Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zusammenfassung

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  • Fall 2 Ablaufdiagramm
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  • Fall 3 Ablaufdiagramm
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  • Fall 4 Ablaufdiagramm
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  • Ingest Diagram
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  • Prozess Allgemein
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  • System Architecture
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Details

Seiteneigenschaften

Inhalt

...	...	@@ -7,8 +7,12 @@
7	7
8	8	zu diesem Zweck schaffen wir eine Platform basierend auf mehreren Open Source Software Produkten sowie einigen Hardware Produkten (NAS Speicher, Dokumentenscanner, PC Arbeitsplatz für die Mitgliederverwaltung).
9	9
10		-= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Hintergrundinformationen"/}}Hintergrundinformationen =
	10	+= Inhaltsverzeichnis =
11	11
	12	+{{toc/}}
	13	+
	14	+= Hintergrundinformationen =
	15	+
12	12	Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Partien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als beispielsweise ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
13	13
14	14	In Deutschland – und in der gesamten EU nach der eIDAS-Verordnung – gibt es **drei Stufen elektronischer Signaturen**: die **einfache elektronische Signatur (EES**), die **fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)** und die **qualifizierte elektronische Signatur (QES)**.
...	...	@@ -19,56 +19,50 @@
19	19
20	20	Kurz gesagt: Die EES ist schnell und unkompliziert, aber unsicher und nur für risikofreie Vorgänge geeignet. Die FES ist technisch sicherer, rechtlich belastbarer und für wichtige, aber formfreie Vereinbarungen ideal. Die QES ist rechtlich vollwertig wie eine handschriftliche Unterschrift und für alle Schriftformerfordernisse zwingend notwendig. Zusammenfassung:
21	21
22		-(% style="text-decoration: none;" %)
23		-|=(((
24		-Signaturtyp
25		-)))|=(((
26		-Sicherheitsniveau
27		-)))|=(((
28		-Rechtliche Wirkung
29		-)))|=(((
30		-Umsetzung
31		-)))
32		-|(((
33		-**EES**
34		-)))|(((
35		-niedrig
36		-)))|(((
37		-schwacher Beweiswert
38		-)))|(((
39		-Eingescannte Unterschrift, ein einfacher Button
40		-)))
41		-|(((
42		-**FES**
43		-)))|(((
44		-mittel
45		-)))|(((
46		-starker Beweiswert, aber kein Ersatz der Schriftform
47		-)))|(((
48		-Adobe Sign, DocuSign oder ähnliches
49		-)))
50		-|(((
51		-**QES**
52		-)))|(((
53		-hoch
54		-)))|(((
55		-gesetzlich Schriftformersatz
56		-)))|(((
57		-Mehrfaktor, über einen zugelassenen Vertrauensdienstleister
58		-)))
	26	+~|
59	59
60		-\\
	28	+Signaturtyp |
61	61
62		-{{confluence_tip title="Zusammenfassung"}}
63		-Für uns im Makerspace bedeutet das, dass wir die EES und FES (über DocuSeal) einsetzen können. Wir haben keine Partnerschaft mit einem Anbieter, der die QES und damit die Schriftformerfordernis abdecken würde, sodass wir alle Dokumente, für die die Schriftform erforderlich ist, weiterhin handschriftlich unterschreiben lassen.
64		-{{/confluence_tip}}
	30	+Sicherheitsniveau |
65	65
66		-= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-DokumenteundWorkflow"/}}Dokumente und Workflow =
	32	+Rechtliche Wirkung |
67	67
68		-== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenten-Arten"/}}Dokumenten-Arten ==
	34	+|=Umsetzung
	35	+|
69	69
	37	+**EES** |
	38	+
	39	+niedrig |
	40	+
	41	+schwacher Beweiswert |
	42	+
	43	+Eingescannte Unterschrift, ein einfacher Button | |
	44	+
	45	+**FES** |
	46	+
	47	+mittel |
	48	+
	49	+starker Beweiswert, aber kein Ersatz der Schriftform |
	50	+
	51	+Adobe Sign, DocuSign oder ähnliches | |
	52	+
	53	+**QES** |
	54	+
	55	+hoch |
	56	+
	57	+gesetzlich Schriftformersatz |
	58	+
	59	+Mehrfaktor, über einen zugelassenen Vertrauensdienstleister |
	60	+
	61	+~{~{confluence_tip title="Zusammenfassung"}} Für uns im Makerspace bedeutet das, dass wir die EES und FES (über DocuSeal) einsetzen können. Wir haben keine Partnerschaft mit einem Anbieter, der die QES und damit die Schriftformerfordernis abdecken würde, sodass wir alle Dokumente, für die die Schriftform erforderlich ist, weiterhin handschriftlich unterschreiben lassen. ~{~{/confluence_tip}}
	62	+
	63	+= Dokumente und Workflow =
	64	+
	65	+== Dokumenten-Arten ==
	66	+
70	70	Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
71	71
	69	+(% class="wrapped" %)
72	72	|=(% scope="col" %)(((
73	73	Dokumenten-Typ
74	74	)))|=(% scope="col" %)(((
...	...	@@ -77,7 +77,7 @@
77	77	)))|=(% scope="col" %)(((
78	78	Prozess heute
79	79	)))|=(% scope="col" %)(((
80		-Prozess Zukunft
	78	+Notwendige Änderungen
81	81	)))
82	82	|(((
83	83	Mitgliedsantrag
...	...	@@ -91,7 +91,7 @@
91	91	* Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn
92	92	* Mitgliederakte wird angelegt, der Antrag wird in der Akte abgeheftet
93	93	)))|(((
94		-Der Antrag kann komplett **digital unterschrieben** werden. Vorgehen:
	92	+Der Antrag soll komplett **digital unterschrieben** werden. Vorgehen:
95	95
96	96	* Interessent:in füllt den Online-Antrag auf der Homepage aus
97	97	* Nach Bestätigung der E-Mail Adresse wird ein Vorgang zur digitalen Unterschrift ausgelöst
...	...	@@ -162,11 +162,7 @@
162	162	Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird.
163	163	Danach wird ein Flag für das jeweilige Mitglied gesetzt, dass die Erklärung abgegeben wurde.
164	164	)))|(((
165		-**Vollständig digital**.
166		-
167		-* Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage)
168		-* Mitglied erhält die Aufforderung per Mail das Dokument zu unterschreiben
169		-* Nach Unterschrift wird das Flag automatisch gesetzt und das Dokument wird zu Paperless NGX hochgeladen.
	163	+**Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
170	170	)))
171	171	|(((
172	172	Übungsleitervertrag
...	...	@@ -180,12 +180,9 @@
180	180	* Bestätigung dass der Vertrag vorliegt
181	181	* Ein Flag ob das Mitglied die Übungsleiterpauschale an den Verein spendet oder nicht
182	182	)))|(((
183		-**Vollständig digital**.
	177	+**Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
184	184
185		-* Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage)
186		-* Mitglied erhält die Aufforderung per Mail das Dokument zu unterschreiben
187		-* Nach Unterschrift wird das erste automatisch gesetzt und das Dokument wird zu Paperless NGX hochgeladen.
188		-* Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
	179	+Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
189	189	)))
190	190	|(((
191	191	Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
...	...	@@ -196,7 +196,7 @@
196	196
197	197	Urheberrecht, Übertragung von Nutzungsrechten sollte in Schriftform erfolgen
198	198	)))|(((
199		-Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner Einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
	190	+Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
200	200	)))
201	201	|(((
202	202	Bestellung eines Einweisers
...	...	@@ -257,7 +257,7 @@
257	257	** Muss für den Einweisenden eine Auszahlung veranlasst werden?
258	258	* Danach wird der Zettel in die jeweiligen Akten einsortiert.
259	259	)))|(((
260		-\\
	251	+Der Einweisungszettel ist das bei weitem komplizierteste Dokument, hierfür wird ein separater Workshop stattfinden. Siehe weiter unten für Details.
261	261	)))
262	262	|(((
263	263	Lagervertrag Kistenlager
...	...	@@ -271,7 +271,7 @@
271	271
272	272	Nach Erfassen kann die Person eine Kiste beantragen, die dann monatliche Kosten auslöst
273	273	)))|(((
274		-\\
	265	+**Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
275	275	)))
276	276	|(((
277	277	Lagervertrag Projektlager
...	...	@@ -285,25 +285,193 @@
285	285
286	286	Nach Erfassen kann die Person das Projektlager automatisch nutzen.
287	287	)))|(((
288		-\\
	279	+**Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
289	289	)))
290	290
291		-== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-WorkflowBeschreibung"/}}Workflow Beschreibung ==
	282	+== Workflow Beschreibung ==
292	292
293	293	Grundsätzlich teilt sich der Umgang mit Dokumenten in folgende Phasen auf:
294	294
295		-{{confluence_drawio border="true" diagramName="Prozess Allgemein" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="991" height="221" revision="1"/}}
	286	+{{confluence_drawio border="true" diagramName="Prozess Allgemein" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="991" height="221" revision="2"/}}
296	296
297		-Basierend auf diesen Dokumententypen ergeben sich einige verschiedene Workflows, die im Folgenden genauer beschrieben werden:
	288	+=== Trigger / Starten des Workflows ===
298	298
299		-1. **Personalisierbar**, **ohne Schriftformerfordernis** - Das Formular wird on demand über Docuseal zur Unterschrift bereit gestellt und automatisch in Paperless hinzugefügt. Optional kann eine Aktion im Backend (bestimmte Flags, ...) und/oder andere Aktionen in über N8n (Vikunja, Listmonk, ...) ausgeführt werden.
300		-1. **Personalisierbar, mit Schriftformerfordernis** - Das Formular wird on demand erzeugt und ausgedruckt und handschriftlich unterschrieben. Dann wird es eingescannt und zu Paperless hinzugefügt. Optional kann eine Aktion im Backend (bestimmte Flags, ...) und/oder andere Aktionen in über N8n (Vikunja, Listmonk, ...) ausgeführt werden.
301		-1. **Nicht Personalisierbar, mit Schriftformerfordernis** - Wir können das Formular stand heute nicht personalisieren (kein QR Code). In diesem Fall wird es eingescannt und muss manuell bearbeitet werden.
	290	+Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, dass mindestens ein QR Code vorhanden ist, der später eine automatische Verarbeitung in Paperless möglich macht. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
302	302
303		-= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischeÜbersicht"/}}Technische Übersicht =
	292	+In seltenen Fällen (Haftungsauschluss oder der Nutzungsvereinbarung für Schulungsinhalte) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
304	304
305		-== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-VorhandeneKomponenten"/}}Vorhandene Komponenten ==
	294	+==== Start über die Homepage ====
306	306
	296	+Ein Prozess kann über die Homepage eingeleitet werden, entweder durch
	297	+
	298	+* **remote, implizit** durch einen bestehenden Vorgang (Mitgliedsantrag)
	299	+* **remote, explizit durch den Use**r für sich selbst (Self-Service, beispielsweise der Lager-Vertrag)
	300	+* **remote, explizit durch einen Funktionär** für einen andere User (Datenschutzvereinbarung, Übungsleitervertrag, ...)
	301	+
	302	+==== Lokal im Makerspace ====
	303	+
	304	+Alternativ kann der Prozess lokal im Makerspace angestoßen werden, beispielsweise wenn die lokale Präsenz des Mitglieds notwendig ist (Schlüsselausgabe) oder nach einer Vor-Ort Einweisung. In diesem Fall wird der Prozess beispielsweise ein Tablet im Space verwendet.
	305	+
	306	+* **lokal, explizit durch einen Funktionär** (Einweisungsleiter:in, Mitgliederverwaltung, Vorstand), beispielsweise Einweisungszettel oder Schlüsselausgabeformular
	307	+
	308	+=== Dokument erstellen ===
	309	+
	310	+Im zweiten Schritt wird nun ein oder mehrere personalisierte Dokumente erstellt. Hier gibt es eine Entscheidungsmatrix:
	311	+
	312	+(% class="wrapped" %)
	313	+|=(% scope="col" %)(((
	314	+Remote / Lokal
	315	+)))|=(% scope="col" %)(((
	316	+Schriftformerfordernis
	317	+)))|=(% scope="col" %)(((
	318	+Beispiel
	319	+)))|=(% scope="col" %)(((
	320	+Beschreibung
	321	+)))
	322	+|(((
	323	+Remote
	324	+)))|(((
	325	+Nein
	326	+)))|(((
	327	+Lagervertrag, Übungsleitervertrag
	328	+)))|(((
	329	+Dokument wird direkt in Docuseal über ein Template erzeugt.
	330	+Alle Parteien erhalten (in Reihenfolge), eine Mail, dass eine Unterschrift ansteht.
	331	+)))
	332	+|(((
	333	+Remote
	334	+)))|(((
	335	+Ja
	336	+)))|(((
	337	+Einweisungszettel Online-Einweisung
	338	+)))|(((
	339	+Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF zum Download angeboten.
	340	+)))
	341	+|(((
	342	+Lokal
	343	+)))|(((
	344	+Nein
	345	+)))|(((
	346	+Schlüsselausgabe
	347	+)))|(((
	348	+Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission oder ein Template erzeugt und auf das Tablet im Makerspace heruntergeladen.
	349	+)))
	350	+|(((
	351	+Lokal
	352	+)))|(((
	353	+Ja
	354	+)))|(((
	355	+Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
	356	+)))|(((
	357	+Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF auf das Tablet heruntergeladen.\\
	358	+)))
	359	+
	360	+{{error title="Docuseal Lizenz"}}
	361	+Das genannte Feature "One-Off" Submission ist ein DocuSeal Pro Feature, welches uns nicht zur Verfügung steht. Eventuell müssen wir
	362	+{{/error}}
	363	+
	364	+=== Unterschrift leisten ===
	365	+
	366	+Im dritten Schritt müssen eine oder mehrere Parteien das Dokument unterschreiben. Wie viele Parteien ist abhängig vom Dokument. So muss beispielsweise der Mitgliedsantrag nur vom werdenden Mitglied unterschrieben werden, während das Schlüsselausgabeformular vom ausgebenen Funktionär und dem Mitglied unterschrieben werden muss. Analog zur Erstellung des Dokuments wird hier unterschieden, ob das Dokument zuhause unterschrieben werden kann oder ob es vor Ort im Makerspace passiert.
	367	+
	368	+(% class="wrapped" %)
	369	+|=(((
	370	+Remote / Lokal
	371	+)))|=(((
	372	+Schriftformerfordernis
	373	+)))|=(((
	374	+Beispiel
	375	+)))|=(((
	376	+Beschreibung
	377	+)))
	378	+|(((
	379	+Remote
	380	+)))|(((
	381	+Nein
	382	+)))|(((
	383	+Lagervertrag, Übungsleitervertrag
	384	+)))|(((
	385	+Unterschrift über DocuSeal. Parteien werden nacheinander per Mail zur Unterschrift aufgefordert
	386	+)))
	387	+|(((
	388	+Remote
	389	+)))|(((
	390	+Ja
	391	+)))|(((
	392	+Einweisungszettel Online-Einweisung
	393	+)))|(((
	394	+Das Mitglied muss das Dokument ausdrucken, **handschriftlich** unterschreiben und in den Makerspace mitbringen.
	395	+)))
	396	+|(((
	397	+Lokal
	398	+)))|(((
	399	+Nein
	400	+)))|(((
	401	+Schlüsselausgabe
	402	+)))|(((
	403	+Unterschrift entweder:
	404	+
	405	+* Direkt auf dem Tablet in Docuseal ([[Docuseal In-Person Signing>>url:https://www.docuseal.com/resources/sign-documents-in-person||shape="rect"]])
	406	+* PDF erzeugen, in der App unterschreiben, PDF danach in Paperless hochladen
	407	+)))
	408	+|(((
	409	+Lokal
	410	+)))|(((
	411	+Ja
	412	+)))|(((
	413	+Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
	414	+)))|(((
	415	+Auf dem Makerspace Tablet wird das Dokument vor Ort ausgedruckt (AirPrint oder CUPS) und **handschriftlich** unterschrieben.
	416	+\\
	417	+)))
	418	+
	419	+=== Ablegen und Verarbeiten ===
	420	+
	421	+Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Metadaten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
	422	+
	423	+(% class="wrapped" %)
	424	+|=(% scope="col" %)(((
	425	+Signatur über
	426	+)))|=(% scope="col" %)(((
	427	+Paperless Ingest
	428	+)))|=(% scope="col" %)(((
	429	+Ablauf
	430	+)))
	431	+|(((
	432	+Docuseal
	433	+)))|(((
	434	+N8n
	435	+)))|(((
	436	+Docuseal sendet ein Webhook ans Backend
	437	+
	438	+* Backend setzt den Prozess auf abgeschlossen
	439	+* Backend publisht ein Event auf N8n
	440	+* N8n lädt das Dokument von Docuseal herunter und lädt es zu Paperless hoch
	441	+)))
	442	+|(((
	443	+Tablet
	444	+)))|(((
	445	+N8n oder API
	446	+)))|(((
	447	+Je nach gewählter Implementierung auf dem Tablet.
	448	+
	449	+* Wenn Docuseal In Person Signing: Webhook + N8n wie oben
	450	+* Wenn Unterschrift in Tablet App: Tablet lädt das über die API hoch
	451	+)))
	452	+|(((
	453	+Handschriftliche Unterschrift
	454	+)))|(((
	455	+ScanSnap Scanner
	456	+)))|(((
	457	+Das Dokument wird von der Mitgliederverwaltung eingescannt und dann von Paperless verarbeitet
	458	+)))
	459	+
	460	+In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Metadaten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
	461	+
	462	+= Technisches Design =
	463	+
	464	+== Vorhandene Komponenten ==
	465	+
307	307	Der Verein hat in den letzten Jahren bereits einige Systeme aufgebaut, die uns den Alltag erleichtern und eine gewisse Automatisierung ermöglichen. Dazu gehören:
308	308
309	309	* [[EasyVerein>>url:https://easyverein.com||shape="rect"]] - Die Digitale Vereinsverwaltung in der Cloud. Hier verwalten wir alle Mitglieder (pro Benutzer muss eine Lizenz entrichtet werden). Wir nutzen EasyVerein hauptsächlich für die Abrechnung, da EasyVerein die automatische Abrechnung der Mitgliedschaftsgebühren anbietet. Die gesamte Buchhaltung und Zuordnung zu Mitgliedern erfolgt ebenfalls hier. Weiterhin befinden sich hier die Stammdaten aller Mitglieder.
...	...	@@ -314,25 +314,25 @@
314	314	* [[DocuSeal>>url:http://docuseal.com||shape="rect"]] - Eine Open Source Lösung für das Signieren von Dokumenten. Wir betreiben unsere eigene Instanz unter [[https:~~/~~/sign.makerspace-darmstadt.de>>url:https://sign.makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]]. DocuSeal ist für die Lagerverträge in die Homepage integriert - ein Mitglied kann die Unterschrift dort anfragen und erhält dann per Mail (=Authentifizierung) eine Einladung, den Vertrag zu unterschreiben. Der Vertrag wird anschließend kryptographisch gegen Veränderungen geschützt und per Mail an das Mitglied und die Mitgliederverwaltung geschickt.
315	315	* [[Vikunja>>url:https://vikunja.io||shape="rect"]] - Ein Open Source System für die Todo-Verwaltung und einfaches Projekt-Tracking. Wir nutzen es stand heute ohne jegliche Integration für die Aufgabenverwaltung im Vorstand, in der Vereins-IT sowie in einigen Bereichen.
316	316
317		-== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-NeueKomponenten"/}}Neue Komponenten ==
	476	+== Neue Komponenten ==
318	318
319		-=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX ===
	478	+=== Paperless NGX ===
320	320
321		-(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)Paperless-NGX ist ein freies, quelloffenes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das als aktiv gepflegter Community-Fork des eingestellten „paperless-ng“ entstanden ist. Die Software läuft unter Linux, ist in Python und TypeScript geschrieben, unter der GPL-3.0 lizenziert und wird üblicherweise containerisiert mit Docker betrieben. In unserem Fall wird sie vor Ort im Makerspace auf dem vorhandenen Kubernetes-Cluster betrieben.
	480	+Paperless-NGX ist ein freies, quelloffenes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das als aktiv gepflegter Community-Fork des eingestellten „paperless-ng“ entstanden ist. Die Software läuft unter Linux, ist in Python und TypeScript geschrieben, unter der GPL-3.0 lizenziert und wird üblicherweise containerisiert mit Docker betrieben. In unserem Fall wird sie vor Ort im Makerspace auf dem vorhandenen Kubernetes-Cluster betrieben.
322	322
323		-(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %) Sie dient dazu, Papierdokumente und digitale Dateien zentral zu erfassen, automatisch zu verarbeiten, strukturiert zu archivieren und komfortabel wiederzufinden. Die Dokumente können über verschiedene Wege ins System gelangen – etwa durch einen speziellen „consume“-Ordner, per E-Mail-Import oder via Drag-and-drop im Webinterface. Bei der Verarbeitung wird eine leistungsfähige Texterkennung (OCR) auf Basis von Tesseract eingesetzt, die über 100 Sprachen unterstützt und auch gescannte Dokumente durchsuchbar macht. Zusätzlich werden Metadaten wie Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen oder benutzerdefinierte Felder erfasst; diese lassen sich automatisiert per Machine-Learning oder durch definierte Workflows zuweisen, die auch externe Aktionen wie E-Mails oder Webhooks auslösen können.
	482	+Sie dient dazu, Papierdokumente und digitale Dateien zentral zu erfassen, automatisch zu verarbeiten, strukturiert zu archivieren und komfortabel wiederzufinden. Die Dokumente können über verschiedene Wege ins System gelangen – etwa durch einen speziellen „consume“-Ordner, per E-Mail-Import oder via Drag-and-drop im Webinterface. Bei der Verarbeitung wird eine leistungsfähige Texterkennung (OCR) auf Basis von Tesseract eingesetzt, die über 100 Sprachen unterstützt und auch gescannte Dokumente durchsuchbar macht. Zusätzlich werden Metadaten wie Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen oder benutzerdefinierte Felder erfasst; diese lassen sich automatisiert per Machine-Learning oder durch definierte Workflows zuweisen, die auch externe Aktionen wie E-Mails oder Webhooks auslösen können.
324	324
325		-(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)Die Speicherung erfolgt in einem standardisierten PDF/A-Format für die Langzeitarchivierung, wobei stets auch die Originaldateien erhalten bleiben. Metadaten werden in einer Datenbank (PostgreSQL) verwaltet, während die eigentlichen Dateien im Dateisystem (über Kubernetes CSI direkt auf dem NAS) liegen. Über das Webinterface stehen Funktionen wie Volltextsuche mit Auto-Completion, Hervorhebung von Treffern, Filterung und „Ähnliche Dokumente“-Vorschläge zur Verfügung. Mehrbenutzerfähigkeit, fein abgestufte Rechtevergabe und ein anpassbares Dashboard erleichtern die Zusammenarbeit.
	484	+Die Speicherung erfolgt in einem standardisierten PDF/A-Format für die Langzeitarchivierung, wobei stets auch die Originaldateien erhalten bleiben. Metadaten werden in einer Datenbank (PostgreSQL) verwaltet, während die eigentlichen Dateien im Dateisystem (über Kubernetes CSI direkt auf dem NAS) liegen. Über das Webinterface stehen Funktionen wie Volltextsuche mit Auto-Completion, Hervorhebung von Treffern, Filterung und „Ähnliche Dokumente“-Vorschläge zur Verfügung. Mehrbenutzerfähigkeit, fein abgestufte Rechtevergabe und ein anpassbares Dashboard erleichtern die Zusammenarbeit.
326	326
327		-=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-N8n"/}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)N8n(%%) ===
	486	+=== N8n ===
328	328
329	329	n8n ist ein **Open-Source-Tool zur Workflow-Automatisierung**, das man selbst hosten kann. Über eine **visuelle Oberfläche** baut man Workflows per Drag-and-drop aus sogenannten „Nodes“, die verschiedene Dienste und Aktionen miteinander verbinden. Es gibt Hunderte vorgefertigte Integrationen, z. B. für Slack, Mail oder MQTT. Ebenfalls gibt es eine große Auswahl an für uns relevante Community Nodes (Vikunja, Listmonk, und so weiter) sowie die Möglichkeit, eigene Nodes zu schreiben (beispielsweise Paperless oder NATS).
330	330
331	331	Workflows können automatisch getriggert werden – etwa per Webhook, Zeitplan oder NATS Ereignis – und lassen sich mit Bedingungen, Schleifen und Verzweigungen komplex gestalten. n8n speichert Ausführungsverläufe, meldet Fehler und erlaubt es, einzelne Schritte neu zu starten oder zu ändern.
332	332
333		-In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist.
	492	+In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist. Das Setup und die Konfiguration von N8n ist auf einer eigenen Wiki-Seite beschrieben.
334	334
335		-=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-NATS"/}}NATS ===
	494	+=== NATS ===
336	336
337	337	Für den Transport von Events zwischen der Homepage (insbesondere dem Backend) und N8n wird **NATS** vorgeschlagen. **NATS** ist ein leichtgewichtiges, schnelles **Messaging-System** für Event-Streaming und -Queues, das auf dem **Publish/Subscribe-Prinzip** basiert. Es eignet sich besonders für verteilte Systeme, bei denen verschiedene Dienste über Events miteinander kommunizieren.
338	338
...	...	@@ -340,20 +340,208 @@
340	340
341	341	NATS entkoppelt Backend und Automatisierungslogik, sorgt für sehr geringe Latenz, zuverlässige Zustellung und ermöglicht horizontale Skalierung, ohne dass FastAPI oder n8n direkt voneinander abhängig sind.
342	342
343		-== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Systemübersicht"/}}Systemübersicht ==
	502	+== Systemübersicht ==
344	344
345		-Das folgende Kapitel gibt eine Übersicht über die vorgeschlagene Systemarchitektur basierend auf den oben vorgestellten Komponenten. Zusätzlich werden einige Beispiel-Worksflows vorgestellt, eine detailliertere Übersicht der oben vorgestellten Use-Cases für die Dokumente folgt weiter unten.
	504	+Das folgende Kapitel gibt eine Übersicht über die vorgeschlagene Systemarchitektur basierend auf den oben vorgestellten Komponenten. Zusätzlich werden für die oben analysierten Dokumente und Workflows die technischen Ablaufdiagramme dargestellt.
346	346
347	347	{{confluence_drawio border="true" diagramName="System Architecture" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1034" height="578" revision="5"/}}
348	348
349		-TODO: Genauere Beschreibung der Komponenten
	508	+Im Wesentlichen teilt sich die Architektur in zwei Zonen, die **öffentliche** und die **interne** Zone:
350	350
351		-= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX =
	510	+* **Paperless** ist das maßgebliche System, welches ausschließlich **intern** erreichbar ist. Es enthält alle Dokumente und somit sehr viele Mitglieder-Daten. Weiterhin ist es auf ein Teil der Infrastruktur im Makerspace (NAS, Drucker, Scanner) angewiesen, sodass es im Netzwerk des Makerspaces laufen muss. Aus Sicherheitsgründen ist Paperless ausschließlich im lokalen Netzwerk des Makerspaces oder per VPN erreichbar.
	511	+* Alle den **Mitgliedern gegenüber sichtbare Systeme (Homepage, Backend, ...) sind öffentlich **und auf einem gemieteten Server beim deutschen Anbieter Hetzner gehostet. [[Details dazu finden sich im Wiki>>doc:xwiki:IN.IT Infrastruktur.Public Server Infrastruktur.WebHome]]. Die meiste bestehende Automatisierung wird aktuell im Backend durchgeführt, ist dort allerdings in Python Logic fest einprogrammiert. Die meiste Logik soll in Zukunft über N8n realisiert werden.
352	352
353		-Das Herzstück der digitalen Mitgliederakte bildet Paperless NGX. Es wird im Makerspace lokal betrieben und ist daher nur aus dem Netzwerk des Makerspaces oder [[per VPN>>confluencePage:page:IN.[HOWTO] Makerspace VPN]] erreichbar. Der Zugang zu Paperless ist über OpenID Connect an [[confluencePage:page:IN.Keycloak]] gekoppelt, Zugang besteht nur für Mitglieder der Gruppen **Vorstand** und **Mitgliederverwaltung**.
	513	+Für die Kommunikation zwischen beiden Zonen kommt eine **Event Queue** zum Einsatz, wir nutzen hier NATS. NATS wird ebenfalls **auf dem öffentlichen Server installiert. **Der Makerspace selbst ist nur über eine reguläre DSL Leitung an das Internet angebunden, sodass wir hier keine hohe Verfügbarkeit voraussetzen können. Durch die Installation der NATS Services auf dem öffentlichen Server können die dort laufenden Services wie das Backend jederzeit (auch wenn die Internet-Verbindung im Makerspace nicht zur Verfügung steht) die Events veröffentlichen. Die Events werden dann bis zu 7 Tage in der NATS EventQueue persistent gespeichert, und nach Wiederherstellung der Verbindung abgearbeitet.
354	354
355		-== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessÜbersicht"/}}Paperless Übersicht ==
	515	+**In N8n** werden dann für die **verschiedenen Events Workflows** definiert. Jeder Workflow beginnt mit einem Trigger (genauer: ein NATS JetStream Trigger), der bei auf definierbare Events in der NATS Queue lauscht. Wird ein solches Event gefunden wird es konsumiert und die im Workflow definierten Aktionen werden abgearbeitet. Weiterhin kann auch **Paperless Events in N8n triggern**, dies passiert allerdings direkt über **Webhooks**. Hier nutzen wir NATS nicht, da der NATS Server in der öffentlichen Zone läuft und dann erneut eine Abhängigkeit zur Internet-Anbindung bestehen würde.
356	356
	517	+== Dokument-Workflows ==
	518	+
	519	+Die beiden entscheidenden Faktoren für den Workflow:
	520	+
	521	+1. **Erfordernis der Schriftform**
	522	+11. **Ja** - auf Grund der Haftungshöhe oder anderer gesetzlichen Anforderungen ist die **Schriftform** erforderlich. Da wir stand heute keine Qualifizierte elektronische Signatur (QeS) umsetzen können, ist dies eine **handschriftliche** Unterschrift
	523	+11. **Nein** - eine Fortgeschrittene elektronische Signatur (FeS) ist ausreichend.
	524	+1. Ort der Unterschrift
	525	+11. **Remote** - Der Prozess wird typischerweise über die Homepage angestoßen und
	526	+11. **Lokal (Makerspace)** - Der Prozess wird als Reaktion auf ein In-Person Event im Makerspace ausgelöst, beispielsweise einer Einweisung oder einer Schlüsselausgabe
	527	+
	528	+Daraus ergeben sich vier verschiedene Kombinationen (Workflows), die nachstehend genauer beschrieben sind.
	529	+
	530	+(% class="wrapped" %)
	531	+|=(% scope="row" %)(((
	532	+Workflow
	533	+)))|=(% scope="col" %)(((
	534	+Schriftform erforderlich
	535	+)))|=(% scope="col" %)(((
	536	+Lokal / Remote
	537	+)))
	538	+|=(% scope="row" %)(((
	539	+Fall 1: Digital Remote
	540	+)))|(((
	541	+Nein
	542	+)))|(((
	543	+Remote
	544	+)))
	545	+|=(% scope="row" %)(((
	546	+Fall 2: Digital Makerspace
	547	+)))|(((
	548	+Nein
	549	+)))|(((
	550	+Lokal
	551	+)))
	552	+|=(% scope="row" %)(((
	553	+Fall 3: Handschriftlich Remote
	554	+)))|(((
	555	+Ja
	556	+)))|(((
	557	+Remote
	558	+)))
	559	+|=(% scope="row" %)(((
	560	+Fall 4: Handschriftlich Makerspace
	561	+)))|(((
	562	+Ja
	563	+)))|(((
	564	+Lokal
	565	+)))
	566	+
	567	+=== Fall 1: Digital + Remote ===
	568	+
	569	+Alle diese Fälle haben gemein, dass der Prozess **remote ausgelöst und abgeschlossen** wird. In diesem Fall wird nie ein ausgedrucktes Dokument erzeugt, das Dokument wird **ausschließlich digital** verwaltet.
	570	+
	571	+**Beispiele**: Lagerverträge, Mitgliedsantrag, SEPA Lastschriftmandat, Übungsleitervertrag, ...
	572	+
	573	+Die folgende Grafik zeigt den Prozessablauf:
	574	+
	575	+{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 1 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="515" revision="4"/}}
	576	+
	577	+Die einzelnen Schritte hierbei sind:
	578	+
	579	+1. User löst eine Aktion auf der Homepage aus, die ein Dokument erfordert. Beispielsweise stellt die Person einen Mitgliedsantrag, beantragt die Nutzung des Lagers oder ähnliches
	580	+1. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Hierbei werden sowohl die Rechte geprüft (Lager kann nur von Mitgliedern verwendet werden, der ein neuer Übungsleitervertrag kann nur von Vorstand oder Mitgliederverwaltung angestoßen werden). Danach
	581	+11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
	582	+11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
	583	+1. Docuseal informiert die beteiligten Parteien automatisch und bittet um eine Unterschrift. Die Parteien können über das Webinterface unterschreiben, entweder mit der Haus auf dem Computer oder mit Hilfe des Handys.
	584	+1. (Optional): Ein regelmäßig laufender Cronjob prüft die laufenden Verfahren. Nach einer Woche Inaktivität wird der Unterschriftprozess abgebrochen, 48 Stunden vorher wird eine Erinnerung verschickt
	585	+1. Nachdem alle Parteien unterschrieben haben informiert Docuseal das Backend über ein Webhook. Beide Systeme laufen auf dem gleichen Server, weiterhin können fehlgeschlagene Webhooks bei Bedarf wiederholt werden. Das Backend markiert den Prozess als abgeschlossen und führt gegebenenfalls interne Schritte aus (Berechtigungen für ein User anlegen oder ähnliches)
	586	+1. Das Backend erstellt ein NATS Event mksp.backend.signature.completed, welches dann in N8n einen Workflow auslöst
	587	+1. N8n lädt das von allen Parteien unterschriebene Dokument von Docuseal herunter
	588	+1. N8n lädt das Dokument zu Paperless hoch. Dort wird es wie alle anderen Dokumente verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
	589	+1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
	590	+11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
	591	+11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
	592	+1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
	593	+
	594	+=== Fall 2: Digital + Makerspace ===
	595	+
	596	+In diesem Fall kann die Unterschrift digital erfolgen, allerdings findet die Unterschrift im Makerspace statt. Beispiel hier ist die Ausgabe eines Schlüssels und das Schlüsselausgabeformular.
	597	+
	598	+Wir können nicht davon ausgehen, dass alle Personen ein mobiles Endgerät dabei haben, mit dem sie E-Mails abrufen und Unterschriften leisten können. Außerdem ist die Unterschrift Voraussetzung dafür, dass der Schlüssel auch tatsächlich eingebunden wird, die Unterschrift ist also mittig in einem Prozess eingebunden und erfordert ein unmittelbares Feedback ähnlich einer handschriftlichen Unterschrift.
	599	+
	600	+**Beispiele**: Ausgabeformular Schlüsselkarte / RFID Token
	601	+
	602	+Die folgende Grafik zeigt den Prozessablauf:
	603	+
	604	+{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 2 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="499" revision="2"/}}
	605	+
	606	+Die einzelnen Schritte hierbei sind:
	607	+
	608	+1. Ein autorisierter User meldet sich am Tablet an einer App an, entweder per Makerspace Login (Keycloak) oder per Keyfob. Dort hat der Benutzer dann mehrere Optionen, beispielsweise die Ausgabe eines Schlüssels. Dies erfordert irgendwo im Prozess, dass direkt vor Ort ein Dokument unterschrieben werden muss.
	609	+1. Tablet sendet im Namen des angemeldeten Benutzers eine Anfrage ans Backend. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Danach...
	610	+11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
	611	+11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
	612	+11. (((
	613	+Die URL für das Dokument werden als Antwort des API Requests an das Tablet zurück geschickt. Dies enthält die Embed-URL, die direkt auf dem Tablet angezeigt werden kann. Beispiel:\\
	614	+
	615	+{{expand}}
	616	+{{code language="json"}}
	617	+[
	618	+ {
	619	+ "id": 430,
	620	+ "uuid": "3845d527-ea14-402a-bd05-e85cd4b28a68",
	621	+ "name": "Vorname Nachname",
	622	+ ...
	623	+ "role": "Mitglied",
	624	+ "embed_src": "https://sign.makerspace-darmstadt.de/s/mMUEBY6Knz1vap"
	625	+ },
	626	+ {
	627	+ "id": 431,
	628	+ "uuid": "04cbbf45-e3eb-4956-b104-01c0315adc94",
	629	+ "name": null,
	630	+ ...
	631	+ "role": "Verein",
	632	+ "embed_src": "https://sign.makerspace-darmstadt.de/s/k5gvGuBjW5fkb1"
	633	+ }
	634	+]
	635	+{{/code}}
	636	+{{/expand}}
	637	+)))
	638	+1. Die beteiligten Personen unterschreiben direkt auf dem Tablet.
	639	+1. Nachdem alle Parteien unterschrieben haben informiert Docuseal das Backend über ein Webhook. Das Backend markiert den Prozess als abgeschlossen und führt gegebenenfalls interne Schritte aus (Berechtigungen für ein User anlegen oder ähnliches). Der Vorgang kann auf dem Tablet direkt weitergeführt werden.
	640	+1. Das Backend erstellt ein NATS Event mksp.backend.signature.completed, welches dann in N8n einen Workflow auslöst
	641	+1. N8n lädt das von allen Parteien unterschriebene Dokument von Docuseal herunter
	642	+1. N8n lädt das Dokument zu Paperless hoch. Dort wird es wie alle anderen Dokumente verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
	643	+1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
	644	+11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
	645	+11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
	646	+1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
	647	+
	648	+=== Fall 3: Handschriftlich + Remote ===
	649	+
	650	+In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **remote ausgelöst, benötigt allerdings die Schriftform.** In diesem Fall wird dem Benutzer ein vorausgefülltes und mit QR Code versehenes Dokument zum Download angeboten, welches dann heruntergeladen, ausgedruckt, unterschrieben und eingereicht werden muss.
	651	+
	652	+**Beispiele**: Einweisungszettel für reine Online-Einweisungen
	653	+
	654	+{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 3 Ablaufdiagramm_" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1159" height="467" revision="2"/}}
	655	+
	656	+Die einzelnen Schritte hierbei sind:
	657	+
	658	+1. User löst eine Aktion auf der Homepage aus, die ein Dokument erfordert. Beispielsweise hat der User eine Online-Einweisung beendet und muss dafür nun den Einweisungszettel unterschreiben.
	659	+1. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Hierbei werden sowohl die Rechte geprüft (Lager kann nur von Mitgliedern verwendet werden, der ein neuer Übungsleitervertrag kann nur von Vorstand oder Mitgliederverwaltung angestoßen werden). Danach
	660	+11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
	661	+11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
	662	+11. Das vorausgefüllte Dokument wird im PDF Format heruntergeladen und die Submission wird direkt wieder archived.
	663	+1. Das vorausgefüllte PDF wird als Antwort auf die Anfrage an die Website zum Download angeboten. Der Benutzer druckt das PDF aus.
	664	+1. (Optional): Ein regelmäßig laufender Cronjob prüft die laufenden Verfahren. Nach einer Woche Inaktivität wird der Unterschriftprozess abgebrochen, 48 Stunden vorher wird eine Erinnerung verschickt
	665	+1. Das ausgedruckte Dokument wird vom Benutzer unterschrieben, wenn weitere Parteien notwendig sind, auch diesen zur Unterschrift vorgelegt.
	666	+1. Ein Mitglied der Mitgliederverwaltung prüft das Dokument auf Korrektheit (dokumentenechte Unterschrift, vollständig ausgefüllt) und scannt es mit Hilfe des ScanSnap Scanners ein.
	667	+1. Das Dokument landet automatisch auf einem Netzwerklaufwerk auf dem Makerspace NAS. Dort wird es von Paperless erkannt und automatisch verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
	668	+1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
	669	+11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
	670	+11. Es wird ein N8n Webhook ausgelöst
	671	+1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
	672	+1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
	673	+
	674	+=== Fall 4: Handschriftlich + Makerspace ===
	675	+
	676	+In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **im Makerspace ausgelöst und benötigt Schriftform.** In diesem Fall wird das Dokument im Makerspace erzeugt (soweit wie möglich vorausgefüllt und mit QR Code versehen) und direkt vor Ort ausgedruckt. Dort wird es dann unterschrieben und eingeworfen.
	677	+
	678	+**Beispiele**: Einweisungszettel für Vor-Ort Online-Einweisungen
	679	+
	680	+{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 4 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1208" height="523" revision="3"/}}
	681	+
	682	+Die einzelnen Schritte hierbei sind:
	683	+
	684	+1. Ein autorisierter User meldet sich am Tablet an einer App an, entweder per Makerspace Login (Keycloak) oder per Keyfob. Dort hat der Benutzer dann mehrere Optionen, beispielsweise die Erfassung von Einweisungs-Teilnehmer:innen.
	685	+1. Tablet sendet im Namen des angemeldeten Benutzers eine Anfrage ans Backend. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Danach...
	686	+11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
	687	+11. Erstellt mit Hilfe einer Docuseal Submission ein PDF Dokument. Dieses basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber den signierten QR Code (siehe unten).
	688	+1. Das Tablet druckt das oder die heruntergeladenen PDF Datei(en) aus.
	689	+1. Die Parteien unterschreiben das Dokument handschriftlich und werfen es in den Briefkasten.
	690	+1. Ein Mitglied der Mitgliederverwaltung prüft das Dokument auf Korrektheit (dokumentenechte Unterschrift, vollständig ausgefüllt) und scannt es mit Hilfe des ScanSnap Scanners ein.
	691	+1. Das Dokument landet automatisch auf einem Netzwerklaufwerk auf dem Makerspace NAS. Dort wird es von Paperless erkannt und automatisch verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
	692	+1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
	693	+11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
	694	+11. Es wird ein N8n Webhook ausgelöst
	695	+1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
	696	+1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
	697	+
	698	+= Paperless NGX =
	699	+
	700	+Das Herzstück der digitalen Mitgliederakte bildet Paperless NGX. Es wird im Makerspace lokal betrieben und ist daher nur aus dem Netzwerk des Makerspaces oder [[per VPN>>doc:xwiki:IN.IT Infrastruktur.IT im Makerspace.[HOWTO] Makerspace VPN.WebHome]] erreichbar. Der Zugang zu Paperless ist über OpenID Connect an [[doc:xwiki:IN.IT Infrastruktur.Services.Keycloak.WebHome]] gekoppelt, Zugang besteht nur für Mitglieder der Gruppen **Vorstand** und **Mitgliederverwaltung**.
	701	+
	702	+== Paperless Übersicht ==
	703	+
357	357	**Dokumente** sind die primären Ressourcen in Paperless. Ein Dokument kann über mehrere Wege in Paperless aufgenommen werden (der Prozess wird **Ingestion** genannt):
358	358
359	359	* **Per E-Mail**: es sind zwei Mail-Adressen eingerichtet, eingehende Anhänge werden automatisch von Paperless verarbeitet. Die QR Code Verarbeitung (siehe unten) findet hier ebenfalls Anwendung.
...	...	@@ -362,8 +362,17 @@
362	362	* **Per Ordner**: Auf unserem NAS gibt es einen speziellen Ordner, der in Paperless eingebunden ist. Alle Dokumente, die in diesen Ordner gelegt werden, werden automatisch von Paperless verarbeitet. Dieser Ordner wird hauptsächlich vom Dokumentenscanner verwendet, der die gescannten Dokumente ablegt. Dies ermöglicht einen einfachen Scan mit einem einfachen Button, die Dokumente werden dann automatisch in Paperless erkannt
363	363	* **Per Weboberfläche**: Es ist ebenfalls möglich, Dokumente manuell über die Weboberfläche hinzuzufügen.
364	364
365		-== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Meta-Daten"/}}Meta-Daten ==
	712	+Die folgenden Grafik gibt eine Übersicht:
366	366
	714	+{{confluence_drawio border="true" diagramName="Ingest Diagram" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1016" height="451" revision="3"/}}
	715	+
	716	+Die Konfiguration des Scanners ist so eingerichtet, dass nur zwei Buttons auf dem Display sichtbar sind:
	717	+
	718	+* **SCAN Vorstand** - Platziert das Dokument in dem Consumption Ordner für den Vorstand, Rechte und Tags werden dann automatisch gesetzt
	719	+* **SCAN MV** - Platziert das Dokument in dem Consumption Ordner für die Mitgliederverwaltung, Rechte und Tags werden dann automatisch gesetzt
	720	+
	721	+== Übersicht der Metadaten ==
	722	+
367	367	Dokumente werden dann Meta-Daten zugeordnet, die eine spätere Suche und Zuordnung erleichtern. Diese Meta-Daten sind:
368	368
369	369	* **Korrespondent**: Im Prinzip der "Gesprächspartner", beispielsweise der Absender eines Briefs. Im Falle der Mitgliederverwaltung wird für jedes Mitglied und jeden registrierten Gast automatisch im Hintergrund ein Korrespondent angelegt. Die Korrespondenten heißen:
...	...	@@ -373,181 +373,771 @@
373	373	* **Tags**: Einem Dokument können beliebig viele Tags zugewiesen werden. **Tags** dienen der einfacheren **Zuordnung** und dem **Wiederfinden** von Dokumenten. Es gibt allerdings auch spezielle Tags für Dokumente die eingelesen aber noch nicht bearbeitet wurden, so genannte "Inbox Tags":
374	374	** (% style="color:var(--ds-icon-success,#22a06b);" %)**Inbox Mitgliederverwaltung**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Mitgliederverwaltung** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
375	375	** (% style="color:var(--ds-icon-accent-blue,#1d7afc);" %)**Inbox Vorstand**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Vorstand** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
	732	+* **Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Liste festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden.
	733	+** Mitgliedsantrag
	734	+** SEPA Lastschriftmandat
	735	+** Studienbescheinigung
	736	+** Bestätigung Schlüsselausgabe
	737	+** Verpflichtungserklärung Datenschutz
	738	+** Übungsleitervertrag
	739	+** Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
	740	+** Bestellung als Einweiser:in
	741	+** Haftungsausschluss
	742	+** Einweisungszettel
	743	+** Lagervertrag Kistenlager
	744	+** Lagervertrag Projektlager
376	376	* (((
377		-**Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Tabelle festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden. Neben einem Namen haben die Dokumente einen Match String. Kommt dieser eindeutig (exakter Match) irgendwo im Dokument vor, wird der Typ automatisch zugewiesen.
	746	+**Storage Path**: Speicherpfade sind ein fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
	747	+\\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[
	748	+
	749	+{{code language="none"}}
	750	+document renamer
	751	+{{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}}
	752	+In unserem Fall kommen die folgenden Speicherpfade zum Einsatz:
378	378	\\
379	379
380	380	|=(% scope="col" %)(((
381	381	Name
382	382	)))|=(% scope="col" %)(((
383		-Exact Match String
	758	+Definition
	759	+)))|=(% scope="col" %)(((
	760	+Sichtbar für
	761	+)))|=(% scope="col" %)(((
	762	+Anwendung
384	384	)))
385	385	|(((
386		-Mitgliedsantrag
	765	+Mitglieder Einweisungszettel
387	387	)))|(((
388		-mksp-doc-mitgliedsantrag
	767	+(% class="code" %)
	768	+(((
	769	+~{~{ correspondent }}/Einweisungen/~{~{ document_type }}-~{~{ tag_list }}-~{~{ created }}-~{~{ doc_pk }}
389	389	)))
	771	+)))|(((
	772	+Mitgliederverwaltung
	773	+)))|(((
	774	+Einweisungszettel
	775	+)))
390	390	|(((
391		-SEPA Lastschriftmandat
	777	+Mitglieder Unterlagen
392	392	)))|(((
393		-mksp-doc-sepamandat
	779	+(% class="code" %)
	780	+(((
	781	+~{~{ correspondent }}/~{~{ document_type }}-~{~{ created }}-~{~{ doc_pk }}
394	394	)))
	783	+)))|(((
	784	+Mitgliederverwaltung
	785	+)))|(((
	786	+Alle anderen Mitgliederdokumente
	787	+)))
395	395	|(((
396		-Studienbescheinigung
	789	+Vorstand Dokumente
397	397	)))|(((
398		-mksp-doc-studienbescheinigung
	791	+(% class="code" %)
	792	+(((
	793	+~{~{ created_year }}/~{~{ correspondent }}/~{~{ title }}
399	399	)))
	795	+)))|(((
	796	+Vorstand
	797	+)))|(((
	798	+Alle Vorstandsdokumente
	799	+)))
	800	+)))
	801	+
	802	+== Automatische Zuordnung von Metadaten ==
	803	+
	804	+Paperless unterstützt die automatische Zuordnung von Metadaten basierend auf festen Strings. So kann man beispielsweise angeben, dass ein Dokumententyp "Haftungsausschluss" zugewiesen werden soll, wenn der String "Haftungsausschluss" irgendwo im Dokument vorkommt. Dies ist allerdings auf eine korrekte Funktion der Texterkennung angewiesen und funktioniert erfahrungsgemäß nur in manchen Fällen, sodass mindestens eine manuelle Überprüfung trotzdem notwendig kommt. Wenn beispielsweise ein Brief mit dem Satz "ich dachte, ich hätte den Haftungsausschluss bereits abgegeben, könntet ihr dies bitte prüfen" erfasst wird, würde der basierend auf der Regel ebenfalls kategorisiert werden.
	805	+
	806	+**Aus diesem Grund wird auf jedes Dokument einen spezieller QR Code aufgedruckt**. Der QR code wird vom Post-Consume Script verwendet um die Metadaten in Paperless zuzuordnen. Weiterhin können Daten übermittelt werden, die dann mittels Webhook an N8n übermittelt werden und dort im Workflow verwendet werden können. Der Aufbau orientiert sich an dem Aufbau eines **JSON Web Tokens (JWT).**
	807	+
	808	+=== (% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63)" %)Barcode erzeugen(%%) ===
	809	+
	810	+(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63)" %)Der Prozess zur Erzeugung eines QR Codes ist wie folgt:
	811	+
	812	+* **Payload (Daten) festlegen**. Einige Werte sind verpflichtend, andere können nach Bedarf optional hinzugefügt werden.
	813	+* JWT erzeugen und signieren. der JWT besteht aus drei Teilen:
	814	+** **Header**: **alg** (Algorithmus) und **typ** (JWT) sind verpflichtend. Zusätzlich fügen wir einen Timestamp, eine eindeutige ID und eine Gültigkeitsdauer hinzu.
	815	+** **Body**: beinhaltet die eigentlichen Daten.
	816	+** **Signature**: Mit Hilfe eines Secrets und wird die Signatur erzeugt und automatisch angehängt.
	817	+* PDF417 code erzeugen: ein JWT ist per Definition URL safe und kann daher einfach in ein QR code umgewandelt werden.
	818	+
	819	+=== Header ===
	820	+
	821	+Der Header enthält wichtige Meta-Daten, diese werden von der JWT Library automatisch erzeugt und beschreiben in der Regel den verwendeten Key-Typ.
	822	+
	823	+=== Body ===
	824	+
	825	+Die folgenden Claims sind im Body verfügbar.
	826	+
	827	+|=(((
	828	+Claim
	829	+)))|=(((
	830	+Type
	831	+)))|=(((
	832	+Pflicht
	833	+)))|=(((
	834	+Beschreibung
	835	+)))
400	400	|(((
401		-Formular Schlüsselausgabe
	837	+id
402	402	)))|(((
403		-mksp-doc-schluesselausgabe
	839	+UUID4
	840	+)))|(((
	841	+✅️
	842	+)))|(((
	843	+Eindeutige ID dieses Dokuments
404	404	)))
405	405	|(((
406		-Verpflichtungserklärung Datenschutz
	846	+time
407	407	)))|(((
408		-\\
	848	+Zahl
	849	+)))|(((
	850	+✅️
	851	+)))|(((
	852	+UTC Linux-Timestamp an dem das Dokument und der QR Code erzeugt wurden
409	409	)))
410	410	|(((
411		-Übungsleitervertrag
	855	+exp
412	412	)))|(((
413		-\\
	857	+Zahl
	858	+)))|(((
	859	+✅️
	860	+)))|(((
	861	+UTC Linux-Timestamp der angibt, bis wann das Dokument gültig ist.
414	414	)))
415	415	|(((
416		-Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
	864	+(% class="code" %)
	865	+(((
	866	+typ
	867	+)))
417	417	)))|(((
418		-\\
	869	+String
	870	+)))|(((
	871	+✅️
	872	+)))|(((
	873	+Typ des Dokuments basierend auf der unten definierten Liste.
419	419	)))
	875	+|mode|String|✅️ |Kann entweder "digital" oder "manual" sein und bestimmt, ob N8n den unterschriebenen Vertrag ans Backend meldet.
420	420	|(((
421		-Bestellung eines Einweisers
	877	+(% class="code" %)
	878	+(((
	879	+cor
	880	+)))
422	422	)))|(((
423		-\\
	882	+String
	883	+)))|(((
	884	+❌️
	885	+)))|(((
	886	+Optional: Name des Korrespondenten, dem das Dokument zugeordnet werden soll
424	424	)))
425	425	|(((
426		-Haftungsausschluss
	889	+tags
427	427	)))|(((
428		-\\
	891	+List[String]
	892	+)))|(((
	893	+❌️
	894	+)))|(((
	895	+Liste an Tags, die dem Dokument zugeordnet werden soll
429	429	)))
430	430	|(((
431		-Einweisungszettel
	898	+spth
432	432	)))|(((
433		-\\
	900	+String
	901	+)))|(((
	902	+❌️
	903	+)))|(((
	904	+Storage Path, das dem Dokument zugeordnet werden soll
434	434	)))
435	435	|(((
436		-Lagervertrag Kistenlager
	907	+opt
437	437	)))|(((
438		-\\
	909	+dict
	910	+)))|(((
	911	+❌️
	912	+)))|(((
	913	+Optionale Attribute, die mit eincodiert werden und dem N8n Workflow übergeben werden.
439	439	)))
	915	+
	916	+=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Footer"/}}Footer ===
	917	+
	918	+Der Footer wird automatisch erzeugt und erhält eine Signatur über den Header und den Body, basierend auf einem Algorithmus und einer Signatur.
	919	+
	920	+{{confluence_tip title="Algorithmus"}}
	921	+Von den meisten Libraries werden symmetrische und asymmetrische Signaturen unterstützt. Die Verwendung eines symmetrischen Algorithmus ist für uns einfacher.
	922	+
	923	+Für diesen Anwendungsfall nutzen wir (% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)**HS256** (HMAC mit SHA-256 Algorithmus).
	924	+{{/confluence_tip}}
	925	+
	926	+=== Auswahl der Library ===
	927	+
	928	+Die Implementierung für die Erzeugung und das Validieren erfolgt in Python. Dies hat den Hintergrund, dass sowohl unser Backend als auch Paperless NGX (und damit das Post-Consumption Script) in Python implementiert ist. Es gibt verschiedene Libraries, die betrachtet wurden:
	929	+
	930	+|=(((
	931	+Name
	932	+)))|=(((
	933	+CVE
	934	+)))|=(((
	935	+Github
	936	+)))|=(((
	937	+GH⭐
	938	+)))|=(((
	939	+Letztes Release
	940	+)))|=(((
	941	+Offene Issues
	942	+)))|=(((
	943	+Dokumentation
	944	+)))|=(((
	945	+Qualität Dokumentation
	946	+)))|=(((
	947	+In Backend vorhanden?
	948	+)))|=(((
	949	+In Paperless vorhanden?
	950	+)))
440	440	|(((
441		-Lagervertrag Projektlager
	952	+python-jose
442	442	)))|(((
443		-\\
	954	+3/0
	955	+)))|(((
	956	+[[https:~~/~~/github.com/mpdavis/python-jose>>url:https://github.com/mpdavis/python-jose||shape="rect"]]
	957	+)))|(((
	958	+1.7k
	959	+)))|(((
	960	+28.05.2025
	961	+)))|(((
	962	+83
	963	+)))|(((
	964	+[[https:~~/~~/python-jose.readthedocs.io/en/latest/>>url:https://python-jose.readthedocs.io/en/latest/||shape="rect"]]
	965	+)))|(((
	966	+⛔ Wenige Bespiele, API Dokumentation fehlt komplett
	967	+)))|(((
	968	+❌️
	969	+)))|(((
	970	+❌️
444	444	)))
	972	+|(((
	973	+pyJWT
	974	+)))|(((
	975	+4/0
	976	+)))|(((
	977	+[[https:~~/~~/github.com/jpadilla/pyjwt>>url:https://github.com/jpadilla/pyjwt||shape="rect"]]
	978	+)))|(((
	979	+5.4k
	980	+)))|(((
	981	+28.11.2024
	982	+)))|(((
	983	+30
	984	+)))|(((
	985	+[[https:~~/~~/pyjwt.readthedocs.io>>url:https://pyjwt.readthedocs.io||shape="rect"]]
	986	+)))|(((
	987	+➕️ Gute Dokumentation, API, Beispiele, Changelog
	988	+)))|(((
	989	+✅️ 2.10.1
	990	+Dep von firebase
	991	+)))|(((
	992	+✅️ 2.10.1
445	445	)))
446		-* **Storage Path**: Speicherpfade sind ein etwas fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
447		-\\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[
	994	+|(((
	995	+JWCrypto
	996	+)))|(((
	997	+5/0
	998	+)))|(((
	999	+[[https:~~/~~/github.com/latchset/jwcrypto>>url:https://github.com/latchset/jwcrypto||shape="rect"]]
	1000	+)))|(((
	1001	+465
	1002	+)))|(((
	1003	+06.03.2024
	1004	+)))|(((
	1005	+8
	1006	+)))|(((
	1007	+[[https:~~/~~/jwcrypto.readthedocs.io>>url:https://jwcrypto.readthedocs.io||shape="rect"]]
	1008	+)))|(((
	1009	+➕️ API Doc, einige Beispiele
	1010	+)))|(((
	1011	+✅️ 1.5.6
	1012	+Dep von python-keycloak
	1013	+)))|(((
	1014	+❌️
	1015	+)))
448	448
449		-{{code language="none"}}
450		-document renamer
451		-{{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}}
452		-TODO: Define Storage Path
	1017	+Unsere bevorzugte Library ist **pyjwt**. Diese ist auch in **paperless nativ vorhanden**, sodass wir uns für die Implementierung mittels **pyjwt** entschieden haben.
453	453
454		-== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AutomatischeZuordnungvonMetadaten"/}}Automatische Zuordnung von Metadaten ==
	1019	+=== PDF417 Code ===
455	455
456		-Paperless unterstützt die automatische Zuordnung von Metadaten basierend auf festen Strings. So kann man beispielsweise angeben, dass ein Dokumententyp "Haftungsausschluss" zugewiesen werden soll, wenn der String "Haftungsausschluss" irgendwo im Dokument vorkommt. Dies ist allerdings auf eine korrekte Funktion der Texterkennung angewiesen und funktioniert erfahrungsgemäß nur in manchen Fällen, sodass mindestens eine manuelle Überprüfung trotzdem notwendig kommt. Wenn beispielsweise ein Brief mit dem Satz "ich dachte, ich hätte den Haftungsausschluss bereits abgegeben, könntet ihr dies bitte prüfen" erfasst wird, würde der basierend auf der Regel ebenfalls kategorisiert werden.
	1021	+Als Format für den Code wurde PDF417 ausgewählt, da dieser mehr Platz und Fehlerkorrektur bietet. Weiterhin gibt es eine einfach zu nutzende Library für Python (Erzeugung) und PDF417 wird von (% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63); text-decoration:none" %)ZXING unterstützt, welches in Paperless eingebettet ist. Ein solcher Barcode sieht beispielsweise so aus:
457	457
458		-Aus diesem Grund nutzen wir einen speziellen QR Code in einem für den Makerspace spezifischen Format, welches nachstehend detailliert beschrieben wird.
	1023	+(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63); text-decoration:none" %)[[image:attach:barcode.jpg||height="250"]]
459	459
460		-{{code language="json"}}
461		-{
462		- "payload": {
463		-        "timestamp": "YYYY-MM-DDTHH:mm:ss",
464		- "correspondent": "Daniel Herrmann (#250)",
465		- "type": "mksp-doc-sepamandat",
466		- "tags": [
467		- "tag1",
468		- "tag2"
469		- ],
470		-"storage_path": "Mitgliederverwaltung"
471		- },
472		- "sig": "signature over the entire payload block"
473		-}
474		-{{/code}}
	1025	+(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63); text-decoration:none" %)Daraus kann dann eine Base64 basierte Repräsentation berechnet werden, die einfach in Docuseal hochgeladen werden kann.
475	475
476		-Die beiden Einträge **payload** und **sig** sind **Pflichtfelder**. Innerhalb der Payload muss der **timestamp** **vorhanden** sein, alle anderen Felder sind optional, jedoch muss mindestens eins angegeben werden. Der QR Code kann dann - insbesondere bei der Digitalen Unterschrift oder bei Workflows, wo die Formulare ohnehin on demand erzeugt werden bereits mit allen Daten bestückt werden. In Paperless gibt es dann ein Postconsume Script, welches den QR Code ausliest, die Signatur prüft und - falls die Signatur korrekt ist - automatisch die Meta-Daten übernimmt.
	1027	+=== Referenz-Implementierung ===
477	477
478		-=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Signatur"/}}Signatur ===
	1029	+Eine Referenz-Implementierung befindet sich im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-pdf417-reference>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-pdf417-reference||shape="rect"]]
479	479
480		-Die Signatur wird kryptographisch mit Hilfe asymmetrischen Verschlüsselung erzeugt. Wir erzeugen ein RSA 2048 Key Pair. Der öffentliche Schlüssel steht Paperless zur Verfügung, sodass Paperless die Signaturen verifizieren kann. Der private Teil des Schlüssels wird von den Makerspace-Systemem verwendet, welche die Formulare erzeugen. Im Detail:
	1031	+=== Post Consumption Script ===
481	481
482		-* **Key-Pair**: 2048 bit Schlüssellänge, RSA, 65537 Exponent
483		-* **Signatur**: SHA256 Signatur, PKCS1v15 Padding
484		-* (((
485		-**Payload**: Als Payload wird nur der Inhalt der Payload verwendet, als **JSON String ohne Whitespaces, byte encoded in UTF-8.** Das oben genannte Beispiel würde die Signatur über den folgenden String erstellen:
486		-\\
	1033	+Die eigentliche Zuordnung der Meta-Daten erfolgt über ein so genanntes Post Consumption Script. Dieses befindet sich ebenfalls im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-post-consumption-script#>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-post-consumption-script||shape="rect"]]
487	487
488		-{{code language="json"}}
489		-{"payload":{"correspondent":"Daniel Herrmann (#250)","type":"SEPA Mandat","tags":["tag1","tag2"]},"timestamp":"YYYY-MM-DDTHH:mm:ss","sig":"this-would-be-the-signature-appended-to-the-data"}
490		-{{/code}}
	1035	+== Paperless Berechtigungen ==
491	491
	1037	+Paperless NGX hat ein Berechtigungssystem, welches sich über fast alle Ressourcen erstreckt. Grundsätzlich gibt es **Benutzer** und **Gruppen**. Berechtigungen können dann global vergeben werden (Sichtbarkeit von Features) und zusätzlich auf Objektebene vergeben werden.
492	492
493		-Als Referenz, die in Python wäre der Input der Signatur:
	1039	+=== Benutzer und Gruppen ===
	1040	+
	1041	+Paperless NGX ist so konfiguriert, dass sich Benutzer mit ihrem zentralen Makerspace Login anmelden können (OIDC über Keycloak). Eine Anmeldung mit lokalen Zugangsdaten ist nicht möglich. Bei der Anmeldung werden ebenfalls die Gruppen aus Keycloak übernommen, aber nur die folgenden:
	1042	+
	1043	+* **Vorstand**: Für die Mitglieder des Vorstands
	1044	+* **Mitgliederverwaltung**: Alle Personen, die mit der Verwaltung der Mitglieder betraut sind
	1045	+* **IT Admin**: IT Administratoren im Makerspace
	1046	+
	1047	+Nutzer, die keine dieser Gruppen angehören haben keine Rechte in Paperless. Sie können sich zwar anmelden, aber selbst die Willkommens-Seite erzeugt eine "Permission Denied" Fehlermeldung.
	1048	+
	1049	+=== Globale Berechtigungen ===
	1050	+
	1051	+Berechtigungen werden grundsätzlich nicht auf Benutzerebene konfiguriert, sondern ausschließlich auf Gruppenebene. So wird sichergestellt, dass bei der Änderung einer Gruppenzugehörigkeit auch die damit verbundenen Rechte entzogen oder gewährt werden, ohne dass eine manuelle Änderung notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt eine Übersicht der konfigurierten globalen Berechtigungen pro Gruppe:
	1052	+
	1053	+|=(% scope="row" %)(((
	1054	+Berechtigung
	1055	+)))|=(% scope="col" %)(((
	1056	+Beschreibung
	1057	+)))|=(% scope="col" %)(((
	1058	+Mitgliederverwaltung
	1059	+)))|=(% scope="col" %)(((
	1060	+Vorstand
	1061	+)))|=(% scope="col" %)(((
	1062	+IT Admin
	1063	+)))|=(% scope="col" %)(((
	1064	+Notiz
	1065	+)))
	1066	+|=(% scope="row" %)(((
	1067	+Document
	1068	+)))|(((
	1069	+Sehen und bearbeiten von Dokumenten.
	1070	+)))|(((
	1071	+ALLE
	1072	+)))|(((
	1073	+ALLE
	1074	+)))|(((
	1075	+KEINE
	1076	+)))|(((
	1077	+Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
	1078	+)))
	1079	+|=(% scope="row" %)(((
	1080	+Tag
	1081	+)))|(((
	1082	+Sehen und bearbeiten von Tags.
	1083	+)))|(((
	1084	+Anzeigen
	1085	+)))|(((
	1086	+ALLE
	1087	+)))|(((
	1088	+ALLE
	1089	+)))|(((
	1090	+Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
	1091	+)))
	1092	+|=(% scope="row" %)(((
	1093	+Correspondent
	1094	+)))|(((
	1095	+Sehen und bearbeiten von Korrespondenten
	1096	+)))|(((
	1097	+Anzeigen
	1098	+)))|(((
	1099	+ALLE
	1100	+)))|(((
	1101	+ALLE
	1102	+)))|(((
	1103	+Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
	1104	+)))
	1105	+|=(% scope="row" %)(((
	1106	+DocumentType
	1107	+)))|(((
	1108	+Sehen und bearbeiten von Dokument-Typen
	1109	+)))|(((
	1110	+Anzeigen
	1111	+)))|(((
	1112	+ALLE
	1113	+)))|(((
	1114	+ALLE
	1115	+)))|(((
	1116	+Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
	1117	+)))
	1118	+|=(% scope="row" %)(((
	1119	+StoragePath
	1120	+)))|(((
	1121	+Sehen und bearbeiten von Speicherpfaden
	1122	+)))|(((
	1123	+Anzeigen
	1124	+)))|(((
	1125	+Anzeigen
	1126	+)))|(((
	1127	+ALLE
	1128	+)))|(((
	1129	+Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
	1130	+)))
	1131	+|=(% scope="row" %)(((
	1132	+SavedView
	1133	+)))|(((
	1134	+Ansichten erzeugen und speichern
	1135	+)))|(((
	1136	+ALLE
	1137	+)))|(((
	1138	+ALLE
	1139	+)))|(((
	1140	+KEINE
	1141	+)))|(((
494	494	\\
	1143	+)))
	1144	+|=(% scope="row" %)(((
	1145	+PaperlessTask
	1146	+)))|(((
	1147	+Dateiaufgaben einsehen und löschen
	1148	+)))|(((
	1149	+KEINE
	1150	+)))|(((
	1151	+KEINE
	1152	+)))|(((
	1153	+ALLE
	1154	+)))|(((
	1155	+\\
	1156	+)))
	1157	+|=(% scope="row" %)(((
	1158	+AppConfig
	1159	+)))|(((
	1160	+Konfiguration von Paperless NGX selbst
	1161	+)))|(((
	1162	+KEINE
	1163	+)))|(((
	1164	+KEINE
	1165	+)))|(((
	1166	+ALLE
	1167	+)))|(((
	1168	+\\
	1169	+)))
	1170	+|=(% scope="row" %)(((
	1171	+UISettings
	1172	+)))|(((
	1173	+Persönliche Anzeigeeinstellungen ändern
	1174	+)))|(((
	1175	+ALLE
	1176	+)))|(((
	1177	+ALLE
	1178	+)))|(((
	1179	+ALLE
	1180	+)))|(((
	1181	+\\
	1182	+)))
	1183	+|=(% scope="row" %)(((
	1184	+History
	1185	+)))|(((
	1186	+Dokumenten-Audit Log anzeigen oder ändern
	1187	+)))|(((
	1188	+Anzeigen
	1189	+)))|(((
	1190	+Anzeigen
	1191	+)))|(((
	1192	+KEINE
	1193	+)))|(((
	1194	+Nur für Dokumente, auf die Zugriff gewährt wurde.
	1195	+)))
	1196	+|=(% scope="row" %)(((
	1197	+Note
	1198	+)))|(((
	1199	+Notizen zu Dokumenten einsehen oder ändern
	1200	+)))|(((
	1201	+ALLE
	1202	+)))|(((
	1203	+ALLE
	1204	+)))|(((
	1205	+KEINE
	1206	+)))|(((
	1207	+Nur für Dokumente, auf die Zugriff gewährt wurde.
	1208	+)))
	1209	+|=(% scope="row" %)(((
	1210	+MailAccount
	1211	+)))|(((
	1212	+Mail-Accounts verwalten
	1213	+)))|(((
	1214	+KEINE
	1215	+)))|(((
	1216	+Anzeigen
	1217	+)))|(((
	1218	+ALLE
	1219	+)))|(((
	1220	+\\
	1221	+)))
	1222	+|=(% scope="row" %)(((
	1223	+MailRule
	1224	+)))|(((
	1225	+Verarbeitungsregeln für eingehende Mails bearbeiten
	1226	+)))|(((
	1227	+KEINE
	1228	+)))|(((
	1229	+ALLE
	1230	+)))|(((
	1231	+ALLE
	1232	+)))|(((
	1233	+\\
	1234	+)))
	1235	+|=(% scope="row" %)(((
	1236	+User
	1237	+)))|(((
	1238	+Benutzer einsehen oder verwalten
	1239	+)))|(((
	1240	+KEINE
	1241	+)))|(((
	1242	+Anzeigen
	1243	+)))|(((
	1244	+ALLE
	1245	+)))|(((
	1246	+\\
	1247	+)))
	1248	+|=(% scope="row" %)(((
	1249	+Group
	1250	+)))|(((
	1251	+Gruppen einsehen oder verwalten
	1252	+)))|(((
	1253	+KEINE
	1254	+)))|(((
	1255	+Anzeigen
	1256	+)))|(((
	1257	+ALLE
	1258	+)))|(((
	1259	+\\
	1260	+)))
	1261	+|=(% scope="row" %)(((
	1262	+ShareLink
	1263	+)))|(((
	1264	+Öffentliche Share-Links erstellen oder verwalten
	1265	+)))|(((
	1266	+KEINE
	1267	+)))|(((
	1268	+KEINE
	1269	+)))|(((
	1270	+KEINE
	1271	+)))|(((
	1272	+\\
	1273	+)))
	1274	+|=(% scope="row" %)(((
	1275	+CustomField
	1276	+)))|(((
	1277	+Custom Fields einsehen oder verwalten
	1278	+)))|(((
	1279	+Anzeigen
	1280	+)))|(((
	1281	+Anzeigen
	1282	+)))|(((
	1283	+ALLE
	1284	+)))|(((
	1285	+\\
	1286	+)))
	1287	+|=(% scope="row" %)(((
	1288	+Workflow
	1289	+)))|(((
	1290	+Workflows für neue Dokumente einsehen oder verwalten
	1291	+)))|(((
	1292	+KEINE
	1293	+)))|(((
	1294	+KEINE
	1295	+)))|(((
	1296	+ALLE
	1297	+)))|(((
	1298	+\\
	1299	+)))
495	495
496		-{{code language="python"}}
497		-import json
	1301	+=== Objekt-Berechtigungen ===
498	498
499		-input_data = {'payload': {'correspondent': 'Daniel Herrmann (#250)', 'type': 'SEPA Mandat', 'tags': ['tag1', 'tag2']}, 'timestamp': 'YYYY-MM-DDTHH:mm:ss', 'sig': 'this-would-be-the-signature-appended-to-the-data'}
500		-signature_data = json.dumps(input_data, separators=(',', ':')).encode('utf-8')
501		-{{/code}}
	1303	+Zusätzlich zu den globalen Berechtigungen können für alle Objekte noch Berechtigungen auf Objekt-Level konfiguriert werden. Dabei werden globale Regeln zuerst geprüft, danach zusätzlich die Objekt-Berechtigungen. Jedes Objekt (egal ob Dokument, Korrespondent, Tag, Dokumenten-Typ) hat zwei wichtige Einstellungen:
	1304	+
	1305	+* Owner / Eigentümer: Das Objekt gehört diesem Benutzer. Der Owner hat immer alle Berechtigungen für das Objekt
	1306	+* Zusätzliche Berechtigungen:
	1307	+** Es können getrennt voneinander Berechtigungen zum Anzeigen und Bearbeiten vergeben werden
	1308	+** Diese Berechtigungen können jeweils für einzelne Benutzer oder für Gruppen gewährt werden
	1309	+
	1310	+Das sieht im Frontend beispielsweise so aus:
	1311	+
	1312	+[[image:attach:image-2025-8-25_10-19-25.png||thumbnail="true" height="250"]]
	1313	+
	1314	+{{info title="Berechtigungen"}}
	1315	+Es sind grundsätzlich sowohl globale als auch objekt-spezifische Berechtigungen notwendig. Wenn ein Benutzer ein Objekt bearbeiten ansehen oder bearbeiten möchte ergibt sich daher die folgende Matrix:
	1316	+
	1317	+|=(% scope="col" %)(((
	1318	+Globale Berechtigung
	1319	+)))|=(% scope="col" %)(((
	1320	+Owner
	1321	+)))|=(% scope="col" %)(((
	1322	+Objekt-Berechtigung
	1323	+)))|=(% scope="col" %)(((
	1324	+Ergebnis
502	502	)))
	1326	+|(((
	1327	+❌️
	1328	+)))|(((
	1329	+Egal
	1330	+)))|(((
	1331	+Egal
	1332	+)))|(((
	1333	+❌️
	1334	+)))
	1335	+|(((
	1336	+✅️
	1337	+)))|(((
	1338	+✅️
	1339	+)))|(((
	1340	+Egal
	1341	+)))|(((
	1342	+✅️
	1343	+)))
	1344	+|(((
	1345	+✅️
	1346	+)))|(((
	1347	+❌️
	1348	+)))|(((
	1349	+❌️
	1350	+)))|(((
	1351	+❌️
	1352	+)))
	1353	+|(((
	1354	+✅️
	1355	+)))|(((
	1356	+❌️
	1357	+)))|(((
	1358	+✅️
	1359	+)))|(((
	1360	+✅️
	1361	+)))
503	503
504		-\\
	1363	+Mit anderen Worten, um eine Aktion auszuführen, muss ein Benutzer (a) die globale Berechtigung haben **UND** (b) Owner sein **ODER** Objekt-Berechtigungen haben.
	1364	+{{/info}}
505	505
506		-== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesSetup"/}}Technisches Setup ==
	1366	+=== Lokale Owner ===
507	507
508		-Owner: zwei Owner
509		-Docs: Owner = grp owner, View + Edit jeweilige Gruppen
510		-Correspondent: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
511		-Tag: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
512		-Doc Type: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
	1368	+Jedes Objekt in Paperless muss einen Owner haben. Damit der Owner nicht ein realer Benutzer ist, der gegebenenfalls den Vorstand / Mitgliederverwaltung oder Verein verlassen könnte, werden lokale Benutzer angelegt. Diese halten lediglich die Owner Rolle für die Ressourcen, können aber nicht für den Login verwendet werden.
513	513
514		-TODO
	1370	+|=(% scope="row" %)(((
	1371	+Benutzer
	1372	+)))|=(% scope="col" %)(((
	1373	+Verwendet für
	1374	+)))
	1375	+|=(% scope="row" %)(((
	1376	+mksp-mv-owner
	1377	+)))|(((
	1378	+Alle Objekte (Dokumente, Dokumenttypen, Tags, Korrespondenten und Speicherpfade), die dem Use-Case **Mitgliederverwaltung** zugewiesen sind
	1379	+)))
	1380	+|=(% scope="row" %)(((
	1381	+mksp-vs-owner
	1382	+)))|(((
	1383	+Alle Objekte (Dokumente, Dokumenttypen, Tags, Korrespondenten und Speicherpfade), die dem Use-Case **Vorstandspost** zugewiesen sind
	1384	+)))
515	515
	1386	+=== Standard-Objekt-Berechtigungen ===
	1387	+
	1388	+Basierend auf den hier beschrieben Regeln werden für Objekte die folgenden Berechtigungen gesetzt:
	1389	+
	1390	+|=(% rowspan="2" scope="rowgroup" %)(((
	1391	+Objekt
516	516	\\
	1393	+)))|=(% colspan="3" scope="colgroup" %)(((
	1394	+Mitgliederverwaltung
	1395	+)))|=(% rowspan="7" scope="rowgroup" %)(((
	1396	+\\
	1397	+)))|=(% colspan="3" scope="colgroup" %)(((
	1398	+Vorstandspost
	1399	+)))
	1400	+|=(% scope="col" %)(((
	1401	+Owner
	1402	+)))|=(% scope="col" %)(((
	1403	+Anzeigen
	1404	+)))|=(% scope="col" %)(((
	1405	+Bearbeiten
	1406	+)))|=(((
	1407	+Owner
	1408	+)))|=(((
	1409	+Anzeigen
	1410	+)))|=(((
	1411	+Bearbeiten
	1412	+)))
	1413	+|=(% scope="row" %)(((
	1414	+Dokument
	1415	+)))|(((
	1416	+mksp-mv-owner
	1417	+)))|(((
	1418	+Mitgliederverwaltung
	1419	+)))|(((
	1420	+Mitgliederverwaltung
	1421	+)))|(((
	1422	+mksp-vs-owner
	1423	+)))|(((
	1424	+Vorstand
	1425	+)))|(((
	1426	+Vorstand
	1427	+)))
	1428	+|=(% scope="row" %)(((
	1429	+Dokumenttyp
	1430	+)))|(((
	1431	+mksp-mv-owner
	1432	+)))|(((
	1433	+Mitgliederverwaltung, IT Admin
	1434	+)))|(((
	1435	+IT Admin
	1436	+)))|(((
	1437	+mksp-vs-owner
	1438	+)))|(((
	1439	+Vorstand
	1440	+)))|(((
	1441	+Vorstand
	1442	+)))
	1443	+|=(% scope="row" %)(((
	1444	+Tag
	1445	+)))|(((
	1446	+mksp-mv-owner
	1447	+)))|(((
	1448	+Mitgliederverwaltung, IT Admin
	1449	+)))|(((
	1450	+IT Admin
	1451	+)))|(((
	1452	+mksp-vs-owner
	1453	+)))|(((
	1454	+Vorstand
	1455	+)))|(((
	1456	+Vorstand
	1457	+)))
	1458	+|=(% scope="row" %)(((
	1459	+Korrespondent
	1460	+)))|(((
	1461	+mksp-mv-owner
	1462	+)))|(((
	1463	+Mitgliederverwaltung, IT Admin
	1464	+)))|(((
	1465	+IT Admin
	1466	+)))|(((
	1467	+mksp-vs-owner
	1468	+)))|(((
	1469	+Vorstand
	1470	+)))|(((
	1471	+Vorstand
	1472	+)))
	1473	+|=(% scope="row" %)(((
	1474	+Speicherpfad
	1475	+)))|(((
	1476	+mksp-mv-owner
	1477	+)))|(((
	1478	+Mitgliederverwaltung, IT Admin
	1479	+)))|(((
	1480	+IT Admin
	1481	+)))|(((
	1482	+mksp-vs-owner
	1483	+)))|(((
	1484	+Vorstand
	1485	+)))|(((
	1486	+IT Admin
	1487	+)))
517	517
518		-=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AusFace2Faceam20.8(DH,YS)"/}}Aus Face 2 Face am 20.8  (DH,YS) ===
	1489	+== Workflows ==
519	519
520		-* Schritt 1: Einweisungszettel erzeugen
521		-** Checkliste in Directus hinterlegen, eine pro Einweisung
522		-** N8n Workflow, welches die Liste aus Directus herunterlädt und Template mit Puppetteer Script Node erzeugen
523		-** Aus diesem Template dann ein DocuSeal Template erstellen
524		-* Schritt 2: Zettel für Einweisungen generieren
525		-** Tablet für Einweiser im makerspace
526		-** Authentifizierung über Token an der Freigabebox
527		-*** Neue Maschine, User schaltet die Maschine "Tablet" frei
528		-*** Datenbank erzeugt JWT und signiert es mit einem RSA Priv Key
529		-*** Wird als Payload in der MQTT unlock message mitgeschickt
530		-** Tablet nutzt dieses Token für API Requests gegen Homepage Backend
531		-** Backend wird um weitere Middleware angepasst, die dieses Token für manche Endpoints akzeptiert
532		-** Einweiser:in bekommt aktive Einweisung angezeigt und kann Teilnehmer Entfernern (no-show) oder hinzufügen (spontan)
533		-*** Option eine Einweisung ohne Rechnungsstellung vorzunehmen
534		-** PDFs werden automatisch ausgedruckt
535		-*** Tablet triggert einen Backend endpoint
536		-**** übergibt teilnehmer als parameter (auth über token) und
537		-**** erzeugt die entsprechenden PDFs in DocuSeal
538		-**** Gibt PDF als Return
539		-*** Tablet kann PDF über Netzwerk print drucken
540		-* Schritt 3: Einweisungen erfassen
541		-** QR code wird in Schritt 2 aufgedruckt und enthält:
542		-*** Einweisung
543		-*** Datum
544		-*** Einweiser
545		-*** Teilnehmer
546		-*** Flag Rechnung
547		-** Dokument wird über ScanSnap eingescannt und automatisch an paperless übergeben
548		-** Paperless Post Consume erkennt den QR Code, validiert ihn und löst über einen Webook einen Flow in N8n aus
549		-** N8n erstellt dann einen temporären Eintrag im Backend, ähnlich dem der heute bei "Einweisung erfassen" sichtbar ist
550		-** Die Mitgliederverwaltung hat dann x Tage Zeit, die Einträge zu korrigieren und zu prüfen (beispielsweise ob Voraussetzungen erfüllt sind)
551		-** Danach werden alle Schritte wie bisher ausgelöst (Berechtigung, Rechnung, Auszahlung an Einweiser, E-Mail Bestätigung, ...)
	1491	+Paperless Workflows können zur Automatisierung verschiedener Tasks eingesetzt werden. In diesem Fall werden zwei Fälle damit abgedeckt:
552	552
553		-\\
	1493	+* Beim Hinzufügen der Dokumente via Webinterface **wird standardmäßig der angemeldete Nutzer als Owner des Dokuments festgelegt**. Damit haben andere Mitglieder der gleichen Gruppe (Beispielsweise Vorstand oder Mitgliederverwaltung) kein Zugriff auf die so hinzugefügten Dokumente. Aus diesem Grund setzt einer der Workflow die entsprechend notwendigen Berechtigungen.
	1494	+* Einscannen von Dokumenten soll sowohl für die Mitgliederverwaltung als auch für den Vorstand möglich sein und der richtigen Gruppe zugeordnet werden. Wir haben dafür zwei unterschiedliche Ordner aus dem NAS angelegt. Der Dokumentenscanner kann Dokumente in einen der beiden Ordner legen, wir nutzen Workflows um auch hier die richtigen Berechtigungen zu setzen.
	1495	+
	1496	+= Offene Punkte =
	1497	+
	1498	+* Docuseal Logging + Monitoring
	1499	+* N8n Error Handling

Fall 1 Ablaufdiagramm

Author

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+XWiki.dherrman

Größe

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+326.0 KB

Inhalt

Fall 1 Ablaufdiagramm.png

Author

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+XWiki.dherrman

Größe

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+239.9 KB

Inhalt

Fall 2 Ablaufdiagramm

Author

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+XWiki.dherrman

Größe

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+323.6 KB

Inhalt

Fall 2 Ablaufdiagramm.png

Author

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+XWiki.dherrman

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	1	+216.5 KB

Inhalt

Fall 3 Ablaufdiagramm

Author

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+XWiki.dherrman

Größe

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+323.6 KB

Inhalt

Fall 3 Ablaufdiagramm.png

Author

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	1	+XWiki.dherrman

Größe

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+216.5 KB

Inhalt

Fall 3 Ablaufdiagramm_

Author

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	1	+XWiki.dherrman

Größe

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	1	+296.1 KB

Inhalt

Fall 3 Ablaufdiagramm_.png

Author

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	1	+XWiki.dherrman

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	1	+275.1 KB

Inhalt

Fall 4 Ablaufdiagramm

Author

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+XWiki.dherrman

Größe

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+296.0 KB

Inhalt

Fall 4 Ablaufdiagramm.png

Author

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	1	+XWiki.dherrman

Größe

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+102.5 KB

Inhalt

Ingest Diagram

Author

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+XWiki.dherrman

Größe

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+63.0 KB

Inhalt

Ingest Diagram.png

Author

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	1	+XWiki.dherrman

Größe

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+161.2 KB

Inhalt

Prozess Allgemein

Author

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+XWiki.dherrman

Größe

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	1	+6.3 KB

Inhalt

...	...	@@ -1,0 +1,65 @@
	1	+<mxfile host="wiki.makerspace-darmstadt.de" agent="Mozilla/5.0 (Windows NT 10.0; Win64; x64; rv:142.0) Gecko/20100101 Firefox/142.0" version="28.0.5">
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	7	+ <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-4" value="Über Homepage&lt;div&gt;(durch User für sich selbst)&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#dae8fc;strokeColor=#6c8ebf;" parent="1" vertex="1">
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	9	+ </mxCell>
	10	+ <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-10" value="" style="edgeStyle=orthogonalEdgeStyle;rounded=0;orthogonalLoop=1;jettySize=auto;html=1;" parent="1" source="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-6" target="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-9" edge="1">
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	16	+ <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-7" value="Über Homepage&lt;div&gt;(durch Funktionär für Dritte)&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#dae8fc;strokeColor=#6c8ebf;" parent="1" vertex="1">
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	28	+ <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-11" value="Docuseal Submission&lt;div&gt;(Vorgang in Docuseal)&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#e1d5e7;strokeColor=#9673a6;" parent="1" vertex="1">
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	31	+ <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-12" value="Docuseal AdHoc&lt;div&gt;(Ergebnis = PDF Dokument)&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#e1d5e7;strokeColor=#9673a6;" parent="1" vertex="1">
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	40	+ <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-16" value="Digitale Unterschrift in Docuseal (Zuhause)" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#d5e8d4;strokeColor=#82b366;" parent="1" vertex="1">
	41	+ <mxGeometry x="190" y="-40" width="165" height="40" as="geometry" />
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	43	+ <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-17" value="Unterschrift auf Tablet&lt;div&gt;(vor Ort im Verein)&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#d5e8d4;strokeColor=#82b366;" parent="1" vertex="1">
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	46	+ <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-18" value="Handschriftliche Unterschrift&lt;div&gt;(ausdrucken)&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#d5e8d4;strokeColor=#82b366;" parent="1" vertex="1">
	47	+ <mxGeometry x="190" y="60" width="165" height="40" as="geometry" />
	48	+ </mxCell>
	49	+ <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-19" value="&lt;font size=&quot;3&quot;&gt;Ablegen und verarbeiten&lt;/font&gt;" style="shape=step;perimeter=stepPerimeter;whiteSpace=wrap;html=1;fixedSize=1;fillColor=#f8cecc;strokeColor=#b85450;" parent="1" vertex="1">
	50	+ <mxGeometry x="450" y="-120" width="210" height="60" as="geometry" />
	51	+ </mxCell>
	52	+ <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-21" value="&lt;b&gt;Docuseal Webhook&lt;/b&gt; Automatisch zu Paperless" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#f8cecc;strokeColor=#b85450;" parent="1" vertex="1">
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	58	+ <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-23" value="&lt;b&gt;Papierform&lt;/b&gt;&lt;div&gt;Einscannen mit ScanSnap&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#f8cecc;strokeColor=#b85450;" parent="1" vertex="1">
	59	+ <mxGeometry x="450" y="60" width="165" height="40" as="geometry" />
	60	+ </mxCell>
	61	+ </root>
	62	+ </mxGraphModel>
	63	+ </diagram>
	64	+</mxfile>
	65	+

Prozess Allgemein.png

Author

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	1	+XWiki.dherrman

Größe

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	1	+105.8 KB

Inhalt

System Architecture

Author

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	1	+XWiki.dherrman

Größe

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	1	+357.9 KB

Inhalt

System Architecture.png

Author

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	1	+XWiki.dherrman

Größe

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	1	+266.5 KB

Inhalt

barcode.jpg

Author

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	1	+XWiki.dherrman

Größe

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	1	+92.3 KB

Inhalt

image-2025-8-25_10-19-25.png

Author

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	1	+XWiki.dherrman

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	1	+69.6 KB

Inhalt

~Fall 1 Ablaufdiagramm.tmp

Author

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	1	+XWiki.dherrman

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	1	+326.0 KB

Inhalt

~Fall 2 Ablaufdiagramm.tmp

Author

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	1	+XWiki.dherrman

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	1	+323.6 KB

Inhalt

~Fall 3 Ablaufdiagramm.tmp

Author

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	1	+XWiki.dherrman

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	1	+92.3 KB

Inhalt

~Fall 3 Ablaufdiagramm_.tmp

Author

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	1	+XWiki.dherrman

Größe

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	1	+296.1 KB

Inhalt

~Fall 4 Ablaufdiagramm.tmp

Author

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	1	+XWiki.dherrman

Größe

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	1	+296.0 KB

Inhalt

~Ingest Diagram.tmp

Author

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	1	+XWiki.dherrman

Größe

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	1	+63.0 KB

Inhalt

~Prozess Allgemein.tmp

Author

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	1	+XWiki.dherrman

Größe

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Inhalt

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	1	+<mxfile host="wiki.makerspace-darmstadt.de" agent="Mozilla/5.0 (Windows NT 10.0; Win64; x64; rv:142.0) Gecko/20100101 Firefox/142.0" version="28.0.5">
	2	+ <diagram id="EUQ4-SQ6-p_z8mJhSL7O" name="Page-1">
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	7	+ <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-4" value="Über Homepage&lt;div&gt;(durch User für sich selbst)&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#dae8fc;strokeColor=#6c8ebf;" parent="1" vertex="1">
	8	+ <mxGeometry x="-330" y="-40" width="165" height="40" as="geometry" />
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	10	+ <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-10" value="" style="edgeStyle=orthogonalEdgeStyle;rounded=0;orthogonalLoop=1;jettySize=auto;html=1;" parent="1" source="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-6" target="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-9" edge="1">
	11	+ <mxGeometry relative="1" as="geometry" />
	12	+ </mxCell>
	13	+ <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-6" value="&lt;font style=&quot;font-size: 16px;&quot;&gt;Vorgang&lt;/font&gt;&lt;div&gt;&lt;font style=&quot;font-size: 16px;&quot;&gt;starten&lt;/font&gt;&lt;/div&gt;" style="shape=step;perimeter=stepPerimeter;whiteSpace=wrap;html=1;fixedSize=1;fillColor=#dae8fc;strokeColor=#6c8ebf;" parent="1" vertex="1">
	14	+ <mxGeometry x="-330" y="-120" width="210" height="60" as="geometry" />
	15	+ </mxCell>
	16	+ <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-7" value="Über Homepage&lt;div&gt;(durch Funktionär für Dritte)&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#dae8fc;strokeColor=#6c8ebf;" parent="1" vertex="1">
	17	+ <mxGeometry x="-330" y="10" width="165" height="40" as="geometry" />
	18	+ </mxCell>
	19	+ <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-8" value="Tablet im Makerspace" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#dae8fc;strokeColor=#6c8ebf;" parent="1" vertex="1">
	20	+ <mxGeometry x="-330" y="60" width="165" height="40" as="geometry" />
	21	+ </mxCell>
	22	+ <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-15" value="" style="edgeStyle=orthogonalEdgeStyle;rounded=0;orthogonalLoop=1;jettySize=auto;html=1;" parent="1" source="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-9" target="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-14" edge="1">
	23	+ <mxGeometry relative="1" as="geometry" />
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	25	+ <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-9" value="&lt;font style=&quot;font-size: 16px;&quot;&gt;Dokument&lt;/font&gt;&lt;div&gt;&lt;font style=&quot;font-size: 16px;&quot;&gt;erstellen&lt;/font&gt;&lt;/div&gt;" style="shape=step;perimeter=stepPerimeter;whiteSpace=wrap;html=1;fixedSize=1;fillColor=#e1d5e7;strokeColor=#9673a6;" parent="1" vertex="1">
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	46	+ <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-18" value="Handschriftliche Unterschrift&lt;div&gt;(ausdrucken)&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#d5e8d4;strokeColor=#82b366;" parent="1" vertex="1">
	47	+ <mxGeometry x="190" y="60" width="165" height="40" as="geometry" />
	48	+ </mxCell>
	49	+ <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-19" value="&lt;font size=&quot;3&quot;&gt;Ablegen und verarbeiten&lt;/font&gt;" style="shape=step;perimeter=stepPerimeter;whiteSpace=wrap;html=1;fixedSize=1;fillColor=#f8cecc;strokeColor=#b85450;" parent="1" vertex="1">
	50	+ <mxGeometry x="450" y="-120" width="210" height="60" as="geometry" />
	51	+ </mxCell>
	52	+ <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-21" value="&lt;b&gt;Docuseal Webhook&lt;/b&gt; Automatisch zu Paperless" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#f8cecc;strokeColor=#b85450;" parent="1" vertex="1">
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	54	+ </mxCell>
	55	+ <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-22" value="&lt;b&gt;Tablet Unterschrift&lt;/b&gt;&lt;div&gt;Upload zu Paperless&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#f8cecc;strokeColor=#b85450;" parent="1" vertex="1">
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	59	+ <mxGeometry x="450" y="60" width="165" height="40" as="geometry" />
	60	+ </mxCell>
	61	+ </root>
	62	+ </mxGraphModel>
	63	+ </diagram>
	64	+</mxfile>
	65	+

~System Architecture.tmp

Author

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	1	+XWiki.dherrman

Größe

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Inhalt

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Id

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1		-202866918
	1	+202866706

URL

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1		-https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202866918/Digitale Mitgliederverwaltung
	1	+https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202866706/Digitale Mitgliederverwaltung