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Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zuletzt geändert von Daniel Herrmann am 2026/02/22 21:17
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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/22 17:52
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am 2025/10/19 18:50
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Zusammenfassung

Details

Icon Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -7,8 +7,12 @@
7 7  
8 8  zu diesem Zweck schaffen wir eine Platform basierend auf mehreren Open Source Software Produkten sowie einigen Hardware Produkten (NAS Speicher, Dokumentenscanner, PC Arbeitsplatz für die Mitgliederverwaltung).
9 9  
10 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Hintergrundinformationen"/}}Hintergrundinformationen =
10 += Inhaltsverzeichnis =
11 11  
12 +{{toc/}}
13 +
14 += Hintergrundinformationen =
15 +
12 12  Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Partien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als beispielsweise ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
13 13  
14 14  In Deutschland – und in der gesamten EU nach der eIDAS-Verordnung – gibt es **drei Stufen elektronischer Signaturen**: die **einfache elektronische Signatur (EES**), die **fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)** und die **qualifizierte elektronische Signatur (QES)**.
... ... @@ -19,7 +19,7 @@
19 19  
20 20  Kurz gesagt: Die EES ist schnell und unkompliziert, aber unsicher und nur für risikofreie Vorgänge geeignet. Die FES ist technisch sicherer, rechtlich belastbarer und für wichtige, aber formfreie Vereinbarungen ideal. Die QES ist rechtlich vollwertig wie eine handschriftliche Unterschrift und für alle Schriftformerfordernisse zwingend notwendig. Zusammenfassung:
21 21  
22 -(% style="text-decoration: none;" %)
26 +(% class="wrapped" style="text-decoration: none;" %)
23 23  |=(((
24 24  Signaturtyp
25 25  )))|=(((
... ... @@ -63,12 +63,13 @@
63 63  Für uns im Makerspace bedeutet das, dass wir die EES und FES (über DocuSeal) einsetzen können. Wir haben keine Partnerschaft mit einem Anbieter, der die QES und damit die Schriftformerfordernis abdecken würde, sodass wir alle Dokumente, für die die Schriftform erforderlich ist, weiterhin handschriftlich unterschreiben lassen.
64 64  {{/confluence_tip}}
65 65  
66 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-DokumenteundWorkflow"/}}Dokumente und Workflow =
70 += Dokumente und Workflow =
67 67  
68 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenten-Arten"/}}Dokumenten-Arten ==
72 +== Dokumenten-Arten ==
69 69  
70 70  Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
71 71  
76 +(% class="wrapped" %)
72 72  |=(% scope="col" %)(((
73 73  Dokumenten-Typ
74 74  )))|=(% scope="col" %)(((
... ... @@ -77,7 +77,7 @@
77 77  )))|=(% scope="col" %)(((
78 78  Prozess heute
79 79  )))|=(% scope="col" %)(((
80 -Prozess Zukunft
85 +Notwendige Änderungen
81 81  )))
82 82  |(((
83 83  Mitgliedsantrag
... ... @@ -91,7 +91,7 @@
91 91  * Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn
92 92  * Mitgliederakte wird angelegt, der Antrag wird in der Akte abgeheftet
93 93  )))|(((
94 -Der Antrag kann komplett **digital unterschrieben** werden. Vorgehen:
99 +Der Antrag soll komplett **digital unterschrieben** werden. Vorgehen:
95 95  
96 96  * Interessent:in füllt den Online-Antrag auf der Homepage aus
97 97  * Nach Bestätigung der E-Mail Adresse wird ein Vorgang zur digitalen Unterschrift ausgelöst
... ... @@ -162,11 +162,7 @@
162 162  Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird.
163 163  Danach wird ein Flag für das jeweilige Mitglied gesetzt, dass die Erklärung abgegeben wurde.
164 164  )))|(((
165 -**Vollständig digital**.
166 -
167 -* Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage)
168 -* Mitglied erhält die Aufforderung per Mail das Dokument zu unterschreiben
169 -* Nach Unterschrift wird das Flag automatisch gesetzt und das Dokument wird zu Paperless NGX hochgeladen.
170 +**Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
170 170  )))
171 171  |(((
172 172  Übungsleitervertrag
... ... @@ -180,12 +180,9 @@
180 180  * Bestätigung dass der Vertrag vorliegt
181 181  * Ein Flag ob das Mitglied die Übungsleiterpauschale an den Verein spendet oder nicht
182 182  )))|(((
183 -**Vollständig digital**.
184 +**Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
184 184  
185 -* Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage)
186 -* Mitglied erhält die Aufforderung per Mail das Dokument zu unterschreiben
187 -* Nach Unterschrift wird das erste automatisch gesetzt und das Dokument wird zu Paperless NGX hochgeladen.
188 -* Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
186 +Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
189 189  )))
190 190  |(((
191 191  Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
... ... @@ -196,7 +196,7 @@
196 196  
197 197  Urheberrecht, Übertragung von Nutzungsrechten sollte in Schriftform erfolgen
198 198  )))|(((
199 -Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner Einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
197 +Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
200 200  )))
201 201  |(((
202 202  Bestellung eines Einweisers
... ... @@ -257,7 +257,7 @@
257 257  ** Muss für den Einweisenden eine Auszahlung veranlasst werden?
258 258  * Danach wird der Zettel in die jeweiligen Akten einsortiert.
259 259  )))|(((
260 -\\
258 +Der Einweisungszettel ist das bei weitem komplizierteste Dokument, hierfür wird ein separater Workshop stattfinden. Siehe weiter unten für Details.
261 261  )))
262 262  |(((
263 263  Lagervertrag Kistenlager
... ... @@ -271,7 +271,7 @@
271 271  
272 272  Nach Erfassen kann die Person eine Kiste beantragen, die dann monatliche Kosten auslöst
273 273  )))|(((
274 -\\
272 +**Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
275 275  )))
276 276  |(((
277 277  Lagervertrag Projektlager
... ... @@ -285,22 +285,22 @@
285 285  
286 286  Nach Erfassen kann die Person das Projektlager automatisch nutzen.
287 287  )))|(((
288 -\\
286 +**Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
289 289  )))
290 290  
291 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-WorkflowBeschreibung"/}}Workflow Beschreibung ==
289 +== Workflow Beschreibung ==
292 292  
293 293  Grundsätzlich teilt sich der Umgang mit Dokumenten in folgende Phasen auf:
294 294  
295 295  {{confluence_drawio border="true" diagramName="Prozess Allgemein" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="991" height="221" revision="2"/}}
296 296  
297 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Trigger/StartendesWorkflows"/}}Trigger / Starten des Workflows ===
295 +=== Trigger / Starten des Workflows ===
298 298  
299 299  Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, dass mindestens ein QR Code vorhanden ist, der später eine automatische Verarbeitung in Paperless möglich macht. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
300 300  
301 301  In seltenen Fällen (Haftungsauschluss oder der Nutzungsvereinbarung für Schulungsinhalte) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
302 302  
303 -==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-StartüberdieHomepage"/}}Start über die Homepage ====
301 +==== Start über die Homepage ====
304 304  
305 305  Ein Prozess kann über die Homepage eingeleitet werden, entweder durch
306 306  
... ... @@ -308,16 +308,17 @@
308 308  * **remote, explizit durch den Use**r für sich selbst (Self-Service, beispielsweise der Lager-Vertrag)
309 309  * **remote, explizit durch einen Funktionär** für einen andere User (Datenschutzvereinbarung, Übungsleitervertrag, ...)
310 310  
311 -==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-LokalimMakerspace"/}}Lokal im Makerspace ====
309 +==== Lokal im Makerspace ====
312 312  
313 313  Alternativ kann der Prozess lokal im Makerspace angestoßen werden, beispielsweise wenn die lokale Präsenz des Mitglieds notwendig ist (Schlüsselausgabe) oder nach einer Vor-Ort Einweisung. In diesem Fall wird der Prozess beispielsweise ein Tablet im Space verwendet.
314 314  
315 315  * **lokal, explizit durch einen Funktionär** (Einweisungsleiter:in, Mitgliederverwaltung, Vorstand), beispielsweise Einweisungszettel oder Schlüsselausgabeformular
316 316  
317 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenterstellen"/}}Dokument erstellen ===
315 +=== Dokument erstellen ===
318 318  
319 319  Im zweiten Schritt wird nun ein oder mehrere personalisierte Dokumente erstellt. Hier gibt es eine Entscheidungsmatrix:
320 320  
319 +(% class="wrapped" %)
321 321  |=(% scope="col" %)(((
322 322  Remote / Lokal
323 323  )))|=(% scope="col" %)(((
... ... @@ -369,10 +369,11 @@
369 369  Das genannte Feature "One-Off" Submission ist ein DocuSeal Pro Feature, welches uns nicht zur Verfügung steht. Eventuell müssen wir
370 370  {{/error}}
371 371  
372 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Unterschriftleisten"/}}Unterschrift leisten ===
371 +=== Unterschrift leisten ===
373 373  
374 374  Im dritten Schritt müssen eine oder mehrere Parteien das Dokument unterschreiben. Wie viele Parteien ist abhängig vom Dokument. So muss beispielsweise der Mitgliedsantrag nur vom werdenden Mitglied unterschrieben werden, während das Schlüsselausgabeformular vom ausgebenen Funktionär und dem Mitglied unterschrieben werden muss. Analog zur Erstellung des Dokuments wird hier unterschieden, ob das Dokument zuhause unterschrieben werden kann oder ob es vor Ort im Makerspace passiert.
375 375  
375 +(% class="wrapped" %)
376 376  |=(((
377 377  Remote / Lokal
378 378  )))|=(((
... ... @@ -423,10 +423,11 @@
423 423  \\
424 424  )))
425 425  
426 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AblegenundVerarbeiten"/}}Ablegen und Verarbeiten ===
426 +=== Ablegen und Verarbeiten ===
427 427  
428 -Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Meta-Daten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
428 +Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Metadaten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
429 429  
430 +(% class="wrapped" %)
430 430  |=(% scope="col" %)(((
431 431  Signatur über
432 432  )))|=(% scope="col" %)(((
... ... @@ -463,11 +463,11 @@
463 463  Das Dokument wird von der Mitgliederverwaltung eingescannt und dann von Paperless verarbeitet
464 464  )))
465 465  
466 -In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Meta-Daten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
467 +In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Metadaten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
467 467  
468 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesDesign"/}}Technisches Design =
469 += Technisches Design =
469 469  
470 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-VorhandeneKomponenten"/}}Vorhandene Komponenten ==
471 +== Vorhandene Komponenten ==
471 471  
472 472  Der Verein hat in den letzten Jahren bereits einige Systeme aufgebaut, die uns den Alltag erleichtern und eine gewisse Automatisierung ermöglichen. Dazu gehören:
473 473  
... ... @@ -479,25 +479,25 @@
479 479  * [[DocuSeal>>url:http://docuseal.com||shape="rect"]] - Eine Open Source Lösung für das Signieren von Dokumenten. Wir betreiben unsere eigene Instanz unter [[https:~~/~~/sign.makerspace-darmstadt.de>>url:https://sign.makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]]. DocuSeal ist für die Lagerverträge in die Homepage integriert - ein Mitglied kann die Unterschrift dort anfragen und erhält dann per Mail (=Authentifizierung) eine Einladung, den Vertrag zu unterschreiben. Der Vertrag wird anschließend kryptographisch gegen Veränderungen geschützt und per Mail an das Mitglied und die Mitgliederverwaltung geschickt.
480 480  * [[Vikunja>>url:https://vikunja.io||shape="rect"]] - Ein Open Source System für die Todo-Verwaltung und einfaches Projekt-Tracking. Wir nutzen es stand heute ohne jegliche Integration für die Aufgabenverwaltung im Vorstand, in der Vereins-IT sowie in einigen Bereichen.
481 481  
482 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-NeueKomponenten"/}}Neue Komponenten ==
483 +== Neue Komponenten ==
483 483  
484 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX ===
485 +=== Paperless NGX ===
485 485  
486 -(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)Paperless-NGX ist ein freies, quelloffenes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das als aktiv gepflegter Community-Fork des eingestellten „paperless-ng“ entstanden ist. Die Software läuft unter Linux, ist in Python und TypeScript geschrieben, unter der GPL-3.0 lizenziert und wird üblicherweise containerisiert mit Docker betrieben. In unserem Fall wird sie vor Ort im Makerspace auf dem vorhandenen Kubernetes-Cluster betrieben.
487 +Paperless-NGX ist ein freies, quelloffenes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das als aktiv gepflegter Community-Fork des eingestellten „paperless-ng“ entstanden ist. Die Software läuft unter Linux, ist in Python und TypeScript geschrieben, unter der GPL-3.0 lizenziert und wird üblicherweise containerisiert mit Docker betrieben. In unserem Fall wird sie vor Ort im Makerspace auf dem vorhandenen Kubernetes-Cluster betrieben.
487 487  
488 -(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %) Sie dient dazu, Papierdokumente und digitale Dateien zentral zu erfassen, automatisch zu verarbeiten, strukturiert zu archivieren und komfortabel wiederzufinden. Die Dokumente können über verschiedene Wege ins System gelangen – etwa durch einen speziellen „consume“-Ordner, per E-Mail-Import oder via Drag-and-drop im Webinterface. Bei der Verarbeitung wird eine leistungsfähige Texterkennung (OCR) auf Basis von Tesseract eingesetzt, die über 100 Sprachen unterstützt und auch gescannte Dokumente durchsuchbar macht. Zusätzlich werden Metadaten wie Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen oder benutzerdefinierte Felder erfasst; diese lassen sich automatisiert per Machine-Learning oder durch definierte Workflows zuweisen, die auch externe Aktionen wie E-Mails oder Webhooks auslösen können.
489 +Sie dient dazu, Papierdokumente und digitale Dateien zentral zu erfassen, automatisch zu verarbeiten, strukturiert zu archivieren und komfortabel wiederzufinden. Die Dokumente können über verschiedene Wege ins System gelangen – etwa durch einen speziellen „consume“-Ordner, per E-Mail-Import oder via Drag-and-drop im Webinterface. Bei der Verarbeitung wird eine leistungsfähige Texterkennung (OCR) auf Basis von Tesseract eingesetzt, die über 100 Sprachen unterstützt und auch gescannte Dokumente durchsuchbar macht. Zusätzlich werden Metadaten wie Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen oder benutzerdefinierte Felder erfasst; diese lassen sich automatisiert per Machine-Learning oder durch definierte Workflows zuweisen, die auch externe Aktionen wie E-Mails oder Webhooks auslösen können.
489 489  
490 -(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)Die Speicherung erfolgt in einem standardisierten PDF/A-Format für die Langzeitarchivierung, wobei stets auch die Originaldateien erhalten bleiben. Metadaten werden in einer Datenbank (PostgreSQL) verwaltet, während die eigentlichen Dateien im Dateisystem (über Kubernetes CSI direkt auf dem NAS) liegen. Über das Webinterface stehen Funktionen wie Volltextsuche mit Auto-Completion, Hervorhebung von Treffern, Filterung und „Ähnliche Dokumente“-Vorschläge zur Verfügung. Mehrbenutzerfähigkeit, fein abgestufte Rechtevergabe und ein anpassbares Dashboard erleichtern die Zusammenarbeit.
491 +Die Speicherung erfolgt in einem standardisierten PDF/A-Format für die Langzeitarchivierung, wobei stets auch die Originaldateien erhalten bleiben. Metadaten werden in einer Datenbank (PostgreSQL) verwaltet, während die eigentlichen Dateien im Dateisystem (über Kubernetes CSI direkt auf dem NAS) liegen. Über das Webinterface stehen Funktionen wie Volltextsuche mit Auto-Completion, Hervorhebung von Treffern, Filterung und „Ähnliche Dokumente“-Vorschläge zur Verfügung. Mehrbenutzerfähigkeit, fein abgestufte Rechtevergabe und ein anpassbares Dashboard erleichtern die Zusammenarbeit.
491 491  
492 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-N8n"/}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)N8n(%%) ===
493 +=== N8n ===
493 493  
494 494  n8n ist ein **Open-Source-Tool zur Workflow-Automatisierung**, das man selbst hosten kann. Über eine **visuelle Oberfläche** baut man Workflows per Drag-and-drop aus sogenannten „Nodes“, die verschiedene Dienste und Aktionen miteinander verbinden. Es gibt Hunderte vorgefertigte Integrationen, z. B. für Slack, Mail oder MQTT. Ebenfalls gibt es eine große Auswahl an für uns relevante Community Nodes (Vikunja, Listmonk, und so weiter) sowie die Möglichkeit, eigene Nodes zu schreiben (beispielsweise Paperless oder NATS).
495 495  
496 496  Workflows können automatisch getriggert werden – etwa per Webhook, Zeitplan oder NATS Ereignis – und lassen sich mit Bedingungen, Schleifen und Verzweigungen komplex gestalten. n8n speichert Ausführungsverläufe, meldet Fehler und erlaubt es, einzelne Schritte neu zu starten oder zu ändern.
497 497  
498 -In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist.
499 +In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist. Das Setup und die Konfiguration von N8n ist auf einer eigenen Wiki-Seite beschrieben.
499 499  
500 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-NATS"/}}NATS ===
501 +=== NATS ===
501 501  
502 502  Für den Transport von Events zwischen der Homepage (insbesondere dem Backend) und N8n wird **NATS** vorgeschlagen. **NATS** ist ein leichtgewichtiges, schnelles **Messaging-System** für Event-Streaming und -Queues, das auf dem **Publish/Subscribe-Prinzip** basiert. Es eignet sich besonders für verteilte Systeme, bei denen verschiedene Dienste über Events miteinander kommunizieren.
503 503  
... ... @@ -505,7 +505,7 @@
505 505  
506 506  NATS entkoppelt Backend und Automatisierungslogik, sorgt für sehr geringe Latenz, zuverlässige Zustellung und ermöglicht horizontale Skalierung, ohne dass FastAPI oder n8n direkt voneinander abhängig sind.
507 507  
508 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Systemübersicht"/}}Systemübersicht ==
509 +== Systemübersicht ==
509 509  
510 510  Das folgende Kapitel gibt eine Übersicht über die vorgeschlagene Systemarchitektur basierend auf den oben vorgestellten Komponenten. Zusätzlich werden für die oben analysierten Dokumente und Workflows die technischen Ablaufdiagramme dargestellt.
511 511  
... ... @@ -514,13 +514,13 @@
514 514  Im Wesentlichen teilt sich die Architektur in zwei Zonen, die **öffentliche** und die **interne** Zone:
515 515  
516 516  * **Paperless** ist das maßgebliche System, welches ausschließlich **intern** erreichbar ist. Es enthält alle Dokumente und somit sehr viele Mitglieder-Daten. Weiterhin ist es auf ein Teil der Infrastruktur im Makerspace (NAS, Drucker, Scanner) angewiesen, sodass es im Netzwerk des Makerspaces laufen muss. Aus Sicherheitsgründen ist Paperless ausschließlich im lokalen Netzwerk des Makerspaces oder per VPN erreichbar.
517 -* Alle den **Mitgliedern gegenüber sichtbare Systeme (Homepage, Backend, ...) sind öffentlich **und auf einem gemieteten Server beim deutschen Anbieter Hetzner gehostet. [[Details dazu finden sich im Wiki>>confluencePage:page:IN.Public Server Infrastruktur]]. Die meiste bestehende Automatisierung wird aktuell im Backend durchgeführt, ist dort allerdings in Python Logic fest einprogrammiert. Die meiste Logik soll in Zukunft über N8n realisiert werden.
518 +* Alle den **Mitgliedern gegenüber sichtbare Systeme (Homepage, Backend, ...) sind öffentlich **und auf einem gemieteten Server beim deutschen Anbieter Hetzner gehostet. [[Details dazu finden sich im Wiki>>doc:xwiki:IN.IT Infrastruktur.Public Server Infrastruktur.WebHome]]. Die meiste bestehende Automatisierung wird aktuell im Backend durchgeführt, ist dort allerdings in Python Logic fest einprogrammiert. Die meiste Logik soll in Zukunft über N8n realisiert werden.
518 518  
519 519  Für die Kommunikation zwischen beiden Zonen kommt eine **Event Queue** zum Einsatz, wir nutzen hier NATS. NATS wird ebenfalls **auf dem öffentlichen Server installiert. **Der Makerspace selbst ist nur über eine reguläre DSL Leitung an das Internet angebunden, sodass wir hier keine hohe Verfügbarkeit voraussetzen können. Durch die Installation der NATS Services auf dem öffentlichen Server können die dort laufenden Services wie das Backend jederzeit (auch wenn die Internet-Verbindung im Makerspace nicht zur Verfügung steht) die Events veröffentlichen. Die Events werden dann bis zu 7 Tage in der NATS EventQueue persistent gespeichert, und nach Wiederherstellung der Verbindung abgearbeitet.
520 520  
521 521  **In N8n** werden dann für die **verschiedenen Events Workflows** definiert. Jeder Workflow beginnt mit einem Trigger (genauer: ein NATS JetStream Trigger), der bei auf definierbare Events in der NATS Queue lauscht. Wird ein solches Event gefunden wird es konsumiert und die im Workflow definierten Aktionen werden abgearbeitet. Weiterhin kann auch **Paperless Events in N8n triggern**, dies passiert allerdings direkt über **Webhooks**. Hier nutzen wir NATS nicht, da der NATS Server in der öffentlichen Zone läuft und dann erneut eine Abhängigkeit zur Internet-Anbindung bestehen würde.
522 522  
523 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokument-Workflows"/}}Dokument-Workflows ==
524 +== Dokument-Workflows ==
524 524  
525 525  Die beiden entscheidenden Faktoren für den Workflow:
526 526  
... ... @@ -533,6 +533,7 @@
533 533  
534 534  Daraus ergeben sich vier verschiedene Kombinationen (Workflows), die nachstehend genauer beschrieben sind.
535 535  
537 +(% class="wrapped" %)
536 536  |=(% scope="row" %)(((
537 537  Workflow
538 538  )))|=(% scope="col" %)(((
... ... @@ -569,7 +569,7 @@
569 569  Lokal
570 570  )))
571 571  
572 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall1:Digital+Remote"/}}Fall 1: Digital + Remote ===
574 +=== Fall 1: Digital + Remote ===
573 573  
574 574  Alle diese Fälle haben gemein, dass der Prozess **remote ausgelöst und abgeschlossen** wird. In diesem Fall wird nie ein ausgedrucktes Dokument erzeugt, das Dokument wird **ausschließlich digital** verwaltet.
575 575  
... ... @@ -596,7 +596,7 @@
596 596  11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
597 597  1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
598 598  
599 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall2:Digital+Makerspace"/}}Fall 2: Digital + Makerspace ===
601 +=== Fall 2: Digital + Makerspace ===
600 600  
601 601  In diesem Fall kann die Unterschrift digital erfolgen, allerdings findet die Unterschrift im Makerspace statt. Beispiel hier ist die Ausgabe eines Schlüssels und das Schlüsselausgabeformular.
602 602  
... ... @@ -650,7 +650,7 @@
650 650  11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
651 651  1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
652 652  
653 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall3:Handschriftlich+Remote"/}}Fall 3: Handschriftlich + Remote ===
655 +=== Fall 3: Handschriftlich + Remote ===
654 654  
655 655  In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **remote ausgelöst, benötigt allerdings die Schriftform.** In diesem Fall wird dem Benutzer ein vorausgefülltes und mit QR Code versehenes Dokument zum Download angeboten, welches dann heruntergeladen, ausgedruckt, unterschrieben und eingereicht werden muss.
656 656  
... ... @@ -658,18 +658,54 @@
658 658  
659 659  {{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 3 Ablaufdiagramm_" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1159" height="467" revision="2"/}}
660 660  
661 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall4:Handschriftlich+Makerspace"/}}Fall 4: Handschriftlich + Makerspace ===
663 +Die einzelnen Schritte hierbei sind:
662 662  
663 -ToDo
665 +1. User löst eine Aktion auf der Homepage aus, die ein Dokument erfordert. Beispielsweise hat der User eine Online-Einweisung beendet und muss dafür nun den Einweisungszettel unterschreiben.
666 +1. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Hierbei werden sowohl die Rechte geprüft (Lager kann nur von Mitgliedern verwendet werden, der ein neuer Übungsleitervertrag kann nur von Vorstand oder Mitgliederverwaltung angestoßen werden). Danach
667 +11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
668 +11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
669 +11. Das vorausgefüllte Dokument wird im PDF Format heruntergeladen und die Submission wird direkt wieder archived.
670 +1. Das vorausgefüllte PDF wird als Antwort auf die Anfrage an die Website zum Download angeboten. Der Benutzer druckt das PDF aus.
671 +1. (Optional): Ein regelmäßig laufender Cronjob prüft die laufenden Verfahren. Nach einer Woche Inaktivität wird der Unterschriftprozess abgebrochen, 48 Stunden vorher wird eine Erinnerung verschickt
672 +1. Das ausgedruckte Dokument wird vom Benutzer unterschrieben, wenn weitere Parteien notwendig sind, auch diesen zur Unterschrift vorgelegt.
673 +1. Ein Mitglied der Mitgliederverwaltung prüft das Dokument auf Korrektheit (dokumentenechte Unterschrift, vollständig ausgefüllt) und scannt es mit Hilfe des ScanSnap Scanners ein.
674 +1. Das Dokument landet automatisch auf einem Netzwerklaufwerk auf dem Makerspace NAS. Dort wird es von Paperless erkannt und automatisch verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
675 +1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
676 +11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
677 +11. Es wird ein N8n Webhook ausgelöst
678 +1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
679 +1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
664 664  
665 -{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 4 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="499" revision="1"/}}
681 +=== Fall 4: Handschriftlich + Makerspace ===
666 666  
667 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX =
683 +In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **im Makerspace ausgelöst und benötigt Schriftform.** In diesem Fall wird das Dokument im Makerspace erzeugt (soweit wie möglich vorausgefüllt und mit QR Code versehen) und direkt vor Ort ausgedruckt. Dort wird es dann unterschrieben und eingeworfen.
668 668  
669 -Das Herzstück der digitalen Mitgliederakte bildet Paperless NGX. Es wird im Makerspace lokal betrieben und ist daher nur aus dem Netzwerk des Makerspaces oder [[per VPN>>confluencePage:page:IN.[HOWTO] Makerspace VPN]] erreichbar. Der Zugang zu Paperless ist über OpenID Connect an [[confluencePage:page:IN.Keycloak]] gekoppelt, Zugang besteht nur für Mitglieder der Gruppen **Vorstand** und **Mitgliederverwaltung**.
685 +**Beispiele**: Einweisungszettel für Vor-Ort Online-Einweisungen
670 670  
671 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessÜbersicht"/}}Paperless Übersicht ==
687 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 4 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1208" height="523" revision="3"/}}
672 672  
689 +Die einzelnen Schritte hierbei sind:
690 +
691 +1. Ein autorisierter User meldet sich am Tablet an einer App an, entweder per Makerspace Login (Keycloak) oder per Keyfob. Dort hat der Benutzer dann mehrere Optionen, beispielsweise die Erfassung von Einweisungs-Teilnehmer:innen.
692 +1. Tablet sendet im Namen des angemeldeten Benutzers eine Anfrage ans Backend. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Danach...
693 +11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
694 +11. Erstellt mit Hilfe einer Docuseal Submission ein PDF Dokument. Dieses basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber den signierten QR Code (siehe unten).
695 +1. Das Tablet druckt das oder die heruntergeladenen PDF Datei(en) aus.
696 +1. Die Parteien unterschreiben das Dokument handschriftlich und werfen es in den Briefkasten.
697 +1. Ein Mitglied der Mitgliederverwaltung prüft das Dokument auf Korrektheit (dokumentenechte Unterschrift, vollständig ausgefüllt) und scannt es mit Hilfe des ScanSnap Scanners ein.
698 +1. Das Dokument landet automatisch auf einem Netzwerklaufwerk auf dem Makerspace NAS. Dort wird es von Paperless erkannt und automatisch verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
699 +1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
700 +11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
701 +11. Es wird ein N8n Webhook ausgelöst
702 +1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
703 +1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
704 +
705 += Paperless NGX =
706 +
707 +Das Herzstück der digitalen Mitgliederakte bildet Paperless NGX. Es wird im Makerspace lokal betrieben und ist daher nur aus dem Netzwerk des Makerspaces oder [[per VPN>>doc:xwiki:IN.IT Infrastruktur.IT im Makerspace.[HOWTO] Makerspace VPN.WebHome]] erreichbar. Der Zugang zu Paperless ist über OpenID Connect an [[doc:xwiki:IN.IT Infrastruktur.Services.Keycloak.WebHome]] gekoppelt, Zugang besteht nur für Mitglieder der Gruppen **Vorstand** und **Mitgliederverwaltung**.
708 +
709 +== Paperless Übersicht ==
710 +
673 673  **Dokumente** sind die primären Ressourcen in Paperless. Ein Dokument kann über mehrere Wege in Paperless aufgenommen werden (der Prozess wird **Ingestion** genannt):
674 674  
675 675  * **Per E-Mail**: es sind zwei Mail-Adressen eingerichtet, eingehende Anhänge werden automatisch von Paperless verarbeitet. Die QR Code Verarbeitung (siehe unten) findet hier ebenfalls Anwendung.
... ... @@ -678,8 +678,17 @@
678 678  * **Per Ordner**: Auf unserem NAS gibt es einen speziellen Ordner, der in Paperless eingebunden ist. Alle Dokumente, die in diesen Ordner gelegt werden, werden automatisch von Paperless verarbeitet. Dieser Ordner wird hauptsächlich vom Dokumentenscanner verwendet, der die gescannten Dokumente ablegt. Dies ermöglicht einen einfachen Scan mit einem einfachen Button, die Dokumente werden dann automatisch in Paperless erkannt
679 679  * **Per Weboberfläche**: Es ist ebenfalls möglich, Dokumente manuell über die Weboberfläche hinzuzufügen.
680 680  
681 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Meta-Daten"/}}Meta-Daten ==
719 +Die folgenden Grafik gibt eine Übersicht:
682 682  
721 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Ingest Diagram" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1016" height="451" revision="3"/}}
722 +
723 +Die Konfiguration des Scanners ist so eingerichtet, dass nur zwei Buttons auf dem Display sichtbar sind:
724 +
725 +* **SCAN Vorstand** - Platziert das Dokument in dem Consumption Ordner für den Vorstand, Rechte und Tags werden dann automatisch gesetzt
726 +* **SCAN MV** - Platziert das Dokument in dem Consumption Ordner für die Mitgliederverwaltung, Rechte und Tags werden dann automatisch gesetzt
727 +
728 +== Übersicht der Metadaten ==
729 +
683 683  Dokumente werden dann Meta-Daten zugeordnet, die eine spätere Suche und Zuordnung erleichtern. Diese Meta-Daten sind:
684 684  
685 685  * **Korrespondent**: Im Prinzip der "Gesprächspartner", beispielsweise der Absender eines Briefs. Im Falle der Mitgliederverwaltung wird für jedes Mitglied und jeden registrierten Gast automatisch im Hintergrund ein Korrespondent angelegt. Die Korrespondenten heißen:
... ... @@ -689,184 +689,771 @@
689 689  * **Tags**: Einem Dokument können beliebig viele Tags zugewiesen werden. **Tags** dienen der einfacheren **Zuordnung** und dem **Wiederfinden** von Dokumenten. Es gibt allerdings auch spezielle Tags für Dokumente die eingelesen aber noch nicht bearbeitet wurden, so genannte "Inbox Tags":
690 690  ** (% style="color:var(--ds-icon-success,#22a06b);" %)**Inbox Mitgliederverwaltung**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Mitgliederverwaltung** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
691 691  ** (% style="color:var(--ds-icon-accent-blue,#1d7afc);" %)**Inbox Vorstand**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Vorstand** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
739 +* **Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Liste festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden.
740 +** Mitgliedsantrag
741 +** SEPA Lastschriftmandat
742 +** Studienbescheinigung
743 +** Bestätigung Schlüsselausgabe
744 +** Verpflichtungserklärung Datenschutz
745 +** Übungsleitervertrag
746 +** Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
747 +** Bestellung als Einweiser:in
748 +** Haftungsausschluss
749 +** Einweisungszettel
750 +** Lagervertrag Kistenlager
751 +** Lagervertrag Projektlager
692 692  * (((
693 -**Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Tabelle festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden. Neben einem Namen haben die Dokumente einen Match String. Kommt dieser eindeutig (exakter Match) irgendwo im Dokument vor, wird der Typ automatisch zugewiesen.
753 +**Storage Path**: Speicherpfade sind ein fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
754 +\\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[
755 +
756 +{{code language="none"}}
757 +document renamer
758 +{{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}}
759 +In unserem Fall kommen die folgenden Speicherpfade zum Einsatz:
694 694  \\
695 695  
696 696  |=(% scope="col" %)(((
697 697  Name
698 698  )))|=(% scope="col" %)(((
699 -Exact Match String
765 +Definition
766 +)))|=(% scope="col" %)(((
767 +Sichtbar für
768 +)))|=(% scope="col" %)(((
769 +Anwendung
700 700  )))
701 701  |(((
702 -Mitgliedsantrag
772 +Mitglieder Einweisungszettel
703 703  )))|(((
704 -mksp-doc-mitgliedsantrag
774 +(% class="code" %)
775 +(((
776 +~{~{ correspondent }}/Einweisungen/~{~{ document_type }}-~{~{ tag_list }}-~{~{ created }}-~{~{ doc_pk }}
705 705  )))
778 +)))|(((
779 +Mitgliederverwaltung
780 +)))|(((
781 +Einweisungszettel
782 +)))
706 706  |(((
707 -SEPA Lastschriftmandat
784 +Mitglieder Unterlagen
708 708  )))|(((
709 -mksp-doc-sepamandat
786 +(% class="code" %)
787 +(((
788 +~{~{ correspondent }}/~{~{ document_type }}-~{~{ created }}-~{~{ doc_pk }}
710 710  )))
790 +)))|(((
791 +Mitgliederverwaltung
792 +)))|(((
793 +Alle anderen Mitgliederdokumente
794 +)))
711 711  |(((
712 -Studienbescheinigung
796 +Vorstand Dokumente
713 713  )))|(((
714 -mksp-doc-studienbescheinigung
798 +(% class="code" %)
799 +(((
800 +~{~{ created_year }}/~{~{ correspondent }}/~{~{ title }}
715 715  )))
802 +)))|(((
803 +Vorstand
804 +)))|(((
805 +Alle Vorstandsdokumente
806 +)))
807 +)))
808 +
809 +== Automatische Zuordnung von Metadaten ==
810 +
811 +Paperless unterstützt die automatische Zuordnung von Metadaten basierend auf festen Strings. So kann man beispielsweise angeben, dass ein Dokumententyp "Haftungsausschluss" zugewiesen werden soll, wenn der String "Haftungsausschluss" irgendwo im Dokument vorkommt. Dies ist allerdings auf eine korrekte Funktion der Texterkennung angewiesen und funktioniert erfahrungsgemäß nur in manchen Fällen, sodass mindestens eine manuelle Überprüfung trotzdem notwendig kommt. Wenn beispielsweise ein Brief mit dem Satz "ich dachte, ich hätte den Haftungsausschluss bereits abgegeben, könntet ihr dies bitte prüfen" erfasst wird, würde der basierend auf der Regel ebenfalls kategorisiert werden.
812 +
813 +**Aus diesem Grund wird auf jedes Dokument einen spezieller QR Code aufgedruckt**. Der QR code wird vom Post-Consume Script verwendet um die Metadaten in Paperless zuzuordnen. Weiterhin können Daten übermittelt werden, die dann mittels Webhook an N8n übermittelt werden und dort im Workflow verwendet werden können. Der Aufbau orientiert sich an dem Aufbau eines **JSON Web Tokens (JWT).**
814 +
815 +=== (% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63)" %)Barcode erzeugen(%%) ===
816 +
817 +(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63)" %)Der Prozess zur Erzeugung eines QR Codes ist wie folgt:
818 +
819 +* **Payload (Daten) festlegen**. Einige Werte sind verpflichtend, andere können nach Bedarf optional hinzugefügt werden.
820 +* JWT erzeugen und signieren. der JWT besteht aus drei Teilen:
821 +** **Header**: **alg** (Algorithmus) und **typ** (JWT) sind verpflichtend. Zusätzlich fügen wir einen Timestamp, eine eindeutige ID und eine Gültigkeitsdauer hinzu.
822 +** **Body**: beinhaltet die eigentlichen Daten.
823 +** **Signature**: Mit Hilfe eines Secrets und wird die Signatur erzeugt und automatisch angehängt.
824 +* PDF417 code erzeugen: ein JWT ist per Definition URL safe und kann daher einfach in ein QR code umgewandelt werden.
825 +
826 +=== Header ===
827 +
828 +Der Header enthält wichtige Meta-Daten, diese werden von der JWT Library automatisch erzeugt und beschreiben in der Regel den verwendeten Key-Typ.
829 +
830 +=== Body ===
831 +
832 +Die folgenden Claims sind im Body verfügbar.
833 +
834 +|=(((
835 +Claim
836 +)))|=(((
837 +Type
838 +)))|=(((
839 +Pflicht
840 +)))|=(((
841 +Beschreibung
842 +)))
716 716  |(((
717 -Formular Schlüsselausgabe
844 +id
718 718  )))|(((
719 -mksp-doc-schluesselausgabe
846 +UUID4
847 +)))|(((
848 +✅️
849 +)))|(((
850 +Eindeutige ID dieses Dokuments
720 720  )))
721 721  |(((
722 -Verpflichtungserklärung Datenschutz
853 +time
723 723  )))|(((
724 -\\
855 +Zahl
856 +)))|(((
857 +✅️
858 +)))|(((
859 +UTC Linux-Timestamp an dem das Dokument und der QR Code erzeugt wurden
725 725  )))
726 726  |(((
727 -Übungsleitervertrag
862 +exp
728 728  )))|(((
729 -\\
864 +Zahl
865 +)))|(((
866 +✅️
867 +)))|(((
868 +UTC Linux-Timestamp der angibt, bis wann das Dokument gültig ist.
730 730  )))
731 731  |(((
732 -Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
871 +(% class="code" %)
872 +(((
873 +typ
874 +)))
733 733  )))|(((
734 -\\
876 +String
877 +)))|(((
878 +✅️
879 +)))|(((
880 +Typ des Dokuments basierend auf der unten definierten Liste.
735 735  )))
882 +|mode|String|✅️ |Kann entweder "online" oder "onsite" sein und bestimmt, ob N8n den unterschriebenen Vertrag ans Backend meldet.
736 736  |(((
737 -Bestellung eines Einweisers
884 +(% class="code" %)
885 +(((
886 +cor
887 +)))
738 738  )))|(((
739 -\\
889 +String
890 +)))|(((
891 +❌️
892 +)))|(((
893 +Optional: Name des Korrespondenten, dem das Dokument zugeordnet werden soll
740 740  )))
741 741  |(((
742 -Haftungsausschluss
896 +tags
743 743  )))|(((
744 -\\
898 +List[String]
899 +)))|(((
900 +❌️
901 +)))|(((
902 +Liste an Tags, die dem Dokument zugeordnet werden soll
745 745  )))
746 746  |(((
747 -Einweisungszettel
905 +spth
748 748  )))|(((
749 -\\
907 +String
908 +)))|(((
909 +❌️
910 +)))|(((
911 +Storage Path, das dem Dokument zugeordnet werden soll
750 750  )))
751 751  |(((
752 -Lagervertrag Kistenlager
914 +opt
753 753  )))|(((
754 -\\
916 +dict
917 +)))|(((
918 +❌️
919 +)))|(((
920 +Optionale Attribute, die mit eincodiert werden und dem N8n Workflow übergeben werden.
755 755  )))
922 +
923 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Footer"/}}Footer ===
924 +
925 +Der Footer wird automatisch erzeugt und erhält eine Signatur über den Header und den Body, basierend auf einem Algorithmus und einer Signatur.
926 +
927 +{{confluence_tip title="Algorithmus"}}
928 +Von den meisten Libraries werden symmetrische und asymmetrische Signaturen unterstützt. Die Verwendung eines symmetrischen Algorithmus ist für uns einfacher.
929 +
930 +Für diesen Anwendungsfall nutzen wir (% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)**HS256** (HMAC mit SHA-256 Algorithmus).
931 +{{/confluence_tip}}
932 +
933 +=== Auswahl der Library ===
934 +
935 +Die Implementierung für die Erzeugung und das Validieren erfolgt in Python. Dies hat den Hintergrund, dass sowohl unser Backend als auch Paperless NGX (und damit das Post-Consumption Script) in Python implementiert ist. Es gibt verschiedene Libraries, die betrachtet wurden:
936 +
937 +|=(((
938 +Name
939 +)))|=(((
940 +CVE
941 +)))|=(((
942 +Github
943 +)))|=(((
944 +GH⭐
945 +)))|=(((
946 +Letztes Release
947 +)))|=(((
948 +Offene Issues
949 +)))|=(((
950 +Dokumentation
951 +)))|=(((
952 +Qualität Dokumentation
953 +)))|=(((
954 +In Backend vorhanden?
955 +)))|=(((
956 +In Paperless vorhanden?
957 +)))
756 756  |(((
757 -Lagervertrag Projektlager
959 +python-jose
758 758  )))|(((
759 -\\
961 +3/0
962 +)))|(((
963 +[[https:~~/~~/github.com/mpdavis/python-jose>>url:https://github.com/mpdavis/python-jose||shape="rect"]]
964 +)))|(((
965 +1.7k
966 +)))|(((
967 +28.05.2025
968 +)))|(((
969 +83
970 +)))|(((
971 +[[https:~~/~~/python-jose.readthedocs.io/en/latest/>>url:https://python-jose.readthedocs.io/en/latest/||shape="rect"]]
972 +)))|(((
973 +⛔ Wenige Bespiele, API Dokumentation fehlt komplett
974 +)))|(((
975 +❌️
976 +)))|(((
977 +❌️
760 760  )))
979 +|(((
980 +pyJWT
981 +)))|(((
982 +4/0
983 +)))|(((
984 +[[https:~~/~~/github.com/jpadilla/pyjwt>>url:https://github.com/jpadilla/pyjwt||shape="rect"]]
985 +)))|(((
986 +5.4k
987 +)))|(((
988 +28.11.2024
989 +)))|(((
990 +30
991 +)))|(((
992 +[[https:~~/~~/pyjwt.readthedocs.io>>url:https://pyjwt.readthedocs.io||shape="rect"]]
993 +)))|(((
994 +➕️ Gute Dokumentation, API, Beispiele, Changelog
995 +)))|(((
996 +✅️ 2.10.1
997 +Dep von firebase
998 +)))|(((
999 +✅️ 2.10.1
761 761  )))
762 -* **Storage Path**: Speicherpfade sind ein etwas fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
763 -\\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[
1001 +|(((
1002 +JWCrypto
1003 +)))|(((
1004 +5/0
1005 +)))|(((
1006 +[[https:~~/~~/github.com/latchset/jwcrypto>>url:https://github.com/latchset/jwcrypto||shape="rect"]]
1007 +)))|(((
1008 +465
1009 +)))|(((
1010 +06.03.2024
1011 +)))|(((
1012 +8
1013 +)))|(((
1014 +[[https:~~/~~/jwcrypto.readthedocs.io>>url:https://jwcrypto.readthedocs.io||shape="rect"]]
1015 +)))|(((
1016 +➕️ API Doc, einige Beispiele
1017 +)))|(((
1018 +✅️ 1.5.6
1019 +Dep von python-keycloak
1020 +)))|(((
1021 +❌️
1022 +)))
764 764  
765 -{{code language="none"}}
766 -document renamer
767 -{{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}}
768 -TODO: Define Storage Path
1024 +Unsere bevorzugte Library ist **pyjwt**. Diese ist auch in **paperless nativ vorhanden**, sodass wir uns für die Implementierung mittels **pyjwt** entschieden haben.
769 769  
770 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AutomatischeZuordnungvonMetadaten"/}}Automatische Zuordnung von Metadaten ==
1026 +=== PDF417 Code ===
771 771  
772 -Paperless unterstützt die automatische Zuordnung von Metadaten basierend auf festen Strings. So kann man beispielsweise angeben, dass ein Dokumententyp "Haftungsausschluss" zugewiesen werden soll, wenn der String "Haftungsausschluss" irgendwo im Dokument vorkommt. Dies ist allerdings auf eine korrekte Funktion der Texterkennung angewiesen und funktioniert erfahrungsgemäß nur in manchen Fällen, sodass mindestens eine manuelle Überprüfung trotzdem notwendig kommt. Wenn beispielsweise ein Brief mit dem Satz "ich dachte, ich hätte den Haftungsausschluss bereits abgegeben, könntet ihr dies bitte prüfen" erfasst wird, würde der basierend auf der Regel ebenfalls kategorisiert werden.
1028 +Als Format für den Code wurde PDF417 ausgewählt, da dieser mehr Platz und Fehlerkorrektur bietet. Weiterhin gibt es eine einfach zu nutzende Library für Python (Erzeugung) und PDF417 wird von (% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63); text-decoration:none" %)ZXING unterstützt, welches in Paperless eingebettet ist. Ein solcher Barcode sieht beispielsweise so aus:
773 773  
774 -Aus diesem Grund nutzen wir einen speziellen QR Code in einem für den Makerspace spezifischen Format, welches nachstehend detailliert beschrieben wird.
1030 +(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63); text-decoration:none" %)[[image:attach:barcode.jpg||height="250"]]
775 775  
776 -{{code language="json"}}
777 -{
778 - "payload": {
779 -        "timestamp": "YYYY-MM-DDTHH:mm:ss",
780 - "correspondent": "Daniel Herrmann (#250)",
781 - "type": "mksp-doc-sepamandat",
782 - "tags": [
783 - "tag1",
784 - "tag2"
785 - ],
786 -"storage_path": "Mitgliederverwaltung"
787 - },
788 - "sig": "signature over the entire payload block"
789 -}
790 -{{/code}}
1032 +(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63); text-decoration:none" %)Daraus kann dann eine Base64 basierte Repräsentation berechnet werden, die einfach in Docuseal hochgeladen werden kann.
791 791  
792 -Die beiden Einträge **payload** und **sig** sind **Pflichtfelder**. Innerhalb der Payload muss der **timestamp** **vorhanden** sein, alle anderen Felder sind optional, jedoch muss mindestens eins angegeben werden. Der QR Code kann dann - insbesondere bei der Digitalen Unterschrift oder bei Workflows, wo die Formulare ohnehin on demand erzeugt werden bereits mit allen Daten bestückt werden. In Paperless gibt es dann ein Postconsume Script, welches den QR Code ausliest, die Signatur prüft und - falls die Signatur korrekt ist - automatisch die Meta-Daten übernimmt.
1034 +=== Referenz-Implementierung ===
793 793  
794 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Signatur"/}}Signatur ===
1036 +Eine Referenz-Implementierung befindet sich im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-pdf417-reference>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-pdf417-reference||shape="rect"]]
795 795  
796 -Die Signatur wird kryptographisch mit Hilfe asymmetrischen Verschlüsselung erzeugt. Wir erzeugen ein RSA 2048 Key Pair. Der öffentliche Schlüssel steht Paperless zur Verfügung, sodass Paperless die Signaturen verifizieren kann. Der private Teil des Schlüssels wird von den Makerspace-Systemem verwendet, welche die Formulare erzeugen. Im Detail:
1038 +=== Post Consumption Script ===
797 797  
798 -* **Key-Pair**: 2048 bit Schlüssellänge, RSA, 65537 Exponent
799 -* **Signatur**: SHA256 Signatur, PKCS1v15 Padding
800 -* (((
801 -**Payload**: Als Payload wird nur der Inhalt der Payload verwendet, als **JSON String ohne Whitespaces, byte encoded in UTF-8.** Das oben genannte Beispiel würde die Signatur über den folgenden String erstellen:
802 -\\
1040 +Die eigentliche Zuordnung der Meta-Daten erfolgt über ein so genanntes Post Consumption Script. Dieses befindet sich ebenfalls im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-post-consumption-script#>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-post-consumption-script||shape="rect"]]
803 803  
804 -{{code language="json"}}
805 -{"payload":{"correspondent":"Daniel Herrmann (#250)","type":"SEPA Mandat","tags":["tag1","tag2"]},"timestamp":"YYYY-MM-DDTHH:mm:ss","sig":"this-would-be-the-signature-appended-to-the-data"}
806 -{{/code}}
1042 +== Paperless Berechtigungen ==
807 807  
1044 +Paperless NGX hat ein Berechtigungssystem, welches sich über fast alle Ressourcen erstreckt. Grundsätzlich gibt es **Benutzer** und **Gruppen**. Berechtigungen können dann global vergeben werden (Sichtbarkeit von Features) und zusätzlich auf Objektebene vergeben werden.
808 808  
809 -Als Referenz, die in Python wäre der Input der Signatur:
1046 +=== Benutzer und Gruppen ===
1047 +
1048 +Paperless NGX ist so konfiguriert, dass sich Benutzer mit ihrem zentralen Makerspace Login anmelden können (OIDC über Keycloak). Eine Anmeldung mit lokalen Zugangsdaten ist nicht möglich. Bei der Anmeldung werden ebenfalls die Gruppen aus Keycloak übernommen, aber nur die folgenden:
1049 +
1050 +* **Vorstand**: Für die Mitglieder des Vorstands
1051 +* **Mitgliederverwaltung**: Alle Personen, die mit der Verwaltung der Mitglieder betraut sind
1052 +* **IT Admin**: IT Administratoren im Makerspace
1053 +
1054 +Nutzer, die keine dieser Gruppen angehören haben keine Rechte in Paperless. Sie können sich zwar anmelden, aber selbst die Willkommens-Seite erzeugt eine "Permission Denied" Fehlermeldung.
1055 +
1056 +=== Globale Berechtigungen ===
1057 +
1058 +Berechtigungen werden grundsätzlich nicht auf Benutzerebene konfiguriert, sondern ausschließlich auf Gruppenebene. So wird sichergestellt, dass bei der Änderung einer Gruppenzugehörigkeit auch die damit verbundenen Rechte entzogen oder gewährt werden, ohne dass eine manuelle Änderung notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt eine Übersicht der konfigurierten globalen Berechtigungen pro Gruppe:
1059 +
1060 +|=(% scope="row" %)(((
1061 +Berechtigung
1062 +)))|=(% scope="col" %)(((
1063 +Beschreibung
1064 +)))|=(% scope="col" %)(((
1065 +Mitgliederverwaltung
1066 +)))|=(% scope="col" %)(((
1067 +Vorstand
1068 +)))|=(% scope="col" %)(((
1069 +IT Admin
1070 +)))|=(% scope="col" %)(((
1071 +Notiz
1072 +)))
1073 +|=(% scope="row" %)(((
1074 +Document
1075 +)))|(((
1076 +Sehen und bearbeiten von Dokumenten.
1077 +)))|(((
1078 +ALLE
1079 +)))|(((
1080 +ALLE
1081 +)))|(((
1082 +KEINE
1083 +)))|(((
1084 +Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1085 +)))
1086 +|=(% scope="row" %)(((
1087 +Tag
1088 +)))|(((
1089 +Sehen und bearbeiten von Tags.
1090 +)))|(((
1091 +Anzeigen
1092 +)))|(((
1093 +ALLE
1094 +)))|(((
1095 +ALLE
1096 +)))|(((
1097 +Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1098 +)))
1099 +|=(% scope="row" %)(((
1100 +Correspondent
1101 +)))|(((
1102 +Sehen und bearbeiten von Korrespondenten
1103 +)))|(((
1104 +Anzeigen
1105 +)))|(((
1106 +ALLE
1107 +)))|(((
1108 +ALLE
1109 +)))|(((
1110 +Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1111 +)))
1112 +|=(% scope="row" %)(((
1113 +DocumentType
1114 +)))|(((
1115 +Sehen und bearbeiten von Dokument-Typen
1116 +)))|(((
1117 +Anzeigen
1118 +)))|(((
1119 +ALLE
1120 +)))|(((
1121 +ALLE
1122 +)))|(((
1123 +Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1124 +)))
1125 +|=(% scope="row" %)(((
1126 +StoragePath
1127 +)))|(((
1128 +Sehen und bearbeiten von Speicherpfaden
1129 +)))|(((
1130 +Anzeigen
1131 +)))|(((
1132 +Anzeigen
1133 +)))|(((
1134 +ALLE
1135 +)))|(((
1136 +Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1137 +)))
1138 +|=(% scope="row" %)(((
1139 +SavedView
1140 +)))|(((
1141 +Ansichten erzeugen und speichern
1142 +)))|(((
1143 +ALLE
1144 +)))|(((
1145 +ALLE
1146 +)))|(((
1147 +KEINE
1148 +)))|(((
810 810  \\
1150 +)))
1151 +|=(% scope="row" %)(((
1152 +PaperlessTask
1153 +)))|(((
1154 +Dateiaufgaben einsehen und löschen
1155 +)))|(((
1156 +KEINE
1157 +)))|(((
1158 +KEINE
1159 +)))|(((
1160 +ALLE
1161 +)))|(((
1162 +\\
1163 +)))
1164 +|=(% scope="row" %)(((
1165 +AppConfig
1166 +)))|(((
1167 +Konfiguration von Paperless NGX selbst
1168 +)))|(((
1169 +KEINE
1170 +)))|(((
1171 +KEINE
1172 +)))|(((
1173 +ALLE
1174 +)))|(((
1175 +\\
1176 +)))
1177 +|=(% scope="row" %)(((
1178 +UISettings
1179 +)))|(((
1180 +Persönliche Anzeigeeinstellungen ändern
1181 +)))|(((
1182 +ALLE
1183 +)))|(((
1184 +ALLE
1185 +)))|(((
1186 +ALLE
1187 +)))|(((
1188 +\\
1189 +)))
1190 +|=(% scope="row" %)(((
1191 +History
1192 +)))|(((
1193 +Dokumenten-Audit Log anzeigen oder ändern
1194 +)))|(((
1195 +Anzeigen
1196 +)))|(((
1197 +Anzeigen
1198 +)))|(((
1199 +KEINE
1200 +)))|(((
1201 +Nur für Dokumente, auf die Zugriff gewährt wurde.
1202 +)))
1203 +|=(% scope="row" %)(((
1204 +Note
1205 +)))|(((
1206 +Notizen zu Dokumenten einsehen oder ändern
1207 +)))|(((
1208 +ALLE
1209 +)))|(((
1210 +ALLE
1211 +)))|(((
1212 +KEINE
1213 +)))|(((
1214 +Nur für Dokumente, auf die Zugriff gewährt wurde.
1215 +)))
1216 +|=(% scope="row" %)(((
1217 +MailAccount
1218 +)))|(((
1219 +Mail-Accounts verwalten
1220 +)))|(((
1221 +KEINE
1222 +)))|(((
1223 +Anzeigen
1224 +)))|(((
1225 +ALLE
1226 +)))|(((
1227 +\\
1228 +)))
1229 +|=(% scope="row" %)(((
1230 +MailRule
1231 +)))|(((
1232 +Verarbeitungsregeln für eingehende Mails bearbeiten
1233 +)))|(((
1234 +KEINE
1235 +)))|(((
1236 +ALLE
1237 +)))|(((
1238 +ALLE
1239 +)))|(((
1240 +\\
1241 +)))
1242 +|=(% scope="row" %)(((
1243 +User
1244 +)))|(((
1245 +Benutzer einsehen oder verwalten
1246 +)))|(((
1247 +KEINE
1248 +)))|(((
1249 +Anzeigen
1250 +)))|(((
1251 +ALLE
1252 +)))|(((
1253 +\\
1254 +)))
1255 +|=(% scope="row" %)(((
1256 +Group
1257 +)))|(((
1258 +Gruppen einsehen oder verwalten
1259 +)))|(((
1260 +KEINE
1261 +)))|(((
1262 +Anzeigen
1263 +)))|(((
1264 +ALLE
1265 +)))|(((
1266 +\\
1267 +)))
1268 +|=(% scope="row" %)(((
1269 +ShareLink
1270 +)))|(((
1271 +Öffentliche Share-Links erstellen oder verwalten
1272 +)))|(((
1273 +KEINE
1274 +)))|(((
1275 +KEINE
1276 +)))|(((
1277 +KEINE
1278 +)))|(((
1279 +\\
1280 +)))
1281 +|=(% scope="row" %)(((
1282 +CustomField
1283 +)))|(((
1284 +Custom Fields einsehen oder verwalten
1285 +)))|(((
1286 +Anzeigen
1287 +)))|(((
1288 +Anzeigen
1289 +)))|(((
1290 +ALLE
1291 +)))|(((
1292 +\\
1293 +)))
1294 +|=(% scope="row" %)(((
1295 +Workflow
1296 +)))|(((
1297 +Workflows für neue Dokumente einsehen oder verwalten
1298 +)))|(((
1299 +KEINE
1300 +)))|(((
1301 +KEINE
1302 +)))|(((
1303 +ALLE
1304 +)))|(((
1305 +\\
1306 +)))
811 811  
812 -{{code language="python"}}
813 -import json
1308 +=== Objekt-Berechtigungen ===
814 814  
815 -input_data = {'payload': {'correspondent': 'Daniel Herrmann (#250)', 'type': 'SEPA Mandat', 'tags': ['tag1', 'tag2']}, 'timestamp': 'YYYY-MM-DDTHH:mm:ss', 'sig': 'this-would-be-the-signature-appended-to-the-data'}
816 -signature_data = json.dumps(input_data, separators=(',', ':')).encode('utf-8')
817 -{{/code}}
1310 +Zusätzlich zu den globalen Berechtigungen können für alle Objekte noch Berechtigungen auf Objekt-Level konfiguriert werden. Dabei werden globale Regeln zuerst geprüft, danach zusätzlich die Objekt-Berechtigungen. Jedes Objekt (egal ob Dokument, Korrespondent, Tag, Dokumenten-Typ) hat zwei wichtige Einstellungen:
1311 +
1312 +* Owner / Eigentümer: Das Objekt gehört diesem Benutzer. Der Owner hat immer alle Berechtigungen für das Objekt
1313 +* Zusätzliche Berechtigungen:
1314 +** Es können getrennt voneinander Berechtigungen zum Anzeigen und Bearbeiten vergeben werden
1315 +** Diese Berechtigungen können jeweils für einzelne Benutzer oder für Gruppen gewährt werden
1316 +
1317 +Das sieht im Frontend beispielsweise so aus:
1318 +
1319 +[[image:attach:image-2025-8-25_10-19-25.png||thumbnail="true" height="250"]]
1320 +
1321 +{{info title="Berechtigungen"}}
1322 +Es sind grundsätzlich sowohl globale als auch objekt-spezifische Berechtigungen notwendig. Wenn ein Benutzer ein Objekt bearbeiten ansehen oder bearbeiten möchte ergibt sich daher die folgende Matrix:
1323 +
1324 +|=(% scope="col" %)(((
1325 +Globale Berechtigung
1326 +)))|=(% scope="col" %)(((
1327 +Owner
1328 +)))|=(% scope="col" %)(((
1329 +Objekt-Berechtigung
1330 +)))|=(% scope="col" %)(((
1331 +Ergebnis
818 818  )))
1333 +|(((
1334 +❌️
1335 +)))|(((
1336 +Egal
1337 +)))|(((
1338 +Egal
1339 +)))|(((
1340 +❌️
1341 +)))
1342 +|(((
1343 +✅️
1344 +)))|(((
1345 +✅️
1346 +)))|(((
1347 +Egal
1348 +)))|(((
1349 +✅️
1350 +)))
1351 +|(((
1352 +✅️
1353 +)))|(((
1354 +❌️
1355 +)))|(((
1356 +❌️
1357 +)))|(((
1358 +❌️
1359 +)))
1360 +|(((
1361 +✅️
1362 +)))|(((
1363 +❌️
1364 +)))|(((
1365 +✅️
1366 +)))|(((
1367 +✅️
1368 +)))
819 819  
820 -\\
1370 +Mit anderen Worten, um eine Aktion auszuführen, muss ein Benutzer (a) die globale Berechtigung haben **UND** (b) Owner sein **ODER** Objekt-Berechtigungen haben.
1371 +{{/info}}
821 821  
822 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesSetup"/}}Technisches Setup ==
1373 +=== Lokale Owner ===
823 823  
824 -Owner: zwei Owner
825 -Docs: Owner = grp owner, View + Edit jeweilige Gruppen
826 -Correspondent: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
827 -Tag: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
828 -Doc Type: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
1375 +Jedes Objekt in Paperless muss einen Owner haben. Damit der Owner nicht ein realer Benutzer ist, der gegebenenfalls den Vorstand / Mitgliederverwaltung oder Verein verlassen könnte, werden lokale Benutzer angelegt. Diese halten lediglich die Owner Rolle für die Ressourcen, können aber nicht für den Login verwendet werden.
829 829  
830 -TODO
1377 +|=(% scope="row" %)(((
1378 +Benutzer
1379 +)))|=(% scope="col" %)(((
1380 +Verwendet für
1381 +)))
1382 +|=(% scope="row" %)(((
1383 +mksp-mv-owner
1384 +)))|(((
1385 +Alle Objekte (Dokumente, Dokumenttypen, Tags, Korrespondenten und Speicherpfade), die dem Use-Case **Mitgliederverwaltung** zugewiesen sind
1386 +)))
1387 +|=(% scope="row" %)(((
1388 +mksp-vs-owner
1389 +)))|(((
1390 +Alle Objekte (Dokumente, Dokumenttypen, Tags, Korrespondenten und Speicherpfade), die dem Use-Case **Vorstandspost** zugewiesen sind
1391 +)))
831 831  
1393 +=== Standard-Objekt-Berechtigungen ===
1394 +
1395 +Basierend auf den hier beschrieben Regeln werden für Objekte die folgenden Berechtigungen gesetzt:
1396 +
1397 +|=(% rowspan="2" scope="rowgroup" %)(((
1398 +Objekt
832 832  \\
1400 +)))|=(% colspan="3" scope="colgroup" %)(((
1401 +Mitgliederverwaltung
1402 +)))|=(% rowspan="7" scope="rowgroup" %)(((
1403 +\\
1404 +)))|=(% colspan="3" scope="colgroup" %)(((
1405 +Vorstandspost
1406 +)))
1407 +|=(% scope="col" %)(((
1408 +Owner
1409 +)))|=(% scope="col" %)(((
1410 +Anzeigen
1411 +)))|=(% scope="col" %)(((
1412 +Bearbeiten
1413 +)))|=(((
1414 +Owner
1415 +)))|=(((
1416 +Anzeigen
1417 +)))|=(((
1418 +Bearbeiten
1419 +)))
1420 +|=(% scope="row" %)(((
1421 +Dokument
1422 +)))|(((
1423 +mksp-mv-owner
1424 +)))|(((
1425 +Mitgliederverwaltung
1426 +)))|(((
1427 +Mitgliederverwaltung
1428 +)))|(((
1429 +mksp-vs-owner
1430 +)))|(((
1431 +Vorstand
1432 +)))|(((
1433 +Vorstand
1434 +)))
1435 +|=(% scope="row" %)(((
1436 +Dokumenttyp
1437 +)))|(((
1438 +mksp-mv-owner
1439 +)))|(((
1440 +Mitgliederverwaltung, IT Admin
1441 +)))|(((
1442 +IT Admin
1443 +)))|(((
1444 +mksp-vs-owner
1445 +)))|(((
1446 +Vorstand
1447 +)))|(((
1448 +Vorstand
1449 +)))
1450 +|=(% scope="row" %)(((
1451 +Tag
1452 +)))|(((
1453 +mksp-mv-owner
1454 +)))|(((
1455 +Mitgliederverwaltung, IT Admin
1456 +)))|(((
1457 +IT Admin
1458 +)))|(((
1459 +mksp-vs-owner
1460 +)))|(((
1461 +Vorstand
1462 +)))|(((
1463 +Vorstand
1464 +)))
1465 +|=(% scope="row" %)(((
1466 +Korrespondent
1467 +)))|(((
1468 +mksp-mv-owner
1469 +)))|(((
1470 +Mitgliederverwaltung, IT Admin
1471 +)))|(((
1472 +IT Admin
1473 +)))|(((
1474 +mksp-vs-owner
1475 +)))|(((
1476 +Vorstand
1477 +)))|(((
1478 +Vorstand
1479 +)))
1480 +|=(% scope="row" %)(((
1481 +Speicherpfad
1482 +)))|(((
1483 +mksp-mv-owner
1484 +)))|(((
1485 +Mitgliederverwaltung, IT Admin
1486 +)))|(((
1487 +IT Admin
1488 +)))|(((
1489 +mksp-vs-owner
1490 +)))|(((
1491 +Vorstand
1492 +)))|(((
1493 +IT Admin
1494 +)))
833 833  
834 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AusFace2Faceam20.8(DH,YS)"/}}Aus Face 2 Face am 20.8  (DH,YS) ===
1496 +== Workflows ==
835 835  
836 -* Schritt 1: Einweisungszettel erzeugen 
837 -** Checkliste in Directus hinterlegen, eine pro Einweisung
838 -** N8n Workflow, welches die Liste aus Directus herunterlädt und Template mit Puppetteer Script Node erzeugen
839 -** Aus diesem Template dann ein DocuSeal Template erstellen
840 -* Schritt 2: Zettel für Einweisungen generieren
841 -** Tablet für Einweiser im makerspace
842 -** Authentifizierung über Token an der Freigabebox
843 -*** Neue Maschine, User schaltet die Maschine "Tablet" frei
844 -*** Datenbank erzeugt JWT und signiert es mit einem RSA Priv Key
845 -*** Wird als Payload in der MQTT unlock message mitgeschickt
846 -** Tablet nutzt dieses Token für API Requests gegen Homepage Backend
847 -** Backend wird um weitere Middleware angepasst, die dieses Token für manche Endpoints akzeptiert
848 -** Einweiser:in bekommt aktive Einweisung angezeigt und kann Teilnehmer Entfernern (no-show) oder hinzufügen (spontan)
849 -*** Option eine Einweisung ohne Rechnungsstellung vorzunehmen
850 -** PDFs werden automatisch ausgedruckt
851 -*** Tablet triggert einen Backend endpoint
852 -**** übergibt teilnehmer als parameter (auth über token) und
853 -**** erzeugt die entsprechenden PDFs in DocuSeal
854 -**** Gibt PDF als Return
855 -*** Tablet kann PDF über Netzwerk print drucken
856 -* Schritt 3: Einweisungen erfassen
857 -** QR code wird in Schritt 2 aufgedruckt und enthält:
858 -*** Einweisung
859 -*** Datum
860 -*** Einweiser
861 -*** Teilnehmer
862 -*** Flag Rechnung
863 -** Dokument wird über ScanSnap eingescannt und automatisch an paperless übergeben
864 -** Paperless Post Consume erkennt den QR Code, validiert ihn und löst über einen Webook einen Flow in N8n aus
865 -** N8n erstellt dann einen temporären Eintrag im Backend, ähnlich dem der heute bei "Einweisung erfassen" sichtbar ist
866 -** Die Mitgliederverwaltung hat dann x Tage Zeit, die Einträge zu korrigieren und zu prüfen (beispielsweise ob Voraussetzungen erfüllt sind)
867 -** Danach werden alle Schritte wie bisher ausgelöst (Berechtigung, Rechnung, Auszahlung an Einweiser, E-Mail Bestätigung, ...)
1498 +Paperless Workflows können zur Automatisierung verschiedener Tasks eingesetzt werden. In diesem Fall werden zwei Fälle damit abgedeckt:
868 868  
869 -TODO:
1500 +* Beim Hinzufügen der Dokumente via Webinterface **wird standardmäßig der angemeldete Nutzer als Owner des Dokuments festgelegt**. Damit haben andere Mitglieder der gleichen Gruppe (Beispielsweise Vorstand oder Mitgliederverwaltung) kein Zugriff auf die so hinzugefügten Dokumente. Aus diesem Grund setzt einer der Workflow die entsprechend notwendigen Berechtigungen.
1501 +* Einscannen von Dokumenten soll sowohl für die Mitgliederverwaltung als auch für den Vorstand möglich sein und der richtigen Gruppe zugeordnet werden. Wir haben dafür zwei unterschiedliche Ordner aus dem NAS angelegt. Der Dokumentenscanner kann Dokumente in einen der beiden Ordner legen, wir nutzen Workflows um auch hier die richtigen Berechtigungen zu setzen.
870 870  
1503 += Offene Punkte =
1504 +
871 871  * Docuseal Logging + Monitoring
872 872  * N8n Error Handling
Icon Fall 1 Ablaufdiagramm
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Icon Fall 2 Ablaufdiagramm
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