Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

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- Confluence.Code.ConfluencePageClass[0]

Details

Seiteneigenschaften

Inhalt

@@ -7,6 +7,10 @@
  zu diesem Zweck schaffen wir eine Platform basierend auf mehreren Open Source Software Produkten sowie einigen Hardware Produkten (NAS Speicher, Dokumentenscanner, PC Arbeitsplatz für die Mitgliederverwaltung).
++= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Inhaltsverzeichnis"/}}Inhaltsverzeichnis =
++
++{{toc/}}
++
  = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Hintergrundinformationen"/}}Hintergrundinformationen =
  Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Partien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als beispielsweise ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
@@ -19,7 +19,7 @@
  Kurz gesagt: Die EES ist schnell und unkompliziert, aber unsicher und nur für risikofreie Vorgänge geeignet. Die FES ist technisch sicherer, rechtlich belastbarer und für wichtige, aber formfreie Vereinbarungen ideal. Die QES ist rechtlich vollwertig wie eine handschriftliche Unterschrift und für alle Schriftformerfordernisse zwingend notwendig. Zusammenfassung:
--(% style="text-decoration: none;" %)
++(% class="wrapped" style="text-decoration: none;" %)
  |=(((
  Signaturtyp
  )))|=(((
@@ -69,6 +69,7 @@
  Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
++(% class="wrapped" %)
  |=(% scope="col" %)(((
  Dokumenten-Typ
  )))|=(% scope="col" %)(((
@@ -77,7 +77,7 @@
  )))|=(% scope="col" %)(((
  Prozess heute
  )))|=(% scope="col" %)(((
--Prozess Zukunft
++Notwendige Änderungen
  )))
  |(((
  Mitgliedsantrag
@@ -91,7 +91,7 @@
  * Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn
  * Mitgliederakte wird angelegt, der Antrag wird in der Akte abgeheftet
  )))|(((
--Der Antrag kann komplett **digital unterschrieben** werden. Vorgehen:
++Der Antrag soll komplett **digital unterschrieben** werden. Vorgehen:
  * Interessent:in füllt den Online-Antrag auf der Homepage aus
  * Nach Bestätigung der E-Mail Adresse wird ein Vorgang zur digitalen Unterschrift ausgelöst
@@ -162,11 +162,7 @@
  Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird.
  Danach wird ein Flag für das jeweilige Mitglied gesetzt, dass die Erklärung abgegeben wurde.
  )))|(((
--**Vollständig digital**.
--
--* Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage)
--* Mitglied erhält die Aufforderung per Mail das Dokument zu unterschreiben
--* Nach Unterschrift wird das Flag automatisch gesetzt und das Dokument wird zu Paperless NGX hochgeladen.
++**Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
  )))
  |(((
  Übungsleitervertrag
@@ -180,12 +180,9 @@
  * Bestätigung dass der Vertrag vorliegt
  * Ein Flag ob das Mitglied die Übungsleiterpauschale an den Verein spendet oder nicht
  )))|(((
--**Vollständig digital**.
++**Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
--* Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage)
--* Mitglied erhält die Aufforderung per Mail das Dokument zu unterschreiben
--* Nach Unterschrift wird das erste automatisch gesetzt und das Dokument wird zu Paperless NGX hochgeladen.
--* Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
++Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
  )))
  |(((
  Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
@@ -196,7 +196,7 @@
  Urheberrecht, Übertragung von Nutzungsrechten sollte in Schriftform erfolgen
  )))|(((
--Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner Einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
++Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
  )))
  |(((
  Bestellung eines Einweisers
@@ -257,7 +257,7 @@
  ** Muss für den Einweisenden eine Auszahlung veranlasst werden?
  * Danach wird der Zettel in die jeweiligen Akten einsortiert.
  )))|(((
--\\
++Der Einweisungszettel ist das bei weitem komplizierteste Dokument, hierfür wird ein separater Workshop stattfinden. Siehe weiter unten für Details.
  )))
  |(((
  Lagervertrag Kistenlager
@@ -271,7 +271,7 @@
  Nach Erfassen kann die Person eine Kiste beantragen, die dann monatliche Kosten auslöst
  )))|(((
--\\
++**Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
  )))
  |(((
  Lagervertrag Projektlager
@@ -285,7 +285,7 @@
  Nach Erfassen kann die Person das Projektlager automatisch nutzen.
  )))|(((
--\\
++**Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
  )))
  == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-WorkflowBeschreibung"/}}Workflow Beschreibung ==
@@ -318,6 +318,7 @@
  Im zweiten Schritt wird nun ein oder mehrere personalisierte Dokumente erstellt. Hier gibt es eine Entscheidungsmatrix:
++(% class="wrapped" %)
  |=(% scope="col" %)(((
  Remote / Lokal
  )))|=(% scope="col" %)(((
@@ -373,6 +373,7 @@
  Im dritten Schritt müssen eine oder mehrere Parteien das Dokument unterschreiben. Wie viele Parteien ist abhängig vom Dokument. So muss beispielsweise der Mitgliedsantrag nur vom werdenden Mitglied unterschrieben werden, während das Schlüsselausgabeformular vom ausgebenen Funktionär und dem Mitglied unterschrieben werden muss. Analog zur Erstellung des Dokuments wird hier unterschieden, ob das Dokument zuhause unterschrieben werden kann oder ob es vor Ort im Makerspace passiert.
++(% class="wrapped" %)
  |=(((
  Remote / Lokal
  )))|=(((
@@ -425,8 +425,9 @@
  === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AblegenundVerarbeiten"/}}Ablegen und Verarbeiten ===
--Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Meta-Daten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
++Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Metadaten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
++(% class="wrapped" %)
  |=(% scope="col" %)(((
  Signatur über
  )))|=(% scope="col" %)(((
@@ -463,7 +463,7 @@
  Das Dokument wird von der Mitgliederverwaltung eingescannt und dann von Paperless verarbeitet
  )))
--In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Meta-Daten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
++In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Metadaten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
  = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesDesign"/}}Technisches Design =
@@ -495,8 +495,10 @@
  Workflows können automatisch getriggert werden – etwa per Webhook, Zeitplan oder NATS Ereignis – und lassen sich mit Bedingungen, Schleifen und Verzweigungen komplex gestalten. n8n speichert Ausführungsverläufe, meldet Fehler und erlaubt es, einzelne Schritte neu zu starten oder zu ändern.
--In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist.
++In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist. Das Setup und die Konfiguration von N8n ist auf einer eigenen Wiki-Seite beschrieben.
++\\
++
  === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-NATS"/}}NATS ===
  Für den Transport von Events zwischen der Homepage (insbesondere dem Backend) und N8n wird **NATS** vorgeschlagen. **NATS** ist ein leichtgewichtiges, schnelles **Messaging-System** für Event-Streaming und -Queues, das auf dem **Publish/Subscribe-Prinzip** basiert. Es eignet sich besonders für verteilte Systeme, bei denen verschiedene Dienste über Events miteinander kommunizieren.
@@ -533,6 +533,7 @@
  Daraus ergeben sich vier verschiedene Kombinationen (Workflows), die nachstehend genauer beschrieben sind.
++(% class="wrapped" %)
  |=(% scope="row" %)(((
  Workflow
  )))|=(% scope="col" %)(((
@@ -658,12 +658,48 @@
  {{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 3 Ablaufdiagramm_" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1159" height="467" revision="2"/}}
++Die einzelnen Schritte hierbei sind:
++
++1. User löst eine Aktion auf der Homepage aus, die ein Dokument erfordert. Beispielsweise hat der User eine Online-Einweisung beendet und muss dafür nun den Einweisungszettel unterschreiben.
++1. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Hierbei werden sowohl die Rechte geprüft (Lager kann nur von Mitgliedern verwendet werden, der ein neuer Übungsleitervertrag kann nur von Vorstand oder Mitgliederverwaltung angestoßen werden). Danach
++11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
++11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
++11. Das vorausgefüllte Dokument wird im PDF Format heruntergeladen und die Submission wird direkt wieder archived.
++1. Das vorausgefüllte PDF wird als Antwort auf die Anfrage an die Website zum Download angeboten. Der Benutzer druckt das PDF aus.
++1. (Optional): Ein regelmäßig laufender Cronjob prüft die laufenden Verfahren. Nach einer Woche Inaktivität wird der Unterschriftprozess abgebrochen, 48 Stunden vorher wird eine Erinnerung verschickt
++1. Das ausgedruckte Dokument wird vom Benutzer unterschrieben, wenn weitere Parteien notwendig sind, auch diesen zur Unterschrift vorgelegt.
++1. Ein Mitglied der Mitgliederverwaltung prüft das Dokument auf Korrektheit (dokumentenechte Unterschrift, vollständig ausgefüllt) und scannt es mit Hilfe des ScanSnap Scanners ein.
++1. Das Dokument landet automatisch auf einem Netzwerklaufwerk auf dem Makerspace NAS. Dort wird es von Paperless erkannt und automatisch verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
++1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
++11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
++11. Es wird ein N8n Webhook ausgelöst
++1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
++1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
++
  === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall4:Handschriftlich+Makerspace"/}}Fall 4: Handschriftlich + Makerspace ===
--ToDo
++In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **im Makerspace ausgelöst und benötigt Schriftform.** In diesem Fall wird das Dokument im Makerspace erzeugt (soweit wie möglich vorausgefüllt und mit QR Code versehen) und direkt vor Ort ausgedruckt. Dort wird es dann unterschrieben und eingeworfen.
--{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 4 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="499" revision="1"/}}
++**Beispiele**: Einweisungszettel für Vor-Ort Online-Einweisungen
++{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 4 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1208" height="523" revision="3"/}}
++
++Die einzelnen Schritte hierbei sind:
++
++1. Ein autorisierter User meldet sich am Tablet an einer App an, entweder per Makerspace Login (Keycloak) oder per Keyfob. Dort hat der Benutzer dann mehrere Optionen, beispielsweise die Erfassung von Einweisungs-Teilnehmer:innen.
++1. Tablet sendet im Namen des angemeldeten Benutzers eine Anfrage ans Backend. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Danach...
++11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
++11. Erstellt mit Hilfe einer Docuseal Submission ein PDF Dokument. Dieses basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber den signierten QR Code (siehe unten).
++1. Das Tablet druckt das oder die heruntergeladenen PDF Datei(en) aus.
++1. Die Parteien unterschreiben das Dokument handschriftlich und werfen es in den Briefkasten.
++1. Ein Mitglied der Mitgliederverwaltung prüft das Dokument auf Korrektheit (dokumentenechte Unterschrift, vollständig ausgefüllt) und scannt es mit Hilfe des ScanSnap Scanners ein.
++1. Das Dokument landet automatisch auf einem Netzwerklaufwerk auf dem Makerspace NAS. Dort wird es von Paperless erkannt und automatisch verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
++1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
++11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
++11. Es wird ein N8n Webhook ausgelöst
++1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
++1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
++
  = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX =
  Das Herzstück der digitalen Mitgliederakte bildet Paperless NGX. Es wird im Makerspace lokal betrieben und ist daher nur aus dem Netzwerk des Makerspaces oder [[per VPN>>confluencePage:page:IN.[HOWTO] Makerspace VPN]] erreichbar. Der Zugang zu Paperless ist über OpenID Connect an [[confluencePage:page:IN.Keycloak]] gekoppelt, Zugang besteht nur für Mitglieder der Gruppen **Vorstand** und **Mitgliederverwaltung**.
@@ -678,8 +678,17 @@
  * **Per Ordner**: Auf unserem NAS gibt es einen speziellen Ordner, der in Paperless eingebunden ist. Alle Dokumente, die in diesen Ordner gelegt werden, werden automatisch von Paperless verarbeitet. Dieser Ordner wird hauptsächlich vom Dokumentenscanner verwendet, der die gescannten Dokumente ablegt. Dies ermöglicht einen einfachen Scan mit einem einfachen Button, die Dokumente werden dann automatisch in Paperless erkannt
  * **Per Weboberfläche**: Es ist ebenfalls möglich, Dokumente manuell über die Weboberfläche hinzuzufügen.
--== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Meta-Daten"/}}Meta-Daten ==
++Die folgenden Grafik gibt eine Übersicht:
++{{confluence_drawio border="true" diagramName="Ingest Diagram" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1016" height="451" revision="3"/}}
++
++Die Konfiguration des Scanners ist so eingerichtet, dass nur zwei Buttons auf dem Display sichtbar sind:
++
++* **SCAN Vorstand** - Platziert das Dokument in dem Consumption Ordner für den Vorstand, Rechte und Tags werden dann automatisch gesetzt
++* **SCAN MV** - Platziert das Dokument in dem Consumption Ordner für die Mitgliederverwaltung, Rechte und Tags werden dann automatisch gesetzt
++
++== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-ÜbersichtderMetadaten"/}}Übersicht der Metadaten ==
++
  Dokumente werden dann Meta-Daten zugeordnet, die eine spätere Suche und Zuordnung erleichtern. Diese Meta-Daten sind:
  * **Korrespondent**: Im Prinzip der "Gesprächspartner", beispielsweise der Absender eines Briefs. Im Falle der Mitgliederverwaltung wird für jedes Mitglied und jeden registrierten Gast automatisch im Hintergrund ein Korrespondent angelegt. Die Korrespondenten heißen:
@@ -689,184 +689,770 @@
  * **Tags**: Einem Dokument können beliebig viele Tags zugewiesen werden. **Tags** dienen der einfacheren **Zuordnung** und dem **Wiederfinden** von Dokumenten. Es gibt allerdings auch spezielle Tags für Dokumente die eingelesen aber noch nicht bearbeitet wurden, so genannte "Inbox Tags":
  ** (% style="color:var(--ds-icon-success,#22a06b);" %)**Inbox Mitgliederverwaltung**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Mitgliederverwaltung** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
  ** (% style="color:var(--ds-icon-accent-blue,#1d7afc);" %)**Inbox Vorstand**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Vorstand** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
++* **Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Liste festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden.
++** Mitgliedsantrag
++** SEPA Lastschriftmandat
++** Studienbescheinigung
++** Bestätigung Schlüsselausgabe
++** Verpflichtungserklärung Datenschutz
++** Übungsleitervertrag
++** Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
++** Bestellung als Einweiser:in
++** Haftungsausschluss
++** Einweisungszettel
++** Lagervertrag Kistenlager
++** Lagervertrag Projektlager
  * (((
--**Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Tabelle festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden. Neben einem Namen haben die Dokumente einen Match String. Kommt dieser eindeutig (exakter Match) irgendwo im Dokument vor, wird der Typ automatisch zugewiesen.
++**Storage Path**: Speicherpfade sind ein fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
++\\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[
++
++{{code language="none"}}
++document renamer
++{{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}}
++In unserem Fall kommen die folgenden Speicherpfade zum Einsatz:
  \\
  |=(% scope="col" %)(((
  Name
  )))|=(% scope="col" %)(((
--Exact Match String
++Definition
++)))|=(% scope="col" %)(((
++Sichtbar für
++)))|=(% scope="col" %)(((
++Anwendung
  )))
  |(((
--Mitgliedsantrag
++Mitglieder Einweisungszettel
  )))|(((
--mksp-doc-mitgliedsantrag
++(% class="code" %)
++(((
++~{~{ correspondent }}/Einweisungen/~{~{ document_type }}-~{~{ tag_list }}-~{~{ created }}-~{~{ doc_pk }}
  )))
++)))|(((
++Mitgliederverwaltung
++)))|(((
++Einweisungszettel
++)))
  |(((
--SEPA Lastschriftmandat
++Mitglieder Unterlagen
  )))|(((
--mksp-doc-sepamandat
++(% class="code" %)
++(((
++~{~{ correspondent }}/~{~{ document_type }}-~{~{ created }}-~{~{ doc_pk }}
  )))
++)))|(((
++Mitgliederverwaltung
++)))|(((
++Alle anderen Mitgliederdokumente
++)))
  |(((
--Studienbescheinigung
++Vorstand Dokumente
  )))|(((
--mksp-doc-studienbescheinigung
++(% class="code" %)
++(((
++~{~{ created_year }}/~{~{ correspondent }}/~{~{ title }}
  )))
++)))|(((
++Vorstand
++)))|(((
++Alle Vorstandsdokumente
++)))
++)))
++
++== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AutomatischeZuordnungvonMetadaten"/}}Automatische Zuordnung von Metadaten ==
++
++Paperless unterstützt die automatische Zuordnung von Metadaten basierend auf festen Strings. So kann man beispielsweise angeben, dass ein Dokumententyp "Haftungsausschluss" zugewiesen werden soll, wenn der String "Haftungsausschluss" irgendwo im Dokument vorkommt. Dies ist allerdings auf eine korrekte Funktion der Texterkennung angewiesen und funktioniert erfahrungsgemäß nur in manchen Fällen, sodass mindestens eine manuelle Überprüfung trotzdem notwendig kommt. Wenn beispielsweise ein Brief mit dem Satz "ich dachte, ich hätte den Haftungsausschluss bereits abgegeben, könntet ihr dies bitte prüfen" erfasst wird, würde der basierend auf der Regel ebenfalls kategorisiert werden.
++
++**Aus diesem Grund wird auf jedes Dokument einen spezieller QR Code aufgedruckt**. Der QR code wird vom Post-Consume Script verwendet um die Metadaten in Paperless zuzuordnen. Weiterhin können Daten übermittelt werden, die dann mittels Webhook an N8n übermittelt werden und dort im Workflow verwendet werden können. Der Aufbau orientiert sich an dem Aufbau eines **JSON Web Tokens (JWT).**
++
++=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Barcodeerzeugen"/}}(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Barcode erzeugen(%%) ===
++
++(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Der Prozess zur Erzeugung eines QR Codes ist wie folgt:
++
++* **Payload (Daten) festlegen**. Einige Werte sind verpflichtend, andere können nach Bedarf optional hinzugefügt werden.
++* JWT erzeugen und signieren. der JWT besteht aus drei Teilen:
++** **Header**: **alg** (Algorithmus) und **typ** (JWT) sind verpflichtend. Zusätzlich fügen wir einen Timestamp, eine eindeutige ID und eine Gültigkeitsdauer hinzu.
++** **Body**: beinhaltet die eigentlichen Daten.
++** **Signature**: Mit Hilfe eines Secrets und wird die Signatur erzeugt und automatisch angehängt.
++* PDF417 code erzeugen: ein JWT ist per Definition URL safe und kann daher einfach in ein QR code umgewandelt werden.
++
++=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Header"/}}Header ===
++
++Der Header enthält wichtige Meta-Daten, diese werden von der JWT Library automatisch erzeugt und beschreiben in der Regel den verwendeten Key-Typ.
++
++=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Body"/}}Body ===
++
++Die folgenden Claims sind im Body verfügbar:
++
++|=(((
++Claim
++)))|=(((
++Type
++)))|=(((
++Pflicht
++)))|=(((
++Beschreibung
++)))
  |(((
--Formular Schlüsselausgabe
++id
  )))|(((
--mksp-doc-schluesselausgabe
++UUID4
++)))|(((
++✅️
++)))|(((
++Eindeutige ID dieses Dokuments
  )))
  |(((
--Verpflichtungserklärung Datenschutz
++time
  )))|(((
--\\
++Zahl
++)))|(((
++✅️
++)))|(((
++UTC Linux-Timestamp an dem das Dokument und der QR Code erzeugt wurden
  )))
  |(((
--Übungsleitervertrag
++exp
  )))|(((
--\\
++Zahl
++)))|(((
++✅️
++)))|(((
++UTC Linux-Timestamp der angibt, bis wann das Dokument gültig ist.
  )))
  |(((
--Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
++(% class="code" %)
++(((
++typ
++)))
  )))|(((
--\\
++String
++)))|(((
++✅️
++)))|(((
++Typ des Dokuments basierend auf der unten definierten Liste.
  )))
  |(((
--Bestellung eines Einweisers
++(% class="code" %)
++(((
++cor
++)))
  )))|(((
--\\
++String
++)))|(((
++❌️
++)))|(((
++Optional: Name des Korrespondenten, dem das Dokument zugeordnet werden soll
  )))
  |(((
--Haftungsausschluss
++tags
  )))|(((
--\\
++List[String]
++)))|(((
++❌️
++)))|(((
++Liste an Tags, die dem Dokument zugeordnet werden soll
  )))
  |(((
--Einweisungszettel
++spth
  )))|(((
--\\
++String
++)))|(((
++❌️
++)))|(((
++Storage Path, das dem Dokument zugeordnet werden soll
  )))
  |(((
--Lagervertrag Kistenlager
++opt
  )))|(((
--\\
++dict
++)))|(((
++❌️
++)))|(((
++Optionale Attribute, die mit eincodiert werden und dem N8n Workflow übergeben werden.
  )))
++
++=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Footer"/}}Footer ===
++
++Der Footer wird automatisch erzeugt und erhält eine Signatur über den Header und den Body, basierend auf einem Algorithmus und einer Signatur.
++
++{{confluence_tip title="Algorithmus"}}
++Von den meisten Libraries werden symmetrische und asymmetrische Signaturen unterstützt. Die Verwendung eines symmetrischen Algorithmus ist für uns einfacher.
++
++Für diesen Anwendungsfall nutzen wir (% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)**HS256** (HMAC mit SHA-256 Algorithmus).
++{{/confluence_tip}}
++
++=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AuswahlderLibrary"/}}Auswahl der Library ===
++
++Die Implementierung für die Erzeugung und das Validieren erfolgt in Python. Dies hat den Hintergrund, dass sowohl unser Backend als auch Paperless NGX (und damit das Post-Consumption Script) in Python implementiert ist. Es gibt verschiedene Libraries, die betrachtet wurden:
++
++|=(% scope="col" %)(((
++Name
++)))|=(% scope="col" %)(((
++CVE
++)))|=(% scope="col" %)(((
++Github
++)))|=(% scope="col" %)(((
++GH⭐
++)))|=(% scope="col" %)(((
++Letztes Release
++)))|=(% scope="col" %)(((
++Offene Issues
++)))|=(% scope="col" %)(((
++Dokumentation
++)))|=(% scope="col" %)(((
++Qualität Dokumentation
++)))|=(% scope="col" %)(((
++In Backend vorhanden?
++)))|=(% scope="col" %)(((
++In Paperless vorhanden?
++)))
  |(((
--Lagervertrag Projektlager
++python-jose
  )))|(((
--\\
++3/0
++)))|(((
++[[https:~~/~~/github.com/mpdavis/python-jose>>url:https://github.com/mpdavis/python-jose||shape="rect"]]
++)))|(((
++1.7k
++)))|(((
++28.05.2025
++)))|(((
++83
++)))|(((
++[[https:~~/~~/python-jose.readthedocs.io/en/latest/>>url:https://python-jose.readthedocs.io/en/latest/||shape="rect"]]
++)))|(((
++⛔  Wenige Bespiele, API Dokumentation fehlt komplett
++)))|(((
++❌️
++)))|(((
++❌️
  )))
++|(((
++pyJWT
++)))|(((
++4/0
++)))|(((
++[[https:~~/~~/github.com/jpadilla/pyjwt>>url:https://github.com/jpadilla/pyjwt||shape="rect"]]
++)))|(((
++5.4k
++)))|(((
++28.11.2024
++)))|(((
++30
++)))|(((
++[[https:~~/~~/pyjwt.readthedocs.io>>url:https://pyjwt.readthedocs.io||shape="rect"]]
++)))|(((
++➕️  Gute Dokumentation, API, Beispiele, Changelog
++)))|(((
++✅️  2.10.1
++Dep von firebase
++)))|(((
++✅️  2.10.1
  )))
--* **Storage Path**: Speicherpfade sind ein etwas fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
--\\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[
++|(((
++JWCrypto
++)))|(((
++5/0
++)))|(((
++[[https:~~/~~/github.com/latchset/jwcrypto>>url:https://github.com/latchset/jwcrypto||shape="rect"]]
++)))|(((
++465
++)))|(((
++06.03.2024
++)))|(((
++8
++)))|(((
++[[https:~~/~~/jwcrypto.readthedocs.io>>url:https://jwcrypto.readthedocs.io||shape="rect"]]
++)))|(((
++➕️  API Doc, einige Beispiele
++)))|(((
++✅️  1.5.6
++Dep von python-keycloak
++)))|(((
++❌️
++)))
--{{code language="none"}}
--document renamer
--{{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}}
--TODO: Define Storage Path
++Unsere bevorzugte Library ist **pyjwt**. Diese ist auch in **paperless nativ vorhanden**, sodass wir uns für die Implementierung mittels **pyjwt** entschieden haben.
--== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AutomatischeZuordnungvonMetadaten"/}}Automatische Zuordnung von Metadaten ==
++=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PDF417Code"/}}PDF417 Code ===
--Paperless unterstützt die automatische Zuordnung von Metadaten basierend auf festen Strings. So kann man beispielsweise angeben, dass ein Dokumententyp "Haftungsausschluss" zugewiesen werden soll, wenn der String "Haftungsausschluss" irgendwo im Dokument vorkommt. Dies ist allerdings auf eine korrekte Funktion der Texterkennung angewiesen und funktioniert erfahrungsgemäß nur in manchen Fällen, sodass mindestens eine manuelle Überprüfung trotzdem notwendig kommt. Wenn beispielsweise ein Brief mit dem Satz "ich dachte, ich hätte den Haftungsausschluss bereits abgegeben, könntet ihr dies bitte prüfen" erfasst wird, würde der basierend auf der Regel ebenfalls kategorisiert werden.
++Als Format für den Code wurde PDF417 ausgewählt, da dieser mehr Platz und Fehlerkorrektur bietet. Weiterhin gibt es eine einfach zu nutzende Library für Python (Erzeugung) und PDF417 wird von (% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)ZXING unterstützt, welches in Paperless eingebettet ist. Ein solcher Barcode sieht beispielsweise so aus:
--Aus diesem Grund nutzen wir einen speziellen QR Code in einem für den Makerspace spezifischen Format, welches nachstehend detailliert beschrieben wird.
++(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)[[image:attach:barcode.jpg||height="250"]]
--{{code language="json"}}
--{
--    "payload": {
--        "timestamp": "YYYY-MM-DDTHH:mm:ss",
--        "correspondent": "Daniel Herrmann (#250)",
--        "type": "mksp-doc-sepamandat",
--        "tags": [
--            "tag1",
--            "tag2"
--        ],
--"storage_path": "Mitgliederverwaltung"
--    },
--    "sig": "signature over the entire payload block"
--}
--{{/code}}
++(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Daraus kann dann eine Base64 basierte Repräsentation berechnet werden, die einfach in Docuseal hochgeladen werden kann.
--Die beiden Einträge **payload** und **sig** sind **Pflichtfelder**. Innerhalb der Payload muss der **timestamp** **vorhanden** sein, alle anderen Felder sind optional, jedoch muss mindestens eins angegeben werden. Der QR Code kann dann - insbesondere bei der Digitalen Unterschrift oder bei Workflows, wo die Formulare ohnehin on demand erzeugt werden bereits mit allen Daten bestückt werden. In Paperless gibt es dann ein Postconsume Script, welches den QR Code ausliest, die Signatur prüft und - falls die Signatur korrekt ist - automatisch die Meta-Daten übernimmt.
++=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Referenz-Implementierung"/}}Referenz-Implementierung ===
--=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Signatur"/}}Signatur ===
++Eine Referenz-Implementierung befindet sich im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-pdf417-reference>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-pdf417-reference||shape="rect"]]
--Die Signatur wird kryptographisch mit Hilfe asymmetrischen Verschlüsselung erzeugt. Wir erzeugen ein RSA 2048 Key Pair. Der öffentliche Schlüssel steht Paperless zur Verfügung, sodass Paperless die Signaturen verifizieren kann. Der private Teil des Schlüssels wird von den Makerspace-Systemem verwendet, welche die Formulare erzeugen. Im Detail:
++=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PostConsumptionScript"/}}Post Consumption Script ===
--* **Key-Pair**: 2048 bit Schlüssellänge, RSA, 65537 Exponent
--* **Signatur**: SHA256 Signatur, PKCS1v15 Padding
--* (((
--**Payload**: Als Payload wird nur der Inhalt der Payload verwendet, als **JSON String ohne Whitespaces, byte encoded in UTF-8.** Das oben genannte Beispiel würde die Signatur über den folgenden String erstellen:
--\\
++Die eigentliche Zuordnung der Meta-Daten erfolgt über ein so genanntes Post Consumption Script. Dieses befindet sich ebenfalls im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-post-consumption-script#>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-post-consumption-script||shape="rect"]]
--{{code language="json"}}
--{"payload":{"correspondent":"Daniel Herrmann (#250)","type":"SEPA Mandat","tags":["tag1","tag2"]},"timestamp":"YYYY-MM-DDTHH:mm:ss","sig":"this-would-be-the-signature-appended-to-the-data"}
--{{/code}}
++== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessBerechtigungen"/}}Paperless Berechtigungen ==
++Paperless NGX hat ein Berechtigungssystem, welches sich über fast alle Ressourcen erstreckt. Grundsätzlich gibt es **Benutzer** und **Gruppen**. Berechtigungen können dann global vergeben werden (Sichtbarkeit von Features) und zusätzlich auf Objektebene vergeben werden.
--Als Referenz, die in Python wäre der Input der Signatur:
++=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-BenutzerundGruppen"/}}Benutzer und Gruppen ===
++
++Paperless NGX ist so konfiguriert, dass sich Benutzer mit ihrem zentralen Makerspace Login anmelden können (OIDC über Keycloak). Eine Anmeldung mit lokalen Zugangsdaten ist nicht möglich. Bei der Anmeldung werden ebenfalls die Gruppen aus Keycloak übernommen, aber nur die folgenden:
++
++* **Vorstand**: Für die Mitglieder des Vorstands
++* **Mitgliederverwaltung**: Alle Personen, die mit der Verwaltung der Mitglieder betraut sind
++* **IT Admin**: IT Administratoren im Makerspace
++
++Nutzer, die keine dieser Gruppen angehören haben keine Rechte in Paperless. Sie können sich zwar anmelden, aber selbst die Willkommens-Seite erzeugt eine "Permission Denied" Fehlermeldung.
++
++=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-GlobaleBerechtigungen"/}}Globale Berechtigungen ===
++
++Berechtigungen werden grundsätzlich nicht auf Benutzerebene konfiguriert, sondern ausschließlich auf Gruppenebene. So wird sichergestellt, dass bei der Änderung einer Gruppenzugehörigkeit auch die damit verbundenen Rechte entzogen oder gewährt werden, ohne dass eine manuelle Änderung notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt eine Übersicht der konfigurierten globalen Berechtigungen pro Gruppe:
++
++|=(% scope="row" %)(((
++Berechtigung
++)))|=(% scope="col" %)(((
++Beschreibung
++)))|=(% scope="col" %)(((
++Mitgliederverwaltung
++)))|=(% scope="col" %)(((
++Vorstand
++)))|=(% scope="col" %)(((
++IT Admin
++)))|=(% scope="col" %)(((
++Notiz
++)))
++|=(% scope="row" %)(((
++Document
++)))|(((
++Sehen und bearbeiten von Dokumenten.
++)))|(((
++ALLE
++)))|(((
++ALLE
++)))|(((
++KEINE
++)))|(((
++Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
++)))
++|=(% scope="row" %)(((
++Tag
++)))|(((
++Sehen und bearbeiten von Tags.
++)))|(((
++Anzeigen
++)))|(((
++ALLE
++)))|(((
++ALLE
++)))|(((
++Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
++)))
++|=(% scope="row" %)(((
++Correspondent
++)))|(((
++Sehen und bearbeiten von Korrespondenten
++)))|(((
++Anzeigen
++)))|(((
++ALLE
++)))|(((
++ALLE
++)))|(((
++Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
++)))
++|=(% scope="row" %)(((
++DocumentType
++)))|(((
++Sehen und bearbeiten von Dokument-Typen
++)))|(((
++Anzeigen
++)))|(((
++ALLE
++)))|(((
++ALLE
++)))|(((
++Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
++)))
++|=(% scope="row" %)(((
++StoragePath
++)))|(((
++Sehen und bearbeiten von Speicherpfaden
++)))|(((
++Anzeigen
++)))|(((
++Anzeigen
++)))|(((
++ALLE
++)))|(((
++Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
++)))
++|=(% scope="row" %)(((
++SavedView
++)))|(((
++Ansichten erzeugen und speichern
++)))|(((
++ALLE
++)))|(((
++ALLE
++)))|(((
++KEINE
++)))|(((
  \\
++)))
++|=(% scope="row" %)(((
++PaperlessTask
++)))|(((
++Dateiaufgaben einsehen und löschen
++)))|(((
++KEINE
++)))|(((
++KEINE
++)))|(((
++ALLE
++)))|(((
++\\
++)))
++|=(% scope="row" %)(((
++AppConfig
++)))|(((
++Konfiguration von Paperless NGX selbst
++)))|(((
++KEINE
++)))|(((
++KEINE
++)))|(((
++ALLE
++)))|(((
++\\
++)))
++|=(% scope="row" %)(((
++UISettings
++)))|(((
++Persönliche Anzeigeeinstellungen ändern
++)))|(((
++ALLE
++)))|(((
++ALLE
++)))|(((
++ALLE
++)))|(((
++\\
++)))
++|=(% scope="row" %)(((
++History
++)))|(((
++Dokumenten-Audit Log anzeigen oder ändern
++)))|(((
++Anzeigen
++)))|(((
++Anzeigen
++)))|(((
++KEINE
++)))|(((
++Nur für Dokumente, auf die Zugriff gewährt wurde.
++)))
++|=(% scope="row" %)(((
++Note
++)))|(((
++Notizen zu Dokumenten einsehen oder ändern
++)))|(((
++ALLE
++)))|(((
++ALLE
++)))|(((
++KEINE
++)))|(((
++Nur für Dokumente, auf die Zugriff gewährt wurde.
++)))
++|=(% scope="row" %)(((
++MailAccount
++)))|(((
++Mail-Accounts verwalten
++)))|(((
++KEINE
++)))|(((
++Anzeigen
++)))|(((
++ALLE
++)))|(((
++\\
++)))
++|=(% scope="row" %)(((
++MailRule
++)))|(((
++Verarbeitungsregeln für eingehende Mails bearbeiten
++)))|(((
++KEINE
++)))|(((
++ALLE
++)))|(((
++ALLE
++)))|(((
++\\
++)))
++|=(% scope="row" %)(((
++User
++)))|(((
++Benutzer einsehen oder verwalten
++)))|(((
++KEINE
++)))|(((
++Anzeigen
++)))|(((
++ALLE
++)))|(((
++\\
++)))
++|=(% scope="row" %)(((
++Group
++)))|(((
++Gruppen einsehen oder verwalten
++)))|(((
++KEINE
++)))|(((
++Anzeigen
++)))|(((
++ALLE
++)))|(((
++\\
++)))
++|=(% scope="row" %)(((
++ShareLink
++)))|(((
++Öffentliche Share-Links erstellen oder verwalten
++)))|(((
++KEINE
++)))|(((
++KEINE
++)))|(((
++KEINE
++)))|(((
++\\
++)))
++|=(% scope="row" %)(((
++CustomField
++)))|(((
++Custom Fields einsehen oder verwalten
++)))|(((
++Anzeigen
++)))|(((
++Anzeigen
++)))|(((
++ALLE
++)))|(((
++\\
++)))
++|=(% scope="row" %)(((
++Workflow
++)))|(((
++Workflows für neue Dokumente einsehen oder verwalten
++)))|(((
++KEINE
++)))|(((
++KEINE
++)))|(((
++ALLE
++)))|(((
++\\
++)))
--{{code language="python"}}
--import json
++=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Objekt-Berechtigungen"/}}Objekt-Berechtigungen ===
--input_data = {'payload': {'correspondent': 'Daniel Herrmann (#250)', 'type': 'SEPA Mandat', 'tags': ['tag1', 'tag2']}, 'timestamp': 'YYYY-MM-DDTHH:mm:ss', 'sig': 'this-would-be-the-signature-appended-to-the-data'}
--signature_data = json.dumps(input_data, separators=(',', ':')).encode('utf-8')
--{{/code}}
++Zusätzlich zu den globalen Berechtigungen können für alle Objekte noch Berechtigungen auf Objekt-Level konfiguriert werden. Dabei werden globale Regeln zuerst geprüft, danach zusätzlich die Objekt-Berechtigungen. Jedes Objekt (egal ob Dokument, Korrespondent, Tag, Dokumenten-Typ) hat zwei wichtige Einstellungen:
++
++* Owner / Eigentümer: Das Objekt gehört diesem Benutzer. Der Owner hat immer alle Berechtigungen für das Objekt
++* Zusätzliche Berechtigungen:
++** Es können getrennt voneinander Berechtigungen zum Anzeigen und Bearbeiten vergeben werden
++** Diese Berechtigungen können jeweils für einzelne Benutzer oder für Gruppen gewährt werden
++
++Das sieht im Frontend beispielsweise so aus:
++
++[[image:attach:image-2025-8-25_10-19-25.png||thumbnail="true" height="250"]]
++
++{{info title="Berechtigungen"}}
++Es sind grundsätzlich sowohl globale als auch objekt-spezifische Berechtigungen notwendig. Wenn ein Benutzer ein Objekt bearbeiten ansehen oder bearbeiten möchte ergibt sich daher die folgende Matrix:
++
++|=(% scope="col" %)(((
++Globale Berechtigung
++)))|=(% scope="col" %)(((
++Owner
++)))|=(% scope="col" %)(((
++Objekt-Berechtigung
++)))|=(% scope="col" %)(((
++Ergebnis
  )))
++|(((
++❌️
++)))|(((
++Egal
++)))|(((
++Egal
++)))|(((
++❌️
++)))
++|(((
++✅️
++)))|(((
++✅️
++)))|(((
++Egal
++)))|(((
++✅️
++)))
++|(((
++✅️
++)))|(((
++❌️
++)))|(((
++❌️
++)))|(((
++❌️
++)))
++|(((
++✅️
++)))|(((
++❌️
++)))|(((
++✅️
++)))|(((
++✅️
++)))
--\\
++Mit anderen Worten, um eine Aktion auszuführen, muss ein Benutzer (a) die globale Berechtigung haben **UND** (b) Owner sein **ODER** Objekt-Berechtigungen haben.
++{{/info}}
--== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesSetup"/}}Technisches Setup ==
++=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-LokaleOwner"/}}Lokale Owner ===
--Owner: zwei Owner
--Docs: Owner = grp owner, View + Edit jeweilige Gruppen
--Correspondent: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
--Tag: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
--Doc Type: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
++Jedes Objekt in Paperless muss einen Owner haben. Damit der Owner nicht ein realer Benutzer ist, der gegebenenfalls den Vorstand / Mitgliederverwaltung oder Verein verlassen könnte, werden lokale Benutzer angelegt. Diese halten lediglich die Owner Rolle für die Ressourcen, können aber nicht für den Login verwendet werden.
--TODO
++|=(% scope="row" %)(((
++Benutzer
++)))|=(% scope="col" %)(((
++Verwendet für
++)))
++|=(% scope="row" %)(((
++mksp-mv-owner
++)))|(((
++Alle Objekte (Dokumente, Dokumenttypen, Tags, Korrespondenten und Speicherpfade), die dem Use-Case **Mitgliederverwaltung** zugewiesen sind
++)))
++|=(% scope="row" %)(((
++mksp-vs-owner
++)))|(((
++Alle Objekte (Dokumente, Dokumenttypen, Tags, Korrespondenten und Speicherpfade), die dem Use-Case **Vorstandspost** zugewiesen sind
++)))
++=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Standard-Objekt-Berechtigungen"/}}Standard-Objekt-Berechtigungen ===
++
++Basierend auf den hier beschrieben Regeln werden für Objekte die folgenden Berechtigungen gesetzt:
++
++|=(% rowspan="2" scope="rowgroup" %)(((
++Objekt
  \\
++)))|=(% colspan="3" scope="colgroup" %)(((
++Mitgliederverwaltung
++)))|=(% rowspan="7" scope="rowgroup" %)(((
++\\
++)))|=(% colspan="3" scope="colgroup" %)(((
++Vorstandspost
++)))
++|=(% scope="col" %)(((
++Owner
++)))|=(% scope="col" %)(((
++Anzeigen
++)))|=(% scope="col" %)(((
++Bearbeiten
++)))|=(((
++Owner
++)))|=(((
++Anzeigen
++)))|=(((
++Bearbeiten
++)))
++|=(% scope="row" %)(((
++Dokument
++)))|(((
++mksp-mv-owner
++)))|(((
++Mitgliederverwaltung
++)))|(((
++Mitgliederverwaltung
++)))|(((
++mksp-vs-owner
++)))|(((
++Vorstand
++)))|(((
++Vorstand
++)))
++|=(% scope="row" %)(((
++Dokumenttyp
++)))|(((
++mksp-mv-owner
++)))|(((
++Mitgliederverwaltung, IT Admin
++)))|(((
++IT Admin
++)))|(((
++mksp-vs-owner
++)))|(((
++Vorstand
++)))|(((
++Vorstand
++)))
++|=(% scope="row" %)(((
++Tag
++)))|(((
++mksp-mv-owner
++)))|(((
++Mitgliederverwaltung, IT Admin
++)))|(((
++IT Admin
++)))|(((
++mksp-vs-owner
++)))|(((
++Vorstand
++)))|(((
++Vorstand
++)))
++|=(% scope="row" %)(((
++Korrespondent
++)))|(((
++mksp-mv-owner
++)))|(((
++Mitgliederverwaltung, IT Admin
++)))|(((
++IT Admin
++)))|(((
++mksp-vs-owner
++)))|(((
++Vorstand
++)))|(((
++Vorstand
++)))
++|=(% scope="row" %)(((
++Speicherpfad
++)))|(((
++mksp-mv-owner
++)))|(((
++Mitgliederverwaltung, IT Admin
++)))|(((
++IT Admin
++)))|(((
++mksp-vs-owner
++)))|(((
++Vorstand
++)))|(((
++IT Admin
++)))
--=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AusFace2Faceam20.8(DH,YS)"/}}Aus Face 2 Face am 20.8  (DH,YS) ===
++== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Workflows"/}}Workflows ==
--* Schritt 1: Einweisungszettel erzeugen
--** Checkliste in Directus hinterlegen, eine pro Einweisung
--** N8n Workflow, welches die Liste aus Directus herunterlädt und Template mit Puppetteer Script Node erzeugen
--** Aus diesem Template dann ein DocuSeal Template erstellen
--* Schritt 2: Zettel für Einweisungen generieren
--** Tablet für Einweiser im makerspace
--** Authentifizierung über Token an der Freigabebox
--*** Neue Maschine, User schaltet die Maschine "Tablet" frei
--*** Datenbank erzeugt JWT und signiert es mit einem RSA Priv Key
--*** Wird als Payload in der MQTT unlock message mitgeschickt
--** Tablet nutzt dieses Token für API Requests gegen Homepage Backend
--** Backend wird um weitere Middleware angepasst, die dieses Token für manche Endpoints akzeptiert
--** Einweiser:in bekommt aktive Einweisung angezeigt und kann Teilnehmer Entfernern (no-show) oder hinzufügen (spontan)
--*** Option eine Einweisung ohne Rechnungsstellung vorzunehmen
--** PDFs werden automatisch ausgedruckt
--*** Tablet triggert einen Backend endpoint
--**** übergibt teilnehmer als parameter (auth über token) und
--**** erzeugt die entsprechenden PDFs in DocuSeal
--**** Gibt PDF als Return
--*** Tablet kann PDF über Netzwerk print drucken
--* Schritt 3: Einweisungen erfassen
--** QR code wird in Schritt 2 aufgedruckt und enthält:
--*** Einweisung
--*** Datum
--*** Einweiser
--*** Teilnehmer
--*** Flag Rechnung
--** Dokument wird über ScanSnap eingescannt und automatisch an paperless übergeben
--** Paperless Post Consume erkennt den QR Code, validiert ihn und löst über einen Webook einen Flow in N8n aus
--** N8n erstellt dann einen temporären Eintrag im Backend, ähnlich dem der heute bei "Einweisung erfassen" sichtbar ist
--** Die Mitgliederverwaltung hat dann x Tage Zeit, die Einträge zu korrigieren und zu prüfen (beispielsweise ob Voraussetzungen erfüllt sind)
--** Danach werden alle Schritte wie bisher ausgelöst (Berechtigung, Rechnung, Auszahlung an Einweiser, E-Mail Bestätigung, ...)
++Paperless Workflows können zur Automatisierung verschiedener Tasks eingesetzt werden. In diesem Fall werden zwei Fälle damit abgedeckt:
--TODO:
++* Beim Hinzufügen der Dokumente via Webinterface **wird standardmäßig der angemeldete Nutzer als Owner des Dokuments festgelegt**. Damit haben andere Mitglieder der gleichen Gruppe (Beispielsweise Vorstand oder Mitgliederverwaltung) kein Zugriff auf die so hinzugefügten Dokumente. Aus diesem Grund setzt einer der Workflow die entsprechend notwendigen Berechtigungen.
++* Einscannen von Dokumenten soll sowohl für die Mitgliederverwaltung als auch für den Vorstand möglich sein und der richtigen Gruppe zugeordnet werden. Wir haben dafür zwei unterschiedliche Ordner aus dem NAS angelegt. Der Dokumentenscanner kann Dokumente in einen der beiden Ordner legen, wir nutzen Workflows um auch hier die richtigen Berechtigungen zu setzen.
++= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-OffenePunkte"/}}Offene Punkte =
++
  * Docuseal Logging + Monitoring
  * N8n Error Handling

Fall 1 Ablaufdiagramm

Author

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+XWiki.dherrman

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...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+326.0 KB

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Fall 1 Ablaufdiagramm.png

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	1	+XWiki.dherrman

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	1	+239.9 KB

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Fall 2 Ablaufdiagramm

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	1	+XWiki.dherrman

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	1	+323.6 KB

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Fall 2 Ablaufdiagramm.png

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Fall 3 Ablaufdiagramm

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Fall 3 Ablaufdiagramm.png

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Fall 3 Ablaufdiagramm_

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Fall 3 Ablaufdiagramm_.png

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Fall 4 Ablaufdiagramm

Author

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Fall 4 Ablaufdiagramm.png

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	1	+XWiki.dherrman

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	1	+102.5 KB

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Ingest Diagram

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	1	+XWiki.dherrman

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	1	+63.0 KB

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Ingest Diagram.png

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	1	+XWiki.dherrman

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Inhalt

Prozess Allgemein

Author

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Inhalt

@@ -1,0 +1,65 @@
++<mxfile host="wiki.makerspace-darmstadt.de" agent="Mozilla/5.0 (Windows NT 10.0; Win64; x64; rv:142.0) Gecko/20100101 Firefox/142.0" version="28.0.5">
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++</mxfile>
++

Prozess Allgemein.png

Author

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Inhalt

System Architecture

Author

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Größe

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Inhalt

System Architecture.png

Author

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	1	+XWiki.dherrman

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Inhalt

barcode.jpg

Author

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	1	+XWiki.dherrman

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Inhalt

image-2025-8-25_10-19-25.png

Author

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Inhalt

~Fall 1 Ablaufdiagramm.tmp

Author

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Inhalt

~Fall 2 Ablaufdiagramm.tmp

Author

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Inhalt

~Fall 3 Ablaufdiagramm.tmp

Author

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Inhalt

~Fall 3 Ablaufdiagramm_.tmp

Author

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Inhalt

~Fall 4 Ablaufdiagramm.tmp

Author

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	1	+XWiki.dherrman

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Inhalt

~Ingest Diagram.tmp

Author

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Inhalt

~Prozess Allgemein.tmp

Author

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Inhalt

@@ -1,0 +1,65 @@
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~System Architecture.tmp

Author

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Inhalt

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