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Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zuletzt geändert von Daniel Herrmann am 2026/02/22 21:17
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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/20 19:20
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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/21 17:41
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Zusammenfassung

Details

Icon Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -63,9 +63,9 @@
63 63  Für uns im Makerspace bedeutet das, dass wir die EES und FES (über DocuSeal) einsetzen können. Wir haben keine Partnerschaft mit einem Anbieter, der die QES und damit die Schriftformerfordernis abdecken würde, sodass wir alle Dokumente, für die die Schriftform erforderlich ist, weiterhin handschriftlich unterschreiben lassen.
64 64  {{/confluence_tip}}
65 65  
66 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Anforderungen/Workshop"/}}Anforderungen / Workshop =
66 += {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-DokumenteundWorkflow"/}}Dokumente und Workflow =
67 67  
68 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-WelcheDokumentehabenwir?"/}}Welche Dokumente haben wir? ==
68 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenten-Arten"/}}Dokumenten-Arten ==
69 69  
70 70  Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
71 71  
... ... @@ -290,12 +290,82 @@
290 290  
291 291  == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-WorkflowBeschreibung"/}}Workflow Beschreibung ==
292 292  
293 -Basierend auf diesen Dokumententypen ergeben sich einige verschiedene Workflows, die im Folgenden genauer beschrieben werden:
293 +Grundsätzlich teilt sich der Umgang mit Dokumenten in folgende Phasen auf:
294 294  
295 -1. **Personalisierbar**, **ohne Schriftformerfordernis** - Das Formular wird on demand über Docuseal zur Unterschrift bereit gestellt und automatisch in Paperless hinzugefügt. Optional kann eine Aktion im Backend (bestimmte Flags, ...) und/oder andere Aktionen in über N8n (Vikunja, Listmonk, ...) ausgeführt werden.
296 -1. **Personalisierbar, mit Schriftformerfordernis** - Das Formular wird on demand erzeugt und ausgedruckt und handschriftlich unterschrieben. Dann wird es eingescannt und zu Paperless hinzugefügt. Optional kann eine Aktion im Backend (bestimmte Flags, ...) und/oder andere Aktionen in über N8n (Vikunja, Listmonk, ...) ausgeführt werden.
297 -1. **Nicht Personalisierbar, mit Schriftformerfordernis** - Wir können das Formular stand heute nicht personalisieren (kein QR Code). In diesem Fall wird es eingescannt und muss manuell bearbeitet werden.
295 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Prozess Allgemein" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="991" height="221" revision="1"/}}
298 298  
297 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Trigger/StartendesWorkflows"/}}Trigger / Starten des Workflows ===
298 +
299 +Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, dass mindestens ein QR Code vorhanden ist, der später eine automatische Verarbeitung in Paperless möglich macht. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
300 +
301 +In seltenen Fällen (Haftungsauschluss oder der Nutzungsvereinbarung für Schulungsinhalte) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
302 +
303 +==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-StartüberdieHomepage"/}}Start über die Homepage ====
304 +
305 +Ein Prozess kann über die Homepage eingeleitet werden, entweder durch
306 +
307 +* **remote, implizit** durch einen bestehenden Vorgang (Mitgliedsantrag)
308 +* **remote, explizit durch den Use**r für sich selbst (Self-Service, beispielsweise der Lager-Vertrag)
309 +* **remote, explizit durch einen Funktionär** für einen andere User (Datenschutzvereinbarung, Übungsleitervertrag, ...)
310 +* **lokal, explizit durch einen Funktionär** (Einweisungsleiter:in, Mitgliederverwaltung, Vorstand), beispielsweise Einweisungszettel oder Schlüsselausgabeformular
311 +
312 +==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenterstellen"/}}Dokument erstellen ====
313 +
314 +Im zweiten Schritt wird nun ein oder mehrere personalisierte Dokumente erstellt. Hier gibt es eine Entscheidungsmatrix:
315 +
316 +|=(% scope="col" %)(((
317 +Remote / Lokal
318 +)))|=(% scope="col" %)(((
319 +Schriftformerfordernis
320 +)))|=(% scope="col" %)(((
321 +Beispiel
322 +)))|=(% scope="col" %)(((
323 +Beschreibung
324 +)))
325 +|(((
326 +Remote
327 +)))|(((
328 +Nein
329 +)))|(((
330 +Lagervertrag, Übungsleitervertrag
331 +)))|(((
332 +Dokument wird direkt in Docuseal über ein Template erzeugt.
333 +Alle Parteien erhalten (in Reihenfolge), eine Mail, dass eine Unterschrift ansteht.
334 +)))
335 +|(((
336 +Remote
337 +)))|(((
338 +Ja
339 +)))|(((
340 +N/A
341 +)))|(((
342 +Diesen Fall gibt es Stand heute nicht.
343 +)))
344 +|(((
345 +Lokal
346 +)))|(((
347 +Nein
348 +)))|(((
349 +Schlüsselausgabe
350 +)))|(((
351 +Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission oder ein Template erzeugt
352 +Unterschrift entweder:
353 +
354 +* Direkt auf dem Tablet in Docuseal ([[Docuseal In-Person Signing>>url:https://www.docuseal.com/resources/sign-documents-in-person||shape="rect"]])
355 +* PDF erzeugen, in der App unterschreiben, PDF danach in Paperless hochladen
356 +)))
357 +|(((
358 +Lokal
359 +)))|(((
360 +Ja
361 +)))|(((
362 +Einweisungszettel
363 +)))|(((
364 +Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF auf das Tablet heruntergeladen.
365 +Von dort aus wird es direkt ausgedruckt (AirPrint oder CUPS) und **handschriftlich** unterschrieben.
366 +\\
367 +)))
368 +
299 299  = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischeÜbersicht"/}}Technische Übersicht =
300 300  
301 301  == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-VorhandeneKomponenten"/}}Vorhandene Komponenten ==
Icon Confluence.Code.ConfluencePageClass[0]
Id
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -202866917
1 +202866919
URL
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202866917/Digitale Mitgliederverwaltung
1 +https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202866919/Digitale Mitgliederverwaltung