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Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zuletzt geändert von Daniel Herrmann am 2026/02/22 21:17
Von Version Icon 17.1 Icon
bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/20 19:20
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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/31 18:23
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Zusammenfassung

Details

Icon Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -7,6 +7,10 @@
7 7  
8 8  zu diesem Zweck schaffen wir eine Platform basierend auf mehreren Open Source Software Produkten sowie einigen Hardware Produkten (NAS Speicher, Dokumentenscanner, PC Arbeitsplatz für die Mitgliederverwaltung).
9 9  
10 += {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Inhaltsverzeichnis"/}}Inhaltsverzeichnis =
11 +
12 +{{toc/}}
13 +
10 10  = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Hintergrundinformationen"/}}Hintergrundinformationen =
11 11  
12 12  Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Partien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als beispielsweise ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
... ... @@ -19,7 +19,7 @@
19 19  
20 20  Kurz gesagt: Die EES ist schnell und unkompliziert, aber unsicher und nur für risikofreie Vorgänge geeignet. Die FES ist technisch sicherer, rechtlich belastbarer und für wichtige, aber formfreie Vereinbarungen ideal. Die QES ist rechtlich vollwertig wie eine handschriftliche Unterschrift und für alle Schriftformerfordernisse zwingend notwendig. Zusammenfassung:
21 21  
22 -(% style="text-decoration: none;" %)
26 +(% class="wrapped" style="text-decoration: none;" %)
23 23  |=(((
24 24  Signaturtyp
25 25  )))|=(((
... ... @@ -63,12 +63,13 @@
63 63  Für uns im Makerspace bedeutet das, dass wir die EES und FES (über DocuSeal) einsetzen können. Wir haben keine Partnerschaft mit einem Anbieter, der die QES und damit die Schriftformerfordernis abdecken würde, sodass wir alle Dokumente, für die die Schriftform erforderlich ist, weiterhin handschriftlich unterschreiben lassen.
64 64  {{/confluence_tip}}
65 65  
66 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Anforderungen/Workshop"/}}Anforderungen / Workshop =
70 += {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-DokumenteundWorkflow"/}}Dokumente und Workflow =
67 67  
68 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-WelcheDokumentehabenwir?"/}}Welche Dokumente haben wir? ==
72 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenten-Arten"/}}Dokumenten-Arten ==
69 69  
70 70  Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
71 71  
76 +(% class="wrapped" %)
72 72  |=(% scope="col" %)(((
73 73  Dokumenten-Typ
74 74  )))|=(% scope="col" %)(((
... ... @@ -77,7 +77,7 @@
77 77  )))|=(% scope="col" %)(((
78 78  Prozess heute
79 79  )))|=(% scope="col" %)(((
80 -Prozess Zukunft
85 +Notwendige Änderungen
81 81  )))
82 82  |(((
83 83  Mitgliedsantrag
... ... @@ -91,7 +91,7 @@
91 91  * Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn
92 92  * Mitgliederakte wird angelegt, der Antrag wird in der Akte abgeheftet
93 93  )))|(((
94 -Der Antrag kann komplett **digital unterschrieben** werden. Vorgehen:
99 +Der Antrag soll komplett **digital unterschrieben** werden. Vorgehen:
95 95  
96 96  * Interessent:in füllt den Online-Antrag auf der Homepage aus
97 97  * Nach Bestätigung der E-Mail Adresse wird ein Vorgang zur digitalen Unterschrift ausgelöst
... ... @@ -162,11 +162,7 @@
162 162  Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird.
163 163  Danach wird ein Flag für das jeweilige Mitglied gesetzt, dass die Erklärung abgegeben wurde.
164 164  )))|(((
165 -**Vollständig digital**.
166 -
167 -* Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage)
168 -* Mitglied erhält die Aufforderung per Mail das Dokument zu unterschreiben
169 -* Nach Unterschrift wird das Flag automatisch gesetzt und das Dokument wird zu Paperless NGX hochgeladen.
170 +**Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
170 170  )))
171 171  |(((
172 172  Übungsleitervertrag
... ... @@ -180,12 +180,9 @@
180 180  * Bestätigung dass der Vertrag vorliegt
181 181  * Ein Flag ob das Mitglied die Übungsleiterpauschale an den Verein spendet oder nicht
182 182  )))|(((
183 -**Vollständig digital**.
184 +**Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
184 184  
185 -* Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage)
186 -* Mitglied erhält die Aufforderung per Mail das Dokument zu unterschreiben
187 -* Nach Unterschrift wird das erste automatisch gesetzt und das Dokument wird zu Paperless NGX hochgeladen.
188 -* Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
186 +Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
189 189  )))
190 190  |(((
191 191  Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
... ... @@ -196,7 +196,7 @@
196 196  
197 197  Urheberrecht, Übertragung von Nutzungsrechten sollte in Schriftform erfolgen
198 198  )))|(((
199 -Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner Einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
197 +Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
200 200  )))
201 201  |(((
202 202  Bestellung eines Einweisers
... ... @@ -257,7 +257,7 @@
257 257  ** Muss für den Einweisenden eine Auszahlung veranlasst werden?
258 258  * Danach wird der Zettel in die jeweiligen Akten einsortiert.
259 259  )))|(((
260 -\\
258 +Der Einweisungszettel ist das bei weitem komplizierteste Dokument, hierfür wird ein separater Workshop stattfinden. Siehe weiter unten für Details.
261 261  )))
262 262  |(((
263 263  Lagervertrag Kistenlager
... ... @@ -271,7 +271,7 @@
271 271  
272 272  Nach Erfassen kann die Person eine Kiste beantragen, die dann monatliche Kosten auslöst
273 273  )))|(((
274 -\\
272 +**Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
275 275  )))
276 276  |(((
277 277  Lagervertrag Projektlager
... ... @@ -285,19 +285,191 @@
285 285  
286 286  Nach Erfassen kann die Person das Projektlager automatisch nutzen.
287 287  )))|(((
288 -\\
286 +**Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
289 289  )))
290 290  
291 291  == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-WorkflowBeschreibung"/}}Workflow Beschreibung ==
292 292  
293 -Basierend auf diesen Dokumententypen ergeben sich einige verschiedene Workflows, die im Folgenden genauer beschrieben werden:
291 +Grundsätzlich teilt sich der Umgang mit Dokumenten in folgende Phasen auf:
294 294  
295 -1. **Personalisierbar**, **ohne Schriftformerfordernis** - Das Formular wird on demand über Docuseal zur Unterschrift bereit gestellt und automatisch in Paperless hinzugefügt. Optional kann eine Aktion im Backend (bestimmte Flags, ...) und/oder andere Aktionen in über N8n (Vikunja, Listmonk, ...) ausgeführt werden.
296 -1. **Personalisierbar, mit Schriftformerfordernis** - Das Formular wird on demand erzeugt und ausgedruckt und handschriftlich unterschrieben. Dann wird es eingescannt und zu Paperless hinzugefügt. Optional kann eine Aktion im Backend (bestimmte Flags, ...) und/oder andere Aktionen in über N8n (Vikunja, Listmonk, ...) ausgeführt werden.
297 -1. **Nicht Personalisierbar, mit Schriftformerfordernis** - Wir können das Formular stand heute nicht personalisieren (kein QR Code). In diesem Fall wird es eingescannt und muss manuell bearbeitet werden.
293 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Prozess Allgemein" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="991" height="221" revision="2"/}}
298 298  
299 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischeÜbersicht"/}}Technische Übersicht =
295 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Trigger/StartendesWorkflows"/}}Trigger / Starten des Workflows ===
300 300  
297 +Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, dass mindestens ein QR Code vorhanden ist, der später eine automatische Verarbeitung in Paperless möglich macht. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
298 +
299 +In seltenen Fällen (Haftungsauschluss oder der Nutzungsvereinbarung für Schulungsinhalte) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
300 +
301 +==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-StartüberdieHomepage"/}}Start über die Homepage ====
302 +
303 +Ein Prozess kann über die Homepage eingeleitet werden, entweder durch
304 +
305 +* **remote, implizit** durch einen bestehenden Vorgang (Mitgliedsantrag)
306 +* **remote, explizit durch den Use**r für sich selbst (Self-Service, beispielsweise der Lager-Vertrag)
307 +* **remote, explizit durch einen Funktionär** für einen andere User (Datenschutzvereinbarung, Übungsleitervertrag, ...)
308 +
309 +==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-LokalimMakerspace"/}}Lokal im Makerspace ====
310 +
311 +Alternativ kann der Prozess lokal im Makerspace angestoßen werden, beispielsweise wenn die lokale Präsenz des Mitglieds notwendig ist (Schlüsselausgabe) oder nach einer Vor-Ort Einweisung. In diesem Fall wird der Prozess beispielsweise ein Tablet im Space verwendet.
312 +
313 +* **lokal, explizit durch einen Funktionär** (Einweisungsleiter:in, Mitgliederverwaltung, Vorstand), beispielsweise Einweisungszettel oder Schlüsselausgabeformular
314 +
315 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenterstellen"/}}Dokument erstellen ===
316 +
317 +Im zweiten Schritt wird nun ein oder mehrere personalisierte Dokumente erstellt. Hier gibt es eine Entscheidungsmatrix:
318 +
319 +(% class="wrapped" %)
320 +|=(% scope="col" %)(((
321 +Remote / Lokal
322 +)))|=(% scope="col" %)(((
323 +Schriftformerfordernis
324 +)))|=(% scope="col" %)(((
325 +Beispiel
326 +)))|=(% scope="col" %)(((
327 +Beschreibung
328 +)))
329 +|(((
330 +Remote
331 +)))|(((
332 +Nein
333 +)))|(((
334 +Lagervertrag, Übungsleitervertrag
335 +)))|(((
336 +Dokument wird direkt in Docuseal über ein Template erzeugt.
337 +Alle Parteien erhalten (in Reihenfolge), eine Mail, dass eine Unterschrift ansteht.
338 +)))
339 +|(((
340 +Remote
341 +)))|(((
342 +Ja
343 +)))|(((
344 +Einweisungszettel Online-Einweisung
345 +)))|(((
346 +Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF zum Download angeboten.
347 +)))
348 +|(((
349 +Lokal
350 +)))|(((
351 +Nein
352 +)))|(((
353 +Schlüsselausgabe
354 +)))|(((
355 +Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission oder ein Template erzeugt und auf das Tablet im Makerspace heruntergeladen.
356 +)))
357 +|(((
358 +Lokal
359 +)))|(((
360 +Ja
361 +)))|(((
362 +Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
363 +)))|(((
364 +Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF auf das Tablet heruntergeladen.\\
365 +)))
366 +
367 +{{error title="Docuseal Lizenz"}}
368 +Das genannte Feature "One-Off" Submission ist ein DocuSeal Pro Feature, welches uns nicht zur Verfügung steht. Eventuell müssen wir
369 +{{/error}}
370 +
371 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Unterschriftleisten"/}}Unterschrift leisten ===
372 +
373 +Im dritten Schritt müssen eine oder mehrere Parteien das Dokument unterschreiben. Wie viele Parteien ist abhängig vom Dokument. So muss beispielsweise der Mitgliedsantrag nur vom werdenden Mitglied unterschrieben werden, während das Schlüsselausgabeformular vom ausgebenen Funktionär und dem Mitglied unterschrieben werden muss. Analog zur Erstellung des Dokuments wird hier unterschieden, ob das Dokument zuhause unterschrieben werden kann oder ob es vor Ort im Makerspace passiert.
374 +
375 +(% class="wrapped" %)
376 +|=(((
377 +Remote / Lokal
378 +)))|=(((
379 +Schriftformerfordernis
380 +)))|=(((
381 +Beispiel
382 +)))|=(((
383 +Beschreibung
384 +)))
385 +|(((
386 +Remote
387 +)))|(((
388 +Nein
389 +)))|(((
390 +Lagervertrag, Übungsleitervertrag
391 +)))|(((
392 +Unterschrift über DocuSeal. Parteien werden nacheinander per Mail zur Unterschrift aufgefordert
393 +)))
394 +|(((
395 +Remote
396 +)))|(((
397 +Ja
398 +)))|(((
399 +Einweisungszettel Online-Einweisung
400 +)))|(((
401 +Das Mitglied muss das Dokument ausdrucken, **handschriftlich** unterschreiben und in den Makerspace mitbringen.
402 +)))
403 +|(((
404 +Lokal
405 +)))|(((
406 +Nein
407 +)))|(((
408 +Schlüsselausgabe
409 +)))|(((
410 +Unterschrift entweder:
411 +
412 +* Direkt auf dem Tablet in Docuseal ([[Docuseal In-Person Signing>>url:https://www.docuseal.com/resources/sign-documents-in-person||shape="rect"]])
413 +* PDF erzeugen, in der App unterschreiben, PDF danach in Paperless hochladen
414 +)))
415 +|(((
416 +Lokal
417 +)))|(((
418 +Ja
419 +)))|(((
420 +Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
421 +)))|(((
422 +Auf dem Makerspace Tablet wird das Dokument vor Ort ausgedruckt (AirPrint oder CUPS) und **handschriftlich** unterschrieben.
423 +\\
424 +)))
425 +
426 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AblegenundVerarbeiten"/}}Ablegen und Verarbeiten ===
427 +
428 +Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Metadaten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
429 +
430 +(% class="wrapped" %)
431 +|=(% scope="col" %)(((
432 +Signatur über
433 +)))|=(% scope="col" %)(((
434 +Paperless Ingest
435 +)))|=(% scope="col" %)(((
436 +Ablauf
437 +)))
438 +|(((
439 +Docuseal
440 +)))|(((
441 +N8n
442 +)))|(((
443 +Docuseal sendet ein Webhook ans Backend
444 +
445 +* Backend setzt den Prozess auf abgeschlossen
446 +* Backend publisht ein Event auf N8n
447 +* N8n lädt das Dokument von Docuseal herunter und lädt es zu Paperless hoch
448 +)))
449 +|(((
450 +Tablet
451 +)))|(((
452 +N8n oder API
453 +)))|(((
454 +Je nach gewählter Implementierung auf dem Tablet.
455 +
456 +* Wenn Docuseal In Person Signing: Webhook + N8n wie oben
457 +* Wenn Unterschrift in Tablet App: Tablet lädt das über die API hoch
458 +)))
459 +|(((
460 +Handschriftliche Unterschrift
461 +)))|(((
462 +ScanSnap Scanner
463 +)))|(((
464 +Das Dokument wird von der Mitgliederverwaltung eingescannt und dann von Paperless verarbeitet
465 +)))
466 +
467 +In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Metadaten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
468 +
469 += {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesDesign"/}}Technisches Design =
470 +
301 301  == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-VorhandeneKomponenten"/}}Vorhandene Komponenten ==
302 302  
303 303  Der Verein hat in den letzten Jahren bereits einige Systeme aufgebaut, die uns den Alltag erleichtern und eine gewisse Automatisierung ermöglichen. Dazu gehören:
... ... @@ -326,8 +326,10 @@
326 326  
327 327  Workflows können automatisch getriggert werden – etwa per Webhook, Zeitplan oder NATS Ereignis – und lassen sich mit Bedingungen, Schleifen und Verzweigungen komplex gestalten. n8n speichert Ausführungsverläufe, meldet Fehler und erlaubt es, einzelne Schritte neu zu starten oder zu ändern.
328 328  
329 -In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist.
499 +In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist. Das Setup und die Konfiguration von N8n ist auf einer eigenen Wiki-Seite beschrieben.
330 330  
501 +\\
502 +
331 331  === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-NATS"/}}NATS ===
332 332  
333 333  Für den Transport von Events zwischen der Homepage (insbesondere dem Backend) und N8n wird **NATS** vorgeschlagen. **NATS** ist ein leichtgewichtiges, schnelles **Messaging-System** für Event-Streaming und -Queues, das auf dem **Publish/Subscribe-Prinzip** basiert. Es eignet sich besonders für verteilte Systeme, bei denen verschiedene Dienste über Events miteinander kommunizieren.
... ... @@ -338,12 +338,200 @@
338 338  
339 339  == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Systemübersicht"/}}Systemübersicht ==
340 340  
341 -Das folgende Kapitel gibt eine Übersicht über die vorgeschlagene Systemarchitektur basierend auf den oben vorgestellten Komponenten. Zusätzlich werden einige Beispiel-Worksflows vorgestellt, eine detailliertere Übersicht der oben vorgestellten Use-Cases für die Dokumente folgt weiter unten.
513 +Das folgende Kapitel gibt eine Übersicht über die vorgeschlagene Systemarchitektur basierend auf den oben vorgestellten Komponenten. Zusätzlich werden für die oben analysierten Dokumente und Workflows die technischen Ablaufdiagramme dargestellt.
342 342  
343 343  {{confluence_drawio border="true" diagramName="System Architecture" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1034" height="578" revision="5"/}}
344 344  
345 -TODO: Genauere Beschreibung der Komponenten
517 +Im Wesentlichen teilt sich die Architektur in zwei Zonen, die **öffentliche** und die **interne** Zone:
346 346  
519 +* **Paperless** ist das maßgebliche System, welches ausschließlich **intern** erreichbar ist. Es enthält alle Dokumente und somit sehr viele Mitglieder-Daten. Weiterhin ist es auf ein Teil der Infrastruktur im Makerspace (NAS, Drucker, Scanner) angewiesen, sodass es im Netzwerk des Makerspaces laufen muss. Aus Sicherheitsgründen ist Paperless ausschließlich im lokalen Netzwerk des Makerspaces oder per VPN erreichbar.
520 +* Alle den **Mitgliedern gegenüber sichtbare Systeme (Homepage, Backend, ...) sind öffentlich **und auf einem gemieteten Server beim deutschen Anbieter Hetzner gehostet. [[Details dazu finden sich im Wiki>>confluencePage:page:IN.Public Server Infrastruktur]]. Die meiste bestehende Automatisierung wird aktuell im Backend durchgeführt, ist dort allerdings in Python Logic fest einprogrammiert. Die meiste Logik soll in Zukunft über N8n realisiert werden.
521 +
522 +Für die Kommunikation zwischen beiden Zonen kommt eine **Event Queue** zum Einsatz, wir nutzen hier NATS. NATS wird ebenfalls **auf dem öffentlichen Server installiert. **Der Makerspace selbst ist nur über eine reguläre DSL Leitung an das Internet angebunden, sodass wir hier keine hohe Verfügbarkeit voraussetzen können. Durch die Installation der NATS Services auf dem öffentlichen Server können die dort laufenden Services wie das Backend jederzeit (auch wenn die Internet-Verbindung im Makerspace nicht zur Verfügung steht) die Events veröffentlichen. Die Events werden dann bis zu 7 Tage in der NATS EventQueue persistent gespeichert, und nach Wiederherstellung der Verbindung abgearbeitet.
523 +
524 +**In N8n** werden dann für die **verschiedenen Events Workflows** definiert. Jeder Workflow beginnt mit einem Trigger (genauer: ein NATS JetStream Trigger), der bei auf definierbare Events in der NATS Queue lauscht. Wird ein solches Event gefunden wird es konsumiert und die im Workflow definierten Aktionen werden abgearbeitet. Weiterhin kann auch **Paperless Events in N8n triggern**, dies passiert allerdings direkt über **Webhooks**. Hier nutzen wir NATS nicht, da der NATS Server in der öffentlichen Zone läuft und dann erneut eine Abhängigkeit zur Internet-Anbindung bestehen würde.
525 +
526 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokument-Workflows"/}}Dokument-Workflows ==
527 +
528 +Die beiden entscheidenden Faktoren für den Workflow:
529 +
530 +1. **Erfordernis der Schriftform**
531 +11. **Ja** - auf Grund der Haftungshöhe oder anderer gesetzlichen Anforderungen ist die **Schriftform** erforderlich. Da wir stand heute keine Qualifizierte elektronische Signatur (QeS) umsetzen können, ist dies eine **handschriftliche** Unterschrift
532 +11. **Nein** - eine Fortgeschrittene elektronische Signatur (FeS) ist ausreichend.
533 +1. Ort der Unterschrift
534 +11. **Remote** - Der Prozess wird typischerweise über die Homepage angestoßen und
535 +11. **Lokal (Makerspace)** - Der Prozess wird als Reaktion auf ein In-Person Event im Makerspace ausgelöst, beispielsweise einer Einweisung oder einer Schlüsselausgabe
536 +
537 +Daraus ergeben sich vier verschiedene Kombinationen (Workflows), die nachstehend genauer beschrieben sind.
538 +
539 +(% class="wrapped" %)
540 +|=(% scope="row" %)(((
541 +Workflow
542 +)))|=(% scope="col" %)(((
543 +Schriftform erforderlich
544 +)))|=(% scope="col" %)(((
545 +Lokal / Remote
546 +)))
547 +|=(% scope="row" %)(((
548 +Fall 1: Digital Remote
549 +)))|(((
550 +Nein
551 +)))|(((
552 +Remote
553 +)))
554 +|=(% scope="row" %)(((
555 +Fall 2: Digital Makerspace
556 +)))|(((
557 +Nein
558 +)))|(((
559 +Lokal
560 +)))
561 +|=(% scope="row" %)(((
562 +Fall 3: Handschriftlich Remote
563 +)))|(((
564 +Ja
565 +)))|(((
566 +Remote
567 +)))
568 +|=(% scope="row" %)(((
569 +Fall 4: Handschriftlich Makerspace
570 +)))|(((
571 +Ja
572 +)))|(((
573 +Lokal
574 +)))
575 +
576 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall1:Digital+Remote"/}}Fall 1: Digital + Remote ===
577 +
578 +Alle diese Fälle haben gemein, dass der Prozess **remote ausgelöst und abgeschlossen** wird. In diesem Fall wird nie ein ausgedrucktes Dokument erzeugt, das Dokument wird **ausschließlich digital** verwaltet.
579 +
580 +**Beispiele**: Lagerverträge, Mitgliedsantrag, SEPA Lastschriftmandat, Übungsleitervertrag, ...
581 +
582 +Die folgende Grafik zeigt den Prozessablauf:
583 +
584 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 1 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="515" revision="4"/}}
585 +
586 +Die einzelnen Schritte hierbei sind:
587 +
588 +1. User löst eine Aktion auf der Homepage aus, die ein Dokument erfordert. Beispielsweise stellt die Person einen Mitgliedsantrag, beantragt die Nutzung des Lagers oder ähnliches
589 +1. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Hierbei werden sowohl die Rechte geprüft (Lager kann nur von Mitgliedern verwendet werden, der ein neuer Übungsleitervertrag kann nur von Vorstand oder Mitgliederverwaltung angestoßen werden). Danach
590 +11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
591 +11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
592 +1. Docuseal informiert die beteiligten Parteien automatisch und bittet um eine Unterschrift. Die Parteien können über das Webinterface unterschreiben, entweder mit der Haus auf dem Computer oder mit Hilfe des Handys.
593 +1. (Optional): Ein regelmäßig laufender Cronjob prüft die laufenden Verfahren. Nach einer Woche Inaktivität wird der Unterschriftprozess abgebrochen, 48 Stunden vorher wird eine Erinnerung verschickt
594 +1. Nachdem alle Parteien unterschrieben haben informiert Docuseal das Backend über ein Webhook. Beide Systeme laufen auf dem gleichen Server, weiterhin können fehlgeschlagene Webhooks bei Bedarf wiederholt werden. Das Backend markiert den Prozess als abgeschlossen und führt gegebenenfalls interne Schritte aus (Berechtigungen für ein User anlegen oder ähnliches)
595 +1. Das Backend erstellt ein NATS Event mksp.backend.signature.completed, welches dann in N8n einen Workflow auslöst
596 +1. N8n lädt das von allen Parteien unterschriebene Dokument von Docuseal herunter
597 +1. N8n lädt das Dokument zu Paperless hoch. Dort wird es wie alle anderen Dokumente verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
598 +1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
599 +11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
600 +11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
601 +1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
602 +
603 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall2:Digital+Makerspace"/}}Fall 2: Digital + Makerspace ===
604 +
605 +In diesem Fall kann die Unterschrift digital erfolgen, allerdings findet die Unterschrift im Makerspace statt. Beispiel hier ist die Ausgabe eines Schlüssels und das Schlüsselausgabeformular.
606 +
607 +Wir können nicht davon ausgehen, dass alle Personen ein mobiles Endgerät dabei haben, mit dem sie E-Mails abrufen und Unterschriften leisten können. Außerdem ist die Unterschrift Voraussetzung dafür, dass der Schlüssel auch tatsächlich eingebunden wird, die Unterschrift ist also mittig in einem Prozess eingebunden und erfordert ein unmittelbares Feedback ähnlich einer handschriftlichen Unterschrift.
608 +
609 +**Beispiele**: Ausgabeformular Schlüsselkarte / RFID Token
610 +
611 +Die folgende Grafik zeigt den Prozessablauf:
612 +
613 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 2 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="499" revision="2"/}}
614 +
615 +Die einzelnen Schritte hierbei sind:
616 +
617 +1. Ein autorisierter User meldet sich am Tablet an einer App an, entweder per Makerspace Login (Keycloak) oder per Keyfob. Dort hat der Benutzer dann mehrere Optionen, beispielsweise die Ausgabe eines Schlüssels. Dies erfordert irgendwo im Prozess, dass direkt vor Ort ein Dokument unterschrieben werden muss.
618 +1. Tablet sendet im Namen des angemeldeten Benutzers eine Anfrage ans Backend. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Danach...
619 +11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
620 +11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
621 +11. (((
622 +Die URL für das Dokument werden als Antwort des API Requests an das Tablet zurück geschickt. Dies enthält die Embed-URL, die direkt auf dem Tablet angezeigt werden kann. Beispiel:\\
623 +
624 +{{expand}}
625 +{{code language="json"}}
626 +[
627 + {
628 + "id": 430,
629 + "uuid": "3845d527-ea14-402a-bd05-e85cd4b28a68",
630 + "name": "Vorname Nachname",
631 + ...
632 + "role": "Mitglied",
633 + "embed_src": "https://sign.makerspace-darmstadt.de/s/mMUEBY6Knz1vap"
634 + },
635 + {
636 + "id": 431,
637 + "uuid": "04cbbf45-e3eb-4956-b104-01c0315adc94",
638 + "name": null,
639 + ...
640 + "role": "Verein",
641 + "embed_src": "https://sign.makerspace-darmstadt.de/s/k5gvGuBjW5fkb1"
642 + }
643 +]
644 +{{/code}}
645 +{{/expand}}
646 +)))
647 +1. Die beteiligten Personen unterschreiben direkt auf dem Tablet.
648 +1. Nachdem alle Parteien unterschrieben haben informiert Docuseal das Backend über ein Webhook. Das Backend markiert den Prozess als abgeschlossen und führt gegebenenfalls interne Schritte aus (Berechtigungen für ein User anlegen oder ähnliches). Der Vorgang kann auf dem Tablet direkt weitergeführt werden.
649 +1. Das Backend erstellt ein NATS Event mksp.backend.signature.completed, welches dann in N8n einen Workflow auslöst
650 +1. N8n lädt das von allen Parteien unterschriebene Dokument von Docuseal herunter
651 +1. N8n lädt das Dokument zu Paperless hoch. Dort wird es wie alle anderen Dokumente verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
652 +1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
653 +11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
654 +11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
655 +1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
656 +
657 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall3:Handschriftlich+Remote"/}}Fall 3: Handschriftlich + Remote ===
658 +
659 +In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **remote ausgelöst, benötigt allerdings die Schriftform.** In diesem Fall wird dem Benutzer ein vorausgefülltes und mit QR Code versehenes Dokument zum Download angeboten, welches dann heruntergeladen, ausgedruckt, unterschrieben und eingereicht werden muss.
660 +
661 +**Beispiele**: Einweisungszettel für reine Online-Einweisungen
662 +
663 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 3 Ablaufdiagramm_" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1159" height="467" revision="2"/}}
664 +
665 +Die einzelnen Schritte hierbei sind:
666 +
667 +1. User löst eine Aktion auf der Homepage aus, die ein Dokument erfordert. Beispielsweise hat der User eine Online-Einweisung beendet und muss dafür nun den Einweisungszettel unterschreiben.
668 +1. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Hierbei werden sowohl die Rechte geprüft (Lager kann nur von Mitgliedern verwendet werden, der ein neuer Übungsleitervertrag kann nur von Vorstand oder Mitgliederverwaltung angestoßen werden). Danach
669 +11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
670 +11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
671 +11. Das vorausgefüllte Dokument wird im PDF Format heruntergeladen und die Submission wird direkt wieder archived.
672 +1. Das vorausgefüllte PDF wird als Antwort auf die Anfrage an die Website zum Download angeboten. Der Benutzer druckt das PDF aus.
673 +1. (Optional): Ein regelmäßig laufender Cronjob prüft die laufenden Verfahren. Nach einer Woche Inaktivität wird der Unterschriftprozess abgebrochen, 48 Stunden vorher wird eine Erinnerung verschickt
674 +1. Das ausgedruckte Dokument wird vom Benutzer unterschrieben, wenn weitere Parteien notwendig sind, auch diesen zur Unterschrift vorgelegt.
675 +1. Ein Mitglied der Mitgliederverwaltung prüft das Dokument auf Korrektheit (dokumentenechte Unterschrift, vollständig ausgefüllt) und scannt es mit Hilfe des ScanSnap Scanners ein.
676 +1. Das Dokument landet automatisch auf einem Netzwerklaufwerk auf dem Makerspace NAS. Dort wird es von Paperless erkannt und automatisch verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
677 +1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
678 +11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
679 +11. Es wird ein N8n Webhook ausgelöst
680 +1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
681 +1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
682 +
683 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall4:Handschriftlich+Makerspace"/}}Fall 4: Handschriftlich + Makerspace ===
684 +
685 +In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **im Makerspace ausgelöst und benötigt Schriftform.** In diesem Fall wird das Dokument im Makerspace erzeugt (soweit wie möglich vorausgefüllt und mit QR Code versehen) und direkt vor Ort ausgedruckt. Dort wird es dann unterschrieben und eingeworfen.
686 +
687 +**Beispiele**: Einweisungszettel für Vor-Ort Online-Einweisungen
688 +
689 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 4 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1208" height="523" revision="3"/}}
690 +
691 +Die einzelnen Schritte hierbei sind:
692 +
693 +1. Ein autorisierter User meldet sich am Tablet an einer App an, entweder per Makerspace Login (Keycloak) oder per Keyfob. Dort hat der Benutzer dann mehrere Optionen, beispielsweise die Erfassung von Einweisungs-Teilnehmer:innen.
694 +1. Tablet sendet im Namen des angemeldeten Benutzers eine Anfrage ans Backend. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Danach...
695 +11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
696 +11. Erstellt mit Hilfe einer Docuseal Submission ein PDF Dokument. Dieses basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber den signierten QR Code (siehe unten).
697 +1. Das Tablet druckt das oder die heruntergeladenen PDF Datei(en) aus.
698 +1. Die Parteien unterschreiben das Dokument handschriftlich und werfen es in den Briefkasten.
699 +1. Ein Mitglied der Mitgliederverwaltung prüft das Dokument auf Korrektheit (dokumentenechte Unterschrift, vollständig ausgefüllt) und scannt es mit Hilfe des ScanSnap Scanners ein.
700 +1. Das Dokument landet automatisch auf einem Netzwerklaufwerk auf dem Makerspace NAS. Dort wird es von Paperless erkannt und automatisch verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
701 +1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
702 +11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
703 +11. Es wird ein N8n Webhook ausgelöst
704 +1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
705 +1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
706 +
347 347  = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX =
348 348  
349 349  Das Herzstück der digitalen Mitgliederakte bildet Paperless NGX. Es wird im Makerspace lokal betrieben und ist daher nur aus dem Netzwerk des Makerspaces oder [[per VPN>>confluencePage:page:IN.[HOWTO] Makerspace VPN]] erreichbar. Der Zugang zu Paperless ist über OpenID Connect an [[confluencePage:page:IN.Keycloak]] gekoppelt, Zugang besteht nur für Mitglieder der Gruppen **Vorstand** und **Mitgliederverwaltung**.
... ... @@ -358,8 +358,17 @@
358 358  * **Per Ordner**: Auf unserem NAS gibt es einen speziellen Ordner, der in Paperless eingebunden ist. Alle Dokumente, die in diesen Ordner gelegt werden, werden automatisch von Paperless verarbeitet. Dieser Ordner wird hauptsächlich vom Dokumentenscanner verwendet, der die gescannten Dokumente ablegt. Dies ermöglicht einen einfachen Scan mit einem einfachen Button, die Dokumente werden dann automatisch in Paperless erkannt
359 359  * **Per Weboberfläche**: Es ist ebenfalls möglich, Dokumente manuell über die Weboberfläche hinzuzufügen.
360 360  
361 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Meta-Daten"/}}Meta-Daten ==
721 +Die folgenden Grafik gibt eine Übersicht:
362 362  
723 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Ingest Diagram" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1016" height="451" revision="3"/}}
724 +
725 +Die Konfiguration des Scanners ist so eingerichtet, dass nur zwei Buttons auf dem Display sichtbar sind:
726 +
727 +* **SCAN Vorstand** - Platziert das Dokument in dem Consumption Ordner für den Vorstand, Rechte und Tags werden dann automatisch gesetzt
728 +* **SCAN MV** - Platziert das Dokument in dem Consumption Ordner für die Mitgliederverwaltung, Rechte und Tags werden dann automatisch gesetzt
729 +
730 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-ÜbersichtderMetadaten"/}}Übersicht der Metadaten ==
731 +
363 363  Dokumente werden dann Meta-Daten zugeordnet, die eine spätere Suche und Zuordnung erleichtern. Diese Meta-Daten sind:
364 364  
365 365  * **Korrespondent**: Im Prinzip der "Gesprächspartner", beispielsweise der Absender eines Briefs. Im Falle der Mitgliederverwaltung wird für jedes Mitglied und jeden registrierten Gast automatisch im Hintergrund ein Korrespondent angelegt. Die Korrespondenten heißen:
... ... @@ -369,181 +369,770 @@
369 369  * **Tags**: Einem Dokument können beliebig viele Tags zugewiesen werden. **Tags** dienen der einfacheren **Zuordnung** und dem **Wiederfinden** von Dokumenten. Es gibt allerdings auch spezielle Tags für Dokumente die eingelesen aber noch nicht bearbeitet wurden, so genannte "Inbox Tags":
370 370  ** (% style="color:var(--ds-icon-success,#22a06b);" %)**Inbox Mitgliederverwaltung**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Mitgliederverwaltung** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
371 371  ** (% style="color:var(--ds-icon-accent-blue,#1d7afc);" %)**Inbox Vorstand**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Vorstand** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
741 +* **Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Liste festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden.
742 +** Mitgliedsantrag
743 +** SEPA Lastschriftmandat
744 +** Studienbescheinigung
745 +** Bestätigung Schlüsselausgabe
746 +** Verpflichtungserklärung Datenschutz
747 +** Übungsleitervertrag
748 +** Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
749 +** Bestellung als Einweiser:in
750 +** Haftungsausschluss
751 +** Einweisungszettel
752 +** Lagervertrag Kistenlager
753 +** Lagervertrag Projektlager
372 372  * (((
373 -**Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Tabelle festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden. Neben einem Namen haben die Dokumente einen Match String. Kommt dieser eindeutig (exakter Match) irgendwo im Dokument vor, wird der Typ automatisch zugewiesen.
755 +**Storage Path**: Speicherpfade sind ein fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
756 +\\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[
757 +
758 +{{code language="none"}}
759 +document renamer
760 +{{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}}
761 +In unserem Fall kommen die folgenden Speicherpfade zum Einsatz:
374 374  \\
375 375  
376 376  |=(% scope="col" %)(((
377 377  Name
378 378  )))|=(% scope="col" %)(((
379 -Exact Match String
767 +Definition
768 +)))|=(% scope="col" %)(((
769 +Sichtbar für
770 +)))|=(% scope="col" %)(((
771 +Anwendung
380 380  )))
381 381  |(((
382 -Mitgliedsantrag
774 +Mitglieder Einweisungszettel
383 383  )))|(((
384 -mksp-doc-mitgliedsantrag
776 +(% class="code" %)
777 +(((
778 +~{~{ correspondent }}/Einweisungen/~{~{ document_type }}-~{~{ tag_list }}-~{~{ created }}-~{~{ doc_pk }}
385 385  )))
780 +)))|(((
781 +Mitgliederverwaltung
782 +)))|(((
783 +Einweisungszettel
784 +)))
386 386  |(((
387 -SEPA Lastschriftmandat
786 +Mitglieder Unterlagen
388 388  )))|(((
389 -mksp-doc-sepamandat
788 +(% class="code" %)
789 +(((
790 +~{~{ correspondent }}/~{~{ document_type }}-~{~{ created }}-~{~{ doc_pk }}
390 390  )))
792 +)))|(((
793 +Mitgliederverwaltung
794 +)))|(((
795 +Alle anderen Mitgliederdokumente
796 +)))
391 391  |(((
392 -Studienbescheinigung
798 +Vorstand Dokumente
393 393  )))|(((
394 -mksp-doc-studienbescheinigung
800 +(% class="code" %)
801 +(((
802 +~{~{ created_year }}/~{~{ correspondent }}/~{~{ title }}
395 395  )))
804 +)))|(((
805 +Vorstand
806 +)))|(((
807 +Alle Vorstandsdokumente
808 +)))
809 +)))
810 +
811 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AutomatischeZuordnungvonMetadaten"/}}Automatische Zuordnung von Metadaten ==
812 +
813 +Paperless unterstützt die automatische Zuordnung von Metadaten basierend auf festen Strings. So kann man beispielsweise angeben, dass ein Dokumententyp "Haftungsausschluss" zugewiesen werden soll, wenn der String "Haftungsausschluss" irgendwo im Dokument vorkommt. Dies ist allerdings auf eine korrekte Funktion der Texterkennung angewiesen und funktioniert erfahrungsgemäß nur in manchen Fällen, sodass mindestens eine manuelle Überprüfung trotzdem notwendig kommt. Wenn beispielsweise ein Brief mit dem Satz "ich dachte, ich hätte den Haftungsausschluss bereits abgegeben, könntet ihr dies bitte prüfen" erfasst wird, würde der basierend auf der Regel ebenfalls kategorisiert werden.
814 +
815 +**Aus diesem Grund wird auf jedes Dokument einen spezieller QR Code aufgedruckt**. Der QR code wird vom Post-Consume Script verwendet um die Metadaten in Paperless zuzuordnen. Weiterhin können Daten übermittelt werden, die dann mittels Webhook an N8n übermittelt werden und dort im Workflow verwendet werden können. Der Aufbau orientiert sich an dem Aufbau eines **JSON Web Tokens (JWT).**
816 +
817 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Barcodeerzeugen"/}}(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Barcode erzeugen(%%) ===
818 +
819 +(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Der Prozess zur Erzeugung eines QR Codes ist wie folgt:
820 +
821 +* **Payload (Daten) festlegen**. Einige Werte sind verpflichtend, andere können nach Bedarf optional hinzugefügt werden.
822 +* JWT erzeugen und signieren. der JWT besteht aus drei Teilen:
823 +** **Header**: **alg** (Algorithmus) und **typ** (JWT) sind verpflichtend. Zusätzlich fügen wir einen Timestamp, eine eindeutige ID und eine Gültigkeitsdauer hinzu.
824 +** **Body**: beinhaltet die eigentlichen Daten.
825 +** **Signature**: Mit Hilfe eines Secrets und wird die Signatur erzeugt und automatisch angehängt.
826 +* PDF417 code erzeugen: ein JWT ist per Definition URL safe und kann daher einfach in ein QR code umgewandelt werden.
827 +
828 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Header"/}}Header ===
829 +
830 +Der Header enthält wichtige Meta-Daten, diese werden von der JWT Library automatisch erzeugt und beschreiben in der Regel den verwendeten Key-Typ.
831 +
832 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Body"/}}Body ===
833 +
834 +Die folgenden Claims sind im Body verfügbar:
835 +
836 +|=(((
837 +Claim
838 +)))|=(((
839 +Type
840 +)))|=(((
841 +Pflicht
842 +)))|=(((
843 +Beschreibung
844 +)))
396 396  |(((
397 -Formular Schlüsselausgabe
846 +id
398 398  )))|(((
399 -mksp-doc-schluesselausgabe
848 +UUID4
849 +)))|(((
850 +✅️
851 +)))|(((
852 +Eindeutige ID dieses Dokuments
400 400  )))
401 401  |(((
402 -Verpflichtungserklärung Datenschutz
855 +time
403 403  )))|(((
404 -\\
857 +Zahl
858 +)))|(((
859 +✅️
860 +)))|(((
861 +UTC Linux-Timestamp an dem das Dokument und der QR Code erzeugt wurden
405 405  )))
406 406  |(((
407 -Übungsleitervertrag
864 +exp
408 408  )))|(((
409 -\\
866 +Zahl
867 +)))|(((
868 +✅️
869 +)))|(((
870 +UTC Linux-Timestamp der angibt, bis wann das Dokument gültig ist.
410 410  )))
411 411  |(((
412 -Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
873 +(% class="code" %)
874 +(((
875 +typ
876 +)))
413 413  )))|(((
414 -\\
878 +String
879 +)))|(((
880 +✅️
881 +)))|(((
882 +Typ des Dokuments basierend auf der unten definierten Liste.
415 415  )))
416 416  |(((
417 -Bestellung eines Einweisers
885 +(% class="code" %)
886 +(((
887 +cor
888 +)))
418 418  )))|(((
419 -\\
890 +String
891 +)))|(((
892 +❌️
893 +)))|(((
894 +Optional: Name des Korrespondenten, dem das Dokument zugeordnet werden soll
420 420  )))
421 421  |(((
422 -Haftungsausschluss
897 +tags
423 423  )))|(((
424 -\\
899 +List[String]
900 +)))|(((
901 +❌️
902 +)))|(((
903 +Liste an Tags, die dem Dokument zugeordnet werden soll
425 425  )))
426 426  |(((
427 -Einweisungszettel
906 +spth
428 428  )))|(((
429 -\\
908 +String
909 +)))|(((
910 +❌️
911 +)))|(((
912 +Storage Path, das dem Dokument zugeordnet werden soll
430 430  )))
431 431  |(((
432 -Lagervertrag Kistenlager
915 +opt
433 433  )))|(((
434 -\\
917 +dict
918 +)))|(((
919 +❌️
920 +)))|(((
921 +Optionale Attribute, die mit eincodiert werden und dem N8n Workflow übergeben werden.
435 435  )))
923 +
924 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Footer"/}}Footer ===
925 +
926 +Der Footer wird automatisch erzeugt und erhält eine Signatur über den Header und den Body, basierend auf einem Algorithmus und einer Signatur.
927 +
928 +{{confluence_tip title="Algorithmus"}}
929 +Von den meisten Libraries werden symmetrische und asymmetrische Signaturen unterstützt. Die Verwendung eines symmetrischen Algorithmus ist für uns einfacher.
930 +
931 +Für diesen Anwendungsfall nutzen wir (% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)**HS256** (HMAC mit SHA-256 Algorithmus).
932 +{{/confluence_tip}}
933 +
934 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AuswahlderLibrary"/}}Auswahl der Library ===
935 +
936 +Die Implementierung für die Erzeugung und das Validieren erfolgt in Python. Dies hat den Hintergrund, dass sowohl unser Backend als auch Paperless NGX (und damit das Post-Consumption Script) in Python implementiert ist. Es gibt verschiedene Libraries, die betrachtet wurden:
937 +
938 +|=(% scope="col" %)(((
939 +Name
940 +)))|=(% scope="col" %)(((
941 +CVE
942 +)))|=(% scope="col" %)(((
943 +Github
944 +)))|=(% scope="col" %)(((
945 +GH⭐
946 +)))|=(% scope="col" %)(((
947 +Letztes Release
948 +)))|=(% scope="col" %)(((
949 +Offene Issues
950 +)))|=(% scope="col" %)(((
951 +Dokumentation
952 +)))|=(% scope="col" %)(((
953 +Qualität Dokumentation
954 +)))|=(% scope="col" %)(((
955 +In Backend vorhanden?
956 +)))|=(% scope="col" %)(((
957 +In Paperless vorhanden?
958 +)))
436 436  |(((
437 -Lagervertrag Projektlager
960 +python-jose
438 438  )))|(((
439 -\\
962 +3/0
963 +)))|(((
964 +[[https:~~/~~/github.com/mpdavis/python-jose>>url:https://github.com/mpdavis/python-jose||shape="rect"]]
965 +)))|(((
966 +1.7k
967 +)))|(((
968 +28.05.2025
969 +)))|(((
970 +83
971 +)))|(((
972 +[[https:~~/~~/python-jose.readthedocs.io/en/latest/>>url:https://python-jose.readthedocs.io/en/latest/||shape="rect"]]
973 +)))|(((
974 +⛔ Wenige Bespiele, API Dokumentation fehlt komplett
975 +)))|(((
976 +❌️
977 +)))|(((
978 +❌️
440 440  )))
980 +|(((
981 +pyJWT
982 +)))|(((
983 +4/0
984 +)))|(((
985 +[[https:~~/~~/github.com/jpadilla/pyjwt>>url:https://github.com/jpadilla/pyjwt||shape="rect"]]
986 +)))|(((
987 +5.4k
988 +)))|(((
989 +28.11.2024
990 +)))|(((
991 +30
992 +)))|(((
993 +[[https:~~/~~/pyjwt.readthedocs.io>>url:https://pyjwt.readthedocs.io||shape="rect"]]
994 +)))|(((
995 +➕️ Gute Dokumentation, API, Beispiele, Changelog
996 +)))|(((
997 +✅️ 2.10.1
998 +Dep von firebase
999 +)))|(((
1000 +✅️ 2.10.1
441 441  )))
442 -* **Storage Path**: Speicherpfade sind ein etwas fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
443 -\\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[
1002 +|(((
1003 +JWCrypto
1004 +)))|(((
1005 +5/0
1006 +)))|(((
1007 +[[https:~~/~~/github.com/latchset/jwcrypto>>url:https://github.com/latchset/jwcrypto||shape="rect"]]
1008 +)))|(((
1009 +465
1010 +)))|(((
1011 +06.03.2024
1012 +)))|(((
1013 +8
1014 +)))|(((
1015 +[[https:~~/~~/jwcrypto.readthedocs.io>>url:https://jwcrypto.readthedocs.io||shape="rect"]]
1016 +)))|(((
1017 +➕️ API Doc, einige Beispiele
1018 +)))|(((
1019 +✅️ 1.5.6
1020 +Dep von python-keycloak
1021 +)))|(((
1022 +❌️
1023 +)))
444 444  
445 -{{code language="none"}}
446 -document renamer
447 -{{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}}
448 -TODO: Define Storage Path
1025 +Unsere bevorzugte Library ist **pyjwt**. Diese ist auch in **paperless nativ vorhanden**, sodass wir uns für die Implementierung mittels **pyjwt** entschieden haben.
449 449  
450 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AutomatischeZuordnungvonMetadaten"/}}Automatische Zuordnung von Metadaten ==
1027 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PDF417Code"/}}PDF417 Code ===
451 451  
452 -Paperless unterstützt die automatische Zuordnung von Metadaten basierend auf festen Strings. So kann man beispielsweise angeben, dass ein Dokumententyp "Haftungsausschluss" zugewiesen werden soll, wenn der String "Haftungsausschluss" irgendwo im Dokument vorkommt. Dies ist allerdings auf eine korrekte Funktion der Texterkennung angewiesen und funktioniert erfahrungsgemäß nur in manchen Fällen, sodass mindestens eine manuelle Überprüfung trotzdem notwendig kommt. Wenn beispielsweise ein Brief mit dem Satz "ich dachte, ich hätte den Haftungsausschluss bereits abgegeben, könntet ihr dies bitte prüfen" erfasst wird, würde der basierend auf der Regel ebenfalls kategorisiert werden.
1029 +Als Format für den Code wurde PDF417 ausgewählt, da dieser mehr Platz und Fehlerkorrektur bietet. Weiterhin gibt es eine einfach zu nutzende Library für Python (Erzeugung) und PDF417 wird von (% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)ZXING unterstützt, welches in Paperless eingebettet ist. Ein solcher Barcode sieht beispielsweise so aus:
453 453  
454 -Aus diesem Grund nutzen wir einen speziellen QR Code in einem für den Makerspace spezifischen Format, welches nachstehend detailliert beschrieben wird.
1031 +(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)[[image:attach:barcode.jpg||height="250"]]
455 455  
456 -{{code language="json"}}
457 -{
458 - "payload": {
459 -        "timestamp": "YYYY-MM-DDTHH:mm:ss",
460 - "correspondent": "Daniel Herrmann (#250)",
461 - "type": "mksp-doc-sepamandat",
462 - "tags": [
463 - "tag1",
464 - "tag2"
465 - ],
466 -"storage_path": "Mitgliederverwaltung"
467 - },
468 - "sig": "signature over the entire payload block"
469 -}
470 -{{/code}}
1033 +(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Daraus kann dann eine Base64 basierte Repräsentation berechnet werden, die einfach in Docuseal hochgeladen werden kann.
471 471  
472 -Die beiden Einträge **payload** und **sig** sind **Pflichtfelder**. Innerhalb der Payload muss der **timestamp** **vorhanden** sein, alle anderen Felder sind optional, jedoch muss mindestens eins angegeben werden. Der QR Code kann dann - insbesondere bei der Digitalen Unterschrift oder bei Workflows, wo die Formulare ohnehin on demand erzeugt werden bereits mit allen Daten bestückt werden. In Paperless gibt es dann ein Postconsume Script, welches den QR Code ausliest, die Signatur prüft und - falls die Signatur korrekt ist - automatisch die Meta-Daten übernimmt.
1035 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Referenz-Implementierung"/}}Referenz-Implementierung ===
473 473  
474 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Signatur"/}}Signatur ===
1037 +Eine Referenz-Implementierung befindet sich im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-pdf417-reference>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-pdf417-reference||shape="rect"]]
475 475  
476 -Die Signatur wird kryptographisch mit Hilfe asymmetrischen Verschlüsselung erzeugt. Wir erzeugen ein RSA 2048 Key Pair. Der öffentliche Schlüssel steht Paperless zur Verfügung, sodass Paperless die Signaturen verifizieren kann. Der private Teil des Schlüssels wird von den Makerspace-Systemem verwendet, welche die Formulare erzeugen. Im Detail:
1039 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PostConsumptionScript"/}}Post Consumption Script ===
477 477  
478 -* **Key-Pair**: 2048 bit Schlüssellänge, RSA, 65537 Exponent
479 -* **Signatur**: SHA256 Signatur, PKCS1v15 Padding
480 -* (((
481 -**Payload**: Als Payload wird nur der Inhalt der Payload verwendet, als **JSON String ohne Whitespaces, byte encoded in UTF-8.** Das oben genannte Beispiel würde die Signatur über den folgenden String erstellen:
482 -\\
1041 +Die eigentliche Zuordnung der Meta-Daten erfolgt über ein so genanntes Post Consumption Script. Dieses befindet sich ebenfalls im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-post-consumption-script#>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-post-consumption-script||shape="rect"]]
483 483  
484 -{{code language="json"}}
485 -{"payload":{"correspondent":"Daniel Herrmann (#250)","type":"SEPA Mandat","tags":["tag1","tag2"]},"timestamp":"YYYY-MM-DDTHH:mm:ss","sig":"this-would-be-the-signature-appended-to-the-data"}
486 -{{/code}}
1043 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessBerechtigungen"/}}Paperless Berechtigungen ==
487 487  
1045 +Paperless NGX hat ein Berechtigungssystem, welches sich über fast alle Ressourcen erstreckt. Grundsätzlich gibt es **Benutzer** und **Gruppen**. Berechtigungen können dann global vergeben werden (Sichtbarkeit von Features) und zusätzlich auf Objektebene vergeben werden.
488 488  
489 -Als Referenz, die in Python wäre der Input der Signatur:
1047 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-BenutzerundGruppen"/}}Benutzer und Gruppen ===
1048 +
1049 +Paperless NGX ist so konfiguriert, dass sich Benutzer mit ihrem zentralen Makerspace Login anmelden können (OIDC über Keycloak). Eine Anmeldung mit lokalen Zugangsdaten ist nicht möglich. Bei der Anmeldung werden ebenfalls die Gruppen aus Keycloak übernommen, aber nur die folgenden:
1050 +
1051 +* **Vorstand**: Für die Mitglieder des Vorstands
1052 +* **Mitgliederverwaltung**: Alle Personen, die mit der Verwaltung der Mitglieder betraut sind
1053 +* **IT Admin**: IT Administratoren im Makerspace
1054 +
1055 +Nutzer, die keine dieser Gruppen angehören haben keine Rechte in Paperless. Sie können sich zwar anmelden, aber selbst die Willkommens-Seite erzeugt eine "Permission Denied" Fehlermeldung.
1056 +
1057 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-GlobaleBerechtigungen"/}}Globale Berechtigungen ===
1058 +
1059 +Berechtigungen werden grundsätzlich nicht auf Benutzerebene konfiguriert, sondern ausschließlich auf Gruppenebene. So wird sichergestellt, dass bei der Änderung einer Gruppenzugehörigkeit auch die damit verbundenen Rechte entzogen oder gewährt werden, ohne dass eine manuelle Änderung notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt eine Übersicht der konfigurierten globalen Berechtigungen pro Gruppe:
1060 +
1061 +|=(% scope="row" %)(((
1062 +Berechtigung
1063 +)))|=(% scope="col" %)(((
1064 +Beschreibung
1065 +)))|=(% scope="col" %)(((
1066 +Mitgliederverwaltung
1067 +)))|=(% scope="col" %)(((
1068 +Vorstand
1069 +)))|=(% scope="col" %)(((
1070 +IT Admin
1071 +)))|=(% scope="col" %)(((
1072 +Notiz
1073 +)))
1074 +|=(% scope="row" %)(((
1075 +Document
1076 +)))|(((
1077 +Sehen und bearbeiten von Dokumenten.
1078 +)))|(((
1079 +ALLE
1080 +)))|(((
1081 +ALLE
1082 +)))|(((
1083 +KEINE
1084 +)))|(((
1085 +Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1086 +)))
1087 +|=(% scope="row" %)(((
1088 +Tag
1089 +)))|(((
1090 +Sehen und bearbeiten von Tags.
1091 +)))|(((
1092 +Anzeigen
1093 +)))|(((
1094 +ALLE
1095 +)))|(((
1096 +ALLE
1097 +)))|(((
1098 +Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1099 +)))
1100 +|=(% scope="row" %)(((
1101 +Correspondent
1102 +)))|(((
1103 +Sehen und bearbeiten von Korrespondenten
1104 +)))|(((
1105 +Anzeigen
1106 +)))|(((
1107 +ALLE
1108 +)))|(((
1109 +ALLE
1110 +)))|(((
1111 +Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1112 +)))
1113 +|=(% scope="row" %)(((
1114 +DocumentType
1115 +)))|(((
1116 +Sehen und bearbeiten von Dokument-Typen
1117 +)))|(((
1118 +Anzeigen
1119 +)))|(((
1120 +ALLE
1121 +)))|(((
1122 +ALLE
1123 +)))|(((
1124 +Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1125 +)))
1126 +|=(% scope="row" %)(((
1127 +StoragePath
1128 +)))|(((
1129 +Sehen und bearbeiten von Speicherpfaden
1130 +)))|(((
1131 +Anzeigen
1132 +)))|(((
1133 +Anzeigen
1134 +)))|(((
1135 +ALLE
1136 +)))|(((
1137 +Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1138 +)))
1139 +|=(% scope="row" %)(((
1140 +SavedView
1141 +)))|(((
1142 +Ansichten erzeugen und speichern
1143 +)))|(((
1144 +ALLE
1145 +)))|(((
1146 +ALLE
1147 +)))|(((
1148 +KEINE
1149 +)))|(((
490 490  \\
1151 +)))
1152 +|=(% scope="row" %)(((
1153 +PaperlessTask
1154 +)))|(((
1155 +Dateiaufgaben einsehen und löschen
1156 +)))|(((
1157 +KEINE
1158 +)))|(((
1159 +KEINE
1160 +)))|(((
1161 +ALLE
1162 +)))|(((
1163 +\\
1164 +)))
1165 +|=(% scope="row" %)(((
1166 +AppConfig
1167 +)))|(((
1168 +Konfiguration von Paperless NGX selbst
1169 +)))|(((
1170 +KEINE
1171 +)))|(((
1172 +KEINE
1173 +)))|(((
1174 +ALLE
1175 +)))|(((
1176 +\\
1177 +)))
1178 +|=(% scope="row" %)(((
1179 +UISettings
1180 +)))|(((
1181 +Persönliche Anzeigeeinstellungen ändern
1182 +)))|(((
1183 +ALLE
1184 +)))|(((
1185 +ALLE
1186 +)))|(((
1187 +ALLE
1188 +)))|(((
1189 +\\
1190 +)))
1191 +|=(% scope="row" %)(((
1192 +History
1193 +)))|(((
1194 +Dokumenten-Audit Log anzeigen oder ändern
1195 +)))|(((
1196 +Anzeigen
1197 +)))|(((
1198 +Anzeigen
1199 +)))|(((
1200 +KEINE
1201 +)))|(((
1202 +Nur für Dokumente, auf die Zugriff gewährt wurde.
1203 +)))
1204 +|=(% scope="row" %)(((
1205 +Note
1206 +)))|(((
1207 +Notizen zu Dokumenten einsehen oder ändern
1208 +)))|(((
1209 +ALLE
1210 +)))|(((
1211 +ALLE
1212 +)))|(((
1213 +KEINE
1214 +)))|(((
1215 +Nur für Dokumente, auf die Zugriff gewährt wurde.
1216 +)))
1217 +|=(% scope="row" %)(((
1218 +MailAccount
1219 +)))|(((
1220 +Mail-Accounts verwalten
1221 +)))|(((
1222 +KEINE
1223 +)))|(((
1224 +Anzeigen
1225 +)))|(((
1226 +ALLE
1227 +)))|(((
1228 +\\
1229 +)))
1230 +|=(% scope="row" %)(((
1231 +MailRule
1232 +)))|(((
1233 +Verarbeitungsregeln für eingehende Mails bearbeiten
1234 +)))|(((
1235 +KEINE
1236 +)))|(((
1237 +ALLE
1238 +)))|(((
1239 +ALLE
1240 +)))|(((
1241 +\\
1242 +)))
1243 +|=(% scope="row" %)(((
1244 +User
1245 +)))|(((
1246 +Benutzer einsehen oder verwalten
1247 +)))|(((
1248 +KEINE
1249 +)))|(((
1250 +Anzeigen
1251 +)))|(((
1252 +ALLE
1253 +)))|(((
1254 +\\
1255 +)))
1256 +|=(% scope="row" %)(((
1257 +Group
1258 +)))|(((
1259 +Gruppen einsehen oder verwalten
1260 +)))|(((
1261 +KEINE
1262 +)))|(((
1263 +Anzeigen
1264 +)))|(((
1265 +ALLE
1266 +)))|(((
1267 +\\
1268 +)))
1269 +|=(% scope="row" %)(((
1270 +ShareLink
1271 +)))|(((
1272 +Öffentliche Share-Links erstellen oder verwalten
1273 +)))|(((
1274 +KEINE
1275 +)))|(((
1276 +KEINE
1277 +)))|(((
1278 +KEINE
1279 +)))|(((
1280 +\\
1281 +)))
1282 +|=(% scope="row" %)(((
1283 +CustomField
1284 +)))|(((
1285 +Custom Fields einsehen oder verwalten
1286 +)))|(((
1287 +Anzeigen
1288 +)))|(((
1289 +Anzeigen
1290 +)))|(((
1291 +ALLE
1292 +)))|(((
1293 +\\
1294 +)))
1295 +|=(% scope="row" %)(((
1296 +Workflow
1297 +)))|(((
1298 +Workflows für neue Dokumente einsehen oder verwalten
1299 +)))|(((
1300 +KEINE
1301 +)))|(((
1302 +KEINE
1303 +)))|(((
1304 +ALLE
1305 +)))|(((
1306 +\\
1307 +)))
491 491  
492 -{{code language="python"}}
493 -import json
1309 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Objekt-Berechtigungen"/}}Objekt-Berechtigungen ===
494 494  
495 -input_data = {'payload': {'correspondent': 'Daniel Herrmann (#250)', 'type': 'SEPA Mandat', 'tags': ['tag1', 'tag2']}, 'timestamp': 'YYYY-MM-DDTHH:mm:ss', 'sig': 'this-would-be-the-signature-appended-to-the-data'}
496 -signature_data = json.dumps(input_data, separators=(',', ':')).encode('utf-8')
497 -{{/code}}
1311 +Zusätzlich zu den globalen Berechtigungen können für alle Objekte noch Berechtigungen auf Objekt-Level konfiguriert werden. Dabei werden globale Regeln zuerst geprüft, danach zusätzlich die Objekt-Berechtigungen. Jedes Objekt (egal ob Dokument, Korrespondent, Tag, Dokumenten-Typ) hat zwei wichtige Einstellungen:
1312 +
1313 +* Owner / Eigentümer: Das Objekt gehört diesem Benutzer. Der Owner hat immer alle Berechtigungen für das Objekt
1314 +* Zusätzliche Berechtigungen:
1315 +** Es können getrennt voneinander Berechtigungen zum Anzeigen und Bearbeiten vergeben werden
1316 +** Diese Berechtigungen können jeweils für einzelne Benutzer oder für Gruppen gewährt werden
1317 +
1318 +Das sieht im Frontend beispielsweise so aus:
1319 +
1320 +[[image:attach:image-2025-8-25_10-19-25.png||thumbnail="true" height="250"]]
1321 +
1322 +{{info title="Berechtigungen"}}
1323 +Es sind grundsätzlich sowohl globale als auch objekt-spezifische Berechtigungen notwendig. Wenn ein Benutzer ein Objekt bearbeiten ansehen oder bearbeiten möchte ergibt sich daher die folgende Matrix:
1324 +
1325 +|=(% scope="col" %)(((
1326 +Globale Berechtigung
1327 +)))|=(% scope="col" %)(((
1328 +Owner
1329 +)))|=(% scope="col" %)(((
1330 +Objekt-Berechtigung
1331 +)))|=(% scope="col" %)(((
1332 +Ergebnis
498 498  )))
1334 +|(((
1335 +❌️
1336 +)))|(((
1337 +Egal
1338 +)))|(((
1339 +Egal
1340 +)))|(((
1341 +❌️
1342 +)))
1343 +|(((
1344 +✅️
1345 +)))|(((
1346 +✅️
1347 +)))|(((
1348 +Egal
1349 +)))|(((
1350 +✅️
1351 +)))
1352 +|(((
1353 +✅️
1354 +)))|(((
1355 +❌️
1356 +)))|(((
1357 +❌️
1358 +)))|(((
1359 +❌️
1360 +)))
1361 +|(((
1362 +✅️
1363 +)))|(((
1364 +❌️
1365 +)))|(((
1366 +✅️
1367 +)))|(((
1368 +✅️
1369 +)))
499 499  
500 -\\
1371 +Mit anderen Worten, um eine Aktion auszuführen, muss ein Benutzer (a) die globale Berechtigung haben **UND** (b) Owner sein **ODER** Objekt-Berechtigungen haben.
1372 +{{/info}}
501 501  
502 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesSetup"/}}Technisches Setup ==
1374 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-LokaleOwner"/}}Lokale Owner ===
503 503  
504 -Owner: zwei Owner
505 -Docs: Owner = grp owner, View + Edit jeweilige Gruppen
506 -Correspondent: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
507 -Tag: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
508 -Doc Type: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
1376 +Jedes Objekt in Paperless muss einen Owner haben. Damit der Owner nicht ein realer Benutzer ist, der gegebenenfalls den Vorstand / Mitgliederverwaltung oder Verein verlassen könnte, werden lokale Benutzer angelegt. Diese halten lediglich die Owner Rolle für die Ressourcen, können aber nicht für den Login verwendet werden.
509 509  
510 -TODO
1378 +|=(% scope="row" %)(((
1379 +Benutzer
1380 +)))|=(% scope="col" %)(((
1381 +Verwendet für
1382 +)))
1383 +|=(% scope="row" %)(((
1384 +mksp-mv-owner
1385 +)))|(((
1386 +Alle Objekte (Dokumente, Dokumenttypen, Tags, Korrespondenten und Speicherpfade), die dem Use-Case **Mitgliederverwaltung** zugewiesen sind
1387 +)))
1388 +|=(% scope="row" %)(((
1389 +mksp-vs-owner
1390 +)))|(((
1391 +Alle Objekte (Dokumente, Dokumenttypen, Tags, Korrespondenten und Speicherpfade), die dem Use-Case **Vorstandspost** zugewiesen sind
1392 +)))
511 511  
1394 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Standard-Objekt-Berechtigungen"/}}Standard-Objekt-Berechtigungen ===
1395 +
1396 +Basierend auf den hier beschrieben Regeln werden für Objekte die folgenden Berechtigungen gesetzt:
1397 +
1398 +|=(% rowspan="2" scope="rowgroup" %)(((
1399 +Objekt
512 512  \\
1401 +)))|=(% colspan="3" scope="colgroup" %)(((
1402 +Mitgliederverwaltung
1403 +)))|=(% rowspan="7" scope="rowgroup" %)(((
1404 +\\
1405 +)))|=(% colspan="3" scope="colgroup" %)(((
1406 +Vorstandspost
1407 +)))
1408 +|=(% scope="col" %)(((
1409 +Owner
1410 +)))|=(% scope="col" %)(((
1411 +Anzeigen
1412 +)))|=(% scope="col" %)(((
1413 +Bearbeiten
1414 +)))|=(((
1415 +Owner
1416 +)))|=(((
1417 +Anzeigen
1418 +)))|=(((
1419 +Bearbeiten
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1494 +IT Admin
1495 +)))
513 513  
514 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AusFace2Faceam20.8(DH,YS)"/}}Aus Face 2 Face am 20.8  (DH,YS) ===
1497 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Workflows"/}}Workflows ==
515 515  
516 -* Schritt 1: Einweisungszettel erzeugen 
517 -** Checkliste in Directus hinterlegen, eine pro Einweisung
518 -** N8n Workflow, welches die Liste aus Directus herunterlädt und Template mit Puppetteer Script Node erzeugen
519 -** Aus diesem Template dann ein DocuSeal Template erstellen
520 -* Schritt 2: Zettel für Einweisungen generieren
521 -** Tablet für Einweiser im makerspace
522 -** Authentifizierung über Token an der Freigabebox
523 -*** Neue Maschine, User schaltet die Maschine "Tablet" frei
524 -*** Datenbank erzeugt JWT und signiert es mit einem RSA Priv Key
525 -*** Wird als Payload in der MQTT unlock message mitgeschickt
526 -** Tablet nutzt dieses Token für API Requests gegen Homepage Backend
527 -** Backend wird um weitere Middleware angepasst, die dieses Token für manche Endpoints akzeptiert
528 -** Einweiser:in bekommt aktive Einweisung angezeigt und kann Teilnehmer Entfernern (no-show) oder hinzufügen (spontan)
529 -*** Option eine Einweisung ohne Rechnungsstellung vorzunehmen
530 -** PDFs werden automatisch ausgedruckt
531 -*** Tablet triggert einen Backend endpoint
532 -**** übergibt teilnehmer als parameter (auth über token) und
533 -**** erzeugt die entsprechenden PDFs in DocuSeal
534 -**** Gibt PDF als Return
535 -*** Tablet kann PDF über Netzwerk print drucken
536 -* Schritt 3: Einweisungen erfassen
537 -** QR code wird in Schritt 2 aufgedruckt und enthält:
538 -*** Einweisung
539 -*** Datum
540 -*** Einweiser
541 -*** Teilnehmer
542 -*** Flag Rechnung
543 -** Dokument wird über ScanSnap eingescannt und automatisch an paperless übergeben
544 -** Paperless Post Consume erkennt den QR Code, validiert ihn und löst über einen Webook einen Flow in N8n aus
545 -** N8n erstellt dann einen temporären Eintrag im Backend, ähnlich dem der heute bei "Einweisung erfassen" sichtbar ist
546 -** Die Mitgliederverwaltung hat dann x Tage Zeit, die Einträge zu korrigieren und zu prüfen (beispielsweise ob Voraussetzungen erfüllt sind)
547 -** Danach werden alle Schritte wie bisher ausgelöst (Berechtigung, Rechnung, Auszahlung an Einweiser, E-Mail Bestätigung, ...)
1499 +Paperless Workflows können zur Automatisierung verschiedener Tasks eingesetzt werden. In diesem Fall werden zwei Fälle damit abgedeckt:
548 548  
549 -\\
1501 +* Beim Hinzufügen der Dokumente via Webinterface **wird standardmäßig der angemeldete Nutzer als Owner des Dokuments festgelegt**. Damit haben andere Mitglieder der gleichen Gruppe (Beispielsweise Vorstand oder Mitgliederverwaltung) kein Zugriff auf die so hinzugefügten Dokumente. Aus diesem Grund setzt einer der Workflow die entsprechend notwendigen Berechtigungen.
1502 +* Einscannen von Dokumenten soll sowohl für die Mitgliederverwaltung als auch für den Vorstand möglich sein und der richtigen Gruppe zugeordnet werden. Wir haben dafür zwei unterschiedliche Ordner aus dem NAS angelegt. Der Dokumentenscanner kann Dokumente in einen der beiden Ordner legen, wir nutzen Workflows um auch hier die richtigen Berechtigungen zu setzen.
1503 +
1504 += {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-OffenePunkte"/}}Offene Punkte =
1505 +
1506 +* Docuseal Logging + Monitoring
1507 +* N8n Error Handling
Icon Fall 1 Ablaufdiagramm
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Icon Fall 1 Ablaufdiagramm.png
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Icon Fall 2 Ablaufdiagramm
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Icon Fall 4 Ablaufdiagramm
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Icon System Architecture
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Inhalt Icon
Icon System Architecture.png
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Icon ~Ingest Diagram.tmp
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Icon ~Prozess Allgemein.tmp
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37 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-14" value="&lt;font size=&quot;3&quot;&gt;Unterschrift&lt;/font&gt;" style="shape=step;perimeter=stepPerimeter;whiteSpace=wrap;html=1;fixedSize=1;fillColor=#d5e8d4;strokeColor=#82b366;" parent="1" vertex="1">
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49 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-19" value="&lt;font size=&quot;3&quot;&gt;Ablegen und verarbeiten&lt;/font&gt;" style="shape=step;perimeter=stepPerimeter;whiteSpace=wrap;html=1;fixedSize=1;fillColor=#f8cecc;strokeColor=#b85450;" parent="1" vertex="1">
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51 + </mxCell>
52 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-21" value="&lt;b&gt;Docuseal Webhook&lt;/b&gt; Automatisch zu Paperless" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#f8cecc;strokeColor=#b85450;" parent="1" vertex="1">
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55 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-22" value="&lt;b&gt;Tablet Unterschrift&lt;/b&gt;&lt;div&gt;Upload zu Paperless&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#f8cecc;strokeColor=#b85450;" parent="1" vertex="1">
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