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Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zuletzt geändert von Daniel Herrmann am 2026/02/22 21:17
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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/16 19:55
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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/22 13:46
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Zusammenfassung

Details

Icon Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -20,7 +20,7 @@
20 20  Kurz gesagt: Die EES ist schnell und unkompliziert, aber unsicher und nur für risikofreie Vorgänge geeignet. Die FES ist technisch sicherer, rechtlich belastbarer und für wichtige, aber formfreie Vereinbarungen ideal. Die QES ist rechtlich vollwertig wie eine handschriftliche Unterschrift und für alle Schriftformerfordernisse zwingend notwendig. Zusammenfassung:
21 21  
22 22  (% style="text-decoration: none;" %)
23 -(% class="" %)|=(((
23 +|=(((
24 24  Signaturtyp
25 25  )))|=(((
26 26  Sicherheitsniveau
... ... @@ -29,7 +29,7 @@
29 29  )))|=(((
30 30  Umsetzung
31 31  )))
32 -(% class="" %)|(((
32 +|(((
33 33  **EES**
34 34  )))|(((
35 35  niedrig
... ... @@ -38,7 +38,7 @@
38 38  )))|(((
39 39  Eingescannte Unterschrift, ein einfacher Button
40 40  )))
41 -(% class="" %)|(((
41 +|(((
42 42  **FES**
43 43  )))|(((
44 44  mittel
... ... @@ -47,7 +47,7 @@
47 47  )))|(((
48 48  Adobe Sign, DocuSign oder ähnliches
49 49  )))
50 -(% class="" %)|(((
50 +|(((
51 51  **QES**
52 52  )))|(((
53 53  hoch
... ... @@ -63,8 +63,10 @@
63 63  Für uns im Makerspace bedeutet das, dass wir die EES und FES (über DocuSeal) einsetzen können. Wir haben keine Partnerschaft mit einem Anbieter, der die QES und damit die Schriftformerfordernis abdecken würde, sodass wir alle Dokumente, für die die Schriftform erforderlich ist, weiterhin handschriftlich unterschreiben lassen.
64 64  {{/confluence_tip}}
65 65  
66 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Anforderungen/Workshop"/}}Anforderungen / Workshop =
66 += {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-DokumenteundWorkflow"/}}Dokumente und Workflow =
67 67  
68 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenten-Arten"/}}Dokumenten-Arten ==
69 +
68 68  Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
69 69  
70 70  |=(% scope="col" %)(((
... ... @@ -286,8 +286,185 @@
286 286  \\
287 287  )))
288 288  
289 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischeÜbersicht"/}}Technische Übersicht =
291 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-WorkflowBeschreibung"/}}Workflow Beschreibung ==
290 290  
293 +Grundsätzlich teilt sich der Umgang mit Dokumenten in folgende Phasen auf:
294 +
295 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Prozess Allgemein" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="991" height="221" revision="2"/}}
296 +
297 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Trigger/StartendesWorkflows"/}}Trigger / Starten des Workflows ===
298 +
299 +Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, dass mindestens ein QR Code vorhanden ist, der später eine automatische Verarbeitung in Paperless möglich macht. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
300 +
301 +In seltenen Fällen (Haftungsauschluss oder der Nutzungsvereinbarung für Schulungsinhalte) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
302 +
303 +==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-StartüberdieHomepage"/}}Start über die Homepage ====
304 +
305 +Ein Prozess kann über die Homepage eingeleitet werden, entweder durch
306 +
307 +* **remote, implizit** durch einen bestehenden Vorgang (Mitgliedsantrag)
308 +* **remote, explizit durch den Use**r für sich selbst (Self-Service, beispielsweise der Lager-Vertrag)
309 +* **remote, explizit durch einen Funktionär** für einen andere User (Datenschutzvereinbarung, Übungsleitervertrag, ...)
310 +
311 +==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-LokalimMakerspace"/}}Lokal im Makerspace ====
312 +
313 +Alternativ kann der Prozess lokal im Makerspace angestoßen werden, beispielsweise wenn die lokale Präsenz des Mitglieds notwendig ist (Schlüsselausgabe) oder nach einer Vor-Ort Einweisung. In diesem Fall wird der Prozess beispielsweise ein Tablet im Space verwendet.
314 +
315 +* **lokal, explizit durch einen Funktionär** (Einweisungsleiter:in, Mitgliederverwaltung, Vorstand), beispielsweise Einweisungszettel oder Schlüsselausgabeformular
316 +
317 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenterstellen"/}}Dokument erstellen ===
318 +
319 +Im zweiten Schritt wird nun ein oder mehrere personalisierte Dokumente erstellt. Hier gibt es eine Entscheidungsmatrix:
320 +
321 +|=(% scope="col" %)(((
322 +Remote / Lokal
323 +)))|=(% scope="col" %)(((
324 +Schriftformerfordernis
325 +)))|=(% scope="col" %)(((
326 +Beispiel
327 +)))|=(% scope="col" %)(((
328 +Beschreibung
329 +)))
330 +|(((
331 +Remote
332 +)))|(((
333 +Nein
334 +)))|(((
335 +Lagervertrag, Übungsleitervertrag
336 +)))|(((
337 +Dokument wird direkt in Docuseal über ein Template erzeugt.
338 +Alle Parteien erhalten (in Reihenfolge), eine Mail, dass eine Unterschrift ansteht.
339 +)))
340 +|(((
341 +Remote
342 +)))|(((
343 +Ja
344 +)))|(((
345 +Einweisungszettel Online-Einweisung
346 +)))|(((
347 +Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF zum Download angeboten.
348 +)))
349 +|(((
350 +Lokal
351 +)))|(((
352 +Nein
353 +)))|(((
354 +Schlüsselausgabe
355 +)))|(((
356 +Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission oder ein Template erzeugt und auf das Tablet im Makerspace heruntergeladen.
357 +)))
358 +|(((
359 +Lokal
360 +)))|(((
361 +Ja
362 +)))|(((
363 +Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
364 +)))|(((
365 +Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF auf das Tablet heruntergeladen.\\
366 +)))
367 +
368 +{{error title="Docuseal Lizenz"}}
369 +Das genannte Feature "One-Off" Submission ist ein DocuSeal Pro Feature, welches uns nicht zur Verfügung steht. Eventuell müssen wir
370 +{{/error}}
371 +
372 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Unterschriftleisten"/}}Unterschrift leisten ===
373 +
374 +Im dritten Schritt müssen eine oder mehrere Parteien das Dokument unterschreiben. Wie viele Parteien ist abhängig vom Dokument. So muss beispielsweise der Mitgliedsantrag nur vom werdenden Mitglied unterschrieben werden, während das Schlüsselausgabeformular vom ausgebenen Funktionär und dem Mitglied unterschrieben werden muss. Analog zur Erstellung des Dokuments wird hier unterschieden, ob das Dokument zuhause unterschrieben werden kann oder ob es vor Ort im Makerspace passiert.
375 +
376 +(% class="" %)|=(((
377 +Remote / Lokal
378 +)))|=(((
379 +Schriftformerfordernis
380 +)))|=(((
381 +Beispiel
382 +)))|=(((
383 +Beschreibung
384 +)))
385 +(% class="" %)|(((
386 +Remote
387 +)))|(((
388 +Nein
389 +)))|(((
390 +Lagervertrag, Übungsleitervertrag
391 +)))|(((
392 +Unterschrift über DocuSeal. Parteien werden nacheinander per Mail zur Unterschrift aufgefordert
393 +)))
394 +(% class="" %)|(((
395 +Remote
396 +)))|(((
397 +Ja
398 +)))|(((
399 +Einweisungszettel Online-Einweisung
400 +)))|(((
401 +Das Mitglied muss das Dokument ausdrucken, **handschriftlich** unterschreiben und in den Makerspace mitbringen.
402 +)))
403 +(% class="" %)|(((
404 +Lokal
405 +)))|(((
406 +Nein
407 +)))|(((
408 +Schlüsselausgabe
409 +)))|(((
410 +Unterschrift entweder:
411 +
412 +* Direkt auf dem Tablet in Docuseal ([[Docuseal In-Person Signing>>url:https://www.docuseal.com/resources/sign-documents-in-person||shape="rect"]])
413 +* PDF erzeugen, in der App unterschreiben, PDF danach in Paperless hochladen
414 +)))
415 +(% class="" %)|(((
416 +Lokal
417 +)))|(((
418 +Ja
419 +)))|(((
420 +Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
421 +)))|(((
422 +Auf dem Makerspace Tablet wird das Dokument vor Ort ausgedruckt (AirPrint oder CUPS) und **handschriftlich** unterschrieben.
423 +\\
424 +)))
425 +
426 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AblegenundVerarbeiten"/}}Ablegen und Verarbeiten ===
427 +
428 +Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Meta-Daten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
429 +
430 +|=(% scope="col" %)(((
431 +Signatur über
432 +)))|=(% scope="col" %)(((
433 +Paperless Ingest
434 +)))|=(% scope="col" %)(((
435 +Ablauf
436 +)))
437 +|(((
438 +Docuseal
439 +)))|(((
440 +N8n
441 +)))|(((
442 +Docuseal sendet ein Webhook ans Backend
443 +
444 +* Backend setzt den Prozess auf abgeschlossen
445 +* Backend publisht ein Event auf N8n
446 +* N8n lädt das Dokument von Docuseal herunter und lädt es zu Paperless hoch
447 +)))
448 +|(((
449 +Tablet
450 +)))|(((
451 +N8n oder API
452 +)))|(((
453 +Je nach gewählter Implementierung auf dem Tablet.
454 +
455 +* Wenn Docuseal In Person Signing: Webhook + N8n wie oben
456 +* Wenn Unterschrift in Tablet App: Tablet lädt das über die API hoch
457 +)))
458 +|(((
459 +Handschriftliche Unterschrift
460 +)))|(((
461 +ScanSnap Scanner
462 +)))|(((
463 +Das Dokument wird von der Mitgliederverwaltung eingescannt und dann von Paperless verarbeitet
464 +)))
465 +
466 +In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Meta-Daten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
467 +
468 += {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesDesign"/}}Technisches Design =
469 +
291 291  == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-VorhandeneKomponenten"/}}Vorhandene Komponenten ==
292 292  
293 293  Der Verein hat in den letzten Jahren bereits einige Systeme aufgebaut, die uns den Alltag erleichtern und eine gewisse Automatisierung ermöglichen. Dazu gehören:
... ... @@ -328,12 +328,80 @@
328 328  
329 329  == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Systemübersicht"/}}Systemübersicht ==
330 330  
331 -Das folgende Kapitel gibt eine Übersicht über die vorgeschlagene Systemarchitektur basierend auf den oben vorgestellten Komponenten. Zusätzlich werden einige Beispiel-Worksflows vorgestellt, eine detailliertere Übersicht der oben vorgestellten Use-Cases für die Dokumente folgt weiter unten.
510 +Das folgende Kapitel gibt eine Übersicht über die vorgeschlagene Systemarchitektur basierend auf den oben vorgestellten Komponenten. Zusätzlich werden für die oben analysierten Dokumente und Workflows die technischen Ablaufdiagramme dargestellt.
332 332  
333 333  {{confluence_drawio border="true" diagramName="System Architecture" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1034" height="578" revision="5"/}}
334 334  
335 -TODO: Genauere Beschreibung der Komponenten
514 +Im Wesentlichen teilt sich die Architektur in zwei Zonen, die **öffentliche** und die **interne** Zone:
336 336  
516 +* **Paperless** ist das maßgebliche System, welches ausschließlich **intern** erreichbar ist. Es enthält alle Dokumente und somit sehr viele Mitglieder-Daten. Weiterhin ist es auf ein Teil der Infrastruktur im Makerspace (NAS, Drucker, Scanner) angewiesen, sodass es im Netzwerk des Makerspaces laufen muss. Aus Sicherheitsgründen ist Paperless ausschließlich im lokalen Netzwerk des Makerspaces oder per VPN erreichbar.
517 +* Alle den **Mitgliedern gegenüber sichtbare Systeme (Homepage, Backend, ...) sind öffentlich **und auf einem gemieteten Server beim deutschen Anbieter Hetzner gehostet. [[Details dazu finden sich im Wiki>>confluencePage:page:IN.Public Server Infrastruktur]]. Die meiste bestehende Automatisierung wird aktuell im Backend durchgeführt, ist dort allerdings in Python Logic fest einprogrammiert. Die meiste Logik soll in Zukunft über N8n realisiert werden.
518 +
519 +Für die Kommunikation zwischen beiden Zonen kommt eine **Event Queue** zum Einsatz, wir nutzen hier NATS. NATS wird ebenfalls **auf dem öffentlichen Server installiert. **Der Makerspace selbst ist nur über eine reguläre DSL Leitung an das Internet angebunden, sodass wir hier keine hohe Verfügbarkeit voraussetzen können. Durch die Installation der NATS Services auf dem öffentlichen Server können die dort laufenden Services wie das Backend jederzeit (auch wenn die Internet-Verbindung im Makerspace nicht zur Verfügung steht) die Events veröffentlichen. Die Events werden dann bis zu 7 Tage in der NATS EventQueue persistent gespeichert, und nach Wiederherstellung der Verbindung abgearbeitet.
520 +
521 +**In N8n** werden dann für die **verschiedenen Events Workflows** definiert. Jeder Workflow beginnt mit einem Trigger (genauer: ein NATS JetStream Trigger), der bei auf definierbare Events in der NATS Queue lauscht. Wird ein solches Event gefunden wird es konsumiert und die im Workflow definierten Aktionen werden abgearbeitet. Weiterhin kann auch **Paperless Events in N8n triggern**, dies passiert allerdings direkt über **Webhooks**. Hier nutzen wir NATS nicht, da der NATS Server in der öffentlichen Zone läuft und dann erneut eine Abhängigkeit zur Internet-Anbindung bestehen würde.
522 +
523 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokument-Workflows"/}}Dokument-Workflows ==
524 +
525 +Die beiden entscheidenden Faktoren für den Workflow:
526 +
527 +1. **Erfordernis der Schriftform**
528 +11. **Ja** - auf Grund der Haftungshöhe oder anderer gesetzlichen Anforderungen ist die **Schriftform** erforderlich. Da wir stand heute keine Qualifizierte elektronische Signatur (QeS) umsetzen können, ist dies eine **handschriftliche** Unterschrift
529 +11. **Nein** - eine Fortgeschrittene elektronische Signatur (FeS) ist ausreichend.
530 +1. Ort der Unterschrift
531 +11. **Remote** - Der Prozess wird typischerweise über die Homepage angestoßen und
532 +11. **Lokal (Makerspace)** - Der Prozess wird als Reaktion auf ein In-Person Event im Makerspace ausgelöst, beispielsweise einer Einweisung oder einer Schlüsselausgabe
533 +
534 +Daraus ergeben sich vier verschiedene Kombinationen (Workflows), die nachstehend genauer beschrieben sind.
535 +
536 +|=(% scope="row" %)(((
537 +Workflow
538 +)))|=(% scope="col" %)(((
539 +Schriftform erforderlich
540 +)))|=(% scope="col" %)(((
541 +Lokal / Remote
542 +)))
543 +|=(% scope="row" %)(((
544 +Fall 1: Digital Remote
545 +)))|(((
546 +Nein
547 +)))|(((
548 +Remote
549 +)))
550 +|=(% scope="row" %)(((
551 +Fall 2: Digital Makerspace
552 +)))|(((
553 +Nein
554 +)))|(((
555 +Lokal
556 +)))
557 +|=(% scope="row" %)(((
558 +Fall 3: Handschriftlich Remote
559 +)))|(((
560 +Ja
561 +)))|(((
562 +Remote
563 +)))
564 +|=(% scope="row" %)(((
565 +Fall 4: Handschriftlich Makerspace
566 +)))|(((
567 +Ja
568 +)))|(((
569 +Lokal
570 +)))
571 +
572 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall1:Digital+Remote"/}}Fall 1: Digital + Remote ===
573 +
574 +Alle diese Fälle haben gemein, dass der Prozess **remote ausgelöst und abgeschlossen** wird. In diesem Fall wird nie ein ausgedrucktes Dokument erzeugt, das Dokument wird **ausschließlich digital** verwaltet.
575 +
576 +**Beispiele**: Lagerverträge, Mitgliedsantrag, SEPA Lastschriftmandat, Übungsleitervertrag, ...
577 +
578 +Die folgende Grafik zeigt den Prozessablauf:
579 +
580 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 1 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="515" revision="2"/}}
581 +
582 +\\
583 +
337 337  = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX =
338 338  
339 339  Das Herzstück der digitalen Mitgliederakte bildet Paperless NGX. Es wird im Makerspace lokal betrieben und ist daher nur aus dem Netzwerk des Makerspaces oder [[per VPN>>confluencePage:page:IN.[HOWTO] Makerspace VPN]] erreichbar. Der Zugang zu Paperless ist über OpenID Connect an [[confluencePage:page:IN.Keycloak]] gekoppelt, Zugang besteht nur für Mitglieder der Gruppen **Vorstand** und **Mitgliederverwaltung**.
... ... @@ -500,3 +500,40 @@
500 500  TODO
501 501  
502 502  \\
750 +
751 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AusFace2Faceam20.8(DH,YS)"/}}Aus Face 2 Face am 20.8  (DH,YS) ===
752 +
753 +* Schritt 1: Einweisungszettel erzeugen 
754 +** Checkliste in Directus hinterlegen, eine pro Einweisung
755 +** N8n Workflow, welches die Liste aus Directus herunterlädt und Template mit Puppetteer Script Node erzeugen
756 +** Aus diesem Template dann ein DocuSeal Template erstellen
757 +* Schritt 2: Zettel für Einweisungen generieren
758 +** Tablet für Einweiser im makerspace
759 +** Authentifizierung über Token an der Freigabebox
760 +*** Neue Maschine, User schaltet die Maschine "Tablet" frei
761 +*** Datenbank erzeugt JWT und signiert es mit einem RSA Priv Key
762 +*** Wird als Payload in der MQTT unlock message mitgeschickt
763 +** Tablet nutzt dieses Token für API Requests gegen Homepage Backend
764 +** Backend wird um weitere Middleware angepasst, die dieses Token für manche Endpoints akzeptiert
765 +** Einweiser:in bekommt aktive Einweisung angezeigt und kann Teilnehmer Entfernern (no-show) oder hinzufügen (spontan)
766 +*** Option eine Einweisung ohne Rechnungsstellung vorzunehmen
767 +** PDFs werden automatisch ausgedruckt
768 +*** Tablet triggert einen Backend endpoint
769 +**** übergibt teilnehmer als parameter (auth über token) und
770 +**** erzeugt die entsprechenden PDFs in DocuSeal
771 +**** Gibt PDF als Return
772 +*** Tablet kann PDF über Netzwerk print drucken
773 +* Schritt 3: Einweisungen erfassen
774 +** QR code wird in Schritt 2 aufgedruckt und enthält:
775 +*** Einweisung
776 +*** Datum
777 +*** Einweiser
778 +*** Teilnehmer
779 +*** Flag Rechnung
780 +** Dokument wird über ScanSnap eingescannt und automatisch an paperless übergeben
781 +** Paperless Post Consume erkennt den QR Code, validiert ihn und löst über einen Webook einen Flow in N8n aus
782 +** N8n erstellt dann einen temporären Eintrag im Backend, ähnlich dem der heute bei "Einweisung erfassen" sichtbar ist
783 +** Die Mitgliederverwaltung hat dann x Tage Zeit, die Einträge zu korrigieren und zu prüfen (beispielsweise ob Voraussetzungen erfüllt sind)
784 +** Danach werden alle Schritte wie bisher ausgelöst (Berechtigung, Rechnung, Auszahlung an Einweiser, E-Mail Bestätigung, ...)
785 +
786 +\\
Icon Confluence.Code.ConfluencePageClass[0]
Id
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -202866866
1 +202867082
URL
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202866866/Digitale Mitgliederverwaltung
1 +https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202867082/Digitale Mitgliederverwaltung