Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zusammenfassung

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  • Confluence.Code.ConfluencePageClass[0]

Details

Seiteneigenschaften

Inhalt

...	...	@@ -20,7 +20,7 @@
20	20	Kurz gesagt: Die EES ist schnell und unkompliziert, aber unsicher und nur für risikofreie Vorgänge geeignet. Die FES ist technisch sicherer, rechtlich belastbarer und für wichtige, aber formfreie Vereinbarungen ideal. Die QES ist rechtlich vollwertig wie eine handschriftliche Unterschrift und für alle Schriftformerfordernisse zwingend notwendig. Zusammenfassung:
21	21
22	22	(% style="text-decoration: none;" %)
23		-(% class="" %)|=(((
	23	+|=(((
24	24	Signaturtyp
25	25	)))|=(((
26	26	Sicherheitsniveau
...	...	@@ -29,7 +29,7 @@
29	29	)))|=(((
30	30	Umsetzung
31	31	)))
32		-(% class="" %)|(((
	32	+|(((
33	33	**EES**
34	34	)))|(((
35	35	niedrig
...	...	@@ -38,7 +38,7 @@
38	38	)))|(((
39	39	Eingescannte Unterschrift, ein einfacher Button
40	40	)))
41		-(% class="" %)|(((
	41	+|(((
42	42	**FES**
43	43	)))|(((
44	44	mittel
...	...	@@ -47,7 +47,7 @@
47	47	)))|(((
48	48	Adobe Sign, DocuSign oder ähnliches
49	49	)))
50		-(% class="" %)|(((
	50	+|(((
51	51	**QES**
52	52	)))|(((
53	53	hoch
...	...	@@ -63,8 +63,10 @@
63	63	Für uns im Makerspace bedeutet das, dass wir die EES und FES (über DocuSeal) einsetzen können. Wir haben keine Partnerschaft mit einem Anbieter, der die QES und damit die Schriftformerfordernis abdecken würde, sodass wir alle Dokumente, für die die Schriftform erforderlich ist, weiterhin handschriftlich unterschreiben lassen.
64	64	{{/confluence_tip}}
65	65
66		-= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Anforderungen/Workshop"/}}Anforderungen / Workshop =
	66	+= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-DokumenteundWorkflow"/}}Dokumente und Workflow =
67	67
	68	+== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenten-Arten"/}}Dokumenten-Arten ==
	69	+
68	68	Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
69	69
70	70	|=(% scope="col" %)(((
...	...	@@ -286,6 +286,183 @@
286	286	\\
287	287	)))
288	288
	291	+== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-WorkflowBeschreibung"/}}Workflow Beschreibung ==
	292	+
	293	+Grundsätzlich teilt sich der Umgang mit Dokumenten in folgende Phasen auf:
	294	+
	295	+{{confluence_drawio border="true" diagramName="Prozess Allgemein" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="991" height="221" revision="2"/}}
	296	+
	297	+=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Trigger/StartendesWorkflows"/}}Trigger / Starten des Workflows ===
	298	+
	299	+Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, dass mindestens ein QR Code vorhanden ist, der später eine automatische Verarbeitung in Paperless möglich macht. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
	300	+
	301	+In seltenen Fällen (Haftungsauschluss oder der Nutzungsvereinbarung für Schulungsinhalte) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
	302	+
	303	+==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-StartüberdieHomepage"/}}Start über die Homepage ====
	304	+
	305	+Ein Prozess kann über die Homepage eingeleitet werden, entweder durch
	306	+
	307	+* **remote, implizit** durch einen bestehenden Vorgang (Mitgliedsantrag)
	308	+* **remote, explizit durch den Use**r für sich selbst (Self-Service, beispielsweise der Lager-Vertrag)
	309	+* **remote, explizit durch einen Funktionär** für einen andere User (Datenschutzvereinbarung, Übungsleitervertrag, ...)
	310	+
	311	+==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-LokalimMakerspace"/}}Lokal im Makerspace ====
	312	+
	313	+Alternativ kann der Prozess lokal im Makerspace angestoßen werden, beispielsweise wenn die lokale Präsenz des Mitglieds notwendig ist (Schlüsselausgabe) oder nach einer Vor-Ort Einweisung. In diesem Fall wird der Prozess beispielsweise ein Tablet im Space verwendet.
	314	+
	315	+* **lokal, explizit durch einen Funktionär** (Einweisungsleiter:in, Mitgliederverwaltung, Vorstand), beispielsweise Einweisungszettel oder Schlüsselausgabeformular
	316	+
	317	+=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenterstellen"/}}Dokument erstellen ===
	318	+
	319	+Im zweiten Schritt wird nun ein oder mehrere personalisierte Dokumente erstellt. Hier gibt es eine Entscheidungsmatrix:
	320	+
	321	+|=(% scope="col" %)(((
	322	+Remote / Lokal
	323	+)))|=(% scope="col" %)(((
	324	+Schriftformerfordernis
	325	+)))|=(% scope="col" %)(((
	326	+Beispiel
	327	+)))|=(% scope="col" %)(((
	328	+Beschreibung
	329	+)))
	330	+|(((
	331	+Remote
	332	+)))|(((
	333	+Nein
	334	+)))|(((
	335	+Lagervertrag, Übungsleitervertrag
	336	+)))|(((
	337	+Dokument wird direkt in Docuseal über ein Template erzeugt.
	338	+Alle Parteien erhalten (in Reihenfolge), eine Mail, dass eine Unterschrift ansteht.
	339	+)))
	340	+|(((
	341	+Remote
	342	+)))|(((
	343	+Ja
	344	+)))|(((
	345	+Einweisungszettel Online-Einweisung
	346	+)))|(((
	347	+Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF zum Download angeboten.
	348	+)))
	349	+|(((
	350	+Lokal
	351	+)))|(((
	352	+Nein
	353	+)))|(((
	354	+Schlüsselausgabe
	355	+)))|(((
	356	+Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission oder ein Template erzeugt und auf das Tablet im Makerspace heruntergeladen.
	357	+)))
	358	+|(((
	359	+Lokal
	360	+)))|(((
	361	+Ja
	362	+)))|(((
	363	+Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
	364	+)))|(((
	365	+Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF auf das Tablet heruntergeladen.\\
	366	+)))
	367	+
	368	+{{error title="Docuseal Lizenz"}}
	369	+Das genannte Feature "One-Off" Submission ist ein DocuSeal Pro Feature, welches uns nicht zur Verfügung steht. Eventuell müssen wir
	370	+{{/error}}
	371	+
	372	+=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Unterschriftleisten"/}}Unterschrift leisten ===
	373	+
	374	+Im dritten Schritt müssen eine oder mehrere Parteien das Dokument unterschreiben. Wie viele Parteien ist abhängig vom Dokument. So muss beispielsweise der Mitgliedsantrag nur vom werdenden Mitglied unterschrieben werden, während das Schlüsselausgabeformular vom ausgebenen Funktionär und dem Mitglied unterschrieben werden muss. Analog zur Erstellung des Dokuments wird hier unterschieden, ob das Dokument zuhause unterschrieben werden kann oder ob es vor Ort im Makerspace passiert.
	375	+
	376	+(% class="" %)|=(((
	377	+Remote / Lokal
	378	+)))|=(((
	379	+Schriftformerfordernis
	380	+)))|=(((
	381	+Beispiel
	382	+)))|=(((
	383	+Beschreibung
	384	+)))
	385	+(% class="" %)|(((
	386	+Remote
	387	+)))|(((
	388	+Nein
	389	+)))|(((
	390	+Lagervertrag, Übungsleitervertrag
	391	+)))|(((
	392	+Unterschrift über DocuSeal. Parteien werden nacheinander per Mail zur Unterschrift aufgefordert
	393	+)))
	394	+(% class="" %)|(((
	395	+Remote
	396	+)))|(((
	397	+Ja
	398	+)))|(((
	399	+Einweisungszettel Online-Einweisung
	400	+)))|(((
	401	+Das Mitglied muss das Dokument ausdrucken, **handschriftlich** unterschreiben und in den Makerspace mitbringen.
	402	+)))
	403	+(% class="" %)|(((
	404	+Lokal
	405	+)))|(((
	406	+Nein
	407	+)))|(((
	408	+Schlüsselausgabe
	409	+)))|(((
	410	+Unterschrift entweder:
	411	+
	412	+* Direkt auf dem Tablet in Docuseal ([[Docuseal In-Person Signing>>url:https://www.docuseal.com/resources/sign-documents-in-person||shape="rect"]])
	413	+* PDF erzeugen, in der App unterschreiben, PDF danach in Paperless hochladen
	414	+)))
	415	+(% class="" %)|(((
	416	+Lokal
	417	+)))|(((
	418	+Ja
	419	+)))|(((
	420	+Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
	421	+)))|(((
	422	+Auf dem Makerspace Tablet wird das Dokument vor Ort ausgedruckt (AirPrint oder CUPS) und **handschriftlich** unterschrieben.
	423	+\\
	424	+)))
	425	+
	426	+=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AblegenundVerarbeiten"/}}Ablegen und Verarbeiten ===
	427	+
	428	+Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Meta-Daten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
	429	+
	430	+|=(% scope="col" %)(((
	431	+Signatur über
	432	+)))|=(% scope="col" %)(((
	433	+Paperless Ingest
	434	+)))|=(% scope="col" %)(((
	435	+Ablauf
	436	+)))
	437	+|(((
	438	+Docuseal
	439	+)))|(((
	440	+N8n
	441	+)))|(((
	442	+Docuseal sendet ein Webhook ans Backend
	443	+
	444	+* Backend setzt den Prozess auf abgeschlossen
	445	+* Backend publisht ein Event auf N8n
	446	+* N8n lädt das Dokument von Docuseal herunter und lädt es zu Paperless hoch
	447	+)))
	448	+|(((
	449	+Tablet
	450	+)))|(((
	451	+N8n oder API
	452	+)))|(((
	453	+Je nach gewählter Implementierung auf dem Tablet.
	454	+
	455	+* Wenn Docuseal In Person Signing: Webhook + N8n wie oben
	456	+* Wenn Unterschrift in Tablet App: Tablet lädt das über die API hoch
	457	+)))
	458	+|(((
	459	+Handschriftliche Unterschrift
	460	+)))|(((
	461	+ScanSnap Scanner
	462	+)))|(((
	463	+Das Dokument wird von der Mitgliederverwaltung eingescannt und dann von Paperless verarbeitet
	464	+)))
	465	+
	466	+In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Meta-Daten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
	467	+
289	289	= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischeÜbersicht"/}}Technische Übersicht =
290	290
291	291	== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-VorhandeneKomponenten"/}}Vorhandene Komponenten ==
...	...	@@ -500,3 +500,40 @@
500	500	TODO
501	501
502	502	\\
	682	+
	683	+=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AusFace2Faceam20.8(DH,YS)"/}}Aus Face 2 Face am 20.8  (DH,YS) ===
	684	+
	685	+* Schritt 1: Einweisungszettel erzeugen
	686	+** Checkliste in Directus hinterlegen, eine pro Einweisung
	687	+** N8n Workflow, welches die Liste aus Directus herunterlädt und Template mit Puppetteer Script Node erzeugen
	688	+** Aus diesem Template dann ein DocuSeal Template erstellen
	689	+* Schritt 2: Zettel für Einweisungen generieren
	690	+** Tablet für Einweiser im makerspace
	691	+** Authentifizierung über Token an der Freigabebox
	692	+*** Neue Maschine, User schaltet die Maschine "Tablet" frei
	693	+*** Datenbank erzeugt JWT und signiert es mit einem RSA Priv Key
	694	+*** Wird als Payload in der MQTT unlock message mitgeschickt
	695	+** Tablet nutzt dieses Token für API Requests gegen Homepage Backend
	696	+** Backend wird um weitere Middleware angepasst, die dieses Token für manche Endpoints akzeptiert
	697	+** Einweiser:in bekommt aktive Einweisung angezeigt und kann Teilnehmer Entfernern (no-show) oder hinzufügen (spontan)
	698	+*** Option eine Einweisung ohne Rechnungsstellung vorzunehmen
	699	+** PDFs werden automatisch ausgedruckt
	700	+*** Tablet triggert einen Backend endpoint
	701	+**** übergibt teilnehmer als parameter (auth über token) und
	702	+**** erzeugt die entsprechenden PDFs in DocuSeal
	703	+**** Gibt PDF als Return
	704	+*** Tablet kann PDF über Netzwerk print drucken
	705	+* Schritt 3: Einweisungen erfassen
	706	+** QR code wird in Schritt 2 aufgedruckt und enthält:
	707	+*** Einweisung
	708	+*** Datum
	709	+*** Einweiser
	710	+*** Teilnehmer
	711	+*** Flag Rechnung
	712	+** Dokument wird über ScanSnap eingescannt und automatisch an paperless übergeben
	713	+** Paperless Post Consume erkennt den QR Code, validiert ihn und löst über einen Webook einen Flow in N8n aus
	714	+** N8n erstellt dann einen temporären Eintrag im Backend, ähnlich dem der heute bei "Einweisung erfassen" sichtbar ist
	715	+** Die Mitgliederverwaltung hat dann x Tage Zeit, die Einträge zu korrigieren und zu prüfen (beispielsweise ob Voraussetzungen erfüllt sind)
	716	+** Danach werden alle Schritte wie bisher ausgelöst (Berechtigung, Rechnung, Auszahlung an Einweiser, E-Mail Bestätigung, ...)
	717	+
	718	+\\

Confluence.Code.ConfluencePageClass[0]

Id

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-202866868
	1	+202866927

URL

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202866868/Digitale Mitgliederverwaltung
	1	+https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202866927/Digitale Mitgliederverwaltung