und signieren. der JWT besteht aus drei Teilen:
823 +** **Header**: **alg** (Algorithmus) und **typ** (JWT) sind verpflichtend. Zusätzlich fügen wir einen Timestamp, eine eindeutige ID und eine Gültigkeitsdauer hinzu.
824 +** **Body**: beinhaltet die eigentlichen Daten.
825 +** **Signature**: Mit Hilfe eines Secrets und wird die Signatur erzeugt und automatisch angehängt.
826 +* PDF417 code erzeugen: ein JWT ist per Definition URL safe und kann daher einfach in ein QR code umgewandelt werden.
827 +
828 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Header"/}}Header ===
829 +
830 +Der Header enthält wichtige Meta-Daten, diese werden von der JWT Library automatisch erzeugt und beschreiben in der Regel den verwendeten Key-Typ.
831 +
832 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Body"/}}Body ===
833 +
834 +Die folgenden Claims sind im Body verfügbar:
835 +
836 +|=(((
837 +Claim
838 +)))|=(((
839 +Type
840 +)))|=(((
841 +Pflicht
842 +)))|=(((
843 +Beschreibung
844 +)))
722 722  |(((
723 -Formular Schlüsselausgabe
846 +id
724 724  )))|(((
725 -mksp-doc-schluesselausgabe
848 +UUID4
849 +)))|(((
850 +✅️
851 +)))|(((
852 +Eindeutige ID dieses Dokuments
726 726  )))
727 727  |(((
728 -Verpflichtungserklärung Datenschutz
855 +time
729 729  )))|(((
730 -\\
857 +Zahl
858 +)))|(((
859 +✅️
860 +)))|(((
861 +UTC Linux-Timestamp an dem das Dokument und der QR Code erzeugt wurden
731 731  )))
732 732  |(((
733 -Übungsleitervertrag
864 +exp
734 734  )))|(((
735 -\\
866 +Zahl
867 +)))|(((
868 +✅️
869 +)))|(((
870 +UTC Linux-Timestamp der angibt, bis wann das Dokument gültig ist.
736 736  )))
737 737  |(((
738 -Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
873 +(% class="code" %)
874 +(((
875 +typ
876 +)))
739 739  )))|(((
740 -\\
878 +String
879 +)))|(((
880 +✅️
881 +)))|(((
882 +Typ des Dokuments basierend auf der unten definierten Liste.
741 741  )))
742 742  |(((
743 -Bestellung eines Einweisers
885 +(% class="code" %)
886 +(((
887 +cor
888 +)))
744 744  )))|(((
745 -\\
890 +String
891 +)))|(((
892 +❌️
893 +)))|(((
894 +Optional: Name des Korrespondenten, dem das Dokument zugeordnet werden soll
746 746  )))
747 747  |(((
748 -Haftungsausschluss
897 +tags
749 749  )))|(((
750 -\\
899 +List[String]
900 +)))|(((
901 +❌️
902 +)))|(((
903 +Liste an Tags, die dem Dokument zugeordnet werden soll
751 751  )))
752 752  |(((
753 -Einweisungszettel
906 +spth
754 754  )))|(((
755 -\\
908 +String
909 +)))|(((
910 +❌️
911 +)))|(((
912 +Storage Path, das dem Dokument zugeordnet werden soll
756 756  )))
757 757  |(((
758 -Lagervertrag Kistenlager
915 +opt
759 759  )))|(((
760 -\\
917 +dict
918 +)))|(((
919 +❌️
920 +)))|(((
921 +Optionale Attribute, die mit eincodiert werden und dem N8n Workflow übergeben werden.
761 761  )))
923 +
924 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Footer"/}}Footer ===
925 +
926 +Der Footer wird automatisch erzeugt und erhält eine Signatur über den Header und den Body, basierend auf einem Algorithmus und einer Signatur.
927 +
928 +{{confluence_tip title="Algorithmus"}}
929 +Von den meisten Libraries werden symmetrische und asymmetrische Signaturen unterstützt. Die Verwendung eines symmetrischen Algorithmus ist für uns einfacher.
930 +
931 +Für diesen Anwendungsfall nutzen wir (% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)**HS256** (HMAC mit SHA-256 Algorithmus).
932 +{{/confluence_tip}}
933 +
934 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AuswahlderLibrary"/}}Auswahl der Library ===
935 +
936 +Die Implementierung für die Erzeugung und das Validieren erfolgt in Python. Dies hat den Hintergrund, dass sowohl unser Backend als auch Paperless NGX (und damit das Post-Consumption Script) in Python implementiert ist. Es gibt verschiedene Libraries, die betrachtet wurden:
937 +
938 +|=(% scope="col" %)(((
939 +Name
940 +)))|=(% scope="col" %)(((
941 +CVE
942 +)))|=(% scope="col" %)(((
943 +Github
944 +)))|=(% scope="col" %)(((
945 +GH⭐
946 +)))|=(% scope="col" %)(((
947 +Letztes Release
948 +)))|=(% scope="col" %)(((
949 +Offene Issues
950 +)))|=(% scope="col" %)(((
951 +Dokumentation
952 +)))|=(% scope="col" %)(((
953 +Qualität Dokumentation
954 +)))|=(% scope="col" %)(((
955 +In Backend vorhanden?
956 +)))|=(% scope="col" %)(((
957 +In Paperless vorhanden?
958 +)))
762 762  |(((
763 -Lagervertrag Projektlager
960 +python-jose
764 764  )))|(((
765 -\\
962 +3/0
963 +)))|(((
964 +[[https:~~/~~/github.com/mpdavis/python-jose>>url:https://github.com/mpdavis/python-jose||shape="rect"]]
965 +)))|(((
966 +1.7k
967 +)))|(((
968 +28.05.2025
969 +)))|(((
970 +83
971 +)))|(((
972 +[[https:~~/~~/python-jose.readthedocs.io/en/latest/>>url:https://python-jose.readthedocs.io/en/latest/||shape="rect"]]
973 +)))|(((
974 +⛔ Wenige Bespiele, API Dokumentation fehlt komplett
975 +)))|(((
976 +❌️
977 +)))|(((
978 +❌️
766 766  )))
980 +|(((
981 +pyJWT
982 +)))|(((
983 +4/0
984 +)))|(((
985 +[[https:~~/~~/github.com/jpadilla/pyjwt>>url:https://github.com/jpadilla/pyjwt||shape="rect"]]
986 +)))|(((
987 +5.4k
988 +)))|(((
989 +28.11.2024
990 +)))|(((
991 +30
992 +)))|(((
993 +[[https:~~/~~/pyjwt.readthedocs.io>>url:https://pyjwt.readthedocs.io||shape="rect"]]
994 +)))|(((
995 +➕️ Gute Dokumentation, API, Beispiele, Changelog
996 +)))|(((
997 +✅️ 2.10.1
998 +Dep von firebase
999 +)))|(((
1000 +✅️ 2.10.1
767 767  )))
768 -* **Storage Path**: Speicherpfade sind ein etwas fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
769 -\\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[
1002 +|(((
1003 +JWCrypto
1004 +)))|(((
1005 +5/0
1006 +)))|(((
1007 +[[https:~~/~~/github.com/latchset/jwcrypto>>url:https://github.com/latchset/jwcrypto||shape="rect"]]
1008 +)))|(((
1009 +465
1010 +)))|(((
1011 +06.03.2024
1012 +)))|(((
1013 +8
1014 +)))|(((
1015 +[[https:~~/~~/jwcrypto.readthedocs.io>>url:https://jwcrypto.readthedocs.io||shape="rect"]]
1016 +)))|(((
1017 +➕️ API Doc, einige Beispiele
1018 +)))|(((
1019 +✅️ 1.5.6
1020 +Dep von python-keycloak
1021 +)))|(((
1022 +❌️
1023 +)))
770 770  
771 -{{code language="none"}}
772 -document renamer
773 -{{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}}
774 -TODO: Define Storage Path
1025 +Unsere bevorzugte Library ist **pyjwt**. Diese ist auch in **paperless nativ vorhanden**, sodass wir uns für die Implementierung mittels **pyjwt** entschieden haben.
775 775  
776 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AutomatischeZuordnungvonMetadaten"/}}Automatische Zuordnung von Metadaten ==
1027 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PDF417Code"/}}PDF417 Code ===
777 777  
778 -Paperless unterstützt die automatische Zuordnung von Metadaten basierend auf festen Strings. So kann man beispielsweise angeben, dass ein Dokumententyp "Haftungsausschluss" zugewiesen werden soll, wenn der String "Haftungsausschluss" irgendwo im Dokument vorkommt. Dies ist allerdings auf eine korrekte Funktion der Texterkennung angewiesen und funktioniert erfahrungsgemäß nur in manchen Fällen, sodass mindestens eine manuelle Überprüfung trotzdem notwendig kommt. Wenn beispielsweise ein Brief mit dem Satz "ich dachte, ich hätte den Haftungsausschluss bereits abgegeben, könntet ihr dies bitte prüfen" erfasst wird, würde der basierend auf der Regel ebenfalls kategorisiert werden.
1029 +Als Format für den Code wurde PDF417 ausgewählt, da dieser mehr Platz und Fehlerkorrektur bietet. Weiterhin gibt es eine einfach zu nutzende Library für Python (Erzeugung) und PDF417 wird von (% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)ZXING unterstützt, welches in Paperless eingebettet ist. Ein solcher Barcode sieht beispielsweise so aus:
779 779  
780 -Aus diesem Grund nutzen wir einen speziellen QR Code in einem für den Makerspace spezifischen Format, welches nachstehend detailliert beschrieben wird.
1031 +(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)[[image:attach:barcode.jpg||height="250"]]
781 781  
782 -{{code language="json"}}
783 -{
784 - "payload": {
785 -        "timestamp": "YYYY-MM-DDTHH:mm:ss",
786 - "uuid": "260171c3-c71c-4da2-b13e-bf1386fe9eac",
787 - "correspondent": "Daniel Herrmann (#250)",
788 - "type": "mksp-doc-sepamandat",
789 - "tags": [
790 - "tag1",
791 - "tag2"
792 - ],
793 -"storage_path": "Mitgliederverwaltung"
794 - },
795 - "sig": "signature over the entire payload block"
796 -}
797 -{{/code}}
1033 +(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Daraus kann dann eine Base64 basierte Repräsentation berechnet werden, die einfach in Docuseal hochgeladen werden kann.
798 798  
799 -Die beiden Einträge **payload** und **sig** sind **Pflichtfelder**. Innerhalb der Payload müssen der **timestamp** **und die UUID** **vorhanden** sein, alle anderen Felder sind optional, jedoch muss mindestens eins angegeben werden. Der QR Code kann dann - insbesondere bei der Digitalen Unterschrift oder bei Workflows, wo die Formulare ohnehin on demand erzeugt werden bereits mit allen Daten bestückt werden. In Paperless gibt es dann ein Postconsume Script, welches den QR Code ausliest, die Signatur prüft und - falls die Signatur korrekt ist - automatisch die Meta-Daten übernimmt.
1035 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Referenz-Implementierung"/}}Referenz-Implementierung ===
800 800  
801 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Signatur"/}}Signatur ===
1037 +Eine Referenz-Implementierung befindet sich im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-pdf417-reference>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-pdf417-reference||shape="rect"]]
802 802  
803 -Die Signatur wird kryptographisch mit Hilfe asymmetrischen Verschlüsselung erzeugt. Wir erzeugen ein RSA 2048 Key Pair. Der öffentliche Schlüssel steht Paperless zur Verfügung, sodass Paperless die Signaturen verifizieren kann. Der private Teil des Schlüssels wird von den Makerspace-Systemem verwendet, welche die Formulare erzeugen. Im Detail:
1039 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PostConsumptionScript"/}}Post Consumption Script ===
804 804  
805 -* **Key-Pair**: 2048 bit Schlüssellänge, RSA, 65537 Exponent
806 -* **Signatur**: SHA256 Signatur, PKCS1v15 Padding
807 -* (((
808 -**Payload**: Als Payload wird nur der Inhalt der Payload verwendet, als **JSON String ohne Whitespaces, byte encoded in UTF-8.** Das oben genannte Beispiel würde die Signatur über den folgenden String erstellen:
809 -\\
1041 +Die eigentliche Zuordnung der Meta-Daten erfolgt über ein so genanntes Post Consumption Script. Dieses befindet sich ebenfalls im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-post-consumption-script#>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-post-consumption-script||shape="rect"]]
810 810  
811 -{{code language="json"}}
812 -{"payload":{"correspondent":"Daniel Herrmann (#250)","type":"SEPA Mandat","tags":["tag1","tag2"]},"timestamp":"YYYY-MM-DDTHH:mm:ss","sig":"this-would-be-the-signature-appended-to-the-data"}
813 -{{/code}}
1043 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessBerechtigungen"/}}Paperless Berechtigungen ==
814 814  
1045 +Paperless NGX hat ein Berechtigungssystem, welches sich über fast alle Ressourcen erstreckt. Grundsätzlich gibt es **Benutzer** und **Gruppen**. Berechtigungen können dann global vergeben werden (Sichtbarkeit von Features) und zusätzlich auf Objektebene vergeben werden.
815 815  
816 -Als Referenz, die in Python wäre der Input der Signatur:
1047 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-BenutzerundGruppen"/}}Benutzer und Gruppen ===
1048 +
1049 +Paperless NGX ist so konfiguriert, dass sich Benutzer mit ihrem zentralen Makerspace Login anmelden können (OIDC über Keycloak). Eine Anmeldung mit lokalen Zugangsdaten ist nicht möglich. Bei der Anmeldung werden ebenfalls die Gruppen aus Keycloak übernommen, aber nur die folgenden:
1050 +
1051 +* **Vorstand**: Für die Mitglieder des Vorstands
1052 +* **Mitgliederverwaltung**: Alle Personen, die mit der Verwaltung der Mitglieder betraut sind
1053 +* **IT Admin**: IT Administratoren im Makerspace
1054 +
1055 +Nutzer, die keine dieser Gruppen angehören haben keine Rechte in Paperless. Sie können sich zwar anmelden, aber selbst die Willkommens-Seite erzeugt eine "Permission Denied" Fehlermeldung.
1056 +
1057 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-GlobaleBerechtigungen"/}}Globale Berechtigungen ===
1058 +
1059 +Berechtigungen werden grundsätzlich nicht auf Benutzerebene konfiguriert, sondern ausschließlich auf Gruppenebene. So wird sichergestellt, dass bei der Änderung einer Gruppenzugehörigkeit auch die damit verbundenen Rechte entzogen oder gewährt werden, ohne dass eine manuelle Änderung notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt eine Übersicht der konfigurierten globalen Berechtigungen pro Gruppe:
1060 +
1061 +|=(% scope="row" %)(((
1062 +Berechtigung
1063 +)))|=(% scope="col" %)(((
1064 +Beschreibung
1065 +)))|=(% scope="col" %)(((
1066 +Mitgliederverwaltung
1067 +)))|=(% scope="col" %)(((
1068 +Vorstand
1069 +)))|=(% scope="col" %)(((
1070 +IT Admin
1071 +)))|=(% scope="col" %)(((
1072 +Notiz
1073 +)))
1074 +|=(% scope="row" %)(((
1075 +Document
1076 +)))|(((
1077 +Sehen und bearbeiten von Dokumenten.
1078 +)))|(((
1079 +ALLE
1080 +)))|(((
1081 +ALLE
1082 +)))|(((
1083 +KEINE
1084 +)))|(((
1085 +Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1086 +)))
1087 +|=(% scope="row" %)(((
1088 +Tag
1089 +)))|(((
1090 +Sehen und bearbeiten von Tags.
1091 +)))|(((
1092 +Anzeigen
1093 +)))|(((
1094 +ALLE
1095 +)))|(((
1096 +ALLE
1097 +)))|(((
1098 +Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1099 +)))
1100 +|=(% scope="row" %)(((
1101 +Correspondent
1102 +)))|(((
1103 +Sehen und bearbeiten von Korrespondenten
1104 +)))|(((
1105 +Anzeigen
1106 +)))|(((
1107 +ALLE
1108 +)))|(((
1109 +ALLE
1110 +)))|(((
1111 +Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1112 +)))
1113 +|=(% scope="row" %)(((
1114 +DocumentType
1115 +)))|(((
1116 +Sehen und bearbeiten von Dokument-Typen
1117 +)))|(((
1118 +Anzeigen
1119 +)))|(((
1120 +ALLE
1121 +)))|(((
1122 +ALLE
1123 +)))|(((
1124 +Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1125 +)))
1126 +|=(% scope="row" %)(((
1127 +StoragePath
1128 +)))|(((
1129 +Sehen und bearbeiten von Speicherpfaden
1130 +)))|(((
1131 +Anzeigen
1132 +)))|(((
1133 +Anzeigen
1134 +)))|(((
1135 +ALLE
1136 +)))|(((
1137 +Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1138 +)))
1139 +|=(% scope="row" %)(((
1140 +SavedView
1141 +)))|(((
1142 +Ansichten erzeugen und speichern
1143 +)))|(((
1144 +ALLE
1145 +)))|(((
1146 +ALLE
1147 +)))|(((
1148 +KEINE
1149 +)))|(((
817 817  \\
1151 +)))
1152 +|=(% scope="row" %)(((
1153 +PaperlessTask
1154 +)))|(((
1155 +Dateiaufgaben einsehen und löschen
1156 +)))|(((
1157 +KEINE
1158 +)))|(((
1159 +KEINE
1160 +)))|(((
1161 +ALLE
1162 +)))|(((
1163 +\\
1164 +)))
1165 +|=(% scope="row" %)(((
1166 +AppConfig
1167 +)))|(((
1168 +Konfiguration von Paperless NGX selbst
1169 +)))|(((
1170 +KEINE
1171 +)))|(((
1172 +KEINE
1173 +)))|(((
1174 +ALLE
1175 +)))|(((
1176 +\\
1177 +)))
1178 +|=(% scope="row" %)(((
1179 +UISettings
1180 +)))|(((
1181 +Persönliche Anzeigeeinstellungen ändern
1182 +)))|(((
1183 +ALLE
1184 +)))|(((
1185 +ALLE
1186 +)))|(((
1187 +ALLE
1188 +)))|(((
1189 +\\
1190 +)))
1191 +|=(% scope="row" %)(((
1192 +History
1193 +)))|(((
1194 +Dokumenten-Audit Log anzeigen oder ändern
1195 +)))|(((
1196 +Anzeigen
1197 +)))|(((
1198 +Anzeigen
1199 +)))|(((
1200 +KEINE
1201 +)))|(((
1202 +Nur für Dokumente, auf die Zugriff gewährt wurde.
1203 +)))
1204 +|=(% scope="row" %)(((
1205 +Note
1206 +)))|(((
1207 +Notizen zu Dokumenten einsehen oder ändern
1208 +)))|(((
1209 +ALLE
1210 +)))|(((
1211 +ALLE
1212 +)))|(((
1213 +KEINE
1214 +)))|(((
1215 +Nur für Dokumente, auf die Zugriff gewährt wurde.
1216 +)))
1217 +|=(% scope="row" %)(((
1218 +MailAccount
1219 +)))|(((
1220 +Mail-Accounts verwalten
1221 +)))|(((
1222 +KEINE
1223 +)))|(((
1224 +Anzeigen
1225 +)))|(((
1226 +ALLE
1227 +)))|(((
1228 +\\
1229 +)))
1230 +|=(% scope="row" %)(((
1231 +MailRule
1232 +)))|(((
1233 +Verarbeitungsregeln für eingehende Mails bearbeiten
1234 +)))|(((
1235 +KEINE
1236 +)))|(((
1237 +ALLE
1238 +)))|(((
1239 +ALLE
1240 +)))|(((
1241 +\\
1242 +)))
1243 +|=(% scope="row" %)(((
1244 +User
1245 +)))|(((
1246 +Benutzer einsehen oder verwalten
1247 +)))|(((
1248 +KEINE
1249 +)))|(((
1250 +Anzeigen
1251 +)))|(((
1252 +ALLE
1253 +)))|(((
1254 +\\
1255 +)))
1256 +|=(% scope="row" %)(((
1257 +Group
1258 +)))|(((
1259 +Gruppen einsehen oder verwalten
1260 +)))|(((
1261 +KEINE
1262 +)))|(((
1263 +Anzeigen
1264 +)))|(((
1265 +ALLE
1266 +)))|(((
1267 +\\
1268 +)))
1269 +|=(% scope="row" %)(((
1270 +ShareLink
1271 +)))|(((
1272 +Öffentliche Share-Links erstellen oder verwalten
1273 +)))|(((
1274 +KEINE
1275 +)))|(((
1276 +KEINE
1277 +)))|(((
1278 +KEINE
1279 +)))|(((
1280 +\\
1281 +)))
1282 +|=(% scope="row" %)(((
1283 +CustomField
1284 +)))|(((
1285 +Custom Fields einsehen oder verwalten
1286 +)))|(((
1287 +Anzeigen
1288 +)))|(((
1289 +Anzeigen
1290 +)))|(((
1291 +ALLE
1292 +)))|(((
1293 +\\
1294 +)))
1295 +|=(% scope="row" %)(((
1296 +Workflow
1297 +)))|(((
1298 +Workflows für neue Dokumente einsehen oder verwalten
1299 +)))|(((
1300 +KEINE
1301 +)))|(((
1302 +KEINE
1303 +)))|(((
1304 +ALLE
1305 +)))|(((
1306 +\\
1307 +)))
818 818  
819 -{{code language="python"}}
820 -import json
1309 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Objekt-Berechtigungen"/}}Objekt-Berechtigungen ===
821 821  
822 -input_data = {'payload': {'correspondent': 'Daniel Herrmann (#250)', 'type': 'SEPA Mandat', 'tags': ['tag1', 'tag2']}, 'timestamp': 'YYYY-MM-DDTHH:mm:ss', 'sig': 'this-would-be-the-signature-appended-to-the-data'}
823 -signature_data = json.dumps(input_data, separators=(',', ':')).encode('utf-8')
824 -{{/code}}
1311 +Zusätzlich zu den globalen Berechtigungen können für alle Objekte noch Berechtigungen auf Objekt-Level konfiguriert werden. Dabei werden globale Regeln zuerst geprüft, danach zusätzlich die Objekt-Berechtigungen. Jedes Objekt (egal ob Dokument, Korrespondent, Tag, Dokumenten-Typ) hat zwei wichtige Einstellungen:
1312 +
1313 +* Owner / Eigentümer: Das Objekt gehört diesem Benutzer. Der Owner hat immer alle Berechtigungen für das Objekt
1314 +* Zusätzliche Berechtigungen:
1315 +** Es können getrennt voneinander Berechtigungen zum Anzeigen und Bearbeiten vergeben werden
1316 +** Diese Berechtigungen können jeweils für einzelne Benutzer oder für Gruppen gewährt werden
1317 +
1318 +Das sieht im Frontend beispielsweise so aus:
1319 +
1320 +[[image:attach:image-2025-8-25_10-19-25.png||thumbnail="true" height="250"]]
1321 +
1322 +{{info title="Berechtigungen"}}
1323 +Es sind grundsätzlich sowohl globale als auch objekt-spezifische Berechtigungen notwendig. Wenn ein Benutzer ein Objekt bearbeiten ansehen oder bearbeiten möchte ergibt sich daher die folgende Matrix:
1324 +
1325 +|=(% scope="col" %)(((
1326 +Globale Berechtigung
1327 +)))|=(% scope="col" %)(((
1328 +Owner
1329 +)))|=(% scope="col" %)(((
1330 +Objekt-Berechtigung
1331 +)))|=(% scope="col" %)(((
1332 +Ergebnis
825 825  )))
1334 +|(((
1335 +❌️
1336 +)))|(((
1337 +Egal
1338 +)))|(((
1339 +Egal
1340 +)))|(((
1341 +❌️
1342 +)))
1343 +|(((
1344 +✅️
1345 +)))|(((
1346 +✅️
1347 +)))|(((
1348 +Egal
1349 +)))|(((
1350 +✅️
1351 +)))
1352 +|(((
1353 +✅️
1354 +)))|(((
1355 +❌️
1356 +)))|(((
1357 +❌️
1358 +)))|(((
1359 +❌️
1360 +)))
1361 +|(((
1362 +✅️
1363 +)))|(((
1364 +❌️
1365 +)))|(((
1366 +✅️
1367 +)))|(((
1368 +✅️
1369 +)))
826 826  
827 -\\
1371 +Mit anderen Worten, um eine Aktion auszuführen, muss ein Benutzer (a) die globale Berechtigung haben **UND** (b) Owner sein **ODER** Objekt-Berechtigungen haben.
1372 +{{/info}}
828 828  
829 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesSetup"/}}Technisches Setup ==
1374 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-LokaleOwner"/}}Lokale Owner ===
830 830  
831 -Owner: zwei Owner
832 -Docs: Owner = grp owner, View + Edit jeweilige Gruppen
833 -Correspondent: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
834 -Tag: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
835 -Doc Type: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
1376 +Jedes Objekt in Paperless muss einen Owner haben. Damit der Owner nicht ein realer Benutzer ist, der gegebenenfalls den Vorstand / Mitgliederverwaltung oder Verein verlassen könnte, werden lokale Benutzer angelegt. Diese halten lediglich die Owner Rolle für die Ressourcen, können aber nicht für den Login verwendet werden.
836 836  
837 -TODO
1378 +|=(% scope="row" %)(((
1379 +Benutzer
1380 +)))|=(% scope="col" %)(((
1381 +Verwendet für
1382 +)))
1383 +|=(% scope="row" %)(((
1384 +mksp-mv-owner
1385 +)))|(((
1386 +Alle Objekte (Dokumente, Dokumenttypen, Tags, Korrespondenten und Speicherpfade), die dem Use-Case **Mitgliederverwaltung** zugewiesen sind
1387 +)))
1388 +|=(% scope="row" %)(((
1389 +mksp-vs-owner
1390 +)))|(((
1391 +Alle Objekte (Dokumente, Dokumenttypen, Tags, Korrespondenten und Speicherpfade), die dem Use-Case **Vorstandspost** zugewiesen sind
1392 +)))
838 838  
1394 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Standard-Objekt-Berechtigungen"/}}Standard-Objekt-Berechtigungen ===
1395 +
1396 +Basierend auf den hier beschrieben Regeln werden für Objekte die folgenden Berechtigungen gesetzt:
1397 +
1398 +|=(% rowspan="2" scope="rowgroup" %)(((
1399 +Objekt
839 839  \\
1401 +)))|=(% colspan="3" scope="colgroup" %)(((
1402 +Mitgliederverwaltung
1403 +)))|=(% rowspan="7" scope="rowgroup" %)(((
1404 +\\
1405 +)))|=(% colspan="3" scope="colgroup" %)(((
1406 +Vorstandspost
1407 +)))
1408 +|=(% scope="col" %)(((
1409 +Owner
1410 +)))|=(% scope="col" %)(((
1411 +Anzeigen
1412 +)))|=(% scope="col" %)(((
1413 +Bearbeiten
1414 +)))|=(((
1415 +Owner
1416 +)))|=(((
1417 +Anzeigen
1418 +)))|=(((
1419 +Bearbeiten
1420 +)))
1421 +|=(% scope="row" %)(((
1422 +Dokument
1423 +)))|(((
1424 +mksp-mv-owner
1425 +)))|(((
1426 +Mitgliederverwaltung
1427 +)))|(((
1428 +Mitgliederverwaltung
1429 +)))|(((
1430 +mksp-vs-owner
1431 +)))|(((
1432 +Vorstand
1433 +)))|(((
1434 +Vorstand
1435 +)))
1436 +|=(% scope="row" %)(((
1437 +Dokumenttyp
1438 +)))|(((
1439 +mksp-mv-owner
1440 +)))|(((
1441 +Mitgliederverwaltung, IT Admin
1442 +)))|(((
1443 +IT Admin
1444 +)))|(((
1445 +mksp-vs-owner
1446 +)))|(((
1447 +Vorstand
1448 +)))|(((
1449 +Vorstand
1450 +)))
1451 +|=(% scope="row" %)(((
1452 +Tag
1453 +)))|(((
1454 +mksp-mv-owner
1455 +)))|(((
1456 +Mitgliederverwaltung, IT Admin
1457 +)))|(((
1458 +IT Admin
1459 +)))|(((
1460 +mksp-vs-owner
1461 +)))|(((
1462 +Vorstand
1463 +)))|(((
1464 +Vorstand
1465 +)))
1466 +|=(% scope="row" %)(((
1467 +Korrespondent
1468 +)))|(((
1469 +mksp-mv-owner
1470 +)))|(((
1471 +Mitgliederverwaltung, IT Admin
1472 +)))|(((
1473 +IT Admin
1474 +)))|(((
1475 +mksp-vs-owner
1476 +)))|(((
1477 +Vorstand
1478 +)))|(((
1479 +Vorstand
1480 +)))
1481 +|=(% scope="row" %)(((
1482 +Speicherpfad
1483 +)))|(((
1484 +mksp-mv-owner
1485 +)))|(((
1486 +Mitgliederverwaltung, IT Admin
1487 +)))|(((
1488 +IT Admin
1489 +)))|(((
1490 +mksp-vs-owner
1491 +)))|(((
1492 +Vorstand
1493 +)))|(((
1494 +IT Admin
1495 +)))
840 840  
841 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AusFace2Faceam20.8(DH,YS)"/}}Aus Face 2 Face am 20.8  (DH,YS) ===
1497 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Workflows"/}}Workflows ==
842 842  
843 -* Schritt 1: Einweisungszettel erzeugen 
844 -** Checkliste in Directus hinterlegen, eine pro Einweisung
845 -** N8n Workflow, welches die Liste aus Directus herunterlädt und Template mit Puppetteer Script Node erzeugen
846 -** Aus diesem Template dann ein DocuSeal Template erstellen
847 -* Schritt 2: Zettel für Einweisungen generieren
848 -** Tablet für Einweiser im makerspace
849 -** Authentifizierung über Token an der Freigabebox
850 -*** Neue Maschine, User schaltet die Maschine "Tablet" frei
851 -*** Datenbank erzeugt JWT und signiert es mit einem RSA Priv Key
852 -*** Wird als Payload in der MQTT unlock message mitgeschickt
853 -** Tablet nutzt dieses Token für API Requests gegen Homepage Backend
854 -** Backend wird um weitere Middleware angepasst, die dieses Token für manche Endpoints akzeptiert
855 -** Einweiser:in bekommt aktive Einweisung angezeigt und kann Teilnehmer Entfernern (no-show) oder hinzufügen (spontan)
856 -*** Option eine Einweisung ohne Rechnungsstellung vorzunehmen
857 -** PDFs werden automatisch ausgedruckt
858 -*** Tablet triggert einen Backend endpoint
859 -**** übergibt teilnehmer als parameter (auth über token) und
860 -**** erzeugt die entsprechenden PDFs in DocuSeal
861 -**** Gibt PDF als Return
862 -*** Tablet kann PDF über Netzwerk print drucken
863 -* Schritt 3: Einweisungen erfassen
864 -** QR code wird in Schritt 2 aufgedruckt und enthält:
865 -*** Einweisung
866 -*** Datum
867 -*** Einweiser
868 -*** Teilnehmer
869 -*** Flag Rechnung
870 -** Dokument wird über ScanSnap eingescannt und automatisch an paperless übergeben
871 -** Paperless Post Consume erkennt den QR Code, validiert ihn und löst über einen Webook einen Flow in N8n aus
872 -** N8n erstellt dann einen temporären Eintrag im Backend, ähnlich dem der heute bei "Einweisung erfassen" sichtbar ist
873 -** Die Mitgliederverwaltung hat dann x Tage Zeit, die Einträge zu korrigieren und zu prüfen (beispielsweise ob Voraussetzungen erfüllt sind)
874 -** Danach werden alle Schritte wie bisher ausgelöst (Berechtigung, Rechnung, Auszahlung an Einweiser, E-Mail Bestätigung, ...)
1499 +Paperless Workflows können zur Automatisierung verschiedener Tasks eingesetzt werden. In diesem Fall werden zwei Fälle damit abgedeckt:
875 875  
876 -TODO:
1501 +* Beim Hinzufügen der Dokumente via Webinterface **wird standardmäßig der angemeldete Nutzer als Owner des Dokuments festgelegt**. Damit haben andere Mitglieder der gleichen Gruppe (Beispielsweise Vorstand oder Mitgliederverwaltung) kein Zugriff auf die so hinzugefügten Dokumente. Aus diesem Grund setzt einer der Workflow die entsprechend notwendigen Berechtigungen.
1502 +* Einscannen von Dokumenten soll sowohl für die Mitgliederverwaltung als auch für den Vorstand möglich sein und der richtigen Gruppe zugeordnet werden. Wir haben dafür zwei unterschiedliche Ordner aus dem NAS angelegt. Der Dokumentenscanner kann Dokumente in einen der beiden Ordner legen, wir nutzen Workflows um auch hier die richtigen Berechtigungen zu setzen.
877 877  
1504 += {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-OffenePunkte"/}}Offene Punkte =
1505 +
878 878  * Docuseal Logging + Monitoring
879 879  * N8n Error Handling
Icon Fall 1 Ablaufdiagramm
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Icon Fall 1 Ablaufdiagramm.png
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Icon Fall 2 Ablaufdiagramm
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Icon Fall 2 Ablaufdiagramm.png
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Icon Fall 3 Ablaufdiagramm
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Icon Fall 4 Ablaufdiagramm.png
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Icon Ingest Diagram
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Icon Prozess Allgemein
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Inhalt
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1 +<mxfile host="wiki.makerspace-darmstadt.de" agent="Mozilla/5.0 (Windows NT 10.0; Win64; x64; rv:142.0) Gecko/20100101 Firefox/142.0" version="28.0.5">
2 + <diagram id="EUQ4-SQ6-p_z8mJhSL7O" name="Page-1">
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25 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-9" value="&lt;font style=&quot;font-size: 16px;&quot;&gt;Dokument&lt;/font&gt;&lt;div&gt;&lt;font style=&quot;font-size: 16px;&quot;&gt;erstellen&lt;/font&gt;&lt;/div&gt;" style="shape=step;perimeter=stepPerimeter;whiteSpace=wrap;html=1;fixedSize=1;fillColor=#e1d5e7;strokeColor=#9673a6;" parent="1" vertex="1">
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37 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-14" value="&lt;font size=&quot;3&quot;&gt;Unterschrift&lt;/font&gt;" style="shape=step;perimeter=stepPerimeter;whiteSpace=wrap;html=1;fixedSize=1;fillColor=#d5e8d4;strokeColor=#82b366;" parent="1" vertex="1">
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40 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-16" value="Digitale Unterschrift in Docuseal (Zuhause)" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#d5e8d4;strokeColor=#82b366;" parent="1" vertex="1">
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46 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-18" value="Handschriftliche Unterschrift&lt;div&gt;(ausdrucken)&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#d5e8d4;strokeColor=#82b366;" parent="1" vertex="1">
47 + <mxGeometry x="190" y="60" width="165" height="40" as="geometry" />
48 + </mxCell>
49 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-19" value="&lt;font size=&quot;3&quot;&gt;Ablegen und verarbeiten&lt;/font&gt;" style="shape=step;perimeter=stepPerimeter;whiteSpace=wrap;html=1;fixedSize=1;fillColor=#f8cecc;strokeColor=#b85450;" parent="1" vertex="1">
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51 + </mxCell>
52 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-21" value="&lt;b&gt;Docuseal Webhook&lt;/b&gt; Automatisch zu Paperless" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#f8cecc;strokeColor=#b85450;" parent="1" vertex="1">
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55 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-22" value="&lt;b&gt;Tablet Unterschrift&lt;/b&gt;&lt;div&gt;Upload zu Paperless&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#f8cecc;strokeColor=#b85450;" parent="1" vertex="1">
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57 + </mxCell>
58 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-23" value="&lt;b&gt;Papierform&lt;/b&gt;&lt;div&gt;Einscannen mit ScanSnap&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#f8cecc;strokeColor=#b85450;" parent="1" vertex="1">
59 + <mxGeometry x="450" y="60" width="165" height="40" as="geometry" />
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61 + </root>
62 + </mxGraphModel>
63 + </diagram>
64 +</mxfile>
65 +
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Inhalt Icon
Icon System Architecture.png
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2 + <diagram id="EUQ4-SQ6-p_z8mJhSL7O" name="Page-1">
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4 + <root>
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7 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-4" value="Über Homepage&lt;div&gt;(durch User für sich selbst)&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#dae8fc;strokeColor=#6c8ebf;" parent="1" vertex="1">
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13 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-6" value="&lt;font style=&quot;font-size: 16px;&quot;&gt;Vorgang&lt;/font&gt;&lt;div&gt;&lt;font style=&quot;font-size: 16px;&quot;&gt;starten&lt;/font&gt;&lt;/div&gt;" style="shape=step;perimeter=stepPerimeter;whiteSpace=wrap;html=1;fixedSize=1;fillColor=#dae8fc;strokeColor=#6c8ebf;" parent="1" vertex="1">
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16 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-7" value="Über Homepage&lt;div&gt;(durch Funktionär für Dritte)&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#dae8fc;strokeColor=#6c8ebf;" parent="1" vertex="1">
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19 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-8" value="Tablet im Makerspace" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#dae8fc;strokeColor=#6c8ebf;" parent="1" vertex="1">
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25 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-9" value="&lt;font style=&quot;font-size: 16px;&quot;&gt;Dokument&lt;/font&gt;&lt;div&gt;&lt;font style=&quot;font-size: 16px;&quot;&gt;erstellen&lt;/font&gt;&lt;/div&gt;" style="shape=step;perimeter=stepPerimeter;whiteSpace=wrap;html=1;fixedSize=1;fillColor=#e1d5e7;strokeColor=#9673a6;" parent="1" vertex="1">
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28 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-11" value="Docuseal Submission&lt;div&gt;(Vorgang in Docuseal)&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#e1d5e7;strokeColor=#9673a6;" parent="1" vertex="1">
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30 + </mxCell>
31 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-12" value="Docuseal AdHoc&lt;div&gt;(Ergebnis = PDF Dokument)&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#e1d5e7;strokeColor=#9673a6;" parent="1" vertex="1">
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37 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-14" value="&lt;font size=&quot;3&quot;&gt;Unterschrift&lt;/font&gt;" style="shape=step;perimeter=stepPerimeter;whiteSpace=wrap;html=1;fixedSize=1;fillColor=#d5e8d4;strokeColor=#82b366;" parent="1" vertex="1">
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40 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-16" value="Digitale Unterschrift in Docuseal (Zuhause)" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#d5e8d4;strokeColor=#82b366;" parent="1" vertex="1">
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43 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-17" value="Unterschrift auf Tablet&lt;div&gt;(vor Ort im Verein)&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#d5e8d4;strokeColor=#82b366;" parent="1" vertex="1">
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46 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-18" value="Handschriftliche Unterschrift&lt;div&gt;(ausdrucken)&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#d5e8d4;strokeColor=#82b366;" parent="1" vertex="1">
47 + <mxGeometry x="190" y="60" width="165" height="40" as="geometry" />
48 + </mxCell>
49 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-19" value="&lt;font size=&quot;3&quot;&gt;Ablegen und verarbeiten&lt;/font&gt;" style="shape=step;perimeter=stepPerimeter;whiteSpace=wrap;html=1;fixedSize=1;fillColor=#f8cecc;strokeColor=#b85450;" parent="1" vertex="1">
50 + <mxGeometry x="450" y="-120" width="210" height="60" as="geometry" />
51 + </mxCell>
52 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-21" value="&lt;b&gt;Docuseal Webhook&lt;/b&gt; Automatisch zu Paperless" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#f8cecc;strokeColor=#b85450;" parent="1" vertex="1">
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55 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-22" value="&lt;b&gt;Tablet Unterschrift&lt;/b&gt;&lt;div&gt;Upload zu Paperless&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#f8cecc;strokeColor=#b85450;" parent="1" vertex="1">
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1 +XWiki.dherrman
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