Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zusammenfassung

• Seiteneigenschaften (1 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
• Objekte (1 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
  • Confluence.Code.ConfluencePageClass[0]

Details

Seiteneigenschaften

Inhalt

...	...	@@ -63,9 +63,9 @@
63	63	Für uns im Makerspace bedeutet das, dass wir die EES und FES (über DocuSeal) einsetzen können. Wir haben keine Partnerschaft mit einem Anbieter, der die QES und damit die Schriftformerfordernis abdecken würde, sodass wir alle Dokumente, für die die Schriftform erforderlich ist, weiterhin handschriftlich unterschreiben lassen.
64	64	{{/confluence_tip}}
65	65
66		-= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Anforderungen/Workshop"/}}Anforderungen / Workshop =
	66	+= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-DokumenteundWorkflow"/}}Dokumente und Workflow =
67	67
68		-== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-WelcheDokumentehabenwir?"/}}Welche Dokumente haben wir? ==
	68	+== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenten-Arten"/}}Dokumenten-Arten ==
69	69
70	70	Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
71	71
...	...	@@ -290,12 +290,143 @@
290	290
291	291	== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-WorkflowBeschreibung"/}}Workflow Beschreibung ==
292	292
293		-Basierend auf diesen Dokumententypen ergeben sich einige verschiedene Workflows, die im Folgenden genauer beschrieben werden:
	293	+Grundsätzlich teilt sich der Umgang mit Dokumenten in folgende Phasen auf:
294	294
295		-1. **Personalisierbar**, **ohne Schriftformerfordernis** - Das Formular wird on demand über Docuseal zur Unterschrift bereit gestellt und automatisch in Paperless hinzugefügt. Optional kann eine Aktion im Backend (bestimmte Flags, ...) und/oder andere Aktionen in über N8n (Vikunja, Listmonk, ...) ausgeführt werden.
296		-1. **Personalisierbar, mit Schriftformerfordernis** - Das Formular wird on demand erzeugt und ausgedruckt und handschriftlich unterschrieben. Dann wird es eingescannt und zu Paperless hinzugefügt. Optional kann eine Aktion im Backend (bestimmte Flags, ...) und/oder andere Aktionen in über N8n (Vikunja, Listmonk, ...) ausgeführt werden.
297		-1. **Nicht Personalisierbar, mit Schriftformerfordernis** - Wir können das Formular stand heute nicht personalisieren (kein QR Code). In diesem Fall wird es eingescannt und muss manuell bearbeitet werden.
	295	+{{confluence_drawio border="true" diagramName="Prozess Allgemein" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="991" height="221" revision="2"/}}
298	298
	297	+=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Trigger/StartendesWorkflows"/}}Trigger / Starten des Workflows ===
	298	+
	299	+Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, dass mindestens ein QR Code vorhanden ist, der später eine automatische Verarbeitung in Paperless möglich macht. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
	300	+
	301	+In seltenen Fällen (Haftungsauschluss oder der Nutzungsvereinbarung für Schulungsinhalte) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
	302	+
	303	+==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-StartüberdieHomepage"/}}Start über die Homepage ====
	304	+
	305	+Ein Prozess kann über die Homepage eingeleitet werden, entweder durch
	306	+
	307	+* **remote, implizit** durch einen bestehenden Vorgang (Mitgliedsantrag)
	308	+* **remote, explizit durch den Use**r für sich selbst (Self-Service, beispielsweise der Lager-Vertrag)
	309	+* **remote, explizit durch einen Funktionär** für einen andere User (Datenschutzvereinbarung, Übungsleitervertrag, ...)
	310	+
	311	+==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-LokalimMakerspace"/}}Lokal im Makerspace ====
	312	+
	313	+Alternativ kann der Prozess lokal im Makerspace angestoßen werden, beispielsweise wenn die lokale Präsenz des Mitglieds notwendig ist (Schlüsselausgabe) oder nach einer Vor-Ort Einweisung. In diesem Fall wird der Prozess beispielsweise ein Tablet im Space verwendet.
	314	+
	315	+* **lokal, explizit durch einen Funktionär** (Einweisungsleiter:in, Mitgliederverwaltung, Vorstand), beispielsweise Einweisungszettel oder Schlüsselausgabeformular
	316	+
	317	+=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenterstellen"/}}Dokument erstellen ===
	318	+
	319	+Im zweiten Schritt wird nun ein oder mehrere personalisierte Dokumente erstellt. Hier gibt es eine Entscheidungsmatrix:
	320	+
	321	+|=(% scope="col" %)(((
	322	+Remote / Lokal
	323	+)))|=(% scope="col" %)(((
	324	+Schriftformerfordernis
	325	+)))|=(% scope="col" %)(((
	326	+Beispiel
	327	+)))|=(% scope="col" %)(((
	328	+Beschreibung
	329	+)))
	330	+|(((
	331	+Remote
	332	+)))|(((
	333	+Nein
	334	+)))|(((
	335	+Lagervertrag, Übungsleitervertrag
	336	+)))|(((
	337	+Dokument wird direkt in Docuseal über ein Template erzeugt.
	338	+Alle Parteien erhalten (in Reihenfolge), eine Mail, dass eine Unterschrift ansteht.
	339	+)))
	340	+|(((
	341	+Remote
	342	+)))|(((
	343	+Ja
	344	+)))|(((
	345	+Einweisungszettel Online-Einweisung
	346	+)))|(((
	347	+Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF zum Download angeboten.
	348	+)))
	349	+|(((
	350	+Lokal
	351	+)))|(((
	352	+Nein
	353	+)))|(((
	354	+Schlüsselausgabe
	355	+)))|(((
	356	+Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission oder ein Template erzeugt und auf das Tablet im Makerspace heruntergeladen.
	357	+)))
	358	+|(((
	359	+Lokal
	360	+)))|(((
	361	+Ja
	362	+)))|(((
	363	+Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
	364	+)))|(((
	365	+Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF auf das Tablet heruntergeladen.\\
	366	+)))
	367	+
	368	+{{error title="Docuseal Lizenz"}}
	369	+Das genannte Feature "One-Off" Submission ist ein DocuSeal Pro Feature, welches uns nicht zur Verfügung steht. Eventuell müssen wir
	370	+{{/error}}
	371	+
	372	+=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Unterschriftleisten"/}}Unterschrift leisten ===
	373	+
	374	+Im dritten Schritt müssen eine oder mehrere Parteien das Dokument unterschreiben. Wie viele Parteien ist abhängig vom Dokument. So muss beispielsweise der Mitgliedsantrag nur vom werdenden Mitglied unterschrieben werden, während das Schlüsselausgabeformular vom ausgebenen Funktionär und dem Mitglied unterschrieben werden muss. Analog zur Erstellung des Dokuments wird hier unterschieden, ob das Dokument zuhause unterschrieben werden kann oder ob es vor Ort im Makerspace passiert.
	375	+
	376	+(% class="" %)|=(((
	377	+Remote / Lokal
	378	+)))|=(((
	379	+Schriftformerfordernis
	380	+)))|=(((
	381	+Beispiel
	382	+)))|=(((
	383	+Beschreibung
	384	+)))
	385	+(% class="" %)|(((
	386	+Remote
	387	+)))|(((
	388	+Nein
	389	+)))|(((
	390	+Lagervertrag, Übungsleitervertrag
	391	+)))|(((
	392	+Unterschrift über DocuSeal. Parteien werden nacheinander per Mail zur Unterschrift aufgefordert
	393	+)))
	394	+(% class="" %)|(((
	395	+Remote
	396	+)))|(((
	397	+Ja
	398	+)))|(((
	399	+Einweisungszettel Online-Einweisung
	400	+)))|(((
	401	+Das Mitglied muss das Dokument ausdrucken, **handschriftlich** unterschreiben und in den Makerspace mitbringen.
	402	+)))
	403	+(% class="" %)|(((
	404	+Lokal
	405	+)))|(((
	406	+Nein
	407	+)))|(((
	408	+Schlüsselausgabe
	409	+)))|(((
	410	+Unterschrift entweder:
	411	+
	412	+* Direkt auf dem Tablet in Docuseal ([[Docuseal In-Person Signing>>url:https://www.docuseal.com/resources/sign-documents-in-person||shape="rect"]])
	413	+* PDF erzeugen, in der App unterschreiben, PDF danach in Paperless hochladen
	414	+)))
	415	+(% class="" %)|(((
	416	+Lokal
	417	+)))|(((
	418	+Ja
	419	+)))|(((
	420	+Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
	421	+)))|(((
	422	+Auf dem Makerspace Tablet wird das Dokument vor Ort ausgedruckt (AirPrint oder CUPS) und **handschriftlich** unterschrieben.
	423	+\\
	424	+)))
	425	+
	426	+=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AblegenundVerarbeiten"/}}Ablegen und Verarbeiten ===
	427	+
	428	+Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Meta-Daten (siehe unten) versehen werden.
	429	+
299	299	= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischeÜbersicht"/}}Technische Übersicht =
300	300
301	301	== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-VorhandeneKomponenten"/}}Vorhandene Komponenten ==

Confluence.Code.ConfluencePageClass[0]

Id

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-202866917
	1	+202866926

URL

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202866917/Digitale Mitgliederverwaltung
	1	+https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202866926/Digitale Mitgliederverwaltung