Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zuletzt geändert von Daniel Herrmann am 2026/02/22 21:17

Verwalten
- Kopieren
Aktionen
- Exportieren
- Druckvorschau
Ansichten

Von 16.1 nach 17.1 Von 34.1 nach 35.1

Von Version

17.1

bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/20 19:20

Änderungskommentar: Es gibt keinen Kommentar für diese Version

Auf Version

34.1

bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/22 18:14

Änderungskommentar: Es gibt keinen Kommentar für diese Version

Rohform
Im Layout

Zusammenfassung

Seiteneigenschaften (1 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
Objekte (1 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
- Confluence.Code.ConfluencePageClass[0]

Details

Seiteneigenschaften

Inhalt

@@ -19,7 +19,7 @@
  Kurz gesagt: Die EES ist schnell und unkompliziert, aber unsicher und nur für risikofreie Vorgänge geeignet. Die FES ist technisch sicherer, rechtlich belastbarer und für wichtige, aber formfreie Vereinbarungen ideal. Die QES ist rechtlich vollwertig wie eine handschriftliche Unterschrift und für alle Schriftformerfordernisse zwingend notwendig. Zusammenfassung:
--(% style="text-decoration: none;" %)
++(% class="wrapped" style="text-decoration: none;" %)
  |=(((
  Signaturtyp
  )))|=(((
@@ -63,12 +63,13 @@
  Für uns im Makerspace bedeutet das, dass wir die EES und FES (über DocuSeal) einsetzen können. Wir haben keine Partnerschaft mit einem Anbieter, der die QES und damit die Schriftformerfordernis abdecken würde, sodass wir alle Dokumente, für die die Schriftform erforderlich ist, weiterhin handschriftlich unterschreiben lassen.
  {{/confluence_tip}}
--= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Anforderungen/Workshop"/}}Anforderungen / Workshop =
++= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-DokumenteundWorkflow"/}}Dokumente und Workflow =
--== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-WelcheDokumentehabenwir?"/}}Welche Dokumente haben wir? ==
++== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenten-Arten"/}}Dokumenten-Arten ==
  Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
++(% class="wrapped" %)
  |=(% scope="col" %)(((
  Dokumenten-Typ
  )))|=(% scope="col" %)(((
@@ -77,7 +77,7 @@
  )))|=(% scope="col" %)(((
  Prozess heute
  )))|=(% scope="col" %)(((
--Prozess Zukunft
++Notwendige Änderungen
  )))
  |(((
  Mitgliedsantrag
@@ -91,7 +91,7 @@
  * Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn
  * Mitgliederakte wird angelegt, der Antrag wird in der Akte abgeheftet
  )))|(((
--Der Antrag kann komplett **digital unterschrieben** werden. Vorgehen:
++Der Antrag soll komplett **digital unterschrieben** werden. Vorgehen:
  * Interessent:in füllt den Online-Antrag auf der Homepage aus
  * Nach Bestätigung der E-Mail Adresse wird ein Vorgang zur digitalen Unterschrift ausgelöst
@@ -162,11 +162,7 @@
  Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird.
  Danach wird ein Flag für das jeweilige Mitglied gesetzt, dass die Erklärung abgegeben wurde.
  )))|(((
--**Vollständig digital**.
--
--* Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage)
--* Mitglied erhält die Aufforderung per Mail das Dokument zu unterschreiben
--* Nach Unterschrift wird das Flag automatisch gesetzt und das Dokument wird zu Paperless NGX hochgeladen.
++**Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
  )))
  |(((
  Übungsleitervertrag
@@ -180,12 +180,9 @@
  * Bestätigung dass der Vertrag vorliegt
  * Ein Flag ob das Mitglied die Übungsleiterpauschale an den Verein spendet oder nicht
  )))|(((
--**Vollständig digital**.
++**Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
--* Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage)
--* Mitglied erhält die Aufforderung per Mail das Dokument zu unterschreiben
--* Nach Unterschrift wird das erste automatisch gesetzt und das Dokument wird zu Paperless NGX hochgeladen.
--* Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
++Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
  )))
  |(((
  Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
@@ -196,7 +196,7 @@
  Urheberrecht, Übertragung von Nutzungsrechten sollte in Schriftform erfolgen
  )))|(((
--Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner Einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
++Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
  )))
  |(((
  Bestellung eines Einweisers
@@ -257,7 +257,7 @@
  ** Muss für den Einweisenden eine Auszahlung veranlasst werden?
  * Danach wird der Zettel in die jeweiligen Akten einsortiert.
  )))|(((
--\\
++Der Einweisungszettel ist das bei weitem komplizierteste Dokument, hierfür wird ein separater Workshop stattfinden. Siehe weiter unten für Details.
  )))
  |(((
  Lagervertrag Kistenlager
@@ -271,7 +271,7 @@
  Nach Erfassen kann die Person eine Kiste beantragen, die dann monatliche Kosten auslöst
  )))|(((
--\\
++**Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
  )))
  |(((
  Lagervertrag Projektlager
@@ -285,19 +285,191 @@
  Nach Erfassen kann die Person das Projektlager automatisch nutzen.
  )))|(((
--\\
++**Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
  )))
  == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-WorkflowBeschreibung"/}}Workflow Beschreibung ==
--Basierend auf diesen Dokumententypen ergeben sich einige verschiedene Workflows, die im Folgenden genauer beschrieben werden:
++Grundsätzlich teilt sich der Umgang mit Dokumenten in folgende Phasen auf:
--1. **Personalisierbar**, **ohne Schriftformerfordernis** - Das Formular wird on demand über Docuseal zur Unterschrift bereit gestellt und automatisch in Paperless hinzugefügt. Optional kann eine Aktion im Backend (bestimmte Flags, ...) und/oder andere Aktionen in über N8n (Vikunja, Listmonk, ...) ausgeführt werden.
--1. **Personalisierbar, mit Schriftformerfordernis** - Das Formular wird on demand erzeugt und ausgedruckt und handschriftlich unterschrieben. Dann wird es eingescannt und zu Paperless hinzugefügt. Optional kann eine Aktion im Backend (bestimmte Flags, ...) und/oder andere Aktionen in über N8n (Vikunja, Listmonk, ...) ausgeführt werden.
--1. **Nicht Personalisierbar, mit Schriftformerfordernis** - Wir können das Formular stand heute nicht personalisieren (kein QR Code). In diesem Fall wird es eingescannt und muss manuell bearbeitet werden.
++{{confluence_drawio border="true" diagramName="Prozess Allgemein" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="991" height="221" revision="2"/}}
--= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischeÜbersicht"/}}Technische Übersicht =
++=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Trigger/StartendesWorkflows"/}}Trigger / Starten des Workflows ===
++Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, dass mindestens ein QR Code vorhanden ist, der später eine automatische Verarbeitung in Paperless möglich macht. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
++
++In seltenen Fällen (Haftungsauschluss oder der Nutzungsvereinbarung für Schulungsinhalte) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
++
++==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-StartüberdieHomepage"/}}Start über die Homepage ====
++
++Ein Prozess kann über die Homepage eingeleitet werden, entweder durch
++
++* **remote, implizit** durch einen bestehenden Vorgang (Mitgliedsantrag)
++* **remote, explizit durch den Use**r für sich selbst (Self-Service, beispielsweise der Lager-Vertrag)
++* **remote, explizit durch einen Funktionär** für einen andere User (Datenschutzvereinbarung, Übungsleitervertrag, ...)
++
++==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-LokalimMakerspace"/}}Lokal im Makerspace ====
++
++Alternativ kann der Prozess lokal im Makerspace angestoßen werden, beispielsweise wenn die lokale Präsenz des Mitglieds notwendig ist (Schlüsselausgabe) oder nach einer Vor-Ort Einweisung. In diesem Fall wird der Prozess beispielsweise ein Tablet im Space verwendet.
++
++* **lokal, explizit durch einen Funktionär** (Einweisungsleiter:in, Mitgliederverwaltung, Vorstand), beispielsweise Einweisungszettel oder Schlüsselausgabeformular
++
++=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenterstellen"/}}Dokument erstellen ===
++
++Im zweiten Schritt wird nun ein oder mehrere personalisierte Dokumente erstellt. Hier gibt es eine Entscheidungsmatrix:
++
++(% class="wrapped" %)
++|=(% scope="col" %)(((
++Remote / Lokal
++)))|=(% scope="col" %)(((
++Schriftformerfordernis
++)))|=(% scope="col" %)(((
++Beispiel
++)))|=(% scope="col" %)(((
++Beschreibung
++)))
++|(((
++Remote
++)))|(((
++Nein
++)))|(((
++Lagervertrag, Übungsleitervertrag
++)))|(((
++Dokument wird direkt in Docuseal über ein Template erzeugt.
++Alle Parteien erhalten (in Reihenfolge), eine Mail, dass eine Unterschrift ansteht.
++)))
++|(((
++Remote
++)))|(((
++Ja
++)))|(((
++Einweisungszettel Online-Einweisung
++)))|(((
++Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF zum Download angeboten.
++)))
++|(((
++Lokal
++)))|(((
++Nein
++)))|(((
++Schlüsselausgabe
++)))|(((
++Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission oder ein Template erzeugt und auf das Tablet im Makerspace heruntergeladen.
++)))
++|(((
++Lokal
++)))|(((
++Ja
++)))|(((
++Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
++)))|(((
++Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF auf das Tablet heruntergeladen.\\
++)))
++
++{{error title="Docuseal Lizenz"}}
++Das genannte Feature "One-Off" Submission ist ein DocuSeal Pro Feature, welches uns nicht zur Verfügung steht. Eventuell müssen wir
++{{/error}}
++
++=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Unterschriftleisten"/}}Unterschrift leisten ===
++
++Im dritten Schritt müssen eine oder mehrere Parteien das Dokument unterschreiben. Wie viele Parteien ist abhängig vom Dokument. So muss beispielsweise der Mitgliedsantrag nur vom werdenden Mitglied unterschrieben werden, während das Schlüsselausgabeformular vom ausgebenen Funktionär und dem Mitglied unterschrieben werden muss. Analog zur Erstellung des Dokuments wird hier unterschieden, ob das Dokument zuhause unterschrieben werden kann oder ob es vor Ort im Makerspace passiert.
++
++(% class="wrapped" %)
++|=(((
++Remote / Lokal
++)))|=(((
++Schriftformerfordernis
++)))|=(((
++Beispiel
++)))|=(((
++Beschreibung
++)))
++|(((
++Remote
++)))|(((
++Nein
++)))|(((
++Lagervertrag, Übungsleitervertrag
++)))|(((
++Unterschrift über DocuSeal. Parteien werden nacheinander per Mail zur Unterschrift aufgefordert
++)))
++|(((
++Remote
++)))|(((
++Ja
++)))|(((
++Einweisungszettel Online-Einweisung
++)))|(((
++Das Mitglied muss das Dokument ausdrucken, **handschriftlich** unterschreiben und in den Makerspace mitbringen.
++)))
++|(((
++Lokal
++)))|(((
++Nein
++)))|(((
++Schlüsselausgabe
++)))|(((
++Unterschrift entweder:
++
++* Direkt auf dem Tablet in Docuseal ([[Docuseal In-Person Signing>>url:https://www.docuseal.com/resources/sign-documents-in-person||shape="rect"]])
++* PDF erzeugen, in der App unterschreiben, PDF danach in Paperless hochladen
++)))
++|(((
++Lokal
++)))|(((
++Ja
++)))|(((
++Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
++)))|(((
++Auf dem Makerspace Tablet wird das Dokument vor Ort ausgedruckt (AirPrint oder CUPS) und **handschriftlich** unterschrieben.
++\\
++)))
++
++=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AblegenundVerarbeiten"/}}Ablegen und Verarbeiten ===
++
++Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Meta-Daten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
++
++(% class="wrapped" %)
++|=(% scope="col" %)(((
++Signatur über
++)))|=(% scope="col" %)(((
++Paperless Ingest
++)))|=(% scope="col" %)(((
++Ablauf
++)))
++|(((
++Docuseal
++)))|(((
++N8n
++)))|(((
++Docuseal sendet ein Webhook ans Backend
++
++* Backend setzt den Prozess auf abgeschlossen
++* Backend publisht ein Event auf N8n
++* N8n lädt das Dokument von Docuseal herunter und lädt es zu Paperless hoch
++)))
++|(((
++Tablet
++)))|(((
++N8n oder API
++)))|(((
++Je nach gewählter Implementierung auf dem Tablet.
++
++* Wenn Docuseal In Person Signing: Webhook + N8n wie oben
++* Wenn Unterschrift in Tablet App: Tablet lädt das über die API hoch
++)))
++|(((
++Handschriftliche Unterschrift
++)))|(((
++ScanSnap Scanner
++)))|(((
++Das Dokument wird von der Mitgliederverwaltung eingescannt und dann von Paperless verarbeitet
++)))
++
++In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Meta-Daten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
++
++= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesDesign"/}}Technisches Design =
++
  == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-VorhandeneKomponenten"/}}Vorhandene Komponenten ==
  Der Verein hat in den letzten Jahren bereits einige Systeme aufgebaut, die uns den Alltag erleichtern und eine gewisse Automatisierung ermöglichen. Dazu gehören:
@@ -338,12 +338,200 @@
  == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Systemübersicht"/}}Systemübersicht ==
--Das folgende Kapitel gibt eine Übersicht über die vorgeschlagene Systemarchitektur basierend auf den oben vorgestellten Komponenten. Zusätzlich werden einige Beispiel-Worksflows vorgestellt, eine detailliertere Übersicht der oben vorgestellten Use-Cases für die Dokumente folgt weiter unten.
++Das folgende Kapitel gibt eine Übersicht über die vorgeschlagene Systemarchitektur basierend auf den oben vorgestellten Komponenten. Zusätzlich werden für die oben analysierten Dokumente und Workflows die technischen Ablaufdiagramme dargestellt.
  {{confluence_drawio border="true" diagramName="System Architecture" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1034" height="578" revision="5"/}}
--TODO: Genauere Beschreibung der Komponenten
++Im Wesentlichen teilt sich die Architektur in zwei Zonen, die **öffentliche** und die **interne** Zone:
++* **Paperless** ist das maßgebliche System, welches ausschließlich **intern** erreichbar ist. Es enthält alle Dokumente und somit sehr viele Mitglieder-Daten. Weiterhin ist es auf ein Teil der Infrastruktur im Makerspace (NAS, Drucker, Scanner) angewiesen, sodass es im Netzwerk des Makerspaces laufen muss. Aus Sicherheitsgründen ist Paperless ausschließlich im lokalen Netzwerk des Makerspaces oder per VPN erreichbar.
++* Alle den **Mitgliedern gegenüber sichtbare Systeme (Homepage, Backend, ...) sind öffentlich **und auf einem gemieteten Server beim deutschen Anbieter Hetzner gehostet. [[Details dazu finden sich im Wiki>>confluencePage:page:IN.Public Server Infrastruktur]]. Die meiste bestehende Automatisierung wird aktuell im Backend durchgeführt, ist dort allerdings in Python Logic fest einprogrammiert. Die meiste Logik soll in Zukunft über N8n realisiert werden.
++
++Für die Kommunikation zwischen beiden Zonen kommt eine **Event Queue** zum Einsatz, wir nutzen hier NATS. NATS wird ebenfalls **auf dem öffentlichen Server installiert. **Der Makerspace selbst ist nur über eine reguläre DSL Leitung an das Internet angebunden, sodass wir hier keine hohe Verfügbarkeit voraussetzen können. Durch die Installation der NATS Services auf dem öffentlichen Server können die dort laufenden Services wie das Backend jederzeit (auch wenn die Internet-Verbindung im Makerspace nicht zur Verfügung steht) die Events veröffentlichen. Die Events werden dann bis zu 7 Tage in der NATS EventQueue persistent gespeichert, und nach Wiederherstellung der Verbindung abgearbeitet.
++
++**In N8n** werden dann für die **verschiedenen Events Workflows** definiert. Jeder Workflow beginnt mit einem Trigger (genauer: ein NATS JetStream Trigger), der bei auf definierbare Events in der NATS Queue lauscht. Wird ein solches Event gefunden wird es konsumiert und die im Workflow definierten Aktionen werden abgearbeitet. Weiterhin kann auch **Paperless Events in N8n triggern**, dies passiert allerdings direkt über **Webhooks**. Hier nutzen wir NATS nicht, da der NATS Server in der öffentlichen Zone läuft und dann erneut eine Abhängigkeit zur Internet-Anbindung bestehen würde.
++
++== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokument-Workflows"/}}Dokument-Workflows ==
++
++Die beiden entscheidenden Faktoren für den Workflow:
++
++1. **Erfordernis der Schriftform**
++11. **Ja** - auf Grund der Haftungshöhe oder anderer gesetzlichen Anforderungen ist die **Schriftform** erforderlich. Da wir stand heute keine Qualifizierte elektronische Signatur (QeS) umsetzen können, ist dies eine **handschriftliche** Unterschrift
++11. **Nein** - eine Fortgeschrittene elektronische Signatur (FeS) ist ausreichend.
++1. Ort der Unterschrift
++11. **Remote** - Der Prozess wird typischerweise über die Homepage angestoßen und
++11. **Lokal (Makerspace)** - Der Prozess wird als Reaktion auf ein In-Person Event im Makerspace ausgelöst, beispielsweise einer Einweisung oder einer Schlüsselausgabe
++
++Daraus ergeben sich vier verschiedene Kombinationen (Workflows), die nachstehend genauer beschrieben sind.
++
++(% class="wrapped" %)
++|=(% scope="row" %)(((
++Workflow
++)))|=(% scope="col" %)(((
++Schriftform erforderlich
++)))|=(% scope="col" %)(((
++Lokal / Remote
++)))
++|=(% scope="row" %)(((
++Fall 1: Digital Remote
++)))|(((
++Nein
++)))|(((
++Remote
++)))
++|=(% scope="row" %)(((
++Fall 2: Digital Makerspace
++)))|(((
++Nein
++)))|(((
++Lokal
++)))
++|=(% scope="row" %)(((
++Fall 3: Handschriftlich Remote
++)))|(((
++Ja
++)))|(((
++Remote
++)))
++|=(% scope="row" %)(((
++Fall 4: Handschriftlich Makerspace
++)))|(((
++Ja
++)))|(((
++Lokal
++)))
++
++=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall1:Digital+Remote"/}}Fall 1: Digital + Remote ===
++
++Alle diese Fälle haben gemein, dass der Prozess **remote ausgelöst und abgeschlossen** wird. In diesem Fall wird nie ein ausgedrucktes Dokument erzeugt, das Dokument wird **ausschließlich digital** verwaltet.
++
++**Beispiele**: Lagerverträge, Mitgliedsantrag, SEPA Lastschriftmandat, Übungsleitervertrag, ...
++
++Die folgende Grafik zeigt den Prozessablauf:
++
++{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 1 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="515" revision="4"/}}
++
++Die einzelnen Schritte hierbei sind:
++
++1. User löst eine Aktion auf der Homepage aus, die ein Dokument erfordert. Beispielsweise stellt die Person einen Mitgliedsantrag, beantragt die Nutzung des Lagers oder ähnliches
++1. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Hierbei werden sowohl die Rechte geprüft (Lager kann nur von Mitgliedern verwendet werden, der ein neuer Übungsleitervertrag kann nur von Vorstand oder Mitgliederverwaltung angestoßen werden). Danach
++11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
++11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
++1. Docuseal informiert die beteiligten Parteien automatisch und bittet um eine Unterschrift. Die Parteien können über das Webinterface unterschreiben, entweder mit der Haus auf dem Computer oder mit Hilfe des Handys.
++1. (Optional): Ein regelmäßig laufender Cronjob prüft die laufenden Verfahren. Nach einer Woche Inaktivität wird der Unterschriftprozess abgebrochen, 48 Stunden vorher wird eine Erinnerung verschickt
++1. Nachdem alle Parteien unterschrieben haben informiert Docuseal das Backend über ein Webhook. Beide Systeme laufen auf dem gleichen Server, weiterhin können fehlgeschlagene Webhooks bei Bedarf wiederholt werden. Das Backend markiert den Prozess als abgeschlossen und führt gegebenenfalls interne Schritte aus (Berechtigungen für ein User anlegen oder ähnliches)
++1. Das Backend erstellt ein NATS Event mksp.backend.signature.completed, welches dann in N8n einen Workflow auslöst
++1. N8n lädt das von allen Parteien unterschriebene Dokument von Docuseal herunter
++1. N8n lädt das Dokument zu Paperless hoch. Dort wird es wie alle anderen Dokumente verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
++1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
++11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
++11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
++1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
++
++=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall2:Digital+Makerspace"/}}Fall 2: Digital + Makerspace ===
++
++In diesem Fall kann die Unterschrift digital erfolgen, allerdings findet die Unterschrift im Makerspace statt. Beispiel hier ist die Ausgabe eines Schlüssels und das Schlüsselausgabeformular.
++
++Wir können nicht davon ausgehen, dass alle Personen ein mobiles Endgerät dabei haben, mit dem sie E-Mails abrufen und Unterschriften leisten können. Außerdem ist die Unterschrift Voraussetzung dafür, dass der Schlüssel auch tatsächlich eingebunden wird, die Unterschrift ist also mittig in einem Prozess eingebunden und erfordert ein unmittelbares Feedback ähnlich einer handschriftlichen Unterschrift.
++
++**Beispiele**: Ausgabeformular Schlüsselkarte / RFID Token
++
++Die folgende Grafik zeigt den Prozessablauf:
++
++{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 2 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="499" revision="2"/}}
++
++Die einzelnen Schritte hierbei sind:
++
++1. Ein autorisierter User meldet sich am Tablet an einer App an, entweder per Makerspace Login (Keycloak) oder per Keyfob. Dort hat der Benutzer dann mehrere Optionen, beispielsweise die Ausgabe eines Schlüssels. Dies erfordert irgendwo im Prozess, dass direkt vor Ort ein Dokument unterschrieben werden muss.
++1. Tablet sendet im Namen des angemeldeten Benutzers eine Anfrage ans Backend. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Danach...
++11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
++11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
++11. (((
++Die URL für das Dokument werden als Antwort des API Requests an das Tablet zurück geschickt. Dies enthält die Embed-URL, die direkt auf dem Tablet angezeigt werden kann. Beispiel:\\
++
++{{expand}}
++{{code language="json"}}
++[
++    {
++        "id": 430,
++        "uuid": "3845d527-ea14-402a-bd05-e85cd4b28a68",
++        "name": "Vorname Nachname",
++        ...
++        "role": "Mitglied",
++        "embed_src": "https://sign.makerspace-darmstadt.de/s/mMUEBY6Knz1vap"
++    },
++    {
++        "id": 431,
++        "uuid": "04cbbf45-e3eb-4956-b104-01c0315adc94",
++        "name": null,
++        ...
++        "role": "Verein",
++        "embed_src": "https://sign.makerspace-darmstadt.de/s/k5gvGuBjW5fkb1"
++    }
++]
++{{/code}}
++{{/expand}}
++)))
++1. Die beteiligten Personen unterschreiben direkt auf dem Tablet.
++1. Nachdem alle Parteien unterschrieben haben informiert Docuseal das Backend über ein Webhook. Das Backend markiert den Prozess als abgeschlossen und führt gegebenenfalls interne Schritte aus (Berechtigungen für ein User anlegen oder ähnliches). Der Vorgang kann auf dem Tablet direkt weitergeführt werden.
++1. Das Backend erstellt ein NATS Event mksp.backend.signature.completed, welches dann in N8n einen Workflow auslöst
++1. N8n lädt das von allen Parteien unterschriebene Dokument von Docuseal herunter
++1. N8n lädt das Dokument zu Paperless hoch. Dort wird es wie alle anderen Dokumente verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
++1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
++11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
++11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
++1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
++
++=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall3:Handschriftlich+Remote"/}}Fall 3: Handschriftlich + Remote ===
++
++In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **remote ausgelöst, benötigt allerdings die Schriftform.** In diesem Fall wird dem Benutzer ein vorausgefülltes und mit QR Code versehenes Dokument zum Download angeboten, welches dann heruntergeladen, ausgedruckt, unterschrieben und eingereicht werden muss.
++
++**Beispiele**: Einweisungszettel für reine Online-Einweisungen
++
++{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 3 Ablaufdiagramm_" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1159" height="467" revision="2"/}}
++
++Die einzelnen Schritte hierbei sind:
++
++1. User löst eine Aktion auf der Homepage aus, die ein Dokument erfordert. Beispielsweise hat der User eine Online-Einweisung beendet und muss dafür nun den Einweisungszettel unterschreiben.
++1. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Hierbei werden sowohl die Rechte geprüft (Lager kann nur von Mitgliedern verwendet werden, der ein neuer Übungsleitervertrag kann nur von Vorstand oder Mitgliederverwaltung angestoßen werden). Danach
++11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
++11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
++11. Das vorausgefüllte Dokument wird im PDF Format heruntergeladen und die Submission wird direkt wieder archived.
++1. Das vorausgefüllte PDF wird als Antwort auf die Anfrage an die Website zum Download angeboten. Der Benutzer druckt das PDF aus.
++1. (Optional): Ein regelmäßig laufender Cronjob prüft die laufenden Verfahren. Nach einer Woche Inaktivität wird der Unterschriftprozess abgebrochen, 48 Stunden vorher wird eine Erinnerung verschickt
++1. Das ausgedruckte Dokument wird vom Benutzer unterschrieben, wenn weitere Parteien notwendig sind, auch diesen zur Unterschrift vorgelegt.
++1. Ein Mitglied der Mitgliederverwaltung prüft das Dokument auf Korrektheit (dokumentenechte Unterschrift, vollständig ausgefüllt) und scannt es mit Hilfe des ScanSnap Scanners ein.
++1. Das Dokument landet automatisch auf einem Netzwerklaufwerk auf dem Makerspace NAS. Dort wird es von Paperless erkannt und automatisch verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
++1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
++11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
++11. Es wird ein N8n Webhook ausgelöst
++1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
++1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
++
++=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall4:Handschriftlich+Makerspace"/}}Fall 4: Handschriftlich + Makerspace ===
++
++In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **im Makerspace ausgelöst und benötigt Schriftform.** In diesem Fall wird das Dokument im Makerspace erzeugt (soweit wie möglich vorausgefüllt und mit QR Code versehen) und direkt vor Ort ausgedruckt. Dort wird es dann unterschrieben und eingeworfen.
++
++**Beispiele**: Einweisungszettel für Vor-Ort Online-Einweisungen
++
++{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 4 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1208" height="523" revision="3"/}}
++
++Die einzelnen Schritte hierbei sind:
++
++1. Ein autorisierter User meldet sich am Tablet an einer App an, entweder per Makerspace Login (Keycloak) oder per Keyfob. Dort hat der Benutzer dann mehrere Optionen, beispielsweise die Erfassung von Einweisungs-Teilnehmer:innen.
++1. Tablet sendet im Namen des angemeldeten Benutzers eine Anfrage ans Backend. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Danach...
++11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
++11. Erstellt mit Hilfe einer Docuseal Submission ein PDF Dokument. Dieses basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber den signierten QR Code (siehe unten).
++1. Das Tablet druckt das oder die heruntergeladenen PDF Datei(en) aus.
++1. Die Parteien unterschreiben das Dokument handschriftlich und werfen es in den Briefkasten.
++1. Ein Mitglied der Mitgliederverwaltung prüft das Dokument auf Korrektheit (dokumentenechte Unterschrift, vollständig ausgefüllt) und scannt es mit Hilfe des ScanSnap Scanners ein.
++1. Das Dokument landet automatisch auf einem Netzwerklaufwerk auf dem Makerspace NAS. Dort wird es von Paperless erkannt und automatisch verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
++1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
++11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
++11. Es wird ein N8n Webhook ausgelöst
++1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
++1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
++
  = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX =
  Das Herzstück der digitalen Mitgliederakte bildet Paperless NGX. Es wird im Makerspace lokal betrieben und ist daher nur aus dem Netzwerk des Makerspaces oder [[per VPN>>confluencePage:page:IN.[HOWTO] Makerspace VPN]] erreichbar. Der Zugang zu Paperless ist über OpenID Connect an [[confluencePage:page:IN.Keycloak]] gekoppelt, Zugang besteht nur für Mitglieder der Gruppen **Vorstand** und **Mitgliederverwaltung**.
@@ -373,6 +373,7 @@
  **Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Tabelle festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden. Neben einem Namen haben die Dokumente einen Match String. Kommt dieser eindeutig (exakter Match) irgendwo im Dokument vor, wird der Typ automatisch zugewiesen.
  \\
++(% class="wrapped" %)
  |=(% scope="col" %)(((
  Name
  )))|=(% scope="col" %)(((
@@ -457,6 +457,7 @@
  {
      "payload": {
          "timestamp": "YYYY-MM-DDTHH:mm:ss",
++        "uuid": "260171c3-c71c-4da2-b13e-bf1386fe9eac",
          "correspondent": "Daniel Herrmann (#250)",
          "type": "mksp-doc-sepamandat",
          "tags": [
@@ -469,7 +469,7 @@
  }
  {{/code}}
--Die beiden Einträge **payload** und **sig** sind **Pflichtfelder**. Innerhalb der Payload muss der **timestamp** **vorhanden** sein, alle anderen Felder sind optional, jedoch muss mindestens eins angegeben werden. Der QR Code kann dann - insbesondere bei der Digitalen Unterschrift oder bei Workflows, wo die Formulare ohnehin on demand erzeugt werden bereits mit allen Daten bestückt werden. In Paperless gibt es dann ein Postconsume Script, welches den QR Code ausliest, die Signatur prüft und - falls die Signatur korrekt ist - automatisch die Meta-Daten übernimmt.
++Die beiden Einträge **payload** und **sig** sind **Pflichtfelder**. Innerhalb der Payload müssen der **timestamp** **und die UUID** **vorhanden** sein, alle anderen Felder sind optional, jedoch muss mindestens eins angegeben werden. Der QR Code kann dann - insbesondere bei der Digitalen Unterschrift oder bei Workflows, wo die Formulare ohnehin on demand erzeugt werden bereits mit allen Daten bestückt werden. In Paperless gibt es dann ein Postconsume Script, welches den QR Code ausliest, die Signatur prüft und - falls die Signatur korrekt ist - automatisch die Meta-Daten übernimmt.
  === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Signatur"/}}Signatur ===
@@ -546,4 +546,7 @@
  ** Die Mitgliederverwaltung hat dann x Tage Zeit, die Einträge zu korrigieren und zu prüfen (beispielsweise ob Voraussetzungen erfüllt sind)
  ** Danach werden alle Schritte wie bisher ausgelöst (Berechtigung, Rechnung, Auszahlung an Einweiser, E-Mail Bestätigung, ...)
--\\
++TODO:
++
++* Docuseal Logging + Monitoring
++* N8n Error Handling

Confluence.Code.ConfluencePageClass[0]

Id

@@ -1,1 +1,1 @@
--202866917
++202867281

URL

@@ -1,1 +1,1 @@
--https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202866917/Digitale Mitgliederverwaltung
++https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202867281/Digitale Mitgliederverwaltung