Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/22 15:25

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am 2025/08/22 18:14

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Zusammenfassung

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Objekte (1 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
- Confluence.Code.ConfluencePageClass[0]

Details

Seiteneigenschaften

Inhalt

@@ -19,7 +19,7 @@
  Kurz gesagt: Die EES ist schnell und unkompliziert, aber unsicher und nur für risikofreie Vorgänge geeignet. Die FES ist technisch sicherer, rechtlich belastbarer und für wichtige, aber formfreie Vereinbarungen ideal. Die QES ist rechtlich vollwertig wie eine handschriftliche Unterschrift und für alle Schriftformerfordernisse zwingend notwendig. Zusammenfassung:
--(% style="text-decoration: none;" %)
++(% class="wrapped" style="text-decoration: none;" %)
  |=(((
  Signaturtyp
  )))|=(((
@@ -69,6 +69,7 @@
  Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
++(% class="wrapped" %)
  |=(% scope="col" %)(((
  Dokumenten-Typ
  )))|=(% scope="col" %)(((
@@ -77,7 +77,7 @@
  )))|=(% scope="col" %)(((
  Prozess heute
  )))|=(% scope="col" %)(((
--Prozess Zukunft
++Notwendige Änderungen
  )))
  |(((
  Mitgliedsantrag
@@ -91,7 +91,7 @@
  * Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn
  * Mitgliederakte wird angelegt, der Antrag wird in der Akte abgeheftet
  )))|(((
--Der Antrag kann komplett **digital unterschrieben** werden. Vorgehen:
++Der Antrag soll komplett **digital unterschrieben** werden. Vorgehen:
  * Interessent:in füllt den Online-Antrag auf der Homepage aus
  * Nach Bestätigung der E-Mail Adresse wird ein Vorgang zur digitalen Unterschrift ausgelöst
@@ -162,11 +162,7 @@
  Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird.
  Danach wird ein Flag für das jeweilige Mitglied gesetzt, dass die Erklärung abgegeben wurde.
  )))|(((
--**Vollständig digital**.
--
--* Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage)
--* Mitglied erhält die Aufforderung per Mail das Dokument zu unterschreiben
--* Nach Unterschrift wird das Flag automatisch gesetzt und das Dokument wird zu Paperless NGX hochgeladen.
++**Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
  )))
  |(((
  Übungsleitervertrag
@@ -180,12 +180,9 @@
  * Bestätigung dass der Vertrag vorliegt
  * Ein Flag ob das Mitglied die Übungsleiterpauschale an den Verein spendet oder nicht
  )))|(((
--**Vollständig digital**.
++**Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
--* Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage)
--* Mitglied erhält die Aufforderung per Mail das Dokument zu unterschreiben
--* Nach Unterschrift wird das erste automatisch gesetzt und das Dokument wird zu Paperless NGX hochgeladen.
--* Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
++Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
  )))
  |(((
  Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
@@ -196,7 +196,7 @@
  Urheberrecht, Übertragung von Nutzungsrechten sollte in Schriftform erfolgen
  )))|(((
--Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner Einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
++Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
  )))
  |(((
  Bestellung eines Einweisers
@@ -257,7 +257,7 @@
  ** Muss für den Einweisenden eine Auszahlung veranlasst werden?
  * Danach wird der Zettel in die jeweiligen Akten einsortiert.
  )))|(((
--\\
++Der Einweisungszettel ist das bei weitem komplizierteste Dokument, hierfür wird ein separater Workshop stattfinden. Siehe weiter unten für Details.
  )))
  |(((
  Lagervertrag Kistenlager
@@ -271,7 +271,7 @@
  Nach Erfassen kann die Person eine Kiste beantragen, die dann monatliche Kosten auslöst
  )))|(((
--\\
++**Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
  )))
  |(((
  Lagervertrag Projektlager
@@ -285,7 +285,7 @@
  Nach Erfassen kann die Person das Projektlager automatisch nutzen.
  )))|(((
--\\
++**Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
  )))
  == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-WorkflowBeschreibung"/}}Workflow Beschreibung ==
@@ -318,6 +318,7 @@
  Im zweiten Schritt wird nun ein oder mehrere personalisierte Dokumente erstellt. Hier gibt es eine Entscheidungsmatrix:
++(% class="wrapped" %)
  |=(% scope="col" %)(((
  Remote / Lokal
  )))|=(% scope="col" %)(((
@@ -373,7 +373,8 @@
  Im dritten Schritt müssen eine oder mehrere Parteien das Dokument unterschreiben. Wie viele Parteien ist abhängig vom Dokument. So muss beispielsweise der Mitgliedsantrag nur vom werdenden Mitglied unterschrieben werden, während das Schlüsselausgabeformular vom ausgebenen Funktionär und dem Mitglied unterschrieben werden muss. Analog zur Erstellung des Dokuments wird hier unterschieden, ob das Dokument zuhause unterschrieben werden kann oder ob es vor Ort im Makerspace passiert.
--(% class="" %)|=(((
++(% class="wrapped" %)
++|=(((
  Remote / Lokal
  )))|=(((
  Schriftformerfordernis
@@ -382,7 +382,7 @@
  )))|=(((
  Beschreibung
  )))
--(% class="" %)|(((
++|(((
  Remote
  )))|(((
  Nein
@@ -391,7 +391,7 @@
  )))|(((
  Unterschrift über DocuSeal. Parteien werden nacheinander per Mail zur Unterschrift aufgefordert
  )))
--(% class="" %)|(((
++|(((
  Remote
  )))|(((
  Ja
@@ -400,7 +400,7 @@
  )))|(((
  Das Mitglied muss das Dokument ausdrucken, **handschriftlich** unterschreiben und in den Makerspace mitbringen.
  )))
--(% class="" %)|(((
++|(((
  Lokal
  )))|(((
  Nein
@@ -412,7 +412,7 @@
  * Direkt auf dem Tablet in Docuseal ([[Docuseal In-Person Signing>>url:https://www.docuseal.com/resources/sign-documents-in-person||shape="rect"]])
  * PDF erzeugen, in der App unterschreiben, PDF danach in Paperless hochladen
  )))
--(% class="" %)|(((
++|(((
  Lokal
  )))|(((
  Ja
@@ -427,6 +427,7 @@
  Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Meta-Daten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
++(% class="wrapped" %)
  |=(% scope="col" %)(((
  Signatur über
  )))|=(% scope="col" %)(((
@@ -533,6 +533,7 @@
  Daraus ergeben sich vier verschiedene Kombinationen (Workflows), die nachstehend genauer beschrieben sind.
++(% class="wrapped" %)
  |=(% scope="row" %)(((
  Workflow
  )))|=(% scope="col" %)(((
@@ -598,7 +598,7 @@
  === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall2:Digital+Makerspace"/}}Fall 2: Digital + Makerspace ===
--In diesem Fall kann die Unterschrift ebenfalls digital erfolgen, allerdings findet die Unterschrift im Makerspace statt. Beispiel hier ist die Ausgabe eines Schlüssels und das Schlüsselausgabeformular.
++In diesem Fall kann die Unterschrift digital erfolgen, allerdings findet die Unterschrift im Makerspace statt. Beispiel hier ist die Ausgabe eines Schlüssels und das Schlüsselausgabeformular.
  Wir können nicht davon ausgehen, dass alle Personen ein mobiles Endgerät dabei haben, mit dem sie E-Mails abrufen und Unterschriften leisten können. Außerdem ist die Unterschrift Voraussetzung dafür, dass der Schlüssel auch tatsächlich eingebunden wird, die Unterschrift ist also mittig in einem Prozess eingebunden und erfordert ein unmittelbares Feedback ähnlich einer handschriftlichen Unterschrift.
@@ -608,14 +608,98 @@
  {{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 2 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="499" revision="2"/}}
++Die einzelnen Schritte hierbei sind:
++
++1. Ein autorisierter User meldet sich am Tablet an einer App an, entweder per Makerspace Login (Keycloak) oder per Keyfob. Dort hat der Benutzer dann mehrere Optionen, beispielsweise die Ausgabe eines Schlüssels. Dies erfordert irgendwo im Prozess, dass direkt vor Ort ein Dokument unterschrieben werden muss.
++1. Tablet sendet im Namen des angemeldeten Benutzers eine Anfrage ans Backend. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Danach...
++11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
++11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
++11. (((
++Die URL für das Dokument werden als Antwort des API Requests an das Tablet zurück geschickt. Dies enthält die Embed-URL, die direkt auf dem Tablet angezeigt werden kann. Beispiel:\\
++
++{{expand}}
++{{code language="json"}}
++[
++    {
++        "id": 430,
++        "uuid": "3845d527-ea14-402a-bd05-e85cd4b28a68",
++        "name": "Vorname Nachname",
++        ...
++        "role": "Mitglied",
++        "embed_src": "https://sign.makerspace-darmstadt.de/s/mMUEBY6Knz1vap"
++    },
++    {
++        "id": 431,
++        "uuid": "04cbbf45-e3eb-4956-b104-01c0315adc94",
++        "name": null,
++        ...
++        "role": "Verein",
++        "embed_src": "https://sign.makerspace-darmstadt.de/s/k5gvGuBjW5fkb1"
++    }
++]
++{{/code}}
++{{/expand}}
++)))
++1. Die beteiligten Personen unterschreiben direkt auf dem Tablet.
++1. Nachdem alle Parteien unterschrieben haben informiert Docuseal das Backend über ein Webhook. Das Backend markiert den Prozess als abgeschlossen und führt gegebenenfalls interne Schritte aus (Berechtigungen für ein User anlegen oder ähnliches). Der Vorgang kann auf dem Tablet direkt weitergeführt werden.
++1. Das Backend erstellt ein NATS Event mksp.backend.signature.completed, welches dann in N8n einen Workflow auslöst
++1. N8n lädt das von allen Parteien unterschriebene Dokument von Docuseal herunter
++1. N8n lädt das Dokument zu Paperless hoch. Dort wird es wie alle anderen Dokumente verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
++1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
++11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
++11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
++1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
++
  === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall3:Handschriftlich+Remote"/}}Fall 3: Handschriftlich + Remote ===
--ToDo
++In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **remote ausgelöst, benötigt allerdings die Schriftform.** In diesem Fall wird dem Benutzer ein vorausgefülltes und mit QR Code versehenes Dokument zum Download angeboten, welches dann heruntergeladen, ausgedruckt, unterschrieben und eingereicht werden muss.
++**Beispiele**: Einweisungszettel für reine Online-Einweisungen
++
++{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 3 Ablaufdiagramm_" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1159" height="467" revision="2"/}}
++
++Die einzelnen Schritte hierbei sind:
++
++1. User löst eine Aktion auf der Homepage aus, die ein Dokument erfordert. Beispielsweise hat der User eine Online-Einweisung beendet und muss dafür nun den Einweisungszettel unterschreiben.
++1. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Hierbei werden sowohl die Rechte geprüft (Lager kann nur von Mitgliedern verwendet werden, der ein neuer Übungsleitervertrag kann nur von Vorstand oder Mitgliederverwaltung angestoßen werden). Danach
++11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
++11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
++11. Das vorausgefüllte Dokument wird im PDF Format heruntergeladen und die Submission wird direkt wieder archived.
++1. Das vorausgefüllte PDF wird als Antwort auf die Anfrage an die Website zum Download angeboten. Der Benutzer druckt das PDF aus.
++1. (Optional): Ein regelmäßig laufender Cronjob prüft die laufenden Verfahren. Nach einer Woche Inaktivität wird der Unterschriftprozess abgebrochen, 48 Stunden vorher wird eine Erinnerung verschickt
++1. Das ausgedruckte Dokument wird vom Benutzer unterschrieben, wenn weitere Parteien notwendig sind, auch diesen zur Unterschrift vorgelegt.
++1. Ein Mitglied der Mitgliederverwaltung prüft das Dokument auf Korrektheit (dokumentenechte Unterschrift, vollständig ausgefüllt) und scannt es mit Hilfe des ScanSnap Scanners ein.
++1. Das Dokument landet automatisch auf einem Netzwerklaufwerk auf dem Makerspace NAS. Dort wird es von Paperless erkannt und automatisch verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
++1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
++11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
++11. Es wird ein N8n Webhook ausgelöst
++1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
++1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
++
  === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall4:Handschriftlich+Makerspace"/}}Fall 4: Handschriftlich + Makerspace ===
--ToDo
++In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **im Makerspace ausgelöst und benötigt Schriftform.** In diesem Fall wird das Dokument im Makerspace erzeugt (soweit wie möglich vorausgefüllt und mit QR Code versehen) und direkt vor Ort ausgedruckt. Dort wird es dann unterschrieben und eingeworfen.
++**Beispiele**: Einweisungszettel für Vor-Ort Online-Einweisungen
++
++{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 4 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1208" height="523" revision="3"/}}
++
++Die einzelnen Schritte hierbei sind:
++
++1. Ein autorisierter User meldet sich am Tablet an einer App an, entweder per Makerspace Login (Keycloak) oder per Keyfob. Dort hat der Benutzer dann mehrere Optionen, beispielsweise die Erfassung von Einweisungs-Teilnehmer:innen.
++1. Tablet sendet im Namen des angemeldeten Benutzers eine Anfrage ans Backend. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Danach...
++11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
++11. Erstellt mit Hilfe einer Docuseal Submission ein PDF Dokument. Dieses basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber den signierten QR Code (siehe unten).
++1. Das Tablet druckt das oder die heruntergeladenen PDF Datei(en) aus.
++1. Die Parteien unterschreiben das Dokument handschriftlich und werfen es in den Briefkasten.
++1. Ein Mitglied der Mitgliederverwaltung prüft das Dokument auf Korrektheit (dokumentenechte Unterschrift, vollständig ausgefüllt) und scannt es mit Hilfe des ScanSnap Scanners ein.
++1. Das Dokument landet automatisch auf einem Netzwerklaufwerk auf dem Makerspace NAS. Dort wird es von Paperless erkannt und automatisch verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
++1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
++11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
++11. Es wird ein N8n Webhook ausgelöst
++1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
++1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
++
  = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX =
  Das Herzstück der digitalen Mitgliederakte bildet Paperless NGX. Es wird im Makerspace lokal betrieben und ist daher nur aus dem Netzwerk des Makerspaces oder [[per VPN>>confluencePage:page:IN.[HOWTO] Makerspace VPN]] erreichbar. Der Zugang zu Paperless ist über OpenID Connect an [[confluencePage:page:IN.Keycloak]] gekoppelt, Zugang besteht nur für Mitglieder der Gruppen **Vorstand** und **Mitgliederverwaltung**.
@@ -645,6 +645,7 @@
  **Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Tabelle festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden. Neben einem Namen haben die Dokumente einen Match String. Kommt dieser eindeutig (exakter Match) irgendwo im Dokument vor, wird der Typ automatisch zugewiesen.
  \\
++(% class="wrapped" %)
  |=(% scope="col" %)(((
  Name
  )))|=(% scope="col" %)(((
@@ -729,6 +729,7 @@
  {
      "payload": {
          "timestamp": "YYYY-MM-DDTHH:mm:ss",
++        "uuid": "260171c3-c71c-4da2-b13e-bf1386fe9eac",
          "correspondent": "Daniel Herrmann (#250)",
          "type": "mksp-doc-sepamandat",
          "tags": [
@@ -741,7 +741,7 @@
  }
  {{/code}}
--Die beiden Einträge **payload** und **sig** sind **Pflichtfelder**. Innerhalb der Payload muss der **timestamp** **vorhanden** sein, alle anderen Felder sind optional, jedoch muss mindestens eins angegeben werden. Der QR Code kann dann - insbesondere bei der Digitalen Unterschrift oder bei Workflows, wo die Formulare ohnehin on demand erzeugt werden bereits mit allen Daten bestückt werden. In Paperless gibt es dann ein Postconsume Script, welches den QR Code ausliest, die Signatur prüft und - falls die Signatur korrekt ist - automatisch die Meta-Daten übernimmt.
++Die beiden Einträge **payload** und **sig** sind **Pflichtfelder**. Innerhalb der Payload müssen der **timestamp** **und die UUID** **vorhanden** sein, alle anderen Felder sind optional, jedoch muss mindestens eins angegeben werden. Der QR Code kann dann - insbesondere bei der Digitalen Unterschrift oder bei Workflows, wo die Formulare ohnehin on demand erzeugt werden bereits mit allen Daten bestückt werden. In Paperless gibt es dann ein Postconsume Script, welches den QR Code ausliest, die Signatur prüft und - falls die Signatur korrekt ist - automatisch die Meta-Daten übernimmt.
  === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Signatur"/}}Signatur ===

Confluence.Code.ConfluencePageClass[0]

Id

@@ -1,1 +1,1 @@
--202867128
++202867281

URL

@@ -1,1 +1,1 @@
--https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202867128/Digitale Mitgliederverwaltung
++https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202867281/Digitale Mitgliederverwaltung