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Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zuletzt geändert von Daniel Herrmann am 2026/02/22 21:17
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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/22 17:53
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am 2025/08/15 17:23
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Zusammenfassung

Details

Icon Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -19,8 +19,8 @@
19 19  
20 20  Kurz gesagt: Die EES ist schnell und unkompliziert, aber unsicher und nur für risikofreie Vorgänge geeignet. Die FES ist technisch sicherer, rechtlich belastbarer und für wichtige, aber formfreie Vereinbarungen ideal. Die QES ist rechtlich vollwertig wie eine handschriftliche Unterschrift und für alle Schriftformerfordernisse zwingend notwendig. Zusammenfassung:
21 21  
22 -(% class="wrapped" style="text-decoration: none;" %)
23 -|=(((
22 +(% style="text-decoration: none;" %)
23 +(% class="" %)|=(((
24 24  Signaturtyp
25 25  )))|=(((
26 26  Sicherheitsniveau
... ... @@ -29,7 +29,7 @@
29 29  )))|=(((
30 30  Umsetzung
31 31  )))
32 -|(((
32 +(% class="" %)|(((
33 33  **EES**
34 34  )))|(((
35 35  niedrig
... ... @@ -38,7 +38,7 @@
38 38  )))|(((
39 39  Eingescannte Unterschrift, ein einfacher Button
40 40  )))
41 -|(((
41 +(% class="" %)|(((
42 42  **FES**
43 43  )))|(((
44 44  mittel
... ... @@ -47,7 +47,7 @@
47 47  )))|(((
48 48  Adobe Sign, DocuSign oder ähnliches
49 49  )))
50 -|(((
50 +(% class="" %)|(((
51 51  **QES**
52 52  )))|(((
53 53  hoch
... ... @@ -63,13 +63,10 @@
63 63  Für uns im Makerspace bedeutet das, dass wir die EES und FES (über DocuSeal) einsetzen können. Wir haben keine Partnerschaft mit einem Anbieter, der die QES und damit die Schriftformerfordernis abdecken würde, sodass wir alle Dokumente, für die die Schriftform erforderlich ist, weiterhin handschriftlich unterschreiben lassen.
64 64  {{/confluence_tip}}
65 65  
66 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-DokumenteundWorkflow"/}}Dokumente und Workflow =
66 += {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Anforderungen/Workshop"/}}Anforderungen / Workshop =
67 67  
68 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenten-Arten"/}}Dokumenten-Arten ==
69 -
70 70  Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
71 71  
72 -(% class="wrapped" %)
73 73  |=(% scope="col" %)(((
74 74  Dokumenten-Typ
75 75  )))|=(% scope="col" %)(((
... ... @@ -289,188 +289,8 @@
289 289  \\
290 290  )))
291 291  
292 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-WorkflowBeschreibung"/}}Workflow Beschreibung ==
289 += {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischeÜbersicht"/}}Technische Übersicht =
293 293  
294 -Grundsätzlich teilt sich der Umgang mit Dokumenten in folgende Phasen auf:
295 -
296 -{{confluence_drawio border="true" diagramName="Prozess Allgemein" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="991" height="221" revision="2"/}}
297 -
298 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Trigger/StartendesWorkflows"/}}Trigger / Starten des Workflows ===
299 -
300 -Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, dass mindestens ein QR Code vorhanden ist, der später eine automatische Verarbeitung in Paperless möglich macht. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
301 -
302 -In seltenen Fällen (Haftungsauschluss oder der Nutzungsvereinbarung für Schulungsinhalte) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
303 -
304 -==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-StartüberdieHomepage"/}}Start über die Homepage ====
305 -
306 -Ein Prozess kann über die Homepage eingeleitet werden, entweder durch
307 -
308 -* **remote, implizit** durch einen bestehenden Vorgang (Mitgliedsantrag)
309 -* **remote, explizit durch den Use**r für sich selbst (Self-Service, beispielsweise der Lager-Vertrag)
310 -* **remote, explizit durch einen Funktionär** für einen andere User (Datenschutzvereinbarung, Übungsleitervertrag, ...)
311 -
312 -==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-LokalimMakerspace"/}}Lokal im Makerspace ====
313 -
314 -Alternativ kann der Prozess lokal im Makerspace angestoßen werden, beispielsweise wenn die lokale Präsenz des Mitglieds notwendig ist (Schlüsselausgabe) oder nach einer Vor-Ort Einweisung. In diesem Fall wird der Prozess beispielsweise ein Tablet im Space verwendet.
315 -
316 -* **lokal, explizit durch einen Funktionär** (Einweisungsleiter:in, Mitgliederverwaltung, Vorstand), beispielsweise Einweisungszettel oder Schlüsselausgabeformular
317 -
318 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenterstellen"/}}Dokument erstellen ===
319 -
320 -Im zweiten Schritt wird nun ein oder mehrere personalisierte Dokumente erstellt. Hier gibt es eine Entscheidungsmatrix:
321 -
322 -(% class="wrapped" %)
323 -|=(% scope="col" %)(((
324 -Remote / Lokal
325 -)))|=(% scope="col" %)(((
326 -Schriftformerfordernis
327 -)))|=(% scope="col" %)(((
328 -Beispiel
329 -)))|=(% scope="col" %)(((
330 -Beschreibung
331 -)))
332 -|(((
333 -Remote
334 -)))|(((
335 -Nein
336 -)))|(((
337 -Lagervertrag, Übungsleitervertrag
338 -)))|(((
339 -Dokument wird direkt in Docuseal über ein Template erzeugt.
340 -Alle Parteien erhalten (in Reihenfolge), eine Mail, dass eine Unterschrift ansteht.
341 -)))
342 -|(((
343 -Remote
344 -)))|(((
345 -Ja
346 -)))|(((
347 -Einweisungszettel Online-Einweisung
348 -)))|(((
349 -Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF zum Download angeboten.
350 -)))
351 -|(((
352 -Lokal
353 -)))|(((
354 -Nein
355 -)))|(((
356 -Schlüsselausgabe
357 -)))|(((
358 -Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission oder ein Template erzeugt und auf das Tablet im Makerspace heruntergeladen.
359 -)))
360 -|(((
361 -Lokal
362 -)))|(((
363 -Ja
364 -)))|(((
365 -Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
366 -)))|(((
367 -Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF auf das Tablet heruntergeladen.\\
368 -)))
369 -
370 -{{error title="Docuseal Lizenz"}}
371 -Das genannte Feature "One-Off" Submission ist ein DocuSeal Pro Feature, welches uns nicht zur Verfügung steht. Eventuell müssen wir
372 -{{/error}}
373 -
374 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Unterschriftleisten"/}}Unterschrift leisten ===
375 -
376 -Im dritten Schritt müssen eine oder mehrere Parteien das Dokument unterschreiben. Wie viele Parteien ist abhängig vom Dokument. So muss beispielsweise der Mitgliedsantrag nur vom werdenden Mitglied unterschrieben werden, während das Schlüsselausgabeformular vom ausgebenen Funktionär und dem Mitglied unterschrieben werden muss. Analog zur Erstellung des Dokuments wird hier unterschieden, ob das Dokument zuhause unterschrieben werden kann oder ob es vor Ort im Makerspace passiert.
377 -
378 -(% class="wrapped" %)
379 -|=(((
380 -Remote / Lokal
381 -)))|=(((
382 -Schriftformerfordernis
383 -)))|=(((
384 -Beispiel
385 -)))|=(((
386 -Beschreibung
387 -)))
388 -|(((
389 -Remote
390 -)))|(((
391 -Nein
392 -)))|(((
393 -Lagervertrag, Übungsleitervertrag
394 -)))|(((
395 -Unterschrift über DocuSeal. Parteien werden nacheinander per Mail zur Unterschrift aufgefordert
396 -)))
397 -|(((
398 -Remote
399 -)))|(((
400 -Ja
401 -)))|(((
402 -Einweisungszettel Online-Einweisung
403 -)))|(((
404 -Das Mitglied muss das Dokument ausdrucken, **handschriftlich** unterschreiben und in den Makerspace mitbringen.
405 -)))
406 -|(((
407 -Lokal
408 -)))|(((
409 -Nein
410 -)))|(((
411 -Schlüsselausgabe
412 -)))|(((
413 -Unterschrift entweder:
414 -
415 -* Direkt auf dem Tablet in Docuseal ([[Docuseal In-Person Signing>>url:https://www.docuseal.com/resources/sign-documents-in-person||shape="rect"]])
416 -* PDF erzeugen, in der App unterschreiben, PDF danach in Paperless hochladen
417 -)))
418 -|(((
419 -Lokal
420 -)))|(((
421 -Ja
422 -)))|(((
423 -Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
424 -)))|(((
425 -Auf dem Makerspace Tablet wird das Dokument vor Ort ausgedruckt (AirPrint oder CUPS) und **handschriftlich** unterschrieben.
426 -\\
427 -)))
428 -
429 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AblegenundVerarbeiten"/}}Ablegen und Verarbeiten ===
430 -
431 -Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Meta-Daten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
432 -
433 -(% class="wrapped" %)
434 -|=(% scope="col" %)(((
435 -Signatur über
436 -)))|=(% scope="col" %)(((
437 -Paperless Ingest
438 -)))|=(% scope="col" %)(((
439 -Ablauf
440 -)))
441 -|(((
442 -Docuseal
443 -)))|(((
444 -N8n
445 -)))|(((
446 -Docuseal sendet ein Webhook ans Backend
447 -
448 -* Backend setzt den Prozess auf abgeschlossen
449 -* Backend publisht ein Event auf N8n
450 -* N8n lädt das Dokument von Docuseal herunter und lädt es zu Paperless hoch
451 -)))
452 -|(((
453 -Tablet
454 -)))|(((
455 -N8n oder API
456 -)))|(((
457 -Je nach gewählter Implementierung auf dem Tablet.
458 -
459 -* Wenn Docuseal In Person Signing: Webhook + N8n wie oben
460 -* Wenn Unterschrift in Tablet App: Tablet lädt das über die API hoch
461 -)))
462 -|(((
463 -Handschriftliche Unterschrift
464 -)))|(((
465 -ScanSnap Scanner
466 -)))|(((
467 -Das Dokument wird von der Mitgliederverwaltung eingescannt und dann von Paperless verarbeitet
468 -)))
469 -
470 -In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Meta-Daten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
471 -
472 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesDesign"/}}Technisches Design =
473 -
474 474  == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-VorhandeneKomponenten"/}}Vorhandene Komponenten ==
475 475  
476 476  Der Verein hat in den letzten Jahren bereits einige Systeme aufgebaut, die uns den Alltag erleichtern und eine gewisse Automatisierung ermöglichen. Dazu gehören:
... ... @@ -511,369 +511,6 @@
511 511  
512 512  == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Systemübersicht"/}}Systemübersicht ==
513 513  
514 -Das folgende Kapitel gibt eine Übersicht über die vorgeschlagene Systemarchitektur basierend auf den oben vorgestellten Komponenten. Zusätzlich werden für die oben analysierten Dokumente und Workflows die technischen Ablaufdiagramme dargestellt.
331 +Das folgende Kapitel gibt eine Übersicht über die vorgeschlagene Systemarchitektur basierend auf den oben vorgestellten Komponenten. Zusätzlich werden einige Beispiel-Worksflows vorgestellt, eine detailliertere Übersicht der oben vorgestellten Use-Cases für die Dokumente folgt weiter unten.
515 515  
516 516  {{confluence_drawio border="true" diagramName="System Architecture" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1034" height="578" revision="5"/}}
517 -
518 -Im Wesentlichen teilt sich die Architektur in zwei Zonen, die **öffentliche** und die **interne** Zone:
519 -
520 -* **Paperless** ist das maßgebliche System, welches ausschließlich **intern** erreichbar ist. Es enthält alle Dokumente und somit sehr viele Mitglieder-Daten. Weiterhin ist es auf ein Teil der Infrastruktur im Makerspace (NAS, Drucker, Scanner) angewiesen, sodass es im Netzwerk des Makerspaces laufen muss. Aus Sicherheitsgründen ist Paperless ausschließlich im lokalen Netzwerk des Makerspaces oder per VPN erreichbar.
521 -* Alle den **Mitgliedern gegenüber sichtbare Systeme (Homepage, Backend, ...) sind öffentlich **und auf einem gemieteten Server beim deutschen Anbieter Hetzner gehostet. [[Details dazu finden sich im Wiki>>confluencePage:page:IN.Public Server Infrastruktur]]. Die meiste bestehende Automatisierung wird aktuell im Backend durchgeführt, ist dort allerdings in Python Logic fest einprogrammiert. Die meiste Logik soll in Zukunft über N8n realisiert werden.
522 -
523 -Für die Kommunikation zwischen beiden Zonen kommt eine **Event Queue** zum Einsatz, wir nutzen hier NATS. NATS wird ebenfalls **auf dem öffentlichen Server installiert. **Der Makerspace selbst ist nur über eine reguläre DSL Leitung an das Internet angebunden, sodass wir hier keine hohe Verfügbarkeit voraussetzen können. Durch die Installation der NATS Services auf dem öffentlichen Server können die dort laufenden Services wie das Backend jederzeit (auch wenn die Internet-Verbindung im Makerspace nicht zur Verfügung steht) die Events veröffentlichen. Die Events werden dann bis zu 7 Tage in der NATS EventQueue persistent gespeichert, und nach Wiederherstellung der Verbindung abgearbeitet.
524 -
525 -**In N8n** werden dann für die **verschiedenen Events Workflows** definiert. Jeder Workflow beginnt mit einem Trigger (genauer: ein NATS JetStream Trigger), der bei auf definierbare Events in der NATS Queue lauscht. Wird ein solches Event gefunden wird es konsumiert und die im Workflow definierten Aktionen werden abgearbeitet. Weiterhin kann auch **Paperless Events in N8n triggern**, dies passiert allerdings direkt über **Webhooks**. Hier nutzen wir NATS nicht, da der NATS Server in der öffentlichen Zone läuft und dann erneut eine Abhängigkeit zur Internet-Anbindung bestehen würde.
526 -
527 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokument-Workflows"/}}Dokument-Workflows ==
528 -
529 -Die beiden entscheidenden Faktoren für den Workflow:
530 -
531 -1. **Erfordernis der Schriftform**
532 -11. **Ja** - auf Grund der Haftungshöhe oder anderer gesetzlichen Anforderungen ist die **Schriftform** erforderlich. Da wir stand heute keine Qualifizierte elektronische Signatur (QeS) umsetzen können, ist dies eine **handschriftliche** Unterschrift
533 -11. **Nein** - eine Fortgeschrittene elektronische Signatur (FeS) ist ausreichend.
534 -1. Ort der Unterschrift
535 -11. **Remote** - Der Prozess wird typischerweise über die Homepage angestoßen und
536 -11. **Lokal (Makerspace)** - Der Prozess wird als Reaktion auf ein In-Person Event im Makerspace ausgelöst, beispielsweise einer Einweisung oder einer Schlüsselausgabe
537 -
538 -Daraus ergeben sich vier verschiedene Kombinationen (Workflows), die nachstehend genauer beschrieben sind.
539 -
540 -(% class="wrapped" %)
541 -|=(% scope="row" %)(((
542 -Workflow
543 -)))|=(% scope="col" %)(((
544 -Schriftform erforderlich
545 -)))|=(% scope="col" %)(((
546 -Lokal / Remote
547 -)))
548 -|=(% scope="row" %)(((
549 -Fall 1: Digital Remote
550 -)))|(((
551 -Nein
552 -)))|(((
553 -Remote
554 -)))
555 -|=(% scope="row" %)(((
556 -Fall 2: Digital Makerspace
557 -)))|(((
558 -Nein
559 -)))|(((
560 -Lokal
561 -)))
562 -|=(% scope="row" %)(((
563 -Fall 3: Handschriftlich Remote
564 -)))|(((
565 -Ja
566 -)))|(((
567 -Remote
568 -)))
569 -|=(% scope="row" %)(((
570 -Fall 4: Handschriftlich Makerspace
571 -)))|(((
572 -Ja
573 -)))|(((
574 -Lokal
575 -)))
576 -
577 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall1:Digital+Remote"/}}Fall 1: Digital + Remote ===
578 -
579 -Alle diese Fälle haben gemein, dass der Prozess **remote ausgelöst und abgeschlossen** wird. In diesem Fall wird nie ein ausgedrucktes Dokument erzeugt, das Dokument wird **ausschließlich digital** verwaltet.
580 -
581 -**Beispiele**: Lagerverträge, Mitgliedsantrag, SEPA Lastschriftmandat, Übungsleitervertrag, ...
582 -
583 -Die folgende Grafik zeigt den Prozessablauf:
584 -
585 -{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 1 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="515" revision="4"/}}
586 -
587 -Die einzelnen Schritte hierbei sind:
588 -
589 -1. User löst eine Aktion auf der Homepage aus, die ein Dokument erfordert. Beispielsweise stellt die Person einen Mitgliedsantrag, beantragt die Nutzung des Lagers oder ähnliches
590 -1. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Hierbei werden sowohl die Rechte geprüft (Lager kann nur von Mitgliedern verwendet werden, der ein neuer Übungsleitervertrag kann nur von Vorstand oder Mitgliederverwaltung angestoßen werden). Danach
591 -11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
592 -11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
593 -1. Docuseal informiert die beteiligten Parteien automatisch und bittet um eine Unterschrift. Die Parteien können über das Webinterface unterschreiben, entweder mit der Haus auf dem Computer oder mit Hilfe des Handys.
594 -1. (Optional): Ein regelmäßig laufender Cronjob prüft die laufenden Verfahren. Nach einer Woche Inaktivität wird der Unterschriftprozess abgebrochen, 48 Stunden vorher wird eine Erinnerung verschickt
595 -1. Nachdem alle Parteien unterschrieben haben informiert Docuseal das Backend über ein Webhook. Beide Systeme laufen auf dem gleichen Server, weiterhin können fehlgeschlagene Webhooks bei Bedarf wiederholt werden. Das Backend markiert den Prozess als abgeschlossen und führt gegebenenfalls interne Schritte aus (Berechtigungen für ein User anlegen oder ähnliches)
596 -1. Das Backend erstellt ein NATS Event mksp.backend.signature.completed, welches dann in N8n einen Workflow auslöst
597 -1. N8n lädt das von allen Parteien unterschriebene Dokument von Docuseal herunter
598 -1. N8n lädt das Dokument zu Paperless hoch. Dort wird es wie alle anderen Dokumente verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
599 -1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
600 -11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
601 -11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
602 -1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
603 -
604 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall2:Digital+Makerspace"/}}Fall 2: Digital + Makerspace ===
605 -
606 -In diesem Fall kann die Unterschrift digital erfolgen, allerdings findet die Unterschrift im Makerspace statt. Beispiel hier ist die Ausgabe eines Schlüssels und das Schlüsselausgabeformular.
607 -
608 -Wir können nicht davon ausgehen, dass alle Personen ein mobiles Endgerät dabei haben, mit dem sie E-Mails abrufen und Unterschriften leisten können. Außerdem ist die Unterschrift Voraussetzung dafür, dass der Schlüssel auch tatsächlich eingebunden wird, die Unterschrift ist also mittig in einem Prozess eingebunden und erfordert ein unmittelbares Feedback ähnlich einer handschriftlichen Unterschrift.
609 -
610 -**Beispiele**: Ausgabeformular Schlüsselkarte / RFID Token
611 -
612 -Die folgende Grafik zeigt den Prozessablauf:
613 -
614 -{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 2 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="499" revision="2"/}}
615 -
616 -Die einzelnen Schritte hierbei sind:
617 -
618 -1. Ein autorisierter User meldet sich am Tablet an einer App an, entweder per Makerspace Login (Keycloak) oder per Keyfob. Dort hat der Benutzer dann mehrere Optionen, beispielsweise die Ausgabe eines Schlüssels. Dies erfordert irgendwo im Prozess, dass direkt vor Ort ein Dokument unterschrieben werden muss.
619 -1. Tablet sendet im Namen des angemeldeten Benutzers eine Anfrage ans Backend. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Danach...
620 -11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
621 -11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
622 -11. (((
623 -Die URL für das Dokument werden als Antwort des API Requests an das Tablet zurück geschickt. Dies enthält die Embed-URL, die direkt auf dem Tablet angezeigt werden kann. Beispiel:\\
624 -
625 -{{expand}}
626 -{{code language="json"}}
627 -[
628 - {
629 - "id": 430,
630 - "uuid": "3845d527-ea14-402a-bd05-e85cd4b28a68",
631 - "name": "Vorname Nachname",
632 - ...
633 - "role": "Mitglied",
634 - "embed_src": "https://sign.makerspace-darmstadt.de/s/mMUEBY6Knz1vap"
635 - },
636 - {
637 - "id": 431,
638 - "uuid": "04cbbf45-e3eb-4956-b104-01c0315adc94",
639 - "name": null,
640 - ...
641 - "role": "Verein",
642 - "embed_src": "https://sign.makerspace-darmstadt.de/s/k5gvGuBjW5fkb1"
643 - }
644 -]
645 -{{/code}}
646 -{{/expand}}
647 -)))
648 -1. Die beteiligten Personen unterschreiben direkt auf dem Tablet.
649 -1. Nachdem alle Parteien unterschrieben haben informiert Docuseal das Backend über ein Webhook. Das Backend markiert den Prozess als abgeschlossen und führt gegebenenfalls interne Schritte aus (Berechtigungen für ein User anlegen oder ähnliches). Der Vorgang kann auf dem Tablet direkt weitergeführt werden.
650 -1. Das Backend erstellt ein NATS Event mksp.backend.signature.completed, welches dann in N8n einen Workflow auslöst
651 -1. N8n lädt das von allen Parteien unterschriebene Dokument von Docuseal herunter
652 -1. N8n lädt das Dokument zu Paperless hoch. Dort wird es wie alle anderen Dokumente verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
653 -1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
654 -11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
655 -11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
656 -1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
657 -
658 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall3:Handschriftlich+Remote"/}}Fall 3: Handschriftlich + Remote ===
659 -
660 -In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **remote ausgelöst, benötigt allerdings die Schriftform.** In diesem Fall wird dem Benutzer ein vorausgefülltes und mit QR Code versehenes Dokument zum Download angeboten, welches dann heruntergeladen, ausgedruckt, unterschrieben und eingereicht werden muss.
661 -
662 -**Beispiele**: Einweisungszettel für reine Online-Einweisungen
663 -
664 -{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 3 Ablaufdiagramm_" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1159" height="467" revision="2"/}}
665 -
666 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall4:Handschriftlich+Makerspace"/}}Fall 4: Handschriftlich + Makerspace ===
667 -
668 -ToDo
669 -
670 -{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 4 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="499" revision="1"/}}
671 -
672 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX =
673 -
674 -Das Herzstück der digitalen Mitgliederakte bildet Paperless NGX. Es wird im Makerspace lokal betrieben und ist daher nur aus dem Netzwerk des Makerspaces oder [[per VPN>>confluencePage:page:IN.[HOWTO] Makerspace VPN]] erreichbar. Der Zugang zu Paperless ist über OpenID Connect an [[confluencePage:page:IN.Keycloak]] gekoppelt, Zugang besteht nur für Mitglieder der Gruppen **Vorstand** und **Mitgliederverwaltung**.
675 -
676 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessÜbersicht"/}}Paperless Übersicht ==
677 -
678 -**Dokumente** sind die primären Ressourcen in Paperless. Ein Dokument kann über mehrere Wege in Paperless aufgenommen werden (der Prozess wird **Ingestion** genannt):
679 -
680 -* **Per E-Mail**: es sind zwei Mail-Adressen eingerichtet, eingehende Anhänge werden automatisch von Paperless verarbeitet. Die QR Code Verarbeitung (siehe unten) findet hier ebenfalls Anwendung.
681 -** Die Mitgliederverwaltung: [[mitglieder-dokumente@makerspace-darmstadt.de>>mailto:mitglieder-dokumente@makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]]
682 -** Den Vorstand: [[vorstand-dokumente@makerspace-darmstadt.de>>mailto:vorstand-dokumente@makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]]
683 -* **Per Ordner**: Auf unserem NAS gibt es einen speziellen Ordner, der in Paperless eingebunden ist. Alle Dokumente, die in diesen Ordner gelegt werden, werden automatisch von Paperless verarbeitet. Dieser Ordner wird hauptsächlich vom Dokumentenscanner verwendet, der die gescannten Dokumente ablegt. Dies ermöglicht einen einfachen Scan mit einem einfachen Button, die Dokumente werden dann automatisch in Paperless erkannt
684 -* **Per Weboberfläche**: Es ist ebenfalls möglich, Dokumente manuell über die Weboberfläche hinzuzufügen.
685 -
686 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Meta-Daten"/}}Meta-Daten ==
687 -
688 -Dokumente werden dann Meta-Daten zugeordnet, die eine spätere Suche und Zuordnung erleichtern. Diese Meta-Daten sind:
689 -
690 -* **Korrespondent**: Im Prinzip der "Gesprächspartner", beispielsweise der Absender eines Briefs. Im Falle der Mitgliederverwaltung wird für jedes Mitglied und jeden registrierten Gast automatisch im Hintergrund ein Korrespondent angelegt. Die Korrespondenten heißen:
691 -** Für **Mitglieder**: //Vorname Nachname (#Mitgliedsnummer)//, also beispielsweise "//Daniel Herrmann (#250)//"
692 -** Für **Gäste**: //Vorname Nachname (GEindeutigeNummer)//, also beispielsweise "//Max Mustermann (G1244)//"
693 -** Bei **Vereinseintritt** und **Vereinsaustritt** werden die Korrespondenten automatisch umbenannt, auch Namensänderungen werden automatisch verarbeitet.
694 -* **Tags**: Einem Dokument können beliebig viele Tags zugewiesen werden. **Tags** dienen der einfacheren **Zuordnung** und dem **Wiederfinden** von Dokumenten. Es gibt allerdings auch spezielle Tags für Dokumente die eingelesen aber noch nicht bearbeitet wurden, so genannte "Inbox Tags":
695 -** (% style="color:var(--ds-icon-success,#22a06b);" %)**Inbox Mitgliederverwaltung**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Mitgliederverwaltung** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
696 -** (% style="color:var(--ds-icon-accent-blue,#1d7afc);" %)**Inbox Vorstand**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Vorstand** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
697 -* (((
698 -**Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Tabelle festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden. Neben einem Namen haben die Dokumente einen Match String. Kommt dieser eindeutig (exakter Match) irgendwo im Dokument vor, wird der Typ automatisch zugewiesen.
699 -\\
700 -
701 -(% class="wrapped" %)
702 -|=(% scope="col" %)(((
703 -Name
704 -)))|=(% scope="col" %)(((
705 -Exact Match String
706 -)))
707 -|(((
708 -Mitgliedsantrag
709 -)))|(((
710 -mksp-doc-mitgliedsantrag
711 -)))
712 -|(((
713 -SEPA Lastschriftmandat
714 -)))|(((
715 -mksp-doc-sepamandat
716 -)))
717 -|(((
718 -Studienbescheinigung
719 -)))|(((
720 -mksp-doc-studienbescheinigung
721 -)))
722 -|(((
723 -Formular Schlüsselausgabe
724 -)))|(((
725 -mksp-doc-schluesselausgabe
726 -)))
727 -|(((
728 -Verpflichtungserklärung Datenschutz
729 -)))|(((
730 -\\
731 -)))
732 -|(((
733 -Übungsleitervertrag
734 -)))|(((
735 -\\
736 -)))
737 -|(((
738 -Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
739 -)))|(((
740 -\\
741 -)))
742 -|(((
743 -Bestellung eines Einweisers
744 -)))|(((
745 -\\
746 -)))
747 -|(((
748 -Haftungsausschluss
749 -)))|(((
750 -\\
751 -)))
752 -|(((
753 -Einweisungszettel
754 -)))|(((
755 -\\
756 -)))
757 -|(((
758 -Lagervertrag Kistenlager
759 -)))|(((
760 -\\
761 -)))
762 -|(((
763 -Lagervertrag Projektlager
764 -)))|(((
765 -\\
766 -)))
767 -)))
768 -* **Storage Path**: Speicherpfade sind ein etwas fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
769 -\\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[
770 -
771 -{{code language="none"}}
772 -document renamer
773 -{{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}}
774 -TODO: Define Storage Path
775 -
776 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AutomatischeZuordnungvonMetadaten"/}}Automatische Zuordnung von Metadaten ==
777 -
778 -Paperless unterstützt die automatische Zuordnung von Metadaten basierend auf festen Strings. So kann man beispielsweise angeben, dass ein Dokumententyp "Haftungsausschluss" zugewiesen werden soll, wenn der String "Haftungsausschluss" irgendwo im Dokument vorkommt. Dies ist allerdings auf eine korrekte Funktion der Texterkennung angewiesen und funktioniert erfahrungsgemäß nur in manchen Fällen, sodass mindestens eine manuelle Überprüfung trotzdem notwendig kommt. Wenn beispielsweise ein Brief mit dem Satz "ich dachte, ich hätte den Haftungsausschluss bereits abgegeben, könntet ihr dies bitte prüfen" erfasst wird, würde der basierend auf der Regel ebenfalls kategorisiert werden.
779 -
780 -Aus diesem Grund nutzen wir einen speziellen QR Code in einem für den Makerspace spezifischen Format, welches nachstehend detailliert beschrieben wird.
781 -
782 -{{code language="json"}}
783 -{
784 - "payload": {
785 -        "timestamp": "YYYY-MM-DDTHH:mm:ss",
786 - "uuid": "260171c3-c71c-4da2-b13e-bf1386fe9eac",
787 - "correspondent": "Daniel Herrmann (#250)",
788 - "type": "mksp-doc-sepamandat",
789 - "tags": [
790 - "tag1",
791 - "tag2"
792 - ],
793 -"storage_path": "Mitgliederverwaltung"
794 - },
795 - "sig": "signature over the entire payload block"
796 -}
797 -{{/code}}
798 -
799 -Die beiden Einträge **payload** und **sig** sind **Pflichtfelder**. Innerhalb der Payload müssen der **timestamp** **und die UUID** **vorhanden** sein, alle anderen Felder sind optional, jedoch muss mindestens eins angegeben werden. Der QR Code kann dann - insbesondere bei der Digitalen Unterschrift oder bei Workflows, wo die Formulare ohnehin on demand erzeugt werden bereits mit allen Daten bestückt werden. In Paperless gibt es dann ein Postconsume Script, welches den QR Code ausliest, die Signatur prüft und - falls die Signatur korrekt ist - automatisch die Meta-Daten übernimmt.
800 -
801 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Signatur"/}}Signatur ===
802 -
803 -Die Signatur wird kryptographisch mit Hilfe asymmetrischen Verschlüsselung erzeugt. Wir erzeugen ein RSA 2048 Key Pair. Der öffentliche Schlüssel steht Paperless zur Verfügung, sodass Paperless die Signaturen verifizieren kann. Der private Teil des Schlüssels wird von den Makerspace-Systemem verwendet, welche die Formulare erzeugen. Im Detail:
804 -
805 -* **Key-Pair**: 2048 bit Schlüssellänge, RSA, 65537 Exponent
806 -* **Signatur**: SHA256 Signatur, PKCS1v15 Padding
807 -* (((
808 -**Payload**: Als Payload wird nur der Inhalt der Payload verwendet, als **JSON String ohne Whitespaces, byte encoded in UTF-8.** Das oben genannte Beispiel würde die Signatur über den folgenden String erstellen:
809 -\\
810 -
811 -{{code language="json"}}
812 -{"payload":{"correspondent":"Daniel Herrmann (#250)","type":"SEPA Mandat","tags":["tag1","tag2"]},"timestamp":"YYYY-MM-DDTHH:mm:ss","sig":"this-would-be-the-signature-appended-to-the-data"}
813 -{{/code}}
814 -
815 -
816 -Als Referenz, die in Python wäre der Input der Signatur:
817 -\\
818 -
819 -{{code language="python"}}
820 -import json
821 -
822 -input_data = {'payload': {'correspondent': 'Daniel Herrmann (#250)', 'type': 'SEPA Mandat', 'tags': ['tag1', 'tag2']}, 'timestamp': 'YYYY-MM-DDTHH:mm:ss', 'sig': 'this-would-be-the-signature-appended-to-the-data'}
823 -signature_data = json.dumps(input_data, separators=(',', ':')).encode('utf-8')
824 -{{/code}}
825 -)))
826 -
827 -\\
828 -
829 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesSetup"/}}Technisches Setup ==
830 -
831 -Owner: zwei Owner
832 -Docs: Owner = grp owner, View + Edit jeweilige Gruppen
833 -Correspondent: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
834 -Tag: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
835 -Doc Type: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
836 -
837 -TODO
838 -
839 -\\
840 -
841 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AusFace2Faceam20.8(DH,YS)"/}}Aus Face 2 Face am 20.8  (DH,YS) ===
842 -
843 -* Schritt 1: Einweisungszettel erzeugen 
844 -** Checkliste in Directus hinterlegen, eine pro Einweisung
845 -** N8n Workflow, welches die Liste aus Directus herunterlädt und Template mit Puppetteer Script Node erzeugen
846 -** Aus diesem Template dann ein DocuSeal Template erstellen
847 -* Schritt 2: Zettel für Einweisungen generieren
848 -** Tablet für Einweiser im makerspace
849 -** Authentifizierung über Token an der Freigabebox
850 -*** Neue Maschine, User schaltet die Maschine "Tablet" frei
851 -*** Datenbank erzeugt JWT und signiert es mit einem RSA Priv Key
852 -*** Wird als Payload in der MQTT unlock message mitgeschickt
853 -** Tablet nutzt dieses Token für API Requests gegen Homepage Backend
854 -** Backend wird um weitere Middleware angepasst, die dieses Token für manche Endpoints akzeptiert
855 -** Einweiser:in bekommt aktive Einweisung angezeigt und kann Teilnehmer Entfernern (no-show) oder hinzufügen (spontan)
856 -*** Option eine Einweisung ohne Rechnungsstellung vorzunehmen
857 -** PDFs werden automatisch ausgedruckt
858 -*** Tablet triggert einen Backend endpoint
859 -**** übergibt teilnehmer als parameter (auth über token) und
860 -**** erzeugt die entsprechenden PDFs in DocuSeal
861 -**** Gibt PDF als Return
862 -*** Tablet kann PDF über Netzwerk print drucken
863 -* Schritt 3: Einweisungen erfassen
864 -** QR code wird in Schritt 2 aufgedruckt und enthält:
865 -*** Einweisung
866 -*** Datum
867 -*** Einweiser
868 -*** Teilnehmer
869 -*** Flag Rechnung
870 -** Dokument wird über ScanSnap eingescannt und automatisch an paperless übergeben
871 -** Paperless Post Consume erkennt den QR Code, validiert ihn und löst über einen Webook einen Flow in N8n aus
872 -** N8n erstellt dann einen temporären Eintrag im Backend, ähnlich dem der heute bei "Einweisung erfassen" sichtbar ist
873 -** Die Mitgliederverwaltung hat dann x Tage Zeit, die Einträge zu korrigieren und zu prüfen (beispielsweise ob Voraussetzungen erfüllt sind)
874 -** Danach werden alle Schritte wie bisher ausgelöst (Berechtigung, Rechnung, Auszahlung an Einweiser, E-Mail Bestätigung, ...)
875 -
876 -TODO:
877 -
878 -* Docuseal Logging + Monitoring
879 -* N8n Error Handling
Icon Confluence.Code.ConfluencePageClass[0]
Id
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -202867226
1 +202866863
URL
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202867226/Digitale Mitgliederverwaltung
1 +https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202866863/Digitale Mitgliederverwaltung