Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zusammenfassung

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• Objekte (1 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
  • Confluence.Code.ConfluencePageClass[0]

Details

Seiteneigenschaften

Inhalt

...	...	@@ -292,7 +292,7 @@
292	292
293	293	Grundsätzlich teilt sich der Umgang mit Dokumenten in folgende Phasen auf:
294	294
295		-{{confluence_drawio border="true" diagramName="Prozess Allgemein" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="991" height="221" revision="1"/}}
	295	+{{confluence_drawio border="true" diagramName="Prozess Allgemein" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="991" height="221" revision="2"/}}
296	296
297	297	=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Trigger/StartendesWorkflows"/}}Trigger / Starten des Workflows ===
298	298
...	...	@@ -307,9 +307,14 @@
307	307	* **remote, implizit** durch einen bestehenden Vorgang (Mitgliedsantrag)
308	308	* **remote, explizit durch den Use**r für sich selbst (Self-Service, beispielsweise der Lager-Vertrag)
309	309	* **remote, explizit durch einen Funktionär** für einen andere User (Datenschutzvereinbarung, Übungsleitervertrag, ...)
	310	+
	311	+==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-LokalimMakerspace"/}}Lokal im Makerspace ====
	312	+
	313	+Alternativ kann der Prozess lokal im Makerspace angestoßen werden, beispielsweise wenn die lokale Präsenz des Mitglieds notwendig ist (Schlüsselausgabe) oder nach einer Vor-Ort Einweisung. In diesem Fall wird der Prozess beispielsweise ein Tablet im Space verwendet.
	314	+
310	310	* **lokal, explizit durch einen Funktionär** (Einweisungsleiter:in, Mitgliederverwaltung, Vorstand), beispielsweise Einweisungszettel oder Schlüsselausgabeformular
311	311
312		-==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenterstellen"/}}Dokument erstellen ====
	317	+=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenterstellen"/}}Dokument erstellen ===
313	313
314	314	Im zweiten Schritt wird nun ein oder mehrere personalisierte Dokumente erstellt. Hier gibt es eine Entscheidungsmatrix:
315	315
...	...	@@ -337,9 +337,9 @@
337	337	)))|(((
338	338	Ja
339	339	)))|(((
340		-N/A
	345	+Einweisungszettel Online-Einweisung
341	341	)))|(((
342		-Diesen Fall gibt es Stand heute nicht.
	347	+Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF zum Download angeboten.
343	343	)))
344	344	|(((
345	345	Lokal
...	...	@@ -348,26 +348,120 @@
348	348	)))|(((
349	349	Schlüsselausgabe
350	350	)))|(((
351		-Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission oder ein Template erzeugt
	356	+Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission oder ein Template erzeugt und auf das Tablet im Makerspace heruntergeladen.
	357	+)))
	358	+|(((
	359	+Lokal
	360	+)))|(((
	361	+Ja
	362	+)))|(((
	363	+Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
	364	+)))|(((
	365	+Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF auf das Tablet heruntergeladen.\\
	366	+)))
	367	+
	368	+{{error title="Docuseal Lizenz"}}
	369	+Das genannte Feature "One-Off" Submission ist ein DocuSeal Pro Feature, welches uns nicht zur Verfügung steht. Eventuell müssen wir
	370	+{{/error}}
	371	+
	372	+=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Unterschriftleisten"/}}Unterschrift leisten ===
	373	+
	374	+Im dritten Schritt müssen eine oder mehrere Parteien das Dokument unterschreiben. Wie viele Parteien ist abhängig vom Dokument. So muss beispielsweise der Mitgliedsantrag nur vom werdenden Mitglied unterschrieben werden, während das Schlüsselausgabeformular vom ausgebenen Funktionär und dem Mitglied unterschrieben werden muss. Analog zur Erstellung des Dokuments wird hier unterschieden, ob das Dokument zuhause unterschrieben werden kann oder ob es vor Ort im Makerspace passiert.
	375	+
	376	+(% class="" %)|=(((
	377	+Remote / Lokal
	378	+)))|=(((
	379	+Schriftformerfordernis
	380	+)))|=(((
	381	+Beispiel
	382	+)))|=(((
	383	+Beschreibung
	384	+)))
	385	+(% class="" %)|(((
	386	+Remote
	387	+)))|(((
	388	+Nein
	389	+)))|(((
	390	+Lagervertrag, Übungsleitervertrag
	391	+)))|(((
	392	+Unterschrift über DocuSeal. Parteien werden nacheinander per Mail zur Unterschrift aufgefordert
	393	+)))
	394	+(% class="" %)|(((
	395	+Remote
	396	+)))|(((
	397	+Ja
	398	+)))|(((
	399	+Einweisungszettel Online-Einweisung
	400	+)))|(((
	401	+Das Mitglied muss das Dokument ausdrucken, **handschriftlich** unterschreiben und in den Makerspace mitbringen.
	402	+)))
	403	+(% class="" %)|(((
	404	+Lokal
	405	+)))|(((
	406	+Nein
	407	+)))|(((
	408	+Schlüsselausgabe
	409	+)))|(((
352	352	Unterschrift entweder:
353	353
354	354	* Direkt auf dem Tablet in Docuseal ([[Docuseal In-Person Signing>>url:https://www.docuseal.com/resources/sign-documents-in-person||shape="rect"]])
355	355	* PDF erzeugen, in der App unterschreiben, PDF danach in Paperless hochladen
356	356	)))
357		-|(((
	415	+(% class="" %)|(((
358	358	Lokal
359	359	)))|(((
360	360	Ja
361	361	)))|(((
362		-Einweisungszettel
	420	+Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
363	363	)))|(((
364		-Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF auf das Tablet heruntergeladen.
365		-Von dort aus wird es direkt ausgedruckt (AirPrint oder CUPS) und **handschriftlich** unterschrieben.
	422	+Auf dem Makerspace Tablet wird das Dokument vor Ort ausgedruckt (AirPrint oder CUPS) und **handschriftlich** unterschrieben.
366	366	\\
367	367	)))
368	368
369		-= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischeÜbersicht"/}}Technische Übersicht =
	426	+=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AblegenundVerarbeiten"/}}Ablegen und Verarbeiten ===
370	370
	428	+Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Meta-Daten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
	429	+
	430	+|=(% scope="col" %)(((
	431	+Signatur über
	432	+)))|=(% scope="col" %)(((
	433	+Paperless Ingest
	434	+)))|=(% scope="col" %)(((
	435	+Ablauf
	436	+)))
	437	+|(((
	438	+Docuseal
	439	+)))|(((
	440	+N8n
	441	+)))|(((
	442	+Docuseal sendet ein Webhook ans Backend
	443	+
	444	+* Backend setzt den Prozess auf abgeschlossen
	445	+* Backend publisht ein Event auf N8n
	446	+* N8n lädt das Dokument von Docuseal herunter und lädt es zu Paperless hoch
	447	+)))
	448	+|(((
	449	+Tablet
	450	+)))|(((
	451	+N8n oder API
	452	+)))|(((
	453	+Je nach gewählter Implementierung auf dem Tablet.
	454	+
	455	+* Wenn Docuseal In Person Signing: Webhook + N8n wie oben
	456	+* Wenn Unterschrift in Tablet App: Tablet lädt das über die API hoch
	457	+)))
	458	+|(((
	459	+Handschriftliche Unterschrift
	460	+)))|(((
	461	+ScanSnap Scanner
	462	+)))|(((
	463	+Das Dokument wird von der Mitgliederverwaltung eingescannt und dann von Paperless verarbeitet
	464	+)))
	465	+
	466	+In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Meta-Daten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
	467	+
	468	+= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesDesign"/}}Technisches Design =
	469	+
371	371	== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-VorhandeneKomponenten"/}}Vorhandene Komponenten ==
372	372
373	373	Der Verein hat in den letzten Jahren bereits einige Systeme aufgebaut, die uns den Alltag erleichtern und eine gewisse Automatisierung ermöglichen. Dazu gehören:
...	...	@@ -408,12 +408,23 @@
408	408
409	409	== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Systemübersicht"/}}Systemübersicht ==
410	410
411		-Das folgende Kapitel gibt eine Übersicht über die vorgeschlagene Systemarchitektur basierend auf den oben vorgestellten Komponenten. Zusätzlich werden einige Beispiel-Worksflows vorgestellt, eine detailliertere Übersicht der oben vorgestellten Use-Cases für die Dokumente folgt weiter unten.
	510	+Das folgende Kapitel gibt eine Übersicht über die vorgeschlagene Systemarchitektur basierend auf den oben vorgestellten Komponenten. Zusätzlich werden für die oben analysierten Dokumente und Workflows die technischen Ablaufdiagramme dargestellt.
412	412
413	413	{{confluence_drawio border="true" diagramName="System Architecture" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1034" height="578" revision="5"/}}
414	414
415		-TODO: Genauere Beschreibung der Komponenten
	514	+Im Wesentlichen teilt sich die Architektur in zwei Zonen, die **öffentliche** und die **interne** Zone:
416	416
	516	+* **Paperless** ist das maßgebliche System, welches ausschließlich **intern** erreichbar ist. Es enthält alle Dokumente und somit sehr viele Mitglieder-Daten. Weiterhin ist es auf ein Teil der Infrastruktur im Makerspace (NAS, Drucker, Scanner) angewiesen, sodass es im Netzwerk des Makerspaces laufen muss. Aus Sicherheitsgründen ist Paperless ausschließlich im lokalen Netzwerk des Makerspaces oder per VPN erreichbar.
	517	+* Alle den **Mitgliedern gegenüber sichtbare Systeme (Homepage, Backend, ...) sind öffentlich **und auf einem gemieteten Server beim deutschen Anbieter Hetzner gehostet. [[Details dazu finden sich im Wiki>>confluencePage:page:IN.Public Server Infrastruktur]]. Die meiste bestehende Automatisierung wird aktuell im Backend durchgeführt, ist dort allerdings in Python Logic fest einprogrammiert. Die meiste Logik soll in Zukunft über N8n realisiert werden.
	518	+
	519	+Für die Kommunikation zwischen beiden Zonen kommt eine **Event Queue** zum Einsatz, wir nutzen hier NATS. NATS wird ebenfalls **auf dem öffentlichen Server installiert. **Der Makerspace selbst ist nur über eine reguläre DSL Leitung an das Internet angebunden, sodass wir hier keine hohe Verfügbarkeit voraussetzen können. Durch die Installation der NATS Services auf dem öffentlichen Server können die dort laufenden Services wie das Backend jederzeit (auch wenn die Internet-Verbindung im Makerspace nicht zur Verfügung steht) die Events veröffentlichen. Die Events werden dann bis zu 7 Tage in der NATS EventQueue persistent gespeichert, und nach Wiederherstellung der Verbindung abgearbeitet.
	520	+
	521	+**In N8n** werden dann für die **verschiedenen Events Workflows** definiert. Jeder Workflow beginnt mit einem Trigger (genauer: ein NATS JetStream Trigger), der bei auf definierbare Events in der NATS Queue lauscht. Wird ein solches Event gefunden wird es konsumiert und die im Workflow definierten Aktionen werden abgearbeitet. Weiterhin kann auch **Paperless Events in N8n triggern**, dies passiert allerdings direkt über **Webhooks**. Hier nutzen wir NATS nicht, da der NATS Server in der öffentlichen Zone läuft und dann erneut eine Abhängigkeit zur Internet-Anbindung bestehen würde.
	522	+
	523	+== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Workflows"/}}Workflows ==
	524	+
	525	+asd
	526	+
417	417	= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX =
418	418
419	419	Das Herzstück der digitalen Mitgliederakte bildet Paperless NGX. Es wird im Makerspace lokal betrieben und ist daher nur aus dem Netzwerk des Makerspaces oder [[per VPN>>confluencePage:page:IN.[HOWTO] Makerspace VPN]] erreichbar. Der Zugang zu Paperless ist über OpenID Connect an [[confluencePage:page:IN.Keycloak]] gekoppelt, Zugang besteht nur für Mitglieder der Gruppen **Vorstand** und **Mitgliederverwaltung**.

Confluence.Code.ConfluencePageClass[0]

Id

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-202866919
	1	+202867019

URL

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202866919/Digitale Mitgliederverwaltung
	1	+https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202867019/Digitale Mitgliederverwaltung