Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zusammenfassung

• Seiteneigenschaften (1 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
• Objekte (1 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
  • Confluence.Code.ConfluencePageClass[0]

Details

Seiteneigenschaften

Inhalt

...	...	@@ -292,14 +292,179 @@
292	292
293	293	Grundsätzlich teilt sich der Umgang mit Dokumenten in folgende Phasen auf:
294	294
295		-{{confluence_drawio border="true" diagramName="Prozess Allgemein" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="991" height="221" revision="1"/}}
	295	+{{confluence_drawio border="true" diagramName="Prozess Allgemein" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="991" height="221" revision="2"/}}
296	296
297		-Basierend auf diesen Dokumententypen ergeben sich einige verschiedene Workflows, die im Folgenden genauer beschrieben werden:
	297	+=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Trigger/StartendesWorkflows"/}}Trigger / Starten des Workflows ===
298	298
299		-1. **Personalisierbar**, **ohne Schriftformerfordernis** - Das Formular wird on demand über Docuseal zur Unterschrift bereit gestellt und automatisch in Paperless hinzugefügt. Optional kann eine Aktion im Backend (bestimmte Flags, ...) und/oder andere Aktionen in über N8n (Vikunja, Listmonk, ...) ausgeführt werden.
300		-1. **Personalisierbar, mit Schriftformerfordernis** - Das Formular wird on demand erzeugt und ausgedruckt und handschriftlich unterschrieben. Dann wird es eingescannt und zu Paperless hinzugefügt. Optional kann eine Aktion im Backend (bestimmte Flags, ...) und/oder andere Aktionen in über N8n (Vikunja, Listmonk, ...) ausgeführt werden.
301		-1. **Nicht Personalisierbar, mit Schriftformerfordernis** - Wir können das Formular stand heute nicht personalisieren (kein QR Code). In diesem Fall wird es eingescannt und muss manuell bearbeitet werden.
	299	+Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, dass mindestens ein QR Code vorhanden ist, der später eine automatische Verarbeitung in Paperless möglich macht. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
302	302
	301	+In seltenen Fällen (Haftungsauschluss oder der Nutzungsvereinbarung für Schulungsinhalte) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
	302	+
	303	+==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-StartüberdieHomepage"/}}Start über die Homepage ====
	304	+
	305	+Ein Prozess kann über die Homepage eingeleitet werden, entweder durch
	306	+
	307	+* **remote, implizit** durch einen bestehenden Vorgang (Mitgliedsantrag)
	308	+* **remote, explizit durch den Use**r für sich selbst (Self-Service, beispielsweise der Lager-Vertrag)
	309	+* **remote, explizit durch einen Funktionär** für einen andere User (Datenschutzvereinbarung, Übungsleitervertrag, ...)
	310	+
	311	+==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-LokalimMakerspace"/}}Lokal im Makerspace ====
	312	+
	313	+Alternativ kann der Prozess lokal im Makerspace angestoßen werden, beispielsweise wenn die lokale Präsenz des Mitglieds notwendig ist (Schlüsselausgabe) oder nach einer Vor-Ort Einweisung. In diesem Fall wird der Prozess beispielsweise ein Tablet im Space verwendet.
	314	+
	315	+* **lokal, explizit durch einen Funktionär** (Einweisungsleiter:in, Mitgliederverwaltung, Vorstand), beispielsweise Einweisungszettel oder Schlüsselausgabeformular
	316	+
	317	+=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenterstellen"/}}Dokument erstellen ===
	318	+
	319	+Im zweiten Schritt wird nun ein oder mehrere personalisierte Dokumente erstellt. Hier gibt es eine Entscheidungsmatrix:
	320	+
	321	+|=(% scope="col" %)(((
	322	+Remote / Lokal
	323	+)))|=(% scope="col" %)(((
	324	+Schriftformerfordernis
	325	+)))|=(% scope="col" %)(((
	326	+Beispiel
	327	+)))|=(% scope="col" %)(((
	328	+Beschreibung
	329	+)))
	330	+|(((
	331	+Remote
	332	+)))|(((
	333	+Nein
	334	+)))|(((
	335	+Lagervertrag, Übungsleitervertrag
	336	+)))|(((
	337	+Dokument wird direkt in Docuseal über ein Template erzeugt.
	338	+Alle Parteien erhalten (in Reihenfolge), eine Mail, dass eine Unterschrift ansteht.
	339	+)))
	340	+|(((
	341	+Remote
	342	+)))|(((
	343	+Ja
	344	+)))|(((
	345	+Einweisungszettel Online-Einweisung
	346	+)))|(((
	347	+Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF zum Download angeboten.
	348	+)))
	349	+|(((
	350	+Lokal
	351	+)))|(((
	352	+Nein
	353	+)))|(((
	354	+Schlüsselausgabe
	355	+)))|(((
	356	+Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission oder ein Template erzeugt und auf das Tablet im Makerspace heruntergeladen.
	357	+)))
	358	+|(((
	359	+Lokal
	360	+)))|(((
	361	+Ja
	362	+)))|(((
	363	+Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
	364	+)))|(((
	365	+Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF auf das Tablet heruntergeladen.\\
	366	+)))
	367	+
	368	+{{error title="Docuseal Lizenz"}}
	369	+Das genannte Feature "One-Off" Submission ist ein DocuSeal Pro Feature, welches uns nicht zur Verfügung steht. Eventuell müssen wir
	370	+{{/error}}
	371	+
	372	+=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Unterschriftleisten"/}}Unterschrift leisten ===
	373	+
	374	+Im dritten Schritt müssen eine oder mehrere Parteien das Dokument unterschreiben. Wie viele Parteien ist abhängig vom Dokument. So muss beispielsweise der Mitgliedsantrag nur vom werdenden Mitglied unterschrieben werden, während das Schlüsselausgabeformular vom ausgebenen Funktionär und dem Mitglied unterschrieben werden muss. Analog zur Erstellung des Dokuments wird hier unterschieden, ob das Dokument zuhause unterschrieben werden kann oder ob es vor Ort im Makerspace passiert.
	375	+
	376	+(% class="" %)|=(((
	377	+Remote / Lokal
	378	+)))|=(((
	379	+Schriftformerfordernis
	380	+)))|=(((
	381	+Beispiel
	382	+)))|=(((
	383	+Beschreibung
	384	+)))
	385	+(% class="" %)|(((
	386	+Remote
	387	+)))|(((
	388	+Nein
	389	+)))|(((
	390	+Lagervertrag, Übungsleitervertrag
	391	+)))|(((
	392	+Unterschrift über DocuSeal. Parteien werden nacheinander per Mail zur Unterschrift aufgefordert
	393	+)))
	394	+(% class="" %)|(((
	395	+Remote
	396	+)))|(((
	397	+Ja
	398	+)))|(((
	399	+Einweisungszettel Online-Einweisung
	400	+)))|(((
	401	+Das Mitglied muss das Dokument ausdrucken, **handschriftlich** unterschreiben und in den Makerspace mitbringen.
	402	+)))
	403	+(% class="" %)|(((
	404	+Lokal
	405	+)))|(((
	406	+Nein
	407	+)))|(((
	408	+Schlüsselausgabe
	409	+)))|(((
	410	+Unterschrift entweder:
	411	+
	412	+* Direkt auf dem Tablet in Docuseal ([[Docuseal In-Person Signing>>url:https://www.docuseal.com/resources/sign-documents-in-person||shape="rect"]])
	413	+* PDF erzeugen, in der App unterschreiben, PDF danach in Paperless hochladen
	414	+)))
	415	+(% class="" %)|(((
	416	+Lokal
	417	+)))|(((
	418	+Ja
	419	+)))|(((
	420	+Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
	421	+)))|(((
	422	+Auf dem Makerspace Tablet wird das Dokument vor Ort ausgedruckt (AirPrint oder CUPS) und **handschriftlich** unterschrieben.
	423	+\\
	424	+)))
	425	+
	426	+=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AblegenundVerarbeiten"/}}Ablegen und Verarbeiten ===
	427	+
	428	+Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Meta-Daten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
	429	+
	430	+|=(% scope="col" %)(((
	431	+Signatur über
	432	+)))|=(% scope="col" %)(((
	433	+Paperless Ingest
	434	+)))|=(% scope="col" %)(((
	435	+Ablauf
	436	+)))
	437	+|(((
	438	+Docuseal
	439	+)))|(((
	440	+N8n
	441	+)))|(((
	442	+Docuseal sendet ein Webhook ans Backend
	443	+
	444	+* Backend setzt den Prozess auf abgeschlossen
	445	+* Backend publisht ein Event auf N8n
	446	+* N8n lädt das Dokument von Docuseal herunter und lädt es zu Paperless hoch
	447	+)))
	448	+|(((
	449	+Tablet
	450	+)))|(((
	451	+N8n oder API
	452	+)))|(((
	453	+Je nach gewählter Implementierung auf dem Tablet.
	454	+
	455	+* Wenn Docuseal In Person Signing: Webhook + N8n wie oben
	456	+* Wenn Unterschrift in Tablet App: Tablet lädt das über die API hoch
	457	+)))
	458	+|(((
	459	+Handschriftliche Unterschrift
	460	+)))|(((
	461	+ScanSnap Scanner
	462	+)))|(((
	463	+Das Dokument wird von der Mitgliederverwaltung eingescannt und dann von Paperless verarbeitet
	464	+)))
	465	+
	466	+In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Meta-Daten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
	467	+
303	303	= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischeÜbersicht"/}}Technische Übersicht =
304	304
305	305	== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-VorhandeneKomponenten"/}}Vorhandene Komponenten ==

Confluence.Code.ConfluencePageClass[0]

Id

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-202866918
	1	+202866927

URL

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202866918/Digitale Mitgliederverwaltung
	1	+https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202866927/Digitale Mitgliederverwaltung