Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zusammenfassung

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• Objekte (1 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
  • Confluence.Code.ConfluencePageClass[0]

Details

Seiteneigenschaften

Inhalt

...	...	@@ -7,10 +7,6 @@
7	7
8	8	zu diesem Zweck schaffen wir eine Platform basierend auf mehreren Open Source Software Produkten sowie einigen Hardware Produkten (NAS Speicher, Dokumentenscanner, PC Arbeitsplatz für die Mitgliederverwaltung).
9	9
10		-= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Hintergrundinformationen"/}}Hintergrundinformationen =
11		-
12		-* Arten und Stufen der digitalen Signatur
13		-
14	14	= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Anforderungen/Workshop"/}}Anforderungen / Workshop =
15	15
16	16	Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
...	...	@@ -37,7 +37,7 @@
37	37	* Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn
38	38	* Mitgliederakte wird angelegt, der Antrag wird in der Akte abgeheftet
39	39	)))|(((
40		-Der Antrag kann komplett **digital unterschrieben** werden. Vorgehen:
	36	+Der Antrag kann komplett digital signiert werden. Vorgehen:
41	41
42	42	* Interessent:in füllt den Online-Antrag auf der Homepage aus
43	43	* Nach Bestätigung der E-Mail Adresse wird ein Vorgang zur digitalen Unterschrift ausgelöst
...	...	@@ -53,7 +53,7 @@
53	53	)))|(((
54	54	Wird zeitgleich mit dem Mitgliedsantrag verschickt und folgt exakt dem gleichen Prozess
55	55	)))|(((
56		-**Gleicher Prozess **wie Mitgliedsantrag
	52	+Gleicher Prozess wie Mitgliedsantrag
57	57	)))
58	58	|(((
59	59	Studienbescheinigung
...	...	@@ -64,7 +64,7 @@
64	64
65	65	Diese prüft die Bescheinigung und verlängert die reduzierte Mitgliedschaft gemäß den Angaben auf dem Nachweis.
66	66	)))|(((
67		-**Neue Lösung** basierend auf der Homepage, N8n, Paperless und Vikunja, weitere Details unten
	63	+\\
68	68	)))
69	69	|(((
70	70	Ausweiskopie
...	...	@@ -71,11 +71,9 @@
71	71	)))|(((
72	72	❌️
73	73	)))|(((
74		-Bei der Ausgabe eines Schlüssels wird stand heute eine Ausweiskopie angefertigt und in der Akte abgelegt.
75		-
76		-Vermutlich dürfen wir das ohnehin nicht.
	70	+\\
77	77	)))|(((
78		-**Entfällt**. Siehe **Formular Schlüsselausgabe** für Details
	72	+\\
79	79	)))
80	80	|(((
81	81	Formular Schlüsselausgabe
...	...	@@ -82,21 +82,9 @@
82	82	)))|(((
83	83	⚠️
84	84	)))|(((
85		-Bei Ausgabe eines Schlüssels über die Schlüsselausgabebox wird das Formular vorausgefüllt und automatisch ausgedruckt
86		-
87		-Unterschrieben wird es dann an zwei Stellen vom Mitglied, einmal für die Abbuchung, einmal für die Regeln.
88		-
89		-Danach wird das Dokument zusammen mit der Ausweiskopie in der Akte abgelegt.
	79	+\\
90	90	)))|(((
91		-⚠️ Der Prozess findet immer persönlich und vor Ort im Makerspace statt.
92		-Es kann nicht vorausgesetzt werden, dass das Mitglied in allen Fällen ein Handy dabei hat um eine digitale Unterschrift in Docuseal zu leisten.
93		-
94		-Das Formular für die Schlüsselausgabe wird um zwei Felder erweitert:
95		-
96		-* Ausweisnummer (oder Nummer des Aufenthaltstitels, Reisepass, ...)
97		-* Unterschriftsfeld für Vereinsfunktionär:in, dass der Ausweis eingesehen wurde und gültig ist
98		-
99		-Bleibt ansonsten in Phase 1 erst einmal handschriftlich, kann dann in Phase 2 eventuell über das Tablet digital unterschrieben werden.
	81	+\\
100	100	)))
101	101	|(((
102	102	Verpflichtungserklärung Datenschutz
...	...	@@ -103,16 +103,9 @@
103	103	)))|(((
104	104	✅️
105	105	)))|(((
106		-Notwendig für Funktionäre, Einweisende, und so weiter.
107		-
108		-Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird.
109		-Danach wird ein Flag für das jeweilige Mitglied gesetzt, dass die Erklärung abgegeben wurde.
	88	+\\
110	110	)))|(((
111		-**Vollständig digital**.
112		-
113		-* Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage)
114		-* Mitglied erhält die Aufforderung per Mail das Dokument zu unterschreiben
115		-* Nach Unterschrift wird das Flag automatisch gesetzt und das Dokument wird zu Paperless NGX hochgeladen.
	90	+\\
116	116	)))
117	117	|(((
118	118	Übungsleitervertrag
...	...	@@ -119,19 +119,9 @@
119	119	)))|(((
120	120	✅️
121	121	)))|(((
122		-Notwendig für alle, die Einweisungen oder Workshops halten möchten.
123		-
124		-Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird. Danach werden zwei Flags gesetzt:
125		-
126		-* Bestätigung dass der Vertrag vorliegt
127		-* Ein Flag ob das Mitglied die Übungsleiterpauschale an den Verein spendet oder nicht
	97	+\\
128	128	)))|(((
129		-**Vollständig digital**.
130		-
131		-* Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage)
132		-* Mitglied erhält die Aufforderung per Mail das Dokument zu unterschreiben
133		-* Nach Unterschrift wird das erste automatisch gesetzt und das Dokument wird zu Paperless NGX hochgeladen.
134		-* Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
	99	+\\
135	135	)))
136	136	|(((
137	137	Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
...	...	@@ -138,11 +138,9 @@
138	138	)))|(((
139	139	❌️
140	140	)))|(((
141		-Handschriftliches Formular, kommt eher selten vor (< 10x pro Jahr)
142		-
143		-Urheberrecht, Übertragung von Nutzungsrechten sollte in Schriftform erfolgen
	106	+\\
144	144	)))|(((
145		-Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner Einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
	108	+\\
146	146	)))
147	147	|(((
148	148	Bestellung eines Einweisers
...	...	@@ -149,21 +149,9 @@
149	149	)))|(((
150	150	✅️
151	151	)))|(((
152		-**Formular existiert nicht**. Stand heute wird ein Einweisungszettel mit manuellen Notizen zweckentfremdet.
	115	+\\
153	153	)))|(((
154		-Im Prinzip sind vier Parteien involviert:
155		-
156		-1. Einweiser:in - die Person hat eine besondere Unterweisung für die/den neue(n) Einweiser:in durchgeführt - muss angegeben sein, muss aber nicht unterschreiben
157		-1. Bereichsleitung - schlägt vor und muss die Person zum Einweiser berufen
158		-1. Vorstand - bestätigt die Berufung
159		-1. Neue(r) Einweiser:in - unterschreibt, dass die Regelungen verstanden wurden.
160		-
161		-Wenn das Formular von allen Parteien unterschrieben wurde:
162		-
163		-* Automatisch In Paperless NGX der Akte hinzufügen
164		-* Flag auf der Homepage setzen
165		-* Es sind manuelle Aufgaben seitens der MV notwendig (Slack Channel hinzufügen) → Vikunja Task
166		-* Bei Bedarf kann der Prozess für den Übungsleitervertrag automatisch gestartet werden
	117	+\\
167	167	)))
168	168	|(((
169	169	Haftungsausschluss
...	...	@@ -170,20 +170,9 @@
170	170	)))|(((
171	171	❌️
172	172	)))|(((
173		-Wird sehr früh (schon beim ersten Besuch der offenen Werkstatt) unterschrieben und abgeheftet.
174		-
175		-Zu dem Zeitpunkt existiert weder eine Akte für das Mitglied noch eine Notwendigkeit für eine eigene Gäste-Akte
176		-
177		-Bisher:
178		-
179		-* Bei Beginn der Mitgliedschaft wird der Haftungsausschluss aus dem großen Stapel heraussortiert
	124	+\\
180	180	)))|(((
181		-Zwei Vorschläge:
182		-
183		-* Wie bisher Haftungsausschluss raussuchen, Einscannen und manuell in Paperless NGX zuweisen
184		-* Alternativ zusammen mit dem Mitgliederantrag noch einmal versenden
185		-
186		-Wird aber handschriftlich benötigt, muss also so oder so eingescannt werden
	126	+\\
187	187	)))
188	188	|(((
189	189	Einweisungszettel
...	...	@@ -190,18 +190,7 @@
190	190	)))|(((
191	191	❌️
192	192	)))|(((
193		-Müssen aus Haftungsgründen handschriftlich unterschrieben werden.
194		-Mit Abstand die meisten Zettel
195		-
196		-* Blanko-Zettel liegen im Aktenschrank am Eingang.
197		-* Nach einer Einweisung lässt der Einweisende die Teilnehmenden den Zettel ausfüllen und unterschreiben
198		-* Danach werden sie in den Briefkasten geworfen
199		-* Die Mitgliederverwaltung erfasst die Zettel. Dabei werden ebenfalls einige Dinge geprüft
200		-** Hat die Person notwendige Vorbedingungen erfüllt (beispielsweise einen LMS Kurs)?
201		-** Ist die einweisende Person überhaupt Berechtigt, diese Einweisung durchzuführen?
202		-** Muss für die Teilnehmenden eine Abbuchung veranlasst werden?
203		-** Muss für den Einweisenden eine Auszahlung veranlasst werden?
204		-* Danach wird der Zettel in die jeweiligen Akten einsortiert.
	133	+\\
205	205	)))|(((
206	206	\\
207	207	)))
...	...	@@ -210,12 +210,7 @@
210	210	)))|(((
211	211	✅️
212	212	)))|(((
213		-Kann digital über DocuSeal oder in Papierform unterschrieben werden.
214		-
215		-Wenn DocuSeal → geht in Kopie an die Mitgliederverwaltung
216		-Wenn Papierform → wird eingeworfen
217		-
218		-Nach Erfassen kann die Person eine Kiste beantragen, die dann monatliche Kosten auslöst
	142	+\\
219	219	)))|(((
220	220	\\
221	221	)))
...	...	@@ -224,12 +224,7 @@
224	224	)))|(((
225	225	✅️
226	226	)))|(((
227		-Kann digital über DocuSeal oder in Papierform unterschrieben werden.
228		-
229		-Wenn DocuSeal → geht in Kopie an die Mitgliederverwaltung
230		-Wenn Papierform → wird eingeworfen
231		-
232		-Nach Erfassen kann die Person das Projektlager automatisch nutzen.
	151	+\\
233	233	)))|(((
234	234	\\
235	235	)))

Confluence.Code.ConfluencePageClass[0]

Id

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-202866710
	1	+202866708

URL

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202866710/Digitale Mitgliederverwaltung
	1	+https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202866708/Digitale Mitgliederverwaltung