Zum Inhalt springen

Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zuletzt geändert von Daniel Herrmann am 2026/02/22 21:17
Von Version Icon 12.1 Icon
bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/15 17:23
Änderungskommentar: Es gibt keinen Kommentar für diese Version
Auf Version Icon 76.5 Icon
bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2026/02/07 10:34
Änderungskommentar: Es gibt keinen Kommentar für diese Version

Zusammenfassung

Details

Icon Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -7,10 +7,14 @@
7 7  
8 8  zu diesem Zweck schaffen wir eine Platform basierend auf mehreren Open Source Software Produkten sowie einigen Hardware Produkten (NAS Speicher, Dokumentenscanner, PC Arbeitsplatz für die Mitgliederverwaltung).
9 9  
10 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Hintergrundinformationen"/}}Hintergrundinformationen =
10 += Inhaltsverzeichnis =
11 11  
12 -Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Partien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als beispielsweise ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
12 +{{toc/}}
13 13  
14 += Hintergrundinformationen =
15 +
16 +Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Parteien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
17 +
14 14  In Deutschland – und in der gesamten EU nach der eIDAS-Verordnung – gibt es **drei Stufen elektronischer Signaturen**: die **einfache elektronische Signatur (EES**), die **fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)** und die **qualifizierte elektronische Signatur (QES)**.
15 15  
16 16  * Die **einfache elektronische Signatur (EES)** ist jede elektronische Form, mit der man einer Erklärung zustimmt, ohne besondere Sicherheitsmaßnahmen. Das kann zum Beispiel ein eingetippter Name in einer E-Mail, ein eingescanntes Bild einer Unterschrift in einem PDF oder das Anklicken eines „Ich stimme zu“-Buttons sein. Sie ist leicht zu erstellen, hat aber nur einen geringen Beweiswert, da weder die Identität des Unterzeichners sicher geprüft noch Manipulationen zuverlässig erkannt werden. Die EES eignet sich vor allem für alltägliche Geschäftsvorgänge mit geringem Risiko, wie interne Freigaben, einfache Auftragsbestätigungen oder unverbindliche Absprachen.
... ... @@ -19,8 +19,8 @@
19 19  
20 20  Kurz gesagt: Die EES ist schnell und unkompliziert, aber unsicher und nur für risikofreie Vorgänge geeignet. Die FES ist technisch sicherer, rechtlich belastbarer und für wichtige, aber formfreie Vereinbarungen ideal. Die QES ist rechtlich vollwertig wie eine handschriftliche Unterschrift und für alle Schriftformerfordernisse zwingend notwendig. Zusammenfassung:
21 21  
22 -(% style="text-decoration: none;" %)
23 -(% class="" %)|=(((
26 +(% class="wrapped" style="text-decoration:none" %)
27 +|=(((
24 24  Signaturtyp
25 25  )))|=(((
26 26  Sicherheitsniveau
... ... @@ -29,7 +29,7 @@
29 29  )))|=(((
30 30  Umsetzung
31 31  )))
32 -(% class="" %)|(((
36 +|(((
33 33  **EES**
34 34  )))|(((
35 35  niedrig
... ... @@ -38,7 +38,7 @@
38 38  )))|(((
39 39  Eingescannte Unterschrift, ein einfacher Button
40 40  )))
41 -(% class="" %)|(((
45 +|(((
42 42  **FES**
43 43  )))|(((
44 44  mittel
... ... @@ -47,7 +47,7 @@
47 47  )))|(((
48 48  Adobe Sign, DocuSign oder ähnliches
49 49  )))
50 -(% class="" %)|(((
54 +|(((
51 51  **QES**
52 52  )))|(((
53 53  hoch
... ... @@ -57,26 +57,29 @@
57 57  Mehrfaktor, über einen zugelassenen Vertrauensdienstleister
58 58  )))
59 59  
60 -\\
61 61  
65 +
62 62  {{confluence_tip title="Zusammenfassung"}}
63 63  Für uns im Makerspace bedeutet das, dass wir die EES und FES (über DocuSeal) einsetzen können. Wir haben keine Partnerschaft mit einem Anbieter, der die QES und damit die Schriftformerfordernis abdecken würde, sodass wir alle Dokumente, für die die Schriftform erforderlich ist, weiterhin handschriftlich unterschreiben lassen.
64 64  {{/confluence_tip}}
65 65  
66 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Anforderungen/Workshop"/}}Anforderungen / Workshop =
70 += Dokumente und Workflow =
67 67  
72 +== Dokumenten-Arten ==
73 +
68 68  Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
69 69  
70 -|=(% scope="col" %)(((
76 +(% class="wrapped" %)
77 +|=(((
71 71  Dokumenten-Typ
72 -)))|=(% scope="col" %)(((
79 +)))|=(((
73 73  Vollständig
74 74  digitalisieren
75 -)))|=(% scope="col" %)(((
82 +)))|=(((
76 76  Prozess heute
77 -)))|=(% scope="col" %)(((
78 -Prozess Zukunft
79 -)))
84 +)))|=(((
85 +Notwendige Änderungen
86 +)))|=Status
80 80  |(((
81 81  Mitgliedsantrag
82 82  )))|(((
... ... @@ -89,7 +89,7 @@
89 89  * Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn
90 90  * Mitgliederakte wird angelegt, der Antrag wird in der Akte abgeheftet
91 91  )))|(((
92 -Der Antrag kann komplett **digital unterschrieben** werden. Vorgehen:
99 +Der Antrag soll komplett **digital unterschrieben** werden. Vorgehen:
93 93  
94 94  * Interessent:in füllt den Online-Antrag auf der Homepage aus
95 95  * Nach Bestätigung der E-Mail Adresse wird ein Vorgang zur digitalen Unterschrift ausgelöst
... ... @@ -97,7 +97,7 @@
97 97  ** Nach 2 Wochen und 1 Woche vor Ablauf wird eine Erinnerung verschickt
98 98  * Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn
99 99  * Digitale Akte wird angelegt, Antrag wird automatisch hinzugefügt.
100 -)))
107 +)))|**Fertig** ✅️
101 101  |(((
102 102  SEPA Lastschriftmandat
103 103  )))|(((
... ... @@ -106,6 +106,10 @@
106 106  Wird zeitgleich mit dem Mitgliedsantrag verschickt und folgt exakt dem gleichen Prozess
107 107  )))|(((
108 108  **Gleicher Prozess **wie Mitgliedsantrag
116 +)))|(((
117 +**Fertig**
118 +
119 +✅️
109 109  )))
110 110  |(((
111 111  Studienbescheinigung
... ... @@ -117,7 +117,7 @@
117 117  Diese prüft die Bescheinigung und verlängert die reduzierte Mitgliedschaft gemäß den Angaben auf dem Nachweis.
118 118  )))|(((
119 119  **Neue Lösung** basierend auf der Homepage, N8n, Paperless und Vikunja, weitere Details unten
120 -)))
131 +)))|Offen
121 121  |(((
122 122  Ausweiskopie
123 123  )))|(((
... ... @@ -128,7 +128,7 @@
128 128  Vermutlich dürfen wir das ohnehin nicht.
129 129  )))|(((
130 130  **Entfällt**. Siehe **Formular Schlüsselausgabe** für Details
131 -)))
142 +)))|Offen
132 132  |(((
133 133  Formular Schlüsselausgabe
134 134  )))|(((
... ... @@ -149,7 +149,7 @@
149 149  * Unterschriftsfeld für Vereinsfunktionär:in, dass der Ausweis eingesehen wurde und gültig ist
150 150  
151 151  Bleibt ansonsten in Phase 1 erst einmal handschriftlich, kann dann in Phase 2 eventuell über das Tablet digital unterschrieben werden.
152 -)))
163 +)))|Offen
153 153  |(((
154 154  Verpflichtungserklärung Datenschutz
155 155  )))|(((
... ... @@ -157,14 +157,14 @@
157 157  )))|(((
158 158  Notwendig für Funktionäre, Einweisende, und so weiter.
159 159  
160 -Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird.
171 +Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird.
161 161  Danach wird ein Flag für das jeweilige Mitglied gesetzt, dass die Erklärung abgegeben wurde.
162 162  )))|(((
163 -**Vollständig digital**.
174 +**Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
175 +)))|(((
176 +**Fertig**
164 164  
165 -* Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage)
166 -* Mitglied erhält die Aufforderung per Mail das Dokument zu unterschreiben
167 -* Nach Unterschrift wird das Flag automatisch gesetzt und das Dokument wird zu Paperless NGX hochgeladen.
178 +✅️
168 168  )))
169 169  |(((
170 170  Übungsleitervertrag
... ... @@ -178,12 +178,13 @@
178 178  * Bestätigung dass der Vertrag vorliegt
179 179  * Ein Flag ob das Mitglied die Übungsleiterpauschale an den Verein spendet oder nicht
180 180  )))|(((
181 -**Vollständig digital**.
192 +**Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
182 182  
183 -* Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage)
184 -* Mitglied erhält die Aufforderung per Mail das Dokument zu unterschreiben
185 -* Nach Unterschrift wird das erste automatisch gesetzt und das Dokument wird zu Paperless NGX hochgeladen.
186 -* Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
194 +Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
195 +)))|(((
196 +**Fertig**
197 +
198 +✅️
187 187  )))
188 188  |(((
189 189  Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
... ... @@ -194,7 +194,11 @@
194 194  
195 195  Urheberrecht, Übertragung von Nutzungsrechten sollte in Schriftform erfolgen
196 196  )))|(((
197 -Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner Einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
209 +Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
210 +)))|(((
211 +**Fertig**
212 +
213 +✅️
198 198  )))
199 199  |(((
200 200  Bestellung eines Einweisers
... ... @@ -216,6 +216,10 @@
216 216  * Flag auf der Homepage setzen
217 217  * Es sind manuelle Aufgaben seitens der MV notwendig (Slack Channel hinzufügen) → Vikunja Task
218 218  * Bei Bedarf kann der Prozess für den Übungsleitervertrag automatisch gestartet werden
235 +)))|(((
236 +**Fertig**
237 +
238 +✅️
219 219  )))
220 220  |(((
221 221  Haftungsausschluss
... ... @@ -236,7 +236,7 @@
236 236  * Alternativ zusammen mit dem Mitgliederantrag noch einmal versenden
237 237  
238 238  Wird aber handschriftlich benötigt, muss also so oder so eingescannt werden
239 -)))
259 +)))|Offen
240 240  |(((
241 241  Einweisungszettel
242 242  )))|(((
... ... @@ -255,8 +255,8 @@
255 255  ** Muss für den Einweisenden eine Auszahlung veranlasst werden?
256 256  * Danach wird der Zettel in die jeweiligen Akten einsortiert.
257 257  )))|(((
258 -\\
259 -)))
278 +Der Einweisungszettel ist das bei weitem komplizierteste Dokument, hierfür wird ein separater Workshop stattfinden. Siehe weiter unten für Details.
279 +)))|Teilweise
260 260  |(((
261 261  Lagervertrag Kistenlager
262 262  )))|(((
... ... @@ -269,7 +269,11 @@
269 269  
270 270  Nach Erfassen kann die Person eine Kiste beantragen, die dann monatliche Kosten auslöst
271 271  )))|(((
272 -\\
292 +**Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
293 +)))|(((
294 +**Fertig**
295 +
296 +✅️
273 273  )))
274 274  |(((
275 275  Lagervertrag Projektlager
... ... @@ -283,13 +283,189 @@
283 283  
284 284  Nach Erfassen kann die Person das Projektlager automatisch nutzen.
285 285  )))|(((
286 -\\
310 +**Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
311 +)))|(((
312 +**Fertig**
313 +
314 +✅️
287 287  )))
288 288  
289 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischeÜbersicht"/}}Technische Übersicht =
317 +== Workflow Beschreibung ==
290 290  
291 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-VorhandeneKomponenten"/}}Vorhandene Komponenten ==
319 +Grundsätzlich teilt sich der Umgang mit Dokumenten in folgende Phasen auf:
292 292  
321 +[[image:Prozess Allgemein.png]]
322 +
323 +=== Trigger / Starten des Workflows ===
324 +
325 +Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, **dass mindestens ein QR Code vorhanden ist**, der **später eine automatische Verarbeitung ermöglicht**. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
326 +
327 +In seltenen Fällen (Haftungsauschluss) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
328 +
329 +==== Start über die Homepage ====
330 +
331 +Ein Prozess kann über die Homepage eingeleitet werden, entweder durch
332 +
333 +* **remote, implizit** durch einen bestehenden Vorgang (Mitgliedsantrag)
334 +* **remote, explizit durch den Use**r für sich selbst (Self-Service, beispielsweise der Lager-Vertrag)
335 +* **remote, explizit durch einen Funktionär** für einen andere User (Datenschutzvereinbarung, Übungsleitervertrag, ...)
336 +
337 +==== Lokal im Makerspace ====
338 +
339 +Alternativ kann der Prozess lokal im Makerspace angestoßen werden, beispielsweise wenn die lokale Präsenz des Mitglieds notwendig ist (Schlüsselausgabe) oder nach einer Vor-Ort Einweisung. **In diesem Fall wird das neue Kiosk-Terminal im Space verwendet**.
340 +
341 +* **lokal, explizit durch einen Funktionär** (Einweisungsleiter:in, Mitgliederverwaltung, Vorstand), beispielsweise Einweisungszettel oder Schlüsselausgabeformular
342 +
343 +=== Dokument erstellen ===
344 +
345 +Im zweiten Schritt wird nun ein oder mehrere personalisierte Dokumente erstellt. Hier gibt es eine Entscheidungsmatrix:
346 +
347 +(% class="wrapped" %)
348 +|=(((
349 +Remote / Lokal
350 +)))|=(((
351 +Schriftformerfordernis
352 +)))|=(((
353 +Beispiel
354 +)))|=(((
355 +Beschreibung
356 +)))
357 +|(((
358 +Remote
359 +)))|(((
360 +Nein
361 +)))|(((
362 +Lagervertrag, Übungsleitervertrag
363 +)))|(((
364 +Dokument wird direkt in Docuseal über ein Template erzeugt.
365 +Alle Parteien erhalten (in Reihenfolge), eine Mail, dass eine Unterschrift ansteht.
366 +)))
367 +|(((
368 +Remote
369 +)))|(((
370 +Ja
371 +)))|(((
372 +Einweisungszettel Online-Einweisung
373 +)))|Dokument wird direkt in der der Homepage erzeugt (HTML Templates und [[Gotenberg>>https://gotenberg.dev]]) und dem/der Benutzer:in zum Download angeboten
374 +|(((
375 +Lokal
376 +)))|(((
377 +Nein
378 +)))|(((
379 +Schlüsselausgabe
380 +)))|(((
381 +Dokument wird über die API der Homepage erzeugt (HTML Templates und [[Gotenberg>>https://gotenberg.dev]]) und auf das Tablet im Makerspace heruntergeladen.
382 +)))
383 +|(((
384 +Lokal
385 +)))|(((
386 +Ja
387 +)))|(((
388 +Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
389 +)))|Dokument wird über die API der Homepage erzeugt (HTML Templates und [[Gotenberg>>https://gotenberg.dev]]) und auf das Tablet im Makerspace heruntergeladen.
390 +
391 +=== Unterschrift leisten ===
392 +
393 +Im dritten Schritt müssen eine oder mehrere Parteien das Dokument unterschreiben. Wie viele Parteien ist abhängig vom Dokument. So muss beispielsweise der Mitgliedsantrag nur vom werdenden Mitglied unterschrieben werden, während das Schlüsselausgabeformular vom ausgebenen Funktionär und dem Mitglied unterschrieben werden muss. Analog zur Erstellung des Dokuments wird hier unterschieden, ob das Dokument zuhause unterschrieben werden kann oder ob es vor Ort im Makerspace passiert.
394 +
395 +(% class="wrapped" %)
396 +|=(((
397 +Remote / Lokal
398 +)))|=(((
399 +Schriftformerfordernis
400 +)))|=(((
401 +Beispiel
402 +)))|=(((
403 +Beschreibung
404 +)))
405 +|(((
406 +Remote
407 +)))|(((
408 +Nein
409 +)))|(((
410 +Lagervertrag, Übungsleitervertrag
411 +)))|(((
412 +Unterschrift über DocuSeal. Parteien werden nacheinander per Mail zur Unterschrift aufgefordert
413 +)))
414 +|(((
415 +Remote
416 +)))|(((
417 +Ja
418 +)))|(((
419 +Einweisungszettel Online-Einweisung
420 +)))|(((
421 +Das Mitglied muss das Dokument ausdrucken, **handschriftlich** unterschreiben und in den Makerspace mitbringen.
422 +)))
423 +|(((
424 +Lokal
425 +)))|(((
426 +Nein
427 +)))|(((
428 +Schlüsselausgabe
429 +)))|(((
430 +Unterschrift entweder:
431 +
432 +* Direkt auf dem Tablet in Docuseal ([[Docuseal In-Person Signing>>url:https://www.docuseal.com/resources/sign-documents-in-person||shape="rect"]])
433 +* PDF erzeugen, in der App unterschreiben, PDF danach in Paperless hochladen
434 +)))
435 +|(((
436 +Lokal
437 +)))|(((
438 +Ja
439 +)))|(((
440 +Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
441 +)))|(((
442 +Auf dem Makerspace Tablet wird das Dokument vor Ort ausgedruckt (AirPrint oder CUPS) und **handschriftlich** unterschrieben.
443 +
444 +)))
445 +
446 +=== Ablegen und Verarbeiten ===
447 +
448 +Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Metadaten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
449 +
450 +(% class="wrapped" %)
451 +|=(((
452 +Signatur über
453 +)))|=(((
454 +Paperless Ingest
455 +)))|=(((
456 +Ablauf
457 +)))
458 +|(((
459 +Docuseal
460 +)))|(((
461 +N8n
462 +)))|(((
463 +Docuseal bena ein Webhook ans Backend
464 +
465 +* Backend setzt den Prozess auf abgeschlossen
466 +* Backend publisht ein Event auf N8n
467 +* N8n lädt das Dokument von Docuseal herunter und lädt es zu Paperless hoch
468 +)))
469 +|(((
470 +Tablet
471 +)))|(((
472 +N8n oder API
473 +)))|(((
474 +Je nach gewählter Implementierung auf dem Tablet.
475 +
476 +* Wenn Docuseal In Person Signing: Webhook + N8n wie oben
477 +* Wenn Unterschrift in Tablet App: Tablet lädt das über die API hoch
478 +)))
479 +|(((
480 +Handschriftliche Unterschrift
481 +)))|(((
482 +ScanSnap Scanner
483 +)))|(((
484 +Das Dokument wird von der Mitgliederverwaltung eingescannt und dann von Paperless verarbeitet
485 +)))
486 +
487 +In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Metadaten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
488 +
489 += Technisches Design =
490 +
491 +== Vorhandene Komponenten ==
492 +
293 293  Der Verein hat in den letzten Jahren bereits einige Systeme aufgebaut, die uns den Alltag erleichtern und eine gewisse Automatisierung ermöglichen. Dazu gehören:
294 294  
295 295  * [[EasyVerein>>url:https://easyverein.com||shape="rect"]] - Die Digitale Vereinsverwaltung in der Cloud. Hier verwalten wir alle Mitglieder (pro Benutzer muss eine Lizenz entrichtet werden). Wir nutzen EasyVerein hauptsächlich für die Abrechnung, da EasyVerein die automatische Abrechnung der Mitgliedschaftsgebühren anbietet. Die gesamte Buchhaltung und Zuordnung zu Mitgliedern erfolgt ebenfalls hier. Weiterhin befinden sich hier die Stammdaten aller Mitglieder.
... ... @@ -300,25 +300,25 @@
300 300  * [[DocuSeal>>url:http://docuseal.com||shape="rect"]] - Eine Open Source Lösung für das Signieren von Dokumenten. Wir betreiben unsere eigene Instanz unter [[https:~~/~~/sign.makerspace-darmstadt.de>>url:https://sign.makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]]. DocuSeal ist für die Lagerverträge in die Homepage integriert - ein Mitglied kann die Unterschrift dort anfragen und erhält dann per Mail (=Authentifizierung) eine Einladung, den Vertrag zu unterschreiben. Der Vertrag wird anschließend kryptographisch gegen Veränderungen geschützt und per Mail an das Mitglied und die Mitgliederverwaltung geschickt.
301 301  * [[Vikunja>>url:https://vikunja.io||shape="rect"]] - Ein Open Source System für die Todo-Verwaltung und einfaches Projekt-Tracking. Wir nutzen es stand heute ohne jegliche Integration für die Aufgabenverwaltung im Vorstand, in der Vereins-IT sowie in einigen Bereichen.
302 302  
303 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-NeueKomponenten"/}}Neue Komponenten ==
503 +== Neue Komponenten ==
304 304  
305 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX ===
505 +=== Paperless NGX ===
306 306  
307 -(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)Paperless-NGX ist ein freies, quelloffenes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das als aktiv gepflegter Community-Fork des eingestellten „paperless-ng“ entstanden ist. Die Software läuft unter Linux, ist in Python und TypeScript geschrieben, unter der GPL-3.0 lizenziert und wird üblicherweise containerisiert mit Docker betrieben. In unserem Fall wird sie vor Ort im Makerspace auf dem vorhandenen Kubernetes-Cluster betrieben.
507 +Paperless-NGX ist ein freies, quelloffenes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das als aktiv gepflegter Community-Fork des eingestellten „paperless-ng“ entstanden ist. Die Software läuft unter Linux, ist in Python und TypeScript geschrieben, unter der GPL-3.0 lizenziert und wird üblicherweise containerisiert mit Docker betrieben. In unserem Fall wird sie vor Ort im Makerspace auf dem vorhandenen Kubernetes-Cluster betrieben.
308 308  
309 -(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %) Sie dient dazu, Papierdokumente und digitale Dateien zentral zu erfassen, automatisch zu verarbeiten, strukturiert zu archivieren und komfortabel wiederzufinden. Die Dokumente können über verschiedene Wege ins System gelangen – etwa durch einen speziellen „consume“-Ordner, per E-Mail-Import oder via Drag-and-drop im Webinterface. Bei der Verarbeitung wird eine leistungsfähige Texterkennung (OCR) auf Basis von Tesseract eingesetzt, die über 100 Sprachen unterstützt und auch gescannte Dokumente durchsuchbar macht. Zusätzlich werden Metadaten wie Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen oder benutzerdefinierte Felder erfasst; diese lassen sich automatisiert per Machine-Learning oder durch definierte Workflows zuweisen, die auch externe Aktionen wie E-Mails oder Webhooks auslösen können.
509 +Sie dient dazu, Papierdokumente und digitale Dateien zentral zu erfassen, automatisch zu verarbeiten, strukturiert zu archivieren und komfortabel wiederzufinden. Die Dokumente können über verschiedene Wege ins System gelangen – etwa durch einen speziellen „consume“-Ordner, per E-Mail-Import oder via Drag-and-drop im Webinterface. Bei der Verarbeitung wird eine leistungsfähige Texterkennung (OCR) auf Basis von Tesseract eingesetzt, die über 100 Sprachen unterstützt und auch gescannte Dokumente durchsuchbar macht. Zusätzlich werden Metadaten wie Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen oder benutzerdefinierte Felder erfasst; diese lassen sich automatisiert per Machine-Learning oder durch definierte Workflows zuweisen, die auch externe Aktionen wie E-Mails oder Webhooks auslösen können.
310 310  
311 -(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)Die Speicherung erfolgt in einem standardisierten PDF/A-Format für die Langzeitarchivierung, wobei stets auch die Originaldateien erhalten bleiben. Metadaten werden in einer Datenbank (PostgreSQL) verwaltet, während die eigentlichen Dateien im Dateisystem (über Kubernetes CSI direkt auf dem NAS) liegen. Über das Webinterface stehen Funktionen wie Volltextsuche mit Auto-Completion, Hervorhebung von Treffern, Filterung und „Ähnliche Dokumente“-Vorschläge zur Verfügung. Mehrbenutzerfähigkeit, fein abgestufte Rechtevergabe und ein anpassbares Dashboard erleichtern die Zusammenarbeit.
511 +Die Speicherung erfolgt in einem standardisierten PDF/A-Format für die Langzeitarchivierung, wobei stets auch die Originaldateien erhalten bleiben. Metadaten werden in einer Datenbank (PostgreSQL) verwaltet, während die eigentlichen Dateien im Dateisystem (über Kubernetes CSI direkt auf dem NAS) liegen. Über das Webinterface stehen Funktionen wie Volltextsuche mit Auto-Completion, Hervorhebung von Treffern, Filterung und „Ähnliche Dokumente“-Vorschläge zur Verfügung. Mehrbenutzerfähigkeit, fein abgestufte Rechtevergabe und ein anpassbares Dashboard erleichtern die Zusammenarbeit.
312 312  
313 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-N8n"/}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)N8n(%%) ===
513 +=== N8n ===
314 314  
315 315  n8n ist ein **Open-Source-Tool zur Workflow-Automatisierung**, das man selbst hosten kann. Über eine **visuelle Oberfläche** baut man Workflows per Drag-and-drop aus sogenannten „Nodes“, die verschiedene Dienste und Aktionen miteinander verbinden. Es gibt Hunderte vorgefertigte Integrationen, z. B. für Slack, Mail oder MQTT. Ebenfalls gibt es eine große Auswahl an für uns relevante Community Nodes (Vikunja, Listmonk, und so weiter) sowie die Möglichkeit, eigene Nodes zu schreiben (beispielsweise Paperless oder NATS).
316 316  
317 317  Workflows können automatisch getriggert werden – etwa per Webhook, Zeitplan oder NATS Ereignis – und lassen sich mit Bedingungen, Schleifen und Verzweigungen komplex gestalten. n8n speichert Ausführungsverläufe, meldet Fehler und erlaubt es, einzelne Schritte neu zu starten oder zu ändern.
318 318  
319 -In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist.
519 +In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist. Das Setup und die Konfiguration von N8n ist auf einer eigenen Wiki-Seite beschrieben.
320 320  
321 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-NATS"/}}NATS ===
521 +=== NATS ===
322 322  
323 323  Für den Transport von Events zwischen der Homepage (insbesondere dem Backend) und N8n wird **NATS** vorgeschlagen. **NATS** ist ein leichtgewichtiges, schnelles **Messaging-System** für Event-Streaming und -Queues, das auf dem **Publish/Subscribe-Prinzip** basiert. Es eignet sich besonders für verteilte Systeme, bei denen verschiedene Dienste über Events miteinander kommunizieren.
324 324  
... ... @@ -326,8 +326,199 @@
326 326  
327 327  NATS entkoppelt Backend und Automatisierungslogik, sorgt für sehr geringe Latenz, zuverlässige Zustellung und ermöglicht horizontale Skalierung, ohne dass FastAPI oder n8n direkt voneinander abhängig sind.
328 328  
329 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Systemübersicht"/}}Systemübersicht ==
529 +== Systemübersicht ==
330 330  
331 -Das folgende Kapitel gibt eine Übersicht über die vorgeschlagene Systemarchitektur basierend auf den oben vorgestellten Komponenten. Zusätzlich werden einige Beispiel-Worksflows vorgestellt, eine detailliertere Übersicht der oben vorgestellten Use-Cases für die Dokumente folgt weiter unten.
531 +Das folgende Kapitel gibt eine Übersicht über die vorgeschlagene Systemarchitektur basierend auf den oben vorgestellten Komponenten. Zusätzlich werden für die oben analysierten Dokumente und Workflows die technischen Ablaufdiagramme dargestellt.
332 332  
333 -{{confluence_drawio border="true" diagramName="System Architecture" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1034" height="578" revision="5"/}}
533 +[[image:System Architecture.png]]
534 +
535 +Im Wesentlichen teilt sich die Architektur in zwei Zonen, die **öffentliche** und die **interne** Zone:
536 +
537 +* **Paperless** ist das maßgebliche System, welches ausschließlich **intern** erreichbar ist. Es enthält alle Dokumente und somit sehr viele Mitglieder-Daten. Weiterhin ist es auf ein Teil der Infrastruktur im Makerspace (NAS, Drucker, Scanner) angewiesen, sodass es im Netzwerk des Makerspaces laufen muss. Aus Sicherheitsgründen ist Paperless ausschließlich im lokalen Netzwerk des Makerspaces oder per VPN erreichbar.
538 +* Alle den **Mitgliedern gegenüber sichtbare Systeme (Homepage, Backend, ...) sind öffentlich **und auf einem gemieteten Server beim deutschen Anbieter Hetzner gehostet. [[Details dazu finden sich im Wiki>>doc:xwiki:IN.IT Infrastruktur.Public Server Infrastruktur.WebHome]]. Die meiste bestehende Automatisierung wird aktuell im Backend durchgeführt, ist dort allerdings in Python Logic fest einprogrammiert. Die meiste Logik soll in Zukunft über N8n realisiert werden.
539 +
540 +Für die Kommunikation zwischen beiden Zonen kommt eine **Event Queue** zum Einsatz, wir nutzen hier NATS. NATS wird ebenfalls **auf dem öffentlichen Server installiert. **Der Makerspace selbst ist nur über eine reguläre DSL Leitung an das Internet angebunden, sodass wir hier keine hohe Verfügbarkeit voraussetzen können. Durch die Installation der NATS Services auf dem öffentlichen Server können die dort laufenden Services wie das Backend jederzeit (auch wenn die Internet-Verbindung im Makerspace nicht zur Verfügung steht) die Events veröffentlichen. Die Events werden dann bis zu 7 Tage in der NATS EventQueue persistent gespeichert, und nach Wiederherstellung der Verbindung abgearbeitet.
541 +
542 +**In N8n** werden dann für die **verschiedenen Events Workflows** definiert. Jeder Workflow beginnt mit einem Trigger (genauer: ein NATS JetStream Trigger), der bei auf definierbare Events in der NATS Queue lauscht. Wird ein solches Event gefunden wird es konsumiert und die im Workflow definierten Aktionen werden abgearbeitet. Weiterhin kann auch **Paperless Events in N8n triggern**, dies passiert allerdings direkt über **Webhooks**. Hier nutzen wir NATS nicht, da der NATS Server in der öffentlichen Zone läuft und dann erneut eine Abhängigkeit zur Internet-Anbindung bestehen würde.
543 +
544 +== Dokument-Workflows ==
545 +
546 +Die beiden entscheidenden Faktoren für den Workflow:
547 +
548 +1. **Erfordernis der Schriftform**
549 +11. **Ja** - auf Grund der Haftungshöhe oder anderer gesetzlichen Anforderungen ist die **Schriftform** erforderlich. Da wir stand heute keine Qualifizierte elektronische Signatur (QeS) umsetzen können, ist dies eine **handschriftliche** Unterschrift
550 +11. **Nein** - eine Fortgeschrittene elektronische Signatur (FeS) ist ausreichend.
551 +1. Ort der Unterschrift
552 +11. **Remote** - Der Prozess wird typischerweise über die Homepage angestoßen und
553 +11. **Lokal (Makerspace)** - Der Prozess wird als Reaktion auf ein In-Person Event im Makerspace ausgelöst, beispielsweise einer Einweisung oder einer Schlüsselausgabe
554 +
555 +Daraus ergeben sich vier verschiedene Kombinationen (Workflows), die nachstehend genauer beschrieben sind.
556 +
557 +(% class="wrapped" %)
558 +|=(% scope="row" %)(((
559 +Workflow
560 +)))|=(((
561 +Schriftform erforderlich
562 +)))|=(((
563 +Lokal / Remote
564 +)))
565 +|=(((
566 +Fall 1: Digital Remote
567 +)))|(((
568 +Nein
569 +)))|(((
570 +Remote
571 +)))
572 +|=(((
573 +Fall 2: Digital Makerspace
574 +)))|(((
575 +Nein
576 +)))|(((
577 +Lokal
578 +)))
579 +|=(((
580 +Fall 3: Handschriftlich Remote
581 +)))|(((
582 +Ja
583 +)))|(((
584 +Remote
585 +)))
586 +|=(((
587 +Fall 4: Handschriftlich Makerspace
588 +)))|(((
589 +Ja
590 +)))|(((
591 +Lokal
592 +)))
593 +
594 +=== Fall 1: Digital + Remote ===
595 +
596 +Alle diese Fälle haben gemein, dass der Prozess **remote ausgelöst und abgeschlossen** wird. In diesem Fall wird nie ein ausgedrucktes Dokument erzeugt, das Dokument wird **ausschließlich digital** verwaltet.
597 +
598 +**Beispiele**: Lagerverträge, Mitgliedsantrag, SEPA Lastschriftmandat, Übungsleitervertrag, ...
599 +
600 +Die folgende Grafik zeigt den Prozessablauf:
601 +
602 +[[image:Fall 1 Ablaufdiagramm.png]]Die einzelnen Schritte hierbei sind:
603 +
604 +1. User löst eine Aktion auf der Homepage aus, die ein Dokument erfordert. Beispielsweise stellt die Person einen Mitgliedsantrag, beantragt die Nutzung des Lagers oder ähnliches
605 +1. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Hierbei werden sowohl die Rechte geprüft (Lager kann nur von Mitgliedern verwendet werden, der ein neuer Übungsleitervertrag kann nur von Vorstand oder Mitgliederverwaltung angestoßen werden). Danach
606 +11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
607 +11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
608 +1. Docuseal informiert die beteiligten Parteien automatisch und bittet um eine Unterschrift. Die Parteien können über das Webinterface unterschreiben, entweder mit der Haus auf dem Computer oder mit Hilfe des Handys.
609 +1. (Optional): Ein regelmäßig laufender Cronjob prüft die laufenden Verfahren. Nach einer Woche Inaktivität wird der Unterschriftprozess abgebrochen, 48 Stunden vorher wird eine Erinnerung verschickt
610 +1. Nachdem alle Parteien unterschrieben haben informiert Docuseal das Backend über ein Webhook. Beide Systeme laufen auf dem gleichen Server, weiterhin können fehlgeschlagene Webhooks bei Bedarf wiederholt werden. Das Backend markiert den Prozess als abgeschlossen und führt gegebenenfalls interne Schritte aus (Berechtigungen für ein User anlegen oder ähnliches)
611 +1. Das Backend erstellt ein NATS Event mksp.backend.signature.completed, welches dann in N8n einen Workflow auslöst
612 +1. N8n lädt das von allen Parteien unterschriebene Dokument von Docuseal herunter
613 +1. N8n lädt das Dokument zu Paperless hoch. Dort wird es wie alle anderen Dokumente verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
614 +1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
615 +11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
616 +11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
617 +1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
618 +
619 +=== Fall 2: Digital + Makerspace ===
620 +
621 +In diesem Fall kann die Unterschrift digital erfolgen, allerdings findet die Unterschrift im Makerspace statt. Beispiel hier ist die Ausgabe eines Schlüssels und das Schlüsselausgabeformular.
622 +
623 +Wir können nicht davon ausgehen, dass alle Personen ein mobiles Endgerät dabei haben, mit dem sie E-Mails abrufen und Unterschriften leisten können. Außerdem ist die Unterschrift Voraussetzung dafür, dass der Schlüssel auch tatsächlich eingebunden wird, die Unterschrift ist also mittig in einem Prozess eingebunden und erfordert ein unmittelbares Feedback ähnlich einer handschriftlichen Unterschrift.
624 +
625 +**Beispiele**: Ausgabeformular Schlüsselkarte / RFID Token
626 +
627 +Die folgende Grafik zeigt den Prozessablauf:
628 +
629 +[[image:Fall 2 Ablaufdiagramm.png]]Die einzelnen Schritte hierbei sind:
630 +
631 +1. Ein autorisierter User meldet sich am Tablet an einer App an, entweder per Makerspace Login (Keycloak) oder per Keyfob. Dort hat der Benutzer dann mehrere Optionen, beispielsweise die Ausgabe eines Schlüssels. Dies erfordert irgendwo im Prozess, dass direkt vor Ort ein Dokument unterschrieben werden muss.
632 +1. Tablet sendet im Namen des angemeldeten Benutzers eine Anfrage ans Backend. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Danach...
633 +11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
634 +11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
635 +11. (((
636 +Die URL für das Dokument werden als Antwort des API Requests an das Tablet zurück geschickt. Dies enthält die Embed-URL, die direkt auf dem Tablet angezeigt werden kann. Beispiel:
637 +
638 +{{expand}}
639 +{{code language="json"}}
640 +[
641 + {
642 + "id": 430,
643 + "uuid": "3845d527-ea14-402a-bd05-e85cd4b28a68",
644 + "name": "Vorname Nachname",
645 + ...
646 + "role": "Mitglied",
647 + "embed_src": "https://sign.makerspace-darmstadt.de/s/mMUEBY6Knz1vap"
648 + },
649 + {
650 + "id": 431,
651 + "uuid": "04cbbf45-e3eb-4956-b104-01c0315adc94",
652 + "name": null,
653 + ...
654 + "role": "Verein",
655 + "embed_src": "https://sign.makerspace-darmstadt.de/s/k5gvGuBjW5fkb1"
656 + }
657 +]
658 +{{/code}}
659 +{{/expand}}
660 +)))
661 +1. Die beteiligten Personen unterschreiben direkt auf dem Tablet.
662 +1. Nachdem alle Parteien unterschrieben haben informiert Docuseal das Backend über ein Webhook. Das Backend markiert den Prozess als abgeschlossen und führt gegebenenfalls interne Schritte aus (Berechtigungen für ein User anlegen oder ähnliches). Der Vorgang kann auf dem Tablet direkt weitergeführt werden.
663 +1. Das Backend erstellt ein NATS Event mksp.backend.signature.completed, welches dann in N8n einen Workflow auslöst
664 +1. N8n lädt das von allen Parteien unterschriebene Dokument von Docuseal herunter
665 +1. N8n lädt das Dokument zu Paperless hoch. Dort wird es wie alle anderen Dokumente verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
666 +1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
667 +11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
668 +11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
669 +1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
670 +
671 +=== Fall 3: Handschriftlich + Remote ===
672 +
673 +In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **remote ausgelöst, benötigt allerdings die Schriftform.** In diesem Fall wird dem Benutzer ein vorausgefülltes und mit QR Code versehenes Dokument zum Download angeboten, welches dann heruntergeladen, ausgedruckt, unterschrieben und eingereicht werden muss.
674 +
675 +**Beispiele**: Einweisungszettel für reine Online-Einweisungen
676 +
677 +[[image:Fall 3 Ablaufdiagramm.png]]
678 +
679 +Die einzelnen Schritte hierbei sind:
680 +
681 +1. User löst eine Aktion auf der Homepage aus, die ein Dokument erfordert. Beispielsweise hat der User eine Online-Einweisung beendet und muss dafür nun den Einweisungszettel unterschreiben.
682 +1. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Hierbei werden sowohl die Rechte geprüft (Lager kann nur von Mitgliedern verwendet werden, der ein neuer Übungsleitervertrag kann nur von Vorstand oder Mitgliederverwaltung angestoßen werden). Danach
683 +11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
684 +11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
685 +11. Das vorausgefüllte Dokument wird im PDF Format heruntergeladen und die Submission wird direkt wieder archived.
686 +1. Das vorausgefüllte PDF wird als Antwort auf die Anfrage an die Website zum Download angeboten. Der Benutzer druckt das PDF aus.
687 +1. (Optional): Ein regelmäßig laufender Cronjob prüft die laufenden Verfahren. Nach einer Woche Inaktivität wird der Unterschriftprozess abgebrochen, 48 Stunden vorher wird eine Erinnerung verschickt
688 +1. Das ausgedruckte Dokument wird vom Benutzer unterschrieben, wenn weitere Parteien notwendig sind, auch diesen zur Unterschrift vorgelegt.
689 +1. Ein Mitglied der Mitgliederverwaltung prüft das Dokument auf Korrektheit (dokumentenechte Unterschrift, vollständig ausgefüllt) und scannt es mit Hilfe des ScanSnap Scanners ein.
690 +1. Das Dokument landet automatisch auf einem Netzwerklaufwerk auf dem Makerspace NAS. Dort wird es von Paperless erkannt und automatisch verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
691 +1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
692 +11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
693 +11. Es wird ein N8n Webhook ausgelöst
694 +1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
695 +1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
696 +
697 +=== Fall 4: Handschriftlich + Makerspace ===
698 +
699 +In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **im Makerspace ausgelöst und benötigt Schriftform.** In diesem Fall wird das Dokument im Makerspace erzeugt (soweit wie möglich vorausgefüllt und mit QR Code versehen) und direkt vor Ort ausgedruckt. Dort wird es dann unterschrieben und eingeworfen.
700 +
701 +**Beispiele**: Einweisungszettel für Vor-Ort Online-Einweisungen
702 +
703 +[[image:Fall 4 Ablaufdiagramm.png]]
704 +
705 +Die einzelnen Schritte hierbei sind:
706 +
707 +1. Ein autorisierter User meldet sich am Tablet an einer App an, entweder per Makerspace Login (Keycloak) oder per Keyfob. Dort hat der Benutzer dann mehrere Optionen, beispielsweise die Erfassung von Einweisungs-Teilnehmer:innen.
708 +1. Tablet sendet im Namen des angemeldeten Benutzers eine Anfrage ans Backend. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Danach...
709 +11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
710 +11. Erstellt mit Hilfe einer Docuseal Submission ein PDF Dokument. Dieses basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber den signierten QR Code (siehe unten).
711 +1. Das Tablet druckt das oder die heruntergeladenen PDF Datei(en) aus.
712 +1. Die Parteien unterschreiben das Dokument handschriftlich und werfen es in den Briefkasten.
713 +1. Ein Mitglied der Mitgliederverwaltung prüft das Dokument auf Korrektheit (dokumentenechte Unterschrift, vollständig ausgefüllt) und scannt es mit Hilfe des ScanSnap Scanners ein.
714 +1. Das Dokument landet automatisch auf einem Netzwerklaufwerk auf dem Makerspace NAS. Dort wird es von Paperless erkannt und automatisch verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
715 +1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
716 +11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
717 +11. Es wird ein N8n Webhook ausgelöst
718 +1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
719 +1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
720 +
721 += Offene Punkte =
722 +
723 +* Docuseal Logging + Monitoring
724 +* N8n Error Handling
Icon Fall 1 Ablaufdiagramm
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.dherrman
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +326.0 KB
Inhalt Icon
Icon Fall 1 Ablaufdiagramm.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.dherrman
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +239.9 KB
Inhalt Icon
Icon Fall 2 Ablaufdiagramm
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.dherrman
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +323.6 KB
Inhalt Icon
Icon Fall 2 Ablaufdiagramm.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.dherrman
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +216.5 KB
Inhalt Icon
Icon Fall 3 Ablaufdiagramm
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.dherrman
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +323.6 KB
Inhalt Icon
Icon Fall 3 Ablaufdiagramm.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.dherrman
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +216.5 KB
Inhalt Icon
Icon Fall 4 Ablaufdiagramm
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.dherrman
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +296.0 KB
Inhalt Icon
Icon Fall 4 Ablaufdiagramm.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.dherrman
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +102.5 KB
Inhalt Icon
Icon Ingest Diagram
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.dherrman
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +63.0 KB
Inhalt Icon
Icon Ingest Diagram.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.dherrman
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +161.2 KB
Inhalt Icon
Icon Prozess Allgemein
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.dherrman
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +6.3 KB
Inhalt
... ... @@ -1,0 +1,65 @@
1 +<mxfile host="wiki.makerspace-darmstadt.de" agent="Mozilla/5.0 (Windows NT 10.0; Win64; x64; rv:142.0) Gecko/20100101 Firefox/142.0" version="28.0.5">
2 + <diagram id="EUQ4-SQ6-p_z8mJhSL7O" name="Page-1">
3 + <mxGraphModel dx="1826" dy="1213" grid="1" gridSize="10" guides="1" tooltips="1" connect="1" arrows="1" fold="1" page="0" pageScale="1" pageWidth="850" pageHeight="1100" math="0" shadow="0">
4 + <root>
5 + <mxCell id="0" />
6 + <mxCell id="1" parent="0" />
7 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-4" value="Über Homepage&lt;div&gt;(durch User für sich selbst)&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#dae8fc;strokeColor=#6c8ebf;" parent="1" vertex="1">
8 + <mxGeometry x="-330" y="-40" width="165" height="40" as="geometry" />
9 + </mxCell>
10 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-10" value="" style="edgeStyle=orthogonalEdgeStyle;rounded=0;orthogonalLoop=1;jettySize=auto;html=1;" parent="1" source="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-6" target="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-9" edge="1">
11 + <mxGeometry relative="1" as="geometry" />
12 + </mxCell>
13 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-6" value="&lt;font style=&quot;font-size: 16px;&quot;&gt;Vorgang&lt;/font&gt;&lt;div&gt;&lt;font style=&quot;font-size: 16px;&quot;&gt;starten&lt;/font&gt;&lt;/div&gt;" style="shape=step;perimeter=stepPerimeter;whiteSpace=wrap;html=1;fixedSize=1;fillColor=#dae8fc;strokeColor=#6c8ebf;" parent="1" vertex="1">
14 + <mxGeometry x="-330" y="-120" width="210" height="60" as="geometry" />
15 + </mxCell>
16 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-7" value="Über Homepage&lt;div&gt;(durch Funktionär für Dritte)&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#dae8fc;strokeColor=#6c8ebf;" parent="1" vertex="1">
17 + <mxGeometry x="-330" y="10" width="165" height="40" as="geometry" />
18 + </mxCell>
19 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-8" value="Tablet im Makerspace" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#dae8fc;strokeColor=#6c8ebf;" parent="1" vertex="1">
20 + <mxGeometry x="-330" y="60" width="165" height="40" as="geometry" />
21 + </mxCell>
22 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-15" value="" style="edgeStyle=orthogonalEdgeStyle;rounded=0;orthogonalLoop=1;jettySize=auto;html=1;" parent="1" source="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-9" target="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-14" edge="1">
23 + <mxGeometry relative="1" as="geometry" />
24 + </mxCell>
25 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-9" value="&lt;font style=&quot;font-size: 16px;&quot;&gt;Dokument&lt;/font&gt;&lt;div&gt;&lt;font style=&quot;font-size: 16px;&quot;&gt;erstellen&lt;/font&gt;&lt;/div&gt;" style="shape=step;perimeter=stepPerimeter;whiteSpace=wrap;html=1;fixedSize=1;fillColor=#e1d5e7;strokeColor=#9673a6;" parent="1" vertex="1">
26 + <mxGeometry x="-70" y="-120" width="210" height="60" as="geometry" />
27 + </mxCell>
28 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-11" value="Docuseal Submission&lt;div&gt;(Vorgang in Docuseal)&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#e1d5e7;strokeColor=#9673a6;" parent="1" vertex="1">
29 + <mxGeometry x="-70" y="-40" width="165" height="40" as="geometry" />
30 + </mxCell>
31 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-12" value="Docuseal AdHoc&lt;div&gt;(Ergebnis = PDF Dokument)&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#e1d5e7;strokeColor=#9673a6;" parent="1" vertex="1">
32 + <mxGeometry x="-70" y="10" width="165" height="40" as="geometry" />
33 + </mxCell>
34 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-20" value="" style="edgeStyle=orthogonalEdgeStyle;rounded=0;orthogonalLoop=1;jettySize=auto;html=1;" parent="1" source="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-14" target="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-19" edge="1">
35 + <mxGeometry relative="1" as="geometry" />
36 + </mxCell>
37 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-14" value="&lt;font size=&quot;3&quot;&gt;Unterschrift&lt;/font&gt;" style="shape=step;perimeter=stepPerimeter;whiteSpace=wrap;html=1;fixedSize=1;fillColor=#d5e8d4;strokeColor=#82b366;" parent="1" vertex="1">
38 + <mxGeometry x="190" y="-120" width="210" height="60" as="geometry" />
39 + </mxCell>
40 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-16" value="Digitale Unterschrift in Docuseal (Zuhause)" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#d5e8d4;strokeColor=#82b366;" parent="1" vertex="1">
41 + <mxGeometry x="190" y="-40" width="165" height="40" as="geometry" />
42 + </mxCell>
43 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-17" value="Unterschrift auf Tablet&lt;div&gt;(vor Ort im Verein)&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#d5e8d4;strokeColor=#82b366;" parent="1" vertex="1">
44 + <mxGeometry x="190" y="10" width="165" height="40" as="geometry" />
45 + </mxCell>
46 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-18" value="Handschriftliche Unterschrift&lt;div&gt;(ausdrucken)&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#d5e8d4;strokeColor=#82b366;" parent="1" vertex="1">
47 + <mxGeometry x="190" y="60" width="165" height="40" as="geometry" />
48 + </mxCell>
49 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-19" value="&lt;font size=&quot;3&quot;&gt;Ablegen und verarbeiten&lt;/font&gt;" style="shape=step;perimeter=stepPerimeter;whiteSpace=wrap;html=1;fixedSize=1;fillColor=#f8cecc;strokeColor=#b85450;" parent="1" vertex="1">
50 + <mxGeometry x="450" y="-120" width="210" height="60" as="geometry" />
51 + </mxCell>
52 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-21" value="&lt;b&gt;Docuseal Webhook&lt;/b&gt; Automatisch zu Paperless" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#f8cecc;strokeColor=#b85450;" parent="1" vertex="1">
53 + <mxGeometry x="450" y="-40" width="165" height="40" as="geometry" />
54 + </mxCell>
55 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-22" value="&lt;b&gt;Tablet Unterschrift&lt;/b&gt;&lt;div&gt;Upload zu Paperless&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#f8cecc;strokeColor=#b85450;" parent="1" vertex="1">
56 + <mxGeometry x="450" y="10" width="165" height="40" as="geometry" />
57 + </mxCell>
58 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-23" value="&lt;b&gt;Papierform&lt;/b&gt;&lt;div&gt;Einscannen mit ScanSnap&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#f8cecc;strokeColor=#b85450;" parent="1" vertex="1">
59 + <mxGeometry x="450" y="60" width="165" height="40" as="geometry" />
60 + </mxCell>
61 + </root>
62 + </mxGraphModel>
63 + </diagram>
64 +</mxfile>
65 +
Icon Prozess Allgemein.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.dherrman
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +105.8 KB
Inhalt Icon
Icon System Architecture
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.dherrman
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +357.9 KB
Inhalt Icon
Icon System Architecture.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.dherrman
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +266.5 KB
Inhalt Icon
Icon image-2025-8-25_10-19-25.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.dherrman
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +69.6 KB
Inhalt Icon
Icon Confluence.Code.ConfluencePageClass[0]
Id
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -202866863
1 +202866706
URL
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202866863/Digitale Mitgliederverwaltung
1 +https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202866706/Digitale Mitgliederverwaltung