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Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zuletzt geändert von Daniel Herrmann am 2026/02/22 21:17
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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/22 17:52
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am 2025/08/22 18:11
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Zusammenfassung

Details

Icon Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -19,7 +19,7 @@
19 19  
20 20  Kurz gesagt: Die EES ist schnell und unkompliziert, aber unsicher und nur für risikofreie Vorgänge geeignet. Die FES ist technisch sicherer, rechtlich belastbarer und für wichtige, aber formfreie Vereinbarungen ideal. Die QES ist rechtlich vollwertig wie eine handschriftliche Unterschrift und für alle Schriftformerfordernisse zwingend notwendig. Zusammenfassung:
21 21  
22 -(% style="text-decoration: none;" %)
22 +(% class="wrapped" style="text-decoration: none;" %)
23 23  |=(((
24 24  Signaturtyp
25 25  )))|=(((
... ... @@ -69,6 +69,7 @@
69 69  
70 70  Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
71 71  
72 +(% class="wrapped" %)
72 72  |=(% scope="col" %)(((
73 73  Dokumenten-Typ
74 74  )))|=(% scope="col" %)(((
... ... @@ -318,6 +318,7 @@
318 318  
319 319  Im zweiten Schritt wird nun ein oder mehrere personalisierte Dokumente erstellt. Hier gibt es eine Entscheidungsmatrix:
320 320  
322 +(% class="wrapped" %)
321 321  |=(% scope="col" %)(((
322 322  Remote / Lokal
323 323  )))|=(% scope="col" %)(((
... ... @@ -373,6 +373,7 @@
373 373  
374 374  Im dritten Schritt müssen eine oder mehrere Parteien das Dokument unterschreiben. Wie viele Parteien ist abhängig vom Dokument. So muss beispielsweise der Mitgliedsantrag nur vom werdenden Mitglied unterschrieben werden, während das Schlüsselausgabeformular vom ausgebenen Funktionär und dem Mitglied unterschrieben werden muss. Analog zur Erstellung des Dokuments wird hier unterschieden, ob das Dokument zuhause unterschrieben werden kann oder ob es vor Ort im Makerspace passiert.
375 375  
378 +(% class="wrapped" %)
376 376  |=(((
377 377  Remote / Lokal
378 378  )))|=(((
... ... @@ -427,6 +427,7 @@
427 427  
428 428  Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Meta-Daten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
429 429  
433 +(% class="wrapped" %)
430 430  |=(% scope="col" %)(((
431 431  Signatur über
432 432  )))|=(% scope="col" %)(((
... ... @@ -533,6 +533,7 @@
533 533  
534 534  Daraus ergeben sich vier verschiedene Kombinationen (Workflows), die nachstehend genauer beschrieben sind.
535 535  
540 +(% class="wrapped" %)
536 536  |=(% scope="row" %)(((
537 537  Workflow
538 538  )))|=(% scope="col" %)(((
... ... @@ -658,12 +658,48 @@
658 658  
659 659  {{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 3 Ablaufdiagramm_" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1159" height="467" revision="2"/}}
660 660  
666 +Die einzelnen Schritte hierbei sind:
667 +
668 +1. User löst eine Aktion auf der Homepage aus, die ein Dokument erfordert. Beispielsweise hat der User eine Online-Einweisung beendet und muss dafür nun den Einweisungszettel unterschreiben.
669 +1. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Hierbei werden sowohl die Rechte geprüft (Lager kann nur von Mitgliedern verwendet werden, der ein neuer Übungsleitervertrag kann nur von Vorstand oder Mitgliederverwaltung angestoßen werden). Danach
670 +11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
671 +11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
672 +11. Das vorausgefüllte Dokument wird im PDF Format heruntergeladen und die Submission wird direkt wieder archived.
673 +1. Das vorausgefüllte PDF wird als Antwort auf die Anfrage an die Website zum Download angeboten. Der Benutzer druckt das PDF aus.
674 +1. (Optional): Ein regelmäßig laufender Cronjob prüft die laufenden Verfahren. Nach einer Woche Inaktivität wird der Unterschriftprozess abgebrochen, 48 Stunden vorher wird eine Erinnerung verschickt
675 +1. Das ausgedruckte Dokument wird vom Benutzer unterschrieben, wenn weitere Parteien notwendig sind, auch diesen zur Unterschrift vorgelegt.
676 +1. Ein Mitglied der Mitgliederverwaltung prüft das Dokument auf Korrektheit (dokumentenechte Unterschrift, vollständig ausgefüllt) und scannt es mit Hilfe des ScanSnap Scanners ein.
677 +1. Das Dokument landet automatisch auf einem Netzwerklaufwerk auf dem Makerspace NAS. Dort wird es von Paperless erkannt und automatisch verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
678 +1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
679 +11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
680 +11. Es wird ein N8n Webhook ausgelöst
681 +1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
682 +1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
683 +
661 661  === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall4:Handschriftlich+Makerspace"/}}Fall 4: Handschriftlich + Makerspace ===
662 662  
663 -ToDo
686 +In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **im Makerspace ausgelöst und benötigt Schriftform.** In diesem Fall wird das Dokument im Makerspace erzeugt (soweit wie möglich vorausgefüllt und mit QR Code versehen) und direkt vor Ort ausgedruckt. Dort wird es dann unterschrieben und eingeworfen.
664 664  
665 -{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 4 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="499" revision="1"/}}
688 +**Beispiele**: Einweisungszettel für Vor-Ort Online-Einweisungen
666 666  
690 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 4 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1208" height="523" revision="3"/}}
691 +
692 +Die einzelnen Schritte hierbei sind:
693 +
694 +1. Ein autorisierter User meldet sich am Tablet an einer App an, entweder per Makerspace Login (Keycloak) oder per Keyfob. Dort hat der Benutzer dann mehrere Optionen, beispielsweise die Erfassung von Einweisungs-Teilnehmer:innen.
695 +1. Tablet sendet im Namen des angemeldeten Benutzers eine Anfrage ans Backend. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Danach...
696 +11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
697 +11. Erstellt mit Hilfe einer Docuseal Submission ein PDF Dokument. Dieses basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber den signierten QR Code (siehe unten).
698 +1. Das Tablet druckt das oder die heruntergeladenen PDF Datei(en) aus.
699 +1. Die Parteien unterschreiben das Dokument handschriftlich und werfen es in den Briefkasten.
700 +1. Ein Mitglied der Mitgliederverwaltung prüft das Dokument auf Korrektheit (dokumentenechte Unterschrift, vollständig ausgefüllt) und scannt es mit Hilfe des ScanSnap Scanners ein.
701 +1. Das Dokument landet automatisch auf einem Netzwerklaufwerk auf dem Makerspace NAS. Dort wird es von Paperless erkannt und automatisch verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
702 +1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
703 +11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
704 +11. Es wird ein N8n Webhook ausgelöst
705 +1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
706 +1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
707 +
667 667  = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX =
668 668  
669 669  Das Herzstück der digitalen Mitgliederakte bildet Paperless NGX. Es wird im Makerspace lokal betrieben und ist daher nur aus dem Netzwerk des Makerspaces oder [[per VPN>>confluencePage:page:IN.[HOWTO] Makerspace VPN]] erreichbar. Der Zugang zu Paperless ist über OpenID Connect an [[confluencePage:page:IN.Keycloak]] gekoppelt, Zugang besteht nur für Mitglieder der Gruppen **Vorstand** und **Mitgliederverwaltung**.
... ... @@ -693,6 +693,7 @@
693 693  **Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Tabelle festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden. Neben einem Namen haben die Dokumente einen Match String. Kommt dieser eindeutig (exakter Match) irgendwo im Dokument vor, wird der Typ automatisch zugewiesen.
694 694  \\
695 695  
737 +(% class="wrapped" %)
696 696  |=(% scope="col" %)(((
697 697  Name
698 698  )))|=(% scope="col" %)(((
... ... @@ -777,6 +777,7 @@
777 777  {
778 778   "payload": {
779 779          "timestamp": "YYYY-MM-DDTHH:mm:ss",
822 + "uuid": "260171c3-c71c-4da2-b13e-bf1386fe9eac",
780 780   "correspondent": "Daniel Herrmann (#250)",
781 781   "type": "mksp-doc-sepamandat",
782 782   "tags": [
... ... @@ -789,7 +789,7 @@
789 789  }
790 790  {{/code}}
791 791  
792 -Die beiden Einträge **payload** und **sig** sind **Pflichtfelder**. Innerhalb der Payload muss der **timestamp** **vorhanden** sein, alle anderen Felder sind optional, jedoch muss mindestens eins angegeben werden. Der QR Code kann dann - insbesondere bei der Digitalen Unterschrift oder bei Workflows, wo die Formulare ohnehin on demand erzeugt werden bereits mit allen Daten bestückt werden. In Paperless gibt es dann ein Postconsume Script, welches den QR Code ausliest, die Signatur prüft und - falls die Signatur korrekt ist - automatisch die Meta-Daten übernimmt.
835 +Die beiden Einträge **payload** und **sig** sind **Pflichtfelder**. Innerhalb der Payload müssen der **timestamp** **und die UUID** **vorhanden** sein, alle anderen Felder sind optional, jedoch muss mindestens eins angegeben werden. Der QR Code kann dann - insbesondere bei der Digitalen Unterschrift oder bei Workflows, wo die Formulare ohnehin on demand erzeugt werden bereits mit allen Daten bestückt werden. In Paperless gibt es dann ein Postconsume Script, welches den QR Code ausliest, die Signatur prüft und - falls die Signatur korrekt ist - automatisch die Meta-Daten übernimmt.
793 793  
794 794  === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Signatur"/}}Signatur ===
795 795  
Icon Confluence.Code.ConfluencePageClass[0]
Id
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -202867225
1 +202867277
URL
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202867225/Digitale Mitgliederverwaltung
1 +https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202867277/Digitale Mitgliederverwaltung