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Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zuletzt geändert von Daniel Herrmann am 2026/02/22 21:17
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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/21 20:55
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am 2026/01/30 10:41
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Zusammenfassung

Details

Icon Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -7,8 +7,12 @@
7 7  
8 8  zu diesem Zweck schaffen wir eine Platform basierend auf mehreren Open Source Software Produkten sowie einigen Hardware Produkten (NAS Speicher, Dokumentenscanner, PC Arbeitsplatz für die Mitgliederverwaltung).
9 9  
10 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Hintergrundinformationen"/}}Hintergrundinformationen =
10 += Inhaltsverzeichnis =
11 11  
12 +{{toc/}}
13 +
14 += Hintergrundinformationen =
15 +
12 12  Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Partien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als beispielsweise ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
13 13  
14 14  In Deutschland – und in der gesamten EU nach der eIDAS-Verordnung – gibt es **drei Stufen elektronischer Signaturen**: die **einfache elektronische Signatur (EES**), die **fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)** und die **qualifizierte elektronische Signatur (QES)**.
... ... @@ -19,7 +19,7 @@
19 19  
20 20  Kurz gesagt: Die EES ist schnell und unkompliziert, aber unsicher und nur für risikofreie Vorgänge geeignet. Die FES ist technisch sicherer, rechtlich belastbarer und für wichtige, aber formfreie Vereinbarungen ideal. Die QES ist rechtlich vollwertig wie eine handschriftliche Unterschrift und für alle Schriftformerfordernisse zwingend notwendig. Zusammenfassung:
21 21  
22 -(% style="text-decoration: none;" %)
26 +(% class="wrapped" style="text-decoration:none" %)
23 23  |=(((
24 24  Signaturtyp
25 25  )))|=(((
... ... @@ -57,27 +57,28 @@
57 57  Mehrfaktor, über einen zugelassenen Vertrauensdienstleister
58 58  )))
59 59  
60 -\\
61 61  
65 +
62 62  {{confluence_tip title="Zusammenfassung"}}
63 63  Für uns im Makerspace bedeutet das, dass wir die EES und FES (über DocuSeal) einsetzen können. Wir haben keine Partnerschaft mit einem Anbieter, der die QES und damit die Schriftformerfordernis abdecken würde, sodass wir alle Dokumente, für die die Schriftform erforderlich ist, weiterhin handschriftlich unterschreiben lassen.
64 64  {{/confluence_tip}}
65 65  
66 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-DokumenteundWorkflow"/}}Dokumente und Workflow =
70 += Dokumente und Workflow =
67 67  
68 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenten-Arten"/}}Dokumenten-Arten ==
72 +== Dokumenten-Arten ==
69 69  
70 70  Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
71 71  
72 -|=(% scope="col" %)(((
76 +(% class="wrapped" %)
77 +|=(((
73 73  Dokumenten-Typ
74 -)))|=(% scope="col" %)(((
79 +)))|=(((
75 75  Vollständig
76 76  digitalisieren
77 -)))|=(% scope="col" %)(((
82 +)))|=(((
78 78  Prozess heute
79 -)))|=(% scope="col" %)(((
80 -Prozess Zukunft
84 +)))|=(((
85 +Notwendige Änderungen
81 81  )))
82 82  |(((
83 83  Mitgliedsantrag
... ... @@ -91,7 +91,7 @@
91 91  * Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn
92 92  * Mitgliederakte wird angelegt, der Antrag wird in der Akte abgeheftet
93 93  )))|(((
94 -Der Antrag kann komplett **digital unterschrieben** werden. Vorgehen:
99 +Der Antrag soll komplett **digital unterschrieben** werden. Vorgehen:
95 95  
96 96  * Interessent:in füllt den Online-Antrag auf der Homepage aus
97 97  * Nach Bestätigung der E-Mail Adresse wird ein Vorgang zur digitalen Unterschrift ausgelöst
... ... @@ -159,14 +159,10 @@
159 159  )))|(((
160 160  Notwendig für Funktionäre, Einweisende, und so weiter.
161 161  
162 -Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird.
167 +Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird.
163 163  Danach wird ein Flag für das jeweilige Mitglied gesetzt, dass die Erklärung abgegeben wurde.
164 164  )))|(((
165 -**Vollständig digital**.
166 -
167 -* Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage)
168 -* Mitglied erhält die Aufforderung per Mail das Dokument zu unterschreiben
169 -* Nach Unterschrift wird das Flag automatisch gesetzt und das Dokument wird zu Paperless NGX hochgeladen.
170 +**Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
170 170  )))
171 171  |(((
172 172  Übungsleitervertrag
... ... @@ -180,12 +180,9 @@
180 180  * Bestätigung dass der Vertrag vorliegt
181 181  * Ein Flag ob das Mitglied die Übungsleiterpauschale an den Verein spendet oder nicht
182 182  )))|(((
183 -**Vollständig digital**.
184 +**Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
184 184  
185 -* Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage)
186 -* Mitglied erhält die Aufforderung per Mail das Dokument zu unterschreiben
187 -* Nach Unterschrift wird das erste automatisch gesetzt und das Dokument wird zu Paperless NGX hochgeladen.
188 -* Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
186 +Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
189 189  )))
190 190  |(((
191 191  Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
... ... @@ -196,7 +196,7 @@
196 196  
197 197  Urheberrecht, Übertragung von Nutzungsrechten sollte in Schriftform erfolgen
198 198  )))|(((
199 -Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner Einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
197 +Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
200 200  )))
201 201  |(((
202 202  Bestellung eines Einweisers
... ... @@ -257,7 +257,7 @@
257 257  ** Muss für den Einweisenden eine Auszahlung veranlasst werden?
258 258  * Danach wird der Zettel in die jeweiligen Akten einsortiert.
259 259  )))|(((
260 -\\
258 +Der Einweisungszettel ist das bei weitem komplizierteste Dokument, hierfür wird ein separater Workshop stattfinden. Siehe weiter unten für Details.
261 261  )))
262 262  |(((
263 263  Lagervertrag Kistenlager
... ... @@ -271,7 +271,7 @@
271 271  
272 272  Nach Erfassen kann die Person eine Kiste beantragen, die dann monatliche Kosten auslöst
273 273  )))|(((
274 -\\
272 +**Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
275 275  )))
276 276  |(((
277 277  Lagervertrag Projektlager
... ... @@ -285,22 +285,22 @@
285 285  
286 286  Nach Erfassen kann die Person das Projektlager automatisch nutzen.
287 287  )))|(((
288 -\\
286 +**Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
289 289  )))
290 290  
291 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-WorkflowBeschreibung"/}}Workflow Beschreibung ==
289 +== Workflow Beschreibung ==
292 292  
293 293  Grundsätzlich teilt sich der Umgang mit Dokumenten in folgende Phasen auf:
294 294  
295 -{{confluence_drawio border="true" diagramName="Prozess Allgemein" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="991" height="221" revision="1"/}}
293 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Prozess Allgemein" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="991" height="221" revision="2"/}}
296 296  
297 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Trigger/StartendesWorkflows"/}}Trigger / Starten des Workflows ===
295 +=== Trigger / Starten des Workflows ===
298 298  
299 299  Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, dass mindestens ein QR Code vorhanden ist, der später eine automatische Verarbeitung in Paperless möglich macht. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
300 300  
301 301  In seltenen Fällen (Haftungsauschluss oder der Nutzungsvereinbarung für Schulungsinhalte) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
302 302  
303 -==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-StartüberdieHomepage"/}}Start über die Homepage ====
301 +==== Start über die Homepage ====
304 304  
305 305  Ein Prozess kann über die Homepage eingeleitet werden, entweder durch
306 306  
... ... @@ -308,23 +308,24 @@
308 308  * **remote, explizit durch den Use**r für sich selbst (Self-Service, beispielsweise der Lager-Vertrag)
309 309  * **remote, explizit durch einen Funktionär** für einen andere User (Datenschutzvereinbarung, Übungsleitervertrag, ...)
310 310  
311 -==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-LokalimMakerspace"/}}Lokal im Makerspace ====
309 +==== Lokal im Makerspace ====
312 312  
313 313  Alternativ kann der Prozess lokal im Makerspace angestoßen werden, beispielsweise wenn die lokale Präsenz des Mitglieds notwendig ist (Schlüsselausgabe) oder nach einer Vor-Ort Einweisung. In diesem Fall wird der Prozess beispielsweise ein Tablet im Space verwendet.
314 314  
315 315  * **lokal, explizit durch einen Funktionär** (Einweisungsleiter:in, Mitgliederverwaltung, Vorstand), beispielsweise Einweisungszettel oder Schlüsselausgabeformular
316 316  
317 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenterstellen"/}}Dokument erstellen ===
315 +=== Dokument erstellen ===
318 318  
319 319  Im zweiten Schritt wird nun ein oder mehrere personalisierte Dokumente erstellt. Hier gibt es eine Entscheidungsmatrix:
320 320  
321 -|=(% scope="col" %)(((
319 +(% class="wrapped" %)
320 +|=(((
322 322  Remote / Lokal
323 -)))|=(% scope="col" %)(((
322 +)))|=(((
324 324  Schriftformerfordernis
325 -)))|=(% scope="col" %)(((
324 +)))|=(((
326 326  Beispiel
327 -)))|=(% scope="col" %)(((
326 +)))|=(((
328 328  Beschreibung
329 329  )))
330 330  |(((
... ... @@ -345,7 +345,6 @@
345 345  Einweisungszettel Online-Einweisung
346 346  )))|(((
347 347  Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF zum Download angeboten.
348 -Das Mitglied muss das Dokument dann ausdrucken, **handschriftlich** unterschreiben und in den Makerspace mitbringen.
349 349  )))
350 350  |(((
351 351  Lokal
... ... @@ -354,11 +354,7 @@
354 354  )))|(((
355 355  Schlüsselausgabe
356 356  )))|(((
357 -Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission oder ein Template erzeugt
358 -Unterschrift entweder:
359 -
360 -* Direkt auf dem Tablet in Docuseal ([[Docuseal In-Person Signing>>url:https://www.docuseal.com/resources/sign-documents-in-person||shape="rect"]])
361 -* PDF erzeugen, in der App unterschreiben, PDF danach in Paperless hochladen
355 +Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission oder ein Template erzeugt und auf das Tablet im Makerspace heruntergeladen.
362 362  )))
363 363  |(((
364 364  Lokal
... ... @@ -368,8 +368,6 @@
368 368  Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
369 369  )))|(((
370 370  Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF auf das Tablet heruntergeladen.
371 -Von dort aus wird es direkt ausgedruckt (AirPrint oder CUPS) und **handschriftlich** unterschrieben.
372 -\\
373 373  )))
374 374  
375 375  {{error title="Docuseal Lizenz"}}
... ... @@ -376,14 +376,108 @@
376 376  Das genannte Feature "One-Off" Submission ist ein DocuSeal Pro Feature, welches uns nicht zur Verfügung steht. Eventuell müssen wir
377 377  {{/error}}
378 378  
379 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Unterschriftleisten"/}}Unterschrift leisten ===
371 +=== Unterschrift leisten ===
380 380  
381 -Im dritten Schritt müssen eine oder mehrere Parteien das Dokument unterschreiben. Wie viele Parteien ist abhängig vom Dokument. So muss beispielsweise der Mitgliedsantrag nur vom werdenden Mitglied unterschrieben werden, während das Schlüsselausgabeformular vom ausgebenen Funktionär und dem Mitglied unterschrieben werden muss. Analog zur Erstellung des Dokuments wird hier unterschieden, ob das Dokument zuhause unterschrieben werden kann
373 +Im dritten Schritt müssen eine oder mehrere Parteien das Dokument unterschreiben. Wie viele Parteien ist abhängig vom Dokument. So muss beispielsweise der Mitgliedsantrag nur vom werdenden Mitglied unterschrieben werden, während das Schlüsselausgabeformular vom ausgebenen Funktionär und dem Mitglied unterschrieben werden muss. Analog zur Erstellung des Dokuments wird hier unterschieden, ob das Dokument zuhause unterschrieben werden kann oder ob es vor Ort im Makerspace passiert.
382 382  
383 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischeÜbersicht"/}}Technische Übersicht =
375 +(% class="wrapped" %)
376 +|=(((
377 +Remote / Lokal
378 +)))|=(((
379 +Schriftformerfordernis
380 +)))|=(((
381 +Beispiel
382 +)))|=(((
383 +Beschreibung
384 +)))
385 +|(((
386 +Remote
387 +)))|(((
388 +Nein
389 +)))|(((
390 +Lagervertrag, Übungsleitervertrag
391 +)))|(((
392 +Unterschrift über DocuSeal. Parteien werden nacheinander per Mail zur Unterschrift aufgefordert
393 +)))
394 +|(((
395 +Remote
396 +)))|(((
397 +Ja
398 +)))|(((
399 +Einweisungszettel Online-Einweisung
400 +)))|(((
401 +Das Mitglied muss das Dokument ausdrucken, **handschriftlich** unterschreiben und in den Makerspace mitbringen.
402 +)))
403 +|(((
404 +Lokal
405 +)))|(((
406 +Nein
407 +)))|(((
408 +Schlüsselausgabe
409 +)))|(((
410 +Unterschrift entweder:
384 384  
385 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-VorhandeneKomponenten"/}}Vorhandene Komponenten ==
412 +* Direkt auf dem Tablet in Docuseal ([[Docuseal In-Person Signing>>url:https://www.docuseal.com/resources/sign-documents-in-person||shape="rect"]])
413 +* PDF erzeugen, in der App unterschreiben, PDF danach in Paperless hochladen
414 +)))
415 +|(((
416 +Lokal
417 +)))|(((
418 +Ja
419 +)))|(((
420 +Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
421 +)))|(((
422 +Auf dem Makerspace Tablet wird das Dokument vor Ort ausgedruckt (AirPrint oder CUPS) und **handschriftlich** unterschrieben.
423 +
424 +)))
386 386  
426 +=== Ablegen und Verarbeiten ===
427 +
428 +Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Metadaten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
429 +
430 +(% class="wrapped" %)
431 +|=(((
432 +Signatur über
433 +)))|=(((
434 +Paperless Ingest
435 +)))|=(((
436 +Ablauf
437 +)))
438 +|(((
439 +Docuseal
440 +)))|(((
441 +N8n
442 +)))|(((
443 +Docuseal sendet ein Webhook ans Backend
444 +
445 +* Backend setzt den Prozess auf abgeschlossen
446 +* Backend publisht ein Event auf N8n
447 +* N8n lädt das Dokument von Docuseal herunter und lädt es zu Paperless hoch
448 +)))
449 +|(((
450 +Tablet
451 +)))|(((
452 +N8n oder API
453 +)))|(((
454 +Je nach gewählter Implementierung auf dem Tablet.
455 +
456 +* Wenn Docuseal In Person Signing: Webhook + N8n wie oben
457 +* Wenn Unterschrift in Tablet App: Tablet lädt das über die API hoch
458 +)))
459 +|(((
460 +Handschriftliche Unterschrift
461 +)))|(((
462 +ScanSnap Scanner
463 +)))|(((
464 +Das Dokument wird von der Mitgliederverwaltung eingescannt und dann von Paperless verarbeitet
465 +)))
466 +
467 +In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Metadaten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
468 +
469 += Technisches Design =
470 +
471 +== Vorhandene Komponenten ==
472 +
387 387  Der Verein hat in den letzten Jahren bereits einige Systeme aufgebaut, die uns den Alltag erleichtern und eine gewisse Automatisierung ermöglichen. Dazu gehören:
388 388  
389 389  * [[EasyVerein>>url:https://easyverein.com||shape="rect"]] - Die Digitale Vereinsverwaltung in der Cloud. Hier verwalten wir alle Mitglieder (pro Benutzer muss eine Lizenz entrichtet werden). Wir nutzen EasyVerein hauptsächlich für die Abrechnung, da EasyVerein die automatische Abrechnung der Mitgliedschaftsgebühren anbietet. Die gesamte Buchhaltung und Zuordnung zu Mitgliedern erfolgt ebenfalls hier. Weiterhin befinden sich hier die Stammdaten aller Mitglieder.
... ... @@ -394,25 +394,25 @@
394 394  * [[DocuSeal>>url:http://docuseal.com||shape="rect"]] - Eine Open Source Lösung für das Signieren von Dokumenten. Wir betreiben unsere eigene Instanz unter [[https:~~/~~/sign.makerspace-darmstadt.de>>url:https://sign.makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]]. DocuSeal ist für die Lagerverträge in die Homepage integriert - ein Mitglied kann die Unterschrift dort anfragen und erhält dann per Mail (=Authentifizierung) eine Einladung, den Vertrag zu unterschreiben. Der Vertrag wird anschließend kryptographisch gegen Veränderungen geschützt und per Mail an das Mitglied und die Mitgliederverwaltung geschickt.
395 395  * [[Vikunja>>url:https://vikunja.io||shape="rect"]] - Ein Open Source System für die Todo-Verwaltung und einfaches Projekt-Tracking. Wir nutzen es stand heute ohne jegliche Integration für die Aufgabenverwaltung im Vorstand, in der Vereins-IT sowie in einigen Bereichen.
396 396  
397 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-NeueKomponenten"/}}Neue Komponenten ==
483 +== Neue Komponenten ==
398 398  
399 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX ===
485 +=== Paperless NGX ===
400 400  
401 -(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)Paperless-NGX ist ein freies, quelloffenes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das als aktiv gepflegter Community-Fork des eingestellten „paperless-ng“ entstanden ist. Die Software läuft unter Linux, ist in Python und TypeScript geschrieben, unter der GPL-3.0 lizenziert und wird üblicherweise containerisiert mit Docker betrieben. In unserem Fall wird sie vor Ort im Makerspace auf dem vorhandenen Kubernetes-Cluster betrieben.
487 +Paperless-NGX ist ein freies, quelloffenes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das als aktiv gepflegter Community-Fork des eingestellten „paperless-ng“ entstanden ist. Die Software läuft unter Linux, ist in Python und TypeScript geschrieben, unter der GPL-3.0 lizenziert und wird üblicherweise containerisiert mit Docker betrieben. In unserem Fall wird sie vor Ort im Makerspace auf dem vorhandenen Kubernetes-Cluster betrieben.
402 402  
403 -(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %) Sie dient dazu, Papierdokumente und digitale Dateien zentral zu erfassen, automatisch zu verarbeiten, strukturiert zu archivieren und komfortabel wiederzufinden. Die Dokumente können über verschiedene Wege ins System gelangen – etwa durch einen speziellen „consume“-Ordner, per E-Mail-Import oder via Drag-and-drop im Webinterface. Bei der Verarbeitung wird eine leistungsfähige Texterkennung (OCR) auf Basis von Tesseract eingesetzt, die über 100 Sprachen unterstützt und auch gescannte Dokumente durchsuchbar macht. Zusätzlich werden Metadaten wie Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen oder benutzerdefinierte Felder erfasst; diese lassen sich automatisiert per Machine-Learning oder durch definierte Workflows zuweisen, die auch externe Aktionen wie E-Mails oder Webhooks auslösen können.
489 +Sie dient dazu, Papierdokumente und digitale Dateien zentral zu erfassen, automatisch zu verarbeiten, strukturiert zu archivieren und komfortabel wiederzufinden. Die Dokumente können über verschiedene Wege ins System gelangen – etwa durch einen speziellen „consume“-Ordner, per E-Mail-Import oder via Drag-and-drop im Webinterface. Bei der Verarbeitung wird eine leistungsfähige Texterkennung (OCR) auf Basis von Tesseract eingesetzt, die über 100 Sprachen unterstützt und auch gescannte Dokumente durchsuchbar macht. Zusätzlich werden Metadaten wie Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen oder benutzerdefinierte Felder erfasst; diese lassen sich automatisiert per Machine-Learning oder durch definierte Workflows zuweisen, die auch externe Aktionen wie E-Mails oder Webhooks auslösen können.
404 404  
405 -(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)Die Speicherung erfolgt in einem standardisierten PDF/A-Format für die Langzeitarchivierung, wobei stets auch die Originaldateien erhalten bleiben. Metadaten werden in einer Datenbank (PostgreSQL) verwaltet, während die eigentlichen Dateien im Dateisystem (über Kubernetes CSI direkt auf dem NAS) liegen. Über das Webinterface stehen Funktionen wie Volltextsuche mit Auto-Completion, Hervorhebung von Treffern, Filterung und „Ähnliche Dokumente“-Vorschläge zur Verfügung. Mehrbenutzerfähigkeit, fein abgestufte Rechtevergabe und ein anpassbares Dashboard erleichtern die Zusammenarbeit.
491 +Die Speicherung erfolgt in einem standardisierten PDF/A-Format für die Langzeitarchivierung, wobei stets auch die Originaldateien erhalten bleiben. Metadaten werden in einer Datenbank (PostgreSQL) verwaltet, während die eigentlichen Dateien im Dateisystem (über Kubernetes CSI direkt auf dem NAS) liegen. Über das Webinterface stehen Funktionen wie Volltextsuche mit Auto-Completion, Hervorhebung von Treffern, Filterung und „Ähnliche Dokumente“-Vorschläge zur Verfügung. Mehrbenutzerfähigkeit, fein abgestufte Rechtevergabe und ein anpassbares Dashboard erleichtern die Zusammenarbeit.
406 406  
407 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-N8n"/}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)N8n(%%) ===
493 +=== N8n ===
408 408  
409 409  n8n ist ein **Open-Source-Tool zur Workflow-Automatisierung**, das man selbst hosten kann. Über eine **visuelle Oberfläche** baut man Workflows per Drag-and-drop aus sogenannten „Nodes“, die verschiedene Dienste und Aktionen miteinander verbinden. Es gibt Hunderte vorgefertigte Integrationen, z. B. für Slack, Mail oder MQTT. Ebenfalls gibt es eine große Auswahl an für uns relevante Community Nodes (Vikunja, Listmonk, und so weiter) sowie die Möglichkeit, eigene Nodes zu schreiben (beispielsweise Paperless oder NATS).
410 410  
411 411  Workflows können automatisch getriggert werden – etwa per Webhook, Zeitplan oder NATS Ereignis – und lassen sich mit Bedingungen, Schleifen und Verzweigungen komplex gestalten. n8n speichert Ausführungsverläufe, meldet Fehler und erlaubt es, einzelne Schritte neu zu starten oder zu ändern.
412 412  
413 -In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist.
499 +In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist. Das Setup und die Konfiguration von N8n ist auf einer eigenen Wiki-Seite beschrieben.
414 414  
415 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-NATS"/}}NATS ===
501 +=== NATS ===
416 416  
417 417  Für den Transport von Events zwischen der Homepage (insbesondere dem Backend) und N8n wird **NATS** vorgeschlagen. **NATS** ist ein leichtgewichtiges, schnelles **Messaging-System** für Event-Streaming und -Queues, das auf dem **Publish/Subscribe-Prinzip** basiert. Es eignet sich besonders für verteilte Systeme, bei denen verschiedene Dienste über Events miteinander kommunizieren.
418 418  
... ... @@ -420,214 +420,203 @@
420 420  
421 421  NATS entkoppelt Backend und Automatisierungslogik, sorgt für sehr geringe Latenz, zuverlässige Zustellung und ermöglicht horizontale Skalierung, ohne dass FastAPI oder n8n direkt voneinander abhängig sind.
422 422  
423 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Systemübersicht"/}}Systemübersicht ==
509 +== Systemübersicht ==
424 424  
425 -Das folgende Kapitel gibt eine Übersicht über die vorgeschlagene Systemarchitektur basierend auf den oben vorgestellten Komponenten. Zusätzlich werden einige Beispiel-Worksflows vorgestellt, eine detailliertere Übersicht der oben vorgestellten Use-Cases für die Dokumente folgt weiter unten.
511 +Das folgende Kapitel gibt eine Übersicht über die vorgeschlagene Systemarchitektur basierend auf den oben vorgestellten Komponenten. Zusätzlich werden für die oben analysierten Dokumente und Workflows die technischen Ablaufdiagramme dargestellt.
426 426  
427 427  {{confluence_drawio border="true" diagramName="System Architecture" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1034" height="578" revision="5"/}}
428 428  
429 -TODO: Genauere Beschreibung der Komponenten
515 +Im Wesentlichen teilt sich die Architektur in zwei Zonen, die **öffentliche** und die **interne** Zone:
430 430  
431 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX =
517 +* **Paperless** ist das maßgebliche System, welches ausschließlich **intern** erreichbar ist. Es enthält alle Dokumente und somit sehr viele Mitglieder-Daten. Weiterhin ist es auf ein Teil der Infrastruktur im Makerspace (NAS, Drucker, Scanner) angewiesen, sodass es im Netzwerk des Makerspaces laufen muss. Aus Sicherheitsgründen ist Paperless ausschließlich im lokalen Netzwerk des Makerspaces oder per VPN erreichbar.
518 +* Alle den **Mitgliedern gegenüber sichtbare Systeme (Homepage, Backend, ...) sind öffentlich **und auf einem gemieteten Server beim deutschen Anbieter Hetzner gehostet. [[Details dazu finden sich im Wiki>>doc:xwiki:IN.IT Infrastruktur.Public Server Infrastruktur.WebHome]]. Die meiste bestehende Automatisierung wird aktuell im Backend durchgeführt, ist dort allerdings in Python Logic fest einprogrammiert. Die meiste Logik soll in Zukunft über N8n realisiert werden.
432 432  
433 -Das Herzstück der digitalen Mitgliederakte bildet Paperless NGX. Es wird im Makerspace lokal betrieben und ist daher nur aus dem Netzwerk des Makerspaces oder [[per VPN>>confluencePage:page:IN.[HOWTO] Makerspace VPN]] erreichbar. Der Zugang zu Paperless ist über OpenID Connect an [[confluencePage:page:IN.Keycloak]] gekoppelt, Zugang besteht nur für Mitglieder der Gruppen **Vorstand** und **Mitgliederverwaltung**.
520 +Für die Kommunikation zwischen beiden Zonen kommt eine **Event Queue** zum Einsatz, wir nutzen hier NATS. NATS wird ebenfalls **auf dem öffentlichen Server installiert. **Der Makerspace selbst ist nur über eine reguläre DSL Leitung an das Internet angebunden, sodass wir hier keine hohe Verfügbarkeit voraussetzen können. Durch die Installation der NATS Services auf dem öffentlichen Server können die dort laufenden Services wie das Backend jederzeit (auch wenn die Internet-Verbindung im Makerspace nicht zur Verfügung steht) die Events veröffentlichen. Die Events werden dann bis zu 7 Tage in der NATS EventQueue persistent gespeichert, und nach Wiederherstellung der Verbindung abgearbeitet.
434 434  
435 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessÜbersicht"/}}Paperless Übersicht ==
522 +**In N8n** werden dann für die **verschiedenen Events Workflows** definiert. Jeder Workflow beginnt mit einem Trigger (genauer: ein NATS JetStream Trigger), der bei auf definierbare Events in der NATS Queue lauscht. Wird ein solches Event gefunden wird es konsumiert und die im Workflow definierten Aktionen werden abgearbeitet. Weiterhin kann auch **Paperless Events in N8n triggern**, dies passiert allerdings direkt über **Webhooks**. Hier nutzen wir NATS nicht, da der NATS Server in der öffentlichen Zone läuft und dann erneut eine Abhängigkeit zur Internet-Anbindung bestehen würde.
436 436  
437 -**Dokumente** sind die primären Ressourcen in Paperless. Ein Dokument kann über mehrere Wege in Paperless aufgenommen werden (der Prozess wird **Ingestion** genannt):
524 +== Dokument-Workflows ==
438 438  
439 -* **Per E-Mail**: es sind zwei Mail-Adressen eingerichtet, eingehende Anhänge werden automatisch von Paperless verarbeitet. Die QR Code Verarbeitung (siehe unten) findet hier ebenfalls Anwendung.
440 -** Die Mitgliederverwaltung: [[mitglieder-dokumente@makerspace-darmstadt.de>>mailto:mitglieder-dokumente@makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]]
441 -** Den Vorstand: [[vorstand-dokumente@makerspace-darmstadt.de>>mailto:vorstand-dokumente@makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]]
442 -* **Per Ordner**: Auf unserem NAS gibt es einen speziellen Ordner, der in Paperless eingebunden ist. Alle Dokumente, die in diesen Ordner gelegt werden, werden automatisch von Paperless verarbeitet. Dieser Ordner wird hauptsächlich vom Dokumentenscanner verwendet, der die gescannten Dokumente ablegt. Dies ermöglicht einen einfachen Scan mit einem einfachen Button, die Dokumente werden dann automatisch in Paperless erkannt
443 -* **Per Weboberfläche**: Es ist ebenfalls möglich, Dokumente manuell über die Weboberfläche hinzuzufügen.
526 +Die beiden entscheidenden Faktoren für den Workflow:
444 444  
445 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Meta-Daten"/}}Meta-Daten ==
528 +1. **Erfordernis der Schriftform**
529 +11. **Ja** - auf Grund der Haftungshöhe oder anderer gesetzlichen Anforderungen ist die **Schriftform** erforderlich. Da wir stand heute keine Qualifizierte elektronische Signatur (QeS) umsetzen können, ist dies eine **handschriftliche** Unterschrift
530 +11. **Nein** - eine Fortgeschrittene elektronische Signatur (FeS) ist ausreichend.
531 +1. Ort der Unterschrift
532 +11. **Remote** - Der Prozess wird typischerweise über die Homepage angestoßen und
533 +11. **Lokal (Makerspace)** - Der Prozess wird als Reaktion auf ein In-Person Event im Makerspace ausgelöst, beispielsweise einer Einweisung oder einer Schlüsselausgabe
446 446  
447 -Dokumente werden dann Meta-Daten zugeordnet, die eine spätere Suche und Zuordnung erleichtern. Diese Meta-Daten sind:
535 +Daraus ergeben sich vier verschiedene Kombinationen (Workflows), die nachstehend genauer beschrieben sind.
448 448  
449 -* **Korrespondent**: Im Prinzip der "Gesprächspartner", beispielsweise der Absender eines Briefs. Im Falle der Mitgliederverwaltung wird für jedes Mitglied und jeden registrierten Gast automatisch im Hintergrund ein Korrespondent angelegt. Die Korrespondenten heißen:
450 -** Für **Mitglieder**: //Vorname Nachname (#Mitgliedsnummer)//, also beispielsweise "//Daniel Herrmann (#250)//"
451 -** Für **Gäste**: //Vorname Nachname (GEindeutigeNummer)//, also beispielsweise "//Max Mustermann (G1244)//"
452 -** Bei **Vereinseintritt** und **Vereinsaustritt** werden die Korrespondenten automatisch umbenannt, auch Namensänderungen werden automatisch verarbeitet.
453 -* **Tags**: Einem Dokument können beliebig viele Tags zugewiesen werden. **Tags** dienen der einfacheren **Zuordnung** und dem **Wiederfinden** von Dokumenten. Es gibt allerdings auch spezielle Tags für Dokumente die eingelesen aber noch nicht bearbeitet wurden, so genannte "Inbox Tags":
454 -** (% style="color:var(--ds-icon-success,#22a06b);" %)**Inbox Mitgliederverwaltung**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Mitgliederverwaltung** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
455 -** (% style="color:var(--ds-icon-accent-blue,#1d7afc);" %)**Inbox Vorstand**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Vorstand** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
456 -* (((
457 -**Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Tabelle festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden. Neben einem Namen haben die Dokumente einen Match String. Kommt dieser eindeutig (exakter Match) irgendwo im Dokument vor, wird der Typ automatisch zugewiesen.
458 -\\
459 -
460 -|=(% scope="col" %)(((
461 -Name
462 -)))|=(% scope="col" %)(((
463 -Exact Match String
537 +(% class="wrapped" %)
538 +|=(% scope="row" %)(((
539 +Workflow
540 +)))|=(((
541 +Schriftform erforderlich
542 +)))|=(((
543 +Lokal / Remote
464 464  )))
465 -|(((
466 -Mitgliedsantrag
545 +|=(((
546 +Fall 1: Digital Remote
467 467  )))|(((
468 -mksp-doc-mitgliedsantrag
469 -)))
470 -|(((
471 -SEPA Lastschriftmandat
548 +Nein
472 472  )))|(((
473 -mksp-doc-sepamandat
550 +Remote
474 474  )))
475 -|(((
476 -Studienbescheinigung
552 +|=(((
553 +Fall 2: Digital Makerspace
477 477  )))|(((
478 -mksp-doc-studienbescheinigung
479 -)))
480 -|(((
481 -Formular Schlüsselausgabe
555 +Nein
482 482  )))|(((
483 -mksp-doc-schluesselausgabe
557 +Lokal
484 484  )))
485 -|(((
486 -Verpflichtungserklärung Datenschutz
559 +|=(((
560 +Fall 3: Handschriftlich Remote
487 487  )))|(((
488 -\\
489 -)))
490 -|(((
491 -Übungsleitervertrag
562 +Ja
492 492  )))|(((
493 -\\
564 +Remote
494 494  )))
495 -|(((
496 -Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
566 +|=(((
567 +Fall 4: Handschriftlich Makerspace
497 497  )))|(((
498 -\\
499 -)))
500 -|(((
501 -Bestellung eines Einweisers
569 +Ja
502 502  )))|(((
503 -\\
571 +Lokal
504 504  )))
505 -|(((
506 -Haftungsausschluss
507 -)))|(((
508 -\\
509 -)))
510 -|(((
511 -Einweisungszettel
512 -)))|(((
513 -\\
514 -)))
515 -|(((
516 -Lagervertrag Kistenlager
517 -)))|(((
518 -\\
519 -)))
520 -|(((
521 -Lagervertrag Projektlager
522 -)))|(((
523 -\\
524 -)))
525 -)))
526 -* **Storage Path**: Speicherpfade sind ein etwas fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
527 -\\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[
528 528  
529 -{{code language="none"}}
530 -document renamer
531 -{{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}}
532 -TODO: Define Storage Path
574 +=== Fall 1: Digital + Remote ===
533 533  
534 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AutomatischeZuordnungvonMetadaten"/}}Automatische Zuordnung von Metadaten ==
576 +Alle diese Fälle haben gemein, dass der Prozess **remote ausgelöst und abgeschlossen** wird. In diesem Fall wird nie ein ausgedrucktes Dokument erzeugt, das Dokument wird **ausschließlich digital** verwaltet.
535 535  
536 -Paperless unterstützt die automatische Zuordnung von Metadaten basierend auf festen Strings. So kann man beispielsweise angeben, dass ein Dokumententyp "Haftungsausschluss" zugewiesen werden soll, wenn der String "Haftungsausschluss" irgendwo im Dokument vorkommt. Dies ist allerdings auf eine korrekte Funktion der Texterkennung angewiesen und funktioniert erfahrungsgemäß nur in manchen Fällen, sodass mindestens eine manuelle Überprüfung trotzdem notwendig kommt. Wenn beispielsweise ein Brief mit dem Satz "ich dachte, ich hätte den Haftungsausschluss bereits abgegeben, könntet ihr dies bitte prüfen" erfasst wird, würde der basierend auf der Regel ebenfalls kategorisiert werden.
578 +**Beispiele**: Lagerverträge, Mitgliedsantrag, SEPA Lastschriftmandat, Übungsleitervertrag, ...
537 537  
538 -Aus diesem Grund nutzen wir einen speziellen QR Code in einem für den Makerspace spezifischen Format, welches nachstehend detailliert beschrieben wird.
580 +Die folgende Grafik zeigt den Prozessablauf:
539 539  
540 -{{code language="json"}}
541 -{
542 - "payload": {
543 -        "timestamp": "YYYY-MM-DDTHH:mm:ss",
544 - "correspondent": "Daniel Herrmann (#250)",
545 - "type": "mksp-doc-sepamandat",
546 - "tags": [
547 - "tag1",
548 - "tag2"
549 - ],
550 -"storage_path": "Mitgliederverwaltung"
551 - },
552 - "sig": "signature over the entire payload block"
553 -}
554 -{{/code}}
582 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 1 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="515" revision="4"/}}
555 555  
556 -Die beiden Einträge **payload** und **sig** sind **Pflichtfelder**. Innerhalb der Payload muss der **timestamp** **vorhanden** sein, alle anderen Felder sind optional, jedoch muss mindestens eins angegeben werden. Der QR Code kann dann - insbesondere bei der Digitalen Unterschrift oder bei Workflows, wo die Formulare ohnehin on demand erzeugt werden bereits mit allen Daten bestückt werden. In Paperless gibt es dann ein Postconsume Script, welches den QR Code ausliest, die Signatur prüft und - falls die Signatur korrekt ist - automatisch die Meta-Daten übernimmt.
584 +Die einzelnen Schritte hierbei sind:
557 557  
558 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Signatur"/}}Signatur ===
586 +1. User löst eine Aktion auf der Homepage aus, die ein Dokument erfordert. Beispielsweise stellt die Person einen Mitgliedsantrag, beantragt die Nutzung des Lagers oder ähnliches
587 +1. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Hierbei werden sowohl die Rechte geprüft (Lager kann nur von Mitgliedern verwendet werden, der ein neuer Übungsleitervertrag kann nur von Vorstand oder Mitgliederverwaltung angestoßen werden). Danach
588 +11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
589 +11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
590 +1. Docuseal informiert die beteiligten Parteien automatisch und bittet um eine Unterschrift. Die Parteien können über das Webinterface unterschreiben, entweder mit der Haus auf dem Computer oder mit Hilfe des Handys.
591 +1. (Optional): Ein regelmäßig laufender Cronjob prüft die laufenden Verfahren. Nach einer Woche Inaktivität wird der Unterschriftprozess abgebrochen, 48 Stunden vorher wird eine Erinnerung verschickt
592 +1. Nachdem alle Parteien unterschrieben haben informiert Docuseal das Backend über ein Webhook. Beide Systeme laufen auf dem gleichen Server, weiterhin können fehlgeschlagene Webhooks bei Bedarf wiederholt werden. Das Backend markiert den Prozess als abgeschlossen und führt gegebenenfalls interne Schritte aus (Berechtigungen für ein User anlegen oder ähnliches)
593 +1. Das Backend erstellt ein NATS Event mksp.backend.signature.completed, welches dann in N8n einen Workflow auslöst
594 +1. N8n lädt das von allen Parteien unterschriebene Dokument von Docuseal herunter
595 +1. N8n lädt das Dokument zu Paperless hoch. Dort wird es wie alle anderen Dokumente verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
596 +1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
597 +11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
598 +11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
599 +1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
559 559  
560 -Die Signatur wird kryptographisch mit Hilfe asymmetrischen Verschlüsselung erzeugt. Wir erzeugen ein RSA 2048 Key Pair. Der öffentliche Schlüssel steht Paperless zur Verfügung, sodass Paperless die Signaturen verifizieren kann. Der private Teil des Schlüssels wird von den Makerspace-Systemem verwendet, welche die Formulare erzeugen. Im Detail:
601 +=== Fall 2: Digital + Makerspace ===
561 561  
562 -* **Key-Pair**: 2048 bit Schlüssellänge, RSA, 65537 Exponent
563 -* **Signatur**: SHA256 Signatur, PKCS1v15 Padding
564 -* (((
565 -**Payload**: Als Payload wird nur der Inhalt der Payload verwendet, als **JSON String ohne Whitespaces, byte encoded in UTF-8.** Das oben genannte Beispiel würde die Signatur über den folgenden String erstellen:
566 -\\
603 +In diesem Fall kann die Unterschrift digital erfolgen, allerdings findet die Unterschrift im Makerspace statt. Beispiel hier ist die Ausgabe eines Schlüssels und das Schlüsselausgabeformular.
567 567  
568 -{{code language="json"}}
569 -{"payload":{"correspondent":"Daniel Herrmann (#250)","type":"SEPA Mandat","tags":["tag1","tag2"]},"timestamp":"YYYY-MM-DDTHH:mm:ss","sig":"this-would-be-the-signature-appended-to-the-data"}
570 -{{/code}}
605 +Wir können nicht davon ausgehen, dass alle Personen ein mobiles Endgerät dabei haben, mit dem sie E-Mails abrufen und Unterschriften leisten können. Außerdem ist die Unterschrift Voraussetzung dafür, dass der Schlüssel auch tatsächlich eingebunden wird, die Unterschrift ist also mittig in einem Prozess eingebunden und erfordert ein unmittelbares Feedback ähnlich einer handschriftlichen Unterschrift.
571 571  
607 +**Beispiele**: Ausgabeformular Schlüsselkarte / RFID Token
572 572  
573 -Als Referenz, die in Python wäre der Input der Signatur:
574 -\\
609 +Die folgende Grafik zeigt den Prozessablauf:
575 575  
576 -{{code language="python"}}
577 -import json
611 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 2 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="499" revision="2"/}}
578 578  
579 -input_data = {'payload': {'correspondent': 'Daniel Herrmann (#250)', 'type': 'SEPA Mandat', 'tags': ['tag1', 'tag2']}, 'timestamp': 'YYYY-MM-DDTHH:mm:ss', 'sig': 'this-would-be-the-signature-appended-to-the-data'}
580 -signature_data = json.dumps(input_data, separators=(',', ':')).encode('utf-8')
613 +Die einzelnen Schritte hierbei sind:
614 +
615 +1. Ein autorisierter User meldet sich am Tablet an einer App an, entweder per Makerspace Login (Keycloak) oder per Keyfob. Dort hat der Benutzer dann mehrere Optionen, beispielsweise die Ausgabe eines Schlüssels. Dies erfordert irgendwo im Prozess, dass direkt vor Ort ein Dokument unterschrieben werden muss.
616 +1. Tablet sendet im Namen des angemeldeten Benutzers eine Anfrage ans Backend. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Danach...
617 +11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
618 +11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
619 +11. (((
620 +Die URL für das Dokument werden als Antwort des API Requests an das Tablet zurück geschickt. Dies enthält die Embed-URL, die direkt auf dem Tablet angezeigt werden kann. Beispiel:
621 +
622 +{{expand}}
623 +{{code language="json"}}
624 +[
625 + {
626 + "id": 430,
627 + "uuid": "3845d527-ea14-402a-bd05-e85cd4b28a68",
628 + "name": "Vorname Nachname",
629 + ...
630 + "role": "Mitglied",
631 + "embed_src": "https://sign.makerspace-darmstadt.de/s/mMUEBY6Knz1vap"
632 + },
633 + {
634 + "id": 431,
635 + "uuid": "04cbbf45-e3eb-4956-b104-01c0315adc94",
636 + "name": null,
637 + ...
638 + "role": "Verein",
639 + "embed_src": "https://sign.makerspace-darmstadt.de/s/k5gvGuBjW5fkb1"
640 + }
641 +]
581 581  {{/code}}
643 +{{/expand}}
582 582  )))
645 +1. Die beteiligten Personen unterschreiben direkt auf dem Tablet.
646 +1. Nachdem alle Parteien unterschrieben haben informiert Docuseal das Backend über ein Webhook. Das Backend markiert den Prozess als abgeschlossen und führt gegebenenfalls interne Schritte aus (Berechtigungen für ein User anlegen oder ähnliches). Der Vorgang kann auf dem Tablet direkt weitergeführt werden.
647 +1. Das Backend erstellt ein NATS Event mksp.backend.signature.completed, welches dann in N8n einen Workflow auslöst
648 +1. N8n lädt das von allen Parteien unterschriebene Dokument von Docuseal herunter
649 +1. N8n lädt das Dokument zu Paperless hoch. Dort wird es wie alle anderen Dokumente verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
650 +1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
651 +11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
652 +11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
653 +1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
583 583  
584 -\\
655 +=== Fall 3: Handschriftlich + Remote ===
585 585  
586 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesSetup"/}}Technisches Setup ==
657 +In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **remote ausgelöst, benötigt allerdings die Schriftform.** In diesem Fall wird dem Benutzer ein vorausgefülltes und mit QR Code versehenes Dokument zum Download angeboten, welches dann heruntergeladen, ausgedruckt, unterschrieben und eingereicht werden muss.
587 587  
588 -Owner: zwei Owner
589 -Docs: Owner = grp owner, View + Edit jeweilige Gruppen
590 -Correspondent: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
591 -Tag: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
592 -Doc Type: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
659 +**Beispiele**: Einweisungszettel für reine Online-Einweisungen
593 593  
594 -TODO
661 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 3 Ablaufdiagramm_" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1159" height="467" revision="2"/}}
595 595  
596 -\\
663 +Die einzelnen Schritte hierbei sind:
597 597  
598 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AusFace2Faceam20.8(DH,YS)"/}}Aus Face 2 Face am 20.8  (DH,YS) ===
665 +1. User löst eine Aktion auf der Homepage aus, die ein Dokument erfordert. Beispielsweise hat der User eine Online-Einweisung beendet und muss dafür nun den Einweisungszettel unterschreiben.
666 +1. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Hierbei werden sowohl die Rechte geprüft (Lager kann nur von Mitgliedern verwendet werden, der ein neuer Übungsleitervertrag kann nur von Vorstand oder Mitgliederverwaltung angestoßen werden). Danach
667 +11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
668 +11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
669 +11. Das vorausgefüllte Dokument wird im PDF Format heruntergeladen und die Submission wird direkt wieder archived.
670 +1. Das vorausgefüllte PDF wird als Antwort auf die Anfrage an die Website zum Download angeboten. Der Benutzer druckt das PDF aus.
671 +1. (Optional): Ein regelmäßig laufender Cronjob prüft die laufenden Verfahren. Nach einer Woche Inaktivität wird der Unterschriftprozess abgebrochen, 48 Stunden vorher wird eine Erinnerung verschickt
672 +1. Das ausgedruckte Dokument wird vom Benutzer unterschrieben, wenn weitere Parteien notwendig sind, auch diesen zur Unterschrift vorgelegt.
673 +1. Ein Mitglied der Mitgliederverwaltung prüft das Dokument auf Korrektheit (dokumentenechte Unterschrift, vollständig ausgefüllt) und scannt es mit Hilfe des ScanSnap Scanners ein.
674 +1. Das Dokument landet automatisch auf einem Netzwerklaufwerk auf dem Makerspace NAS. Dort wird es von Paperless erkannt und automatisch verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
675 +1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
676 +11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
677 +11. Es wird ein N8n Webhook ausgelöst
678 +1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
679 +1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
599 599  
600 -* Schritt 1: Einweisungszettel erzeugen 
601 -** Checkliste in Directus hinterlegen, eine pro Einweisung
602 -** N8n Workflow, welches die Liste aus Directus herunterlädt und Template mit Puppetteer Script Node erzeugen
603 -** Aus diesem Template dann ein DocuSeal Template erstellen
604 -* Schritt 2: Zettel für Einweisungen generieren
605 -** Tablet für Einweiser im makerspace
606 -** Authentifizierung über Token an der Freigabebox
607 -*** Neue Maschine, User schaltet die Maschine "Tablet" frei
608 -*** Datenbank erzeugt JWT und signiert es mit einem RSA Priv Key
609 -*** Wird als Payload in der MQTT unlock message mitgeschickt
610 -** Tablet nutzt dieses Token für API Requests gegen Homepage Backend
611 -** Backend wird um weitere Middleware angepasst, die dieses Token für manche Endpoints akzeptiert
612 -** Einweiser:in bekommt aktive Einweisung angezeigt und kann Teilnehmer Entfernern (no-show) oder hinzufügen (spontan)
613 -*** Option eine Einweisung ohne Rechnungsstellung vorzunehmen
614 -** PDFs werden automatisch ausgedruckt
615 -*** Tablet triggert einen Backend endpoint
616 -**** übergibt teilnehmer als parameter (auth über token) und
617 -**** erzeugt die entsprechenden PDFs in DocuSeal
618 -**** Gibt PDF als Return
619 -*** Tablet kann PDF über Netzwerk print drucken
620 -* Schritt 3: Einweisungen erfassen
621 -** QR code wird in Schritt 2 aufgedruckt und enthält:
622 -*** Einweisung
623 -*** Datum
624 -*** Einweiser
625 -*** Teilnehmer
626 -*** Flag Rechnung
627 -** Dokument wird über ScanSnap eingescannt und automatisch an paperless übergeben
628 -** Paperless Post Consume erkennt den QR Code, validiert ihn und löst über einen Webook einen Flow in N8n aus
629 -** N8n erstellt dann einen temporären Eintrag im Backend, ähnlich dem der heute bei "Einweisung erfassen" sichtbar ist
630 -** Die Mitgliederverwaltung hat dann x Tage Zeit, die Einträge zu korrigieren und zu prüfen (beispielsweise ob Voraussetzungen erfüllt sind)
631 -** Danach werden alle Schritte wie bisher ausgelöst (Berechtigung, Rechnung, Auszahlung an Einweiser, E-Mail Bestätigung, ...)
681 +=== Fall 4: Handschriftlich + Makerspace ===
632 632  
633 -\\
683 +In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **im Makerspace ausgelöst und benötigt Schriftform.** In diesem Fall wird das Dokument im Makerspace erzeugt (soweit wie möglich vorausgefüllt und mit QR Code versehen) und direkt vor Ort ausgedruckt. Dort wird es dann unterschrieben und eingeworfen.
684 +
685 +**Beispiele**: Einweisungszettel für Vor-Ort Online-Einweisungen
686 +
687 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 4 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1208" height="523" revision="3"/}}
688 +
689 +Die einzelnen Schritte hierbei sind:
690 +
691 +1. Ein autorisierter User meldet sich am Tablet an einer App an, entweder per Makerspace Login (Keycloak) oder per Keyfob. Dort hat der Benutzer dann mehrere Optionen, beispielsweise die Erfassung von Einweisungs-Teilnehmer:innen.
692 +1. Tablet sendet im Namen des angemeldeten Benutzers eine Anfrage ans Backend. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Danach...
693 +11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
694 +11. Erstellt mit Hilfe einer Docuseal Submission ein PDF Dokument. Dieses basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber den signierten QR Code (siehe unten).
695 +1. Das Tablet druckt das oder die heruntergeladenen PDF Datei(en) aus.
696 +1. Die Parteien unterschreiben das Dokument handschriftlich und werfen es in den Briefkasten.
697 +1. Ein Mitglied der Mitgliederverwaltung prüft das Dokument auf Korrektheit (dokumentenechte Unterschrift, vollständig ausgefüllt) und scannt es mit Hilfe des ScanSnap Scanners ein.
698 +1. Das Dokument landet automatisch auf einem Netzwerklaufwerk auf dem Makerspace NAS. Dort wird es von Paperless erkannt und automatisch verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
699 +1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
700 +11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
701 +11. Es wird ein N8n Webhook ausgelöst
702 +1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
703 +1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
704 +
705 += Offene Punkte =
706 +
707 +* Docuseal Logging + Monitoring
708 +* N8n Error Handling
Icon Fall 1 Ablaufdiagramm
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Icon Fall 2 Ablaufdiagramm
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Icon Fall 3 Ablaufdiagramm
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Icon Prozess Allgemein
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