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Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zuletzt geändert von Daniel Herrmann am 2026/02/22 21:17
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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/21 20:55
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am 2025/08/22 15:17
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Zusammenfassung

Details

Icon Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -292,7 +292,7 @@
292 292  
293 293  Grundsätzlich teilt sich der Umgang mit Dokumenten in folgende Phasen auf:
294 294  
295 -{{confluence_drawio border="true" diagramName="Prozess Allgemein" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="991" height="221" revision="1"/}}
295 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Prozess Allgemein" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="991" height="221" revision="2"/}}
296 296  
297 297  === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Trigger/StartendesWorkflows"/}}Trigger / Starten des Workflows ===
298 298  
... ... @@ -345,7 +345,6 @@
345 345  Einweisungszettel Online-Einweisung
346 346  )))|(((
347 347  Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF zum Download angeboten.
348 -Das Mitglied muss das Dokument dann ausdrucken, **handschriftlich** unterschreiben und in den Makerspace mitbringen.
349 349  )))
350 350  |(((
351 351  Lokal
... ... @@ -354,11 +354,7 @@
354 354  )))|(((
355 355  Schlüsselausgabe
356 356  )))|(((
357 -Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission oder ein Template erzeugt
358 -Unterschrift entweder:
359 -
360 -* Direkt auf dem Tablet in Docuseal ([[Docuseal In-Person Signing>>url:https://www.docuseal.com/resources/sign-documents-in-person||shape="rect"]])
361 -* PDF erzeugen, in der App unterschreiben, PDF danach in Paperless hochladen
356 +Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission oder ein Template erzeugt und auf das Tablet im Makerspace heruntergeladen.
362 362  )))
363 363  |(((
364 364  Lokal
... ... @@ -367,9 +367,7 @@
367 367  )))|(((
368 368  Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
369 369  )))|(((
370 -Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF auf das Tablet heruntergeladen.
371 -Von dort aus wird es direkt ausgedruckt (AirPrint oder CUPS) und **handschriftlich** unterschrieben.
372 -\\
365 +Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF auf das Tablet heruntergeladen.\\
373 373  )))
374 374  
375 375  {{error title="Docuseal Lizenz"}}
... ... @@ -378,10 +378,102 @@
378 378  
379 379  === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Unterschriftleisten"/}}Unterschrift leisten ===
380 380  
381 -Im dritten Schritt müssen eine oder mehrere Parteien das Dokument unterschreiben. Wie viele Parteien ist abhängig vom Dokument. So muss beispielsweise der Mitgliedsantrag nur vom werdenden Mitglied unterschrieben werden, während das Schlüsselausgabeformular vom ausgebenen Funktionär und dem Mitglied unterschrieben werden muss. Analog zur Erstellung des Dokuments wird hier unterschieden, ob das Dokument zuhause unterschrieben werden kann
374 +Im dritten Schritt müssen eine oder mehrere Parteien das Dokument unterschreiben. Wie viele Parteien ist abhängig vom Dokument. So muss beispielsweise der Mitgliedsantrag nur vom werdenden Mitglied unterschrieben werden, während das Schlüsselausgabeformular vom ausgebenen Funktionär und dem Mitglied unterschrieben werden muss. Analog zur Erstellung des Dokuments wird hier unterschieden, ob das Dokument zuhause unterschrieben werden kann oder ob es vor Ort im Makerspace passiert.
382 382  
383 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischeÜbersicht"/}}Technische Übersicht =
376 +(% class="" %)|=(((
377 +Remote / Lokal
378 +)))|=(((
379 +Schriftformerfordernis
380 +)))|=(((
381 +Beispiel
382 +)))|=(((
383 +Beschreibung
384 +)))
385 +(% class="" %)|(((
386 +Remote
387 +)))|(((
388 +Nein
389 +)))|(((
390 +Lagervertrag, Übungsleitervertrag
391 +)))|(((
392 +Unterschrift über DocuSeal. Parteien werden nacheinander per Mail zur Unterschrift aufgefordert
393 +)))
394 +(% class="" %)|(((
395 +Remote
396 +)))|(((
397 +Ja
398 +)))|(((
399 +Einweisungszettel Online-Einweisung
400 +)))|(((
401 +Das Mitglied muss das Dokument ausdrucken, **handschriftlich** unterschreiben und in den Makerspace mitbringen.
402 +)))
403 +(% class="" %)|(((
404 +Lokal
405 +)))|(((
406 +Nein
407 +)))|(((
408 +Schlüsselausgabe
409 +)))|(((
410 +Unterschrift entweder:
384 384  
412 +* Direkt auf dem Tablet in Docuseal ([[Docuseal In-Person Signing>>url:https://www.docuseal.com/resources/sign-documents-in-person||shape="rect"]])
413 +* PDF erzeugen, in der App unterschreiben, PDF danach in Paperless hochladen
414 +)))
415 +(% class="" %)|(((
416 +Lokal
417 +)))|(((
418 +Ja
419 +)))|(((
420 +Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
421 +)))|(((
422 +Auf dem Makerspace Tablet wird das Dokument vor Ort ausgedruckt (AirPrint oder CUPS) und **handschriftlich** unterschrieben.
423 +\\
424 +)))
425 +
426 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AblegenundVerarbeiten"/}}Ablegen und Verarbeiten ===
427 +
428 +Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Meta-Daten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
429 +
430 +|=(% scope="col" %)(((
431 +Signatur über
432 +)))|=(% scope="col" %)(((
433 +Paperless Ingest
434 +)))|=(% scope="col" %)(((
435 +Ablauf
436 +)))
437 +|(((
438 +Docuseal
439 +)))|(((
440 +N8n
441 +)))|(((
442 +Docuseal sendet ein Webhook ans Backend
443 +
444 +* Backend setzt den Prozess auf abgeschlossen
445 +* Backend publisht ein Event auf N8n
446 +* N8n lädt das Dokument von Docuseal herunter und lädt es zu Paperless hoch
447 +)))
448 +|(((
449 +Tablet
450 +)))|(((
451 +N8n oder API
452 +)))|(((
453 +Je nach gewählter Implementierung auf dem Tablet.
454 +
455 +* Wenn Docuseal In Person Signing: Webhook + N8n wie oben
456 +* Wenn Unterschrift in Tablet App: Tablet lädt das über die API hoch
457 +)))
458 +|(((
459 +Handschriftliche Unterschrift
460 +)))|(((
461 +ScanSnap Scanner
462 +)))|(((
463 +Das Dokument wird von der Mitgliederverwaltung eingescannt und dann von Paperless verarbeitet
464 +)))
465 +
466 +In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Meta-Daten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
467 +
468 += {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesDesign"/}}Technisches Design =
469 +
385 385  == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-VorhandeneKomponenten"/}}Vorhandene Komponenten ==
386 386  
387 387  Der Verein hat in den letzten Jahren bereits einige Systeme aufgebaut, die uns den Alltag erleichtern und eine gewisse Automatisierung ermöglichen. Dazu gehören:
... ... @@ -422,12 +422,115 @@
422 422  
423 423  == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Systemübersicht"/}}Systemübersicht ==
424 424  
425 -Das folgende Kapitel gibt eine Übersicht über die vorgeschlagene Systemarchitektur basierend auf den oben vorgestellten Komponenten. Zusätzlich werden einige Beispiel-Worksflows vorgestellt, eine detailliertere Übersicht der oben vorgestellten Use-Cases für die Dokumente folgt weiter unten.
510 +Das folgende Kapitel gibt eine Übersicht über die vorgeschlagene Systemarchitektur basierend auf den oben vorgestellten Komponenten. Zusätzlich werden für die oben analysierten Dokumente und Workflows die technischen Ablaufdiagramme dargestellt.
426 426  
427 427  {{confluence_drawio border="true" diagramName="System Architecture" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1034" height="578" revision="5"/}}
428 428  
429 -TODO: Genauere Beschreibung der Komponenten
514 +Im Wesentlichen teilt sich die Architektur in zwei Zonen, die **öffentliche** und die **interne** Zone:
430 430  
516 +* **Paperless** ist das maßgebliche System, welches ausschließlich **intern** erreichbar ist. Es enthält alle Dokumente und somit sehr viele Mitglieder-Daten. Weiterhin ist es auf ein Teil der Infrastruktur im Makerspace (NAS, Drucker, Scanner) angewiesen, sodass es im Netzwerk des Makerspaces laufen muss. Aus Sicherheitsgründen ist Paperless ausschließlich im lokalen Netzwerk des Makerspaces oder per VPN erreichbar.
517 +* Alle den **Mitgliedern gegenüber sichtbare Systeme (Homepage, Backend, ...) sind öffentlich **und auf einem gemieteten Server beim deutschen Anbieter Hetzner gehostet. [[Details dazu finden sich im Wiki>>confluencePage:page:IN.Public Server Infrastruktur]]. Die meiste bestehende Automatisierung wird aktuell im Backend durchgeführt, ist dort allerdings in Python Logic fest einprogrammiert. Die meiste Logik soll in Zukunft über N8n realisiert werden.
518 +
519 +Für die Kommunikation zwischen beiden Zonen kommt eine **Event Queue** zum Einsatz, wir nutzen hier NATS. NATS wird ebenfalls **auf dem öffentlichen Server installiert. **Der Makerspace selbst ist nur über eine reguläre DSL Leitung an das Internet angebunden, sodass wir hier keine hohe Verfügbarkeit voraussetzen können. Durch die Installation der NATS Services auf dem öffentlichen Server können die dort laufenden Services wie das Backend jederzeit (auch wenn die Internet-Verbindung im Makerspace nicht zur Verfügung steht) die Events veröffentlichen. Die Events werden dann bis zu 7 Tage in der NATS EventQueue persistent gespeichert, und nach Wiederherstellung der Verbindung abgearbeitet.
520 +
521 +**In N8n** werden dann für die **verschiedenen Events Workflows** definiert. Jeder Workflow beginnt mit einem Trigger (genauer: ein NATS JetStream Trigger), der bei auf definierbare Events in der NATS Queue lauscht. Wird ein solches Event gefunden wird es konsumiert und die im Workflow definierten Aktionen werden abgearbeitet. Weiterhin kann auch **Paperless Events in N8n triggern**, dies passiert allerdings direkt über **Webhooks**. Hier nutzen wir NATS nicht, da der NATS Server in der öffentlichen Zone läuft und dann erneut eine Abhängigkeit zur Internet-Anbindung bestehen würde.
522 +
523 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokument-Workflows"/}}Dokument-Workflows ==
524 +
525 +Die beiden entscheidenden Faktoren für den Workflow:
526 +
527 +1. **Erfordernis der Schriftform**
528 +11. **Ja** - auf Grund der Haftungshöhe oder anderer gesetzlichen Anforderungen ist die **Schriftform** erforderlich. Da wir stand heute keine Qualifizierte elektronische Signatur (QeS) umsetzen können, ist dies eine **handschriftliche** Unterschrift
529 +11. **Nein** - eine Fortgeschrittene elektronische Signatur (FeS) ist ausreichend.
530 +1. Ort der Unterschrift
531 +11. **Remote** - Der Prozess wird typischerweise über die Homepage angestoßen und
532 +11. **Lokal (Makerspace)** - Der Prozess wird als Reaktion auf ein In-Person Event im Makerspace ausgelöst, beispielsweise einer Einweisung oder einer Schlüsselausgabe
533 +
534 +Daraus ergeben sich vier verschiedene Kombinationen (Workflows), die nachstehend genauer beschrieben sind.
535 +
536 +|=(% scope="row" %)(((
537 +Workflow
538 +)))|=(% scope="col" %)(((
539 +Schriftform erforderlich
540 +)))|=(% scope="col" %)(((
541 +Lokal / Remote
542 +)))
543 +|=(% scope="row" %)(((
544 +Fall 1: Digital Remote
545 +)))|(((
546 +Nein
547 +)))|(((
548 +Remote
549 +)))
550 +|=(% scope="row" %)(((
551 +Fall 2: Digital Makerspace
552 +)))|(((
553 +Nein
554 +)))|(((
555 +Lokal
556 +)))
557 +|=(% scope="row" %)(((
558 +Fall 3: Handschriftlich Remote
559 +)))|(((
560 +Ja
561 +)))|(((
562 +Remote
563 +)))
564 +|=(% scope="row" %)(((
565 +Fall 4: Handschriftlich Makerspace
566 +)))|(((
567 +Ja
568 +)))|(((
569 +Lokal
570 +)))
571 +
572 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall1:Digital+Remote"/}}Fall 1: Digital + Remote ===
573 +
574 +Alle diese Fälle haben gemein, dass der Prozess **remote ausgelöst und abgeschlossen** wird. In diesem Fall wird nie ein ausgedrucktes Dokument erzeugt, das Dokument wird **ausschließlich digital** verwaltet.
575 +
576 +**Beispiele**: Lagerverträge, Mitgliedsantrag, SEPA Lastschriftmandat, Übungsleitervertrag, ...
577 +
578 +Die folgende Grafik zeigt den Prozessablauf:
579 +
580 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 1 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="515" revision="4"/}}
581 +
582 +Die einzelnen Schritte hierbei sind:
583 +
584 +1. User löst eine Aktion auf der Homepage aus, die ein Dokument erfordert. Beispielsweise stellt die Person einen Mitgliedsantrag, beantragt die Nutzung des Lagers oder ähnliches
585 +1. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Hierbei werden sowohl die Rechte geprüft (Lager kann nur von Mitgliedern verwendet werden, der ein neuer Übungsleitervertrag kann nur von Vorstand oder Mitgliederverwaltung angestoßen werden). Danach
586 +11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
587 +11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
588 +1. Docuseal informiert die beteiligten Parteien automatisch und bittet um eine Unterschrift. Die Parteien können über das Webinterface unterschreiben, entweder mit der Haus auf dem Computer oder mit Hilfe des Handys.
589 +1. (Optional): Ein regelmäßig laufender Cronjob prüft die laufenden Verfahren. Nach einer Woche Inaktivität wird der Unterschriftprozess abgebrochen, 48 Stunden vorher wird eine Erinnerung verschickt
590 +1. Nachdem alle Parteien unterschrieben haben informiert Docuseal das Backend über ein Webhook. Beide Systeme laufen auf dem gleichen Server, weiterhin können fehlgeschlagene Webhooks bei Bedarf wiederholt werden. Das Backend markiert den Prozess als abgeschlossen und führt gegebenenfalls interne Schritte aus (Berechtigungen für ein User anlegen oder ähnliches)
591 +1. Das Backend erstellt ein NATS Event mksp.backend.signature.completed, welches dann in N8n einen Workflow auslöst
592 +1. N8n lädt das von allen Parteien unterschriebene Dokument von Docuseal herunter
593 +1. N8n lädt das Dokument zu Paperless hoch. Dort wird es wie alle anderen Dokumente verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
594 +1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
595 +11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
596 +11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
597 +1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
598 +
599 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall2:Digital+Makerspace"/}}Fall 2: Digital + Makerspace ===
600 +
601 +In diesem Fall kann die Unterschrift ebenfalls digital erfolgen, allerdings findet die Unterschrift im Makerspace statt. Beispiel hier ist die Ausgabe eines Schlüssels und das Schlüsselausgabeformular.
602 +
603 +Wir können nicht davon ausgehen, dass alle Personen ein mobiles Endgerät dabei haben, mit dem sie E-Mails abrufen und Unterschriften leisten können. Außerdem ist die Unterschrift Voraussetzung dafür, dass der Schlüssel auch tatsächlich eingebunden wird, die Unterschrift ist also mittig in einem Prozess eingebunden und erfordert ein unmittelbares Feedback ähnlich einer handschriftlichen Unterschrift.
604 +
605 +**Beispiele**: Ausgabeformular Schlüsselkarte / RFID Token
606 +
607 +Die folgende Grafik zeigt den Prozessablauf:
608 +
609 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 2 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="515" revision="1"/}}
610 +
611 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall3:Handschriftlich+Remote"/}}Fall 3: Handschriftlich + Remote ===
612 +
613 +ToDo
614 +
615 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall4:Handschriftlich+Makerspace"/}}Fall 4: Handschriftlich + Makerspace ===
616 +
617 +ToDo
618 +
431 431  = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX =
432 432  
433 433  Das Herzstück der digitalen Mitgliederakte bildet Paperless NGX. Es wird im Makerspace lokal betrieben und ist daher nur aus dem Netzwerk des Makerspaces oder [[per VPN>>confluencePage:page:IN.[HOWTO] Makerspace VPN]] erreichbar. Der Zugang zu Paperless ist über OpenID Connect an [[confluencePage:page:IN.Keycloak]] gekoppelt, Zugang besteht nur für Mitglieder der Gruppen **Vorstand** und **Mitgliederverwaltung**.
... ... @@ -630,4 +630,7 @@
630 630  ** Die Mitgliederverwaltung hat dann x Tage Zeit, die Einträge zu korrigieren und zu prüfen (beispielsweise ob Voraussetzungen erfüllt sind)
631 631  ** Danach werden alle Schritte wie bisher ausgelöst (Berechtigung, Rechnung, Auszahlung an Einweiser, E-Mail Bestätigung, ...)
632 632  
633 -\\
821 +TODO:
822 +
823 +* Docuseal Logging + Monitoring
824 +* N8n Error Handling
Icon Confluence.Code.ConfluencePageClass[0]
Id
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -202866925
1 +202867127
URL
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202866925/Digitale Mitgliederverwaltung
1 +https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202867127/Digitale Mitgliederverwaltung