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Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zuletzt geändert von Daniel Herrmann am 2026/02/22 21:17
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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/22 13:46
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Zusammenfassung

Details

Icon Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -373,7 +373,7 @@
373 373  
374 374  Im dritten Schritt müssen eine oder mehrere Parteien das Dokument unterschreiben. Wie viele Parteien ist abhängig vom Dokument. So muss beispielsweise der Mitgliedsantrag nur vom werdenden Mitglied unterschrieben werden, während das Schlüsselausgabeformular vom ausgebenen Funktionär und dem Mitglied unterschrieben werden muss. Analog zur Erstellung des Dokuments wird hier unterschieden, ob das Dokument zuhause unterschrieben werden kann oder ob es vor Ort im Makerspace passiert.
375 375  
376 -(% class="" %)|=(((
376 +|=(((
377 377  Remote / Lokal
378 378  )))|=(((
379 379  Schriftformerfordernis
... ... @@ -382,7 +382,7 @@
382 382  )))|=(((
383 383  Beschreibung
384 384  )))
385 -(% class="" %)|(((
385 +|(((
386 386  Remote
387 387  )))|(((
388 388  Nein
... ... @@ -391,7 +391,7 @@
391 391  )))|(((
392 392  Unterschrift über DocuSeal. Parteien werden nacheinander per Mail zur Unterschrift aufgefordert
393 393  )))
394 -(% class="" %)|(((
394 +|(((
395 395  Remote
396 396  )))|(((
397 397  Ja
... ... @@ -400,7 +400,7 @@
400 400  )))|(((
401 401  Das Mitglied muss das Dokument ausdrucken, **handschriftlich** unterschreiben und in den Makerspace mitbringen.
402 402  )))
403 -(% class="" %)|(((
403 +|(((
404 404  Lokal
405 405  )))|(((
406 406  Nein
... ... @@ -412,7 +412,7 @@
412 412  * Direkt auf dem Tablet in Docuseal ([[Docuseal In-Person Signing>>url:https://www.docuseal.com/resources/sign-documents-in-person||shape="rect"]])
413 413  * PDF erzeugen, in der App unterschreiben, PDF danach in Paperless hochladen
414 414  )))
415 -(% class="" %)|(((
415 +|(((
416 416  Lokal
417 417  )))|(((
418 418  Ja
... ... @@ -577,10 +577,89 @@
577 577  
578 578  Die folgende Grafik zeigt den Prozessablauf:
579 579  
580 -{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 1 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="515" revision="2"/}}
580 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 1 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="515" revision="4"/}}
581 581  
582 -\\
582 +Die einzelnen Schritte hierbei sind:
583 583  
584 +1. User löst eine Aktion auf der Homepage aus, die ein Dokument erfordert. Beispielsweise stellt die Person einen Mitgliedsantrag, beantragt die Nutzung des Lagers oder ähnliches
585 +1. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Hierbei werden sowohl die Rechte geprüft (Lager kann nur von Mitgliedern verwendet werden, der ein neuer Übungsleitervertrag kann nur von Vorstand oder Mitgliederverwaltung angestoßen werden). Danach
586 +11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
587 +11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
588 +1. Docuseal informiert die beteiligten Parteien automatisch und bittet um eine Unterschrift. Die Parteien können über das Webinterface unterschreiben, entweder mit der Haus auf dem Computer oder mit Hilfe des Handys.
589 +1. (Optional): Ein regelmäßig laufender Cronjob prüft die laufenden Verfahren. Nach einer Woche Inaktivität wird der Unterschriftprozess abgebrochen, 48 Stunden vorher wird eine Erinnerung verschickt
590 +1. Nachdem alle Parteien unterschrieben haben informiert Docuseal das Backend über ein Webhook. Beide Systeme laufen auf dem gleichen Server, weiterhin können fehlgeschlagene Webhooks bei Bedarf wiederholt werden. Das Backend markiert den Prozess als abgeschlossen und führt gegebenenfalls interne Schritte aus (Berechtigungen für ein User anlegen oder ähnliches)
591 +1. Das Backend erstellt ein NATS Event mksp.backend.signature.completed, welches dann in N8n einen Workflow auslöst
592 +1. N8n lädt das von allen Parteien unterschriebene Dokument von Docuseal herunter
593 +1. N8n lädt das Dokument zu Paperless hoch. Dort wird es wie alle anderen Dokumente verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
594 +1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
595 +11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
596 +11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
597 +1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
598 +
599 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall2:Digital+Makerspace"/}}Fall 2: Digital + Makerspace ===
600 +
601 +In diesem Fall kann die Unterschrift digital erfolgen, allerdings findet die Unterschrift im Makerspace statt. Beispiel hier ist die Ausgabe eines Schlüssels und das Schlüsselausgabeformular.
602 +
603 +Wir können nicht davon ausgehen, dass alle Personen ein mobiles Endgerät dabei haben, mit dem sie E-Mails abrufen und Unterschriften leisten können. Außerdem ist die Unterschrift Voraussetzung dafür, dass der Schlüssel auch tatsächlich eingebunden wird, die Unterschrift ist also mittig in einem Prozess eingebunden und erfordert ein unmittelbares Feedback ähnlich einer handschriftlichen Unterschrift.
604 +
605 +**Beispiele**: Ausgabeformular Schlüsselkarte / RFID Token
606 +
607 +Die folgende Grafik zeigt den Prozessablauf:
608 +
609 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 2 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="499" revision="2"/}}
610 +
611 +Die einzelnen Schritte hierbei sind:
612 +
613 +1. Ein autorisierter User meldet sich am Tablet an einer App an, entweder per Makerspace Login (Keycloak) oder per Keyfob. Dort hat der Benutzer dann mehrere Optionen, beispielsweise die Ausgabe eines Schlüssels. Dies erfordert irgendwo im Prozess, dass direkt vor Ort ein Dokument unterschrieben werden muss.
614 +1. Tablet sendet im Namen des angemeldeten Benutzers eine Anfrage ans Backend. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Danach...
615 +11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
616 +11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
617 +11. (((
618 +Die URL für das Dokument werden als Antwort des API Requests an das Tablet zurück geschickt. Dies enthält die Embed-URL, die direkt auf dem Tablet angezeigt werden kann. Beispiel:\\
619 +
620 +{{expand}}
621 +{{code language="json"}}
622 +[
623 + {
624 + "id": 430,
625 + "uuid": "3845d527-ea14-402a-bd05-e85cd4b28a68",
626 + "name": "Vorname Nachname",
627 + ...
628 + "role": "Mitglied",
629 + "embed_src": "https://sign.makerspace-darmstadt.de/s/mMUEBY6Knz1vap"
630 + },
631 + {
632 + "id": 431,
633 + "uuid": "04cbbf45-e3eb-4956-b104-01c0315adc94",
634 + "name": null,
635 + ...
636 + "role": "Verein",
637 + "embed_src": "https://sign.makerspace-darmstadt.de/s/k5gvGuBjW5fkb1"
638 + }
639 +]
640 +{{/code}}
641 +{{/expand}}
642 +)))
643 +1. Die beteiligten Personen unterschreiben direkt auf dem Tablet.
644 +1. Nachdem alle Parteien unterschrieben haben informiert Docuseal das Backend über ein Webhook. Das Backend markiert den Prozess als abgeschlossen und führt gegebenenfalls interne Schritte aus (Berechtigungen für ein User anlegen oder ähnliches). Der Vorgang kann auf dem Tablet direkt weitergeführt werden.
645 +1. Das Backend erstellt ein NATS Event mksp.backend.signature.completed, welches dann in N8n einen Workflow auslöst
646 +1. N8n lädt das von allen Parteien unterschriebene Dokument von Docuseal herunter
647 +1. N8n lädt das Dokument zu Paperless hoch. Dort wird es wie alle anderen Dokumente verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
648 +1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
649 +11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
650 +11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
651 +1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
652 +
653 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall3:Handschriftlich+Remote"/}}Fall 3: Handschriftlich + Remote ===
654 +
655 +In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **remote ausgelöst, benötigt allerdings die Schriftform.** In diesem Fall wird dem Benutzer ein vorausgefülltes und mit QR Code versehenes Dokument zum Download angeboten, welches dann heruntergeladen, ausgedruckt, unterschrieben und eingereicht werden muss.
656 +
657 +**Beispiele**: Einweisungszettel für reine Online-Einweisungen
658 +
659 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall4:Handschriftlich+Makerspace"/}}Fall 4: Handschriftlich + Makerspace ===
660 +
661 +ToDo
662 +
584 584  = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX =
585 585  
586 586  Das Herzstück der digitalen Mitgliederakte bildet Paperless NGX. Es wird im Makerspace lokal betrieben und ist daher nur aus dem Netzwerk des Makerspaces oder [[per VPN>>confluencePage:page:IN.[HOWTO] Makerspace VPN]] erreichbar. Der Zugang zu Paperless ist über OpenID Connect an [[confluencePage:page:IN.Keycloak]] gekoppelt, Zugang besteht nur für Mitglieder der Gruppen **Vorstand** und **Mitgliederverwaltung**.
... ... @@ -783,4 +783,7 @@
783 783  ** Die Mitgliederverwaltung hat dann x Tage Zeit, die Einträge zu korrigieren und zu prüfen (beispielsweise ob Voraussetzungen erfüllt sind)
784 784  ** Danach werden alle Schritte wie bisher ausgelöst (Berechtigung, Rechnung, Auszahlung an Einweiser, E-Mail Bestätigung, ...)
785 785  
786 -\\
865 +TODO:
866 +
867 +* Docuseal Logging + Monitoring
868 +* N8n Error Handling
Icon Confluence.Code.ConfluencePageClass[0]
Id
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -202867082
1 +202867224
URL
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202867082/Digitale Mitgliederverwaltung
1 +https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202867224/Digitale Mitgliederverwaltung