Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zusammenfassung

• Seiteneigenschaften (1 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
• Objekte (1 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
  • Confluence.Code.ConfluencePageClass[0]

Details

Seiteneigenschaften

Inhalt

...	...	@@ -373,7 +373,7 @@
373	373
374	374	Im dritten Schritt müssen eine oder mehrere Parteien das Dokument unterschreiben. Wie viele Parteien ist abhängig vom Dokument. So muss beispielsweise der Mitgliedsantrag nur vom werdenden Mitglied unterschrieben werden, während das Schlüsselausgabeformular vom ausgebenen Funktionär und dem Mitglied unterschrieben werden muss. Analog zur Erstellung des Dokuments wird hier unterschieden, ob das Dokument zuhause unterschrieben werden kann oder ob es vor Ort im Makerspace passiert.
375	375
376		-(% class="" %)|=(((
	376	+|=(((
377	377	Remote / Lokal
378	378	)))|=(((
379	379	Schriftformerfordernis
...	...	@@ -382,7 +382,7 @@
382	382	)))|=(((
383	383	Beschreibung
384	384	)))
385		-(% class="" %)|(((
	385	+|(((
386	386	Remote
387	387	)))|(((
388	388	Nein
...	...	@@ -391,7 +391,7 @@
391	391	)))|(((
392	392	Unterschrift über DocuSeal. Parteien werden nacheinander per Mail zur Unterschrift aufgefordert
393	393	)))
394		-(% class="" %)|(((
	394	+|(((
395	395	Remote
396	396	)))|(((
397	397	Ja
...	...	@@ -400,7 +400,7 @@
400	400	)))|(((
401	401	Das Mitglied muss das Dokument ausdrucken, **handschriftlich** unterschreiben und in den Makerspace mitbringen.
402	402	)))
403		-(% class="" %)|(((
	403	+|(((
404	404	Lokal
405	405	)))|(((
406	406	Nein
...	...	@@ -412,7 +412,7 @@
412	412	* Direkt auf dem Tablet in Docuseal ([[Docuseal In-Person Signing>>url:https://www.docuseal.com/resources/sign-documents-in-person||shape="rect"]])
413	413	* PDF erzeugen, in der App unterschreiben, PDF danach in Paperless hochladen
414	414	)))
415		-(% class="" %)|(((
	415	+|(((
416	416	Lokal
417	417	)))|(((
418	418	Ja
...	...	@@ -577,10 +577,93 @@
577	577
578	578	Die folgende Grafik zeigt den Prozessablauf:
579	579
580		-{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 1 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="515" revision="2"/}}
	580	+{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 1 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="515" revision="4"/}}
581	581
582		-\\
	582	+Die einzelnen Schritte hierbei sind:
583	583
	584	+1. User löst eine Aktion auf der Homepage aus, die ein Dokument erfordert. Beispielsweise stellt die Person einen Mitgliedsantrag, beantragt die Nutzung des Lagers oder ähnliches
	585	+1. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Hierbei werden sowohl die Rechte geprüft (Lager kann nur von Mitgliedern verwendet werden, der ein neuer Übungsleitervertrag kann nur von Vorstand oder Mitgliederverwaltung angestoßen werden). Danach
	586	+11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
	587	+11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
	588	+1. Docuseal informiert die beteiligten Parteien automatisch und bittet um eine Unterschrift. Die Parteien können über das Webinterface unterschreiben, entweder mit der Haus auf dem Computer oder mit Hilfe des Handys.
	589	+1. (Optional): Ein regelmäßig laufender Cronjob prüft die laufenden Verfahren. Nach einer Woche Inaktivität wird der Unterschriftprozess abgebrochen, 48 Stunden vorher wird eine Erinnerung verschickt
	590	+1. Nachdem alle Parteien unterschrieben haben informiert Docuseal das Backend über ein Webhook. Beide Systeme laufen auf dem gleichen Server, weiterhin können fehlgeschlagene Webhooks bei Bedarf wiederholt werden. Das Backend markiert den Prozess als abgeschlossen und führt gegebenenfalls interne Schritte aus (Berechtigungen für ein User anlegen oder ähnliches)
	591	+1. Das Backend erstellt ein NATS Event mksp.backend.signature.completed, welches dann in N8n einen Workflow auslöst
	592	+1. N8n lädt das von allen Parteien unterschriebene Dokument von Docuseal herunter
	593	+1. N8n lädt das Dokument zu Paperless hoch. Dort wird es wie alle anderen Dokumente verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
	594	+1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
	595	+11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
	596	+11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
	597	+1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
	598	+
	599	+=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall2:Digital+Makerspace"/}}Fall 2: Digital + Makerspace ===
	600	+
	601	+In diesem Fall kann die Unterschrift digital erfolgen, allerdings findet die Unterschrift im Makerspace statt. Beispiel hier ist die Ausgabe eines Schlüssels und das Schlüsselausgabeformular.
	602	+
	603	+Wir können nicht davon ausgehen, dass alle Personen ein mobiles Endgerät dabei haben, mit dem sie E-Mails abrufen und Unterschriften leisten können. Außerdem ist die Unterschrift Voraussetzung dafür, dass der Schlüssel auch tatsächlich eingebunden wird, die Unterschrift ist also mittig in einem Prozess eingebunden und erfordert ein unmittelbares Feedback ähnlich einer handschriftlichen Unterschrift.
	604	+
	605	+**Beispiele**: Ausgabeformular Schlüsselkarte / RFID Token
	606	+
	607	+Die folgende Grafik zeigt den Prozessablauf:
	608	+
	609	+{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 2 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="499" revision="2"/}}
	610	+
	611	+Die einzelnen Schritte hierbei sind:
	612	+
	613	+1. Ein autorisierter User meldet sich am Tablet an einer App an, entweder per Makerspace Login (Keycloak) oder per Keyfob. Dort hat der Benutzer dann mehrere Optionen, beispielsweise die Ausgabe eines Schlüssels. Dies erfordert irgendwo im Prozess, dass direkt vor Ort ein Dokument unterschrieben werden muss.
	614	+1. Tablet sendet im Namen des angemeldeten Benutzers eine Anfrage ans Backend. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Danach...
	615	+11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
	616	+11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
	617	+11. (((
	618	+Die URL für das Dokument werden als Antwort des API Requests an das Tablet zurück geschickt. Dies enthält die Embed-URL, die direkt auf dem Tablet angezeigt werden kann. Beispiel:\\
	619	+
	620	+{{expand}}
	621	+{{code language="json"}}
	622	+[
	623	+ {
	624	+ "id": 430,
	625	+ "uuid": "3845d527-ea14-402a-bd05-e85cd4b28a68",
	626	+ "name": "Vorname Nachname",
	627	+ ...
	628	+ "role": "Mitglied",
	629	+ "embed_src": "https://sign.makerspace-darmstadt.de/s/mMUEBY6Knz1vap"
	630	+ },
	631	+ {
	632	+ "id": 431,
	633	+ "uuid": "04cbbf45-e3eb-4956-b104-01c0315adc94",
	634	+ "name": null,
	635	+ ...
	636	+ "role": "Verein",
	637	+ "embed_src": "https://sign.makerspace-darmstadt.de/s/k5gvGuBjW5fkb1"
	638	+ }
	639	+]
	640	+{{/code}}
	641	+{{/expand}}
	642	+)))
	643	+1. Die beteiligten Personen unterschreiben direkt auf dem Tablet.
	644	+1. Nachdem alle Parteien unterschrieben haben informiert Docuseal das Backend über ein Webhook. Das Backend markiert den Prozess als abgeschlossen und führt gegebenenfalls interne Schritte aus (Berechtigungen für ein User anlegen oder ähnliches). Der Vorgang kann auf dem Tablet direkt weitergeführt werden.
	645	+1. Das Backend erstellt ein NATS Event mksp.backend.signature.completed, welches dann in N8n einen Workflow auslöst
	646	+1. N8n lädt das von allen Parteien unterschriebene Dokument von Docuseal herunter
	647	+1. N8n lädt das Dokument zu Paperless hoch. Dort wird es wie alle anderen Dokumente verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
	648	+1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
	649	+11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
	650	+11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
	651	+1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
	652	+
	653	+=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall3:Handschriftlich+Remote"/}}Fall 3: Handschriftlich + Remote ===
	654	+
	655	+In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **remote ausgelöst, benötigt allerdings die Schriftform.** In diesem Fall wird dem Benutzer ein vorausgefülltes und mit QR Code versehenes Dokument zum Download angeboten, welches dann heruntergeladen, ausgedruckt, unterschrieben und eingereicht werden muss.
	656	+
	657	+**Beispiele**: Einweisungszettel für reine Online-Einweisungen
	658	+
	659	+{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 3 Ablaufdiagramm_" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1159" height="467" revision="2"/}}
	660	+
	661	+=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall4:Handschriftlich+Makerspace"/}}Fall 4: Handschriftlich + Makerspace ===
	662	+
	663	+ToDo
	664	+
	665	+{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 4 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="499" revision="1"/}}
	666	+
584	584	= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX =
585	585
586	586	Das Herzstück der digitalen Mitgliederakte bildet Paperless NGX. Es wird im Makerspace lokal betrieben und ist daher nur aus dem Netzwerk des Makerspaces oder [[per VPN>>confluencePage:page:IN.[HOWTO] Makerspace VPN]] erreichbar. Der Zugang zu Paperless ist über OpenID Connect an [[confluencePage:page:IN.Keycloak]] gekoppelt, Zugang besteht nur für Mitglieder der Gruppen **Vorstand** und **Mitgliederverwaltung**.
...	...	@@ -783,4 +783,7 @@
783	783	** Die Mitgliederverwaltung hat dann x Tage Zeit, die Einträge zu korrigieren und zu prüfen (beispielsweise ob Voraussetzungen erfüllt sind)
784	784	** Danach werden alle Schritte wie bisher ausgelöst (Berechtigung, Rechnung, Auszahlung an Einweiser, E-Mail Bestätigung, ...)
785	785
786		-\\
	869	+TODO:
	870	+
	871	+* Docuseal Logging + Monitoring
	872	+* N8n Error Handling

Confluence.Code.ConfluencePageClass[0]

Id

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-202867082
	1	+202867225

URL

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202867082/Digitale Mitgliederverwaltung
	1	+https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202867225/Digitale Mitgliederverwaltung