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Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zuletzt geändert von Daniel Herrmann am 2026/02/22 21:17
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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/15 09:45
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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/15 12:09
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Zusammenfassung

Details

Icon Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -7,6 +7,14 @@
7 7  
8 8  zu diesem Zweck schaffen wir eine Platform basierend auf mehreren Open Source Software Produkten sowie einigen Hardware Produkten (NAS Speicher, Dokumentenscanner, PC Arbeitsplatz für die Mitgliederverwaltung).
9 9  
10 += {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Hintergrundinformationen"/}}Hintergrundinformationen =
11 +
12 +Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Partien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als beispielsweise ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
13 +
14 +Der Gesetzesgeber unterscheidet hier zwischen drei Arten der digitalen Unterschrift:
15 +
16 +* Arten und Stufen der digitalen Signatur
17 +
10 10  = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Anforderungen/Workshop"/}}Anforderungen / Workshop =
11 11  
12 12  Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
... ... @@ -33,7 +33,7 @@
33 33  * Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn
34 34  * Mitgliederakte wird angelegt, der Antrag wird in der Akte abgeheftet
35 35  )))|(((
36 -Der Antrag kann komplett digital signiert werden. Vorgehen:
44 +Der Antrag kann komplett **digital unterschrieben** werden. Vorgehen:
37 37  
38 38  * Interessent:in füllt den Online-Antrag auf der Homepage aus
39 39  * Nach Bestätigung der E-Mail Adresse wird ein Vorgang zur digitalen Unterschrift ausgelöst
... ... @@ -49,7 +49,7 @@
49 49  )))|(((
50 50  Wird zeitgleich mit dem Mitgliedsantrag verschickt und folgt exakt dem gleichen Prozess
51 51  )))|(((
52 -Gleicher Prozess wie Mitgliedsantrag
60 +**Gleicher Prozess **wie Mitgliedsantrag
53 53  )))
54 54  |(((
55 55  Studienbescheinigung
... ... @@ -60,7 +60,7 @@
60 60  
61 61  Diese prüft die Bescheinigung und verlängert die reduzierte Mitgliedschaft gemäß den Angaben auf dem Nachweis.
62 62  )))|(((
63 -\\
71 +**Neue Lösung** basierend auf der Homepage, N8n, Paperless und Vikunja, weitere Details unten
64 64  )))
65 65  |(((
66 66  Ausweiskopie
... ... @@ -67,9 +67,11 @@
67 67  )))|(((
68 68  ❌️
69 69  )))|(((
70 -\\
78 +Bei der Ausgabe eines Schlüssels wird stand heute eine Ausweiskopie angefertigt und in der Akte abgelegt.
79 +
80 +Vermutlich dürfen wir das ohnehin nicht.
71 71  )))|(((
72 -\\
82 +**Entfällt**. Siehe **Formular Schlüsselausgabe** für Details
73 73  )))
74 74  |(((
75 75  Formular Schlüsselausgabe
... ... @@ -76,9 +76,21 @@
76 76  )))|(((
77 77  ⚠️
78 78  )))|(((
79 -\\
89 +Bei Ausgabe eines Schlüssels über die Schlüsselausgabebox wird das Formular vorausgefüllt und automatisch ausgedruckt
90 +
91 +Unterschrieben wird es dann an zwei Stellen vom Mitglied, einmal für die Abbuchung, einmal für die Regeln.
92 +
93 +Danach wird das Dokument zusammen mit der Ausweiskopie in der Akte abgelegt.
80 80  )))|(((
81 -\\
95 +⚠️ Der Prozess findet immer persönlich und vor Ort im Makerspace statt.
96 +Es kann nicht vorausgesetzt werden, dass das Mitglied in allen Fällen ein Handy dabei hat um eine digitale Unterschrift in Docuseal zu leisten.
97 +
98 +Das Formular für die Schlüsselausgabe wird um zwei Felder erweitert:
99 +
100 +* Ausweisnummer (oder Nummer des Aufenthaltstitels, Reisepass, ...)
101 +* Unterschriftsfeld für Vereinsfunktionär:in, dass der Ausweis eingesehen wurde und gültig ist
102 +
103 +Bleibt ansonsten in Phase 1 erst einmal handschriftlich, kann dann in Phase 2 eventuell über das Tablet digital unterschrieben werden.
82 82  )))
83 83  |(((
84 84  Verpflichtungserklärung Datenschutz
... ... @@ -85,9 +85,16 @@
85 85  )))|(((
86 86  ✅️
87 87  )))|(((
88 -\\
110 +Notwendig für Funktionäre, Einweisende, und so weiter.
111 +
112 +Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird.
113 +Danach wird ein Flag für das jeweilige Mitglied gesetzt, dass die Erklärung abgegeben wurde.
89 89  )))|(((
90 -\\
115 +**Vollständig digital**.
116 +
117 +* Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage)
118 +* Mitglied erhält die Aufforderung per Mail das Dokument zu unterschreiben
119 +* Nach Unterschrift wird das Flag automatisch gesetzt und das Dokument wird zu Paperless NGX hochgeladen.
91 91  )))
92 92  |(((
93 93  Übungsleitervertrag
... ... @@ -94,9 +94,19 @@
94 94  )))|(((
95 95  ✅️
96 96  )))|(((
97 -\\
126 +Notwendig für alle, die Einweisungen oder Workshops halten möchten.
127 +
128 +Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird. Danach werden zwei Flags gesetzt:
129 +
130 +* Bestätigung dass der Vertrag vorliegt
131 +* Ein Flag ob das Mitglied die Übungsleiterpauschale an den Verein spendet oder nicht
98 98  )))|(((
99 -\\
133 +**Vollständig digital**.
134 +
135 +* Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage)
136 +* Mitglied erhält die Aufforderung per Mail das Dokument zu unterschreiben
137 +* Nach Unterschrift wird das erste automatisch gesetzt und das Dokument wird zu Paperless NGX hochgeladen.
138 +* Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
100 100  )))
101 101  |(((
102 102  Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
... ... @@ -103,9 +103,11 @@
103 103  )))|(((
104 104  ❌️
105 105  )))|(((
106 -\\
145 +Handschriftliches Formular, kommt eher selten vor (< 10x pro Jahr)
146 +
147 +Urheberrecht, Übertragung von Nutzungsrechten sollte in Schriftform erfolgen
107 107  )))|(((
108 -\\
149 +Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner Einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
109 109  )))
110 110  |(((
111 111  Bestellung eines Einweisers
... ... @@ -112,9 +112,21 @@
112 112  )))|(((
113 113  ✅️
114 114  )))|(((
115 -\\
156 +**Formular existiert nicht**. Stand heute wird ein Einweisungszettel mit manuellen Notizen zweckentfremdet.
116 116  )))|(((
117 -\\
158 +Im Prinzip sind vier Parteien involviert:
159 +
160 +1. Einweiser:in - die Person hat eine besondere Unterweisung für die/den neue(n) Einweiser:in durchgeführt - muss angegeben sein, muss aber nicht unterschreiben
161 +1. Bereichsleitung - schlägt vor und muss die Person zum Einweiser berufen
162 +1. Vorstand - bestätigt die Berufung
163 +1. Neue(r) Einweiser:in - unterschreibt, dass die Regelungen verstanden wurden.
164 +
165 +Wenn das Formular von allen Parteien unterschrieben wurde:
166 +
167 +* Automatisch In Paperless NGX der Akte hinzufügen
168 +* Flag auf der Homepage setzen
169 +* Es sind manuelle Aufgaben seitens der MV notwendig (Slack Channel hinzufügen) → Vikunja Task
170 +* Bei Bedarf kann der Prozess für den Übungsleitervertrag automatisch gestartet werden
118 118  )))
119 119  |(((
120 120  Haftungsausschluss
... ... @@ -121,9 +121,20 @@
121 121  )))|(((
122 122  ❌️
123 123  )))|(((
124 -\\
177 +Wird sehr früh (schon beim ersten Besuch der offenen Werkstatt) unterschrieben und abgeheftet.
178 +
179 +Zu dem Zeitpunkt existiert weder eine Akte für das Mitglied noch eine Notwendigkeit für eine eigene Gäste-Akte
180 +
181 +Bisher:
182 +
183 +* Bei Beginn der Mitgliedschaft wird der Haftungsausschluss aus dem großen Stapel heraussortiert
125 125  )))|(((
126 -\\
185 +Zwei Vorschläge:
186 +
187 +* Wie bisher Haftungsausschluss raussuchen, Einscannen und manuell in Paperless NGX zuweisen
188 +* Alternativ zusammen mit dem Mitgliederantrag noch einmal versenden
189 +
190 +Wird aber handschriftlich benötigt, muss also so oder so eingescannt werden
127 127  )))
128 128  |(((
129 129  Einweisungszettel
... ... @@ -130,7 +130,18 @@
130 130  )))|(((
131 131  ❌️
132 132  )))|(((
133 -\\
197 +Müssen aus Haftungsgründen handschriftlich unterschrieben werden.
198 +Mit Abstand die meisten Zettel
199 +
200 +* Blanko-Zettel liegen im Aktenschrank am Eingang.
201 +* Nach einer Einweisung lässt der Einweisende die Teilnehmenden den Zettel ausfüllen und unterschreiben
202 +* Danach werden sie in den Briefkasten geworfen
203 +* Die Mitgliederverwaltung erfasst die Zettel. Dabei werden ebenfalls einige Dinge geprüft
204 +** Hat die Person notwendige Vorbedingungen erfüllt (beispielsweise einen LMS Kurs)?
205 +** Ist die einweisende Person überhaupt Berechtigt, diese Einweisung durchzuführen?
206 +** Muss für die Teilnehmenden eine Abbuchung veranlasst werden?
207 +** Muss für den Einweisenden eine Auszahlung veranlasst werden?
208 +* Danach wird der Zettel in die jeweiligen Akten einsortiert.
134 134  )))|(((
135 135  \\
136 136  )))
... ... @@ -139,7 +139,12 @@
139 139  )))|(((
140 140  ✅️
141 141  )))|(((
142 -\\
217 +Kann digital über DocuSeal oder in Papierform unterschrieben werden.
218 +
219 +Wenn DocuSeal → geht in Kopie an die Mitgliederverwaltung
220 +Wenn Papierform → wird eingeworfen
221 +
222 +Nach Erfassen kann die Person eine Kiste beantragen, die dann monatliche Kosten auslöst
143 143  )))|(((
144 144  \\
145 145  )))
... ... @@ -148,7 +148,12 @@
148 148  )))|(((
149 149  ✅️
150 150  )))|(((
151 -\\
231 +Kann digital über DocuSeal oder in Papierform unterschrieben werden.
232 +
233 +Wenn DocuSeal → geht in Kopie an die Mitgliederverwaltung
234 +Wenn Papierform → wird eingeworfen
235 +
236 +Nach Erfassen kann die Person das Projektlager automatisch nutzen.
152 152  )))|(((
153 153  \\
154 154  )))
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1 -https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202866708/Digitale Mitgliederverwaltung
1 +https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202866711/Digitale Mitgliederverwaltung