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Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zuletzt geändert von Daniel Herrmann am 2026/02/22 21:17
Von Version Icon 16.1 Icon
bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/17 12:32
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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/21 20:55
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Zusammenfassung

Details

Icon Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -20,7 +20,7 @@
20 20  Kurz gesagt: Die EES ist schnell und unkompliziert, aber unsicher und nur für risikofreie Vorgänge geeignet. Die FES ist technisch sicherer, rechtlich belastbarer und für wichtige, aber formfreie Vereinbarungen ideal. Die QES ist rechtlich vollwertig wie eine handschriftliche Unterschrift und für alle Schriftformerfordernisse zwingend notwendig. Zusammenfassung:
21 21  
22 22  (% style="text-decoration: none;" %)
23 -(% class="" %)|=(((
23 +|=(((
24 24  Signaturtyp
25 25  )))|=(((
26 26  Sicherheitsniveau
... ... @@ -29,7 +29,7 @@
29 29  )))|=(((
30 30  Umsetzung
31 31  )))
32 -(% class="" %)|(((
32 +|(((
33 33  **EES**
34 34  )))|(((
35 35  niedrig
... ... @@ -38,7 +38,7 @@
38 38  )))|(((
39 39  Eingescannte Unterschrift, ein einfacher Button
40 40  )))
41 -(% class="" %)|(((
41 +|(((
42 42  **FES**
43 43  )))|(((
44 44  mittel
... ... @@ -47,7 +47,7 @@
47 47  )))|(((
48 48  Adobe Sign, DocuSign oder ähnliches
49 49  )))
50 -(% class="" %)|(((
50 +|(((
51 51  **QES**
52 52  )))|(((
53 53  hoch
... ... @@ -63,9 +63,9 @@
63 63  Für uns im Makerspace bedeutet das, dass wir die EES und FES (über DocuSeal) einsetzen können. Wir haben keine Partnerschaft mit einem Anbieter, der die QES und damit die Schriftformerfordernis abdecken würde, sodass wir alle Dokumente, für die die Schriftform erforderlich ist, weiterhin handschriftlich unterschreiben lassen.
64 64  {{/confluence_tip}}
65 65  
66 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Anforderungen/Workshop"/}}Anforderungen / Workshop =
66 += {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-DokumenteundWorkflow"/}}Dokumente und Workflow =
67 67  
68 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-WelcheDokumentehabenwir?"/}}Welche Dokumente haben wir? ==
68 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenten-Arten"/}}Dokumenten-Arten ==
69 69  
70 70  Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
71 71  
... ... @@ -290,12 +290,96 @@
290 290  
291 291  == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-WorkflowBeschreibung"/}}Workflow Beschreibung ==
292 292  
293 -Basierend auf diesen Dokumententypen ergeben sich einige verschiedene Workflows, die im Folgenden genauer beschrieben werden:
293 +Grundsätzlich teilt sich der Umgang mit Dokumenten in folgende Phasen auf:
294 294  
295 -1. **Personalisierbar**, **ohne Schriftformerfordernis** - Das Formular wird on demand über Docuseal zur Unterschrift bereit gestellt und automatisch in Paperless hinzugefügt. Optional kann eine Aktion im Backend (bestimmte Flags, ...) und/oder andere Aktionen in über N8n (Vikunja, Listmonk, ...) ausgeführt werden.
296 -1. **Personalisierbar, mit Schriftformerfordernis** - Das Formular wird on demand erzeugt und ausgedruckt und handschriftlich unterschrieben. Dann wird es eingescannt und zu Paperless hinzugefügt. Optional kann eine Aktion im Backend (bestimmte Flags, ...) und/oder andere Aktionen in über N8n (Vikunja, Listmonk, ...) ausgeführt werden.
297 -1. **Nicht Personalisierbar, mit Schriftformerfordernis** - Wir können das Formular stand heute nicht personalisieren (kein QR Code). In diesem Fall wird es eingescannt und muss manuell bearbeitet werden.
295 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Prozess Allgemein" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="991" height="221" revision="1"/}}
298 298  
297 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Trigger/StartendesWorkflows"/}}Trigger / Starten des Workflows ===
298 +
299 +Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, dass mindestens ein QR Code vorhanden ist, der später eine automatische Verarbeitung in Paperless möglich macht. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
300 +
301 +In seltenen Fällen (Haftungsauschluss oder der Nutzungsvereinbarung für Schulungsinhalte) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
302 +
303 +==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-StartüberdieHomepage"/}}Start über die Homepage ====
304 +
305 +Ein Prozess kann über die Homepage eingeleitet werden, entweder durch
306 +
307 +* **remote, implizit** durch einen bestehenden Vorgang (Mitgliedsantrag)
308 +* **remote, explizit durch den Use**r für sich selbst (Self-Service, beispielsweise der Lager-Vertrag)
309 +* **remote, explizit durch einen Funktionär** für einen andere User (Datenschutzvereinbarung, Übungsleitervertrag, ...)
310 +
311 +==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-LokalimMakerspace"/}}Lokal im Makerspace ====
312 +
313 +Alternativ kann der Prozess lokal im Makerspace angestoßen werden, beispielsweise wenn die lokale Präsenz des Mitglieds notwendig ist (Schlüsselausgabe) oder nach einer Vor-Ort Einweisung. In diesem Fall wird der Prozess beispielsweise ein Tablet im Space verwendet.
314 +
315 +* **lokal, explizit durch einen Funktionär** (Einweisungsleiter:in, Mitgliederverwaltung, Vorstand), beispielsweise Einweisungszettel oder Schlüsselausgabeformular
316 +
317 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenterstellen"/}}Dokument erstellen ===
318 +
319 +Im zweiten Schritt wird nun ein oder mehrere personalisierte Dokumente erstellt. Hier gibt es eine Entscheidungsmatrix:
320 +
321 +|=(% scope="col" %)(((
322 +Remote / Lokal
323 +)))|=(% scope="col" %)(((
324 +Schriftformerfordernis
325 +)))|=(% scope="col" %)(((
326 +Beispiel
327 +)))|=(% scope="col" %)(((
328 +Beschreibung
329 +)))
330 +|(((
331 +Remote
332 +)))|(((
333 +Nein
334 +)))|(((
335 +Lagervertrag, Übungsleitervertrag
336 +)))|(((
337 +Dokument wird direkt in Docuseal über ein Template erzeugt.
338 +Alle Parteien erhalten (in Reihenfolge), eine Mail, dass eine Unterschrift ansteht.
339 +)))
340 +|(((
341 +Remote
342 +)))|(((
343 +Ja
344 +)))|(((
345 +Einweisungszettel Online-Einweisung
346 +)))|(((
347 +Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF zum Download angeboten.
348 +Das Mitglied muss das Dokument dann ausdrucken, **handschriftlich** unterschreiben und in den Makerspace mitbringen.
349 +)))
350 +|(((
351 +Lokal
352 +)))|(((
353 +Nein
354 +)))|(((
355 +Schlüsselausgabe
356 +)))|(((
357 +Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission oder ein Template erzeugt
358 +Unterschrift entweder:
359 +
360 +* Direkt auf dem Tablet in Docuseal ([[Docuseal In-Person Signing>>url:https://www.docuseal.com/resources/sign-documents-in-person||shape="rect"]])
361 +* PDF erzeugen, in der App unterschreiben, PDF danach in Paperless hochladen
362 +)))
363 +|(((
364 +Lokal
365 +)))|(((
366 +Ja
367 +)))|(((
368 +Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
369 +)))|(((
370 +Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF auf das Tablet heruntergeladen.
371 +Von dort aus wird es direkt ausgedruckt (AirPrint oder CUPS) und **handschriftlich** unterschrieben.
372 +\\
373 +)))
374 +
375 +{{error title="Docuseal Lizenz"}}
376 +Das genannte Feature "One-Off" Submission ist ein DocuSeal Pro Feature, welches uns nicht zur Verfügung steht. Eventuell müssen wir
377 +{{/error}}
378 +
379 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Unterschriftleisten"/}}Unterschrift leisten ===
380 +
381 +Im dritten Schritt müssen eine oder mehrere Parteien das Dokument unterschreiben. Wie viele Parteien ist abhängig vom Dokument. So muss beispielsweise der Mitgliedsantrag nur vom werdenden Mitglied unterschrieben werden, während das Schlüsselausgabeformular vom ausgebenen Funktionär und dem Mitglied unterschrieben werden muss. Analog zur Erstellung des Dokuments wird hier unterschieden, ob das Dokument zuhause unterschrieben werden kann
382 +
299 299  = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischeÜbersicht"/}}Technische Übersicht =
300 300  
301 301  == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-VorhandeneKomponenten"/}}Vorhandene Komponenten ==
... ... @@ -510,3 +510,40 @@
510 510  TODO
511 511  
512 512  \\
597 +
598 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AusFace2Faceam20.8(DH,YS)"/}}Aus Face 2 Face am 20.8  (DH,YS) ===
599 +
600 +* Schritt 1: Einweisungszettel erzeugen 
601 +** Checkliste in Directus hinterlegen, eine pro Einweisung
602 +** N8n Workflow, welches die Liste aus Directus herunterlädt und Template mit Puppetteer Script Node erzeugen
603 +** Aus diesem Template dann ein DocuSeal Template erstellen
604 +* Schritt 2: Zettel für Einweisungen generieren
605 +** Tablet für Einweiser im makerspace
606 +** Authentifizierung über Token an der Freigabebox
607 +*** Neue Maschine, User schaltet die Maschine "Tablet" frei
608 +*** Datenbank erzeugt JWT und signiert es mit einem RSA Priv Key
609 +*** Wird als Payload in der MQTT unlock message mitgeschickt
610 +** Tablet nutzt dieses Token für API Requests gegen Homepage Backend
611 +** Backend wird um weitere Middleware angepasst, die dieses Token für manche Endpoints akzeptiert
612 +** Einweiser:in bekommt aktive Einweisung angezeigt und kann Teilnehmer Entfernern (no-show) oder hinzufügen (spontan)
613 +*** Option eine Einweisung ohne Rechnungsstellung vorzunehmen
614 +** PDFs werden automatisch ausgedruckt
615 +*** Tablet triggert einen Backend endpoint
616 +**** übergibt teilnehmer als parameter (auth über token) und
617 +**** erzeugt die entsprechenden PDFs in DocuSeal
618 +**** Gibt PDF als Return
619 +*** Tablet kann PDF über Netzwerk print drucken
620 +* Schritt 3: Einweisungen erfassen
621 +** QR code wird in Schritt 2 aufgedruckt und enthält:
622 +*** Einweisung
623 +*** Datum
624 +*** Einweiser
625 +*** Teilnehmer
626 +*** Flag Rechnung
627 +** Dokument wird über ScanSnap eingescannt und automatisch an paperless übergeben
628 +** Paperless Post Consume erkennt den QR Code, validiert ihn und löst über einen Webook einen Flow in N8n aus
629 +** N8n erstellt dann einen temporären Eintrag im Backend, ähnlich dem der heute bei "Einweisung erfassen" sichtbar ist
630 +** Die Mitgliederverwaltung hat dann x Tage Zeit, die Einträge zu korrigieren und zu prüfen (beispielsweise ob Voraussetzungen erfüllt sind)
631 +** Danach werden alle Schritte wie bisher ausgelöst (Berechtigung, Rechnung, Auszahlung an Einweiser, E-Mail Bestätigung, ...)
632 +
633 +\\
Icon Confluence.Code.ConfluencePageClass[0]
Id
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -202866879
1 +202866925
URL
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202866879/Digitale Mitgliederverwaltung
1 +https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202866925/Digitale Mitgliederverwaltung