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Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zuletzt geändert von Daniel Herrmann am 2026/02/22 21:17
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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/22 17:52
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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/15 15:23
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Zusammenfassung

Details

Icon Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -20,7 +20,7 @@
20 20  Kurz gesagt: Die EES ist schnell und unkompliziert, aber unsicher und nur für risikofreie Vorgänge geeignet. Die FES ist technisch sicherer, rechtlich belastbarer und für wichtige, aber formfreie Vereinbarungen ideal. Die QES ist rechtlich vollwertig wie eine handschriftliche Unterschrift und für alle Schriftformerfordernisse zwingend notwendig. Zusammenfassung:
21 21  
22 22  (% style="text-decoration: none;" %)
23 -|=(((
23 +(% class="" %)|=(((
24 24  Signaturtyp
25 25  )))|=(((
26 26  Sicherheitsniveau
... ... @@ -29,7 +29,7 @@
29 29  )))|=(((
30 30  Umsetzung
31 31  )))
32 -|(((
32 +(% class="" %)|(((
33 33  **EES**
34 34  )))|(((
35 35  niedrig
... ... @@ -38,7 +38,7 @@
38 38  )))|(((
39 39  Eingescannte Unterschrift, ein einfacher Button
40 40  )))
41 -|(((
41 +(% class="" %)|(((
42 42  **FES**
43 43  )))|(((
44 44  mittel
... ... @@ -47,7 +47,7 @@
47 47  )))|(((
48 48  Adobe Sign, DocuSign oder ähnliches
49 49  )))
50 -|(((
50 +(% class="" %)|(((
51 51  **QES**
52 52  )))|(((
53 53  hoch
... ... @@ -63,10 +63,8 @@
63 63  Für uns im Makerspace bedeutet das, dass wir die EES und FES (über DocuSeal) einsetzen können. Wir haben keine Partnerschaft mit einem Anbieter, der die QES und damit die Schriftformerfordernis abdecken würde, sodass wir alle Dokumente, für die die Schriftform erforderlich ist, weiterhin handschriftlich unterschreiben lassen.
64 64  {{/confluence_tip}}
65 65  
66 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-DokumenteundWorkflow"/}}Dokumente und Workflow =
66 += {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Anforderungen/Workshop"/}}Anforderungen / Workshop =
67 67  
68 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenten-Arten"/}}Dokumenten-Arten ==
69 -
70 70  Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
71 71  
72 72  |=(% scope="col" %)(((
... ... @@ -288,185 +288,8 @@
288 288  \\
289 289  )))
290 290  
291 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-WorkflowBeschreibung"/}}Workflow Beschreibung ==
289 += {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischeÜbersicht"/}}Technische Übersicht =
292 292  
293 -Grundsätzlich teilt sich der Umgang mit Dokumenten in folgende Phasen auf:
294 -
295 -{{confluence_drawio border="true" diagramName="Prozess Allgemein" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="991" height="221" revision="2"/}}
296 -
297 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Trigger/StartendesWorkflows"/}}Trigger / Starten des Workflows ===
298 -
299 -Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, dass mindestens ein QR Code vorhanden ist, der später eine automatische Verarbeitung in Paperless möglich macht. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
300 -
301 -In seltenen Fällen (Haftungsauschluss oder der Nutzungsvereinbarung für Schulungsinhalte) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
302 -
303 -==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-StartüberdieHomepage"/}}Start über die Homepage ====
304 -
305 -Ein Prozess kann über die Homepage eingeleitet werden, entweder durch
306 -
307 -* **remote, implizit** durch einen bestehenden Vorgang (Mitgliedsantrag)
308 -* **remote, explizit durch den Use**r für sich selbst (Self-Service, beispielsweise der Lager-Vertrag)
309 -* **remote, explizit durch einen Funktionär** für einen andere User (Datenschutzvereinbarung, Übungsleitervertrag, ...)
310 -
311 -==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-LokalimMakerspace"/}}Lokal im Makerspace ====
312 -
313 -Alternativ kann der Prozess lokal im Makerspace angestoßen werden, beispielsweise wenn die lokale Präsenz des Mitglieds notwendig ist (Schlüsselausgabe) oder nach einer Vor-Ort Einweisung. In diesem Fall wird der Prozess beispielsweise ein Tablet im Space verwendet.
314 -
315 -* **lokal, explizit durch einen Funktionär** (Einweisungsleiter:in, Mitgliederverwaltung, Vorstand), beispielsweise Einweisungszettel oder Schlüsselausgabeformular
316 -
317 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenterstellen"/}}Dokument erstellen ===
318 -
319 -Im zweiten Schritt wird nun ein oder mehrere personalisierte Dokumente erstellt. Hier gibt es eine Entscheidungsmatrix:
320 -
321 -|=(% scope="col" %)(((
322 -Remote / Lokal
323 -)))|=(% scope="col" %)(((
324 -Schriftformerfordernis
325 -)))|=(% scope="col" %)(((
326 -Beispiel
327 -)))|=(% scope="col" %)(((
328 -Beschreibung
329 -)))
330 -|(((
331 -Remote
332 -)))|(((
333 -Nein
334 -)))|(((
335 -Lagervertrag, Übungsleitervertrag
336 -)))|(((
337 -Dokument wird direkt in Docuseal über ein Template erzeugt.
338 -Alle Parteien erhalten (in Reihenfolge), eine Mail, dass eine Unterschrift ansteht.
339 -)))
340 -|(((
341 -Remote
342 -)))|(((
343 -Ja
344 -)))|(((
345 -Einweisungszettel Online-Einweisung
346 -)))|(((
347 -Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF zum Download angeboten.
348 -)))
349 -|(((
350 -Lokal
351 -)))|(((
352 -Nein
353 -)))|(((
354 -Schlüsselausgabe
355 -)))|(((
356 -Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission oder ein Template erzeugt und auf das Tablet im Makerspace heruntergeladen.
357 -)))
358 -|(((
359 -Lokal
360 -)))|(((
361 -Ja
362 -)))|(((
363 -Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
364 -)))|(((
365 -Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF auf das Tablet heruntergeladen.\\
366 -)))
367 -
368 -{{error title="Docuseal Lizenz"}}
369 -Das genannte Feature "One-Off" Submission ist ein DocuSeal Pro Feature, welches uns nicht zur Verfügung steht. Eventuell müssen wir
370 -{{/error}}
371 -
372 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Unterschriftleisten"/}}Unterschrift leisten ===
373 -
374 -Im dritten Schritt müssen eine oder mehrere Parteien das Dokument unterschreiben. Wie viele Parteien ist abhängig vom Dokument. So muss beispielsweise der Mitgliedsantrag nur vom werdenden Mitglied unterschrieben werden, während das Schlüsselausgabeformular vom ausgebenen Funktionär und dem Mitglied unterschrieben werden muss. Analog zur Erstellung des Dokuments wird hier unterschieden, ob das Dokument zuhause unterschrieben werden kann oder ob es vor Ort im Makerspace passiert.
375 -
376 -|=(((
377 -Remote / Lokal
378 -)))|=(((
379 -Schriftformerfordernis
380 -)))|=(((
381 -Beispiel
382 -)))|=(((
383 -Beschreibung
384 -)))
385 -|(((
386 -Remote
387 -)))|(((
388 -Nein
389 -)))|(((
390 -Lagervertrag, Übungsleitervertrag
391 -)))|(((
392 -Unterschrift über DocuSeal. Parteien werden nacheinander per Mail zur Unterschrift aufgefordert
393 -)))
394 -|(((
395 -Remote
396 -)))|(((
397 -Ja
398 -)))|(((
399 -Einweisungszettel Online-Einweisung
400 -)))|(((
401 -Das Mitglied muss das Dokument ausdrucken, **handschriftlich** unterschreiben und in den Makerspace mitbringen.
402 -)))
403 -|(((
404 -Lokal
405 -)))|(((
406 -Nein
407 -)))|(((
408 -Schlüsselausgabe
409 -)))|(((
410 -Unterschrift entweder:
411 -
412 -* Direkt auf dem Tablet in Docuseal ([[Docuseal In-Person Signing>>url:https://www.docuseal.com/resources/sign-documents-in-person||shape="rect"]])
413 -* PDF erzeugen, in der App unterschreiben, PDF danach in Paperless hochladen
414 -)))
415 -|(((
416 -Lokal
417 -)))|(((
418 -Ja
419 -)))|(((
420 -Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
421 -)))|(((
422 -Auf dem Makerspace Tablet wird das Dokument vor Ort ausgedruckt (AirPrint oder CUPS) und **handschriftlich** unterschrieben.
423 -\\
424 -)))
425 -
426 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AblegenundVerarbeiten"/}}Ablegen und Verarbeiten ===
427 -
428 -Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Meta-Daten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
429 -
430 -|=(% scope="col" %)(((
431 -Signatur über
432 -)))|=(% scope="col" %)(((
433 -Paperless Ingest
434 -)))|=(% scope="col" %)(((
435 -Ablauf
436 -)))
437 -|(((
438 -Docuseal
439 -)))|(((
440 -N8n
441 -)))|(((
442 -Docuseal sendet ein Webhook ans Backend
443 -
444 -* Backend setzt den Prozess auf abgeschlossen
445 -* Backend publisht ein Event auf N8n
446 -* N8n lädt das Dokument von Docuseal herunter und lädt es zu Paperless hoch
447 -)))
448 -|(((
449 -Tablet
450 -)))|(((
451 -N8n oder API
452 -)))|(((
453 -Je nach gewählter Implementierung auf dem Tablet.
454 -
455 -* Wenn Docuseal In Person Signing: Webhook + N8n wie oben
456 -* Wenn Unterschrift in Tablet App: Tablet lädt das über die API hoch
457 -)))
458 -|(((
459 -Handschriftliche Unterschrift
460 -)))|(((
461 -ScanSnap Scanner
462 -)))|(((
463 -Das Dokument wird von der Mitgliederverwaltung eingescannt und dann von Paperless verarbeitet
464 -)))
465 -
466 -In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Meta-Daten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
467 -
468 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesDesign"/}}Technisches Design =
469 -
470 470  == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-VorhandeneKomponenten"/}}Vorhandene Komponenten ==
471 471  
472 472  Der Verein hat in den letzten Jahren bereits einige Systeme aufgebaut, die uns den Alltag erleichtern und eine gewisse Automatisierung ermöglichen. Dazu gehören:
... ... @@ -507,366 +507,6 @@
507 507  
508 508  == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Systemübersicht"/}}Systemübersicht ==
509 509  
510 -Das folgende Kapitel gibt eine Übersicht über die vorgeschlagene Systemarchitektur basierend auf den oben vorgestellten Komponenten. Zusätzlich werden für die oben analysierten Dokumente und Workflows die technischen Ablaufdiagramme dargestellt.
331 +Das folgende Kapitel gibt eine Übersicht über die vorgeschlagene Systemarchitektur basierend auf den oben vorgestellten Komponenten. Zusätzlich werden einige Beispiel-Worksflows vorgestellt, eine detailliertere Übersicht der oben vorgestellten Use-Cases für die Dokumente folgt weiter unten.
511 511  
512 -{{confluence_drawio border="true" diagramName="System Architecture" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1034" height="578" revision="5"/}}
513 -
514 -Im Wesentlichen teilt sich die Architektur in zwei Zonen, die **öffentliche** und die **interne** Zone:
515 -
516 -* **Paperless** ist das maßgebliche System, welches ausschließlich **intern** erreichbar ist. Es enthält alle Dokumente und somit sehr viele Mitglieder-Daten. Weiterhin ist es auf ein Teil der Infrastruktur im Makerspace (NAS, Drucker, Scanner) angewiesen, sodass es im Netzwerk des Makerspaces laufen muss. Aus Sicherheitsgründen ist Paperless ausschließlich im lokalen Netzwerk des Makerspaces oder per VPN erreichbar.
517 -* Alle den **Mitgliedern gegenüber sichtbare Systeme (Homepage, Backend, ...) sind öffentlich **und auf einem gemieteten Server beim deutschen Anbieter Hetzner gehostet. [[Details dazu finden sich im Wiki>>confluencePage:page:IN.Public Server Infrastruktur]]. Die meiste bestehende Automatisierung wird aktuell im Backend durchgeführt, ist dort allerdings in Python Logic fest einprogrammiert. Die meiste Logik soll in Zukunft über N8n realisiert werden.
518 -
519 -Für die Kommunikation zwischen beiden Zonen kommt eine **Event Queue** zum Einsatz, wir nutzen hier NATS. NATS wird ebenfalls **auf dem öffentlichen Server installiert. **Der Makerspace selbst ist nur über eine reguläre DSL Leitung an das Internet angebunden, sodass wir hier keine hohe Verfügbarkeit voraussetzen können. Durch die Installation der NATS Services auf dem öffentlichen Server können die dort laufenden Services wie das Backend jederzeit (auch wenn die Internet-Verbindung im Makerspace nicht zur Verfügung steht) die Events veröffentlichen. Die Events werden dann bis zu 7 Tage in der NATS EventQueue persistent gespeichert, und nach Wiederherstellung der Verbindung abgearbeitet.
520 -
521 -**In N8n** werden dann für die **verschiedenen Events Workflows** definiert. Jeder Workflow beginnt mit einem Trigger (genauer: ein NATS JetStream Trigger), der bei auf definierbare Events in der NATS Queue lauscht. Wird ein solches Event gefunden wird es konsumiert und die im Workflow definierten Aktionen werden abgearbeitet. Weiterhin kann auch **Paperless Events in N8n triggern**, dies passiert allerdings direkt über **Webhooks**. Hier nutzen wir NATS nicht, da der NATS Server in der öffentlichen Zone läuft und dann erneut eine Abhängigkeit zur Internet-Anbindung bestehen würde.
522 -
523 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokument-Workflows"/}}Dokument-Workflows ==
524 -
525 -Die beiden entscheidenden Faktoren für den Workflow:
526 -
527 -1. **Erfordernis der Schriftform**
528 -11. **Ja** - auf Grund der Haftungshöhe oder anderer gesetzlichen Anforderungen ist die **Schriftform** erforderlich. Da wir stand heute keine Qualifizierte elektronische Signatur (QeS) umsetzen können, ist dies eine **handschriftliche** Unterschrift
529 -11. **Nein** - eine Fortgeschrittene elektronische Signatur (FeS) ist ausreichend.
530 -1. Ort der Unterschrift
531 -11. **Remote** - Der Prozess wird typischerweise über die Homepage angestoßen und
532 -11. **Lokal (Makerspace)** - Der Prozess wird als Reaktion auf ein In-Person Event im Makerspace ausgelöst, beispielsweise einer Einweisung oder einer Schlüsselausgabe
533 -
534 -Daraus ergeben sich vier verschiedene Kombinationen (Workflows), die nachstehend genauer beschrieben sind.
535 -
536 -|=(% scope="row" %)(((
537 -Workflow
538 -)))|=(% scope="col" %)(((
539 -Schriftform erforderlich
540 -)))|=(% scope="col" %)(((
541 -Lokal / Remote
542 -)))
543 -|=(% scope="row" %)(((
544 -Fall 1: Digital Remote
545 -)))|(((
546 -Nein
547 -)))|(((
548 -Remote
549 -)))
550 -|=(% scope="row" %)(((
551 -Fall 2: Digital Makerspace
552 -)))|(((
553 -Nein
554 -)))|(((
555 -Lokal
556 -)))
557 -|=(% scope="row" %)(((
558 -Fall 3: Handschriftlich Remote
559 -)))|(((
560 -Ja
561 -)))|(((
562 -Remote
563 -)))
564 -|=(% scope="row" %)(((
565 -Fall 4: Handschriftlich Makerspace
566 -)))|(((
567 -Ja
568 -)))|(((
569 -Lokal
570 -)))
571 -
572 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall1:Digital+Remote"/}}Fall 1: Digital + Remote ===
573 -
574 -Alle diese Fälle haben gemein, dass der Prozess **remote ausgelöst und abgeschlossen** wird. In diesem Fall wird nie ein ausgedrucktes Dokument erzeugt, das Dokument wird **ausschließlich digital** verwaltet.
575 -
576 -**Beispiele**: Lagerverträge, Mitgliedsantrag, SEPA Lastschriftmandat, Übungsleitervertrag, ...
577 -
578 -Die folgende Grafik zeigt den Prozessablauf:
579 -
580 -{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 1 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="515" revision="4"/}}
581 -
582 -Die einzelnen Schritte hierbei sind:
583 -
584 -1. User löst eine Aktion auf der Homepage aus, die ein Dokument erfordert. Beispielsweise stellt die Person einen Mitgliedsantrag, beantragt die Nutzung des Lagers oder ähnliches
585 -1. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Hierbei werden sowohl die Rechte geprüft (Lager kann nur von Mitgliedern verwendet werden, der ein neuer Übungsleitervertrag kann nur von Vorstand oder Mitgliederverwaltung angestoßen werden). Danach
586 -11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
587 -11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
588 -1. Docuseal informiert die beteiligten Parteien automatisch und bittet um eine Unterschrift. Die Parteien können über das Webinterface unterschreiben, entweder mit der Haus auf dem Computer oder mit Hilfe des Handys.
589 -1. (Optional): Ein regelmäßig laufender Cronjob prüft die laufenden Verfahren. Nach einer Woche Inaktivität wird der Unterschriftprozess abgebrochen, 48 Stunden vorher wird eine Erinnerung verschickt
590 -1. Nachdem alle Parteien unterschrieben haben informiert Docuseal das Backend über ein Webhook. Beide Systeme laufen auf dem gleichen Server, weiterhin können fehlgeschlagene Webhooks bei Bedarf wiederholt werden. Das Backend markiert den Prozess als abgeschlossen und führt gegebenenfalls interne Schritte aus (Berechtigungen für ein User anlegen oder ähnliches)
591 -1. Das Backend erstellt ein NATS Event mksp.backend.signature.completed, welches dann in N8n einen Workflow auslöst
592 -1. N8n lädt das von allen Parteien unterschriebene Dokument von Docuseal herunter
593 -1. N8n lädt das Dokument zu Paperless hoch. Dort wird es wie alle anderen Dokumente verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
594 -1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
595 -11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
596 -11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
597 -1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
598 -
599 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall2:Digital+Makerspace"/}}Fall 2: Digital + Makerspace ===
600 -
601 -In diesem Fall kann die Unterschrift digital erfolgen, allerdings findet die Unterschrift im Makerspace statt. Beispiel hier ist die Ausgabe eines Schlüssels und das Schlüsselausgabeformular.
602 -
603 -Wir können nicht davon ausgehen, dass alle Personen ein mobiles Endgerät dabei haben, mit dem sie E-Mails abrufen und Unterschriften leisten können. Außerdem ist die Unterschrift Voraussetzung dafür, dass der Schlüssel auch tatsächlich eingebunden wird, die Unterschrift ist also mittig in einem Prozess eingebunden und erfordert ein unmittelbares Feedback ähnlich einer handschriftlichen Unterschrift.
604 -
605 -**Beispiele**: Ausgabeformular Schlüsselkarte / RFID Token
606 -
607 -Die folgende Grafik zeigt den Prozessablauf:
608 -
609 -{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 2 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="499" revision="2"/}}
610 -
611 -Die einzelnen Schritte hierbei sind:
612 -
613 -1. Ein autorisierter User meldet sich am Tablet an einer App an, entweder per Makerspace Login (Keycloak) oder per Keyfob. Dort hat der Benutzer dann mehrere Optionen, beispielsweise die Ausgabe eines Schlüssels. Dies erfordert irgendwo im Prozess, dass direkt vor Ort ein Dokument unterschrieben werden muss.
614 -1. Tablet sendet im Namen des angemeldeten Benutzers eine Anfrage ans Backend. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Danach...
615 -11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
616 -11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
617 -11. (((
618 -Die URL für das Dokument werden als Antwort des API Requests an das Tablet zurück geschickt. Dies enthält die Embed-URL, die direkt auf dem Tablet angezeigt werden kann. Beispiel:\\
619 -
620 -{{expand}}
621 -{{code language="json"}}
622 -[
623 - {
624 - "id": 430,
625 - "uuid": "3845d527-ea14-402a-bd05-e85cd4b28a68",
626 - "name": "Vorname Nachname",
627 - ...
628 - "role": "Mitglied",
629 - "embed_src": "https://sign.makerspace-darmstadt.de/s/mMUEBY6Knz1vap"
630 - },
631 - {
632 - "id": 431,
633 - "uuid": "04cbbf45-e3eb-4956-b104-01c0315adc94",
634 - "name": null,
635 - ...
636 - "role": "Verein",
637 - "embed_src": "https://sign.makerspace-darmstadt.de/s/k5gvGuBjW5fkb1"
638 - }
639 -]
640 -{{/code}}
641 -{{/expand}}
642 -)))
643 -1. Die beteiligten Personen unterschreiben direkt auf dem Tablet.
644 -1. Nachdem alle Parteien unterschrieben haben informiert Docuseal das Backend über ein Webhook. Das Backend markiert den Prozess als abgeschlossen und führt gegebenenfalls interne Schritte aus (Berechtigungen für ein User anlegen oder ähnliches). Der Vorgang kann auf dem Tablet direkt weitergeführt werden.
645 -1. Das Backend erstellt ein NATS Event mksp.backend.signature.completed, welches dann in N8n einen Workflow auslöst
646 -1. N8n lädt das von allen Parteien unterschriebene Dokument von Docuseal herunter
647 -1. N8n lädt das Dokument zu Paperless hoch. Dort wird es wie alle anderen Dokumente verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
648 -1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
649 -11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
650 -11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
651 -1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
652 -
653 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall3:Handschriftlich+Remote"/}}Fall 3: Handschriftlich + Remote ===
654 -
655 -In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **remote ausgelöst, benötigt allerdings die Schriftform.** In diesem Fall wird dem Benutzer ein vorausgefülltes und mit QR Code versehenes Dokument zum Download angeboten, welches dann heruntergeladen, ausgedruckt, unterschrieben und eingereicht werden muss.
656 -
657 -**Beispiele**: Einweisungszettel für reine Online-Einweisungen
658 -
659 -{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 3 Ablaufdiagramm_" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1159" height="467" revision="2"/}}
660 -
661 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall4:Handschriftlich+Makerspace"/}}Fall 4: Handschriftlich + Makerspace ===
662 -
663 -ToDo
664 -
665 -{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 4 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="499" revision="1"/}}
666 -
667 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX =
668 -
669 -Das Herzstück der digitalen Mitgliederakte bildet Paperless NGX. Es wird im Makerspace lokal betrieben und ist daher nur aus dem Netzwerk des Makerspaces oder [[per VPN>>confluencePage:page:IN.[HOWTO] Makerspace VPN]] erreichbar. Der Zugang zu Paperless ist über OpenID Connect an [[confluencePage:page:IN.Keycloak]] gekoppelt, Zugang besteht nur für Mitglieder der Gruppen **Vorstand** und **Mitgliederverwaltung**.
670 -
671 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessÜbersicht"/}}Paperless Übersicht ==
672 -
673 -**Dokumente** sind die primären Ressourcen in Paperless. Ein Dokument kann über mehrere Wege in Paperless aufgenommen werden (der Prozess wird **Ingestion** genannt):
674 -
675 -* **Per E-Mail**: es sind zwei Mail-Adressen eingerichtet, eingehende Anhänge werden automatisch von Paperless verarbeitet. Die QR Code Verarbeitung (siehe unten) findet hier ebenfalls Anwendung.
676 -** Die Mitgliederverwaltung: [[mitglieder-dokumente@makerspace-darmstadt.de>>mailto:mitglieder-dokumente@makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]]
677 -** Den Vorstand: [[vorstand-dokumente@makerspace-darmstadt.de>>mailto:vorstand-dokumente@makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]]
678 -* **Per Ordner**: Auf unserem NAS gibt es einen speziellen Ordner, der in Paperless eingebunden ist. Alle Dokumente, die in diesen Ordner gelegt werden, werden automatisch von Paperless verarbeitet. Dieser Ordner wird hauptsächlich vom Dokumentenscanner verwendet, der die gescannten Dokumente ablegt. Dies ermöglicht einen einfachen Scan mit einem einfachen Button, die Dokumente werden dann automatisch in Paperless erkannt
679 -* **Per Weboberfläche**: Es ist ebenfalls möglich, Dokumente manuell über die Weboberfläche hinzuzufügen.
680 -
681 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Meta-Daten"/}}Meta-Daten ==
682 -
683 -Dokumente werden dann Meta-Daten zugeordnet, die eine spätere Suche und Zuordnung erleichtern. Diese Meta-Daten sind:
684 -
685 -* **Korrespondent**: Im Prinzip der "Gesprächspartner", beispielsweise der Absender eines Briefs. Im Falle der Mitgliederverwaltung wird für jedes Mitglied und jeden registrierten Gast automatisch im Hintergrund ein Korrespondent angelegt. Die Korrespondenten heißen:
686 -** Für **Mitglieder**: //Vorname Nachname (#Mitgliedsnummer)//, also beispielsweise "//Daniel Herrmann (#250)//"
687 -** Für **Gäste**: //Vorname Nachname (GEindeutigeNummer)//, also beispielsweise "//Max Mustermann (G1244)//"
688 -** Bei **Vereinseintritt** und **Vereinsaustritt** werden die Korrespondenten automatisch umbenannt, auch Namensänderungen werden automatisch verarbeitet.
689 -* **Tags**: Einem Dokument können beliebig viele Tags zugewiesen werden. **Tags** dienen der einfacheren **Zuordnung** und dem **Wiederfinden** von Dokumenten. Es gibt allerdings auch spezielle Tags für Dokumente die eingelesen aber noch nicht bearbeitet wurden, so genannte "Inbox Tags":
690 -** (% style="color:var(--ds-icon-success,#22a06b);" %)**Inbox Mitgliederverwaltung**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Mitgliederverwaltung** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
691 -** (% style="color:var(--ds-icon-accent-blue,#1d7afc);" %)**Inbox Vorstand**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Vorstand** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
692 -* (((
693 -**Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Tabelle festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden. Neben einem Namen haben die Dokumente einen Match String. Kommt dieser eindeutig (exakter Match) irgendwo im Dokument vor, wird der Typ automatisch zugewiesen.
694 -\\
695 -
696 -|=(% scope="col" %)(((
697 -Name
698 -)))|=(% scope="col" %)(((
699 -Exact Match String
700 -)))
701 -|(((
702 -Mitgliedsantrag
703 -)))|(((
704 -mksp-doc-mitgliedsantrag
705 -)))
706 -|(((
707 -SEPA Lastschriftmandat
708 -)))|(((
709 -mksp-doc-sepamandat
710 -)))
711 -|(((
712 -Studienbescheinigung
713 -)))|(((
714 -mksp-doc-studienbescheinigung
715 -)))
716 -|(((
717 -Formular Schlüsselausgabe
718 -)))|(((
719 -mksp-doc-schluesselausgabe
720 -)))
721 -|(((
722 -Verpflichtungserklärung Datenschutz
723 -)))|(((
724 -\\
725 -)))
726 -|(((
727 -Übungsleitervertrag
728 -)))|(((
729 -\\
730 -)))
731 -|(((
732 -Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
733 -)))|(((
734 -\\
735 -)))
736 -|(((
737 -Bestellung eines Einweisers
738 -)))|(((
739 -\\
740 -)))
741 -|(((
742 -Haftungsausschluss
743 -)))|(((
744 -\\
745 -)))
746 -|(((
747 -Einweisungszettel
748 -)))|(((
749 -\\
750 -)))
751 -|(((
752 -Lagervertrag Kistenlager
753 -)))|(((
754 -\\
755 -)))
756 -|(((
757 -Lagervertrag Projektlager
758 -)))|(((
759 -\\
760 -)))
761 -)))
762 -* **Storage Path**: Speicherpfade sind ein etwas fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
763 -\\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[
764 -
765 -{{code language="none"}}
766 -document renamer
767 -{{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}}
768 -TODO: Define Storage Path
769 -
770 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AutomatischeZuordnungvonMetadaten"/}}Automatische Zuordnung von Metadaten ==
771 -
772 -Paperless unterstützt die automatische Zuordnung von Metadaten basierend auf festen Strings. So kann man beispielsweise angeben, dass ein Dokumententyp "Haftungsausschluss" zugewiesen werden soll, wenn der String "Haftungsausschluss" irgendwo im Dokument vorkommt. Dies ist allerdings auf eine korrekte Funktion der Texterkennung angewiesen und funktioniert erfahrungsgemäß nur in manchen Fällen, sodass mindestens eine manuelle Überprüfung trotzdem notwendig kommt. Wenn beispielsweise ein Brief mit dem Satz "ich dachte, ich hätte den Haftungsausschluss bereits abgegeben, könntet ihr dies bitte prüfen" erfasst wird, würde der basierend auf der Regel ebenfalls kategorisiert werden.
773 -
774 -Aus diesem Grund nutzen wir einen speziellen QR Code in einem für den Makerspace spezifischen Format, welches nachstehend detailliert beschrieben wird.
775 -
776 -{{code language="json"}}
777 -{
778 - "payload": {
779 -        "timestamp": "YYYY-MM-DDTHH:mm:ss",
780 - "correspondent": "Daniel Herrmann (#250)",
781 - "type": "mksp-doc-sepamandat",
782 - "tags": [
783 - "tag1",
784 - "tag2"
785 - ],
786 -"storage_path": "Mitgliederverwaltung"
787 - },
788 - "sig": "signature over the entire payload block"
789 -}
790 -{{/code}}
791 -
792 -Die beiden Einträge **payload** und **sig** sind **Pflichtfelder**. Innerhalb der Payload muss der **timestamp** **vorhanden** sein, alle anderen Felder sind optional, jedoch muss mindestens eins angegeben werden. Der QR Code kann dann - insbesondere bei der Digitalen Unterschrift oder bei Workflows, wo die Formulare ohnehin on demand erzeugt werden bereits mit allen Daten bestückt werden. In Paperless gibt es dann ein Postconsume Script, welches den QR Code ausliest, die Signatur prüft und - falls die Signatur korrekt ist - automatisch die Meta-Daten übernimmt.
793 -
794 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Signatur"/}}Signatur ===
795 -
796 -Die Signatur wird kryptographisch mit Hilfe asymmetrischen Verschlüsselung erzeugt. Wir erzeugen ein RSA 2048 Key Pair. Der öffentliche Schlüssel steht Paperless zur Verfügung, sodass Paperless die Signaturen verifizieren kann. Der private Teil des Schlüssels wird von den Makerspace-Systemem verwendet, welche die Formulare erzeugen. Im Detail:
797 -
798 -* **Key-Pair**: 2048 bit Schlüssellänge, RSA, 65537 Exponent
799 -* **Signatur**: SHA256 Signatur, PKCS1v15 Padding
800 -* (((
801 -**Payload**: Als Payload wird nur der Inhalt der Payload verwendet, als **JSON String ohne Whitespaces, byte encoded in UTF-8.** Das oben genannte Beispiel würde die Signatur über den folgenden String erstellen:
802 -\\
803 -
804 -{{code language="json"}}
805 -{"payload":{"correspondent":"Daniel Herrmann (#250)","type":"SEPA Mandat","tags":["tag1","tag2"]},"timestamp":"YYYY-MM-DDTHH:mm:ss","sig":"this-would-be-the-signature-appended-to-the-data"}
806 -{{/code}}
807 -
808 -
809 -Als Referenz, die in Python wäre der Input der Signatur:
810 -\\
811 -
812 -{{code language="python"}}
813 -import json
814 -
815 -input_data = {'payload': {'correspondent': 'Daniel Herrmann (#250)', 'type': 'SEPA Mandat', 'tags': ['tag1', 'tag2']}, 'timestamp': 'YYYY-MM-DDTHH:mm:ss', 'sig': 'this-would-be-the-signature-appended-to-the-data'}
816 -signature_data = json.dumps(input_data, separators=(',', ':')).encode('utf-8')
817 -{{/code}}
818 -)))
819 -
820 -\\
821 -
822 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesSetup"/}}Technisches Setup ==
823 -
824 -Owner: zwei Owner
825 -Docs: Owner = grp owner, View + Edit jeweilige Gruppen
826 -Correspondent: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
827 -Tag: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
828 -Doc Type: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
829 -
830 -TODO
831 -
832 -\\
833 -
834 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AusFace2Faceam20.8(DH,YS)"/}}Aus Face 2 Face am 20.8  (DH,YS) ===
835 -
836 -* Schritt 1: Einweisungszettel erzeugen 
837 -** Checkliste in Directus hinterlegen, eine pro Einweisung
838 -** N8n Workflow, welches die Liste aus Directus herunterlädt und Template mit Puppetteer Script Node erzeugen
839 -** Aus diesem Template dann ein DocuSeal Template erstellen
840 -* Schritt 2: Zettel für Einweisungen generieren
841 -** Tablet für Einweiser im makerspace
842 -** Authentifizierung über Token an der Freigabebox
843 -*** Neue Maschine, User schaltet die Maschine "Tablet" frei
844 -*** Datenbank erzeugt JWT und signiert es mit einem RSA Priv Key
845 -*** Wird als Payload in der MQTT unlock message mitgeschickt
846 -** Tablet nutzt dieses Token für API Requests gegen Homepage Backend
847 -** Backend wird um weitere Middleware angepasst, die dieses Token für manche Endpoints akzeptiert
848 -** Einweiser:in bekommt aktive Einweisung angezeigt und kann Teilnehmer Entfernern (no-show) oder hinzufügen (spontan)
849 -*** Option eine Einweisung ohne Rechnungsstellung vorzunehmen
850 -** PDFs werden automatisch ausgedruckt
851 -*** Tablet triggert einen Backend endpoint
852 -**** übergibt teilnehmer als parameter (auth über token) und
853 -**** erzeugt die entsprechenden PDFs in DocuSeal
854 -**** Gibt PDF als Return
855 -*** Tablet kann PDF über Netzwerk print drucken
856 -* Schritt 3: Einweisungen erfassen
857 -** QR code wird in Schritt 2 aufgedruckt und enthält:
858 -*** Einweisung
859 -*** Datum
860 -*** Einweiser
861 -*** Teilnehmer
862 -*** Flag Rechnung
863 -** Dokument wird über ScanSnap eingescannt und automatisch an paperless übergeben
864 -** Paperless Post Consume erkennt den QR Code, validiert ihn und löst über einen Webook einen Flow in N8n aus
865 -** N8n erstellt dann einen temporären Eintrag im Backend, ähnlich dem der heute bei "Einweisung erfassen" sichtbar ist
866 -** Die Mitgliederverwaltung hat dann x Tage Zeit, die Einträge zu korrigieren und zu prüfen (beispielsweise ob Voraussetzungen erfüllt sind)
867 -** Danach werden alle Schritte wie bisher ausgelöst (Berechtigung, Rechnung, Auszahlung an Einweiser, E-Mail Bestätigung, ...)
868 -
869 -TODO:
870 -
871 -* Docuseal Logging + Monitoring
872 -* N8n Error Handling
333 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="System Architecture" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="968" height="570" revision="2"/}}
Icon Confluence.Code.ConfluencePageClass[0]
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -202867225
1 +202866850
URL
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202867225/Digitale Mitgliederverwaltung
1 +https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202866850/Digitale Mitgliederverwaltung