Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zusammenfassung

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  • Confluence.Code.ConfluencePageClass[0]

Details

Seiteneigenschaften

Inhalt

...	...	@@ -20,7 +20,7 @@
20	20	Kurz gesagt: Die EES ist schnell und unkompliziert, aber unsicher und nur für risikofreie Vorgänge geeignet. Die FES ist technisch sicherer, rechtlich belastbarer und für wichtige, aber formfreie Vereinbarungen ideal. Die QES ist rechtlich vollwertig wie eine handschriftliche Unterschrift und für alle Schriftformerfordernisse zwingend notwendig. Zusammenfassung:
21	21
22	22	(% style="text-decoration: none;" %)
23		-(% class="" %)|=(((
	23	+|=(((
24	24	Signaturtyp
25	25	)))|=(((
26	26	Sicherheitsniveau
...	...	@@ -29,7 +29,7 @@
29	29	)))|=(((
30	30	Umsetzung
31	31	)))
32		-(% class="" %)|(((
	32	+|(((
33	33	**EES**
34	34	)))|(((
35	35	niedrig
...	...	@@ -38,7 +38,7 @@
38	38	)))|(((
39	39	Eingescannte Unterschrift, ein einfacher Button
40	40	)))
41		-(% class="" %)|(((
	41	+|(((
42	42	**FES**
43	43	)))|(((
44	44	mittel
...	...	@@ -47,7 +47,7 @@
47	47	)))|(((
48	48	Adobe Sign, DocuSign oder ähnliches
49	49	)))
50		-(% class="" %)|(((
	50	+|(((
51	51	**QES**
52	52	)))|(((
53	53	hoch
...	...	@@ -63,8 +63,10 @@
63	63	Für uns im Makerspace bedeutet das, dass wir die EES und FES (über DocuSeal) einsetzen können. Wir haben keine Partnerschaft mit einem Anbieter, der die QES und damit die Schriftformerfordernis abdecken würde, sodass wir alle Dokumente, für die die Schriftform erforderlich ist, weiterhin handschriftlich unterschreiben lassen.
64	64	{{/confluence_tip}}
65	65
66		-= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Anforderungen/Workshop"/}}Anforderungen / Workshop =
	66	+= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-DokumenteundWorkflow"/}}Dokumente und Workflow =
67	67
	68	+== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenten-Arten"/}}Dokumenten-Arten ==
	69	+
68	68	Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
69	69
70	70	|=(% scope="col" %)(((
...	...	@@ -286,6 +286,98 @@
286	286	\\
287	287	)))
288	288
	291	+== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-WorkflowBeschreibung"/}}Workflow Beschreibung ==
	292	+
	293	+Grundsätzlich teilt sich der Umgang mit Dokumenten in folgende Phasen auf:
	294	+
	295	+{{confluence_drawio border="true" diagramName="Prozess Allgemein" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="991" height="221" revision="1"/}}
	296	+
	297	+=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Trigger/StartendesWorkflows"/}}Trigger / Starten des Workflows ===
	298	+
	299	+Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, dass mindestens ein QR Code vorhanden ist, der später eine automatische Verarbeitung in Paperless möglich macht. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
	300	+
	301	+In seltenen Fällen (Haftungsauschluss oder der Nutzungsvereinbarung für Schulungsinhalte) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
	302	+
	303	+==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-StartüberdieHomepage"/}}Start über die Homepage ====
	304	+
	305	+Ein Prozess kann über die Homepage eingeleitet werden, entweder durch
	306	+
	307	+* **remote, implizit** durch einen bestehenden Vorgang (Mitgliedsantrag)
	308	+* **remote, explizit durch den Use**r für sich selbst (Self-Service, beispielsweise der Lager-Vertrag)
	309	+* **remote, explizit durch einen Funktionär** für einen andere User (Datenschutzvereinbarung, Übungsleitervertrag, ...)
	310	+
	311	+==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-LokalimMakerspace"/}}Lokal im Makerspace ====
	312	+
	313	+Alternativ kann der Prozess lokal im Makerspace angestoßen werden, beispielsweise wenn die lokale Präsenz des Mitglieds notwendig ist (Schlüsselausgabe) oder nach einer Vor-Ort Einweisung. In diesem Fall wird der Prozess beispielsweise ein Tablet im Space verwendet.
	314	+
	315	+* **lokal, explizit durch einen Funktionär** (Einweisungsleiter:in, Mitgliederverwaltung, Vorstand), beispielsweise Einweisungszettel oder Schlüsselausgabeformular
	316	+
	317	+=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenterstellen"/}}Dokument erstellen ===
	318	+
	319	+Im zweiten Schritt wird nun ein oder mehrere personalisierte Dokumente erstellt. Hier gibt es eine Entscheidungsmatrix:
	320	+
	321	+|=(% scope="col" %)(((
	322	+Remote / Lokal
	323	+)))|=(% scope="col" %)(((
	324	+Schriftformerfordernis
	325	+)))|=(% scope="col" %)(((
	326	+Beispiel
	327	+)))|=(% scope="col" %)(((
	328	+Beschreibung
	329	+)))
	330	+|(((
	331	+Remote
	332	+)))|(((
	333	+Nein
	334	+)))|(((
	335	+Lagervertrag, Übungsleitervertrag
	336	+)))|(((
	337	+Dokument wird direkt in Docuseal über ein Template erzeugt.
	338	+Alle Parteien erhalten (in Reihenfolge), eine Mail, dass eine Unterschrift ansteht.
	339	+)))
	340	+|(((
	341	+Remote
	342	+)))|(((
	343	+Ja
	344	+)))|(((
	345	+Einweisungszettel Online-Einweisung
	346	+)))|(((
	347	+Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF zum Download angeboten.
	348	+Das Mitglied muss das Dokument dann ausdrucken, **handschriftlich** unterschreiben und in den Makerspace mitbringen.
	349	+)))
	350	+|(((
	351	+Lokal
	352	+)))|(((
	353	+Nein
	354	+)))|(((
	355	+Schlüsselausgabe
	356	+)))|(((
	357	+Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission oder ein Template erzeugt
	358	+Unterschrift entweder:
	359	+
	360	+* Direkt auf dem Tablet in Docuseal ([[Docuseal In-Person Signing>>url:https://www.docuseal.com/resources/sign-documents-in-person||shape="rect"]])
	361	+* PDF erzeugen, in der App unterschreiben, PDF danach in Paperless hochladen
	362	+)))
	363	+|(((
	364	+Lokal
	365	+)))|(((
	366	+Ja
	367	+)))|(((
	368	+Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
	369	+)))|(((
	370	+Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF auf das Tablet heruntergeladen.
	371	+Von dort aus wird es direkt ausgedruckt (AirPrint oder CUPS) und **handschriftlich** unterschrieben.
	372	+\\
	373	+)))
	374	+
	375	+{{error title="Docuseal Lizenz"}}
	376	+Das genannte Feature "One-Off" Submission ist ein DocuSeal Pro Feature, welches uns nicht zur Verfügung steht. Eventuell müssen wir
	377	+{{/error}}
	378	+
	379	+=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Unterschriftleisten"/}}Unterschrift leisten ===
	380	+
	381	+Im dritten Schritt müssen eine oder mehrere Parteien das Dokument unterschreiben. Wie viele Parteien ist abhängig vom Dokument. So muss beispielsweise der Mitgliedsantrag nur vom werdenden Mitglied unterschrieben werden, während das Schlüsselausgabeformular vom ausgebenen Funktionär und dem Mitglied unterschrieben werden muss. Analog zur Erstellung des Dokuments wird hier unterschieden, ob das Dokument zuhause unterschrieben werden kann
	382	+
289	289	= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischeÜbersicht"/}}Technische Übersicht =
290	290
291	291	== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-VorhandeneKomponenten"/}}Vorhandene Komponenten ==
...	...	@@ -500,3 +500,40 @@
500	500	TODO
501	501
502	502	\\
	597	+
	598	+=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AusFace2Faceam20.8(DH,YS)"/}}Aus Face 2 Face am 20.8  (DH,YS) ===
	599	+
	600	+* Schritt 1: Einweisungszettel erzeugen
	601	+** Checkliste in Directus hinterlegen, eine pro Einweisung
	602	+** N8n Workflow, welches die Liste aus Directus herunterlädt und Template mit Puppetteer Script Node erzeugen
	603	+** Aus diesem Template dann ein DocuSeal Template erstellen
	604	+* Schritt 2: Zettel für Einweisungen generieren
	605	+** Tablet für Einweiser im makerspace
	606	+** Authentifizierung über Token an der Freigabebox
	607	+*** Neue Maschine, User schaltet die Maschine "Tablet" frei
	608	+*** Datenbank erzeugt JWT und signiert es mit einem RSA Priv Key
	609	+*** Wird als Payload in der MQTT unlock message mitgeschickt
	610	+** Tablet nutzt dieses Token für API Requests gegen Homepage Backend
	611	+** Backend wird um weitere Middleware angepasst, die dieses Token für manche Endpoints akzeptiert
	612	+** Einweiser:in bekommt aktive Einweisung angezeigt und kann Teilnehmer Entfernern (no-show) oder hinzufügen (spontan)
	613	+*** Option eine Einweisung ohne Rechnungsstellung vorzunehmen
	614	+** PDFs werden automatisch ausgedruckt
	615	+*** Tablet triggert einen Backend endpoint
	616	+**** übergibt teilnehmer als parameter (auth über token) und
	617	+**** erzeugt die entsprechenden PDFs in DocuSeal
	618	+**** Gibt PDF als Return
	619	+*** Tablet kann PDF über Netzwerk print drucken
	620	+* Schritt 3: Einweisungen erfassen
	621	+** QR code wird in Schritt 2 aufgedruckt und enthält:
	622	+*** Einweisung
	623	+*** Datum
	624	+*** Einweiser
	625	+*** Teilnehmer
	626	+*** Flag Rechnung
	627	+** Dokument wird über ScanSnap eingescannt und automatisch an paperless übergeben
	628	+** Paperless Post Consume erkennt den QR Code, validiert ihn und löst über einen Webook einen Flow in N8n aus
	629	+** N8n erstellt dann einen temporären Eintrag im Backend, ähnlich dem der heute bei "Einweisung erfassen" sichtbar ist
	630	+** Die Mitgliederverwaltung hat dann x Tage Zeit, die Einträge zu korrigieren und zu prüfen (beispielsweise ob Voraussetzungen erfüllt sind)
	631	+** Danach werden alle Schritte wie bisher ausgelöst (Berechtigung, Rechnung, Auszahlung an Einweiser, E-Mail Bestätigung, ...)
	632	+
	633	+\\

Confluence.Code.ConfluencePageClass[0]

Id

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-202866866
	1	+202866925

URL

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202866866/Digitale Mitgliederverwaltung
	1	+https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202866925/Digitale Mitgliederverwaltung