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Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zuletzt geändert von Daniel Herrmann am 2026/02/22 21:17
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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/22 17:39
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am 2025/10/19 18:49
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Zusammenfassung

Details

Icon Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -7,8 +7,12 @@
7 7  
8 8  zu diesem Zweck schaffen wir eine Platform basierend auf mehreren Open Source Software Produkten sowie einigen Hardware Produkten (NAS Speicher, Dokumentenscanner, PC Arbeitsplatz für die Mitgliederverwaltung).
9 9  
10 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Hintergrundinformationen"/}}Hintergrundinformationen =
10 += Inhaltsverzeichnis =
11 11  
12 +{{toc/}}
13 +
14 += Hintergrundinformationen =
15 +
12 12  Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Partien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als beispielsweise ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
13 13  
14 14  In Deutschland – und in der gesamten EU nach der eIDAS-Verordnung – gibt es **drei Stufen elektronischer Signaturen**: die **einfache elektronische Signatur (EES**), die **fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)** und die **qualifizierte elektronische Signatur (QES)**.
... ... @@ -19,7 +19,7 @@
19 19  
20 20  Kurz gesagt: Die EES ist schnell und unkompliziert, aber unsicher und nur für risikofreie Vorgänge geeignet. Die FES ist technisch sicherer, rechtlich belastbarer und für wichtige, aber formfreie Vereinbarungen ideal. Die QES ist rechtlich vollwertig wie eine handschriftliche Unterschrift und für alle Schriftformerfordernisse zwingend notwendig. Zusammenfassung:
21 21  
22 -(% style="text-decoration: none;" %)
26 +(% class="wrapped" style="text-decoration: none;" %)
23 23  |=(((
24 24  Signaturtyp
25 25  )))|=(((
... ... @@ -63,12 +63,13 @@
63 63  Für uns im Makerspace bedeutet das, dass wir die EES und FES (über DocuSeal) einsetzen können. Wir haben keine Partnerschaft mit einem Anbieter, der die QES und damit die Schriftformerfordernis abdecken würde, sodass wir alle Dokumente, für die die Schriftform erforderlich ist, weiterhin handschriftlich unterschreiben lassen.
64 64  {{/confluence_tip}}
65 65  
66 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-DokumenteundWorkflow"/}}Dokumente und Workflow =
70 += Dokumente und Workflow =
67 67  
68 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenten-Arten"/}}Dokumenten-Arten ==
72 +== Dokumenten-Arten ==
69 69  
70 70  Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
71 71  
76 +(% class="wrapped" %)
72 72  |=(% scope="col" %)(((
73 73  Dokumenten-Typ
74 74  )))|=(% scope="col" %)(((
... ... @@ -77,7 +77,7 @@
77 77  )))|=(% scope="col" %)(((
78 78  Prozess heute
79 79  )))|=(% scope="col" %)(((
80 -Prozess Zukunft
85 +Notwendige Änderungen
81 81  )))
82 82  |(((
83 83  Mitgliedsantrag
... ... @@ -91,7 +91,7 @@
91 91  * Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn
92 92  * Mitgliederakte wird angelegt, der Antrag wird in der Akte abgeheftet
93 93  )))|(((
94 -Der Antrag kann komplett **digital unterschrieben** werden. Vorgehen:
99 +Der Antrag soll komplett **digital unterschrieben** werden. Vorgehen:
95 95  
96 96  * Interessent:in füllt den Online-Antrag auf der Homepage aus
97 97  * Nach Bestätigung der E-Mail Adresse wird ein Vorgang zur digitalen Unterschrift ausgelöst
... ... @@ -162,11 +162,7 @@
162 162  Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird.
163 163  Danach wird ein Flag für das jeweilige Mitglied gesetzt, dass die Erklärung abgegeben wurde.
164 164  )))|(((
165 -**Vollständig digital**.
166 -
167 -* Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage)
168 -* Mitglied erhält die Aufforderung per Mail das Dokument zu unterschreiben
169 -* Nach Unterschrift wird das Flag automatisch gesetzt und das Dokument wird zu Paperless NGX hochgeladen.
170 +**Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
170 170  )))
171 171  |(((
172 172  Übungsleitervertrag
... ... @@ -180,12 +180,9 @@
180 180  * Bestätigung dass der Vertrag vorliegt
181 181  * Ein Flag ob das Mitglied die Übungsleiterpauschale an den Verein spendet oder nicht
182 182  )))|(((
183 -**Vollständig digital**.
184 +**Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
184 184  
185 -* Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage)
186 -* Mitglied erhält die Aufforderung per Mail das Dokument zu unterschreiben
187 -* Nach Unterschrift wird das erste automatisch gesetzt und das Dokument wird zu Paperless NGX hochgeladen.
188 -* Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
186 +Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
189 189  )))
190 190  |(((
191 191  Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
... ... @@ -196,7 +196,7 @@
196 196  
197 197  Urheberrecht, Übertragung von Nutzungsrechten sollte in Schriftform erfolgen
198 198  )))|(((
199 -Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner Einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
197 +Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
200 200  )))
201 201  |(((
202 202  Bestellung eines Einweisers
... ... @@ -257,7 +257,7 @@
257 257  ** Muss für den Einweisenden eine Auszahlung veranlasst werden?
258 258  * Danach wird der Zettel in die jeweiligen Akten einsortiert.
259 259  )))|(((
260 -\\
258 +Der Einweisungszettel ist das bei weitem komplizierteste Dokument, hierfür wird ein separater Workshop stattfinden. Siehe weiter unten für Details.
261 261  )))
262 262  |(((
263 263  Lagervertrag Kistenlager
... ... @@ -271,7 +271,7 @@
271 271  
272 272  Nach Erfassen kann die Person eine Kiste beantragen, die dann monatliche Kosten auslöst
273 273  )))|(((
274 -\\
272 +**Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
275 275  )))
276 276  |(((
277 277  Lagervertrag Projektlager
... ... @@ -285,22 +285,22 @@
285 285  
286 286  Nach Erfassen kann die Person das Projektlager automatisch nutzen.
287 287  )))|(((
288 -\\
286 +**Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
289 289  )))
290 290  
291 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-WorkflowBeschreibung"/}}Workflow Beschreibung ==
289 +== Workflow Beschreibung ==
292 292  
293 293  Grundsätzlich teilt sich der Umgang mit Dokumenten in folgende Phasen auf:
294 294  
295 295  {{confluence_drawio border="true" diagramName="Prozess Allgemein" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="991" height="221" revision="2"/}}
296 296  
297 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Trigger/StartendesWorkflows"/}}Trigger / Starten des Workflows ===
295 +=== Trigger / Starten des Workflows ===
298 298  
299 299  Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, dass mindestens ein QR Code vorhanden ist, der später eine automatische Verarbeitung in Paperless möglich macht. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
300 300  
301 301  In seltenen Fällen (Haftungsauschluss oder der Nutzungsvereinbarung für Schulungsinhalte) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
302 302  
303 -==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-StartüberdieHomepage"/}}Start über die Homepage ====
301 +==== Start über die Homepage ====
304 304  
305 305  Ein Prozess kann über die Homepage eingeleitet werden, entweder durch
306 306  
... ... @@ -308,16 +308,17 @@
308 308  * **remote, explizit durch den Use**r für sich selbst (Self-Service, beispielsweise der Lager-Vertrag)
309 309  * **remote, explizit durch einen Funktionär** für einen andere User (Datenschutzvereinbarung, Übungsleitervertrag, ...)
310 310  
311 -==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-LokalimMakerspace"/}}Lokal im Makerspace ====
309 +==== Lokal im Makerspace ====
312 312  
313 313  Alternativ kann der Prozess lokal im Makerspace angestoßen werden, beispielsweise wenn die lokale Präsenz des Mitglieds notwendig ist (Schlüsselausgabe) oder nach einer Vor-Ort Einweisung. In diesem Fall wird der Prozess beispielsweise ein Tablet im Space verwendet.
314 314  
315 315  * **lokal, explizit durch einen Funktionär** (Einweisungsleiter:in, Mitgliederverwaltung, Vorstand), beispielsweise Einweisungszettel oder Schlüsselausgabeformular
316 316  
317 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenterstellen"/}}Dokument erstellen ===
315 +=== Dokument erstellen ===
318 318  
319 319  Im zweiten Schritt wird nun ein oder mehrere personalisierte Dokumente erstellt. Hier gibt es eine Entscheidungsmatrix:
320 320  
319 +(% class="wrapped" %)
321 321  |=(% scope="col" %)(((
322 322  Remote / Lokal
323 323  )))|=(% scope="col" %)(((
... ... @@ -369,10 +369,11 @@
369 369  Das genannte Feature "One-Off" Submission ist ein DocuSeal Pro Feature, welches uns nicht zur Verfügung steht. Eventuell müssen wir
370 370  {{/error}}
371 371  
372 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Unterschriftleisten"/}}Unterschrift leisten ===
371 +=== Unterschrift leisten ===
373 373  
374 374  Im dritten Schritt müssen eine oder mehrere Parteien das Dokument unterschreiben. Wie viele Parteien ist abhängig vom Dokument. So muss beispielsweise der Mitgliedsantrag nur vom werdenden Mitglied unterschrieben werden, während das Schlüsselausgabeformular vom ausgebenen Funktionär und dem Mitglied unterschrieben werden muss. Analog zur Erstellung des Dokuments wird hier unterschieden, ob das Dokument zuhause unterschrieben werden kann oder ob es vor Ort im Makerspace passiert.
375 375  
375 +(% class="wrapped" %)
376 376  |=(((
377 377  Remote / Lokal
378 378  )))|=(((
... ... @@ -423,10 +423,11 @@
423 423  \\
424 424  )))
425 425  
426 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AblegenundVerarbeiten"/}}Ablegen und Verarbeiten ===
426 +=== Ablegen und Verarbeiten ===
427 427  
428 -Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Meta-Daten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
428 +Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Metadaten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
429 429  
430 +(% class="wrapped" %)
430 430  |=(% scope="col" %)(((
431 431  Signatur über
432 432  )))|=(% scope="col" %)(((
... ... @@ -463,11 +463,11 @@
463 463  Das Dokument wird von der Mitgliederverwaltung eingescannt und dann von Paperless verarbeitet
464 464  )))
465 465  
466 -In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Meta-Daten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
467 +In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Metadaten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
467 467  
468 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesDesign"/}}Technisches Design =
469 += Technisches Design =
469 469  
470 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-VorhandeneKomponenten"/}}Vorhandene Komponenten ==
471 +== Vorhandene Komponenten ==
471 471  
472 472  Der Verein hat in den letzten Jahren bereits einige Systeme aufgebaut, die uns den Alltag erleichtern und eine gewisse Automatisierung ermöglichen. Dazu gehören:
473 473  
... ... @@ -479,25 +479,25 @@
479 479  * [[DocuSeal>>url:http://docuseal.com||shape="rect"]] - Eine Open Source Lösung für das Signieren von Dokumenten. Wir betreiben unsere eigene Instanz unter [[https:~~/~~/sign.makerspace-darmstadt.de>>url:https://sign.makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]]. DocuSeal ist für die Lagerverträge in die Homepage integriert - ein Mitglied kann die Unterschrift dort anfragen und erhält dann per Mail (=Authentifizierung) eine Einladung, den Vertrag zu unterschreiben. Der Vertrag wird anschließend kryptographisch gegen Veränderungen geschützt und per Mail an das Mitglied und die Mitgliederverwaltung geschickt.
480 480  * [[Vikunja>>url:https://vikunja.io||shape="rect"]] - Ein Open Source System für die Todo-Verwaltung und einfaches Projekt-Tracking. Wir nutzen es stand heute ohne jegliche Integration für die Aufgabenverwaltung im Vorstand, in der Vereins-IT sowie in einigen Bereichen.
481 481  
482 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-NeueKomponenten"/}}Neue Komponenten ==
483 +== Neue Komponenten ==
483 483  
484 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX ===
485 +=== Paperless NGX ===
485 485  
486 -(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)Paperless-NGX ist ein freies, quelloffenes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das als aktiv gepflegter Community-Fork des eingestellten „paperless-ng“ entstanden ist. Die Software läuft unter Linux, ist in Python und TypeScript geschrieben, unter der GPL-3.0 lizenziert und wird üblicherweise containerisiert mit Docker betrieben. In unserem Fall wird sie vor Ort im Makerspace auf dem vorhandenen Kubernetes-Cluster betrieben.
487 +Paperless-NGX ist ein freies, quelloffenes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das als aktiv gepflegter Community-Fork des eingestellten „paperless-ng“ entstanden ist. Die Software läuft unter Linux, ist in Python und TypeScript geschrieben, unter der GPL-3.0 lizenziert und wird üblicherweise containerisiert mit Docker betrieben. In unserem Fall wird sie vor Ort im Makerspace auf dem vorhandenen Kubernetes-Cluster betrieben.
487 487  
488 -(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %) Sie dient dazu, Papierdokumente und digitale Dateien zentral zu erfassen, automatisch zu verarbeiten, strukturiert zu archivieren und komfortabel wiederzufinden. Die Dokumente können über verschiedene Wege ins System gelangen – etwa durch einen speziellen „consume“-Ordner, per E-Mail-Import oder via Drag-and-drop im Webinterface. Bei der Verarbeitung wird eine leistungsfähige Texterkennung (OCR) auf Basis von Tesseract eingesetzt, die über 100 Sprachen unterstützt und auch gescannte Dokumente durchsuchbar macht. Zusätzlich werden Metadaten wie Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen oder benutzerdefinierte Felder erfasst; diese lassen sich automatisiert per Machine-Learning oder durch definierte Workflows zuweisen, die auch externe Aktionen wie E-Mails oder Webhooks auslösen können.
489 +Sie dient dazu, Papierdokumente und digitale Dateien zentral zu erfassen, automatisch zu verarbeiten, strukturiert zu archivieren und komfortabel wiederzufinden. Die Dokumente können über verschiedene Wege ins System gelangen – etwa durch einen speziellen „consume“-Ordner, per E-Mail-Import oder via Drag-and-drop im Webinterface. Bei der Verarbeitung wird eine leistungsfähige Texterkennung (OCR) auf Basis von Tesseract eingesetzt, die über 100 Sprachen unterstützt und auch gescannte Dokumente durchsuchbar macht. Zusätzlich werden Metadaten wie Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen oder benutzerdefinierte Felder erfasst; diese lassen sich automatisiert per Machine-Learning oder durch definierte Workflows zuweisen, die auch externe Aktionen wie E-Mails oder Webhooks auslösen können.
489 489  
490 -(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)Die Speicherung erfolgt in einem standardisierten PDF/A-Format für die Langzeitarchivierung, wobei stets auch die Originaldateien erhalten bleiben. Metadaten werden in einer Datenbank (PostgreSQL) verwaltet, während die eigentlichen Dateien im Dateisystem (über Kubernetes CSI direkt auf dem NAS) liegen. Über das Webinterface stehen Funktionen wie Volltextsuche mit Auto-Completion, Hervorhebung von Treffern, Filterung und „Ähnliche Dokumente“-Vorschläge zur Verfügung. Mehrbenutzerfähigkeit, fein abgestufte Rechtevergabe und ein anpassbares Dashboard erleichtern die Zusammenarbeit.
491 +Die Speicherung erfolgt in einem standardisierten PDF/A-Format für die Langzeitarchivierung, wobei stets auch die Originaldateien erhalten bleiben. Metadaten werden in einer Datenbank (PostgreSQL) verwaltet, während die eigentlichen Dateien im Dateisystem (über Kubernetes CSI direkt auf dem NAS) liegen. Über das Webinterface stehen Funktionen wie Volltextsuche mit Auto-Completion, Hervorhebung von Treffern, Filterung und „Ähnliche Dokumente“-Vorschläge zur Verfügung. Mehrbenutzerfähigkeit, fein abgestufte Rechtevergabe und ein anpassbares Dashboard erleichtern die Zusammenarbeit.
491 491  
492 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-N8n"/}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)N8n(%%) ===
493 +=== N8n ===
493 493  
494 494  n8n ist ein **Open-Source-Tool zur Workflow-Automatisierung**, das man selbst hosten kann. Über eine **visuelle Oberfläche** baut man Workflows per Drag-and-drop aus sogenannten „Nodes“, die verschiedene Dienste und Aktionen miteinander verbinden. Es gibt Hunderte vorgefertigte Integrationen, z. B. für Slack, Mail oder MQTT. Ebenfalls gibt es eine große Auswahl an für uns relevante Community Nodes (Vikunja, Listmonk, und so weiter) sowie die Möglichkeit, eigene Nodes zu schreiben (beispielsweise Paperless oder NATS).
495 495  
496 496  Workflows können automatisch getriggert werden – etwa per Webhook, Zeitplan oder NATS Ereignis – und lassen sich mit Bedingungen, Schleifen und Verzweigungen komplex gestalten. n8n speichert Ausführungsverläufe, meldet Fehler und erlaubt es, einzelne Schritte neu zu starten oder zu ändern.
497 497  
498 -In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist.
499 +In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist. Das Setup und die Konfiguration von N8n ist auf einer eigenen Wiki-Seite beschrieben.
499 499  
500 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-NATS"/}}NATS ===
501 +=== NATS ===
501 501  
502 502  Für den Transport von Events zwischen der Homepage (insbesondere dem Backend) und N8n wird **NATS** vorgeschlagen. **NATS** ist ein leichtgewichtiges, schnelles **Messaging-System** für Event-Streaming und -Queues, das auf dem **Publish/Subscribe-Prinzip** basiert. Es eignet sich besonders für verteilte Systeme, bei denen verschiedene Dienste über Events miteinander kommunizieren.
503 503  
... ... @@ -505,7 +505,7 @@
505 505  
506 506  NATS entkoppelt Backend und Automatisierungslogik, sorgt für sehr geringe Latenz, zuverlässige Zustellung und ermöglicht horizontale Skalierung, ohne dass FastAPI oder n8n direkt voneinander abhängig sind.
507 507  
508 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Systemübersicht"/}}Systemübersicht ==
509 +== Systemübersicht ==
509 509  
510 510  Das folgende Kapitel gibt eine Übersicht über die vorgeschlagene Systemarchitektur basierend auf den oben vorgestellten Komponenten. Zusätzlich werden für die oben analysierten Dokumente und Workflows die technischen Ablaufdiagramme dargestellt.
511 511  
... ... @@ -514,13 +514,13 @@
514 514  Im Wesentlichen teilt sich die Architektur in zwei Zonen, die **öffentliche** und die **interne** Zone:
515 515  
516 516  * **Paperless** ist das maßgebliche System, welches ausschließlich **intern** erreichbar ist. Es enthält alle Dokumente und somit sehr viele Mitglieder-Daten. Weiterhin ist es auf ein Teil der Infrastruktur im Makerspace (NAS, Drucker, Scanner) angewiesen, sodass es im Netzwerk des Makerspaces laufen muss. Aus Sicherheitsgründen ist Paperless ausschließlich im lokalen Netzwerk des Makerspaces oder per VPN erreichbar.
517 -* Alle den **Mitgliedern gegenüber sichtbare Systeme (Homepage, Backend, ...) sind öffentlich **und auf einem gemieteten Server beim deutschen Anbieter Hetzner gehostet. [[Details dazu finden sich im Wiki>>confluencePage:page:IN.Public Server Infrastruktur]]. Die meiste bestehende Automatisierung wird aktuell im Backend durchgeführt, ist dort allerdings in Python Logic fest einprogrammiert. Die meiste Logik soll in Zukunft über N8n realisiert werden.
518 +* Alle den **Mitgliedern gegenüber sichtbare Systeme (Homepage, Backend, ...) sind öffentlich **und auf einem gemieteten Server beim deutschen Anbieter Hetzner gehostet. [[Details dazu finden sich im Wiki>>doc:xwiki:IN.IT Infrastruktur.Public Server Infrastruktur.WebHome]]. Die meiste bestehende Automatisierung wird aktuell im Backend durchgeführt, ist dort allerdings in Python Logic fest einprogrammiert. Die meiste Logik soll in Zukunft über N8n realisiert werden.
518 518  
519 519  Für die Kommunikation zwischen beiden Zonen kommt eine **Event Queue** zum Einsatz, wir nutzen hier NATS. NATS wird ebenfalls **auf dem öffentlichen Server installiert. **Der Makerspace selbst ist nur über eine reguläre DSL Leitung an das Internet angebunden, sodass wir hier keine hohe Verfügbarkeit voraussetzen können. Durch die Installation der NATS Services auf dem öffentlichen Server können die dort laufenden Services wie das Backend jederzeit (auch wenn die Internet-Verbindung im Makerspace nicht zur Verfügung steht) die Events veröffentlichen. Die Events werden dann bis zu 7 Tage in der NATS EventQueue persistent gespeichert, und nach Wiederherstellung der Verbindung abgearbeitet.
520 520  
521 521  **In N8n** werden dann für die **verschiedenen Events Workflows** definiert. Jeder Workflow beginnt mit einem Trigger (genauer: ein NATS JetStream Trigger), der bei auf definierbare Events in der NATS Queue lauscht. Wird ein solches Event gefunden wird es konsumiert und die im Workflow definierten Aktionen werden abgearbeitet. Weiterhin kann auch **Paperless Events in N8n triggern**, dies passiert allerdings direkt über **Webhooks**. Hier nutzen wir NATS nicht, da der NATS Server in der öffentlichen Zone läuft und dann erneut eine Abhängigkeit zur Internet-Anbindung bestehen würde.
522 522  
523 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokument-Workflows"/}}Dokument-Workflows ==
524 +== Dokument-Workflows ==
524 524  
525 525  Die beiden entscheidenden Faktoren für den Workflow:
526 526  
... ... @@ -533,6 +533,7 @@
533 533  
534 534  Daraus ergeben sich vier verschiedene Kombinationen (Workflows), die nachstehend genauer beschrieben sind.
535 535  
537 +(% class="wrapped" %)
536 536  |=(% scope="row" %)(((
537 537  Workflow
538 538  )))|=(% scope="col" %)(((
... ... @@ -569,7 +569,7 @@
569 569  Lokal
570 570  )))
571 571  
572 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall1:Digital+Remote"/}}Fall 1: Digital + Remote ===
574 +=== Fall 1: Digital + Remote ===
573 573  
574 574  Alle diese Fälle haben gemein, dass der Prozess **remote ausgelöst und abgeschlossen** wird. In diesem Fall wird nie ein ausgedrucktes Dokument erzeugt, das Dokument wird **ausschließlich digital** verwaltet.
575 575  
... ... @@ -596,7 +596,7 @@
596 596  11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
597 597  1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
598 598  
599 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall2:Digital+Makerspace"/}}Fall 2: Digital + Makerspace ===
601 +=== Fall 2: Digital + Makerspace ===
600 600  
601 601  In diesem Fall kann die Unterschrift digital erfolgen, allerdings findet die Unterschrift im Makerspace statt. Beispiel hier ist die Ausgabe eines Schlüssels und das Schlüsselausgabeformular.
602 602  
... ... @@ -650,22 +650,62 @@
650 650  11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
651 651  1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
652 652  
653 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall3:Handschriftlich+Remote"/}}Fall 3: Handschriftlich + Remote ===
655 +=== Fall 3: Handschriftlich + Remote ===
654 654  
655 655  In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **remote ausgelöst, benötigt allerdings die Schriftform.** In diesem Fall wird dem Benutzer ein vorausgefülltes und mit QR Code versehenes Dokument zum Download angeboten, welches dann heruntergeladen, ausgedruckt, unterschrieben und eingereicht werden muss.
656 656  
657 657  **Beispiele**: Einweisungszettel für reine Online-Einweisungen
658 658  
659 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall4:Handschriftlich+Makerspace"/}}Fall 4: Handschriftlich + Makerspace ===
661 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 3 Ablaufdiagramm_" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1159" height="467" revision="2"/}}
660 660  
661 -ToDo
663 +Die einzelnen Schritte hierbei sind:
662 662  
663 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX =
665 +1. User löst eine Aktion auf der Homepage aus, die ein Dokument erfordert. Beispielsweise hat der User eine Online-Einweisung beendet und muss dafür nun den Einweisungszettel unterschreiben.
666 +1. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Hierbei werden sowohl die Rechte geprüft (Lager kann nur von Mitgliedern verwendet werden, der ein neuer Übungsleitervertrag kann nur von Vorstand oder Mitgliederverwaltung angestoßen werden). Danach
667 +11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
668 +11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
669 +11. Das vorausgefüllte Dokument wird im PDF Format heruntergeladen und die Submission wird direkt wieder archived.
670 +1. Das vorausgefüllte PDF wird als Antwort auf die Anfrage an die Website zum Download angeboten. Der Benutzer druckt das PDF aus.
671 +1. (Optional): Ein regelmäßig laufender Cronjob prüft die laufenden Verfahren. Nach einer Woche Inaktivität wird der Unterschriftprozess abgebrochen, 48 Stunden vorher wird eine Erinnerung verschickt
672 +1. Das ausgedruckte Dokument wird vom Benutzer unterschrieben, wenn weitere Parteien notwendig sind, auch diesen zur Unterschrift vorgelegt.
673 +1. Ein Mitglied der Mitgliederverwaltung prüft das Dokument auf Korrektheit (dokumentenechte Unterschrift, vollständig ausgefüllt) und scannt es mit Hilfe des ScanSnap Scanners ein.
674 +1. Das Dokument landet automatisch auf einem Netzwerklaufwerk auf dem Makerspace NAS. Dort wird es von Paperless erkannt und automatisch verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
675 +1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
676 +11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
677 +11. Es wird ein N8n Webhook ausgelöst
678 +1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
679 +1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
664 664  
665 -Das Herzstück der digitalen Mitgliederakte bildet Paperless NGX. Es wird im Makerspace lokal betrieben und ist daher nur aus dem Netzwerk des Makerspaces oder [[per VPN>>confluencePage:page:IN.[HOWTO] Makerspace VPN]] erreichbar. Der Zugang zu Paperless ist über OpenID Connect an [[confluencePage:page:IN.Keycloak]] gekoppelt, Zugang besteht nur für Mitglieder der Gruppen **Vorstand** und **Mitgliederverwaltung**.
681 +=== Fall 4: Handschriftlich + Makerspace ===
666 666  
667 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessÜbersicht"/}}Paperless Übersicht ==
683 +In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **im Makerspace ausgelöst und benötigt Schriftform.** In diesem Fall wird das Dokument im Makerspace erzeugt (soweit wie möglich vorausgefüllt und mit QR Code versehen) und direkt vor Ort ausgedruckt. Dort wird es dann unterschrieben und eingeworfen.
668 668  
685 +**Beispiele**: Einweisungszettel für Vor-Ort Online-Einweisungen
686 +
687 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 4 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1208" height="523" revision="3"/}}
688 +
689 +Die einzelnen Schritte hierbei sind:
690 +
691 +1. Ein autorisierter User meldet sich am Tablet an einer App an, entweder per Makerspace Login (Keycloak) oder per Keyfob. Dort hat der Benutzer dann mehrere Optionen, beispielsweise die Erfassung von Einweisungs-Teilnehmer:innen.
692 +1. Tablet sendet im Namen des angemeldeten Benutzers eine Anfrage ans Backend. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Danach...
693 +11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
694 +11. Erstellt mit Hilfe einer Docuseal Submission ein PDF Dokument. Dieses basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber den signierten QR Code (siehe unten).
695 +1. Das Tablet druckt das oder die heruntergeladenen PDF Datei(en) aus.
696 +1. Die Parteien unterschreiben das Dokument handschriftlich und werfen es in den Briefkasten.
697 +1. Ein Mitglied der Mitgliederverwaltung prüft das Dokument auf Korrektheit (dokumentenechte Unterschrift, vollständig ausgefüllt) und scannt es mit Hilfe des ScanSnap Scanners ein.
698 +1. Das Dokument landet automatisch auf einem Netzwerklaufwerk auf dem Makerspace NAS. Dort wird es von Paperless erkannt und automatisch verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
699 +1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
700 +11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
701 +11. Es wird ein N8n Webhook ausgelöst
702 +1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
703 +1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
704 +
705 += Paperless NGX =
706 +
707 +Das Herzstück der digitalen Mitgliederakte bildet Paperless NGX. Es wird im Makerspace lokal betrieben und ist daher nur aus dem Netzwerk des Makerspaces oder [[per VPN>>doc:xwiki:IN.IT Infrastruktur.IT im Makerspace.[HOWTO] Makerspace VPN.WebHome]] erreichbar. Der Zugang zu Paperless ist über OpenID Connect an [[doc:xwiki:IN.IT Infrastruktur.Services.Keycloak.WebHome]] gekoppelt, Zugang besteht nur für Mitglieder der Gruppen **Vorstand** und **Mitgliederverwaltung**.
708 +
709 +== Paperless Übersicht ==
710 +
669 669  **Dokumente** sind die primären Ressourcen in Paperless. Ein Dokument kann über mehrere Wege in Paperless aufgenommen werden (der Prozess wird **Ingestion** genannt):
670 670  
671 671  * **Per E-Mail**: es sind zwei Mail-Adressen eingerichtet, eingehende Anhänge werden automatisch von Paperless verarbeitet. Die QR Code Verarbeitung (siehe unten) findet hier ebenfalls Anwendung.
... ... @@ -674,8 +674,17 @@
674 674  * **Per Ordner**: Auf unserem NAS gibt es einen speziellen Ordner, der in Paperless eingebunden ist. Alle Dokumente, die in diesen Ordner gelegt werden, werden automatisch von Paperless verarbeitet. Dieser Ordner wird hauptsächlich vom Dokumentenscanner verwendet, der die gescannten Dokumente ablegt. Dies ermöglicht einen einfachen Scan mit einem einfachen Button, die Dokumente werden dann automatisch in Paperless erkannt
675 675  * **Per Weboberfläche**: Es ist ebenfalls möglich, Dokumente manuell über die Weboberfläche hinzuzufügen.
676 676  
677 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Meta-Daten"/}}Meta-Daten ==
719 +Die folgenden Grafik gibt eine Übersicht:
678 678  
721 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Ingest Diagram" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1016" height="451" revision="3"/}}
722 +
723 +Die Konfiguration des Scanners ist so eingerichtet, dass nur zwei Buttons auf dem Display sichtbar sind:
724 +
725 +* **SCAN Vorstand** - Platziert das Dokument in dem Consumption Ordner für den Vorstand, Rechte und Tags werden dann automatisch gesetzt
726 +* **SCAN MV** - Platziert das Dokument in dem Consumption Ordner für die Mitgliederverwaltung, Rechte und Tags werden dann automatisch gesetzt
727 +
728 +== Übersicht der Metadaten ==
729 +
679 679  Dokumente werden dann Meta-Daten zugeordnet, die eine spätere Suche und Zuordnung erleichtern. Diese Meta-Daten sind:
680 680  
681 681  * **Korrespondent**: Im Prinzip der "Gesprächspartner", beispielsweise der Absender eines Briefs. Im Falle der Mitgliederverwaltung wird für jedes Mitglied und jeden registrierten Gast automatisch im Hintergrund ein Korrespondent angelegt. Die Korrespondenten heißen:
... ... @@ -685,184 +685,770 @@
685 685  * **Tags**: Einem Dokument können beliebig viele Tags zugewiesen werden. **Tags** dienen der einfacheren **Zuordnung** und dem **Wiederfinden** von Dokumenten. Es gibt allerdings auch spezielle Tags für Dokumente die eingelesen aber noch nicht bearbeitet wurden, so genannte "Inbox Tags":
686 686  ** (% style="color:var(--ds-icon-success,#22a06b);" %)**Inbox Mitgliederverwaltung**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Mitgliederverwaltung** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
687 687  ** (% style="color:var(--ds-icon-accent-blue,#1d7afc);" %)**Inbox Vorstand**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Vorstand** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
739 +* **Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Liste festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden.
740 +** Mitgliedsantrag
741 +** SEPA Lastschriftmandat
742 +** Studienbescheinigung
743 +** Bestätigung Schlüsselausgabe
744 +** Verpflichtungserklärung Datenschutz
745 +** Übungsleitervertrag
746 +** Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
747 +** Bestellung als Einweiser:in
748 +** Haftungsausschluss
749 +** Einweisungszettel
750 +** Lagervertrag Kistenlager
751 +** Lagervertrag Projektlager
688 688  * (((
689 -**Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Tabelle festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden. Neben einem Namen haben die Dokumente einen Match String. Kommt dieser eindeutig (exakter Match) irgendwo im Dokument vor, wird der Typ automatisch zugewiesen.
753 +**Storage Path**: Speicherpfade sind ein fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
754 +\\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[
755 +
756 +{{code language="none"}}
757 +document renamer
758 +{{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}}
759 +In unserem Fall kommen die folgenden Speicherpfade zum Einsatz:
690 690  \\
691 691  
692 692  |=(% scope="col" %)(((
693 693  Name
694 694  )))|=(% scope="col" %)(((
695 -Exact Match String
765 +Definition
766 +)))|=(% scope="col" %)(((
767 +Sichtbar für
768 +)))|=(% scope="col" %)(((
769 +Anwendung
696 696  )))
697 697  |(((
698 -Mitgliedsantrag
772 +Mitglieder Einweisungszettel
699 699  )))|(((
700 -mksp-doc-mitgliedsantrag
774 +(% class="code" %)
775 +(((
776 +~{~{ correspondent }}/Einweisungen/~{~{ document_type }}-~{~{ tag_list }}-~{~{ created }}-~{~{ doc_pk }}
701 701  )))
778 +)))|(((
779 +Mitgliederverwaltung
780 +)))|(((
781 +Einweisungszettel
782 +)))
702 702  |(((
703 -SEPA Lastschriftmandat
784 +Mitglieder Unterlagen
704 704  )))|(((
705 -mksp-doc-sepamandat
786 +(% class="code" %)
787 +(((
788 +~{~{ correspondent }}/~{~{ document_type }}-~{~{ created }}-~{~{ doc_pk }}
706 706  )))
790 +)))|(((
791 +Mitgliederverwaltung
792 +)))|(((
793 +Alle anderen Mitgliederdokumente
794 +)))
707 707  |(((
708 -Studienbescheinigung
796 +Vorstand Dokumente
709 709  )))|(((
710 -mksp-doc-studienbescheinigung
798 +(% class="code" %)
799 +(((
800 +~{~{ created_year }}/~{~{ correspondent }}/~{~{ title }}
711 711  )))
802 +)))|(((
803 +Vorstand
804 +)))|(((
805 +Alle Vorstandsdokumente
806 +)))
807 +)))
808 +
809 +== Automatische Zuordnung von Metadaten ==
810 +
811 +Paperless unterstützt die automatische Zuordnung von Metadaten basierend auf festen Strings. So kann man beispielsweise angeben, dass ein Dokumententyp "Haftungsausschluss" zugewiesen werden soll, wenn der String "Haftungsausschluss" irgendwo im Dokument vorkommt. Dies ist allerdings auf eine korrekte Funktion der Texterkennung angewiesen und funktioniert erfahrungsgemäß nur in manchen Fällen, sodass mindestens eine manuelle Überprüfung trotzdem notwendig kommt. Wenn beispielsweise ein Brief mit dem Satz "ich dachte, ich hätte den Haftungsausschluss bereits abgegeben, könntet ihr dies bitte prüfen" erfasst wird, würde der basierend auf der Regel ebenfalls kategorisiert werden.
812 +
813 +**Aus diesem Grund wird auf jedes Dokument einen spezieller QR Code aufgedruckt**. Der QR code wird vom Post-Consume Script verwendet um die Metadaten in Paperless zuzuordnen. Weiterhin können Daten übermittelt werden, die dann mittels Webhook an N8n übermittelt werden und dort im Workflow verwendet werden können. Der Aufbau orientiert sich an dem Aufbau eines **JSON Web Tokens (JWT).**
814 +
815 +=== (% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63)" %)Barcode erzeugen(%%) ===
816 +
817 +(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63)" %)Der Prozess zur Erzeugung eines QR Codes ist wie folgt:
818 +
819 +* **Payload (Daten) festlegen**. Einige Werte sind verpflichtend, andere können nach Bedarf optional hinzugefügt werden.
820 +* JWT erzeugen und signieren. der JWT besteht aus drei Teilen:
821 +** **Header**: **alg** (Algorithmus) und **typ** (JWT) sind verpflichtend. Zusätzlich fügen wir einen Timestamp, eine eindeutige ID und eine Gültigkeitsdauer hinzu.
822 +** **Body**: beinhaltet die eigentlichen Daten.
823 +** **Signature**: Mit Hilfe eines Secrets und wird die Signatur erzeugt und automatisch angehängt.
824 +* PDF417 code erzeugen: ein JWT ist per Definition URL safe und kann daher einfach in ein QR code umgewandelt werden.
825 +
826 +=== Header ===
827 +
828 +Der Header enthält wichtige Meta-Daten, diese werden von der JWT Library automatisch erzeugt und beschreiben in der Regel den verwendeten Key-Typ.
829 +
830 +=== Body ===
831 +
832 +Die folgenden Claims sind im Body verfügbar.
833 +
834 +|=(((
835 +Claim
836 +)))|=(((
837 +Type
838 +)))|=(((
839 +Pflicht
840 +)))|=(((
841 +Beschreibung
842 +)))
712 712  |(((
713 -Formular Schlüsselausgabe
844 +id
714 714  )))|(((
715 -mksp-doc-schluesselausgabe
846 +UUID4
847 +)))|(((
848 +✅️
849 +)))|(((
850 +Eindeutige ID dieses Dokuments
716 716  )))
717 717  |(((
718 -Verpflichtungserklärung Datenschutz
853 +time
719 719  )))|(((
720 -\\
855 +Zahl
856 +)))|(((
857 +✅️
858 +)))|(((
859 +UTC Linux-Timestamp an dem das Dokument und der QR Code erzeugt wurden
721 721  )))
722 722  |(((
723 -Übungsleitervertrag
862 +exp
724 724  )))|(((
725 -\\
864 +Zahl
865 +)))|(((
866 +✅️
867 +)))|(((
868 +UTC Linux-Timestamp der angibt, bis wann das Dokument gültig ist.
726 726  )))
727 727  |(((
728 -Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
871 +(% class="code" %)
872 +(((
873 +typ
874 +)))
729 729  )))|(((
730 -\\
876 +String
877 +)))|(((
878 +✅️
879 +)))|(((
880 +Typ des Dokuments basierend auf der unten definierten Liste.
731 731  )))
732 732  |(((
733 -Bestellung eines Einweisers
883 +(% class="code" %)
884 +(((
885 +cor
886 +)))
734 734  )))|(((
735 -\\
888 +String
889 +)))|(((
890 +❌️
891 +)))|(((
892 +Optional: Name des Korrespondenten, dem das Dokument zugeordnet werden soll
736 736  )))
737 737  |(((
738 -Haftungsausschluss
895 +tags
739 739  )))|(((
740 -\\
897 +List[String]
898 +)))|(((
899 +❌️
900 +)))|(((
901 +Liste an Tags, die dem Dokument zugeordnet werden soll
741 741  )))
742 742  |(((
743 -Einweisungszettel
904 +spth
744 744  )))|(((
745 -\\
906 +String
907 +)))|(((
908 +❌️
909 +)))|(((
910 +Storage Path, das dem Dokument zugeordnet werden soll
746 746  )))
747 747  |(((
748 -Lagervertrag Kistenlager
913 +opt
749 749  )))|(((
750 -\\
915 +dict
916 +)))|(((
917 +❌️
918 +)))|(((
919 +Optionale Attribute, die mit eincodiert werden und dem N8n Workflow übergeben werden.
751 751  )))
921 +
922 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Footer"/}}Footer ===
923 +
924 +Der Footer wird automatisch erzeugt und erhält eine Signatur über den Header und den Body, basierend auf einem Algorithmus und einer Signatur.
925 +
926 +{{confluence_tip title="Algorithmus"}}
927 +Von den meisten Libraries werden symmetrische und asymmetrische Signaturen unterstützt. Die Verwendung eines symmetrischen Algorithmus ist für uns einfacher.
928 +
929 +Für diesen Anwendungsfall nutzen wir (% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)**HS256** (HMAC mit SHA-256 Algorithmus).
930 +{{/confluence_tip}}
931 +
932 +=== Auswahl der Library ===
933 +
934 +Die Implementierung für die Erzeugung und das Validieren erfolgt in Python. Dies hat den Hintergrund, dass sowohl unser Backend als auch Paperless NGX (und damit das Post-Consumption Script) in Python implementiert ist. Es gibt verschiedene Libraries, die betrachtet wurden:
935 +
936 +|=(((
937 +Name
938 +)))|=(((
939 +CVE
940 +)))|=(((
941 +Github
942 +)))|=(((
943 +GH⭐
944 +)))|=(((
945 +Letztes Release
946 +)))|=(((
947 +Offene Issues
948 +)))|=(((
949 +Dokumentation
950 +)))|=(((
951 +Qualität Dokumentation
952 +)))|=(((
953 +In Backend vorhanden?
954 +)))|=(((
955 +In Paperless vorhanden?
956 +)))
752 752  |(((
753 -Lagervertrag Projektlager
958 +python-jose
754 754  )))|(((
755 -\\
960 +3/0
961 +)))|(((
962 +[[https:~~/~~/github.com/mpdavis/python-jose>>url:https://github.com/mpdavis/python-jose||shape="rect"]]
963 +)))|(((
964 +1.7k
965 +)))|(((
966 +28.05.2025
967 +)))|(((
968 +83
969 +)))|(((
970 +[[https:~~/~~/python-jose.readthedocs.io/en/latest/>>url:https://python-jose.readthedocs.io/en/latest/||shape="rect"]]
971 +)))|(((
972 +⛔ Wenige Bespiele, API Dokumentation fehlt komplett
973 +)))|(((
974 +❌️
975 +)))|(((
976 +❌️
756 756  )))
978 +|(((
979 +pyJWT
980 +)))|(((
981 +4/0
982 +)))|(((
983 +[[https:~~/~~/github.com/jpadilla/pyjwt>>url:https://github.com/jpadilla/pyjwt||shape="rect"]]
984 +)))|(((
985 +5.4k
986 +)))|(((
987 +28.11.2024
988 +)))|(((
989 +30
990 +)))|(((
991 +[[https:~~/~~/pyjwt.readthedocs.io>>url:https://pyjwt.readthedocs.io||shape="rect"]]
992 +)))|(((
993 +➕️ Gute Dokumentation, API, Beispiele, Changelog
994 +)))|(((
995 +✅️ 2.10.1
996 +Dep von firebase
997 +)))|(((
998 +✅️ 2.10.1
757 757  )))
758 -* **Storage Path**: Speicherpfade sind ein etwas fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
759 -\\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[
1000 +|(((
1001 +JWCrypto
1002 +)))|(((
1003 +5/0
1004 +)))|(((
1005 +[[https:~~/~~/github.com/latchset/jwcrypto>>url:https://github.com/latchset/jwcrypto||shape="rect"]]
1006 +)))|(((
1007 +465
1008 +)))|(((
1009 +06.03.2024
1010 +)))|(((
1011 +8
1012 +)))|(((
1013 +[[https:~~/~~/jwcrypto.readthedocs.io>>url:https://jwcrypto.readthedocs.io||shape="rect"]]
1014 +)))|(((
1015 +➕️ API Doc, einige Beispiele
1016 +)))|(((
1017 +✅️ 1.5.6
1018 +Dep von python-keycloak
1019 +)))|(((
1020 +❌️
1021 +)))
760 760  
761 -{{code language="none"}}
762 -document renamer
763 -{{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}}
764 -TODO: Define Storage Path
1023 +Unsere bevorzugte Library ist **pyjwt**. Diese ist auch in **paperless nativ vorhanden**, sodass wir uns für die Implementierung mittels **pyjwt** entschieden haben.
765 765  
766 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AutomatischeZuordnungvonMetadaten"/}}Automatische Zuordnung von Metadaten ==
1025 +=== PDF417 Code ===
767 767  
768 -Paperless unterstützt die automatische Zuordnung von Metadaten basierend auf festen Strings. So kann man beispielsweise angeben, dass ein Dokumententyp "Haftungsausschluss" zugewiesen werden soll, wenn der String "Haftungsausschluss" irgendwo im Dokument vorkommt. Dies ist allerdings auf eine korrekte Funktion der Texterkennung angewiesen und funktioniert erfahrungsgemäß nur in manchen Fällen, sodass mindestens eine manuelle Überprüfung trotzdem notwendig kommt. Wenn beispielsweise ein Brief mit dem Satz "ich dachte, ich hätte den Haftungsausschluss bereits abgegeben, könntet ihr dies bitte prüfen" erfasst wird, würde der basierend auf der Regel ebenfalls kategorisiert werden.
1027 +Als Format für den Code wurde PDF417 ausgewählt, da dieser mehr Platz und Fehlerkorrektur bietet. Weiterhin gibt es eine einfach zu nutzende Library für Python (Erzeugung) und PDF417 wird von (% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63); text-decoration:none" %)ZXING unterstützt, welches in Paperless eingebettet ist. Ein solcher Barcode sieht beispielsweise so aus:
769 769  
770 -Aus diesem Grund nutzen wir einen speziellen QR Code in einem für den Makerspace spezifischen Format, welches nachstehend detailliert beschrieben wird.
1029 +(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63); text-decoration:none" %)[[image:attach:barcode.jpg||height="250"]]
771 771  
772 -{{code language="json"}}
773 -{
774 - "payload": {
775 -        "timestamp": "YYYY-MM-DDTHH:mm:ss",
776 - "correspondent": "Daniel Herrmann (#250)",
777 - "type": "mksp-doc-sepamandat",
778 - "tags": [
779 - "tag1",
780 - "tag2"
781 - ],
782 -"storage_path": "Mitgliederverwaltung"
783 - },
784 - "sig": "signature over the entire payload block"
785 -}
786 -{{/code}}
1031 +(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63); text-decoration:none" %)Daraus kann dann eine Base64 basierte Repräsentation berechnet werden, die einfach in Docuseal hochgeladen werden kann.
787 787  
788 -Die beiden Einträge **payload** und **sig** sind **Pflichtfelder**. Innerhalb der Payload muss der **timestamp** **vorhanden** sein, alle anderen Felder sind optional, jedoch muss mindestens eins angegeben werden. Der QR Code kann dann - insbesondere bei der Digitalen Unterschrift oder bei Workflows, wo die Formulare ohnehin on demand erzeugt werden bereits mit allen Daten bestückt werden. In Paperless gibt es dann ein Postconsume Script, welches den QR Code ausliest, die Signatur prüft und - falls die Signatur korrekt ist - automatisch die Meta-Daten übernimmt.
1033 +=== Referenz-Implementierung ===
789 789  
790 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Signatur"/}}Signatur ===
1035 +Eine Referenz-Implementierung befindet sich im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-pdf417-reference>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-pdf417-reference||shape="rect"]]
791 791  
792 -Die Signatur wird kryptographisch mit Hilfe asymmetrischen Verschlüsselung erzeugt. Wir erzeugen ein RSA 2048 Key Pair. Der öffentliche Schlüssel steht Paperless zur Verfügung, sodass Paperless die Signaturen verifizieren kann. Der private Teil des Schlüssels wird von den Makerspace-Systemem verwendet, welche die Formulare erzeugen. Im Detail:
1037 +=== Post Consumption Script ===
793 793  
794 -* **Key-Pair**: 2048 bit Schlüssellänge, RSA, 65537 Exponent
795 -* **Signatur**: SHA256 Signatur, PKCS1v15 Padding
796 -* (((
797 -**Payload**: Als Payload wird nur der Inhalt der Payload verwendet, als **JSON String ohne Whitespaces, byte encoded in UTF-8.** Das oben genannte Beispiel würde die Signatur über den folgenden String erstellen:
798 -\\
1039 +Die eigentliche Zuordnung der Meta-Daten erfolgt über ein so genanntes Post Consumption Script. Dieses befindet sich ebenfalls im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-post-consumption-script#>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-post-consumption-script||shape="rect"]]
799 799  
800 -{{code language="json"}}
801 -{"payload":{"correspondent":"Daniel Herrmann (#250)","type":"SEPA Mandat","tags":["tag1","tag2"]},"timestamp":"YYYY-MM-DDTHH:mm:ss","sig":"this-would-be-the-signature-appended-to-the-data"}
802 -{{/code}}
1041 +== Paperless Berechtigungen ==
803 803  
1043 +Paperless NGX hat ein Berechtigungssystem, welches sich über fast alle Ressourcen erstreckt. Grundsätzlich gibt es **Benutzer** und **Gruppen**. Berechtigungen können dann global vergeben werden (Sichtbarkeit von Features) und zusätzlich auf Objektebene vergeben werden.
804 804  
805 -Als Referenz, die in Python wäre der Input der Signatur:
1045 +=== Benutzer und Gruppen ===
1046 +
1047 +Paperless NGX ist so konfiguriert, dass sich Benutzer mit ihrem zentralen Makerspace Login anmelden können (OIDC über Keycloak). Eine Anmeldung mit lokalen Zugangsdaten ist nicht möglich. Bei der Anmeldung werden ebenfalls die Gruppen aus Keycloak übernommen, aber nur die folgenden:
1048 +
1049 +* **Vorstand**: Für die Mitglieder des Vorstands
1050 +* **Mitgliederverwaltung**: Alle Personen, die mit der Verwaltung der Mitglieder betraut sind
1051 +* **IT Admin**: IT Administratoren im Makerspace
1052 +
1053 +Nutzer, die keine dieser Gruppen angehören haben keine Rechte in Paperless. Sie können sich zwar anmelden, aber selbst die Willkommens-Seite erzeugt eine "Permission Denied" Fehlermeldung.
1054 +
1055 +=== Globale Berechtigungen ===
1056 +
1057 +Berechtigungen werden grundsätzlich nicht auf Benutzerebene konfiguriert, sondern ausschließlich auf Gruppenebene. So wird sichergestellt, dass bei der Änderung einer Gruppenzugehörigkeit auch die damit verbundenen Rechte entzogen oder gewährt werden, ohne dass eine manuelle Änderung notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt eine Übersicht der konfigurierten globalen Berechtigungen pro Gruppe:
1058 +
1059 +|=(% scope="row" %)(((
1060 +Berechtigung
1061 +)))|=(% scope="col" %)(((
1062 +Beschreibung
1063 +)))|=(% scope="col" %)(((
1064 +Mitgliederverwaltung
1065 +)))|=(% scope="col" %)(((
1066 +Vorstand
1067 +)))|=(% scope="col" %)(((
1068 +IT Admin
1069 +)))|=(% scope="col" %)(((
1070 +Notiz
1071 +)))
1072 +|=(% scope="row" %)(((
1073 +Document
1074 +)))|(((
1075 +Sehen und bearbeiten von Dokumenten.
1076 +)))|(((
1077 +ALLE
1078 +)))|(((
1079 +ALLE
1080 +)))|(((
1081 +KEINE
1082 +)))|(((
1083 +Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1084 +)))
1085 +|=(% scope="row" %)(((
1086 +Tag
1087 +)))|(((
1088 +Sehen und bearbeiten von Tags.
1089 +)))|(((
1090 +Anzeigen
1091 +)))|(((
1092 +ALLE
1093 +)))|(((
1094 +ALLE
1095 +)))|(((
1096 +Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1097 +)))
1098 +|=(% scope="row" %)(((
1099 +Correspondent
1100 +)))|(((
1101 +Sehen und bearbeiten von Korrespondenten
1102 +)))|(((
1103 +Anzeigen
1104 +)))|(((
1105 +ALLE
1106 +)))|(((
1107 +ALLE
1108 +)))|(((
1109 +Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1110 +)))
1111 +|=(% scope="row" %)(((
1112 +DocumentType
1113 +)))|(((
1114 +Sehen und bearbeiten von Dokument-Typen
1115 +)))|(((
1116 +Anzeigen
1117 +)))|(((
1118 +ALLE
1119 +)))|(((
1120 +ALLE
1121 +)))|(((
1122 +Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1123 +)))
1124 +|=(% scope="row" %)(((
1125 +StoragePath
1126 +)))|(((
1127 +Sehen und bearbeiten von Speicherpfaden
1128 +)))|(((
1129 +Anzeigen
1130 +)))|(((
1131 +Anzeigen
1132 +)))|(((
1133 +ALLE
1134 +)))|(((
1135 +Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1136 +)))
1137 +|=(% scope="row" %)(((
1138 +SavedView
1139 +)))|(((
1140 +Ansichten erzeugen und speichern
1141 +)))|(((
1142 +ALLE
1143 +)))|(((
1144 +ALLE
1145 +)))|(((
1146 +KEINE
1147 +)))|(((
806 806  \\
1149 +)))
1150 +|=(% scope="row" %)(((
1151 +PaperlessTask
1152 +)))|(((
1153 +Dateiaufgaben einsehen und löschen
1154 +)))|(((
1155 +KEINE
1156 +)))|(((
1157 +KEINE
1158 +)))|(((
1159 +ALLE
1160 +)))|(((
1161 +\\
1162 +)))
1163 +|=(% scope="row" %)(((
1164 +AppConfig
1165 +)))|(((
1166 +Konfiguration von Paperless NGX selbst
1167 +)))|(((
1168 +KEINE
1169 +)))|(((
1170 +KEINE
1171 +)))|(((
1172 +ALLE
1173 +)))|(((
1174 +\\
1175 +)))
1176 +|=(% scope="row" %)(((
1177 +UISettings
1178 +)))|(((
1179 +Persönliche Anzeigeeinstellungen ändern
1180 +)))|(((
1181 +ALLE
1182 +)))|(((
1183 +ALLE
1184 +)))|(((
1185 +ALLE
1186 +)))|(((
1187 +\\
1188 +)))
1189 +|=(% scope="row" %)(((
1190 +History
1191 +)))|(((
1192 +Dokumenten-Audit Log anzeigen oder ändern
1193 +)))|(((
1194 +Anzeigen
1195 +)))|(((
1196 +Anzeigen
1197 +)))|(((
1198 +KEINE
1199 +)))|(((
1200 +Nur für Dokumente, auf die Zugriff gewährt wurde.
1201 +)))
1202 +|=(% scope="row" %)(((
1203 +Note
1204 +)))|(((
1205 +Notizen zu Dokumenten einsehen oder ändern
1206 +)))|(((
1207 +ALLE
1208 +)))|(((
1209 +ALLE
1210 +)))|(((
1211 +KEINE
1212 +)))|(((
1213 +Nur für Dokumente, auf die Zugriff gewährt wurde.
1214 +)))
1215 +|=(% scope="row" %)(((
1216 +MailAccount
1217 +)))|(((
1218 +Mail-Accounts verwalten
1219 +)))|(((
1220 +KEINE
1221 +)))|(((
1222 +Anzeigen
1223 +)))|(((
1224 +ALLE
1225 +)))|(((
1226 +\\
1227 +)))
1228 +|=(% scope="row" %)(((
1229 +MailRule
1230 +)))|(((
1231 +Verarbeitungsregeln für eingehende Mails bearbeiten
1232 +)))|(((
1233 +KEINE
1234 +)))|(((
1235 +ALLE
1236 +)))|(((
1237 +ALLE
1238 +)))|(((
1239 +\\
1240 +)))
1241 +|=(% scope="row" %)(((
1242 +User
1243 +)))|(((
1244 +Benutzer einsehen oder verwalten
1245 +)))|(((
1246 +KEINE
1247 +)))|(((
1248 +Anzeigen
1249 +)))|(((
1250 +ALLE
1251 +)))|(((
1252 +\\
1253 +)))
1254 +|=(% scope="row" %)(((
1255 +Group
1256 +)))|(((
1257 +Gruppen einsehen oder verwalten
1258 +)))|(((
1259 +KEINE
1260 +)))|(((
1261 +Anzeigen
1262 +)))|(((
1263 +ALLE
1264 +)))|(((
1265 +\\
1266 +)))
1267 +|=(% scope="row" %)(((
1268 +ShareLink
1269 +)))|(((
1270 +Öffentliche Share-Links erstellen oder verwalten
1271 +)))|(((
1272 +KEINE
1273 +)))|(((
1274 +KEINE
1275 +)))|(((
1276 +KEINE
1277 +)))|(((
1278 +\\
1279 +)))
1280 +|=(% scope="row" %)(((
1281 +CustomField
1282 +)))|(((
1283 +Custom Fields einsehen oder verwalten
1284 +)))|(((
1285 +Anzeigen
1286 +)))|(((
1287 +Anzeigen
1288 +)))|(((
1289 +ALLE
1290 +)))|(((
1291 +\\
1292 +)))
1293 +|=(% scope="row" %)(((
1294 +Workflow
1295 +)))|(((
1296 +Workflows für neue Dokumente einsehen oder verwalten
1297 +)))|(((
1298 +KEINE
1299 +)))|(((
1300 +KEINE
1301 +)))|(((
1302 +ALLE
1303 +)))|(((
1304 +\\
1305 +)))
807 807  
808 -{{code language="python"}}
809 -import json
1307 +=== Objekt-Berechtigungen ===
810 810  
811 -input_data = {'payload': {'correspondent': 'Daniel Herrmann (#250)', 'type': 'SEPA Mandat', 'tags': ['tag1', 'tag2']}, 'timestamp': 'YYYY-MM-DDTHH:mm:ss', 'sig': 'this-would-be-the-signature-appended-to-the-data'}
812 -signature_data = json.dumps(input_data, separators=(',', ':')).encode('utf-8')
813 -{{/code}}
1309 +Zusätzlich zu den globalen Berechtigungen können für alle Objekte noch Berechtigungen auf Objekt-Level konfiguriert werden. Dabei werden globale Regeln zuerst geprüft, danach zusätzlich die Objekt-Berechtigungen. Jedes Objekt (egal ob Dokument, Korrespondent, Tag, Dokumenten-Typ) hat zwei wichtige Einstellungen:
1310 +
1311 +* Owner / Eigentümer: Das Objekt gehört diesem Benutzer. Der Owner hat immer alle Berechtigungen für das Objekt
1312 +* Zusätzliche Berechtigungen:
1313 +** Es können getrennt voneinander Berechtigungen zum Anzeigen und Bearbeiten vergeben werden
1314 +** Diese Berechtigungen können jeweils für einzelne Benutzer oder für Gruppen gewährt werden
1315 +
1316 +Das sieht im Frontend beispielsweise so aus:
1317 +
1318 +[[image:attach:image-2025-8-25_10-19-25.png||thumbnail="true" height="250"]]
1319 +
1320 +{{info title="Berechtigungen"}}
1321 +Es sind grundsätzlich sowohl globale als auch objekt-spezifische Berechtigungen notwendig. Wenn ein Benutzer ein Objekt bearbeiten ansehen oder bearbeiten möchte ergibt sich daher die folgende Matrix:
1322 +
1323 +|=(% scope="col" %)(((
1324 +Globale Berechtigung
1325 +)))|=(% scope="col" %)(((
1326 +Owner
1327 +)))|=(% scope="col" %)(((
1328 +Objekt-Berechtigung
1329 +)))|=(% scope="col" %)(((
1330 +Ergebnis
814 814  )))
1332 +|(((
1333 +❌️
1334 +)))|(((
1335 +Egal
1336 +)))|(((
1337 +Egal
1338 +)))|(((
1339 +❌️
1340 +)))
1341 +|(((
1342 +✅️
1343 +)))|(((
1344 +✅️
1345 +)))|(((
1346 +Egal
1347 +)))|(((
1348 +✅️
1349 +)))
1350 +|(((
1351 +✅️
1352 +)))|(((
1353 +❌️
1354 +)))|(((
1355 +❌️
1356 +)))|(((
1357 +❌️
1358 +)))
1359 +|(((
1360 +✅️
1361 +)))|(((
1362 +❌️
1363 +)))|(((
1364 +✅️
1365 +)))|(((
1366 +✅️
1367 +)))
815 815  
816 -\\
1369 +Mit anderen Worten, um eine Aktion auszuführen, muss ein Benutzer (a) die globale Berechtigung haben **UND** (b) Owner sein **ODER** Objekt-Berechtigungen haben.
1370 +{{/info}}
817 817  
818 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesSetup"/}}Technisches Setup ==
1372 +=== Lokale Owner ===
819 819  
820 -Owner: zwei Owner
821 -Docs: Owner = grp owner, View + Edit jeweilige Gruppen
822 -Correspondent: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
823 -Tag: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
824 -Doc Type: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
1374 +Jedes Objekt in Paperless muss einen Owner haben. Damit der Owner nicht ein realer Benutzer ist, der gegebenenfalls den Vorstand / Mitgliederverwaltung oder Verein verlassen könnte, werden lokale Benutzer angelegt. Diese halten lediglich die Owner Rolle für die Ressourcen, können aber nicht für den Login verwendet werden.
825 825  
826 -TODO
1376 +|=(% scope="row" %)(((
1377 +Benutzer
1378 +)))|=(% scope="col" %)(((
1379 +Verwendet für
1380 +)))
1381 +|=(% scope="row" %)(((
1382 +mksp-mv-owner
1383 +)))|(((
1384 +Alle Objekte (Dokumente, Dokumenttypen, Tags, Korrespondenten und Speicherpfade), die dem Use-Case **Mitgliederverwaltung** zugewiesen sind
1385 +)))
1386 +|=(% scope="row" %)(((
1387 +mksp-vs-owner
1388 +)))|(((
1389 +Alle Objekte (Dokumente, Dokumenttypen, Tags, Korrespondenten und Speicherpfade), die dem Use-Case **Vorstandspost** zugewiesen sind
1390 +)))
827 827  
1392 +=== Standard-Objekt-Berechtigungen ===
1393 +
1394 +Basierend auf den hier beschrieben Regeln werden für Objekte die folgenden Berechtigungen gesetzt:
1395 +
1396 +|=(% rowspan="2" scope="rowgroup" %)(((
1397 +Objekt
828 828  \\
1399 +)))|=(% colspan="3" scope="colgroup" %)(((
1400 +Mitgliederverwaltung
1401 +)))|=(% rowspan="7" scope="rowgroup" %)(((
1402 +\\
1403 +)))|=(% colspan="3" scope="colgroup" %)(((
1404 +Vorstandspost
1405 +)))
1406 +|=(% scope="col" %)(((
1407 +Owner
1408 +)))|=(% scope="col" %)(((
1409 +Anzeigen
1410 +)))|=(% scope="col" %)(((
1411 +Bearbeiten
1412 +)))|=(((
1413 +Owner
1414 +)))|=(((
1415 +Anzeigen
1416 +)))|=(((
1417 +Bearbeiten
1418 +)))
1419 +|=(% scope="row" %)(((
1420 +Dokument
1421 +)))|(((
1422 +mksp-mv-owner
1423 +)))|(((
1424 +Mitgliederverwaltung
1425 +)))|(((
1426 +Mitgliederverwaltung
1427 +)))|(((
1428 +mksp-vs-owner
1429 +)))|(((
1430 +Vorstand
1431 +)))|(((
1432 +Vorstand
1433 +)))
1434 +|=(% scope="row" %)(((
1435 +Dokumenttyp
1436 +)))|(((
1437 +mksp-mv-owner
1438 +)))|(((
1439 +Mitgliederverwaltung, IT Admin
1440 +)))|(((
1441 +IT Admin
1442 +)))|(((
1443 +mksp-vs-owner
1444 +)))|(((
1445 +Vorstand
1446 +)))|(((
1447 +Vorstand
1448 +)))
1449 +|=(% scope="row" %)(((
1450 +Tag
1451 +)))|(((
1452 +mksp-mv-owner
1453 +)))|(((
1454 +Mitgliederverwaltung, IT Admin
1455 +)))|(((
1456 +IT Admin
1457 +)))|(((
1458 +mksp-vs-owner
1459 +)))|(((
1460 +Vorstand
1461 +)))|(((
1462 +Vorstand
1463 +)))
1464 +|=(% scope="row" %)(((
1465 +Korrespondent
1466 +)))|(((
1467 +mksp-mv-owner
1468 +)))|(((
1469 +Mitgliederverwaltung, IT Admin
1470 +)))|(((
1471 +IT Admin
1472 +)))|(((
1473 +mksp-vs-owner
1474 +)))|(((
1475 +Vorstand
1476 +)))|(((
1477 +Vorstand
1478 +)))
1479 +|=(% scope="row" %)(((
1480 +Speicherpfad
1481 +)))|(((
1482 +mksp-mv-owner
1483 +)))|(((
1484 +Mitgliederverwaltung, IT Admin
1485 +)))|(((
1486 +IT Admin
1487 +)))|(((
1488 +mksp-vs-owner
1489 +)))|(((
1490 +Vorstand
1491 +)))|(((
1492 +IT Admin
1493 +)))
829 829  
830 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AusFace2Faceam20.8(DH,YS)"/}}Aus Face 2 Face am 20.8  (DH,YS) ===
1495 +== Workflows ==
831 831  
832 -* Schritt 1: Einweisungszettel erzeugen 
833 -** Checkliste in Directus hinterlegen, eine pro Einweisung
834 -** N8n Workflow, welches die Liste aus Directus herunterlädt und Template mit Puppetteer Script Node erzeugen
835 -** Aus diesem Template dann ein DocuSeal Template erstellen
836 -* Schritt 2: Zettel für Einweisungen generieren
837 -** Tablet für Einweiser im makerspace
838 -** Authentifizierung über Token an der Freigabebox
839 -*** Neue Maschine, User schaltet die Maschine "Tablet" frei
840 -*** Datenbank erzeugt JWT und signiert es mit einem RSA Priv Key
841 -*** Wird als Payload in der MQTT unlock message mitgeschickt
842 -** Tablet nutzt dieses Token für API Requests gegen Homepage Backend
843 -** Backend wird um weitere Middleware angepasst, die dieses Token für manche Endpoints akzeptiert
844 -** Einweiser:in bekommt aktive Einweisung angezeigt und kann Teilnehmer Entfernern (no-show) oder hinzufügen (spontan)
845 -*** Option eine Einweisung ohne Rechnungsstellung vorzunehmen
846 -** PDFs werden automatisch ausgedruckt
847 -*** Tablet triggert einen Backend endpoint
848 -**** übergibt teilnehmer als parameter (auth über token) und
849 -**** erzeugt die entsprechenden PDFs in DocuSeal
850 -**** Gibt PDF als Return
851 -*** Tablet kann PDF über Netzwerk print drucken
852 -* Schritt 3: Einweisungen erfassen
853 -** QR code wird in Schritt 2 aufgedruckt und enthält:
854 -*** Einweisung
855 -*** Datum
856 -*** Einweiser
857 -*** Teilnehmer
858 -*** Flag Rechnung
859 -** Dokument wird über ScanSnap eingescannt und automatisch an paperless übergeben
860 -** Paperless Post Consume erkennt den QR Code, validiert ihn und löst über einen Webook einen Flow in N8n aus
861 -** N8n erstellt dann einen temporären Eintrag im Backend, ähnlich dem der heute bei "Einweisung erfassen" sichtbar ist
862 -** Die Mitgliederverwaltung hat dann x Tage Zeit, die Einträge zu korrigieren und zu prüfen (beispielsweise ob Voraussetzungen erfüllt sind)
863 -** Danach werden alle Schritte wie bisher ausgelöst (Berechtigung, Rechnung, Auszahlung an Einweiser, E-Mail Bestätigung, ...)
1497 +Paperless Workflows können zur Automatisierung verschiedener Tasks eingesetzt werden. In diesem Fall werden zwei Fälle damit abgedeckt:
864 864  
865 -TODO:
1499 +* Beim Hinzufügen der Dokumente via Webinterface **wird standardmäßig der angemeldete Nutzer als Owner des Dokuments festgelegt**. Damit haben andere Mitglieder der gleichen Gruppe (Beispielsweise Vorstand oder Mitgliederverwaltung) kein Zugriff auf die so hinzugefügten Dokumente. Aus diesem Grund setzt einer der Workflow die entsprechend notwendigen Berechtigungen.
1500 +* Einscannen von Dokumenten soll sowohl für die Mitgliederverwaltung als auch für den Vorstand möglich sein und der richtigen Gruppe zugeordnet werden. Wir haben dafür zwei unterschiedliche Ordner aus dem NAS angelegt. Der Dokumentenscanner kann Dokumente in einen der beiden Ordner legen, wir nutzen Workflows um auch hier die richtigen Berechtigungen zu setzen.
866 866  
1502 += Offene Punkte =
1503 +
867 867  * Docuseal Logging + Monitoring
868 868  * N8n Error Handling
Icon Fall 1 Ablaufdiagramm
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Icon Fall 2 Ablaufdiagramm
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Icon System Architecture
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Icon System Architecture.png
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