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Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zuletzt geändert von Daniel Herrmann am 2026/02/22 21:17
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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/16 19:55
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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/10/19 18:46
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Zusammenfassung

Details

Icon Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -7,8 +7,12 @@
7 7  
8 8  zu diesem Zweck schaffen wir eine Platform basierend auf mehreren Open Source Software Produkten sowie einigen Hardware Produkten (NAS Speicher, Dokumentenscanner, PC Arbeitsplatz für die Mitgliederverwaltung).
9 9  
10 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Hintergrundinformationen"/}}Hintergrundinformationen =
10 += Inhaltsverzeichnis =
11 11  
12 +{{toc/}}
13 +
14 += Hintergrundinformationen =
15 +
12 12  Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Partien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als beispielsweise ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
13 13  
14 14  In Deutschland – und in der gesamten EU nach der eIDAS-Verordnung – gibt es **drei Stufen elektronischer Signaturen**: die **einfache elektronische Signatur (EES**), die **fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)** und die **qualifizierte elektronische Signatur (QES)**.
... ... @@ -19,8 +19,8 @@
19 19  
20 20  Kurz gesagt: Die EES ist schnell und unkompliziert, aber unsicher und nur für risikofreie Vorgänge geeignet. Die FES ist technisch sicherer, rechtlich belastbarer und für wichtige, aber formfreie Vereinbarungen ideal. Die QES ist rechtlich vollwertig wie eine handschriftliche Unterschrift und für alle Schriftformerfordernisse zwingend notwendig. Zusammenfassung:
21 21  
22 -(% style="text-decoration: none;" %)
23 -(% class="" %)|=(((
26 +(% class="wrapped" style="text-decoration: none;" %)
27 +|=(((
24 24  Signaturtyp
25 25  )))|=(((
26 26  Sicherheitsniveau
... ... @@ -29,7 +29,7 @@
29 29  )))|=(((
30 30  Umsetzung
31 31  )))
32 -(% class="" %)|(((
36 +|(((
33 33  **EES**
34 34  )))|(((
35 35  niedrig
... ... @@ -38,7 +38,7 @@
38 38  )))|(((
39 39  Eingescannte Unterschrift, ein einfacher Button
40 40  )))
41 -(% class="" %)|(((
45 +|(((
42 42  **FES**
43 43  )))|(((
44 44  mittel
... ... @@ -47,7 +47,7 @@
47 47  )))|(((
48 48  Adobe Sign, DocuSign oder ähnliches
49 49  )))
50 -(% class="" %)|(((
54 +|(((
51 51  **QES**
52 52  )))|(((
53 53  hoch
... ... @@ -63,10 +63,13 @@
63 63  Für uns im Makerspace bedeutet das, dass wir die EES und FES (über DocuSeal) einsetzen können. Wir haben keine Partnerschaft mit einem Anbieter, der die QES und damit die Schriftformerfordernis abdecken würde, sodass wir alle Dokumente, für die die Schriftform erforderlich ist, weiterhin handschriftlich unterschreiben lassen.
64 64  {{/confluence_tip}}
65 65  
66 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Anforderungen/Workshop"/}}Anforderungen / Workshop =
70 += Dokumente und Workflow =
67 67  
72 +== Dokumenten-Arten ==
73 +
68 68  Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
69 69  
76 +(% class="wrapped" %)
70 70  |=(% scope="col" %)(((
71 71  Dokumenten-Typ
72 72  )))|=(% scope="col" %)(((
... ... @@ -75,7 +75,7 @@
75 75  )))|=(% scope="col" %)(((
76 76  Prozess heute
77 77  )))|=(% scope="col" %)(((
78 -Prozess Zukunft
85 +Notwendige Änderungen
79 79  )))
80 80  |(((
81 81  Mitgliedsantrag
... ... @@ -89,7 +89,7 @@
89 89  * Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn
90 90  * Mitgliederakte wird angelegt, der Antrag wird in der Akte abgeheftet
91 91  )))|(((
92 -Der Antrag kann komplett **digital unterschrieben** werden. Vorgehen:
99 +Der Antrag soll komplett **digital unterschrieben** werden. Vorgehen:
93 93  
94 94  * Interessent:in füllt den Online-Antrag auf der Homepage aus
95 95  * Nach Bestätigung der E-Mail Adresse wird ein Vorgang zur digitalen Unterschrift ausgelöst
... ... @@ -160,11 +160,7 @@
160 160  Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird.
161 161  Danach wird ein Flag für das jeweilige Mitglied gesetzt, dass die Erklärung abgegeben wurde.
162 162  )))|(((
163 -**Vollständig digital**.
164 -
165 -* Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage)
166 -* Mitglied erhält die Aufforderung per Mail das Dokument zu unterschreiben
167 -* Nach Unterschrift wird das Flag automatisch gesetzt und das Dokument wird zu Paperless NGX hochgeladen.
170 +**Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
168 168  )))
169 169  |(((
170 170  Übungsleitervertrag
... ... @@ -178,12 +178,9 @@
178 178  * Bestätigung dass der Vertrag vorliegt
179 179  * Ein Flag ob das Mitglied die Übungsleiterpauschale an den Verein spendet oder nicht
180 180  )))|(((
181 -**Vollständig digital**.
184 +**Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
182 182  
183 -* Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage)
184 -* Mitglied erhält die Aufforderung per Mail das Dokument zu unterschreiben
185 -* Nach Unterschrift wird das erste automatisch gesetzt und das Dokument wird zu Paperless NGX hochgeladen.
186 -* Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
186 +Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
187 187  )))
188 188  |(((
189 189  Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
... ... @@ -194,7 +194,7 @@
194 194  
195 195  Urheberrecht, Übertragung von Nutzungsrechten sollte in Schriftform erfolgen
196 196  )))|(((
197 -Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner Einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
197 +Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
198 198  )))
199 199  |(((
200 200  Bestellung eines Einweisers
... ... @@ -255,7 +255,7 @@
255 255  ** Muss für den Einweisenden eine Auszahlung veranlasst werden?
256 256  * Danach wird der Zettel in die jeweiligen Akten einsortiert.
257 257  )))|(((
258 -\\
258 +Der Einweisungszettel ist das bei weitem komplizierteste Dokument, hierfür wird ein separater Workshop stattfinden. Siehe weiter unten für Details.
259 259  )))
260 260  |(((
261 261  Lagervertrag Kistenlager
... ... @@ -269,7 +269,7 @@
269 269  
270 270  Nach Erfassen kann die Person eine Kiste beantragen, die dann monatliche Kosten auslöst
271 271  )))|(((
272 -\\
272 +**Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
273 273  )))
274 274  |(((
275 275  Lagervertrag Projektlager
... ... @@ -283,13 +283,193 @@
283 283  
284 284  Nach Erfassen kann die Person das Projektlager automatisch nutzen.
285 285  )))|(((
286 +**Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
287 +)))
288 +
289 +== Workflow Beschreibung ==
290 +
291 +Grundsätzlich teilt sich der Umgang mit Dokumenten in folgende Phasen auf:
292 +
293 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Prozess Allgemein" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="991" height="221" revision="2"/}}
294 +
295 +=== Trigger / Starten des Workflows ===
296 +
297 +Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, dass mindestens ein QR Code vorhanden ist, der später eine automatische Verarbeitung in Paperless möglich macht. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
298 +
299 +In seltenen Fällen (Haftungsauschluss oder der Nutzungsvereinbarung für Schulungsinhalte) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
300 +
301 +==== Start über die Homepage ====
302 +
303 +Ein Prozess kann über die Homepage eingeleitet werden, entweder durch
304 +
305 +* **remote, implizit** durch einen bestehenden Vorgang (Mitgliedsantrag)
306 +* **remote, explizit durch den Use**r für sich selbst (Self-Service, beispielsweise der Lager-Vertrag)
307 +* **remote, explizit durch einen Funktionär** für einen andere User (Datenschutzvereinbarung, Übungsleitervertrag, ...)
308 +
309 +==== Lokal im Makerspace ====
310 +
311 +Alternativ kann der Prozess lokal im Makerspace angestoßen werden, beispielsweise wenn die lokale Präsenz des Mitglieds notwendig ist (Schlüsselausgabe) oder nach einer Vor-Ort Einweisung. In diesem Fall wird der Prozess beispielsweise ein Tablet im Space verwendet.
312 +
313 +* **lokal, explizit durch einen Funktionär** (Einweisungsleiter:in, Mitgliederverwaltung, Vorstand), beispielsweise Einweisungszettel oder Schlüsselausgabeformular
314 +
315 +=== Dokument erstellen ===
316 +
317 +Im zweiten Schritt wird nun ein oder mehrere personalisierte Dokumente erstellt. Hier gibt es eine Entscheidungsmatrix:
318 +
319 +(% class="wrapped" %)
320 +|=(% scope="col" %)(((
321 +Remote / Lokal
322 +)))|=(% scope="col" %)(((
323 +Schriftformerfordernis
324 +)))|=(% scope="col" %)(((
325 +Beispiel
326 +)))|=(% scope="col" %)(((
327 +Beschreibung
328 +)))
329 +|(((
330 +Remote
331 +)))|(((
332 +Nein
333 +)))|(((
334 +Lagervertrag, Übungsleitervertrag
335 +)))|(((
336 +Dokument wird direkt in Docuseal über ein Template erzeugt.
337 +Alle Parteien erhalten (in Reihenfolge), eine Mail, dass eine Unterschrift ansteht.
338 +)))
339 +|(((
340 +Remote
341 +)))|(((
342 +Ja
343 +)))|(((
344 +Einweisungszettel Online-Einweisung
345 +)))|(((
346 +Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF zum Download angeboten.
347 +)))
348 +|(((
349 +Lokal
350 +)))|(((
351 +Nein
352 +)))|(((
353 +Schlüsselausgabe
354 +)))|(((
355 +Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission oder ein Template erzeugt und auf das Tablet im Makerspace heruntergeladen.
356 +)))
357 +|(((
358 +Lokal
359 +)))|(((
360 +Ja
361 +)))|(((
362 +Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
363 +)))|(((
364 +Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF auf das Tablet heruntergeladen.\\
365 +)))
366 +
367 +{{error title="Docuseal Lizenz"}}
368 +Das genannte Feature "One-Off" Submission ist ein DocuSeal Pro Feature, welches uns nicht zur Verfügung steht. Eventuell müssen wir
369 +{{/error}}
370 +
371 +=== Unterschrift leisten ===
372 +
373 +Im dritten Schritt müssen eine oder mehrere Parteien das Dokument unterschreiben. Wie viele Parteien ist abhängig vom Dokument. So muss beispielsweise der Mitgliedsantrag nur vom werdenden Mitglied unterschrieben werden, während das Schlüsselausgabeformular vom ausgebenen Funktionär und dem Mitglied unterschrieben werden muss. Analog zur Erstellung des Dokuments wird hier unterschieden, ob das Dokument zuhause unterschrieben werden kann oder ob es vor Ort im Makerspace passiert.
374 +
375 +(% class="wrapped" %)
376 +|=(((
377 +Remote / Lokal
378 +)))|=(((
379 +Schriftformerfordernis
380 +)))|=(((
381 +Beispiel
382 +)))|=(((
383 +Beschreibung
384 +)))
385 +|(((
386 +Remote
387 +)))|(((
388 +Nein
389 +)))|(((
390 +Lagervertrag, Übungsleitervertrag
391 +)))|(((
392 +Unterschrift über DocuSeal. Parteien werden nacheinander per Mail zur Unterschrift aufgefordert
393 +)))
394 +|(((
395 +Remote
396 +)))|(((
397 +Ja
398 +)))|(((
399 +Einweisungszettel Online-Einweisung
400 +)))|(((
401 +Das Mitglied muss das Dokument ausdrucken, **handschriftlich** unterschreiben und in den Makerspace mitbringen.
402 +)))
403 +|(((
404 +Lokal
405 +)))|(((
406 +Nein
407 +)))|(((
408 +Schlüsselausgabe
409 +)))|(((
410 +Unterschrift entweder:
411 +
412 +* Direkt auf dem Tablet in Docuseal ([[Docuseal In-Person Signing>>url:https://www.docuseal.com/resources/sign-documents-in-person||shape="rect"]])
413 +* PDF erzeugen, in der App unterschreiben, PDF danach in Paperless hochladen
414 +)))
415 +|(((
416 +Lokal
417 +)))|(((
418 +Ja
419 +)))|(((
420 +Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
421 +)))|(((
422 +Auf dem Makerspace Tablet wird das Dokument vor Ort ausgedruckt (AirPrint oder CUPS) und **handschriftlich** unterschrieben.
286 286  \\
287 287  )))
288 288  
289 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischeÜbersicht"/}}Technische Übersicht =
426 +=== Ablegen und Verarbeiten ===
290 290  
291 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-VorhandeneKomponenten"/}}Vorhandene Komponenten ==
428 +Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Metadaten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
292 292  
430 +(% class="wrapped" %)
431 +|=(% scope="col" %)(((
432 +Signatur über
433 +)))|=(% scope="col" %)(((
434 +Paperless Ingest
435 +)))|=(% scope="col" %)(((
436 +Ablauf
437 +)))
438 +|(((
439 +Docuseal
440 +)))|(((
441 +N8n
442 +)))|(((
443 +Docuseal sendet ein Webhook ans Backend
444 +
445 +* Backend setzt den Prozess auf abgeschlossen
446 +* Backend publisht ein Event auf N8n
447 +* N8n lädt das Dokument von Docuseal herunter und lädt es zu Paperless hoch
448 +)))
449 +|(((
450 +Tablet
451 +)))|(((
452 +N8n oder API
453 +)))|(((
454 +Je nach gewählter Implementierung auf dem Tablet.
455 +
456 +* Wenn Docuseal In Person Signing: Webhook + N8n wie oben
457 +* Wenn Unterschrift in Tablet App: Tablet lädt das über die API hoch
458 +)))
459 +|(((
460 +Handschriftliche Unterschrift
461 +)))|(((
462 +ScanSnap Scanner
463 +)))|(((
464 +Das Dokument wird von der Mitgliederverwaltung eingescannt und dann von Paperless verarbeitet
465 +)))
466 +
467 +In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Metadaten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
468 +
469 += Technisches Design =
470 +
471 +== Vorhandene Komponenten ==
472 +
293 293  Der Verein hat in den letzten Jahren bereits einige Systeme aufgebaut, die uns den Alltag erleichtern und eine gewisse Automatisierung ermöglichen. Dazu gehören:
294 294  
295 295  * [[EasyVerein>>url:https://easyverein.com||shape="rect"]] - Die Digitale Vereinsverwaltung in der Cloud. Hier verwalten wir alle Mitglieder (pro Benutzer muss eine Lizenz entrichtet werden). Wir nutzen EasyVerein hauptsächlich für die Abrechnung, da EasyVerein die automatische Abrechnung der Mitgliedschaftsgebühren anbietet. Die gesamte Buchhaltung und Zuordnung zu Mitgliedern erfolgt ebenfalls hier. Weiterhin befinden sich hier die Stammdaten aller Mitglieder.
... ... @@ -300,9 +300,9 @@
300 300  * [[DocuSeal>>url:http://docuseal.com||shape="rect"]] - Eine Open Source Lösung für das Signieren von Dokumenten. Wir betreiben unsere eigene Instanz unter [[https:~~/~~/sign.makerspace-darmstadt.de>>url:https://sign.makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]]. DocuSeal ist für die Lagerverträge in die Homepage integriert - ein Mitglied kann die Unterschrift dort anfragen und erhält dann per Mail (=Authentifizierung) eine Einladung, den Vertrag zu unterschreiben. Der Vertrag wird anschließend kryptographisch gegen Veränderungen geschützt und per Mail an das Mitglied und die Mitgliederverwaltung geschickt.
301 301  * [[Vikunja>>url:https://vikunja.io||shape="rect"]] - Ein Open Source System für die Todo-Verwaltung und einfaches Projekt-Tracking. Wir nutzen es stand heute ohne jegliche Integration für die Aufgabenverwaltung im Vorstand, in der Vereins-IT sowie in einigen Bereichen.
302 302  
303 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-NeueKomponenten"/}}Neue Komponenten ==
483 +== Neue Komponenten ==
304 304  
305 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX ===
485 +=== Paperless NGX ===
306 306  
307 307  (% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)Paperless-NGX ist ein freies, quelloffenes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das als aktiv gepflegter Community-Fork des eingestellten „paperless-ng“ entstanden ist. Die Software läuft unter Linux, ist in Python und TypeScript geschrieben, unter der GPL-3.0 lizenziert und wird üblicherweise containerisiert mit Docker betrieben. In unserem Fall wird sie vor Ort im Makerspace auf dem vorhandenen Kubernetes-Cluster betrieben.
308 308  
... ... @@ -310,15 +310,15 @@
310 310  
311 311  (% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)Die Speicherung erfolgt in einem standardisierten PDF/A-Format für die Langzeitarchivierung, wobei stets auch die Originaldateien erhalten bleiben. Metadaten werden in einer Datenbank (PostgreSQL) verwaltet, während die eigentlichen Dateien im Dateisystem (über Kubernetes CSI direkt auf dem NAS) liegen. Über das Webinterface stehen Funktionen wie Volltextsuche mit Auto-Completion, Hervorhebung von Treffern, Filterung und „Ähnliche Dokumente“-Vorschläge zur Verfügung. Mehrbenutzerfähigkeit, fein abgestufte Rechtevergabe und ein anpassbares Dashboard erleichtern die Zusammenarbeit.
312 312  
313 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-N8n"/}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)N8n(%%) ===
493 +=== (% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)N8n(%%) ===
314 314  
315 315  n8n ist ein **Open-Source-Tool zur Workflow-Automatisierung**, das man selbst hosten kann. Über eine **visuelle Oberfläche** baut man Workflows per Drag-and-drop aus sogenannten „Nodes“, die verschiedene Dienste und Aktionen miteinander verbinden. Es gibt Hunderte vorgefertigte Integrationen, z. B. für Slack, Mail oder MQTT. Ebenfalls gibt es eine große Auswahl an für uns relevante Community Nodes (Vikunja, Listmonk, und so weiter) sowie die Möglichkeit, eigene Nodes zu schreiben (beispielsweise Paperless oder NATS).
316 316  
317 317  Workflows können automatisch getriggert werden – etwa per Webhook, Zeitplan oder NATS Ereignis – und lassen sich mit Bedingungen, Schleifen und Verzweigungen komplex gestalten. n8n speichert Ausführungsverläufe, meldet Fehler und erlaubt es, einzelne Schritte neu zu starten oder zu ändern.
318 318  
319 -In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist.
499 +In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist. Das Setup und die Konfiguration von N8n ist auf einer eigenen Wiki-Seite beschrieben.
320 320  
321 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-NATS"/}}NATS ===
501 +=== NATS ===
322 322  
323 323  Für den Transport von Events zwischen der Homepage (insbesondere dem Backend) und N8n wird **NATS** vorgeschlagen. **NATS** ist ein leichtgewichtiges, schnelles **Messaging-System** für Event-Streaming und -Queues, das auf dem **Publish/Subscribe-Prinzip** basiert. Es eignet sich besonders für verteilte Systeme, bei denen verschiedene Dienste über Events miteinander kommunizieren.
324 324  
... ... @@ -326,19 +326,207 @@
326 326  
327 327  NATS entkoppelt Backend und Automatisierungslogik, sorgt für sehr geringe Latenz, zuverlässige Zustellung und ermöglicht horizontale Skalierung, ohne dass FastAPI oder n8n direkt voneinander abhängig sind.
328 328  
329 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Systemübersicht"/}}Systemübersicht ==
509 +== Systemübersicht ==
330 330  
331 -Das folgende Kapitel gibt eine Übersicht über die vorgeschlagene Systemarchitektur basierend auf den oben vorgestellten Komponenten. Zusätzlich werden einige Beispiel-Worksflows vorgestellt, eine detailliertere Übersicht der oben vorgestellten Use-Cases für die Dokumente folgt weiter unten.
511 +Das folgende Kapitel gibt eine Übersicht über die vorgeschlagene Systemarchitektur basierend auf den oben vorgestellten Komponenten. Zusätzlich werden für die oben analysierten Dokumente und Workflows die technischen Ablaufdiagramme dargestellt.
332 332  
333 333  {{confluence_drawio border="true" diagramName="System Architecture" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1034" height="578" revision="5"/}}
334 334  
335 -TODO: Genauere Beschreibung der Komponenten
515 +Im Wesentlichen teilt sich die Architektur in zwei Zonen, die **öffentliche** und die **interne** Zone:
336 336  
337 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX =
517 +* **Paperless** ist das maßgebliche System, welches ausschließlich **intern** erreichbar ist. Es enthält alle Dokumente und somit sehr viele Mitglieder-Daten. Weiterhin ist es auf ein Teil der Infrastruktur im Makerspace (NAS, Drucker, Scanner) angewiesen, sodass es im Netzwerk des Makerspaces laufen muss. Aus Sicherheitsgründen ist Paperless ausschließlich im lokalen Netzwerk des Makerspaces oder per VPN erreichbar.
518 +* Alle den **Mitgliedern gegenüber sichtbare Systeme (Homepage, Backend, ...) sind öffentlich **und auf einem gemieteten Server beim deutschen Anbieter Hetzner gehostet. [[Details dazu finden sich im Wiki>>confluencePage:page:IN.Public Server Infrastruktur]]. Die meiste bestehende Automatisierung wird aktuell im Backend durchgeführt, ist dort allerdings in Python Logic fest einprogrammiert. Die meiste Logik soll in Zukunft über N8n realisiert werden.
338 338  
520 +Für die Kommunikation zwischen beiden Zonen kommt eine **Event Queue** zum Einsatz, wir nutzen hier NATS. NATS wird ebenfalls **auf dem öffentlichen Server installiert. **Der Makerspace selbst ist nur über eine reguläre DSL Leitung an das Internet angebunden, sodass wir hier keine hohe Verfügbarkeit voraussetzen können. Durch die Installation der NATS Services auf dem öffentlichen Server können die dort laufenden Services wie das Backend jederzeit (auch wenn die Internet-Verbindung im Makerspace nicht zur Verfügung steht) die Events veröffentlichen. Die Events werden dann bis zu 7 Tage in der NATS EventQueue persistent gespeichert, und nach Wiederherstellung der Verbindung abgearbeitet.
521 +
522 +**In N8n** werden dann für die **verschiedenen Events Workflows** definiert. Jeder Workflow beginnt mit einem Trigger (genauer: ein NATS JetStream Trigger), der bei auf definierbare Events in der NATS Queue lauscht. Wird ein solches Event gefunden wird es konsumiert und die im Workflow definierten Aktionen werden abgearbeitet. Weiterhin kann auch **Paperless Events in N8n triggern**, dies passiert allerdings direkt über **Webhooks**. Hier nutzen wir NATS nicht, da der NATS Server in der öffentlichen Zone läuft und dann erneut eine Abhängigkeit zur Internet-Anbindung bestehen würde.
523 +
524 +== Dokument-Workflows ==
525 +
526 +Die beiden entscheidenden Faktoren für den Workflow:
527 +
528 +1. **Erfordernis der Schriftform**
529 +11. **Ja** - auf Grund der Haftungshöhe oder anderer gesetzlichen Anforderungen ist die **Schriftform** erforderlich. Da wir stand heute keine Qualifizierte elektronische Signatur (QeS) umsetzen können, ist dies eine **handschriftliche** Unterschrift
530 +11. **Nein** - eine Fortgeschrittene elektronische Signatur (FeS) ist ausreichend.
531 +1. Ort der Unterschrift
532 +11. **Remote** - Der Prozess wird typischerweise über die Homepage angestoßen und
533 +11. **Lokal (Makerspace)** - Der Prozess wird als Reaktion auf ein In-Person Event im Makerspace ausgelöst, beispielsweise einer Einweisung oder einer Schlüsselausgabe
534 +
535 +Daraus ergeben sich vier verschiedene Kombinationen (Workflows), die nachstehend genauer beschrieben sind.
536 +
537 +(% class="wrapped" %)
538 +|=(% scope="row" %)(((
539 +Workflow
540 +)))|=(% scope="col" %)(((
541 +Schriftform erforderlich
542 +)))|=(% scope="col" %)(((
543 +Lokal / Remote
544 +)))
545 +|=(% scope="row" %)(((
546 +Fall 1: Digital Remote
547 +)))|(((
548 +Nein
549 +)))|(((
550 +Remote
551 +)))
552 +|=(% scope="row" %)(((
553 +Fall 2: Digital Makerspace
554 +)))|(((
555 +Nein
556 +)))|(((
557 +Lokal
558 +)))
559 +|=(% scope="row" %)(((
560 +Fall 3: Handschriftlich Remote
561 +)))|(((
562 +Ja
563 +)))|(((
564 +Remote
565 +)))
566 +|=(% scope="row" %)(((
567 +Fall 4: Handschriftlich Makerspace
568 +)))|(((
569 +Ja
570 +)))|(((
571 +Lokal
572 +)))
573 +
574 +=== Fall 1: Digital + Remote ===
575 +
576 +Alle diese Fälle haben gemein, dass der Prozess **remote ausgelöst und abgeschlossen** wird. In diesem Fall wird nie ein ausgedrucktes Dokument erzeugt, das Dokument wird **ausschließlich digital** verwaltet.
577 +
578 +**Beispiele**: Lagerverträge, Mitgliedsantrag, SEPA Lastschriftmandat, Übungsleitervertrag, ...
579 +
580 +Die folgende Grafik zeigt den Prozessablauf:
581 +
582 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 1 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="515" revision="4"/}}
583 +
584 +Die einzelnen Schritte hierbei sind:
585 +
586 +1. User löst eine Aktion auf der Homepage aus, die ein Dokument erfordert. Beispielsweise stellt die Person einen Mitgliedsantrag, beantragt die Nutzung des Lagers oder ähnliches
587 +1. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Hierbei werden sowohl die Rechte geprüft (Lager kann nur von Mitgliedern verwendet werden, der ein neuer Übungsleitervertrag kann nur von Vorstand oder Mitgliederverwaltung angestoßen werden). Danach
588 +11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
589 +11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
590 +1. Docuseal informiert die beteiligten Parteien automatisch und bittet um eine Unterschrift. Die Parteien können über das Webinterface unterschreiben, entweder mit der Haus auf dem Computer oder mit Hilfe des Handys.
591 +1. (Optional): Ein regelmäßig laufender Cronjob prüft die laufenden Verfahren. Nach einer Woche Inaktivität wird der Unterschriftprozess abgebrochen, 48 Stunden vorher wird eine Erinnerung verschickt
592 +1. Nachdem alle Parteien unterschrieben haben informiert Docuseal das Backend über ein Webhook. Beide Systeme laufen auf dem gleichen Server, weiterhin können fehlgeschlagene Webhooks bei Bedarf wiederholt werden. Das Backend markiert den Prozess als abgeschlossen und führt gegebenenfalls interne Schritte aus (Berechtigungen für ein User anlegen oder ähnliches)
593 +1. Das Backend erstellt ein NATS Event mksp.backend.signature.completed, welches dann in N8n einen Workflow auslöst
594 +1. N8n lädt das von allen Parteien unterschriebene Dokument von Docuseal herunter
595 +1. N8n lädt das Dokument zu Paperless hoch. Dort wird es wie alle anderen Dokumente verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
596 +1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
597 +11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
598 +11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
599 +1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
600 +
601 +=== Fall 2: Digital + Makerspace ===
602 +
603 +In diesem Fall kann die Unterschrift digital erfolgen, allerdings findet die Unterschrift im Makerspace statt. Beispiel hier ist die Ausgabe eines Schlüssels und das Schlüsselausgabeformular.
604 +
605 +Wir können nicht davon ausgehen, dass alle Personen ein mobiles Endgerät dabei haben, mit dem sie E-Mails abrufen und Unterschriften leisten können. Außerdem ist die Unterschrift Voraussetzung dafür, dass der Schlüssel auch tatsächlich eingebunden wird, die Unterschrift ist also mittig in einem Prozess eingebunden und erfordert ein unmittelbares Feedback ähnlich einer handschriftlichen Unterschrift.
606 +
607 +**Beispiele**: Ausgabeformular Schlüsselkarte / RFID Token
608 +
609 +Die folgende Grafik zeigt den Prozessablauf:
610 +
611 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 2 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="499" revision="2"/}}
612 +
613 +Die einzelnen Schritte hierbei sind:
614 +
615 +1. Ein autorisierter User meldet sich am Tablet an einer App an, entweder per Makerspace Login (Keycloak) oder per Keyfob. Dort hat der Benutzer dann mehrere Optionen, beispielsweise die Ausgabe eines Schlüssels. Dies erfordert irgendwo im Prozess, dass direkt vor Ort ein Dokument unterschrieben werden muss.
616 +1. Tablet sendet im Namen des angemeldeten Benutzers eine Anfrage ans Backend. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Danach...
617 +11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
618 +11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
619 +11. (((
620 +Die URL für das Dokument werden als Antwort des API Requests an das Tablet zurück geschickt. Dies enthält die Embed-URL, die direkt auf dem Tablet angezeigt werden kann. Beispiel:\\
621 +
622 +{{expand}}
623 +{{code language="json"}}
624 +[
625 + {
626 + "id": 430,
627 + "uuid": "3845d527-ea14-402a-bd05-e85cd4b28a68",
628 + "name": "Vorname Nachname",
629 + ...
630 + "role": "Mitglied",
631 + "embed_src": "https://sign.makerspace-darmstadt.de/s/mMUEBY6Knz1vap"
632 + },
633 + {
634 + "id": 431,
635 + "uuid": "04cbbf45-e3eb-4956-b104-01c0315adc94",
636 + "name": null,
637 + ...
638 + "role": "Verein",
639 + "embed_src": "https://sign.makerspace-darmstadt.de/s/k5gvGuBjW5fkb1"
640 + }
641 +]
642 +{{/code}}
643 +{{/expand}}
644 +)))
645 +1. Die beteiligten Personen unterschreiben direkt auf dem Tablet.
646 +1. Nachdem alle Parteien unterschrieben haben informiert Docuseal das Backend über ein Webhook. Das Backend markiert den Prozess als abgeschlossen und führt gegebenenfalls interne Schritte aus (Berechtigungen für ein User anlegen oder ähnliches). Der Vorgang kann auf dem Tablet direkt weitergeführt werden.
647 +1. Das Backend erstellt ein NATS Event mksp.backend.signature.completed, welches dann in N8n einen Workflow auslöst
648 +1. N8n lädt das von allen Parteien unterschriebene Dokument von Docuseal herunter
649 +1. N8n lädt das Dokument zu Paperless hoch. Dort wird es wie alle anderen Dokumente verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
650 +1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
651 +11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
652 +11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
653 +1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
654 +
655 +=== Fall 3: Handschriftlich + Remote ===
656 +
657 +In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **remote ausgelöst, benötigt allerdings die Schriftform.** In diesem Fall wird dem Benutzer ein vorausgefülltes und mit QR Code versehenes Dokument zum Download angeboten, welches dann heruntergeladen, ausgedruckt, unterschrieben und eingereicht werden muss.
658 +
659 +**Beispiele**: Einweisungszettel für reine Online-Einweisungen
660 +
661 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 3 Ablaufdiagramm_" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1159" height="467" revision="2"/}}
662 +
663 +Die einzelnen Schritte hierbei sind:
664 +
665 +1. User löst eine Aktion auf der Homepage aus, die ein Dokument erfordert. Beispielsweise hat der User eine Online-Einweisung beendet und muss dafür nun den Einweisungszettel unterschreiben.
666 +1. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Hierbei werden sowohl die Rechte geprüft (Lager kann nur von Mitgliedern verwendet werden, der ein neuer Übungsleitervertrag kann nur von Vorstand oder Mitgliederverwaltung angestoßen werden). Danach
667 +11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
668 +11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
669 +11. Das vorausgefüllte Dokument wird im PDF Format heruntergeladen und die Submission wird direkt wieder archived.
670 +1. Das vorausgefüllte PDF wird als Antwort auf die Anfrage an die Website zum Download angeboten. Der Benutzer druckt das PDF aus.
671 +1. (Optional): Ein regelmäßig laufender Cronjob prüft die laufenden Verfahren. Nach einer Woche Inaktivität wird der Unterschriftprozess abgebrochen, 48 Stunden vorher wird eine Erinnerung verschickt
672 +1. Das ausgedruckte Dokument wird vom Benutzer unterschrieben, wenn weitere Parteien notwendig sind, auch diesen zur Unterschrift vorgelegt.
673 +1. Ein Mitglied der Mitgliederverwaltung prüft das Dokument auf Korrektheit (dokumentenechte Unterschrift, vollständig ausgefüllt) und scannt es mit Hilfe des ScanSnap Scanners ein.
674 +1. Das Dokument landet automatisch auf einem Netzwerklaufwerk auf dem Makerspace NAS. Dort wird es von Paperless erkannt und automatisch verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
675 +1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
676 +11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
677 +11. Es wird ein N8n Webhook ausgelöst
678 +1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
679 +1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
680 +
681 +=== Fall 4: Handschriftlich + Makerspace ===
682 +
683 +In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **im Makerspace ausgelöst und benötigt Schriftform.** In diesem Fall wird das Dokument im Makerspace erzeugt (soweit wie möglich vorausgefüllt und mit QR Code versehen) und direkt vor Ort ausgedruckt. Dort wird es dann unterschrieben und eingeworfen.
684 +
685 +**Beispiele**: Einweisungszettel für Vor-Ort Online-Einweisungen
686 +
687 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 4 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1208" height="523" revision="3"/}}
688 +
689 +Die einzelnen Schritte hierbei sind:
690 +
691 +1. Ein autorisierter User meldet sich am Tablet an einer App an, entweder per Makerspace Login (Keycloak) oder per Keyfob. Dort hat der Benutzer dann mehrere Optionen, beispielsweise die Erfassung von Einweisungs-Teilnehmer:innen.
692 +1. Tablet sendet im Namen des angemeldeten Benutzers eine Anfrage ans Backend. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Danach...
693 +11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
694 +11. Erstellt mit Hilfe einer Docuseal Submission ein PDF Dokument. Dieses basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber den signierten QR Code (siehe unten).
695 +1. Das Tablet druckt das oder die heruntergeladenen PDF Datei(en) aus.
696 +1. Die Parteien unterschreiben das Dokument handschriftlich und werfen es in den Briefkasten.
697 +1. Ein Mitglied der Mitgliederverwaltung prüft das Dokument auf Korrektheit (dokumentenechte Unterschrift, vollständig ausgefüllt) und scannt es mit Hilfe des ScanSnap Scanners ein.
698 +1. Das Dokument landet automatisch auf einem Netzwerklaufwerk auf dem Makerspace NAS. Dort wird es von Paperless erkannt und automatisch verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
699 +1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
700 +11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
701 +11. Es wird ein N8n Webhook ausgelöst
702 +1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
703 +1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
704 +
705 += Paperless NGX =
706 +
339 339  Das Herzstück der digitalen Mitgliederakte bildet Paperless NGX. Es wird im Makerspace lokal betrieben und ist daher nur aus dem Netzwerk des Makerspaces oder [[per VPN>>confluencePage:page:IN.[HOWTO] Makerspace VPN]] erreichbar. Der Zugang zu Paperless ist über OpenID Connect an [[confluencePage:page:IN.Keycloak]] gekoppelt, Zugang besteht nur für Mitglieder der Gruppen **Vorstand** und **Mitgliederverwaltung**.
340 340  
341 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessÜbersicht"/}}Paperless Übersicht ==
709 +== Paperless Übersicht ==
342 342  
343 343  **Dokumente** sind die primären Ressourcen in Paperless. Ein Dokument kann über mehrere Wege in Paperless aufgenommen werden (der Prozess wird **Ingestion** genannt):
344 344  
... ... @@ -348,8 +348,17 @@
348 348  * **Per Ordner**: Auf unserem NAS gibt es einen speziellen Ordner, der in Paperless eingebunden ist. Alle Dokumente, die in diesen Ordner gelegt werden, werden automatisch von Paperless verarbeitet. Dieser Ordner wird hauptsächlich vom Dokumentenscanner verwendet, der die gescannten Dokumente ablegt. Dies ermöglicht einen einfachen Scan mit einem einfachen Button, die Dokumente werden dann automatisch in Paperless erkannt
349 349  * **Per Weboberfläche**: Es ist ebenfalls möglich, Dokumente manuell über die Weboberfläche hinzuzufügen.
350 350  
351 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Meta-Daten"/}}Meta-Daten ==
719 +Die folgenden Grafik gibt eine Übersicht:
352 352  
721 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Ingest Diagram" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1016" height="451" revision="3"/}}
722 +
723 +Die Konfiguration des Scanners ist so eingerichtet, dass nur zwei Buttons auf dem Display sichtbar sind:
724 +
725 +* **SCAN Vorstand** - Platziert das Dokument in dem Consumption Ordner für den Vorstand, Rechte und Tags werden dann automatisch gesetzt
726 +* **SCAN MV** - Platziert das Dokument in dem Consumption Ordner für die Mitgliederverwaltung, Rechte und Tags werden dann automatisch gesetzt
727 +
728 +== Übersicht der Metadaten ==
729 +
353 353  Dokumente werden dann Meta-Daten zugeordnet, die eine spätere Suche und Zuordnung erleichtern. Diese Meta-Daten sind:
354 354  
355 355  * **Korrespondent**: Im Prinzip der "Gesprächspartner", beispielsweise der Absender eines Briefs. Im Falle der Mitgliederverwaltung wird für jedes Mitglied und jeden registrierten Gast automatisch im Hintergrund ein Korrespondent angelegt. Die Korrespondenten heißen:
... ... @@ -359,144 +359,770 @@
359 359  * **Tags**: Einem Dokument können beliebig viele Tags zugewiesen werden. **Tags** dienen der einfacheren **Zuordnung** und dem **Wiederfinden** von Dokumenten. Es gibt allerdings auch spezielle Tags für Dokumente die eingelesen aber noch nicht bearbeitet wurden, so genannte "Inbox Tags":
360 360  ** (% style="color:var(--ds-icon-success,#22a06b);" %)**Inbox Mitgliederverwaltung**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Mitgliederverwaltung** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
361 361  ** (% style="color:var(--ds-icon-accent-blue,#1d7afc);" %)**Inbox Vorstand**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Vorstand** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
739 +* **Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Liste festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden.
740 +** Mitgliedsantrag
741 +** SEPA Lastschriftmandat
742 +** Studienbescheinigung
743 +** Bestätigung Schlüsselausgabe
744 +** Verpflichtungserklärung Datenschutz
745 +** Übungsleitervertrag
746 +** Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
747 +** Bestellung als Einweiser:in
748 +** Haftungsausschluss
749 +** Einweisungszettel
750 +** Lagervertrag Kistenlager
751 +** Lagervertrag Projektlager
362 362  * (((
363 -**Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Tabelle festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden. Neben einem Namen haben die Dokumente einen Match String. Kommt dieser eindeutig (exakter Match) irgendwo im Dokument vor, wird der Typ automatisch zugewiesen.
753 +**Storage Path**: Speicherpfade sind ein fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
754 +\\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[
755 +
756 +{{code language="none"}}
757 +document renamer
758 +{{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}}
759 +In unserem Fall kommen die folgenden Speicherpfade zum Einsatz:
364 364  \\
365 365  
366 366  |=(% scope="col" %)(((
367 367  Name
368 368  )))|=(% scope="col" %)(((
369 -Exact Match String
765 +Definition
766 +)))|=(% scope="col" %)(((
767 +Sichtbar für
768 +)))|=(% scope="col" %)(((
769 +Anwendung
370 370  )))
371 371  |(((
372 -Mitgliedsantrag
772 +Mitglieder Einweisungszettel
373 373  )))|(((
374 -mksp-doc-mitgliedsantrag
774 +(% class="code" %)
775 +(((
776 +~{~{ correspondent }}/Einweisungen/~{~{ document_type }}-~{~{ tag_list }}-~{~{ created }}-~{~{ doc_pk }}
375 375  )))
778 +)))|(((
779 +Mitgliederverwaltung
780 +)))|(((
781 +Einweisungszettel
782 +)))
376 376  |(((
377 -SEPA Lastschriftmandat
784 +Mitglieder Unterlagen
378 378  )))|(((
379 -mksp-doc-sepamandat
786 +(% class="code" %)
787 +(((
788 +~{~{ correspondent }}/~{~{ document_type }}-~{~{ created }}-~{~{ doc_pk }}
380 380  )))
790 +)))|(((
791 +Mitgliederverwaltung
792 +)))|(((
793 +Alle anderen Mitgliederdokumente
794 +)))
381 381  |(((
382 -Studienbescheinigung
796 +Vorstand Dokumente
383 383  )))|(((
384 -mksp-doc-studienbescheinigung
798 +(% class="code" %)
799 +(((
800 +~{~{ created_year }}/~{~{ correspondent }}/~{~{ title }}
385 385  )))
802 +)))|(((
803 +Vorstand
804 +)))|(((
805 +Alle Vorstandsdokumente
806 +)))
807 +)))
808 +
809 +== Automatische Zuordnung von Metadaten ==
810 +
811 +Paperless unterstützt die automatische Zuordnung von Metadaten basierend auf festen Strings. So kann man beispielsweise angeben, dass ein Dokumententyp "Haftungsausschluss" zugewiesen werden soll, wenn der String "Haftungsausschluss" irgendwo im Dokument vorkommt. Dies ist allerdings auf eine korrekte Funktion der Texterkennung angewiesen und funktioniert erfahrungsgemäß nur in manchen Fällen, sodass mindestens eine manuelle Überprüfung trotzdem notwendig kommt. Wenn beispielsweise ein Brief mit dem Satz "ich dachte, ich hätte den Haftungsausschluss bereits abgegeben, könntet ihr dies bitte prüfen" erfasst wird, würde der basierend auf der Regel ebenfalls kategorisiert werden.
812 +
813 +**Aus diesem Grund wird auf jedes Dokument einen spezieller QR Code aufgedruckt**. Der QR code wird vom Post-Consume Script verwendet um die Metadaten in Paperless zuzuordnen. Weiterhin können Daten übermittelt werden, die dann mittels Webhook an N8n übermittelt werden und dort im Workflow verwendet werden können. Der Aufbau orientiert sich an dem Aufbau eines **JSON Web Tokens (JWT).**
814 +
815 +=== (% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Barcode erzeugen(%%) ===
816 +
817 +(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Der Prozess zur Erzeugung eines QR Codes ist wie folgt:
818 +
819 +* **Payload (Daten) festlegen**. Einige Werte sind verpflichtend, andere können nach Bedarf optional hinzugefügt werden.
820 +* JWT erzeugen und signieren. der JWT besteht aus drei Teilen:
821 +** **Header**: **alg** (Algorithmus) und **typ** (JWT) sind verpflichtend. Zusätzlich fügen wir einen Timestamp, eine eindeutige ID und eine Gültigkeitsdauer hinzu.
822 +** **Body**: beinhaltet die eigentlichen Daten.
823 +** **Signature**: Mit Hilfe eines Secrets und wird die Signatur erzeugt und automatisch angehängt.
824 +* PDF417 code erzeugen: ein JWT ist per Definition URL safe und kann daher einfach in ein QR code umgewandelt werden.
825 +
826 +=== Header ===
827 +
828 +Der Header enthält wichtige Meta-Daten, diese werden von der JWT Library automatisch erzeugt und beschreiben in der Regel den verwendeten Key-Typ.
829 +
830 +=== Body ===
831 +
832 +Die folgenden Claims sind im Body verfügbar:
833 +
834 +|=(((
835 +Claim
836 +)))|=(((
837 +Type
838 +)))|=(((
839 +Pflicht
840 +)))|=(((
841 +Beschreibung
842 +)))
386 386  |(((
387 -Formular Schlüsselausgabe
844 +id
388 388  )))|(((
389 -mksp-doc-schluesselausgabe
846 +UUID4
847 +)))|(((
848 +✅️
849 +)))|(((
850 +Eindeutige ID dieses Dokuments
390 390  )))
391 391  |(((
392 -Verpflichtungserklärung Datenschutz
853 +time
393 393  )))|(((
394 -\\
855 +Zahl
856 +)))|(((
857 +✅️
858 +)))|(((
859 +UTC Linux-Timestamp an dem das Dokument und der QR Code erzeugt wurden
395 395  )))
396 396  |(((
397 -Übungsleitervertrag
862 +exp
398 398  )))|(((
399 -\\
864 +Zahl
865 +)))|(((
866 +✅️
867 +)))|(((
868 +UTC Linux-Timestamp der angibt, bis wann das Dokument gültig ist.
400 400  )))
401 401  |(((
402 -Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
871 +(% class="code" %)
872 +(((
873 +typ
874 +)))
403 403  )))|(((
404 -\\
876 +String
877 +)))|(((
878 +✅️
879 +)))|(((
880 +Typ des Dokuments basierend auf der unten definierten Liste.
405 405  )))
406 406  |(((
407 -Bestellung eines Einweisers
883 +(% class="code" %)
884 +(((
885 +cor
886 +)))
408 408  )))|(((
409 -\\
888 +String
889 +)))|(((
890 +❌️
891 +)))|(((
892 +Optional: Name des Korrespondenten, dem das Dokument zugeordnet werden soll
410 410  )))
411 411  |(((
412 -Haftungsausschluss
895 +tags
413 413  )))|(((
414 -\\
897 +List[String]
898 +)))|(((
899 +❌️
900 +)))|(((
901 +Liste an Tags, die dem Dokument zugeordnet werden soll
415 415  )))
416 416  |(((
417 -Einweisungszettel
904 +spth
418 418  )))|(((
419 -\\
906 +String
907 +)))|(((
908 +❌️
909 +)))|(((
910 +Storage Path, das dem Dokument zugeordnet werden soll
420 420  )))
421 421  |(((
422 -Lagervertrag Kistenlager
913 +opt
423 423  )))|(((
424 -\\
915 +dict
916 +)))|(((
917 +❌️
918 +)))|(((
919 +Optionale Attribute, die mit eincodiert werden und dem N8n Workflow übergeben werden.
425 425  )))
921 +
922 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Footer"/}}Footer ===
923 +
924 +Der Footer wird automatisch erzeugt und erhält eine Signatur über den Header und den Body, basierend auf einem Algorithmus und einer Signatur.
925 +
926 +{{confluence_tip title="Algorithmus"}}
927 +Von den meisten Libraries werden symmetrische und asymmetrische Signaturen unterstützt. Die Verwendung eines symmetrischen Algorithmus ist für uns einfacher.
928 +
929 +Für diesen Anwendungsfall nutzen wir (% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)**HS256** (HMAC mit SHA-256 Algorithmus).
930 +{{/confluence_tip}}
931 +
932 +=== Auswahl der Library ===
933 +
934 +Die Implementierung für die Erzeugung und das Validieren erfolgt in Python. Dies hat den Hintergrund, dass sowohl unser Backend als auch Paperless NGX (und damit das Post-Consumption Script) in Python implementiert ist. Es gibt verschiedene Libraries, die betrachtet wurden:
935 +
936 +|=(% scope="col" %)(((
937 +Name
938 +)))|=(% scope="col" %)(((
939 +CVE
940 +)))|=(% scope="col" %)(((
941 +Github
942 +)))|=(% scope="col" %)(((
943 +GH⭐
944 +)))|=(% scope="col" %)(((
945 +Letztes Release
946 +)))|=(% scope="col" %)(((
947 +Offene Issues
948 +)))|=(% scope="col" %)(((
949 +Dokumentation
950 +)))|=(% scope="col" %)(((
951 +Qualität Dokumentation
952 +)))|=(% scope="col" %)(((
953 +In Backend vorhanden?
954 +)))|=(% scope="col" %)(((
955 +In Paperless vorhanden?
956 +)))
426 426  |(((
427 -Lagervertrag Projektlager
958 +python-jose
428 428  )))|(((
429 -\\
960 +3/0
961 +)))|(((
962 +[[https:~~/~~/github.com/mpdavis/python-jose>>url:https://github.com/mpdavis/python-jose||shape="rect"]]
963 +)))|(((
964 +1.7k
965 +)))|(((
966 +28.05.2025
967 +)))|(((
968 +83
969 +)))|(((
970 +[[https:~~/~~/python-jose.readthedocs.io/en/latest/>>url:https://python-jose.readthedocs.io/en/latest/||shape="rect"]]
971 +)))|(((
972 +⛔ Wenige Bespiele, API Dokumentation fehlt komplett
973 +)))|(((
974 +❌️
975 +)))|(((
976 +❌️
430 430  )))
978 +|(((
979 +pyJWT
980 +)))|(((
981 +4/0
982 +)))|(((
983 +[[https:~~/~~/github.com/jpadilla/pyjwt>>url:https://github.com/jpadilla/pyjwt||shape="rect"]]
984 +)))|(((
985 +5.4k
986 +)))|(((
987 +28.11.2024
988 +)))|(((
989 +30
990 +)))|(((
991 +[[https:~~/~~/pyjwt.readthedocs.io>>url:https://pyjwt.readthedocs.io||shape="rect"]]
992 +)))|(((
993 +➕️ Gute Dokumentation, API, Beispiele, Changelog
994 +)))|(((
995 +✅️ 2.10.1
996 +Dep von firebase
997 +)))|(((
998 +✅️ 2.10.1
431 431  )))
432 -* **Storage Path**: Speicherpfade sind ein etwas fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
433 -\\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[
1000 +|(((
1001 +JWCrypto
1002 +)))|(((
1003 +5/0
1004 +)))|(((
1005 +[[https:~~/~~/github.com/latchset/jwcrypto>>url:https://github.com/latchset/jwcrypto||shape="rect"]]
1006 +)))|(((
1007 +465
1008 +)))|(((
1009 +06.03.2024
1010 +)))|(((
1011 +8
1012 +)))|(((
1013 +[[https:~~/~~/jwcrypto.readthedocs.io>>url:https://jwcrypto.readthedocs.io||shape="rect"]]
1014 +)))|(((
1015 +➕️ API Doc, einige Beispiele
1016 +)))|(((
1017 +✅️ 1.5.6
1018 +Dep von python-keycloak
1019 +)))|(((
1020 +❌️
1021 +)))
434 434  
435 -{{code language="none"}}
436 -document renamer
437 -{{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}}
438 -TODO: Define Storage Path
1023 +Unsere bevorzugte Library ist **pyjwt**. Diese ist auch in **paperless nativ vorhanden**, sodass wir uns für die Implementierung mittels **pyjwt** entschieden haben.
439 439  
440 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AutomatischeZuordnungvonMetadaten"/}}Automatische Zuordnung von Metadaten ==
1025 +=== PDF417 Code ===
441 441  
442 -Paperless unterstützt die automatische Zuordnung von Metadaten basierend auf festen Strings. So kann man beispielsweise angeben, dass ein Dokumententyp "Haftungsausschluss" zugewiesen werden soll, wenn der String "Haftungsausschluss" irgendwo im Dokument vorkommt. Dies ist allerdings auf eine korrekte Funktion der Texterkennung angewiesen und funktioniert erfahrungsgemäß nur in manchen Fällen, sodass mindestens eine manuelle Überprüfung trotzdem notwendig kommt. Wenn beispielsweise ein Brief mit dem Satz "ich dachte, ich hätte den Haftungsausschluss bereits abgegeben, könntet ihr dies bitte prüfen" erfasst wird, würde der basierend auf der Regel ebenfalls kategorisiert werden.
1027 +Als Format für den Code wurde PDF417 ausgewählt, da dieser mehr Platz und Fehlerkorrektur bietet. Weiterhin gibt es eine einfach zu nutzende Library für Python (Erzeugung) und PDF417 wird von (% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)ZXING unterstützt, welches in Paperless eingebettet ist. Ein solcher Barcode sieht beispielsweise so aus:
443 443  
444 -Aus diesem Grund nutzen wir einen speziellen QR Code in einem für den Makerspace spezifischen Format, welches nachstehend detailliert beschrieben wird.
1029 +(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)[[image:attach:barcode.jpg||height="250"]]
445 445  
446 -{{code language="json"}}
447 -{
448 - "payload": {
449 -        "timestamp": "YYYY-MM-DDTHH:mm:ss",
450 - "correspondent": "Daniel Herrmann (#250)",
451 - "type": "mksp-doc-sepamandat",
452 - "tags": [
453 - "tag1",
454 - "tag2"
455 - ],
456 -"storage_path": "Mitgliederverwaltung"
457 - },
458 - "sig": "signature over the entire payload block"
459 -}
460 -{{/code}}
1031 +(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Daraus kann dann eine Base64 basierte Repräsentation berechnet werden, die einfach in Docuseal hochgeladen werden kann.
461 461  
462 -Die beiden Einträge **payload** und **sig** sind **Pflichtfelder**. Innerhalb der Payload muss der **timestamp** **vorhanden** sein, alle anderen Felder sind optional, jedoch muss mindestens eins angegeben werden. Der QR Code kann dann - insbesondere bei der Digitalen Unterschrift oder bei Workflows, wo die Formulare ohnehin on demand erzeugt werden bereits mit allen Daten bestückt werden. In Paperless gibt es dann ein Postconsume Script, welches den QR Code ausliest, die Signatur prüft und - falls die Signatur korrekt ist - automatisch die Meta-Daten übernimmt.
1033 +=== Referenz-Implementierung ===
463 463  
464 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Signatur"/}}Signatur ===
1035 +Eine Referenz-Implementierung befindet sich im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-pdf417-reference>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-pdf417-reference||shape="rect"]]
465 465  
466 -Die Signatur wird kryptographisch mit Hilfe asymmetrischen Verschlüsselung erzeugt. Wir erzeugen ein RSA 2048 Key Pair. Der öffentliche Schlüssel steht Paperless zur Verfügung, sodass Paperless die Signaturen verifizieren kann. Der private Teil des Schlüssels wird von den Makerspace-Systemem verwendet, welche die Formulare erzeugen. Im Detail:
1037 +=== Post Consumption Script ===
467 467  
468 -* **Key-Pair**: 2048 bit Schlüssellänge, RSA, 65537 Exponent
469 -* **Signatur**: SHA256 Signatur, PKCS1v15 Padding
470 -* (((
471 -**Payload**: Als Payload wird nur der Inhalt der Payload verwendet, als **JSON String ohne Whitespaces, byte encoded in UTF-8.** Das oben genannte Beispiel würde die Signatur über den folgenden String erstellen:
472 -\\
1039 +Die eigentliche Zuordnung der Meta-Daten erfolgt über ein so genanntes Post Consumption Script. Dieses befindet sich ebenfalls im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-post-consumption-script#>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-post-consumption-script||shape="rect"]]
473 473  
474 -{{code language="json"}}
475 -{"payload":{"correspondent":"Daniel Herrmann (#250)","type":"SEPA Mandat","tags":["tag1","tag2"]},"timestamp":"YYYY-MM-DDTHH:mm:ss","sig":"this-would-be-the-signature-appended-to-the-data"}
476 -{{/code}}
1041 +== Paperless Berechtigungen ==
477 477  
1043 +Paperless NGX hat ein Berechtigungssystem, welches sich über fast alle Ressourcen erstreckt. Grundsätzlich gibt es **Benutzer** und **Gruppen**. Berechtigungen können dann global vergeben werden (Sichtbarkeit von Features) und zusätzlich auf Objektebene vergeben werden.
478 478  
479 -Als Referenz, die in Python wäre der Input der Signatur:
1045 +=== Benutzer und Gruppen ===
1046 +
1047 +Paperless NGX ist so konfiguriert, dass sich Benutzer mit ihrem zentralen Makerspace Login anmelden können (OIDC über Keycloak). Eine Anmeldung mit lokalen Zugangsdaten ist nicht möglich. Bei der Anmeldung werden ebenfalls die Gruppen aus Keycloak übernommen, aber nur die folgenden:
1048 +
1049 +* **Vorstand**: Für die Mitglieder des Vorstands
1050 +* **Mitgliederverwaltung**: Alle Personen, die mit der Verwaltung der Mitglieder betraut sind
1051 +* **IT Admin**: IT Administratoren im Makerspace
1052 +
1053 +Nutzer, die keine dieser Gruppen angehören haben keine Rechte in Paperless. Sie können sich zwar anmelden, aber selbst die Willkommens-Seite erzeugt eine "Permission Denied" Fehlermeldung.
1054 +
1055 +=== Globale Berechtigungen ===
1056 +
1057 +Berechtigungen werden grundsätzlich nicht auf Benutzerebene konfiguriert, sondern ausschließlich auf Gruppenebene. So wird sichergestellt, dass bei der Änderung einer Gruppenzugehörigkeit auch die damit verbundenen Rechte entzogen oder gewährt werden, ohne dass eine manuelle Änderung notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt eine Übersicht der konfigurierten globalen Berechtigungen pro Gruppe:
1058 +
1059 +|=(% scope="row" %)(((
1060 +Berechtigung
1061 +)))|=(% scope="col" %)(((
1062 +Beschreibung
1063 +)))|=(% scope="col" %)(((
1064 +Mitgliederverwaltung
1065 +)))|=(% scope="col" %)(((
1066 +Vorstand
1067 +)))|=(% scope="col" %)(((
1068 +IT Admin
1069 +)))|=(% scope="col" %)(((
1070 +Notiz
1071 +)))
1072 +|=(% scope="row" %)(((
1073 +Document
1074 +)))|(((
1075 +Sehen und bearbeiten von Dokumenten.
1076 +)))|(((
1077 +ALLE
1078 +)))|(((
1079 +ALLE
1080 +)))|(((
1081 +KEINE
1082 +)))|(((
1083 +Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1084 +)))
1085 +|=(% scope="row" %)(((
1086 +Tag
1087 +)))|(((
1088 +Sehen und bearbeiten von Tags.
1089 +)))|(((
1090 +Anzeigen
1091 +)))|(((
1092 +ALLE
1093 +)))|(((
1094 +ALLE
1095 +)))|(((
1096 +Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1097 +)))
1098 +|=(% scope="row" %)(((
1099 +Correspondent
1100 +)))|(((
1101 +Sehen und bearbeiten von Korrespondenten
1102 +)))|(((
1103 +Anzeigen
1104 +)))|(((
1105 +ALLE
1106 +)))|(((
1107 +ALLE
1108 +)))|(((
1109 +Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1110 +)))
1111 +|=(% scope="row" %)(((
1112 +DocumentType
1113 +)))|(((
1114 +Sehen und bearbeiten von Dokument-Typen
1115 +)))|(((
1116 +Anzeigen
1117 +)))|(((
1118 +ALLE
1119 +)))|(((
1120 +ALLE
1121 +)))|(((
1122 +Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1123 +)))
1124 +|=(% scope="row" %)(((
1125 +StoragePath
1126 +)))|(((
1127 +Sehen und bearbeiten von Speicherpfaden
1128 +)))|(((
1129 +Anzeigen
1130 +)))|(((
1131 +Anzeigen
1132 +)))|(((
1133 +ALLE
1134 +)))|(((
1135 +Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1136 +)))
1137 +|=(% scope="row" %)(((
1138 +SavedView
1139 +)))|(((
1140 +Ansichten erzeugen und speichern
1141 +)))|(((
1142 +ALLE
1143 +)))|(((
1144 +ALLE
1145 +)))|(((
1146 +KEINE
1147 +)))|(((
480 480  \\
1149 +)))
1150 +|=(% scope="row" %)(((
1151 +PaperlessTask
1152 +)))|(((
1153 +Dateiaufgaben einsehen und löschen
1154 +)))|(((
1155 +KEINE
1156 +)))|(((
1157 +KEINE
1158 +)))|(((
1159 +ALLE
1160 +)))|(((
1161 +\\
1162 +)))
1163 +|=(% scope="row" %)(((
1164 +AppConfig
1165 +)))|(((
1166 +Konfiguration von Paperless NGX selbst
1167 +)))|(((
1168 +KEINE
1169 +)))|(((
1170 +KEINE
1171 +)))|(((
1172 +ALLE
1173 +)))|(((
1174 +\\
1175 +)))
1176 +|=(% scope="row" %)(((
1177 +UISettings
1178 +)))|(((
1179 +Persönliche Anzeigeeinstellungen ändern
1180 +)))|(((
1181 +ALLE
1182 +)))|(((
1183 +ALLE
1184 +)))|(((
1185 +ALLE
1186 +)))|(((
1187 +\\
1188 +)))
1189 +|=(% scope="row" %)(((
1190 +History
1191 +)))|(((
1192 +Dokumenten-Audit Log anzeigen oder ändern
1193 +)))|(((
1194 +Anzeigen
1195 +)))|(((
1196 +Anzeigen
1197 +)))|(((
1198 +KEINE
1199 +)))|(((
1200 +Nur für Dokumente, auf die Zugriff gewährt wurde.
1201 +)))
1202 +|=(% scope="row" %)(((
1203 +Note
1204 +)))|(((
1205 +Notizen zu Dokumenten einsehen oder ändern
1206 +)))|(((
1207 +ALLE
1208 +)))|(((
1209 +ALLE
1210 +)))|(((
1211 +KEINE
1212 +)))|(((
1213 +Nur für Dokumente, auf die Zugriff gewährt wurde.
1214 +)))
1215 +|=(% scope="row" %)(((
1216 +MailAccount
1217 +)))|(((
1218 +Mail-Accounts verwalten
1219 +)))|(((
1220 +KEINE
1221 +)))|(((
1222 +Anzeigen
1223 +)))|(((
1224 +ALLE
1225 +)))|(((
1226 +\\
1227 +)))
1228 +|=(% scope="row" %)(((
1229 +MailRule
1230 +)))|(((
1231 +Verarbeitungsregeln für eingehende Mails bearbeiten
1232 +)))|(((
1233 +KEINE
1234 +)))|(((
1235 +ALLE
1236 +)))|(((
1237 +ALLE
1238 +)))|(((
1239 +\\
1240 +)))
1241 +|=(% scope="row" %)(((
1242 +User
1243 +)))|(((
1244 +Benutzer einsehen oder verwalten
1245 +)))|(((
1246 +KEINE
1247 +)))|(((
1248 +Anzeigen
1249 +)))|(((
1250 +ALLE
1251 +)))|(((
1252 +\\
1253 +)))
1254 +|=(% scope="row" %)(((
1255 +Group
1256 +)))|(((
1257 +Gruppen einsehen oder verwalten
1258 +)))|(((
1259 +KEINE
1260 +)))|(((
1261 +Anzeigen
1262 +)))|(((
1263 +ALLE
1264 +)))|(((
1265 +\\
1266 +)))
1267 +|=(% scope="row" %)(((
1268 +ShareLink
1269 +)))|(((
1270 +Öffentliche Share-Links erstellen oder verwalten
1271 +)))|(((
1272 +KEINE
1273 +)))|(((
1274 +KEINE
1275 +)))|(((
1276 +KEINE
1277 +)))|(((
1278 +\\
1279 +)))
1280 +|=(% scope="row" %)(((
1281 +CustomField
1282 +)))|(((
1283 +Custom Fields einsehen oder verwalten
1284 +)))|(((
1285 +Anzeigen
1286 +)))|(((
1287 +Anzeigen
1288 +)))|(((
1289 +ALLE
1290 +)))|(((
1291 +\\
1292 +)))
1293 +|=(% scope="row" %)(((
1294 +Workflow
1295 +)))|(((
1296 +Workflows für neue Dokumente einsehen oder verwalten
1297 +)))|(((
1298 +KEINE
1299 +)))|(((
1300 +KEINE
1301 +)))|(((
1302 +ALLE
1303 +)))|(((
1304 +\\
1305 +)))
481 481  
482 -{{code language="python"}}
483 -import json
1307 +=== Objekt-Berechtigungen ===
484 484  
485 -input_data = {'payload': {'correspondent': 'Daniel Herrmann (#250)', 'type': 'SEPA Mandat', 'tags': ['tag1', 'tag2']}, 'timestamp': 'YYYY-MM-DDTHH:mm:ss', 'sig': 'this-would-be-the-signature-appended-to-the-data'}
486 -signature_data = json.dumps(input_data, separators=(',', ':')).encode('utf-8')
487 -{{/code}}
1309 +Zusätzlich zu den globalen Berechtigungen können für alle Objekte noch Berechtigungen auf Objekt-Level konfiguriert werden. Dabei werden globale Regeln zuerst geprüft, danach zusätzlich die Objekt-Berechtigungen. Jedes Objekt (egal ob Dokument, Korrespondent, Tag, Dokumenten-Typ) hat zwei wichtige Einstellungen:
1310 +
1311 +* Owner / Eigentümer: Das Objekt gehört diesem Benutzer. Der Owner hat immer alle Berechtigungen für das Objekt
1312 +* Zusätzliche Berechtigungen:
1313 +** Es können getrennt voneinander Berechtigungen zum Anzeigen und Bearbeiten vergeben werden
1314 +** Diese Berechtigungen können jeweils für einzelne Benutzer oder für Gruppen gewährt werden
1315 +
1316 +Das sieht im Frontend beispielsweise so aus:
1317 +
1318 +[[image:attach:image-2025-8-25_10-19-25.png||thumbnail="true" height="250"]]
1319 +
1320 +{{info title="Berechtigungen"}}
1321 +Es sind grundsätzlich sowohl globale als auch objekt-spezifische Berechtigungen notwendig. Wenn ein Benutzer ein Objekt bearbeiten ansehen oder bearbeiten möchte ergibt sich daher die folgende Matrix:
1322 +
1323 +|=(% scope="col" %)(((
1324 +Globale Berechtigung
1325 +)))|=(% scope="col" %)(((
1326 +Owner
1327 +)))|=(% scope="col" %)(((
1328 +Objekt-Berechtigung
1329 +)))|=(% scope="col" %)(((
1330 +Ergebnis
488 488  )))
1332 +|(((
1333 +❌️
1334 +)))|(((
1335 +Egal
1336 +)))|(((
1337 +Egal
1338 +)))|(((
1339 +❌️
1340 +)))
1341 +|(((
1342 +✅️
1343 +)))|(((
1344 +✅️
1345 +)))|(((
1346 +Egal
1347 +)))|(((
1348 +✅️
1349 +)))
1350 +|(((
1351 +✅️
1352 +)))|(((
1353 +❌️
1354 +)))|(((
1355 +❌️
1356 +)))|(((
1357 +❌️
1358 +)))
1359 +|(((
1360 +✅️
1361 +)))|(((
1362 +❌️
1363 +)))|(((
1364 +✅️
1365 +)))|(((
1366 +✅️
1367 +)))
489 489  
490 -\\
1369 +Mit anderen Worten, um eine Aktion auszuführen, muss ein Benutzer (a) die globale Berechtigung haben **UND** (b) Owner sein **ODER** Objekt-Berechtigungen haben.
1370 +{{/info}}
491 491  
492 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesSetup"/}}Technisches Setup ==
1372 +=== Lokale Owner ===
493 493  
494 -Owner: zwei Owner
495 -Docs: Owner = grp owner, View + Edit jeweilige Gruppen
496 -Correspondent: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
497 -Tag: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
498 -Doc Type: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
1374 +Jedes Objekt in Paperless muss einen Owner haben. Damit der Owner nicht ein realer Benutzer ist, der gegebenenfalls den Vorstand / Mitgliederverwaltung oder Verein verlassen könnte, werden lokale Benutzer angelegt. Diese halten lediglich die Owner Rolle für die Ressourcen, können aber nicht für den Login verwendet werden.
499 499  
500 -TODO
1376 +|=(% scope="row" %)(((
1377 +Benutzer
1378 +)))|=(% scope="col" %)(((
1379 +Verwendet für
1380 +)))
1381 +|=(% scope="row" %)(((
1382 +mksp-mv-owner
1383 +)))|(((
1384 +Alle Objekte (Dokumente, Dokumenttypen, Tags, Korrespondenten und Speicherpfade), die dem Use-Case **Mitgliederverwaltung** zugewiesen sind
1385 +)))
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1387 +mksp-vs-owner
1388 +)))|(((
1389 +Alle Objekte (Dokumente, Dokumenttypen, Tags, Korrespondenten und Speicherpfade), die dem Use-Case **Vorstandspost** zugewiesen sind
1390 +)))
501 501  
1392 +=== Standard-Objekt-Berechtigungen ===
1393 +
1394 +Basierend auf den hier beschrieben Regeln werden für Objekte die folgenden Berechtigungen gesetzt:
1395 +
1396 +|=(% rowspan="2" scope="rowgroup" %)(((
1397 +Objekt
502 502  \\
1399 +)))|=(% colspan="3" scope="colgroup" %)(((
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1494 +
1495 +== Workflows ==
1496 +
1497 +Paperless Workflows können zur Automatisierung verschiedener Tasks eingesetzt werden. In diesem Fall werden zwei Fälle damit abgedeckt:
1498 +
1499 +* Beim Hinzufügen der Dokumente via Webinterface **wird standardmäßig der angemeldete Nutzer als Owner des Dokuments festgelegt**. Damit haben andere Mitglieder der gleichen Gruppe (Beispielsweise Vorstand oder Mitgliederverwaltung) kein Zugriff auf die so hinzugefügten Dokumente. Aus diesem Grund setzt einer der Workflow die entsprechend notwendigen Berechtigungen.
1500 +* Einscannen von Dokumenten soll sowohl für die Mitgliederverwaltung als auch für den Vorstand möglich sein und der richtigen Gruppe zugeordnet werden. Wir haben dafür zwei unterschiedliche Ordner aus dem NAS angelegt. Der Dokumentenscanner kann Dokumente in einen der beiden Ordner legen, wir nutzen Workflows um auch hier die richtigen Berechtigungen zu setzen.
1501 +
1502 += Offene Punkte =
1503 +
1504 +* Docuseal Logging + Monitoring
1505 +* N8n Error Handling
Icon Fall 1 Ablaufdiagramm
Author
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Icon Fall 1 Ablaufdiagramm.png
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Icon Fall 2 Ablaufdiagramm
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Icon Fall 3 Ablaufdiagramm
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Icon Ingest Diagram
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Icon Prozess Allgemein
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Inhalt
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52 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-21" value="&lt;b&gt;Docuseal Webhook&lt;/b&gt; Automatisch zu Paperless" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#f8cecc;strokeColor=#b85450;" parent="1" vertex="1">
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58 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-23" value="&lt;b&gt;Papierform&lt;/b&gt;&lt;div&gt;Einscannen mit ScanSnap&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#f8cecc;strokeColor=#b85450;" parent="1" vertex="1">
59 + <mxGeometry x="450" y="60" width="165" height="40" as="geometry" />
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65 +
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Author
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Icon System Architecture
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Inhalt Icon
Icon System Architecture.png
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Icon ~Fall 3 Ablaufdiagramm.tmp
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Icon ~Ingest Diagram.tmp
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Icon ~Prozess Allgemein.tmp
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37 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-14" value="&lt;font size=&quot;3&quot;&gt;Unterschrift&lt;/font&gt;" style="shape=step;perimeter=stepPerimeter;whiteSpace=wrap;html=1;fixedSize=1;fillColor=#d5e8d4;strokeColor=#82b366;" parent="1" vertex="1">
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40 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-16" value="Digitale Unterschrift in Docuseal (Zuhause)" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#d5e8d4;strokeColor=#82b366;" parent="1" vertex="1">
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49 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-19" value="&lt;font size=&quot;3&quot;&gt;Ablegen und verarbeiten&lt;/font&gt;" style="shape=step;perimeter=stepPerimeter;whiteSpace=wrap;html=1;fixedSize=1;fillColor=#f8cecc;strokeColor=#b85450;" parent="1" vertex="1">
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51 + </mxCell>
52 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-21" value="&lt;b&gt;Docuseal Webhook&lt;/b&gt; Automatisch zu Paperless" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#f8cecc;strokeColor=#b85450;" parent="1" vertex="1">
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55 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-22" value="&lt;b&gt;Tablet Unterschrift&lt;/b&gt;&lt;div&gt;Upload zu Paperless&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#f8cecc;strokeColor=#b85450;" parent="1" vertex="1">
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1 +https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202866706/Digitale Mitgliederverwaltung