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Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zuletzt geändert von Daniel Herrmann am 2026/02/22 21:17
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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/22 08:47
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am 2025/08/22 15:17
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Zusammenfassung

Details

Icon Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -520,10 +520,102 @@
520 520  
521 521  **In N8n** werden dann für die **verschiedenen Events Workflows** definiert. Jeder Workflow beginnt mit einem Trigger (genauer: ein NATS JetStream Trigger), der bei auf definierbare Events in der NATS Queue lauscht. Wird ein solches Event gefunden wird es konsumiert und die im Workflow definierten Aktionen werden abgearbeitet. Weiterhin kann auch **Paperless Events in N8n triggern**, dies passiert allerdings direkt über **Webhooks**. Hier nutzen wir NATS nicht, da der NATS Server in der öffentlichen Zone läuft und dann erneut eine Abhängigkeit zur Internet-Anbindung bestehen würde.
522 522  
523 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Workflows"/}}Workflows ==
523 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokument-Workflows"/}}Dokument-Workflows ==
524 524  
525 -asd
525 +Die beiden entscheidenden Faktoren für den Workflow:
526 526  
527 +1. **Erfordernis der Schriftform**
528 +11. **Ja** - auf Grund der Haftungshöhe oder anderer gesetzlichen Anforderungen ist die **Schriftform** erforderlich. Da wir stand heute keine Qualifizierte elektronische Signatur (QeS) umsetzen können, ist dies eine **handschriftliche** Unterschrift
529 +11. **Nein** - eine Fortgeschrittene elektronische Signatur (FeS) ist ausreichend.
530 +1. Ort der Unterschrift
531 +11. **Remote** - Der Prozess wird typischerweise über die Homepage angestoßen und
532 +11. **Lokal (Makerspace)** - Der Prozess wird als Reaktion auf ein In-Person Event im Makerspace ausgelöst, beispielsweise einer Einweisung oder einer Schlüsselausgabe
533 +
534 +Daraus ergeben sich vier verschiedene Kombinationen (Workflows), die nachstehend genauer beschrieben sind.
535 +
536 +|=(% scope="row" %)(((
537 +Workflow
538 +)))|=(% scope="col" %)(((
539 +Schriftform erforderlich
540 +)))|=(% scope="col" %)(((
541 +Lokal / Remote
542 +)))
543 +|=(% scope="row" %)(((
544 +Fall 1: Digital Remote
545 +)))|(((
546 +Nein
547 +)))|(((
548 +Remote
549 +)))
550 +|=(% scope="row" %)(((
551 +Fall 2: Digital Makerspace
552 +)))|(((
553 +Nein
554 +)))|(((
555 +Lokal
556 +)))
557 +|=(% scope="row" %)(((
558 +Fall 3: Handschriftlich Remote
559 +)))|(((
560 +Ja
561 +)))|(((
562 +Remote
563 +)))
564 +|=(% scope="row" %)(((
565 +Fall 4: Handschriftlich Makerspace
566 +)))|(((
567 +Ja
568 +)))|(((
569 +Lokal
570 +)))
571 +
572 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall1:Digital+Remote"/}}Fall 1: Digital + Remote ===
573 +
574 +Alle diese Fälle haben gemein, dass der Prozess **remote ausgelöst und abgeschlossen** wird. In diesem Fall wird nie ein ausgedrucktes Dokument erzeugt, das Dokument wird **ausschließlich digital** verwaltet.
575 +
576 +**Beispiele**: Lagerverträge, Mitgliedsantrag, SEPA Lastschriftmandat, Übungsleitervertrag, ...
577 +
578 +Die folgende Grafik zeigt den Prozessablauf:
579 +
580 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 1 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="515" revision="4"/}}
581 +
582 +Die einzelnen Schritte hierbei sind:
583 +
584 +1. User löst eine Aktion auf der Homepage aus, die ein Dokument erfordert. Beispielsweise stellt die Person einen Mitgliedsantrag, beantragt die Nutzung des Lagers oder ähnliches
585 +1. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Hierbei werden sowohl die Rechte geprüft (Lager kann nur von Mitgliedern verwendet werden, der ein neuer Übungsleitervertrag kann nur von Vorstand oder Mitgliederverwaltung angestoßen werden). Danach
586 +11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
587 +11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
588 +1. Docuseal informiert die beteiligten Parteien automatisch und bittet um eine Unterschrift. Die Parteien können über das Webinterface unterschreiben, entweder mit der Haus auf dem Computer oder mit Hilfe des Handys.
589 +1. (Optional): Ein regelmäßig laufender Cronjob prüft die laufenden Verfahren. Nach einer Woche Inaktivität wird der Unterschriftprozess abgebrochen, 48 Stunden vorher wird eine Erinnerung verschickt
590 +1. Nachdem alle Parteien unterschrieben haben informiert Docuseal das Backend über ein Webhook. Beide Systeme laufen auf dem gleichen Server, weiterhin können fehlgeschlagene Webhooks bei Bedarf wiederholt werden. Das Backend markiert den Prozess als abgeschlossen und führt gegebenenfalls interne Schritte aus (Berechtigungen für ein User anlegen oder ähnliches)
591 +1. Das Backend erstellt ein NATS Event mksp.backend.signature.completed, welches dann in N8n einen Workflow auslöst
592 +1. N8n lädt das von allen Parteien unterschriebene Dokument von Docuseal herunter
593 +1. N8n lädt das Dokument zu Paperless hoch. Dort wird es wie alle anderen Dokumente verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
594 +1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
595 +11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
596 +11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
597 +1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
598 +
599 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall2:Digital+Makerspace"/}}Fall 2: Digital + Makerspace ===
600 +
601 +In diesem Fall kann die Unterschrift ebenfalls digital erfolgen, allerdings findet die Unterschrift im Makerspace statt. Beispiel hier ist die Ausgabe eines Schlüssels und das Schlüsselausgabeformular.
602 +
603 +Wir können nicht davon ausgehen, dass alle Personen ein mobiles Endgerät dabei haben, mit dem sie E-Mails abrufen und Unterschriften leisten können. Außerdem ist die Unterschrift Voraussetzung dafür, dass der Schlüssel auch tatsächlich eingebunden wird, die Unterschrift ist also mittig in einem Prozess eingebunden und erfordert ein unmittelbares Feedback ähnlich einer handschriftlichen Unterschrift.
604 +
605 +**Beispiele**: Ausgabeformular Schlüsselkarte / RFID Token
606 +
607 +Die folgende Grafik zeigt den Prozessablauf:
608 +
609 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 2 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="515" revision="1"/}}
610 +
611 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall3:Handschriftlich+Remote"/}}Fall 3: Handschriftlich + Remote ===
612 +
613 +ToDo
614 +
615 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall4:Handschriftlich+Makerspace"/}}Fall 4: Handschriftlich + Makerspace ===
616 +
617 +ToDo
618 +
527 527  = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX =
528 528  
529 529  Das Herzstück der digitalen Mitgliederakte bildet Paperless NGX. Es wird im Makerspace lokal betrieben und ist daher nur aus dem Netzwerk des Makerspaces oder [[per VPN>>confluencePage:page:IN.[HOWTO] Makerspace VPN]] erreichbar. Der Zugang zu Paperless ist über OpenID Connect an [[confluencePage:page:IN.Keycloak]] gekoppelt, Zugang besteht nur für Mitglieder der Gruppen **Vorstand** und **Mitgliederverwaltung**.
... ... @@ -726,4 +726,7 @@
726 726  ** Die Mitgliederverwaltung hat dann x Tage Zeit, die Einträge zu korrigieren und zu prüfen (beispielsweise ob Voraussetzungen erfüllt sind)
727 727  ** Danach werden alle Schritte wie bisher ausgelöst (Berechtigung, Rechnung, Auszahlung an Einweiser, E-Mail Bestätigung, ...)
728 728  
729 -\\
821 +TODO:
822 +
823 +* Docuseal Logging + Monitoring
824 +* N8n Error Handling
Icon Confluence.Code.ConfluencePageClass[0]
Id
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -202867019
1 +202867127
URL
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202867019/Digitale Mitgliederverwaltung
1 +https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202867127/Digitale Mitgliederverwaltung