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Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zuletzt geändert von Daniel Herrmann am 2026/02/22 21:17
Von Version Icon 13.1 Icon
bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/16 09:32
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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/21 17:41
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Zusammenfassung

Details

Icon Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -20,7 +20,7 @@
20 20  Kurz gesagt: Die EES ist schnell und unkompliziert, aber unsicher und nur für risikofreie Vorgänge geeignet. Die FES ist technisch sicherer, rechtlich belastbarer und für wichtige, aber formfreie Vereinbarungen ideal. Die QES ist rechtlich vollwertig wie eine handschriftliche Unterschrift und für alle Schriftformerfordernisse zwingend notwendig. Zusammenfassung:
21 21  
22 22  (% style="text-decoration: none;" %)
23 -(% class="" %)|=(((
23 +|=(((
24 24  Signaturtyp
25 25  )))|=(((
26 26  Sicherheitsniveau
... ... @@ -29,7 +29,7 @@
29 29  )))|=(((
30 30  Umsetzung
31 31  )))
32 -(% class="" %)|(((
32 +|(((
33 33  **EES**
34 34  )))|(((
35 35  niedrig
... ... @@ -38,7 +38,7 @@
38 38  )))|(((
39 39  Eingescannte Unterschrift, ein einfacher Button
40 40  )))
41 -(% class="" %)|(((
41 +|(((
42 42  **FES**
43 43  )))|(((
44 44  mittel
... ... @@ -47,7 +47,7 @@
47 47  )))|(((
48 48  Adobe Sign, DocuSign oder ähnliches
49 49  )))
50 -(% class="" %)|(((
50 +|(((
51 51  **QES**
52 52  )))|(((
53 53  hoch
... ... @@ -63,8 +63,10 @@
63 63  Für uns im Makerspace bedeutet das, dass wir die EES und FES (über DocuSeal) einsetzen können. Wir haben keine Partnerschaft mit einem Anbieter, der die QES und damit die Schriftformerfordernis abdecken würde, sodass wir alle Dokumente, für die die Schriftform erforderlich ist, weiterhin handschriftlich unterschreiben lassen.
64 64  {{/confluence_tip}}
65 65  
66 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Anforderungen/Workshop"/}}Anforderungen / Workshop =
66 += {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-DokumenteundWorkflow"/}}Dokumente und Workflow =
67 67  
68 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenten-Arten"/}}Dokumenten-Arten ==
69 +
68 68  Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
69 69  
70 70  |=(% scope="col" %)(((
... ... @@ -286,6 +286,84 @@
286 286  \\
287 287  )))
288 288  
291 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-WorkflowBeschreibung"/}}Workflow Beschreibung ==
292 +
293 +Grundsätzlich teilt sich der Umgang mit Dokumenten in folgende Phasen auf:
294 +
295 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Prozess Allgemein" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="991" height="221" revision="1"/}}
296 +
297 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Trigger/StartendesWorkflows"/}}Trigger / Starten des Workflows ===
298 +
299 +Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, dass mindestens ein QR Code vorhanden ist, der später eine automatische Verarbeitung in Paperless möglich macht. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
300 +
301 +In seltenen Fällen (Haftungsauschluss oder der Nutzungsvereinbarung für Schulungsinhalte) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
302 +
303 +==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-StartüberdieHomepage"/}}Start über die Homepage ====
304 +
305 +Ein Prozess kann über die Homepage eingeleitet werden, entweder durch
306 +
307 +* **remote, implizit** durch einen bestehenden Vorgang (Mitgliedsantrag)
308 +* **remote, explizit durch den Use**r für sich selbst (Self-Service, beispielsweise der Lager-Vertrag)
309 +* **remote, explizit durch einen Funktionär** für einen andere User (Datenschutzvereinbarung, Übungsleitervertrag, ...)
310 +* **lokal, explizit durch einen Funktionär** (Einweisungsleiter:in, Mitgliederverwaltung, Vorstand), beispielsweise Einweisungszettel oder Schlüsselausgabeformular
311 +
312 +==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenterstellen"/}}Dokument erstellen ====
313 +
314 +Im zweiten Schritt wird nun ein oder mehrere personalisierte Dokumente erstellt. Hier gibt es eine Entscheidungsmatrix:
315 +
316 +|=(% scope="col" %)(((
317 +Remote / Lokal
318 +)))|=(% scope="col" %)(((
319 +Schriftformerfordernis
320 +)))|=(% scope="col" %)(((
321 +Beispiel
322 +)))|=(% scope="col" %)(((
323 +Beschreibung
324 +)))
325 +|(((
326 +Remote
327 +)))|(((
328 +Nein
329 +)))|(((
330 +Lagervertrag, Übungsleitervertrag
331 +)))|(((
332 +Dokument wird direkt in Docuseal über ein Template erzeugt.
333 +Alle Parteien erhalten (in Reihenfolge), eine Mail, dass eine Unterschrift ansteht.
334 +)))
335 +|(((
336 +Remote
337 +)))|(((
338 +Ja
339 +)))|(((
340 +N/A
341 +)))|(((
342 +Diesen Fall gibt es Stand heute nicht.
343 +)))
344 +|(((
345 +Lokal
346 +)))|(((
347 +Nein
348 +)))|(((
349 +Schlüsselausgabe
350 +)))|(((
351 +Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission oder ein Template erzeugt
352 +Unterschrift entweder:
353 +
354 +* Direkt auf dem Tablet in Docuseal ([[Docuseal In-Person Signing>>url:https://www.docuseal.com/resources/sign-documents-in-person||shape="rect"]])
355 +* PDF erzeugen, in der App unterschreiben, PDF danach in Paperless hochladen
356 +)))
357 +|(((
358 +Lokal
359 +)))|(((
360 +Ja
361 +)))|(((
362 +Einweisungszettel
363 +)))|(((
364 +Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF auf das Tablet heruntergeladen.
365 +Von dort aus wird es direkt ausgedruckt (AirPrint oder CUPS) und **handschriftlich** unterschrieben.
366 +\\
367 +)))
368 +
289 289  = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischeÜbersicht"/}}Technische Übersicht =
290 290  
291 291  == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-VorhandeneKomponenten"/}}Vorhandene Komponenten ==
... ... @@ -443,6 +443,52 @@
443 443  
444 444  Aus diesem Grund nutzen wir einen speziellen QR Code in einem für den Makerspace spezifischen Format, welches nachstehend detailliert beschrieben wird.
445 445  
526 +{{code language="json"}}
527 +{
528 + "payload": {
529 +        "timestamp": "YYYY-MM-DDTHH:mm:ss",
530 + "correspondent": "Daniel Herrmann (#250)",
531 + "type": "mksp-doc-sepamandat",
532 + "tags": [
533 + "tag1",
534 + "tag2"
535 + ],
536 +"storage_path": "Mitgliederverwaltung"
537 + },
538 + "sig": "signature over the entire payload block"
539 +}
540 +{{/code}}
541 +
542 +Die beiden Einträge **payload** und **sig** sind **Pflichtfelder**. Innerhalb der Payload muss der **timestamp** **vorhanden** sein, alle anderen Felder sind optional, jedoch muss mindestens eins angegeben werden. Der QR Code kann dann - insbesondere bei der Digitalen Unterschrift oder bei Workflows, wo die Formulare ohnehin on demand erzeugt werden bereits mit allen Daten bestückt werden. In Paperless gibt es dann ein Postconsume Script, welches den QR Code ausliest, die Signatur prüft und - falls die Signatur korrekt ist - automatisch die Meta-Daten übernimmt.
543 +
544 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Signatur"/}}Signatur ===
545 +
546 +Die Signatur wird kryptographisch mit Hilfe asymmetrischen Verschlüsselung erzeugt. Wir erzeugen ein RSA 2048 Key Pair. Der öffentliche Schlüssel steht Paperless zur Verfügung, sodass Paperless die Signaturen verifizieren kann. Der private Teil des Schlüssels wird von den Makerspace-Systemem verwendet, welche die Formulare erzeugen. Im Detail:
547 +
548 +* **Key-Pair**: 2048 bit Schlüssellänge, RSA, 65537 Exponent
549 +* **Signatur**: SHA256 Signatur, PKCS1v15 Padding
550 +* (((
551 +**Payload**: Als Payload wird nur der Inhalt der Payload verwendet, als **JSON String ohne Whitespaces, byte encoded in UTF-8.** Das oben genannte Beispiel würde die Signatur über den folgenden String erstellen:
552 +\\
553 +
554 +{{code language="json"}}
555 +{"payload":{"correspondent":"Daniel Herrmann (#250)","type":"SEPA Mandat","tags":["tag1","tag2"]},"timestamp":"YYYY-MM-DDTHH:mm:ss","sig":"this-would-be-the-signature-appended-to-the-data"}
556 +{{/code}}
557 +
558 +
559 +Als Referenz, die in Python wäre der Input der Signatur:
560 +\\
561 +
562 +{{code language="python"}}
563 +import json
564 +
565 +input_data = {'payload': {'correspondent': 'Daniel Herrmann (#250)', 'type': 'SEPA Mandat', 'tags': ['tag1', 'tag2']}, 'timestamp': 'YYYY-MM-DDTHH:mm:ss', 'sig': 'this-would-be-the-signature-appended-to-the-data'}
566 +signature_data = json.dumps(input_data, separators=(',', ':')).encode('utf-8')
567 +{{/code}}
568 +)))
569 +
570 +\\
571 +
446 446  == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesSetup"/}}Technisches Setup ==
447 447  
448 448  Owner: zwei Owner
... ... @@ -454,3 +454,40 @@
454 454  TODO
455 455  
456 456  \\
583 +
584 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AusFace2Faceam20.8(DH,YS)"/}}Aus Face 2 Face am 20.8  (DH,YS) ===
585 +
586 +* Schritt 1: Einweisungszettel erzeugen 
587 +** Checkliste in Directus hinterlegen, eine pro Einweisung
588 +** N8n Workflow, welches die Liste aus Directus herunterlädt und Template mit Puppetteer Script Node erzeugen
589 +** Aus diesem Template dann ein DocuSeal Template erstellen
590 +* Schritt 2: Zettel für Einweisungen generieren
591 +** Tablet für Einweiser im makerspace
592 +** Authentifizierung über Token an der Freigabebox
593 +*** Neue Maschine, User schaltet die Maschine "Tablet" frei
594 +*** Datenbank erzeugt JWT und signiert es mit einem RSA Priv Key
595 +*** Wird als Payload in der MQTT unlock message mitgeschickt
596 +** Tablet nutzt dieses Token für API Requests gegen Homepage Backend
597 +** Backend wird um weitere Middleware angepasst, die dieses Token für manche Endpoints akzeptiert
598 +** Einweiser:in bekommt aktive Einweisung angezeigt und kann Teilnehmer Entfernern (no-show) oder hinzufügen (spontan)
599 +*** Option eine Einweisung ohne Rechnungsstellung vorzunehmen
600 +** PDFs werden automatisch ausgedruckt
601 +*** Tablet triggert einen Backend endpoint
602 +**** übergibt teilnehmer als parameter (auth über token) und
603 +**** erzeugt die entsprechenden PDFs in DocuSeal
604 +**** Gibt PDF als Return
605 +*** Tablet kann PDF über Netzwerk print drucken
606 +* Schritt 3: Einweisungen erfassen
607 +** QR code wird in Schritt 2 aufgedruckt und enthält:
608 +*** Einweisung
609 +*** Datum
610 +*** Einweiser
611 +*** Teilnehmer
612 +*** Flag Rechnung
613 +** Dokument wird über ScanSnap eingescannt und automatisch an paperless übergeben
614 +** Paperless Post Consume erkennt den QR Code, validiert ihn und löst über einen Webook einen Flow in N8n aus
615 +** N8n erstellt dann einen temporären Eintrag im Backend, ähnlich dem der heute bei "Einweisung erfassen" sichtbar ist
616 +** Die Mitgliederverwaltung hat dann x Tage Zeit, die Einträge zu korrigieren und zu prüfen (beispielsweise ob Voraussetzungen erfüllt sind)
617 +** Danach werden alle Schritte wie bisher ausgelöst (Berechtigung, Rechnung, Auszahlung an Einweiser, E-Mail Bestätigung, ...)
618 +
619 +\\
Icon Confluence.Code.ConfluencePageClass[0]
Id
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -202866865
1 +202866919
URL
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202866865/Digitale Mitgliederverwaltung
1 +https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202866919/Digitale Mitgliederverwaltung